機(jī)關(guān)公文辦理程序

1、機(jī)關(guān)公文辦理程序    機(jī)關(guān)公文辦理包括擬稿、核稿、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。        一、擬稿    以黨組、局機(jī)關(guān)名義發(fā)文，根據(jù)內(nèi)容由各科室擬稿，非職能科室業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的綜合性和重要文件由辦公室擬稿。        草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：        1符合

2、黨的方針政策，符合局黨組、局機(jī)關(guān)有關(guān)規(guī)定。        2情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。一律用簽字筆或鋼筆書寫，不能用鉛筆或圓珠筆。        3人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。        4結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為一、，第二層為（一），第三層為，第四層為（1）。 &

3、#160;      5公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。        二、核稿、會(huì)簽    公文起草后，擬稿科室負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真核稿并簽名。行文內(nèi)容涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上科室或部門，必須履行會(huì)簽手續(xù)。        三、審核    

4、;以黨組、局機(jī)關(guān)名義發(fā)文，公文送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)由局辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，是否符合黨的方針、政策及有關(guān)規(guī)定，是否與有關(guān)部門協(xié)商、會(huì)簽，文字表述、文種使用、公文格式等是否符合有關(guān)規(guī)定。        局辦公室對(duì)下列文稿予以退回重辦：        1未經(jīng)來文科室負(fù)責(zé)人核稿的。        2文件格式混亂、眉目不清、頭尾不全、附件遺漏及主抄送單位不清的。 

5、;       3文稿潦草，字跡不清，自造簡(jiǎn)化字，用鉛筆或圓珠筆起草或修改的。        四、簽發(fā)    審批公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和審批時(shí)間。其他審批人圈閱，應(yīng)當(dāng)視為同意。以黨組、局機(jī)關(guān)名義發(fā)文由局辦公室送黨組書記、局長(zhǎng)簽發(fā)。               

6、    十、公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法和其他有關(guān)規(guī)定，對(duì)具有查考利用價(jià)值的公文，應(yīng)及時(shí)整理（立卷）、歸檔，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。     隨著社會(huì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，各機(jī)關(guān)職能的不斷擴(kuò)展，公文以幾何級(jí)數(shù)在增加。面對(duì)浩如煙海的公文，人們不能也沒有必要保留全部公文，而應(yīng)有選擇地重點(diǎn)保存其中有參考利用價(jià)值的公文，以備日后查考，為此，必須規(guī)定公文的歸檔范圍。     一、應(yīng)歸檔的范圍     公文的歸檔范圍，是指應(yīng)予立

7、卷歸檔的公文范圍。立卷歸檔就是將辦畢公文按照一定的原則組合成案卷后移交檔案部門的活動(dòng)。一個(gè)單位公文歸檔范圍的劃定必須考慮三個(gè)要素：     （1）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)，即公文的內(nèi)容真實(shí)地再現(xiàn)本機(jī)關(guān)產(chǎn)生、發(fā)展的歷史軌跡，客觀地反映了這個(gè)單位的管理活動(dòng)，如行政管理、生產(chǎn)、科研、教學(xué)等各種性質(zhì)單位總是形成具有自身職能活動(dòng)特點(diǎn)的，其他單位絕無僅有的公文。因此，反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本狀況的公文應(yīng)作為歸檔的重點(diǎn)，這些內(nèi)容的公文一旦丟棄或銷毀是無法恢復(fù)，無處可尋的。當(dāng)然，這里所言的“職能活動(dòng)的公文”，并不只是“本機(jī)關(guān)”形成的公文，還應(yīng)包括本機(jī)關(guān)為了實(shí)現(xiàn)自身職能活動(dòng)所接受的上下級(jí)

