檔案整理技能訓(xùn)練

1、檔案管理技能訓(xùn)練檔案管理技能訓(xùn)練第3章檔案整理技能訓(xùn)練第第3章檔案整理技能訓(xùn)練章檔案整理技能訓(xùn)練學(xué)習(xí)任務(wù)和目標(biāo)學(xué)習(xí)任務(wù)和目標(biāo) （1 1）通過(guò)以）通過(guò)以“件件”為單位和以為單位和以“卷卷”為單位整理檔案，為單位整理檔案，了解歸檔制度的變化，掌握檔案整理的流程、工作內(nèi)容，了解歸檔制度的變化，掌握檔案整理的流程、工作內(nèi)容，提高學(xué)生檔案整理技能和適應(yīng)檔案管理新要求的能力。提高學(xué)生檔案整理技能和適應(yīng)檔案管理新要求的能力。 （2 2）通過(guò)擬寫立卷說(shuō)明，提高學(xué)生語(yǔ)言表達(dá)能力、檔案）通過(guò)擬寫立卷說(shuō)明，提高學(xué)生語(yǔ)言表達(dá)能力、檔案管理文字資料撰寫能力。管理文字資料撰寫能力。 （3 3）用）用“整理的最終成果整理的

2、最終成果”的形式，幫助學(xué)生掌握檔案的形式，幫助學(xué)生掌握檔案整理的全局性概念整理的全局性概念 全宗。全宗。內(nèi)容概述內(nèi)容概述 整理包括內(nèi)容整理和實(shí)體整理。內(nèi)容整理是指對(duì)文件或整理包括內(nèi)容整理和實(shí)體整理。內(nèi)容整理是指對(duì)文件或檔案內(nèi)容的真?zhèn)芜M(jìn)行鑒別考證等。實(shí)體整理是將零散的檔案內(nèi)容的真?zhèn)芜M(jìn)行鑒別考證等。實(shí)體整理是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案進(jìn)行分類、組合、排和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案進(jìn)行分類、組合、排列、編目等，有以列、編目等，有以“件件”為單位整理和以為單位整理和以“卷卷”為單位為單位整理之分。以整理之分。以“件件”為單位整理檔案是本章技能訓(xùn)練重為單位整理檔案是本章技能訓(xùn)練重點(diǎn)。點(diǎn)。第

3、第3章檔案整理技能訓(xùn)練章檔案整理技能訓(xùn)練3.1做好整理準(zhǔn)備工作做好整理準(zhǔn)備工作3.2 按按“件件”整理檔案整理檔案3.3按按“卷卷”整理檔案整理檔案3.4 編寫立卷說(shuō)明編寫立卷說(shuō)明檔案整理檔案整理3.1做好整理準(zhǔn)備工作做好整理準(zhǔn)備工作內(nèi)容整理：內(nèi)容整理：鑒別內(nèi)容真?zhèn)危甲C內(nèi)容客觀性，編纂出版檔案史料等活動(dòng)。實(shí)體整理：實(shí)體整理：將零散的檔案，進(jìn)行分類、組合、排列、編目，使之成為有序的整體。機(jī)關(guān)檔案的整理內(nèi)容：內(nèi)容：平時(shí)文件歸檔、文件組卷、案卷排列、案卷目錄編制、檔號(hào)編寫、局部調(diào)整等。 責(zé)任人：責(zé)任人：文件處理部門或業(yè)務(wù)部門與檔案室共同完成；檔案室也收集零散文件并進(jìn)行全過(guò)程整理。檔案館的檔案整理1

4、、系統(tǒng)排列和編目、系統(tǒng)排列和編目檔案館接收機(jī)關(guān)檔案室移交的案卷后，進(jìn)一步系統(tǒng)整理。 2、局部調(diào)整、局部調(diào)整對(duì)不符合要求檔案進(jìn)一步加工以提高質(zhì)量；檔案保存時(shí)間較長(zhǎng)，自身或檔案整理體系發(fā)生變化，也要整理。 3、全過(guò)程整理、全過(guò)程整理收集零散的文件、館藏體系遭到嚴(yán)重破壞，需要對(duì)檔案進(jìn)行全過(guò)程全過(guò)程的整理工作。 全過(guò)程包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、案卷排列、編定檔號(hào)、編制案卷目錄等。整理工作的意義v 是整個(gè)檔案管理工作的基礎(chǔ)。 收集整理整理利用v 是發(fā)揮檔案效用的前提條件。v 是檢查收集工作質(zhì)量的依據(jù)。v 是管理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)。檔案整理三原則 必須保持文件之間有機(jī)的歷史聯(lián)系

