部門職能大全

1、部門職能采購部部門名稱：采購部上級部門：總經(jīng)理下屬崗位：采購員、統(tǒng)計員部門本職：采購公司所需物資主要職能：1 1及時為生產(chǎn)經(jīng)營提供所需的原輔材料、設(shè)備備品備件以及其他物資。2 2掌握市場信息，優(yōu)化進貨渠道，降低采購費用。3 3會同財務(wù)管理部、會計部確定合理的采購批量，及時了解存貨情況，合理采購。4 4匯總各系統(tǒng)的物資需求計劃，平衡采購計劃。5 5評審供應(yīng)商選擇、建立供應(yīng)商檔案。6 6組織采購合同評審，簽訂采購合同，實施采購活動。7 7建立采購合同臺賬，并對合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督。8 8對大型采購進行比價或組織招標、競標活動。9 9 采購物資的報驗和入庫工作。10 10采購過程中的退、換貨工作。1

2、1 11采購合同、檔案及各種表單的保管與定期歸檔工作。崗位描述采購部經(jīng)理崗位名稱：采購部經(jīng)理直接上級：總經(jīng)理直接下級：統(tǒng)計員、采購員本職工作：生產(chǎn)、辦公物資供應(yīng)及貿(mào)易品的采購直接責(zé)任：日常工作1 1根據(jù)采購部各項物資的采購工作量，合理調(diào)度采購部人員和設(shè)備。2 2根據(jù)各部門的物資需求計劃和庫存量，平衡采購量和采購時間，編制采購計劃。3 3組織進行物資的尋價和比價，審核比價單，并上報。4 4根據(jù)審批意見，組織實施采購，并協(xié)調(diào)物資的運輸。5 5對于重大采購，組織進行采購合同的評審和會簽。6 6對于專業(yè)設(shè)備、儀器和物資委托使用部門進行聯(lián)合購買。7 7查看采購部預(yù)算的執(zhí)行情況。8 8配合質(zhì)量與庫管人員進

3、行物資的驗收。9 9對于大宗采購（ 萬元以上），負責(zé)組織編制標書和進行招標。10 10 組織進行貿(mào)易品的采購。11 11 負責(zé)辦理不合格物資的退換工作。12 12 檢查物資采購臺帳的建立工作。周工作1 1 參加生產(chǎn)調(diào)度會，針對供應(yīng)管理中產(chǎn)生的各種問題，提出解決方案。2 2 每旬一次審閱統(tǒng)計員匯總編制的有關(guān)采購的統(tǒng)計報表。3 3 對采購合同的執(zhí)行情況進行檢查，如有問題及時向有關(guān)部門進行反饋。4 4 評估采購部的預(yù)算執(zhí)行情況。5 5 每周末將平時檢查各個崗位工作的情況匯總整理。匯總結(jié)果作為崗位平時考核成績，是月度考核和述職的依據(jù)之一。6 6 每周五下午親自檢查采購部所屬辦公及責(zé)任區(qū)域的衛(wèi)生情況，并

4、在檢查結(jié)果單上簽字。月度工作1 1審閱、分析采購月報表，針對問題及時做出工作調(diào)整。2 2負責(zé)按月報表與財務(wù)、庫管等有關(guān)部門對帳，并對發(fā)現(xiàn)的問題及時作出處理。3 3會同財務(wù)中心和庫管部制訂各種物資的采購周期，提高采購水平，保證生產(chǎn)。4 4負責(zé)組織員工進行供貨渠道的優(yōu)化，尋找新的物資供應(yīng)商。5 5進行公司所需物資的市場尋價，對采購員的采購水平進行考核和監(jiān)督。6 6上報本月員工過失單和獎勵申請單，將獎勵面和獎懲額度控制在有關(guān)獎懲制度允許的范圍內(nèi)。7 7每月組織一次所屬員工培訓(xùn)，學(xué)習(xí)公司有關(guān)采購的制度規(guī)定，形成培訓(xùn)資料存檔。對于不適應(yīng)的和反映強烈的條款要形成修訂建議文稿上報生產(chǎn)總監(jiān)。8 8收集物資使用

