EXCELL動(dòng)態(tài)圖表分析在高校財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理中的應(yīng)用

1、EXCELL動(dòng)態(tài)圖表分析在高校財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)管理中的應(yīng)用蘇 琴1,.2 鄭愛(ài)華1（1. 中國(guó)礦業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 江蘇 徐州 221008；2.徐州師范大學(xué) 計(jì)財(cái)處 江蘇 徐州 221116）摘要 EXCELL辦公軟件越來(lái)越多地應(yīng)用于工作中的方方面面,本文利用EXCELL軟件中函數(shù)sumif（）的條件匯總計(jì)算功能、函數(shù)index（）及控件按鈕功能和數(shù)據(jù)圖表功能，結(jié)合高校財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)的使用數(shù)據(jù)，建立一個(gè)模型，說(shuō)明其在高校財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)中的使用動(dòng)態(tài)分析作用。關(guān)鍵詞 動(dòng)態(tài)分析 高校財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi) EXCELL 函數(shù)中圖分類號(hào)F275;F232 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A1. 引言目前，計(jì)算機(jī)廣泛應(yīng)用于工作和日常生活中，財(cái)務(wù)軟件也被普及

2、使用于單位的財(cái)務(wù)工作中。這些都大大地提高了工作效率。但工作中財(cái)務(wù)軟件的使用雖簡(jiǎn)化了會(huì)計(jì)工作，但卻不能針對(duì)單位具體情況，為財(cái)務(wù)管理工作提供方便。傳統(tǒng)的做法是將各財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)的明細(xì)賬打印出來(lái)，手工匯總計(jì)算其各會(huì)計(jì)科目的發(fā)生額，并據(jù)此編寫財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)使用報(bào)告。本文結(jié)合財(cái)務(wù)軟件和EXCELL工具的使用，借鑒一個(gè)動(dòng)態(tài)的圖表分析模型，對(duì)財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行定性和定量地分析，編寫財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)使用報(bào)告。這樣不但省時(shí)省力，而且看起分析結(jié)果來(lái)也是一目了然。2. 模型的創(chuàng)建與具體應(yīng)用下面以某高校的學(xué)科建設(shè)經(jīng)費(fèi)的使用情況分析為例，簡(jiǎn)單說(shuō)明一下利用EXCELL動(dòng)態(tài)圖表分析高校學(xué)科建設(shè)經(jīng)費(fèi)的使用。其步驟如下：（1） 先從財(cái)務(wù)軟件中導(dǎo)出該

3、項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的使用明細(xì)賬。（以EXCELL表格形式表示）(圖1) 圖1如：上表導(dǎo)出的財(cái)務(wù)明細(xì)賬第2行表示：2007年1月8日?qǐng)?bào)銷文學(xué)院吳建民參加北京學(xué)術(shù)會(huì)議差旅費(fèi)657.00元，記錄于2007年1月1922號(hào)會(huì)計(jì)憑證中。（2） 根據(jù)財(cái)務(wù)明細(xì)賬的各項(xiàng)支出建立一個(gè)表格（圖2），匯總計(jì)算每月及全年各項(xiàng)支出的總額。如計(jì)算2007年1月書(shū)報(bào)雜志費(fèi)支出，在E76單元格中運(yùn)用工具菜單“插入-函數(shù)”SUMIF($C$2:$C$49,$C76,$E$2:$E$49)函數(shù),表示在$C$2:$C$49的區(qū)域內(nèi)匯總科目名稱為$C76(書(shū)報(bào)雜志費(fèi))的單元格數(shù)值,并將$E$2:$E$49區(qū)域內(nèi)符合條件的單元格數(shù)值求和,便得出該

4、月書(shū)報(bào)雜志費(fèi)總的支出。用同樣的函數(shù)方法計(jì)算出各項(xiàng)支出全年各月及全年匯總數(shù)。（3） 根據(jù)各項(xiàng)支出明細(xì)創(chuàng)建一個(gè)動(dòng)態(tài)的匯總表（圖3）。利用工具欄“視圖工具欄控件工具箱列表框類型的控件”在B96單元格中繪制“下拉式菜單圖”。在B96單元格里單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置控件格式控制”菜單下設(shè)置數(shù)據(jù)源區(qū)域和單元格鏈接(如圖4)。在B99單元格中插入函數(shù)INDEX(E76:Q76,$B$96),B97至B108單元格都復(fù)制此函數(shù)公式(公式中單元格位置相對(duì)變動(dòng))。這樣可以從下拉菜單控件中選擇不同的月份，自動(dòng)匯總計(jì)算每月及全年費(fèi)用支出額明細(xì)。（4） 以A99:B108區(qū)域（表三）為數(shù)據(jù)源，選擇工具菜單中“插入-圖表

5、”，創(chuàng)建餅狀圖表（如圖3）。選擇不同的月份自動(dòng)繪制出不同月份的費(fèi)用使用情況餅狀圖。將鼠標(biāo)放置在餅圖的不同部位，顯示出該項(xiàng)餅圖代表的費(fèi)用的絕對(duì)數(shù)值，及相對(duì)百分比比率。如圖3中標(biāo)簽顯示紅色的餅塊是“該年1月份招待費(fèi)5401元，占該月總經(jīng)費(fèi)比率的7%”。任意點(diǎn)擊B96單元格的下拉按鈕，則可顯示任意月份及全年的經(jīng)費(fèi)使用明細(xì)。 圖2圖3圖4 3. 結(jié)論該模型不僅可用于學(xué)科建設(shè)經(jīng)費(fèi)使用情況的財(cái)務(wù)分析中，更多的可使用于高?？蒲薪?jīng)費(fèi)的管理中，如國(guó)家自然科學(xué)基金課題、省、部級(jí)課題的結(jié)題管理。科研項(xiàng)目結(jié)題時(shí)，財(cái)務(wù)部門可使用該模型分析填列科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用情況說(shuō)明表。運(yùn)用此模型，導(dǎo)入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的方法還可實(shí)時(shí)檢查、監(jiān)督財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)的使用情況。參考文獻(xiàn): 1 導(dǎo)向科技. EXCEL2003財(cái)務(wù)應(yīng)用M.北京:人民郵電出版社 2 吳權(quán)威,王緒溢. Excel 2003中文版應(yīng)用基礎(chǔ)教程M.北京:中國(guó)鐵道出版社 2004作者簡(jiǎn)介 鄭愛(ài)華,女、中國(guó)礦業(yè)大學(xué)管理學(xué)院副教授,博士,主要研究方向財(cái)務(wù)成本管理、公司理財(cái)、煤礦安全財(cái)務(wù)問(wèn)題研究 蘇 琴,女、徐州師范大學(xué)計(jì)劃財(cái)務(wù)處，會(huì)計(jì)師 姓名工作單