知名物業(yè)公司物資采購管理制度

1、知名物業(yè)公司物資采購制度1一、目的規(guī)范物業(yè)公司采購流程，明確采購責(zé)任，對(duì)采購過程進(jìn)行管控，確保采購 的物資、服務(wù)符合公司規(guī)定的要求，以保證公司利益。二、適用范圍物業(yè)管理所需要的所有物資（如項(xiàng)目開辦物資、工程保養(yǎng)、修繕、保潔、 消防、保安、綠化、相關(guān)部門所需物資等）的采購活動(dòng)。三、職責(zé)1. 項(xiàng)目各部門：按照當(dāng)月資金計(jì)劃由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制定釆購計(jì)劃申請(qǐng), 并協(xié)助行政部進(jìn)行物資核對(duì)、清點(diǎn)入庫或緊急采購結(jié)算：2. 綜合事務(wù)部：釆購專員負(fù)責(zé)協(xié)助公司綜合部相關(guān)人員確定釆購分供方、 把控物資價(jià)格、協(xié)助簽訂合同、受理產(chǎn)品及服務(wù)質(zhì)量的投訴等；3. 客服總監(jiān)：負(fù)責(zé)審核采購計(jì)劃，包括計(jì)劃內(nèi)和計(jì)劃外物資采購申請(qǐng)。四、

2、采購物資的分類A類：辦公用品、勞保用品等日常耗材，單價(jià)1000元B類：辦公設(shè)備、辦公家具等固定資產(chǎn)，單價(jià)1000元特殊類：大金額固定資產(chǎn)，單價(jià)10000元五、采購、入庫、報(bào)銷流程1. 提出采購申請(qǐng)各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)下月的物資預(yù)計(jì)用量并結(jié)合項(xiàng)目預(yù)算及月末庫存情 況，在每月25日之前以采購申請(qǐng)單的方式提出下個(gè)月的物資采購計(jì)劃， 寫明物資名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)等（如有特殊要求，須備注說明）。2. 審核采購計(jì)劃月度物資采購計(jì)劃由需求部門負(fù)責(zé)人于每月25日前提出書面采購申請(qǐng)， 由庫管員、財(cái)務(wù)人員、客服總監(jiān)于28日前完成審核，每月28日提交公司綜合部總裁助理或物業(yè)運(yùn)營中心總經(jīng)理審批，根據(jù)AB兩類物資情

3、況，審批流程如 下：A類物資：項(xiàng)目需求部門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)后，需倉庫管理員審核，檢查倉庫是否有 庫存或者替代品，若無則同意申購，流入下一審核環(huán)節(jié)；項(xiàng)目財(cái)務(wù)人員根據(jù)當(dāng)月資金計(jì)劃，對(duì)各部門負(fù)責(zé)人上報(bào)的采購申請(qǐng)進(jìn)行 審核，若在資金計(jì)劃內(nèi)則同意申購，若不在資金計(jì)劃內(nèi)則審核駁回，如遇緊 急特殊情況需在資金計(jì)劃外采購的，需追加預(yù)算申請(qǐng)，說明情況，方可通過, 審核完成報(bào)客服總監(jiān)，客服總監(jiān)完成最后一步審核流程，流入下一審批環(huán)節(jié)；物業(yè)總經(jīng)理審批通過E轉(zhuǎn)至綜合事務(wù)部釆購專員下單釆購。B類物資：除履行A類物資審批流程，在物業(yè)總經(jīng)理審批通過后流向集團(tuán)總裁助理 處進(jìn)行審批，審批通過后方可下單采購。特殊類物資：除履行B類物

4、資審批流程，在集團(tuán)總裁助理審批通過后流向集團(tuán)總裁處 進(jìn)行審批，審批通過E方可下單采購。3. 供應(yīng)商的選擇行政部采購人員在采購物資時(shí)要選用符合要求的供應(yīng)商，在公司指定的 合格供應(yīng)商名單內(nèi)進(jìn)行采購活動(dòng)；對(duì)新型、首次購買的物資，在公司沒有固定分供方的情況下，項(xiàng)目行政 采購人員需配合公司負(fù)責(zé)采購的人員一起搜集供應(yīng)商和產(chǎn)品的信息，協(xié)助完 成新分供方的確定。4. 物資的釆購各需求部門將批準(zhǔn)后的采購申請(qǐng)單提交給負(fù)責(zé)采購的人員，由其在 合格供應(yīng)商處進(jìn)行采購。嚴(yán)格控制在計(jì)劃范圍內(nèi)并根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算內(nèi)安排開支。所采購的物資有質(zhì)保要求的貴重物資應(yīng)簽署合同、協(xié)議并經(jīng)評(píng)審。如因特殊情況需追加計(jì)劃開支或超計(jì)劃開支的應(yīng)由各部門

5、提出追加預(yù)算申 請(qǐng)，并詳細(xì)說明原因。行政部采購組在支付費(fèi)用及采購物資前需借款時(shí)，由經(jīng)辦人填寫借款 單，財(cái)務(wù)部根據(jù)相關(guān)合同、協(xié)議或計(jì)劃審核后，辦理借款。5. 物資入庫采購回來的物資由提出采購計(jì)劃的部門負(fù)責(zé)人、庫房管理員等驗(yàn)收，驗(yàn)收 合格后交庫管員辦理入庫手續(xù)并填寫物資入庫單，留下記錄。6. 物資領(lǐng)用物資采購入庫后，庫管人員負(fù)責(zé)通知各需求部門領(lǐng)用物資，建立物資出庫 領(lǐng)用單，并做好登記，建立物資臺(tái)帳。7. 報(bào)銷經(jīng)驗(yàn)收合格無誤的物資采購入庫后，采購人員以費(fèi)用報(bào)銷單的形式于 每月林日之前，向公司財(cái)務(wù)部提出報(bào)銷申請(qǐng)，并附上經(jīng)審批完成的物資采購清 單、入庫單及相應(yīng)發(fā)票。流程說明圖:釆購流程圖責(zé)任人/領(lǐng)導(dǎo)說明需求部門負(fù)責(zé)人需求部門需詳細(xì)填寫釆購申請(qǐng)單，列明物品名稱、規(guī)格、型號(hào)等。庫房管理員檢查倉庫是否有庫存或者替代品，若無則同意申購。財(cái)務(wù)人員、客服總監(jiān)據(jù)月預(yù)算資金計(jì)劃進(jìn)行審核，若在資金計(jì)劃 內(nèi)則同意申購；否則應(yīng)駁回。資金計(jì)劃外采 購的，需追加預(yù)算申請(qǐng)，說明情況，方可通 過。物業(yè)運(yùn)營中心總經(jīng)理物業(yè)運(yùn)營中心總經(jīng)理進(jìn)行審批一一集團(tuán)總裁助理集團(tuán)總裁助理進(jìn)行審批集團(tuán)總裁集團(tuán)總裁進(jìn)行審批釆購相關(guān)人員了解需求物料的型號(hào)、品牌、價(jià)格等信息釆購相關(guān)人員據(jù)批準(zhǔn)通過的采購申請(qǐng)單進(jìn)行物資釆購庫房管理員庫管員核準(zhǔn)數(shù)量，檢査質(zhì)董無誤后，辦理入庫手續(xù)并填寫物資入