5、質(zhì)量信息，組織供應(yīng)商的質(zhì)量評審，并建立供應(yīng)商檔案。9 9組織進行運輸管理學(xué)習(xí)，降低運耗。年度工作1. 1. 每年第四季度，組織制訂采購部的年度預(yù)算。2. 2. 負責(zé)拜訪公司重要的供應(yīng)商，建立良好的合作關(guān)系，確保公司生產(chǎn)物資的供應(yīng)。3. 3. 審查、批準采購員和統(tǒng)計員制訂的工作計劃。4. 4. 每年底向總經(jīng)理上報年度采購建議報告書，闡述采購面臨的現(xiàn)實和潛在的隱患，提出消除隱患的方法和建議。5. 5. 總結(jié)本年度采購管理的情況，對執(zhí)行情況好的采購員提出獎勵申請，報送總經(jīng)理。領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：1 1對采購管理指標的完成負責(zé)。2 2對采購部工作影響公司整體工作的效果負責(zé)。3 3對采購部報表數(shù)據(jù)的真實性、邏輯性

6、、準確性負責(zé)。4 4對采購的物資的質(zhì)量負責(zé)。5 5對采購的及時性負責(zé)。6 6對采購部工作程序和規(guī)章制度的正確執(zhí)行負責(zé)。主要權(quán)力：1. 1. 對違反規(guī)定和程序的物資采購有拒絕權(quán)。管轄范圍：1. 1. 采購部所屬員工。2. 2. 采購部所屬辦公場所及衛(wèi)生責(zé)任區(qū)。3. 3. 采購部所屬辦公用具、設(shè)備設(shè)施。崗位描述采購員崗位名稱：采購員直接上級：采購部經(jīng)理本職工作：及時以合適的價格為企業(yè)購進合格的原材料工作責(zé)任：1 1認真執(zhí)行公司各項規(guī)章制度和工作程序，服從采購部經(jīng)理指揮和有關(guān)人員的監(jiān)督檢查，保質(zhì)保量按時完成工作任務(wù)。2 2對采購的物資進行詢價（至少三家）。3 3編制物資采購計劃并報采購部經(jīng)理審批。4

7、 4根據(jù)批準的采購申請單和詢價結(jié)果實施采購，并負責(zé)索取所購物資的發(fā)票和單據(jù)以及相關(guān)資料，協(xié)助做好驗收工作。5 5參加商務(wù)談判和擬訂合同條款。6 6協(xié)助采購部經(jīng)理管理合同的副本，建立臺賬，進行合同登記，掌握合同的執(zhí)行情況。7 7優(yōu)化采購渠道，適時填報供應(yīng)商審批表。8 8協(xié)助采購部經(jīng)理進行供應(yīng)商信用評定，據(jù)實提出對供應(yīng)商信用評定意見，建立健全供應(yīng)商檔案。9 9根據(jù)供貨合同或訂貨單辦理催貨。10 10 具體辦理采購物資交接、驗收、報帳手續(xù)。11 11 及時向供應(yīng)商反饋原材料質(zhì)量信息。12 12 辦理采購?fù)素浕驌Q貨。13 13 協(xié)調(diào)購入物資的運輸工作。14 14 積極參加培訓(xùn)活動，努力鉆研本職工作，主

