格式化文檔技巧

1、第2章 格式化文檔技巧不論是用筆還是用電腦撰寫文章，最重要的肯定是要言之有物。但除了內(nèi)容之外，形式也是很重要的。尤其是使用文字處理軟件撰寫文章、專著，如果懂得如何快速、巧妙地設置格式，不僅可以使文稿樣式美觀，更可以加快編寫速度。而如果不懂得這些基本的格式化手段，編輯起文稿來，就會感到處處受到束縛，寫作過程也難以順暢，影響工作效率。2.1 格式化字符技巧字符可以是一個漢字，也可以是一個字母、一個數(shù)字或一個單獨的符號，字符的格式包括字符的字體、大小、粗細、字符間距及各種表現(xiàn)形式。簡單的字符格式可以通過工具欄上的按鈕來進行排版操作，如，設置字體加粗，可以單擊工具欄上的按鈕來實現(xiàn)、設置字體字號，可以單

2、擊工具欄上的【字號】下拉列表按鈕來選擇字號等；也可以通過快捷鍵來完成，如，選擇字體下劃線，可以單擊【下劃線】按鈕或在下拉列表中選擇下劃線的線型。但是，一些特殊的字體必須通過【字體】對話框才能完成設置。如果要制作出更具有藝術性的字符效果，如，變形字體、旋轉(zhuǎn)字等，可以通過藝術字來完成。使用【格式】工具欄格式化字符可以設置一些簡單的字符格式。2.1.1 隨意地選擇字號選擇字號方法很簡單，單擊常用工具欄上的下拉列表按鈕，在字號列表中選擇或輸入字號。字號的表示方法有兩種，一種是中文數(shù)字，數(shù)字越小，對應的字號越大；另一種是阿拉伯數(shù)字，字號越小，字符也就越小。字號的單位為磅，用毫米換算的方法為：1毫米=2.

3、83磅；磅與號的換算單位是：1磅=1/72英寸，1英寸=21.4毫米。在Word中，表述字體大小的計量單位有兩種，一種是漢字的字號，如初號、小初、一號、七號、八號；另一種是用國際上通用的“磅”來表示，如4、4.5、10、12、48、72等。中文字號中，“數(shù)值”越大，字就越小，所以八號字是最小的；在用“磅”表示的字號時，數(shù)值越小，字符的尺寸越小，數(shù)值越大，字符的尺寸越大。1磅有多大呢？2.83磅等于1毫米，所以28號字大概就是一厘米高的字，約相當于中文字號中的一號字。在Word環(huán)境下，也可以打印大標語、大橫幅剪字時所需的足夠大的“大”字體。事實上，Word中最大字體可達“1638磅”！說到“磅”

4、值，在這里就有必要說說中文Word中漢字字體的計量問題。 中文字號就是這十六種，而用“磅”表示的字號卻很多，其磅值的數(shù)字范圍為11638，也就是說最大的字號可以是1638，約58厘米見方，最小的字號為1，三個這樣的字加起來還到到一毫米寬。一般A4紙可容納的最大字的磅值為630左右，在實際使用過程中可以根據(jù)需要來設置字的大小，想要特大字，或是袖針小字都可以。中文Word對字體的的大小同時采用了兩種不同的計量單位，其中一種是我們常說的以“字號”為計量單位，如常用的“初號、小初、一號七號、八號”等；另外一種則是以國際上通用的“磅”為計量單位，如“5、55、648、72”等?！白痔枴迸c“磅”的對應關系

5、見表2-1所示。 表2-1 “字號”與“磅”的對應關系字號初號小初一號小一二號小二三號小三四號小四五號小五六號小六七號八號磅4236262422181615141210.597.56.55.55一般用戶都認為中文Word中的字體，有“初號、小初、一號七號、八號”和“5、55、648、72”等，“大”與“小”共16種之多。其實不然，Word文檔中字體的“磅”值，是“數(shù)字必須介于1和1638之間”。而且，我們在工具欄上的字號欄內(nèi)能夠輸入整數(shù)和小數(shù)點后為“0”或“5”的數(shù)值。因此，從理論上講，Word中字體的“大”與“小”共有（16381637=3275）種之多。 A4幅面的紙張上容納的最大字的磅值