8、和其他機(jī)關(guān)的公文，因?yàn)槁毮艿膶?shí)現(xiàn)總是在與各級(jí)各類組織的配合中完成的。     （2）公文辦理完畢，即公文在處理程序上已經(jīng)運(yùn)轉(zhuǎn)完畢，一方面是指收文程序如簽發(fā)登記、擬辦、批辦、承辦等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作均以處理完畢，完全實(shí)現(xiàn)了公文的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用；另一方面是指發(fā)文程序如擬稿、會(huì)商、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞等多種環(huán)節(jié)的工作已經(jīng)完成，但對(duì)于收文機(jī)關(guān)來說，其現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用才剛剛開始?？梢姡瑲w檔公文強(qiáng)調(diào)的是公文處理“程序”的完畢，而非指公文“信息內(nèi)容” 的完全處理完畢。     （3）具有查考利用價(jià)值，即歸檔公文必須對(duì)本機(jī)關(guān)日后的工作具有查考憑據(jù)作用，

9、或者對(duì)社會(huì)某一方面的工作具有參考利用價(jià)值。公文歸檔的最終目的只有一個(gè)：利用公文承載的信息內(nèi)容，了解工作情況，解決工作中的問題。如果沒有保存利用價(jià)值，人們就沒有必要花費(fèi)如此多的人力、物力和時(shí)間來進(jìn)行公文整理、保管、管理、開發(fā)信息等工作。     根據(jù)國(guó)家檔案局的有關(guān)規(guī)定，一般機(jī)關(guān)的公文歸檔范圍應(yīng)包括以下內(nèi)容：     （1）上級(jí)針對(duì)本機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性的公文，需要本機(jī)關(guān)認(rèn)真貫徹執(zhí)行或參照?qǐng)?zhí)行的領(lǐng)導(dǎo)性公文，如上級(jí)命令、決定、批復(fù)、規(guī)定、辦法等。     （2）本級(jí)機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)中形成的公文材料，如工作請(qǐng)示、報(bào)告、

10、計(jì)劃、總結(jié)，人事管理決定、通知，財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)表、分析報(bào)告及各類賬簿、憑證等。     （3）下級(jí)機(jī)關(guān)呈送的報(bào)請(qǐng)類公文，如工作請(qǐng)示、重要工作的報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。     （4）同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)重要的商洽性或?qū)徟怨?，或者本機(jī)關(guān)需參照辦理的各種公文，如各種問函和復(fù)函，重要規(guī)定、辦法、通知等。     機(jī)關(guān)在劃定歸檔范圍時(shí)，要特別注意以下情況的處理：     （1）聯(lián)合辦理的公文的處理，原件由主辦機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。  

11、;   （2）兼職公文的處理，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)，在履行所兼職權(quán)職責(zé)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔。     （3）內(nèi)部公文的處理，內(nèi)部公文盡管沒有正式公文的格式，如工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、調(diào)查報(bào)告等，但它們真實(shí)地的記載了機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)，應(yīng)劃入立卷范圍。     （4）常用資料的處理，機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作接收和收集的有關(guān)資料，如重要的公文匯集、資料匯編、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、大事記、刊物和有關(guān)書籍等，是日常機(jī)關(guān)工作的重要工具，其本身并不反映本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)，因此不屬于歸檔范圍。但為方便利用，可將其單獨(dú)整理，

12、保存?zhèn)洳椤?    二、不予歸檔的范圍     根據(jù)國(guó)家檔案局的有關(guān)規(guī)定，不予歸檔的公文材料包括：     （1）重份公文；即同一公文有幾份甚至許多份，包括一式多份的收文或發(fā)文副本，為辦理而制發(fā)的復(fù)印件。     （2）無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性的公文。     （3）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效公文，一般公文的多次修改稿（只有非常重要的有查考價(jià)值的法規(guī)性公文、重要的方針政策公文、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃等的歷次修改稿可以保存，以反映整個(gè)公文討論、修改的全過程

13、）。     （4）公文起草人為撰寫公文而收集的素材公文。     （5）與本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)無關(guān)的抄送類公文、無價(jià)值的會(huì)議公文等。     （6）一般的人民來信及無特殊保存價(jià)值的信封。     以上公文歸檔和不歸檔的范圍，只是一個(gè)通用的范圍，具體到各機(jī)關(guān)的歸檔范圍的制定時(shí)，應(yīng)結(jié)合自身職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，制定明確具體的范圍，便于文書人員或檔案人員實(shí)際操作，保證歸檔案卷質(zhì)量。    十一、公文立卷就是按照公文的特征和聯(lián)系將若干具有共同點(diǎn)