5、 來(lái)源聯(lián)系來(lái)源聯(lián)系 時(shí)間聯(lián)系時(shí)間聯(lián)系 內(nèi)容聯(lián)系內(nèi)容聯(lián)系 形式聯(lián)系形式聯(lián)系 應(yīng)當(dāng)充分利用原有的整理基礎(chǔ) 必須便于保管和利用 檔案整理兩種方法1、以案卷案卷為單位整理。（傳統(tǒng)方法） 案卷案卷是一組有密切聯(lián)系文件的組合體。 立卷立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過(guò)程。2、以件件為單位整理。（現(xiàn)代方法）文件整理歸檔操作流程收集確定“件”文件裝訂文件分類文件排列編制歸檔號(hào)編目裝盒檔案排架全宗概念 全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。區(qū)分全宗是整理工作動(dòng)中形成的檔案有機(jī)整體。區(qū)分全宗是整理工作的第一步。的第一步。 1、全宗是一個(gè)有機(jī)整體，具有不

6、可分割性不可分割性。 同一全宗不能分散，不同全宗不能混雜。 2、全宗是在一定歷史活動(dòng)中形成的，具有客觀性客觀性。 整體性由內(nèi)部歷史聯(lián)系決定而非人為。 3、全宗是以社會(huì)單位為基礎(chǔ)構(gòu)成的，具有穩(wěn)定性穩(wěn)定性。 以機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人作為單位構(gòu)成，時(shí)空范圍確定。 全宗構(gòu)成者條件A、可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對(duì)外行文； B、設(shè)有會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃； C、設(shè)有管理人事機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。 人物全宗著名人物一生社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案整體。 1、公務(wù)形成的文件，原件放入單位全宗，復(fù)印件或附件歸入個(gè)人全宗；非公務(wù)中形成的文件，原件應(yīng)歸入個(gè)人全宗。2、一個(gè)人一生

7、無(wú)論身分、政治立場(chǎng)如何變化，只構(gòu)成一個(gè)全宗。 全宗的補(bǔ)充形式（一）聯(lián)合全宗（一）聯(lián)合全宗：兩個(gè)或幾個(gè)關(guān)系密切單位形成的檔案整體。 1、密切繼承關(guān)系的機(jī)關(guān)，文件彼此混雜; 2、職能互有密切聯(lián)系的合署辦公機(jī)關(guān)。 *省手工業(yè)局 手工業(yè)聯(lián)社 聯(lián)合全宗 （二）全宗匯集（二）全宗匯集：檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。 1、具有代表性的若干小全宗 2、殘缺不全的一些全宗 *時(shí)期*地區(qū)工礦企業(yè)全宗匯集 （三）檔案匯集（三）檔案匯集具有某些歷史聯(lián)系的若干全宗的群體。全宗群全宗群：由同一時(shí)期或地區(qū)，在縱向或橫向方面具有相同性質(zhì)的立檔單位形成的若干個(gè)全宗構(gòu)成一個(gè)有機(jī)群體。如：工業(yè)交通系統(tǒng) 農(nóng)林水利系統(tǒng) 財(cái)糧商業(yè)貿(mào)易

8、系統(tǒng) 科學(xué)文化教育衛(wèi)生系統(tǒng) 全宗內(nèi)檔案的分類 檔案經(jīng)過(guò)區(qū)分全宗之后，如不經(jīng)過(guò)分類，還不免是一堆雜亂無(wú)章的材料，只有對(duì)全宗內(nèi)檔案進(jìn)行合理的分類，才能提示出它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，真正使全宗成為一個(gè)有機(jī)整體，便于系統(tǒng)地提供利用。 分類應(yīng)當(dāng)具有客觀性、邏輯性、統(tǒng)一性、實(shí)用性。分類的一般方法、時(shí)間分類法、時(shí)間分類法 、年度分類法 、時(shí)期分類法 、來(lái)源分類、來(lái)源分類 A、組織機(jī)構(gòu)分類法 B、作者分類法 C、通訊者分類法3、內(nèi)容分類法、內(nèi)容分類法 A、問(wèn)題分類法 B、實(shí)物分類法 C、地理分類法 4、形式分類法、形式分類法 A、按文件種類分類 B、按載體形態(tài)分類 C、按形狀規(guī)格分類常用分類方法常用分類方法（一）