8、動提出合理化建議。15 15 做好業(yè)務(wù)記錄以及記錄的保管或移交工作，保守公司秘密。16 16 完成采購部經(jīng)理交辦的其他工作任務(wù)并及時復(fù)命。崗位描述統(tǒng)計員崗位名稱：統(tǒng)計員直接上級：采購部經(jīng)理本職工作：采購的統(tǒng)計工作責(zé)任：1 1 認真執(zhí)行公司各項規(guī)章制度和工作程序，服從采購部經(jīng)理指揮和有關(guān)人員的監(jiān)督檢查，保質(zhì)保量按時完成工作任務(wù)。2 2 負責(zé)采購計劃的保管。3 3 負責(zé)物資市場信息的收集。4 4 負責(zé)采購合同的保管和登記。5 5 負責(zé)采購報表的編制。6 6 負責(zé)供應(yīng)商質(zhì)量評審。7 7 負責(zé)物資使用質(zhì)量信息的收集。8 8 協(xié)助采購部經(jīng)理進行供應(yīng)商信用評定，據(jù)實提出對供應(yīng)商信用評定意見，建立健全供應(yīng)商

9、檔案。9 9 根據(jù)供貨合同或訂貨單辦理催貨。10 10 積極參加培訓(xùn)活動，努力鉆研本職工作，主動提出合理化建議。11 11 做好業(yè)務(wù)記錄以及記錄的保管或移交工作，保守公司秘密。12 12 完成采購部經(jīng)理交辦的其他工作任務(wù)并及時復(fù)命。CG-ZD-01采購管理規(guī)定1 1 總 則 1.1 1.1 為了加強公司采購管理，規(guī)范采購工作，降低成本，保障生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常持續(xù)供應(yīng)，特制訂本規(guī)定。1.2 1.2 本規(guī)定適用于公司所有物資的采購。2 2 采購的組織及其權(quán)限2.1 2.1 公司的采購部負責(zé)公司所有物資的供應(yīng)。2.2 2.2 采購業(yè)務(wù)及范圍：公司采購分為原材料、輔助材料、機器設(shè)備及其備品備件、維修材

10、料以及辦公物資的采購。2.3 2.3 采購管理工作的任務(wù)。2.3.1 為了保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動需要，必須做好公司物資采購工作。2.3.2 在保障供應(yīng)的前提下，選擇優(yōu)質(zhì)物資，確保采購物資的質(zhì)量合格。2.3.3 開拓貨源基地，優(yōu)化供應(yīng)渠道，降低采購成本。2.4 2.4 公司采購原則上采取統(tǒng)一采購，根據(jù)不同性質(zhì)的采購對象，采取歸口管理方法。2.4.1 生產(chǎn)用原材料、輔助材料由生產(chǎn)調(diào)度室負責(zé)提交物資需求計劃。2.4.2 辦公物資采購方面，由辦公室統(tǒng)計并匯總，提交物資需求計劃。2.4.3 生產(chǎn)設(shè)備、備品備件由設(shè)備能源部提交物資需求計劃。2.4.4 化玻化藥由中心試驗室提交物資需求計劃；2.4.5 勞保用

11、品由計劃調(diào)度事安全員提出物資需求計劃。2.5 2.5 公司所采購物資屬專業(yè)技術(shù)物資（機械設(shè)備、化?；帲r，由相應(yīng)部門配合采購員進行采購或公司經(jīng)理批準后委托其他部門采購，相應(yīng)部門應(yīng)積極配合。2.6 2.6 各部門的月度物資需求計劃（歸口部門提出）必須在每月的25日報送到采購部，經(jīng)采購部經(jīng)理初步審核后，報送總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理批準后，由采購部進行平衡，并實施采購。2.7 2.7 臨時的采購申請根據(jù)審批權(quán)限進行審批，具體見臨時采購申請程序。2.7.1 各部門所需物資申購均須事前填具采購申請單，分預(yù)算計劃內(nèi)、計劃外按程序辦理審批。3 3 采購工作規(guī)定3.1 3.1 采購審批一律使用采購申請單或物資需求計

