企業(yè)檔案管理對(duì)維護(hù)自身權(quán)益重要性的淺見(jiàn)

1、企業(yè)檔案管理對(duì)維護(hù)自身權(quán)益重要性的淺見(jiàn)一、就我國(guó)現(xiàn)行的司法理念，簡(jiǎn)述舉證責(zé)任的重要性我國(guó)現(xiàn)行的司法理念簡(jiǎn)述之為“告訴制”，即不告不訴（訟），且是“誰(shuí)主張，誰(shuí)舉證”。然對(duì)經(jīng)濟(jì)糾紛而言，從民法審判角度，原被告都可以舉證、質(zhì)證，對(duì)證據(jù)的確認(rèn)，采信，直接關(guān)系到審判的結(jié)果。所以原被告方在審理過(guò)程中，誰(shuí)能完成舉證責(zé)任是致關(guān)一環(huán)。對(duì)原告來(lái)說(shuō)是維權(quán)的重要手段，對(duì)被告來(lái)說(shuō)是有力的抗?fàn)?，?duì)法官來(lái)說(shuō)是尋求公正判決的合理支點(diǎn)，一經(jīng)采信證據(jù)，就會(huì)依據(jù)法判決。所以，企業(yè)在應(yīng)對(duì)官司案件中，如能尋找出有力的證據(jù)材料，特別是書證、物證、人證、影像資料、錄音帶等等，既可以還原事實(shí)真面目，又能給法官斷案依法做出公正、公平的判決，維

2、護(hù)權(quán)益、討回公道。二、企業(yè)檔案管理中如何融入法制意識(shí)1. 證據(jù)存在的基本要素。企業(yè)管理千頭萬(wàn)緒，但萬(wàn)變不離其宗，不論業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、技術(shù)研究、行政管理、人力資源、財(cái)務(wù)資金，企業(yè)文化、社區(qū)往來(lái)等等，都離不開企業(yè)檔案、文印收發(fā)、簽章蓋印、信函交寄等等這些事務(wù)性的工作。所以取證、索證無(wú)時(shí)不有，就看從領(lǐng)導(dǎo)到普通員工有沒(méi)有法制意識(shí)與悟性。對(duì)身邊的小事、碎事留個(gè)心眼，每一步都能到位完成。要有原始憑證、文件記錄保存的習(xí)慣;要有程序制度逐級(jí)辦理的手續(xù)履行;要有回執(zhí)、查詢的記錄原始材料，特別是保留好原始件的孤本作為;要有當(dāng)事人的墨跡、影像、聲音、照片、字條等等都是證據(jù)的基本要素，一句話：證據(jù)要的是原汁原味，這是最關(guān)鍵

3、要素。2. 企業(yè)檔案必須逐年分類設(shè)置，歸納整理，經(jīng)過(guò)活化才能有價(jià)值，一目了然、科目清晰的企業(yè)文檔，是企業(yè)的無(wú)價(jià)之寶。但是這些東西多半是無(wú)生命的紙文，要使它活化才會(huì)有價(jià)值，又必須靠人為的利用才能活化?；罨ぷ鞯幕A(chǔ)是要把企業(yè)留存文檔資料分類編撰，編制目錄，簡(jiǎn)述梗概、摘要內(nèi)容、形成時(shí)間，附件組成等等工序完成，才可供以后時(shí)間使用時(shí)一目了然，清晰明朗的價(jià)值作用發(fā)揮。這項(xiàng)工作雖為繁瑣，但意義重大。重現(xiàn)物質(zhì)資料的活化工作，是最最基礎(chǔ)的事情。3. 物質(zhì)資料的活化工作，完全取決于管理的人為舉措。俗話說(shuō)：“鐵打的營(yíng)盤流水的兵”。目前我國(guó)民法規(guī)定，維權(quán)的訴訟時(shí)效性一般為兩年，特殊的訴訟時(shí)效性為一年，國(guó)際貨物合同為

4、四年。但又說(shuō)到，從權(quán)利被侵害之日起，超過(guò)二十年的人民法院不予保護(hù)。但存在訴訟時(shí)效的開始、中止、中斷與延長(zhǎng)，都可能在二十年內(nèi)發(fā)生?；谶@些，即使企業(yè)長(zhǎng)久不衰，也會(huì)有多種變化，物不變但管理的人會(huì)變化，必須使資料，文檔在活化工作的基礎(chǔ)上，還要能傳承下去，做好承前啟后、前后互動(dòng)，無(wú)論誰(shuí)在何時(shí)接手，誰(shuí)遇到什么情況，都能說(shuō)出“子丑寅卯”，可以追溯清楚事情原委，這要求企業(yè)文檔管理工作的活性到位，繼承的延續(xù)性。三、案例分析說(shuō)明，舉證責(zé)任完成官司化險(xiǎn)為夷的實(shí)踐1. 勞動(dòng)爭(zhēng)議案。江蘇農(nóng)墾某企業(yè)于1993年聘用某職工為下屬企業(yè)的法人代表，由于其不負(fù)責(zé)任、玩忽職守、疏于管理、從中漁利，使企業(yè)到1996年嚴(yán)重虧損200

