office辦公軟件培訓課件一

1、PowerPoint主主講講: :張張相喜相喜WordWord電腦電腦常見見故障排除辦公軟件操作技巧辦公軟件操作技巧officeExcelExcel第一講 EXCEL篇第一章EXCEL中綜合性精華小技巧的應用1問題在工作中，發(fā)現(xiàn)一些通過文本文件或其它財務軟件的數(shù)據(jù)導入Excel中后居然是以文本形式存在的(數(shù)字默認是右對齊而文本是左對齊的)，即使是重新設置單元格格式為數(shù)字也無濟于事 答案在空白的單元格中填人數(shù)字1，然后選中這個單元格，執(zhí)行“復制”命令，然后再選中所要轉(zhuǎn)換的范圍，選擇“選擇性粘貼”中的“乘”，你就會發(fā)現(xiàn)它們都變?yōu)閿?shù)字了巧變文本為數(shù)字巧變文本為數(shù)字 2“選擇性粘貼”命令的應用 快速輸

2、入數(shù)據(jù)小技巧快速輸入數(shù)據(jù)小技巧1、快速輸入前面帶0的數(shù)字3、另有妙用的 號4、一次輸入多個單元格以字符2、快速輸入分數(shù)用“設置單元格格式”，把屬性改為“文本”太慢啦！ 在帶0的數(shù)字前加單引號如“001”即可 “0 3/4”（注意：中間有一個空格） 無空格結(jié)果是日期（3月4日）輸入“3/4”該怎么辦？ 在輸入11位及以上數(shù)字，在數(shù)字前面加上一個英文狀態(tài)下的“”，即能正常顯示，反之以科學計數(shù)法顯示。此時，該單元格格式為文本形式，其“數(shù)值”只能排序，不能用于函數(shù)計算按住Ctrl鍵，用鼠標左鍵選定多個不連續(xù)的單元格（或區(qū)域），輸入文本（如），然后按下“Ctrl+Enter”鍵，可將該文本同時輸入上述選

3、定的單元格中變?yōu)樽優(yōu)樽優(yōu)樽優(yōu)樽優(yōu)樽優(yōu)榫匦蜸hift在繪制線段及圖形中的作用繪制線段及圖形中的作用 直線圓形正方形橢圓形斜線 數(shù)據(jù)的排序數(shù)據(jù)的排序 1、對數(shù)據(jù)清單進行排序2、創(chuàng)建自定義排序如何設置輸入信息的有效性 用戶在制作表格時可能基于現(xiàn)實的考慮，想要對某些單元格中的信息設定限制，此時就需要進行數(shù)據(jù)有效性的設置。其具體的步驟如下。 選中要設置數(shù)據(jù)有效性的區(qū)域，單擊【數(shù)據(jù)】|【有效性】菜單項，打開【數(shù)據(jù)有效性】對話框。切換到【設置】選項卡中，分別在【允許】、【數(shù)據(jù)】下拉列表中選擇【任何值】和【介于】選項，在【最小值】、【最大值】文本框中分別輸入“2”和“100”。 單擊 按鈕返回到工作表中。當用

4、戶在輸入過程中輸入了不合要求的數(shù)據(jù)時，就會彈出【Microsoft Excel】對話框，提示所輸入的信息有誤ABC如何導入外部數(shù)據(jù) 選擇【數(shù)據(jù)】|【導入外部數(shù)據(jù)】|【導入數(shù)據(jù)】菜單項。 隨即會彈出【選取數(shù)據(jù)源】對話框，然后在【查找范圍】下拉列表中選擇導入數(shù)據(jù)所在的路徑或者文件夾，然后在列表框中選擇需要導入的文件。單擊”打開” 按鈕彈出【文本導入向?qū)?步驟之1】對話框，然后選中【原始數(shù)據(jù)類型】組合框中的【固定寬度】單選按鈕。 D單擊”下一步”按鈕彈出【文本導入向?qū)?步驟之2】對話框，此時在【數(shù)據(jù)預覽】列表框中顯示出預覽效果。EFG如何將不相鄰的列打印到相鄰的位置上如何將不相鄰的列打印到相鄰的位置

5、上 選中不需要打印的列，然后選擇【格式】|【列】|【隱藏】菜單項將其隱藏。設置一個包含所有列的打印區(qū)域，其中也包含隱藏的列，然后執(zhí)行選定區(qū)域的打印操作即可。Excel中雙擊格式刷的妙用中雙擊格式刷的妙用 提出問題:如何點選一次格式刷,實現(xiàn)多次應用答案:雙擊格式刷即可,不用時按”ESC”退出即可首先在首先在Word中選中要復制的內(nèi)容，然后單擊中選中要復制的內(nèi)容，然后單擊“編輯編輯復制復制”命令，進入命令，進入Excel中，按住中，按住Shift鍵，單擊鍵，單擊“編輯編輯粘貼圖片粘貼圖片”命令，即可命令，即可將剛才復制的內(nèi)容以圖片格式插入到將剛才復制的內(nèi)容以圖片格式插入到Excel表表格中，而且在

