招標公司內(nèi)部管理制度

1、招標公司內(nèi)部管理制度第一章 總則為規(guī)范公司審計部日常綜合管理相關(guān)活動，提高內(nèi)部管理工作質(zhì)量，加強公司內(nèi)部控制，防范和控制公司風險，明確各部門負責人及部門各崗位的職責規(guī)范，。依據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)及公司管理需要，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。第二章業(yè)務(wù)部工作流程1、業(yè)務(wù)的流程分為四個階段：1.1客戶開發(fā)階段；1.2新客戶審批及簽約階段；1.3正式合作階段；1.4客戶關(guān)系維護階段。2、客戶開發(fā)階段的管理:2.1尋找目標客戶：通過老客戶或是供應(yīng)商，以及其他渠道尋找目標客戶；2.2通過搜集的信息，判別目標客戶：通過各方渠道了解意向客戶的基本情況，包括但不限于公司性質(zhì)、業(yè)務(wù)類型、行業(yè)背景、業(yè)務(wù)量等信息；2.

2、3制定目標及計劃：根據(jù)已了解的情況，制定目標及初步計劃3、通過意向客戶的接觸，拜訪客戶并進行實地考察，需要達到如下目標：3.1取得合作的機會3.2做具體的客戶需求分析3.3了解客戶的組織架構(gòu)3.4讓客戶了解到他們的潛在需求，向他們介紹有利但不熟悉的操作模式3.5提出可能存在問題的解決方案3.6了解誰是客戶的決策人3.7了解、確定誰是競爭對手3.8向客戶請求推薦其他的客戶3.9與客戶的其他部門的人員或?qū)緵Q策有影響力的人員建立關(guān)系3.10與客戶討論公司需求的預測和計劃3.11與客戶討論應(yīng)收貨款的結(jié)算方式3.12對客戶的業(yè)務(wù)狀況進行了解和評估3.13了解客戶的上游客戶情況和結(jié)算模式3.14了解客

3、戶的生產(chǎn)和銷售、投資計劃3.15對報價做跟蹤，了解進度3.16了解客戶的采購及公司制度、操作流程3.18客戶開發(fā)階段的工作流程：4、新客戶審批及簽約階段的管理：4.1與新客戶達成合作意向后，必須取得客戶的相關(guān)資質(zhì)文件，填寫新客戶審批表，由報關(guān)部、商務(wù)部、財務(wù)部及總經(jīng)理審批；4.2新客戶審批表通過審批后，方可將代理協(xié)議發(fā)給客戶；雙方就協(xié)議條款進行磋商，達成一致后，可以在協(xié)議文本上蓋章簽字。正式合作階段：新客戶正式合作，由商務(wù)部分配具體的商務(wù)人員跟進客戶；業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時溝通協(xié)調(diào)，解決雙方的問題，以便業(yè)務(wù)順利進行。5、新客戶審批及正式簽署代理協(xié)議的流程圖：6、客戶關(guān)系維護階段：6.1客戶關(guān)系日常維護

4、：業(yè)務(wù)人員應(yīng)不定期與客戶進行郵件或是電話溝通，并回訪客戶，針對訂單執(zhí)行過程中產(chǎn)生的問題，及時溝通，解決問題；6.2客戶投訴：應(yīng)及時將客戶投訴反饋給部門經(jīng)理和商務(wù)部經(jīng)理，了解客戶投訴的原因，并做好解釋和安撫工作，保證客戶滿意度。第三章 客戶管理制度1、客戶管理制度目的：建立客戶資料檔案，有效管理有助于分析客戶的需求，輔助公司業(yè)務(wù)范圍的定位及業(yè)務(wù)策略的制定；2、新客戶資料填寫規(guī)范：為了方便對客戶資料的記錄，針對電話開發(fā)的客戶或者初次拜訪的新客戶，必須填寫客戶資料表；3、新客戶資料填寫內(nèi)容：客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系人職位、聯(lián)系電話、客戶狀態(tài)；4、針對客戶拜訪：每一次的拜訪都要客戶拜訪的內(nèi)容、拜訪人、拜