5、0多萬(wàn)元。該公司為嚴(yán)肅紀(jì)律，將其在年底前免職離任審計(jì)。但該員工不服從不配合，私自出境達(dá)3年之久。2000年該公司經(jīng)職代會(huì)通過(guò)，按國(guó)務(wù)院企業(yè)職工獎(jiǎng)懲條例給予他開除處分。因其在境外漂泊無(wú)蹤影，開除決定無(wú)法送達(dá)本人，一方面由掛號(hào)信函寄給其妻代為轉(zhuǎn)告;一方面在城市大報(bào)公告送達(dá)。殊不知到2003年4月，是該員工到達(dá)退休的時(shí)間，他回國(guó)將公司告上法庭，認(rèn)為開除決定無(wú)效。一審法院認(rèn)為：該員工到達(dá)退休年齡且未履行送達(dá)本人程序，判令公司收回開除決定。該公司不服一審判決，上訴二審。上訴審理時(shí)，該公司從檔案中將寄給其妻的開除決定信函退回件舉證法庭，說(shuō)明開除決定形成時(shí)，該員工未達(dá)到退休年齡；完成送達(dá)程序：完成職代會(huì)討論

6、通過(guò)程序，請(qǐng)求法庭支持。二審認(rèn)定舉證事實(shí)有效撤銷一審判決，重新判令開除決定有效。就是因?yàn)樵摴颈Ａ袅思慕o該員工妻子拒領(lǐng)退回的一封函，告之開除決定的掛號(hào)信，向二審法庭舉證而贏得了官司的勝訴。2. 農(nóng)民工資糾紛案。2006年江蘇農(nóng)墾某建筑公司清算組收到法院傳票，稱差欠14名農(nóng)民工工資。這些農(nóng)民工持有三張欠條，是不同時(shí)間由該公司的工地辦事處寫出的，因此而主張他們1996年的工資權(quán)，這三張欠條都蓋有工地的大印。該公司經(jīng)辦人員經(jīng)仔細(xì)辨認(rèn)印章后，立即從企業(yè)檔案卷宗中調(diào)集70多份有價(jià)值的文字記錄尋找線索，發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn)多多。是1998年的欠條只差欠2人工資，1999、2000年卻差欠20個(gè)人的工資。還發(fā)現(xiàn)即使是同

7、一個(gè)人，差欠工資數(shù)額也不同。同時(shí)1998年以后的時(shí)段，該公司已經(jīng)重新啟用新印模，且登報(bào)公告經(jīng)工商部門批準(zhǔn)的。欠條上的“蘇州工地”大印表明的工資事實(shí)是值得懷疑？是經(jīng)查閱文檔材料，有文字材料表明，這枚蘇州工地的印章是當(dāng)時(shí)工地負(fù)責(zé)人私自叫人在街頭小攤販刻制的，未經(jīng)法人及法人代表授權(quán)，純屬私自行為?，F(xiàn)在主張債權(quán)的某某是當(dāng)時(shí)公司的辦公室主任，受當(dāng)時(shí)法人代表委托與刑偵人員一同去調(diào)查此事，書證材料就是某某的筆錄，同時(shí)蓋有蘇州市中級(jí)法院的材料專用章。這說(shuō)明主張債權(quán)的某某早在1996年就知道“蘇州工地”章沒(méi)有法律效力，那怎么可能在后來(lái)的日子里接受欠款責(zé)任事實(shí)，與常理相悖。然而此人又是這14人的代理人，正由于他知

8、情才敢做召集人;正由于他懂常理，所以他根本不可能在1998、1999、2000年認(rèn)可欠條的效力，所以欠條一張連一連的出籠，倒反引人生疑。另外這位人物為了補(bǔ)證追要欠款的時(shí)效，向法院提交了具有20人簽名的索債信函復(fù)印件，說(shuō)明曾分別于2002、2004年向清算組主張過(guò)債權(quán)。還提交特快專遞及郵局的收據(jù)復(fù)印件。經(jīng)辦人員仔細(xì)辨認(rèn)，發(fā)現(xiàn)這些郵局的收據(jù)復(fù)印件不是寄件人的存聯(lián)，也沒(méi)有寄發(fā)局的郵戳，不能證明他們主張過(guò)債權(quán)。他們?nèi)绻麤](méi)有在2002、2004年主張過(guò)，即使有債權(quán)2006年也超過(guò)訴訟時(shí)效，顯然主張債權(quán)一說(shuō)存疑。二審法院經(jīng)清算組辯稱認(rèn)為有理，不支持原告主張，辟開那位代理人，以特有的方式終結(jié)。這起農(nóng)民工工資