6、該圖片上雙擊，還可進行文字格中，而且在該圖片上雙擊，還可進行文字修改。利用這種方法也可以把修改。利用這種方法也可以把“記事本記事本”等等其他程序中的內(nèi)容以圖片格式粘貼到其他程序中的內(nèi)容以圖片格式粘貼到Excel中。中。 Word內(nèi)容以圖片形式插入到內(nèi)容以圖片形式插入到Excel 以此法亦可將Word中的內(nèi)容作為圖片鏈接插入Excel繪制多斜線單元格 利用Excel“邊框”選項卡的兩個斜線按鈕，可以在單元格中畫左、右斜線。如果想在單元格中畫多條斜線 該怎么做呢?“直線”-“繪圖”繪制多斜線表頭繪制多斜線表頭 只要畫法正確，斜線可隨單元格自動伸長或縮短。當然，斜線單元格的數(shù)據(jù)輸入要麻煩一些，通常的

7、做法是讓數(shù)據(jù)在單元格內(nèi)換行(按“Alt+回車鍵”)，再添加空格即可將數(shù)據(jù)放到合適位置。或是適當調(diào)整單元格屬性也可達到目的!第二章 圖表篇圖表背景的處理為了使圖表看起來清晰、明朗容易讀懂我們可以利用輔助數(shù)據(jù)對其進行處理如下圖示：數(shù)據(jù)透視表 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表 編輯數(shù)據(jù)透視表認識函數(shù):函數(shù)Excel預先定義好的特殊公式SUM(number1,number2,.)公式用戶自行設計對工作表進行計算和處理的計算式=SUM(E1:H1)*A1+26第三章 函數(shù)篇統(tǒng)計函數(shù) 單元格引用單元格引用方式：單元格引用方式：相對引用、絕對引用、混合引用相對引用、絕對引用、混合引用使用使用“$”號來鎖定引用號來鎖定引用“F

8、4”變相對引用為絕對引用變相對引用為絕對引用”F9”定義一個區(qū)域為數(shù)組定義一個區(qū)域為數(shù)組引用實例引用實例相對引用相對引用:A1、B5絕對引用：絕對引用：$ A $5、 $C $2混合引用：混合引用： $A2、D $1用Sheet1的D8單元格的內(nèi)容乘以40，再加上Sheet2的B8單元格內(nèi)容乘以60設有名稱為Sheet1、Sheet2和Sheet3的3張工作表 將2的計算結(jié)果顯示在Sheet3的A8單元格中 則應該在Sheet3的A8單元格輸入以下算式:=Sheet1!D840Sheet2!B860?？绫聿僮鲾?shù)據(jù)跨表操作數(shù)據(jù) 如何通過函數(shù)合并字符如何通過函數(shù)合并字符 如果要將通過分列填充的姓和

9、名重新合并到一起，可以通過函數(shù)來實現(xiàn)。如要將下面的姓和名合并，具體的操作步驟如下。選中單元格C30，在編輯欄中輸入“A30&B30”。按下【Enter】鍵后單元格C30中填充上“李小煒”。平均值函數(shù)average按列查找函數(shù)vlookupVLOOKUP 表間數(shù)據(jù)對應非它莫屬nVLOOKUP（查找值，數(shù)據(jù)表，列序號， 匹配條件）n可用0或1代替FALSE和TRUE，0=精確查找，支持無序查找。1=近似查找，首列必需是升序排列n支持通配符進行查找字段截取函數(shù)mid left rightnMID(text, start_num, num_chars)翻譯為中文為：中間（文本，開始位數(shù)，截取字

10、長）例：A2單元格中為某人的身份證請從中提取出生日期。=mid(A2,7,4)&”年”&mid(A2,11,2)&”月”&mid(A2,13,2）&”日” 結(jié)果：1978年02月18日LEFT(text,num_chars)在text中從左邊取num_chars個字符RIGHT(text,num_chars)在text中從右邊取num_chars字符統(tǒng)計函數(shù)count countif-count(range) 統(tǒng)計選擇范圍內(nèi)數(shù)字單元格的個數(shù) 例：COUNT(A4:A7) A4:A7范圍內(nèi)數(shù)字單元格個數(shù) -count

11、if(range,criteria)統(tǒng)計滿足條件的單元格個數(shù)例：=countif(A4:A7,“=80”) A4:A7范圍內(nèi)大于80的單元格個數(shù)計算兩個日期間差值 Datedif=datedif(date1,date2,”y”)統(tǒng)計日期1與日期2相差的年數(shù) 計算年齡的利器=datedif(date1,date2,”m”)統(tǒng)計日期1與日期2相差的月數(shù)=datedif(date1,date2,”d”)統(tǒng)計日期1與日期2相差的天數(shù)例：某人的出生日期為1978-12-20，到今天的年齡為=DATEDIF(1978-12-20,TODAY(),y)如果否則 if函數(shù)-IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)翻譯成中文為“如果logical_test=是，符合要求，不符合要求）例：A2單元格為鄉(xiāng)鎮(zhèn)，要