14、和聯(lián)系密切的公文組合成有機(jī)聯(lián)系的集合體的活動(dòng)。從公文的組成結(jié)構(gòu)中概括出來的為所有公文都共有的共同點(diǎn)，如作者、內(nèi)容、地區(qū)等，是立卷工作的依據(jù)。立卷工作主要包括兩項(xiàng)工作：分類和組卷。     分類是將機(jī)關(guān)產(chǎn)生的公文按照一定的特點(diǎn)分成若干部分，組合則是把每一小類的局部的公文，按照共同特點(diǎn)組成保管單位。但二者又有相似之處：分類的方法主要是分析，分中有合，其分類結(jié)果是將具有不同特點(diǎn)的公文分別集合為不同類別；組卷的方法主要是綜合，合中有分；其結(jié)果是將具有共同特征的單份公文集合為一個(gè)集合體（案卷）。     一、分類方法   &

15、#160; 公文的分類應(yīng)該符合分類的邏輯原則，力求簡(jiǎn)明、嚴(yán)密。每一分類層次上只能使用一個(gè)分類標(biāo)準(zhǔn)，也就是，將一大組公文劃分成若干小組時(shí)，只能使用一個(gè)相同的標(biāo)準(zhǔn)，不允許同時(shí)使用幾種標(biāo)準(zhǔn)。通常，機(jī)關(guān)公文分類可以劃分為四個(gè)層次：分年度分組織機(jī)構(gòu)分問題分保管期限。     （一）分年度     即按照公文形成、處理的年度特征將同一年度的公文分為一類，不同年度的公文分為不同的類別。在現(xiàn)行機(jī)關(guān)，其工作的計(jì)劃、總結(jié)等都是按照一個(gè)自然年度來安排，將每年的1月1日12月31日作為一個(gè)工作周期，其工作周期中同步產(chǎn)生的公文，也自然而然就形成了以年度為單位的

16、獨(dú)立類別，因此，按年度分類，縱向地反映了機(jī)關(guān)工作的特點(diǎn)和逐年變化、發(fā)展的客觀情況，有利于現(xiàn)行機(jī)關(guān)利用和歸檔之后其他機(jī)關(guān)的利用。     年度分類，要求根據(jù)公文準(zhǔn)確日期歸入相應(yīng)的年度。不同年度的公文一般不得放在一起立卷，否則，這會(huì)打亂公文的時(shí)序，給日后的查找利用工作帶來極大的不便。但是，由于工作的連續(xù)性，有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)跨越兩個(gè)或兩個(gè)以上年度的公文，針對(duì)這類跨年度公文可采用的常規(guī)處理方法有：     1回復(fù)性公文放在復(fù)文年度，如2000年的請(qǐng)示與2001年的批復(fù)，應(yīng)將請(qǐng)示批復(fù)均放入2001年立卷；     2規(guī)

17、劃性的公文，應(yīng)放在計(jì)劃或規(guī)劃針對(duì)的第一年立卷，如“20002005年科研工作規(guī)劃”可以放在2000年立卷；     3總結(jié)性的公文應(yīng)放在其內(nèi)容針對(duì)的最后一年立卷；如2001年完成的“19992000年×××項(xiàng)目財(cái)務(wù)決算”應(yīng)放入2000年；     4會(huì)議公文，放入召開會(huì)議的年度；     5規(guī)范類公文，應(yīng)放人公文針對(duì)的第一年；     6兩項(xiàng)內(nèi)容的公文，歸入主要內(nèi)容針對(duì)的年度，如“2000年工作總結(jié)及2001年工作安排”，可視內(nèi)容側(cè)重歸入相應(yīng)年度

