行政管理74901

1、第1節(jié) 公文管理1 基本規(guī)定1.1公文指集團及各系統(tǒng)總部、各公司上報各下發(fā)的各類文書。包括：決定、規(guī)定、通知、通報、請示、報告、匯報、函、會議紀要等。1.2公文需限時辦理的批復(fù)；關(guān)聯(lián)事項公文需共同會簽。1.3公文格式：標題為黑體小二號，正文標題為黑體四號，內(nèi)容為宋體四號，層級為“一（一）1.（1）”。2 普通公文辦理2.1收文2.1.1各部室由專人負責(zé)收文、登記、分文、傳遞、催辦、歸檔。2.1.2各系統(tǒng)總部及各公司由行政部專人負責(zé)收文、登記、分文、傳遞、催辦、歸檔。2.2發(fā)文2.2.1審批權(quán)限1) 董事長審批：董事會決議；總經(jīng)理級（含）以上高管任免；年終表彰；人員編制紅頭文件。2) 常務(wù)董事審

2、批：總經(jīng)理（不含）以下高管任免；常務(wù)董事辦公會、專題會會議紀要。3) 副總裁審批：根據(jù)副總裁崗位職責(zé)及審批權(quán)限負責(zé)分管業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的對內(nèi)對外公文。2.2.2審批流程1) 集團下發(fā)紅頭文件，由相關(guān)部室擬稿、核稿，分管業(yè)務(wù)副總裁審稿，常務(wù)董事或董事長簽發(fā)（見行政表1，見審批流程1）；文號、用印及歸檔由集團辦公室管理。2) 各部室、各系統(tǒng)總部不得下發(fā)超出制度規(guī)定的文件、通知等，如業(yè)務(wù)需要確需下發(fā)，需逐級報至常務(wù)董事簽發(fā)。（見行政表2，見審批流程2）3) 各系統(tǒng)總部及各公司對外公文，由相關(guān)部門擬稿，公司總經(jīng)理核稿，系統(tǒng)總部總經(jīng)理審批，分管業(yè)務(wù)副總裁簽發(fā)。（見審批流程3）3 領(lǐng)導(dǎo)公文辦理3.1董事長閱批文

3、件3.1.1上報文件1) 通過秘書報送董事長的文件，由秘書分類、登記、及時送達，報送人簽字確認。2) 相關(guān)人員直接報送董事長的文件，由相關(guān)部室專人分類、登記。3.1.2下發(fā)流轉(zhuǎn)1) 董事長通過秘書轉(zhuǎn)交的文件，由秘書分類、登記、及時送達接收人，接收人簽字確認。2) 董事長直接轉(zhuǎn)交相關(guān)人員的文件，由相關(guān)部室專人分類、登記和歸檔。3) 相關(guān)部室收文后需分類、登記、歸檔、掃描，建立電子目錄和備份，并按規(guī)定進行流轉(zhuǎn)，嚴禁非指定人員傳遞或者接收董事長文件。3.2常務(wù)董事閱批文件3.2.1上報文件報送常務(wù)董事的文件一律通過集團辦公室文秘，由文秘分類、登記、及時送達，報送人簽字確認。3.2.2下發(fā)流轉(zhuǎn)1) 常

4、務(wù)董事通過集團辦公室文秘轉(zhuǎn)交文件，由文秘分類、登記、原件歸檔，以O(shè)A形式發(fā)給相關(guān)人員掃描件，并跟蹤確認收到。2) 相關(guān)部室收文收需分類、登記、歸檔、掃描，建立電子目錄和備份，并按規(guī)定進行流轉(zhuǎn)，嚴禁非指定人員傳遞或者接收常務(wù)董事文件。3.3副總裁閱批文件3.3.1上報文件1) 通過集團辦公室報送副總裁的文件，由辦公室專人分類、登記、及時送達，報送人簽字確認。2) 相關(guān)人員直接報送副總裁的文件，由相關(guān)部室專人分類、登記。3.32下發(fā)流轉(zhuǎn)1) 副總裁通過集團辦公室轉(zhuǎn)交的文件，由辦公室專人分類、登記、及時送達，接收人，接收人簽字確認。2) 副總裁直接轉(zhuǎn)交相關(guān)人員的文件，由相關(guān)部室專人分類、登記和歸檔。