6、為630左右。“自定義”（5587cm×5587cm）幅面的紙張，也包不住大于1181磅的字。因此，在使用Word時，可以根據(jù)實際需要利用“磅”來設置字體的任意“大”、“小”，而不必埋怨Word中無“特大”字了。 其實在任何一個版本的Word中都能隨意設定字號，且操作簡單。其操作方法是：（1）將需設定字號的文字選中后。（2）單擊【格式】工具欄的【字號】下拉列表框。（3）在列表框中選中所需要的字號，或者鍵入所需的字號磅值（如300），然后按回車即可。 用上述方法設定的字號，只能在1至1638之間。即用Word打?。@示）的方塊漢字，其邊長最小為035毫米，最大可達5778厘米。此外，字

7、號允許在小數(shù)點后第一位上加個“5”。2.1.2 選擇字形效果有時候為了強調(diào)和突出內(nèi)容，可以通過改變字形來實現(xiàn)，如，粗體和斜體等。也可以將效果同時使用， 在【格式】工具欄中，設置字形的按鈕呈點亮狀態(tài)表示應用字形效果。否則表示取消使用字形效果。：表示使用粗體效果。：表示使用斜體效果。：給所選加下劃線，可以在其下拉列表中選擇不同的線型。：給所選字符加邊框。：表示所選字符帶底紋效果。大家對于常見的字符格式，如加粗、斜體、下劃線等一點也不陌生。但是，如果你不了解它們的快捷鍵，而是用鼠標點擊工具欄按鈕來設置的話，那么還是影響速度?；ê苌僖稽c時間記住并熟悉它們的快捷鍵，肯定會給你的工作帶來更多的便利：加粗“

8、Ctrl B”含義：B = Bold 粗體斜體“Ctrl I” 含義：I = Italic 斜體下劃線“Ctrl U”含義：U = Underline下劃線2.1.3 調(diào)整字符的寬與高設置一些簡單的字符格式可以使用【格式】工具欄格式化字符，但一些特殊的字體必須通過如圖2.1所示的【字體】的【字符間距】對話框才能完成設置。圖2.1 【字體】對話框使用菜單命令也可以設置簡單中字符格式，但方法與使用工具欄設置雷同，下面介紹調(diào)整字符的寬與高。在一些特殊的排版中需要設置字符的寬與高有一定的縮放比例，從而得到如圖2.2所示的字符的縮放效果。圖2.2 字符的縮放效果操作步驟是：（1）在【字體】對話框中，單擊

9、【字符間距】選項卡。（2）在【縮放】下拉列表框中選擇需要縮放的比例，也可以直接輸入百分比的數(shù)值，如圖2.3所示。圖2.3 選擇縮放的比例（3）最后單擊【確定】按鈕即可。選擇越大于100%的比例，得到的字體就越趨于寬扁；選擇的縮放比例越小于100%的比例，那么得到的字體就越趨于瘦高。如選擇100%，則表示沒有縮放。2.1.4 調(diào)整字符的間距調(diào)整字符的間距也很實用，如在小篇文檔中，為了適應排版的需要，當有一段文字占用了二行，第一行是滿行，而第二行僅占用12個字符，這時為了調(diào)版式，想讓這段文字僅占有一行。就可以使用【緊縮】字符間距的辦法來實現(xiàn)。同樣，如果一行文字剛好占用一行滿行，要把它占用兩行，也可

10、以加寬字符的方法來實現(xiàn)。操作方法是：（1）選中要調(diào)整字符間距的整段文字。如圖2.4所示。圖2.4 選中要調(diào)整字符間距的整段文字（2）在打開的【字符間距】選項卡中，在【間距】下拉列表框中選擇【緊縮】或者【加寬】選項，再在【磅值】微調(diào)框中輸入緊縮的磅值，如圖2.5所示。一般為0.1磅到2磅之間，少于0.1磅可能不發(fā)生作用。在這個范圍內(nèi)縮放的文字在文檔中用肉眼是不容易發(fā)覺的。圖2.5 在【磅值】微調(diào)框中輸入緊縮的磅值（3）最后單擊【確定】按鈕。結(jié)果如圖2.6所示。圖2.6 調(diào)整字符的間距的效果另外，Word還提供了利用設置文字的寬度來調(diào)整字符間距的辦法。方法是選擇需要調(diào)整寬度的文字，單擊【格式】|【