9、 年度分類法 （二） 組織機(jī)構(gòu)分類法 （三） 問(wèn)題分類法 復(fù)式分類法復(fù)式分類法（一）年度-組織機(jī)構(gòu)分類法 （二）組織機(jī)構(gòu)-年度分類法 （三）年度-問(wèn)題分類法 （四）問(wèn)題-年度分類法 分類的一般方法3.2 按按“件件”整理檔案整理檔案l歸檔文件歸檔文件：紙質(zhì)文件。l整理整理：以件為單位 裝訂分類排列編號(hào)編目裝盒l(wèi)件件：（一文一件、多文一件）（一文一件、多文一件） 正本、定稿；正文、附件；原件、復(fù)制件；轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文；來(lái)文、復(fù)文；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件。整理原則整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。質(zhì)量要求質(zhì)量要求：應(yīng)齊全完整，破損的文件應(yīng)予修整，字跡

10、模湖或易退變的文件應(yīng)復(fù)制；使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。整理步驟-1 裝訂應(yīng)按件件裝訂正本、定稿；正文、附件；原件、復(fù)制件；請(qǐng)示、批復(fù)；轉(zhuǎn)發(fā)文、被轉(zhuǎn)發(fā)文；中文本在、其它文本。專用包角、包角、文件左上角、左上角、 “三孔一線三孔一線”左側(cè)左側(cè) 定稿正本附件正本被轉(zhuǎn)發(fā)件轉(zhuǎn)發(fā)件復(fù)制件原件來(lái)文批復(fù)外文漢文 收文收文處理單定稿發(fā)文文件處理文件印本被轉(zhuǎn)發(fā)文原件轉(zhuǎn)發(fā)文定稿文件擬稿單轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)文印本 文件裝訂方式的選擇文件裝訂方式的選擇 文件可采用左上角裝訂，也可采用左則裝訂。 采用左上角裝訂的文件應(yīng)當(dāng)左齊上齊；采用左邊裝訂的文件應(yīng)當(dāng)左齊下齊。 目前的裝訂方式除傳統(tǒng)的線裝之外，還包括：

11、粘接式，如用漿糊、熱封膠等；穿孔式，如不銹鋼釘書釘、鐵夾背等。1）符合檔案保護(hù)要求。裝訂用品必須對(duì)檔案無(wú)害，不影響檔案的保護(hù)壽命；2）選用裝訂用品應(yīng)盡量降低成本，裝訂方式應(yīng)簡(jiǎn)便易行。三點(diǎn)一線下對(duì)齊左對(duì)齊省檔案局文件檔發(fā)199938號(hào)關(guān)于印發(fā)省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)內(nèi)容和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)的通知省檔案局文件檔發(fā)199938號(hào)關(guān)于印發(fā)省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)內(nèi)容和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)的通知安徽省檔案局文件皖檔發(fā)199937號(hào)關(guān)于印發(fā)安徽省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)辦法及安徽省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)內(nèi)容和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)的通知整理步驟- 2 分類按年度分類按年度分類 對(duì)計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)等歸入文件簽發(fā)年度；請(qǐng)示與批復(fù)等文件，歸

12、入文件批復(fù)年度：跨年度文件材料，如專項(xiàng)工作、專案、多年統(tǒng)計(jì)表，歸入事項(xiàng)辦結(jié)年度；會(huì)議文件歸入閉幕年度。按機(jī)構(gòu)分類按機(jī)構(gòu)分類 將歸檔文件按其形成或承辦的機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類。涉及多部門形成的歸檔文件，歸入單位承辦部門或綜合部門。 按問(wèn)題分類按問(wèn)題分類 將歸檔文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題進(jìn)行分類。按保管期限分類按保管期限分類 將歸檔文件按劃定的保管期限分類。整理步驟- 3 排列 歸檔文件以件件為單位，在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按照事由并結(jié)合時(shí)間、重要程度排列。 會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、刊物、處理信訪及紀(jì)檢監(jiān)察案件形成的材料要分別集中排列。排列原則“事由原則事由原則”，即同一事由，即同一事由有密切聯(lián)系的文件材