5、訪的結(jié)果及存在的問題寫清楚，以便公司提供更好的資源支持；5、客戶資料更新制度：當發(fā)生影響客戶跟進程度重要的電話，拜訪、活動都要對客戶資料進行更新；6、客戶信息管理的搜集主要包括：6.1客戶的背景資料：客戶的組織架構(gòu)；聯(lián)系電話、通信地址、網(wǎng)站、郵箱；客戶進口管理部門；了解客戶具體的使用人員、采購人員、管理層；了解客戶公司解決方案的已應(yīng)用情況和新的需求；6.2客戶關(guān)系信息：主要指客戶的決策流程，主要決策人在組織結(jié)構(gòu)中的職責和職任；了解不同層次的主要決策人、負責人直接的關(guān)系；6.3競爭者資料：了解競爭者公司的情況、價格、公司解決方案的情況。7、業(yè)務(wù)人員須將聯(lián)系過的所有行業(yè)客戶資料及有潛在需求的企業(yè)客

6、戶錄入公司系統(tǒng)中。8、客戶資料和檔案的建立將作為業(yè)務(wù)人員的日常工作評估的重要依據(jù)。9、檔案建立力求真實可靠全面。第四章 業(yè)務(wù)費用報銷制度1、差旅費是指公司員工外出期間為完成特定工作事項，所發(fā)生的合理必要支出，其中包括在途交通費、住宿費、市內(nèi)交通費、其他公務(wù)雜費等。2、業(yè)務(wù)人員因工作需要出差，必須先填寫出差申請表，以及做好出差計劃，寫明出差時間、客戶名稱、預期目的，在征得部門經(jīng)理同意后方可成行。3、出差交通工具的選擇應(yīng)該將工作效率和經(jīng)濟效益相結(jié)合，出差交通工具的選擇需在出差申請表中備注。4、所有票據(jù)必須真實反映實際行程，交通費車票連號、交通費金額虛高等弄虛作假行為，如有發(fā)現(xiàn)，予以重罰。5、出差報

7、告在出差結(jié)束后3個工作日內(nèi)持出差申請單和相關(guān)發(fā)票進行費用報銷。出差期間的產(chǎn)生的公務(wù)費，如郵電費、文件復印費、傳真費等，實報實銷。6、銷售人員出差期間的市內(nèi)交通應(yīng)使用公交車、中巴、軌道交通等，憑票報銷。7、報銷業(yè)務(wù)招待費時，必須認真、詳細填寫 “費用報銷單”報部門經(jīng)理簽批后。8、費用報銷單的制單要求：8.1每位報銷人員在報經(jīng)領(lǐng)導審批前必須將所有報銷單粘貼于“費用報銷單”后面，并在“費用報銷單”附單據(jù)張數(shù)欄按所粘貼的票據(jù)張數(shù)如實填寫。8.2“費用報銷單”中單位欄按報銷人所在部門填寫。8.3“費用報銷單”中金額大、小寫必須一致，金額必須頂格填寫，字間不能留空隙。8.4“費用報銷單”按公司審核程序，由

8、部門經(jīng)理簽字審批后，由商務(wù)部經(jīng)理、財務(wù)部進行審核，再由總經(jīng)理簽字審批。9、所有票據(jù)必須是合法的正式發(fā)票，除定額票據(jù)外，其余票據(jù)都必須是機打發(fā)票且發(fā)票需打印公司名稱，收據(jù)（財政票據(jù)除外）及白條不予報銷，公務(wù)中因個人原因違章的罰款單據(jù)不予報銷。第五章 應(yīng)收款管理制度1、業(yè)務(wù)人員有責任對自己的應(yīng)收款項按照協(xié)議約定的時間進行催收；2、業(yè)務(wù)人員要密切關(guān)注客戶的經(jīng)營情況，配合商務(wù)人員及時進行往來款項核對及催收工作，掌握客戶是否調(diào)整新的經(jīng)營策略以及對業(yè)務(wù)的影響；3、對于欠款超過30天的應(yīng)收賬款，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時向部門經(jīng)理和商務(wù)部經(jīng)理匯報催款進展情況，定期做好有關(guān)催款文件、電話記錄，為保護公司債權(quán)提供法律證據(jù)；