11、調(diào)整寬度】命令。在打開如圖2.7所示的對話框中，輸入需要的寬度。單擊【確定】按鈕。如要取消調(diào)整寬度的效果，可再次打開該對話框，然后單擊【刪除】按鈕就可以了。圖2.7 調(diào)整字符寬度2.1.5 更改英文大小寫字母可以使用多種方法來更改英文大小寫字母。1使用菜單方法更改大小寫（1）單擊【格式】|【更改大小寫】命令。（2）打開如圖2.8所示的對話框。圖2.8 【更改大小寫】對話框（3）選擇要更改字母的切換項目，如單擊【切換大小寫】單選按鈕，則將所選內(nèi)容中所有大寫字母都改為小寫或進行相反轉(zhuǎn)換。如單擊【詞首字母大寫】單選按鈕，則將所選內(nèi)容中每個單詞的首字母都改為大寫。如選擇【大寫】單選按鈕，則將所有選定的

12、文字都改為大寫字母。如選擇【小寫】單選按鈕，則將所有選定的文字都改為小寫字母等等。2使用快捷鍵更改英文大小寫反復使用下述的快捷鍵，可以在應用或取消大小寫字母之間進行切換。（1）快捷鍵Ctrl+Shift+K：設置為小型大寫字母，如，ActiveWindow（2）快捷鍵Ctrl+Shift+A：設置為全部大寫字母，如，ACTIVEWINDOW（3）快捷鍵Shift+F3：在全部大寫字母、全部小寫字母及第一個字符大寫3種狀態(tài)間切換。3使用對話框設置英文的大小寫（1）單擊【格式】|【字體】命令，打開【字體】對話框。（2）選擇【字體】選項卡。（3）在【效果】選項組中有兩個復選框可以選擇，即【小型大寫字

13、母】和【全部大寫字母】兩復選框，如圖2.9所示。圖2.9 使用對話框設置英文的大小寫2.1.6 設置文檔的度量單位Word中的度量單位有厘米、毫米、磅（1厘米約等于2835磅）、英寸和十二點活字（1個十二點活字等于12磅）五種。如要使用不同的度量單位，可以按照下面方法設置：（1）單擊【工具】|【選項】命令。（2）選擇【常規(guī)】選項卡。（3）在【度量單位】下拉列表中選定需要的一種度量單位。如圖2.10所示。圖2.10 度量單位【度量單位】列表框的下面還有一個【使用字符單位】復選框，如果將其選中，無論選定了哪種度量單位，視圖標尺上的刻度值是“字符”；即在選擇“格式”菜單中選擇“段落”命令，打開“段落

14、”對話框，在其中的“縮進和間距”選項卡上的“縮進”以“字符”來度量，“段前”、“段后”以“行”來度量。 2.2 格式化段落技巧段落指的是以按Enter鍵為結(jié)束的內(nèi)容。因此段落可以包括文字、圖片、各種特殊字符等。一般情況下，文本行距取決于各行中文字的字體和字號。如果某行包含大于周圍其他文字的字符，如，圖形或公式等，Word就會增加該行的行距。如果刪除了段落標記，則標記后面的一段將與前一段合并，并采用該段的間距。排版的時候，如果懂得如何快速、巧妙地設置格式，不僅可以使文稿樣式美觀，更可以加快編寫速度。而如果不懂得這些基本的格式化手段，編輯起文稿來，就會感到處處受到束縛，排版過程也難以順暢，影響工作