13、料應(yīng)當(dāng)排列有密切聯(lián)系的文件材料應(yīng)當(dāng)排列在一起。在一起。事由可以指一個(gè)事件、一個(gè)事由可以指一個(gè)事件、一個(gè)事物、一個(gè)人物、一項(xiàng)工作活動(dòng)、事物、一個(gè)人物、一項(xiàng)工作活動(dòng)、一項(xiàng)具體業(yè)務(wù)、一種工作性質(zhì)、一項(xiàng)具體業(yè)務(wù)、一種工作性質(zhì)、一個(gè)具體問(wèn)題。一個(gè)具體問(wèn)題。保管期限（永久）年 度（2004）機(jī) 構(gòu)文件文件文件文件文件文件文件文件文件辦公室業(yè)務(wù)一處文件業(yè)務(wù)二處？整理步驟- 4 編號(hào) 按排列順序從“1”開始標(biāo)注。 在文件首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容 。 歸檔章歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等選擇項(xiàng)。編號(hào)方法編號(hào)方法 （1）件號(hào)的編制）件號(hào)的編制 件號(hào)即文件的

14、排列順序號(hào)，它是反映歸檔件號(hào)即文件的排列順序號(hào)，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。先后順序的重要標(biāo)識(shí)。 件號(hào)件號(hào)室編件號(hào)館編件號(hào)l室編件號(hào)的編制l室編件號(hào)即歸檔文件在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)排列順序號(hào)。室編件號(hào)在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。如采用“年度機(jī)構(gòu)保管期限”進(jìn)行分類，室編件號(hào)應(yīng)在同一年度內(nèi)、同一機(jī)構(gòu)的一個(gè)保管期限內(nèi)從“1”開始逐件流水編號(hào)。 如：年度機(jī)構(gòu)保管期限 永久 1、2、3、4 2005年、辦公室 長(zhǎng)期 1、2、3、4 短期 1、2、3、4l館編件號(hào)的編制館編件號(hào)的編制 l館編件

15、號(hào)設(shè)置主要是出于館室銜接的需要。各級(jí)檔案室的長(zhǎng)期、永久檔案移交進(jìn)館時(shí)，由于各種原因需要進(jìn)行鑒定、整理等局部調(diào)整，如部分需要抽出、補(bǔ)充等，使目錄中的件號(hào)可能出現(xiàn)斷號(hào)、跳號(hào)等現(xiàn)象，從而給管理帶來(lái)困難，故需要重新編制或調(diào)整件號(hào)。調(diào)整后的件號(hào)即為館編件號(hào)。具體情況在這里不作介紹。檔號(hào)項(xiàng)目設(shè)置及填寫檔號(hào)項(xiàng)目設(shè)置及填寫 檔號(hào)項(xiàng)目分為 必備項(xiàng)必備項(xiàng)選擇項(xiàng)選擇項(xiàng)l全 宗 號(hào):檔案館給立檔單位的代號(hào) 如：J026 J026 、J124J124l年 度: :指歸檔文件形成年度，用4位數(shù)表示l保管期限:分為永久、長(zhǎng)期、短期三種 也可用 Y Y 、C C 、D D 表示l件 號(hào):室編件號(hào)由檔室填寫，館編件號(hào)由 檔案館

16、編寫 必備項(xiàng) 選擇項(xiàng) 機(jī) 構(gòu) 或 問(wèn) 題 在一個(gè)立檔單位機(jī)構(gòu)或問(wèn)題二者選擇其一，即選擇機(jī)構(gòu)，就必須放棄問(wèn)題，選擇問(wèn)題就必須放棄機(jī)構(gòu)。加蓋檔號(hào)章加蓋檔號(hào)章 檔號(hào)項(xiàng)目確定后，要以歸檔章的檔號(hào)項(xiàng)目確定后，要以歸檔章的形式逐件標(biāo)識(shí)在每一件歸檔文件上，形式逐件標(biāo)識(shí)在每一件歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的位置。同以明確歸檔文件在全宗中的位置。同時(shí)可以借助歸檔章上項(xiàng)目的提示，保時(shí)可以借助歸檔章上項(xiàng)目的提示，保證歸檔文件在借閱后能夠正確歸檔。證歸檔文件在借閱后能夠正確歸檔。歸檔章整理步驟- 5 編目歸檔文件應(yīng)逐件件編目l件號(hào)：填寫室編件號(hào)。l責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人即發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者l文號(hào)：文件的發(fā)文

17、字號(hào)。l題名：文件標(biāo)題。也可自擬標(biāo)題，外加“”號(hào)。l日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。l頁(yè)數(shù)：每一件文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。l備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。l編目主要指編制歸檔文件目錄。為檔案的編目主要指編制歸檔文件目錄。為檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)和編研等工作的開展提供基礎(chǔ)條件。開展提供基礎(chǔ)條件。l歸檔文件目錄用A4紙。l目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。封面設(shè)置全宗名、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)等項(xiàng)目。編目 例歸檔文件目錄格式歸檔文件目錄格式 件件 號(hào)號(hào)責(zé)責(zé) 任任 者者文文 號(hào)號(hào) 題題 名名日日 期期頁(yè)頁(yè)數(shù)數(shù)備注備注室編室編館編館