5、3) 相關(guān)部室收文后需分類、登記、歸檔、掃描，建立電子目錄和備份，并按規(guī)定進行流轉(zhuǎn)，嚴禁非指定人員傳遞或接受副總裁文件。第2節(jié) 檔案管理1 基本規(guī)定1.1集團檔案室負責(zé)檔案的收集、整理、保管，并對各系統(tǒng)總部、各公司的檔案工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)、培訓(xùn)。各系統(tǒng)總部負責(zé)本系統(tǒng)各公司檔案工作。1.2各公司指定一名副總經(jīng)理（含）以上領(lǐng)導(dǎo)主管檔案工作；各系統(tǒng)總部設(shè)專職檔案員，各部室和其他公司設(shè)兼職檔案員。1.3專職檔案員應(yīng)具有一年以上檔案共走經(jīng)驗。新公司在成立一個月內(nèi)向集團檔案室報備專職檔案員。2 檔案收集與移交2.1檔案收存范圍包括：公司成立、變更以及終止、清算文件；公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成文件；各類

6、合同、協(xié)議、公函等對外法律文件；公司經(jīng)營管理過程形成的具有利用、查考、憑證價值的年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等文件資料。2.2 歸檔必須是原件；確無原件的，由經(jīng)辦人與原件校對、簽章，并注明校對日期及原件存放處；如需延期向集團檔案室移交檔案，需報至分管行政副總裁批準。2.3檔案移交要求檔案分類移交時間備注一般文件辦理后10個工作日內(nèi)原件一份合同類文件辦理后5個工作日內(nèi)原件一份2.4人事、會計檔案參照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.5員工調(diào)離職，需辦理檔案移交手續(xù)。移交由各部室、各系統(tǒng)總部及各公司總經(jīng)理批準。交接雙方

7、核對移交清冊并簽字。（見行政表3，見審批流程4）3 檔案借閱與利用3.1檔案分為普通檔案和涉密檔案兩類。涉密檔案范圍指本制度保密管理規(guī)定中列明的涉密文件；除涉密檔案外的其他檔案為普通檔案。3.2普通檔案和涉密檔案的借閱與利用：序號檔案分類事由最終審批人審批流程1普通檔案查閱、復(fù)印登記即可2借出總經(jīng)理見審批流程5-13跨部室（系統(tǒng)、公司）查閱、復(fù)印總經(jīng)理見審批流程5-24跨部室（系統(tǒng)、公司）借出檔案所在單位總經(jīng)理見審批流程5-35涉密檔案查閱、復(fù)印、借出總經(jīng)理見審批流程5-46跨部室（系統(tǒng)、公司）查閱、復(fù)印檔案所在單位總經(jīng)理見審批流程5-57跨部室（系統(tǒng)、公司）借出分管行政副總裁見審批流程5-6

8、備注：檔案借出應(yīng)在5個工作日內(nèi)歸還，特殊情況需事先約定歸還日期。4 檔案銷毀檔案銷毀需提交鑒定報告并編制銷毀清冊，報分管業(yè)務(wù)副總裁、分管行政副總裁批準。檔案銷毀需采用焚燒、粉碎或化漿的方式由兩人以上共同執(zhí)行。銷毀電子檔案，應(yīng)將存儲載體格式化或粉碎處理。（見行政表4，見審批流程6）5 檔案信息化管理5.1檔案信息化是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實行信息化管理。5.2通過OA系統(tǒng)在日常工作中形成、辦理、傳輸和存儲的公文、流程、圖表、圖像、音頻、視頻等資料，信息化系統(tǒng)對其自動歸類、分級并歸檔。5.3通過信息化系統(tǒng)查閱并利用相關(guān)檔案資料，按照本制度檔案與利用審批權(quán)限執(zhí)行。5.4集團檔案室負責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的日常支持和維護，確保數(shù)字化檔案資料方便、快捷查詢與利用。5.5集團檔案室通過信息化系統(tǒng)對各系統(tǒng)總部、各公司檔案管理工作進行遠程監(jiān)控和監(jiān)督管理。6 獎懲6.1集團每年對檔案工作進行評比，對成績突出公司