15、效率。如使用樣式可以省少排版的工作量。2.2.1 讓段落首行縮進 首行縮進是Word提供的一種特殊的樣式正文（首行縮進兩字），也就是在段落的首行縮進兩個字符。在Word中文版中，使用了一種字符測量單位。這樣，可以以字符為單位測量一些段落格式設置，如，縮進、頁邊距、行距、字符間距等等。這對于中文文字的處理特別有用，因為在日常寫作中有在段落起始處縮進兩個字符的習慣。如果以字符為單位，就不必擔心因改變了字體、字號等造成格式上的混亂。一篇文檔是否選用首行縮進功能，除了使用樣式設置外，還可在【段落】的【縮進和間距】選項卡中進行設置。在如圖2.11所示的對話框中，可以在“特殊格式”下拉列表框中可以設定設定

16、“首行縮進”或“懸掛縮進”格式。圖2.11 設定“首行縮進”如果不選用上面的“首行縮進”項，則可以選擇“工具”菜單，選取“自動更正”命令，然后在“自動更正”對話框中分別選中“鍵入時自動套用格式”和“自動套用格式”選項卡上的“段落開頭空格采用首行縮進”復選框。如圖2.12所示。 如果選用首行縮進功能，則可以選擇圖2.10的“使用字符單位”復選框。這樣“首行縮進”的距離值就以字符來度量，從而省略每次改變字體大小后，重新設定“度量值”的工作。 圖2.12 選中“段落開頭空格采用首行縮進”復選框2.2.2 設置首字下沉在不少報刊上都可以見到【首字下沉】的效果。所以在排版的時候難免要給文檔設置首字下沉。

17、所謂【首字下沉】，就是指文章或者段落的第一個字或前幾個字使用比文章的其他字的字號要大，或者不同的字體。這樣可以突出段落，更能吸引讀者的注意。設置首字下沉的操作步驟是：（1）用鼠標選擇文章第一段的第一個字，也就是要做“首字下沉”的文字，（2）單擊【格式】|【首字下沉】命令。打開如圖2.13所示的【首字下沉】對話框。（3）在【首字下沉】對話框中的【位置】選項組中有【無】、【下沉】和【懸掛】3個框。一般使用【下沉】比較多，也比較適合中文的習慣。通常下沉行數(shù)不要太多，大概2 5間就適合了。否則使文字太突出，反而影響文章的美觀。圖2.13 【首字下沉】對話框在【字體】、【下沉行數(shù)】和【距下文】三個選項里

18、，選擇【字體】為【宋體】，【下沉行數(shù)】為【3】行，在【距正文】微調(diào)框中輸入下沉的字符與段落正文的間距量。最后，單擊【確定】按鈕。如果覺得效果不是很好，可以再重復上面的操作步驟，直到滿意為止。最后得到如圖2.14所示的首字下沉效果圖。圖2.14 首字下沉的效果2.2.3 頁面垂直對齊方式設置段落的垂直對齊，可以快速地定位段落的位置，如要制作一個封面標題，設置段落的垂直居中對齊就可以快速將封面標題置于頁面的中央。設置段落的垂直對齊的步驟是，單擊【文件】|【頁面設置】【版式 】命令或標簽。在【垂直對齊方式】下拉列表框中選擇一種對齊選項，如圖2.15所示。圖2.15 選擇垂直對齊方式如圖2.16所示是

19、三種段落垂直對齊方式，從左到右分別是底端對齊、居中對齊和分散對齊，而默認情況下一般是使用頂端對齊的方式。圖2.16 段落垂直對齊方式的各種效果 設置文本對齊方式在文檔中，文本的對齊方式可分為五種，但經(jīng)常使用的有實際效果的只有三種。文本對齊方式的作用只有在兩種不同字號大小的段落中才有效果，特別是在圖片與文字之間，效果就特別明顯。如圖2.17所示分別是“底端對齊”、“居中對齊”和“頂端對齊”的文本對齊方式。圖2.17 文本對齊的常用三種方式設置文本對齊方式的方法是，單擊【格式】|【段落】|【中文版式】命令或選項卡，在【文本對齊方式】右邊的下拉列表框中選擇需要的對齊方式，如圖2.18所示。圖2.18