18、。     （二）分組織機(jī)構(gòu)     即按機(jī)關(guān)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類立卷。     機(jī)關(guān)中組織機(jī)構(gòu)的框架，是根據(jù)本機(jī)關(guān)的職能設(shè)立的，每一個(gè)部門又有各自相對(duì)獨(dú)立的職權(quán)、職責(zé)，由各部門自身產(chǎn)生或承辦的公文在內(nèi)容性質(zhì)上也就是相對(duì)獨(dú)立的一個(gè)類別。在一個(gè)年度內(nèi)，按照內(nèi)部各組織機(jī)構(gòu)分類，自然能夠保持公文之間內(nèi)容上的主要聯(lián)系，有利于專題查找和利用檔案。     根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，我國(guó)黨政檔案實(shí)行統(tǒng)一管理的原則。因此一個(gè)機(jī)關(guān)一個(gè)年度內(nèi)的公文按照組織機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)分類的步驟是：將公文分成黨、政、工、

19、團(tuán)等四大類別；在四大類別中每一類別再按組織機(jī)構(gòu)繼續(xù)分類。這種分類的結(jié)果，使一個(gè)機(jī)關(guān)的黨、工、團(tuán)等組織的公文與各行政、業(yè)務(wù)部門的公文分開，文秘部門（辦公室）的公文與業(yè)務(wù)部門的公文分開，各內(nèi)部機(jī)構(gòu)的公文也相互分開，各自形成不同的類別，按組織機(jī)構(gòu)的性質(zhì)從各個(gè)方面層次清楚地反映整個(gè)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史面貌。     在按組織機(jī)構(gòu)分類時(shí)，要注意把握好立卷點(diǎn)的深度，一般不要將立卷點(diǎn)確定在最基層的執(zhí)行層，而應(yīng)該根據(jù)文書工作的組織形式，將立卷點(diǎn)確定在能掌握本部門公文運(yùn)轉(zhuǎn)，控制本部門公文信息的機(jī)構(gòu)層次上。     （三）分問題   

20、;  分問題，就是按照公文內(nèi)容所反映的問題特征來劃分類別。     問題分類，可以使性質(zhì)、內(nèi)容相同的公文相對(duì)集中，較好地保持同一問題公文之間的聯(lián)系性，為利用者提供關(guān)于某一問題、事件或人物等的系統(tǒng)、完整的公文信息。減少或避免了同一問題公文的分散現(xiàn)象。     在選用問題分類時(shí)，特別要考慮使用的機(jī)關(guān)對(duì)象和分類層次。由于人們知識(shí)水平不同，認(rèn)識(shí)事物的角度不同，對(duì)同一“問題”的看法各異，往往更多地?fù)饺肓藗€(gè)人主觀成分在內(nèi)，致使同一份公文產(chǎn)生的分類結(jié)果也可能出現(xiàn)多種歸類，使分類時(shí)難以給公文準(zhǔn)確定位。因此問題分類的方法，適用于第三、四層次的

21、分類標(biāo)準(zhǔn)，通常在組織機(jī)構(gòu)分類下使用。適宜在第一層次采用問題分類的，往往是一些內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置比較簡(jiǎn)單或者不太穩(wěn)定、機(jī)構(gòu)分工不明確而且公文數(shù)量較少的機(jī)關(guān)。一些大、中型組織機(jī)關(guān)，其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)較多且相對(duì)穩(wěn)定，各部門職能相對(duì)獨(dú)立，公文數(shù)量較多，應(yīng)該采取先按組織機(jī)構(gòu)分類，再接問題分類的方法，一般不要輕易打亂組織機(jī)構(gòu)采取問題分類。     問題分類時(shí)應(yīng)遵循問題的伸縮性規(guī)律。每一個(gè)機(jī)構(gòu)對(duì)本部門產(chǎn)生和處理的公文總是有主有從、有多有少，立卷時(shí)應(yīng)根據(jù)具體情況，靈活掌握。公文多時(shí)，可將一個(gè)大問題分解為幾個(gè)小的具體問題；公文少時(shí)，又可以把幾個(gè)具體的問題概括為一個(gè)大問題。  