9、案得以了結(jié)，完全是檔案資料從源頭上推翻原告的主張事實(shí)，又以日常收發(fā)的工作經(jīng)驗(yàn)看出收據(jù)破綻，才終結(jié)“10多年前的工資糾紛。3. 借款糾紛案。2003年秋農(nóng)墾某企業(yè)突然收到法院傳票，被告知其下屬深圳公司，曾于1996年8月向某自然人借款20萬(wàn)元，至今未還，以15%年息計(jì)算應(yīng)還款40萬(wàn)元。舉證材料上確有其原法人代表親筆簽名，又有深圳公司的大印。該企業(yè)相關(guān)人員涉案后，反復(fù)推敲發(fā)現(xiàn)舉證材料的公章與單位檔案中保留的印模有較大區(qū)別，是一枚假章所為，旋即告之法院。后經(jīng)法院傳喚原告，將情告知，原告又補(bǔ)正了與原先欠條內(nèi)容一致，只是印章與前不同的欠條，但這枚印章與該單位保留印模一樣。原來(lái)原告與原深圳公司法人代表是一

10、母同胞的兄弟，里面的撲朔迷離使企業(yè)受害受罪，弟兄倆坑害企業(yè)目標(biāo)是一致的，編織人所不知的故事。然而一審法院以借條的真實(shí)性斷案，要該公司賠付40萬(wàn)巨款。該公司不服裁定向中院提出上訴，而且要求鑒定原告提交蓋有真章欠條的書寫時(shí)間，是否是原法人代表（其兄）任職期間所為（免職后的欠條無(wú)效力），是本案的關(guān)鍵所在。但是我國(guó)的司法鑒定機(jī)構(gòu)對(duì)書寫時(shí)間的鑒定有嚴(yán)格的苛刻條件。一是必須提供檢材與對(duì)比年份材料;二是必須為同一人、同一種筆、同一種墨水，在不同時(shí)間書寫的文字墨跡，且不能為特殊筆。據(jù)了解國(guó)內(nèi)只有西南政法大學(xué)，有此能力可以作出具有法律效力的結(jié)果。該公司的經(jīng)辦人深知這項(xiàng)鑒定關(guān)系重大，不厭其煩地搜索原法人代表文字書

11、證檢材與對(duì)比材，且以自己工作經(jīng)驗(yàn)的眼神洞察力，向二審法院提交1996、1997年間的兩份書證做為檢材與對(duì)比材。經(jīng)西南政法大學(xué)司法鑒定中心鑒定結(jié)果表明，這兩份書證”雖書寫時(shí)間不同，但字跡老化一致，為同期所寫“其意十分明白為2003年后期制作。到2007年6月這場(chǎng)歷時(shí)三年九個(gè)月的官司，被二審法院判決”撤銷一審判決，駁回原告起訴“該公司不擔(dān)責(zé)不賠付取得完勝。其實(shí)明眼人一眼就看出，是一對(duì)兄弟搞的把戲，在坑害企業(yè)與國(guó)家。但借條是證據(jù)，如若不看出印章的真假，不經(jīng)過(guò)磨難的司法鑒定，該公司還不知道要賠付多少錢呢?哥哥寫條子、弟弟舉證打官司，法院認(rèn)條子判，沒(méi)完沒(méi)了的賠，企業(yè)國(guó)家成冤大頭了。這起案子的完勝，完全是

12、辦公經(jīng)驗(yàn)，處事分析的能力起的作用，可以說(shuō)是律師所不能為的。4. 車毀人亡案。農(nóng)墾某企業(yè)1999年將一輛蘇E黑牌車轉(zhuǎn)讓給自然人，錢貨兩訖后未辦理過(guò)戶手續(xù)，后車又轉(zhuǎn)讓給另一自然人，又幾經(jīng)易手到2004年初，靖江法院傳票到該企業(yè)，稱該車2003年10月在靖江出險(xiǎn)，車毀人亡。現(xiàn)該責(zé)任人（死亡）親屬狀告車主，請(qǐng)求法院支持賠償責(zé)任金30萬(wàn)元。經(jīng)辦人員查證，該車幾經(jīng)易手后，是在第四擁車人手中出險(xiǎn)，該車仍沒(méi)過(guò)戶，他只是擁有資產(chǎn)及在路邊逆向停車不承擔(dān)主責(zé)。隨即該公司經(jīng)辦人從檔案中調(diào)集四次易手買賣協(xié)議的原件，提交法庭辨認(rèn)實(shí)際車主與名譽(yù)車主。一審、二審法院均認(rèn)定農(nóng)墾某企業(yè)早于1999年出售蘇E車，不擁有資產(chǎn)權(quán)與使用權(quán)，為名譽(yù)車主且尚未向?qū)嶋H車主收取盈利利益免除賠付責(zé)任，由出險(xiǎn)車主及保險(xiǎn)公司擔(dān)部分責(zé)任。這起案件的勝訴取決于該公司的經(jīng)辦人，苦心于把幾次出讓的協(xié)議調(diào)集到手，證明自己早已不擁有車及車的使用權(quán)，而且沒(méi)有利益才能免責(zé)，這也是律師做不到的事情，如果情況不明，人頭不熟，當(dāng)事人不配合，就吃苦了，長(zhǎng)一百?gòu)堊煲舱f(shuō)不清啊!四、結(jié)束語(yǔ)用科學(xué)積極的態(tài)度去管理企業(yè)，利用企業(yè)檔案的真實(shí)性去維權(quán)，并將法制意識(shí)融入企業(yè)管理，一改管理中的陳規(guī)陋習(xí)，又使公文收發(fā)、檔