20、 設置文本對齊方式 控制段落的自動分頁排版的時候，Word一般會自動按照用戶所設置頁面的大小自動進行分頁，以美化文檔的視覺效果、簡化用戶的操作，不過系統(tǒng)自動分頁的結(jié)果并不一定就符合用戶的要求，這時我們就需要手工對文檔的分頁狀況加以調(diào)整。其實Word的分頁功能十分強大，它不僅允許用戶手工對文檔進行分頁，并且還允許用戶調(diào)整自動分頁的有關屬性，如，用戶可以利用分頁選項避免文檔中出現(xiàn)“孤行”、避免在段落內(nèi)部、表格行中或段落之間進行分頁等，可滿足用戶的任何要求。盡管Word會根據(jù)頁面大小及有關段落的設置自動對文檔進行分頁，但我們?nèi)匀豢梢詫ord自動分頁時的有關禁忌規(guī)則進行適當?shù)男薷模赃_到控制Word

21、的自動分頁狀態(tài)的目的。調(diào)整Word自動分頁屬性的具體操作步驟如下：（1）選定需調(diào)整分頁狀態(tài)的段落。（2）單擊【格式】|【段落】命令。（3）從【段落】對話框中選擇【換行和分頁】選項卡，如圖2.19所示。圖2.19 【換行和分頁】選項卡（4） 在【分頁】選項組中，可以設置自動分頁的屬性，主要有以下幾項：【孤行控制】：防止段落單獨出現(xiàn)在一頁頂部的最后一行，或者是單獨出現(xiàn)在一頁底部的第一行。如圖2.20左圖所示，當一個段落跨頁時，而在下一頁只有1行時，就會自動讓下一頁段落占有2行，而在上一頁中多留一行空白；又如圖2.20右圖所示，當一個段落在前一頁僅占有一行時，會自動把這一行強制分到下一頁中去，即不讓

22、該段落出現(xiàn)“孤行”。 圖2.20 孤行控制【與下段同頁】：防止在所選段落與后面一段之間出現(xiàn)分頁符，即，將本段與下一段放在同一個頁面上。如圖2.21所示是選中與清除【與下段同頁】復選框前后的效果。在一些標題之間，就會較多出現(xiàn)這種情況，如果標題可以在前一頁排放，而后面的正文無法與標題在同一頁時，就會自動將標題強制排在下一頁中去。圖2.21 【與下段同頁】的效果【段前分頁】：在所選段落前強制分頁。不管該段落在上一頁中是否能排排得下，如果該段落使用了【段前分頁】，則一律把該段強制排到下一頁中去，如圖2.22所示?！径沃胁环猪摗浚悍乐箤⒃摱未蛴〉絻蓚€不同的頁面上。一般在表格中使用得較多，但在一般正文中也

23、有使用。如圖2.23所示，當一段文本在一頁中排不下時，自動把整個文本強制排到下一頁中去。按照不同的需要設置對文件進行分頁，可以滿足了用戶特殊的要求。 圖2.22 【段前分頁】的效果 圖2.23 【段中不分頁】的效果 給段落硬分頁Word的自動分頁功能并不能完全滿足用戶對文檔進行編排的需要，如，一篇包含有正文和附言的文檔，其正文和附言之間一般都需分頁打印，自動分頁功能對此就無能為力，這時我們只能通過手工在文檔中插入一個分頁符的辦法來加以解決。在文檔中插入分頁符的操作步驟如下：（1）單擊需要重新分頁的位置。（2）單擊【插入】|【分隔符】命令。（3）選擇【分頁符】選項。如圖2.24所示。圖2.24

24、插入分頁符（4）單擊【確定】按鈕。此時，Word會根據(jù)分頁符對文檔進行分頁，其中在頁面視圖方式、打印預覽方式和在打印出來的文稿中，分頁符后面的內(nèi)容將出現(xiàn)在下一頁上。在普通視圖方式下，文檔仍然是連續(xù)顯示，但通過顯示專門的【分頁符】來反映頁面的分布情況（自動分頁符在屏幕上顯示為一條貫穿頁面的虛線、人工分頁符在屏幕上顯示為標有【分頁符】字樣的虛線），從而滿足了用戶對文檔進行編排的需要。 當頁面中填滿文字或圖形時，Word會插入一個【自動】分頁符（也稱軟分頁符），并另起新頁。要在指定位置強制分頁，可以插入【人工】分頁符（也稱硬分頁符）。 在頁面視圖、打印預覽以及在打印出的文檔中，分頁符后的文本出現(xiàn)在新