12、劃表：3.1.1 采購申請單和物資需求計劃表各欄填寫是否清楚，審批者是否簽字。3.1.2 緊急采購申請單應(yīng)優(yōu)先辦理。3.1.3 無法于需用日期辦妥的采購申請，必須及時通知申購部門。3.1.4 接到撤銷通知的采購申請，應(yīng)先處理，并在采購計劃中刪除。3.2 3.2 詢價及洽談要求：3.2.1 充分了解所購物資的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求及其他特別要求。3.2.2 向供應(yīng)商詳細說明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、交貨期、交貨地點、付款方式。3.2.3 有沒有價格上漲、下跌因素。3.2.4 尋求其他更適合的替代品。3.2.5 經(jīng)成本分析后，設(shè)定議價目標。3.2.6 同規(guī)格產(chǎn)品的供應(yīng)商至少對比三家。3.2.7 尋

13、價單應(yīng)注明與供應(yīng)商議定的成交條件。3.2.8 如果是緊急需求臨時購買，采購人員可以參考以往之類似的價格。3.3 3.3 訂購：3.3.1 需預(yù)付定金、長期需用的物資、采購金額 元（人民幣）以上或有附加條件的采購活動應(yīng)簽訂合同。3.3.2 分批交貨的須在合同中注明。3.3.3 訂購單（采用聯(lián)絡(luò)函或傳真）交供應(yīng)商，無法按需用日期交貨的，采購部必須及時通知申購部門。3.4 3.4 采購要求：3.4.1 采購人員應(yīng)對供應(yīng)商所提供物資進行詳細核對，確認是否與訂購單或采購申請單所列內(nèi)容一致。3.4.2 采購員購入的各種大宗原材料和設(shè)備必須有合格證和有關(guān)使用手冊等資料。3.4.3 采購物資到達公司后，采購人

14、員應(yīng)及時通知倉庫和質(zhì)量管理部驗收。3.5 3.5 收貨：3.5.1 原輔材料入庫前，采購人員填具報驗單，報質(zhì)量管理部進行檢驗。采購人員接到合格通知后辦理入庫手續(xù)。3.5.2 其他物資需經(jīng)申購部門驗收后，并出具檢驗合格手續(xù)，采購部門方可辦理入庫手續(xù)。3.5.3 采購人員憑入庫單和有效發(fā)票辦理付款或報銷。3.6 3.6 付款結(jié)算時采購人員必須核對發(fā)票臺頭、金額及其它內(nèi)容是否相符，有預(yù)付款或暫付款的應(yīng)先扣除預(yù)付款或暫付款之后再付款。4 4 供應(yīng)商管理4.1 4.1 建立供應(yīng)商檔案：4.1.1 采購部負責(zé)建立供應(yīng)商檔案，相關(guān)部門予以配合。對每個選定的供應(yīng)商必須有詳盡的供應(yīng)商檔案。4.1.2 供應(yīng)商檔案

15、包括：供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商審批表、供應(yīng)商質(zhì)量檔案、供應(yīng)商所提供的合格證明、價格表及相關(guān)資料。4.1.3 供應(yīng)商檔案由采購部經(jīng)理負責(zé)管理，未經(jīng)采購部經(jīng)理允許，不得隨便查閱。4.2 4.2 供應(yīng)商調(diào)查：4.2.1 采購人員應(yīng)隨時調(diào)查供應(yīng)商的動態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量。凡欲與公司建立供應(yīng)關(guān)系而且符合條件者應(yīng)填具供應(yīng)商調(diào)查表，作為選擇供應(yīng)廠商的參考。供應(yīng)商調(diào)查表呈采購部經(jīng)理審核，報總經(jīng)理批準。4.2.2 采購人員應(yīng)依據(jù)供應(yīng)商調(diào)查表每半年復(fù)查一次，以了解供應(yīng)商的動態(tài)，同時依變動情況，更正原有資料內(nèi)容。4.2.3 在每批物資供貨結(jié)束后，供應(yīng)商的資料記入供應(yīng)商質(zhì)量檔案，作為評審供應(yīng)商業(yè)績的資料。4.3 4.3 供應(yīng)商的

