物業(yè)管理公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程

1、物業(yè)管理公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程 物業(yè)管理公司檔案管理標準作業(yè)規(guī)程 1目的 規(guī)范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。 2適用范圍 適用于物業(yè)管理公司各類檔案的管理。 3職責 3.1物業(yè)總經(jīng)理審批檔案的借閱申請及清單。 3.2綜合部主管監(jiān)督檔案管理的實施工作。 3.3檔案管理員負責檔案的日常管理工作。 4程序要點 4.1檔案的編號 4.1.1公司、管理處編號: a)物業(yè)管理有限公司編號為:(公司英文縮寫); b)物業(yè)管理處編號為:(管理處英文縮寫)。 4.1.2部門編號: a)綜合部編號為:Z·H; b)財務部編號為:C·W; c)管理部編號為:G·W d)項目

2、部編號為:X·M e)工程部編號為:G·C; 4.1.3年份編號:引用年份序號-20XX、20XX、20XX。 4.1.4檔案順序號:采用阿拉伯數(shù)字取3位有效數(shù)字-001、002、003、.。 4.1.5檔案編號舉例: a)物業(yè)管理有限公司編號: - 檔案序號 類別編號 部門編號 物業(yè)管理公司編號 b)管理處編號: 一一一一 檔案序號 類別編號 部門編號 管理處編號 物業(yè)管理有限公司編號 4.2檔案的分類 4.2.1區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機構劃分,全宗可分為以下幾類: a)行政、人事類; b)財務類; c)物業(yè)管理類; d)保潔類; e)工程修理類; f)保安類 4.2

3、.2全宗檔案的分類:要從檔案形成的特點和規(guī)律動身,符合檔案形成的實際狀況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應具有思想性、科學性、排它性和伸縮性。依據(jù)物業(yè)管理的特性,我們采用組織機構-問題分類法,如: 收文類 發(fā)文類 合同類 a)綜合部員工人事檔案 圖紙類 后勤類 收文類 報表類 b)財務部帳冊類 憑證類 合同類 工程圖紙類 合同類 收文類 發(fā)文類 業(yè)主檔案類 c)管理部員工檔案類 修理類 投訴類 回訪類 有償服務與多種經(jīng)營類 計劃總結類 4.3立卷與編制目錄 4.3.1立卷:就是根據(jù)單份文件相互之間的聯(lián)系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷: a)依據(jù)檔

4、案(或文件夾)的規(guī)格預備相應的檔案標貼紙; b)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如: -物業(yè)管理有限公司綜合部收文:-X·Z-收文; -物業(yè)管理有限公司財務部報表:-C·W-報表; -管理部業(yè)主檔案:一-G·W-業(yè)主檔案。 c)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3CM位置處,并排列在檔案柜中; d)將需歸檔的資料按其所屬類別及人檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾)內。 4.3.2編制目錄: a)檔案管理員在檔案盒內首頁位置預備活頁檔案目錄; b)每一份檔案在歸檔時,均需將該份檔案登記在

5、檔案目錄(內容包括:序號、文件編號、文件標題、頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中,以便查閱。 4.4檔案的保管期限 4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。 4.4.2各部門負責人應依據(jù)部門工作狀況及其部門有關標準作業(yè)規(guī)程,對檔案的保存價值進行鑒定及標注。 4.5檔案的保管 4.5.1檔案保管的工作任務是: a)便于查閱; b)保證檔案的安全; c)防止檔案的損壞; d)采取修復技術,延長檔案壽命。 4.5.2檔案保管的責任部門: a)財務部保管財務檔案; b)綜合部保管公司對內、對外文件、合同、保管分供方評審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績效考評檔

6、案及公司其他部門所需保管的資料; c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營資料: d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、修理、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經(jīng)營記錄及計劃、總結及管理處各職能部門需要保管的其他檔案; e)各職能部門除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。 4.5.3檔案的保管程序: a)各職能部門將需保管的資料經(jīng)文書處理程序后, 移交給檔案管理員; b)檔案管理員將該資料登記在檔案目錄中,歸入相應案卷并統(tǒng)一編號; c)檔案管理員定期將檔案目錄輸入電腦,以便查詢; d)檔案原則上保管原件。 4.6檔案的密級 4.6.1檔案的密收分為三級:絕密、機密、平

7、凡: a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案; b)機密檔案包括:ISO9000質量體系文件、重要的會議記錄(紀要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、修理、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案; e)平凡檔案包括:公司的通知、通告等平凡性文件。 4.7檔案的查閱權限 4.7.1物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司全部檔案。 4.7.2物業(yè)副總經(jīng)理(經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。 4.7.3部門負責人可查閱該部門全部檔案。 4.7.4其他人員依據(jù)審批查閱有關檔案。 4.8檔案的查閱/借閱/復制 4.8.1查閱/借閱/復制人到檔案

8、室在文件查閱/借閱/復制登記表中登記。 4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格: a)權限內(經(jīng)授權/審批)的按正常手續(xù)辦理; b)權限外的,檔案管理員開具檔案查閱/借閱/復制審批單給查閱人辦理審批手續(xù): 屬部門(財務類除外)的檔案,由部門負責人審批;屬管理處的檔案,由管理處負責人審批;屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;財務類的檔案也應由物業(yè)總經(jīng)理審批。 4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。 4.10須復制檔案的,絕密檔案報物業(yè)總經(jīng)理審批;機密檔案由綜合部負責人審批;平凡檔案由部門負責人審批。 4.11檔案的銷毀 4.11.1超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見各部門標準作業(yè)規(guī)程)每年編制銷毀計劃及清單,報綜合部主管審核。 4.11.2綜合部主管審核無誤后報物業(yè)總經(jīng)理審批。 4.11.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。 4.11.4監(jiān)銷人員確認銷毀文件無誤簽字后,選擇安全地點銷毀檔案。 序號文件編號文件標題頁數(shù)發(fā)文 單位發(fā)文 日期接收 日期歸檔編號備注 檔案目錄 文件查閱/借閱/復制登記表 序 號姓名查閱