25、頁中。在普通視圖中，自動分頁符顯示為橫穿頁面的單點劃線；人工分頁符則顯示為標有【分頁符】字樣的單點劃線。 取消后臺重新分頁功能通常用戶對Word文檔進行某些修改之后，Word立即會將修改結(jié)果放映出來，其中就包括立即對文檔重新進行分頁顯示，這是通過Word的后臺自動分頁功能來實現(xiàn)的。在頁面視圖方式下本功能有助于用戶隨時了解頁面的變化情況，但在普通視圖方式下，由于屏幕并不直接顯示頁面的變化情況，且Word在打印預覽及打印時會再次重新分頁，本功能除了影響系統(tǒng)速度之外，基本上沒有什么直接作用，故用戶可取消Word的后臺重新分頁功能以加快運行系統(tǒng)速度，取消具體操作步驟如下：（1）單擊【視圖】|【普通視圖

26、】命令，切換至普通視圖方式。（2）單擊【工具】|【選項】命令。（3）從【選項】對話框中單擊【常規(guī)】選項卡。（4）取消【后臺重新分頁】復選框的選擇，如圖2.25所示。圖2.25 取消【后臺重新分頁】復選框（5）單擊【確定】按鈕。此后，用戶在頁面視圖方式下進行工作時，Word就不會再在后臺重新分頁，可在一定程度上提高系統(tǒng)性能。注意：此復選框僅對普通視圖方式有效，而對頁面視圖方式無效（即，頁面視圖方式下后臺重新分頁此功能無法取消，這是由于頁面視圖方式本身的特點所決定的）。 控制字符的斷行對于在Word文檔中設置正文的縮進和對齊方式，也許巳掌握得很好，但有時會出現(xiàn)兩個特定的單詞之間發(fā)生斷行的情況，為了

27、讓這些單詞總是在同一行上，可以通過學習和實踐找到一些控制斷行的方法,可以改變斷行的位置，修改縮排和對齊時，用起來十分得心應手：默認情況下，Word在空格或連字符處根據(jù)需要斷行，若要防止斷行，必須插入非間斷空格或非間斷連字符。要插入非間斷連字符，按Ctr+Shift+-(連字符)；要插入非間斷空格，按Ctrl+Shift+空格，根據(jù)需要，也可以使用“可選的連字符”指定一個單詞的斷開位置,這對于行末長單詞是有用的；如果轉(zhuǎn)行功能把長單詞移到下行，在前一行的最后就會有明顯的空隙。但有時需要進行多次轉(zhuǎn)行，在轉(zhuǎn)行后，單詞長度小于右版心，則連字符出現(xiàn)（“可選的連字符”，則保持隱藏，除非這個單詞超過右版心）。

28、連字符出現(xiàn)在上一行行尾，同時連字符后的部分轉(zhuǎn)到下一行按，Ctrl+-( 連字符)即插入一個可選的連字符，最后，可以用Shift+回車鍵插入一個斷行符而不開始新段落行。2.3 設置制表位技巧制表位是指在水平標尺上的位置，指定文字縮進的距離或一欄文字開始之處。多次單擊水平標尺左端的按鈕，直至出現(xiàn)所需制表位類型，然后單擊標尺，即可設置制表位。文檔默認的制表位是2個字符，如要更改默認的制表位的間距，可以在【制表位】對話框的【默認制表位】微調(diào)框中輸入所需制表位間距。2.3.1 設置制表位的對齊方式使用制表位能夠向左、向右或居中對齊文本行；或者將文本與小數(shù)字符或豎線字符對齊。也可在制表符前自動插入特定字符

