項目公司資料管理制度(共5頁)

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上項目公司檔案資料管理制度一、總則1、各項檔案資料是公司運(yùn)行和經(jīng)營活動中不可缺少的要素，為規(guī)范公司檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，使資料管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、明晰化，特制定本制度。2、本管理制度所指檔案資料包括：項目報建及政府批復(fù)文件、會議前內(nèi)容提要文件、會議紀(jì)要、分公司資料、招投標(biāo)文件、相關(guān)合同協(xié)議文件、勘察及檢測文件、設(shè)計單位文件、監(jiān)理單位文件、施工單位文件、預(yù)算結(jié)算書和工程支付款、基建永久用電資料、圖紙文件、工程驗(yàn)收文件、其他相關(guān)文件等。3、各項目公司負(fù)責(zé)人應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職人員負(fù)責(zé)資料管理工作。公

2、司資料管理員負(fù)責(zé)全部資料的總管理，分公司資料管理員負(fù)責(zé)項目分公司的資料管理，并及時與公司資料員進(jìn)行聯(lián)系；涉及政府批復(fù)性的文件，復(fù)印之后及時移交原件給公司資料管理員。4、相關(guān)文件的電子版和打印文本版應(yīng)分別留底保存，以避免文件的遺失；對文件夾應(yīng)進(jìn)行分類存放，并附文件清單一份，以便進(jìn)行資料管理和明確責(zé)任。5、所有公司相關(guān)文件資料收發(fā)、借閱必須進(jìn)行登記，登記表格詳見附表。所有公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須進(jìn)行備份保管，保證資料的完整性、延續(xù)性、真實(shí)性。6、公司運(yùn)行工程中產(chǎn)生的保密性文件，必須有分公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)方可借閱，資料保管人員需做好相關(guān)的保密工作，及時進(jìn)行借閱登記。二

3、、細(xì)則（一）檔案資料歸檔范圍1、凡是反映公司工作活動、具有考查利用價值的文件材料（公文、傳真、圖表、電子版資料等）均屬歸檔范圍。2、政府、項目批文、各類合同；3、公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文（包含各項工作流程、公司決定等）；4、工程進(jìn)度計劃控制文件（含各業(yè)務(wù)單位往來函件等）、工程設(shè)計文件、設(shè)計變更、工作聯(lián)系單、圖紙；5、年度工作計劃及資金計劃；6、公司簽定的各類合同及協(xié)議；7、具有法律效力及保存價值的文件；8、公司重要的會議材料，包括會議的通知、會前準(zhǔn)備文件、報告、決議、會議記錄等；9、員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等；10、其他以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料

4、等。（二）檔案資料立卷歸檔要求1、公司資料管理員和各分公司資料管理員應(yīng)即時進(jìn)行檔案歸檔并分類保管；按文件材料分類造冊、立卷，內(nèi)附清單并及時記錄、備份。2、分公司資料管理員及時移交檔案原件資料，如有些資料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各分公司必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的資料。3、各分公司資料管理員向公司資料員提交備份檔案時，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)，做好備份工作并進(jìn)行登記。4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：（1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。（2）在

5、歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的原件與復(fù)印件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開。（3）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；原件在前，復(fù)印件在后。（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按清單編號依次排列順序。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號。（5）涉及保密性的文件，要做好保密工作，并做好借閱和外借登記。（三）檔案資料管理1、所有紙質(zhì)文本資料原件必須交由公司資料員保管，如分公司資料管理員收到原件后，及時進(jìn)行備份，然后將原件移交公司資料員保

6、管；公司資料員收到原件，須先進(jìn)行備份，如需送達(dá)分公司資料管理員，復(fù)印發(fā)送即可。2、所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設(shè)定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設(shè)定子文件夾分類存放，保密性文件除外。3、所有檔案資料的收文、呈送、借閱、外借復(fù)印必須進(jìn)行登記，登記事項包括人物、時間、文檔名稱、經(jīng)手人等，資料管理員還需做好自己的清單記錄，以便資料遺失后進(jìn)行責(zé)任的追究。4、資料管理員應(yīng)定期對自己管理的文件進(jìn)行整理，及時發(fā)現(xiàn)問題并及時解決。（四）檔案資料的收發(fā)1、凡屬于政府批復(fù)性文件，收件人在收件時必須復(fù)印三份，且一份留底保存。2、檔案

7、資料原件交由公司資料員保管，收文人員做好備份工作。3、分公司資料負(fù)責(zé)人要注意會議前內(nèi)容提要文件的收集，會議后將所有文件放入專門的文件夾內(nèi)存檔。4、會議紀(jì)要分為內(nèi)部會議紀(jì)要和外部會議紀(jì)要，并分別存放。內(nèi)部會議紀(jì)要為股東會議紀(jì)要、分公司會議紀(jì)要等其他由分公司人員擬定的會議紀(jì)要，外部會議紀(jì)要為監(jiān)理單位等呈送的會議紀(jì)要。5、會議紀(jì)要一式六份，分公司資料管理員將會議紀(jì)要原件留底存檔，復(fù)印件分別呈送各股東單位，如果非直接呈送各股東單位，需收件人簽收確認(rèn)，并做好登記記錄。6、會議涉及經(jīng)濟(jì)性問題的，呈送股東單位同時呈送財務(wù)副部長一份。（五）檔案資料的借閱1、因工作需要，借閱的業(yè)務(wù)相關(guān)檔案資料需經(jīng)分公司副經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到檔案管理員處填寫檔案借閱登記，方可借閱。2、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上備注。3、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、復(fù)印，如工作需要，復(fù)印相關(guān)資料應(yīng)按公司規(guī)定辦理；保密性文件不可復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要復(fù)印或攜帶檔案外出時，須經(jīng)分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。 4、借閱的檔案資料用完后，應(yīng)及時歸還