22、60;  （四）分保管期限 即按照公文的保存價(jià)值的不同，將公文劃分成不同的類別。分保管期限，通常是在同一個(gè)問題之下進(jìn)行，一般不作為一個(gè)機(jī)關(guān)第一層次的分類標(biāo)準(zhǔn)。     保管期限，是根據(jù)各類公文客觀存在的保存價(jià)值確定。國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定將應(yīng)歸檔公文的保管期限確定為永久、長(zhǎng)期（1650年）和短期（15年以下）三種期限。這三種期限只是一個(gè)大致的規(guī)定，各個(gè)機(jī)關(guān)在具體的工作中根據(jù)本機(jī)關(guān)的地位、職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)等客觀情況，制定出更加詳細(xì)，準(zhǔn)確的保管期限表。如有必要，還可以針對(duì)公文具體情況，將長(zhǎng)期、短期的保存時(shí)間劃分得更準(zhǔn)確、更具體，如 5年、10年、

23、20年、25年等。     分保管期限時(shí)，應(yīng)該密切注意同一問題公文的完整性。由于公文自身的真實(shí)記錄性、原始性，決定了公文的價(jià)值（對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)的現(xiàn)實(shí)憑證價(jià)值和對(duì)歷史的參考價(jià)值）。劃分保管期限應(yīng)該以此為依據(jù)。同時(shí)公文的價(jià)值往往不是單份公文能體現(xiàn)的，更多是在相互聯(lián)系的一組公文中展現(xiàn)。這是公文形成的聯(lián)系性所決定的，因此在立卷時(shí)應(yīng)維護(hù)同一問題公文的完整性。一般情況下，機(jī)關(guān)公文完整程度較高，劃分保管期限應(yīng)從嚴(yán)，反之，則應(yīng)適當(dāng)提高殘存的不完整公文的保管期限，從寬處理這些公文。     二、組卷方法     公文組卷，即對(duì)

24、分類后的各屬類按照其共同特征和主要聯(lián)系，將其組合成一個(gè)個(gè)案卷的活動(dòng)。組卷的依據(jù)是從公文結(jié)構(gòu)中概括出來的作者、問題、時(shí)間、名稱、通訊者、地區(qū)等諸要素，它們體現(xiàn)了公文在這些方面特有的聯(lián)系及形成規(guī)律。因此組卷的常用方法有：     （1）按作者特征立卷，即將同一作者制發(fā)的公文組合成案卷。作者指制發(fā)公文的機(jī)關(guān)、部門及其領(lǐng)導(dǎo)人。特別強(qiáng)調(diào)“同一作者”，本機(jī)關(guān)的發(fā)文、直接領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、某一個(gè)下級(jí)機(jī)關(guān)的來文，都可以采用作者特征立卷。按此特征組卷，有利于反映同一公文作者的工作狀況及本機(jī)關(guān)與某機(jī)關(guān)之間的工作聯(lián)系，有利于依據(jù)公文來源確定其重要程度和保存價(jià)值。   

25、60; （2）按問題特征組卷，即將反映同一事件、案件、人物、問題、業(yè)務(wù)活動(dòng)和同一性質(zhì)工作的公文集中在一起組卷。此處所言的“問題”，是指公文內(nèi)容反映的主題，包括事件、案件、人物的處理、具體問題的發(fā)生與解決、某項(xiàng)工作業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展等。按問題特征立卷，將同一主題的一系列關(guān)系密切的公文組合成一個(gè)整體，正好反映了“同一問題”發(fā)生。發(fā)展以及解決的全過程，既能保持公文之間的有機(jī)聯(lián)系，又能符合利用者按問題（主題）檢索公文的習(xí)慣，使它成為一種主要的常用的立卷方法。     （3）按時(shí)間特征立卷，即按照某一問題下公文產(chǎn)生的時(shí)間順序?qū)⒐木幜⒊砂妇?。時(shí)間特征，即指公文形成的時(shí)間（同一年度、同一時(shí)期、月份、日期）。按時(shí)間特征組卷，可以反映出一個(gè)機(jī)關(guān)（部門）在不同時(shí)期的工作特點(diǎn)和發(fā)展?fàn)顩r，有利于保持同一時(shí)間公文的聯(lián)系，可以使利用者從“縱”的（歷史）聯(lián)系中去把握、認(rèn)識(shí)事物的發(fā)生、發(fā)展、影響等，為那些需要從時(shí)間特征檢索公文