29、，如，句號或劃線。 設置制表位的對齊方式的方法是選定要在其中設置制表位的段落。也可以先選定制表符，再輸入文本，單擊水平標尺最左端的制表符（單擊它可以切換各種制表符）處，如圖2.26所示。直到出現(xiàn)所需制表符類型，即左、右、居中、小數(shù)點或豎線對齊方式制表位。 圖2.26 各種制表位的對齊方式在水平標尺上單擊要插入制表位的位置。按下Tab鍵，這時就會出現(xiàn)一個制表符，然后輸入文字，就會按照所設置制表位對齊所輸入的文字了。設置完第1行之后，必須在第2行相同的位置重新設置相同的制表位，然后按Tab鍵，才有與第1行相同的效果。2.3.2 設置制表位前導符設置制表位的前導符的方法是，單擊【格式】|【制表位】命

30、令。打開如圖2.27所示的對話框。在【制表位位置】文本框中，輸入新制表符的位置，然后單擊【設置】按鈕，也可在列表框中選擇要為其添加前導符的已有制表位。 圖2.27 【制表位】對話框在【對齊方式】選項組中，選擇在制表位輸入文本的對齊方式，這里的設置意義與上面的設置制表位的對齊方式形式相同。在【前導符】選項組中，選擇所需前導符選項，單擊【確定】按鈕后，5種前導符的類型如圖2.28所示。 圖2.28 設置制表位的前導符及其效果如要刪除或移動制表位，方法很簡單，先選定包含要刪除或移動的制表位的段落，將制表位標記向下拖離水平標尺即可刪除該制表位，然后在水平標尺上左右拖動制表位標記即可移動該制表位。2.3

31、.3 手動給目錄添加制表符在文檔的目錄中有時還需要手動添加一些在標題外的目錄選項，或者要對已經(jīng)生成好了的目錄進行修改。這時可以用制表符手動進行生成目錄，如要把下面圖2.29中前面無制表符的目錄改成有制表符的目錄格式。其操作步驟如下：圖2.29 部分無制表符的目錄（1）把光標移到“輸入文檔16”的“16”前面。（2）單擊【格式】菜單，在下拉菜單中選取【制表位】選項，彈出【制表位】對話框。（3）在【制表位位置】輸入框中輸入制表位的字符數(shù)，如輸入39字符，或者是16.88字符，這個字符數(shù)要看當前文檔所定的版心來決定。（4）單擊【設置】按鈕，把制表位字符設置好。（5）在【對齊方式】下面的選項中選中【右

32、對齊】的復選框。（6）在【前導符】下面的選項中選擇與已經(jīng)存在的制表符相同的制表符，一般是選中“2”或者“5”這兩種制表符。（7）單擊【確定】按鈕。（8）按下鍵盤上的Tab鍵，就可以設置好制表符了。2.3.4 快速格式化文檔的技巧下面介紹Word的格式化手段，作一個一些敘述，希望可以給大家的工作帶來些便利。如果文檔中有數(shù)個不相鄰的部分需要有同樣的格式，可以使用格式刷來完成它們的格式統(tǒng)一任務。相對于復制段落格式和字符格式，格式刷的使用辦法略有不同。（1）復制段落格式時，首先為第一部分的段落設置好格式，然后在光標置于這一段的情況下用鼠標左鍵雙擊工具欄上的格式刷。之后鼠標指針上就多了個小刷子，在對應段

33、落上選中并拖動格式刷，就可以把第一部分的格式給拷貝過去了。（2）如果是復制字符格式，則在設置好第一個字符格式后，選中這個字符，雙擊格式刷按鈕，然后在其他需要拷貝格式的字符上單擊格式刷即可。注意對于字符的解釋，中文和英文略有不同。因為英文是天然分詞的，所以，每點擊一下，刷的是一個單詞，而對于中文，Word 具有一定的分詞功能。比如用一個帶有加粗格式的刷子在本句開始的“比如”一詞中間單擊，則這兩個字都會被加粗。所以，在中文文檔中使用格式刷的時候，可以使用拖動選擇對象的方式，來增加應用格式的準確性。（3）編輯長篇文檔時，自然會牽涉到一套嚴密的文檔體系。一方面，對于不同的標題，最好使用不同的字體、段落