18、編 件件 號(hào)號(hào) 責(zé)任者責(zé)任者文文 號(hào)號(hào) 題題 名名 日日 期期頁(yè)數(shù)頁(yè)數(shù)備注備注室編室編館編館編1安徽省檔案局皖檔發(fā)1999 37號(hào)關(guān)于印發(fā)安徽省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)辦法及安徽省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)內(nèi)容和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)的通知199905061623456 歸檔文件目錄保管期限：永久機(jī)構(gòu)：辦公室歸檔文件目錄封面格式歸檔文件目錄封面格式歸檔文件目錄歸檔文件目錄 全全 宗宗 名稱名稱 安徽省檔案局安徽省檔案局 年年 度度 2005 保保 管期限管期限 永久永久 機(jī)構(gòu)或問(wèn)題機(jī)構(gòu)或問(wèn)題 辦公室 目錄裝訂：按年度保管期限機(jī)構(gòu)分類的單位，可每年按不同保管期限裝訂三冊(cè)；也可以按永久、長(zhǎng)期、短期的排列順序裝訂成

19、一冊(cè)。具體裝訂形式由各機(jī)關(guān)根據(jù)具體情況而定。整理步驟- 6 裝盒 按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，填寫檔案盒封面、盒脊等項(xiàng)目。 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。盒脊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)。起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“”號(hào)連接。 檔案盒采用337克以上無(wú)酸牛皮紙制作。 檔檔 案案 盒盒 封封 面面安徽省檔案局安徽省檔案局 全全 宗宗 號(hào)號(hào) J012年年 度度2 0 0 4 保管期限保管期限 永久永久 機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）機(jī)構(gòu)（問(wèn)題） 行政類行政類 室室起起 1 20止止件件號(hào)號(hào) 館館 盒盒 號(hào)號(hào) 3030303030310單位：mm30檔案盒背檔案盒背脊的項(xiàng)目脊的項(xiàng)目

20、備考表備考表盒內(nèi)文件情況說(shuō)明 整理人： 檢查人 ： 年 月 日 3.3按按“卷卷”整理檔案整理檔案l按作者立卷 l按時(shí)間立卷 l按問(wèn)題立卷 l按地區(qū)立卷 l按文件名稱立卷 l按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷 傳統(tǒng)立卷工作內(nèi)容l組成案卷單位 l擬寫案卷標(biāo)題 作者作者問(wèn)題（事由）問(wèn)題（事由）文種（名稱）文種（名稱）l卷內(nèi)文件的排列與編號(hào) l填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表 l案卷封面編目與案卷裝訂(或 “ 裝盒 ” ） 檔案整理工作的組織一、檔案整理工作諸環(huán)節(jié)及其相互關(guān)系 二、現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案整理工作的組織 三、積存檔案和零散文件整理工作的組織四、檔號(hào)檔號(hào)及其使用規(guī)則檔號(hào)l 檔案館(室)在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。全宗號(hào)：全宗號(hào)：檔案館(室)給定每個(gè)全宗的代碼。案卷目錄號(hào)：案卷目錄號(hào)：全宗內(nèi)案卷所屬目錄的代碼。 類別號(hào)：類別號(hào)：館(室)藏檔案類別的代碼。 項(xiàng)目號(hào)：項(xiàng)目號(hào)：產(chǎn)品、設(shè)備等檔案的代字或代號(hào)。案卷號(hào)：案卷號(hào)：案卷排列的順序號(hào)。 件號(hào)：件號(hào)：案卷內(nèi)文件的順序號(hào)。頁(yè)頁(yè)( (張張) )號(hào)：號(hào)：案卷內(nèi)文件每頁(yè)(張)的順序號(hào)。 代碼：代碼：易于計(jì)算機(jī)和人識(shí)別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其它符號(hào)。檔號(hào)的結(jié)構(gòu) l 全宗號(hào)案卷目錄號(hào)案卷號(hào)件、頁(yè)(張)號(hào)。 l 全宗號(hào)類別號(hào)案卷號(hào)件、頁(yè)(張)號(hào) l 類別號(hào)項(xiàng)目號(hào)案卷號(hào)件、