9、4、業(yè)務(wù)人員由于各種原因調(diào)離崗位的，在離崗前與新接任的人員做好客戶的交接及應(yīng)收款確認工作，在弄清欠款時間及金額后，新老業(yè)務(wù)人員簽字確認方可辦理離崗手續(xù)。5、應(yīng)收款管理流程圖：第六章財務(wù)管理工作流程圖流程名稱日常費用報銷流程編碼WFcw-001執(zhí)行者各部門、財務(wù)部監(jiān)控者流程環(huán)節(jié)說明各部門出納會計總經(jīng)辦出納執(zhí)行“核對相關(guān)內(nèi)容”工作時，應(yīng)當注意：1、遵循總經(jīng)辦的審批意見；2、費用報銷單的大小寫是否填寫一致；3、原始憑證是否合理有效4、手續(xù)是否齊全。核對相關(guān)內(nèi)容費用發(fā)生部門經(jīng)理審批報銷人填制報銷單登記現(xiàn)金銀行流水賬否付 款報 返財務(wù)報表編制憑證審核登記賬本否否審批審批流程名稱內(nèi)部員工借款流程編碼WFc

10、w-002執(zhí)行者各部門、財務(wù)部監(jiān)控者流程環(huán)節(jié)說明各部門出納會計總經(jīng)辦出納執(zhí)行“核對相關(guān)內(nèi)容”工作時，應(yīng)當注意：1、遵循總經(jīng)辦的審批意見；2、費用報銷單的大小寫是否填寫一致；3、原始憑證是否合理有效4、手續(xù)是否齊全。部門經(jīng)理審批確定借款用途借款人填制借支單核對相關(guān)內(nèi)容否付 款報 返財務(wù)報表編制憑證審核登記賬本否否審批審批流程名稱固定資產(chǎn)管理流程編碼WFcw-003執(zhí)行者采購部、財務(wù)部監(jiān)控者流程環(huán)節(jié)說明采購部出納會計總經(jīng)辦出納執(zhí)行“核對相關(guān)內(nèi)容”工作時，應(yīng)當注意：1、遵循總經(jīng)辦的審批意見；2、費用報銷單的大小寫是否填寫一致；3、原始憑證是否合理有效4、手續(xù)是否齊全。變更固定資產(chǎn)臺賬發(fā)生報損、轉(zhuǎn)移報

11、廢時進行核定建立固定資產(chǎn)臺賬部門經(jīng)理審批填采購請款單執(zhí)行采購計劃部門經(jīng)理審批采購員填固定資產(chǎn)申購表匯總各部門固定資產(chǎn)的申購計劃否否核實相關(guān)內(nèi)容否調(diào)整固定資產(chǎn)賬目審核定期檢查固定資產(chǎn)入賬組織盤點付 款審核審核否否否審核審批批審批流程名稱固定資產(chǎn)折舊及報廢流程編碼WFcw-004執(zhí)行者 部、財務(wù)部監(jiān)控者流程環(huán)節(jié)說明 部財務(wù)部總經(jīng)辦執(zhí)行處理報告編制固定值資產(chǎn)報廢處理報告進行相關(guān)核算進行賬務(wù)調(diào)整復核固定資產(chǎn)折舊方法復核固定資產(chǎn)使用年限按月計提折舊確定折舊方法預計固定資產(chǎn)使用年限和凈值否否審批審批流程名稱固定資產(chǎn)的減損流程編碼WFcw-004執(zhí)行者 部、財務(wù)部監(jiān)控者流程環(huán)節(jié)說明 部財務(wù)部總經(jīng)辦固定資產(chǎn)檢查與核對固定資產(chǎn)減損申請編制固定資產(chǎn)處理計劃編制固定資產(chǎn)減損單審核折舊額的重新核實否處理固定資產(chǎn)凈損益核定固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)入清理核算清理費用計算固定資產(chǎn)的可收金額計提減值準備否否審批審批流程