34、格式等區(qū)分開，另一方面，長篇文檔前前后后的同樣的標題，又應該保持格式的統(tǒng)一，不然，整個文檔就會顯得凌亂不堪。在初稿完成后對這樣凌亂的文稿進行修改，無疑是令人頭痛的事。比如有人曾抱怨說，“在她寫論文的時候，一坐到電腦前，靈感就全沒了”，而她打字速度是很快的。這是由于她不懂得如何在Word里組織長篇文檔，于是就告訴了她關于“樣式”的一些技巧。在初步掌握了樣式之后，可以試試令人迷惑的“大綱”視圖模式結(jié)合樣式的使用，在這種視圖模式下組織長篇文檔，真是方便極了。（4）快速取消格式。了解了樣式的基礎知識之后，相信你會越來越自覺地去查看當前段落的樣式。在Word中，常用的正文樣式有“正文”和“正文（首行縮進

35、兩字）”。后一種自然是為中國的用戶專門設置的。但有時候，因為操作的關系，使得某個應用了“正文（首行縮進兩字）”的段落的首行縮進消失了，而其余段落則正常，也就是說，樣式被臨時更改了。這時，若想取消某個段落臨時附加的格式，可以使用快捷鍵“CtrlQ”來取消格式。（5）當要將某段的格式應用到其他段落時，選定該段（注意，如果只是想把該段的字體、字號及字樣（如加粗、斜體、加下劃線）應用于其他段，則只選該段的一部分；如果要把段落信息（如縮進、間距、對齊方式、項目符號、標題或正文）也傳遞過去，則全選該段（包含換行符）。雙擊常用工具欄中的格式刷，然后在要使用此格式的各段前的選定欄（文本左側(cè)的空白區(qū)，鼠標光標在

36、此處變?yōu)椤啊保┲袉螕?，直至修改完畢。再次點擊格式刷，將其關閉即可。 （6）有時對某段文本處理后，又想恢復默認格式?？蛇x擇“樣式”框的下拉列表，在Word中雙擊該段所屬的樣式選項。在彈出的【重新應用樣式】對話框中選擇【對選定內(nèi)容重新應用樣式中的格式】單選鈕，再按【確定】按鈕。另外，如果想把某一類段落（如“標題2”）統(tǒng)統(tǒng)改為另外的格式，在修改一處后，按上法調(diào)出【重新應用樣式】對話框，選定默認的【以選定內(nèi)容為模板重新定義本樣式(R)】單選鈕，然后單擊【確定】按鈕。2.4 中文版式設置技巧Word中文版具有中國人使用的特點，它為用戶提供了符合中國人版式的許多功能，比如中文版式就是其中之一。中文版式提供

37、了拼音指南、合并字符、帶圈字符、縱橫混排和雙行合一等功能。中文版式的菜單命令在【格式】菜單的【中文版式】下。中文版式?jīng)]有相應的工具欄，只是在【其它格式】工具欄中有【拼音指南】、【合并字符】、【帶圈字符】三個按鈕，用戶可以在工具欄上添加【縱橫混排】和【雙行合一】這兩個按鈕。2.4.1 給漢語加注拼音所謂拼音文字就是給中文字符標注漢語拼音。我們都知道，小學使用的語文課本，書中的課文就在文字的上面標注有拼音，而使用中文版式中的拼音指南就可以輕易實現(xiàn)。如果用戶的操作系統(tǒng)安裝了“微軟拼音輸入法”，則Word能夠自動將漢語拼音標注在選定的中文文字上。使用拼音指南的操作步驟是先選定要標注拼音的文字（如“常記溪亭日暮”）（一次最多能選30個漢字）。然后單擊【格式】|【中文版式】菜單下的【拼音指南】選項，或者單擊【格式】工具欄中的【拼音指南】按鈕，出現(xiàn)如圖2.30所示的【拼音指南】對話框。 圖2.30 【拼音指南】對話框可以在【