16、選點由采購部負責(zé)。在下列情況下，采購人員填寫供應(yīng)商審批表，提請有關(guān)人員審批。4.3.1 原有供應(yīng)商被撤點。4.3.2 新供應(yīng)商的物資更適合公司的需求。4.3.3 原有供應(yīng)商由于各種原因拒絕供貨。4.4 4.4 樣品的檢驗：4.4.1 對通過初審的供應(yīng)商所送檢的樣品，必須經(jīng)質(zhì)量管理部或有關(guān)部門進行各項指標的檢驗和檢測。4.4.2 供應(yīng)商提供樣品同時應(yīng)附帶完整的檢驗報告及合格證明等資料。4.4.3 對通過初審和提供樣品檢驗合格的供應(yīng)商方可進行供貨。4.4.4 如果評審結(jié)果不合格，要求供應(yīng)商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其入選供應(yīng)商資格。4.5 4.5 簽訂合同4.5.1 對于供貨信譽好，資信

17、度高的供應(yīng)商可以與其簽訂長期（以一年為限）供貨合同，以保證供應(yīng)商的穩(wěn)定。4.5.2 如果是代理商，須與其簽署質(zhì)量保證協(xié)議。4.6 4.6 供應(yīng)商控制4.6.1 供應(yīng)商每批供貨，采購部根據(jù)質(zhì)量管理部提供的各項檢驗數(shù)據(jù)建立供應(yīng)商質(zhì)量檔案，并定期將檢驗單復(fù)印報財務(wù)管理部一份。4.6.2 如果供貨不合格或供貨不及時，采購部通知其進行整改。如果在一年中出現(xiàn)多次質(zhì)量變動或供貨不及時，報總經(jīng)理批準則取消其供應(yīng)商資格。4.7 4.7 供應(yīng)商業(yè)績考評4.7.1 采購人員定期整理供應(yīng)商供貨記錄，會同質(zhì)量管理部按供應(yīng)業(yè)績區(qū)分不同等級并制訂相應(yīng)政策。5 5 附 則5.1 5.1 本規(guī)定由采購部負責(zé)制訂并解釋。5.2

18、5.2 本規(guī)定報總經(jīng)理批準后施行，修改及廢止時亦同。5.3 5.3 本規(guī)定施行后，原有的類似規(guī)定自行終止，與本規(guī)定有抵觸的規(guī)定以本規(guī)定為準。CG-BD-01月度物資需求表 申購部門： 日期： 年 月 日 編號： 序號物品名稱規(guī)格型號質(zhì)量要求數(shù)量估計價格用 途需用日期備注 申購人： 申購部門經(jīng)理： 批準人： 注：本單一式三聯(lián)，第一聯(lián)申購部門留存，第二聯(lián)交采購部，第三聯(lián)交倉庫。備注欄須注明預(yù)算“內(nèi)、外”字樣。CG-BD-02采購申請單 申購部門： 年 月 日 編號： 序號物品名稱規(guī)格型號質(zhì)量要求數(shù)量估計價格用 途需用日期備注 申購人： 申購部門經(jīng)理： 批準人： 注：本單一式三聯(lián)，第一聯(lián)申購部門留存，第二聯(lián)交采購部，第三聯(lián)交倉庫。備注欄須注明預(yù)算“內(nèi)、外”字樣。CG-BD-03堅持采購申請單 編號： 日期： 年 月 日 申請部門申請日期擬采購物資數(shù)量估計總價原申請單號堅持采購申請事由批準人意見系統(tǒng)總監(jiān)總經(jīng)理CG-BD04詢價單采購申請單號詢價單號申請采購商品的序號(或名稱)供應(yīng)廠商電話廠商報價（單價）（元）出廠價批發(fā)價零售價備注平均價采購員詢價日期 年 月 日 采購部經(jīng)理：CG-BD-05供應(yīng)商調(diào)查表客戶名稱電話地 址簡