project使用培訓

1、Project工具培訓 秘密2計劃制定工具PROJECT應用n MS-Project概述概述n *項目管理基礎知識項目管理基礎知識n MS-Project的幾種基本視圖n 創(chuàng)建一個項目創(chuàng)建一個項目n 資源和成本管理資源和成本管理n 縱覽項目計劃縱覽項目計劃n 項目的跟蹤項目的跟蹤n 其他功能其他功能n *制定項目計劃的注意事項制定項目計劃的注意事項n 提問和討論提問和討論3MS-Project概述n Microsoft Project是微軟推出的項目規(guī)劃、管理軟件。n 它使用項目管理的概念，幫助用戶建立一套項目時間的管理和控制、資源分配和成本控制系統(tǒng)。4MS-Project概述n Micros

2、oft Project的主要功能：l 編制、組織信息的功能l 計算功能l 方案比較功能l 診斷和維護功能l 共享項目信息功能l 跟蹤任務功能5MS-Project概述n Microsoft Project的特點：l具有項目管理所需的各種功能，包括項目計劃資源的定義和分配實時的項目跟蹤多種直觀易懂的報表及圖形、用Web頁面方式發(fā)布項目信息、通過Excel、Access或各種 ODBC兼容數(shù)據(jù)庫存取項目文件等方便的項目組交流手段l占有較大的市場份額l界面友好，易于使用l方便獲取6MS-Project概述n 提供簡單易懂、內(nèi)容較全面的的聯(lián)機教程：77WBS (Work Breakdown Struc

3、ture)工作分解結(jié)構是大型/復雜事物的邏輯分解方法整體部分部分可連續(xù)分解，直至每一部分可以管理。88任務一子任務2.1活動2.2.1活動2.2.1活動2.2.1活動2.2.n子任務2.2子任務2.3任務二子任務3.1子任務3.2任務三任務四項目目標（工作包 Work Packages）層次一層次二層次n99WBS常見形式一：大綱形式1.0 建辦公樓 1.1 基礎 1.1.1 挖溝 1.1.2 混凝土 1.1.3 回填 1.2 墻 1.2.1 砌磚 1.2.2 裝窗 1.2.3 裝門 1.2.4 抹灰 1.3 屋頂 1.3.1 安梁 1.3.2 裝檁 1.3.3 上瓦1.4 照明 1.4.1

4、配線 1.4.2 裝照明燈 1.4.3 配電盤 1010WBS分解成功的關鍵：n自上而下逐步細化，計劃是有層次的n必須包括項目所有活動n采用頭腦風暴法進行n最底層的活動一般不超過80人時；nWBS的分解不代表活動順序n分解時只針對項目目標，不考慮資源情況WBS的主要目的：n把工作范圍說明書中的各項任務分解為更具體的、更詳細的、更便于管理的細項。表明所有工作單元的邏輯特性，以保證沒有被遺漏的工作，也表明如何跟蹤項目，一個完成了的WBS應該覆蓋項目的全部范圍。n細分可以提高費用成本、時間和資源使用預算的精度。n為項目狀況評估和監(jiān)控定義一個計劃基準。n便于項目任務和責任的分配安排。 11 11 步驟

5、步驟4、項目估算、項目估算估算方法：估算方法：WBD：一種專家估算方法，由一種專家估算方法，由2-4名對項目了解的專家進行獨立估名對項目了解的專家進行獨立估算，當各專家的估算結(jié)果十分接近時，可直接取平均值作為估算結(jié)算，當各專家的估算結(jié)果十分接近時，可直接取平均值作為估算結(jié)果果 。估算結(jié)果偏差大，則需要正對偏差進行討論并進行下一輪估算，。估算結(jié)果偏差大，則需要正對偏差進行討論并進行下一輪估算，直到偏差小于預期值。直到偏差小于預期值。三點估算：三點估算：一種經(jīng)驗估算方法，每次給出估算樂觀值、最可能值、一種經(jīng)驗估算方法，每次給出估算樂觀值、最可能值、悲觀值，期望值悲觀值，期望值=（悲觀值（悲觀值4最

6、可能值樂觀值）最可能值樂觀值）/6。直接使用歷史數(shù)據(jù)：直接使用歷史數(shù)據(jù)：直接取類似項目的歷史數(shù)據(jù)，可針對整體或者直接取類似項目的歷史數(shù)據(jù)，可針對整體或者局部活動，做為估算結(jié)果。可直接用于規(guī)模、局部活動，做為估算結(jié)果。可直接用于規(guī)模、工作量、進度估算。工作量、進度估算。需要特別注意評估估算項目與歷史項目的偏差，否則容易造成大的需要特別注意評估估算項目與歷史項目的偏差，否則容易造成大的偏差。偏差。三種方法可以單獨或者混合使用，都可以用于直接估算規(guī)模、工作量三種方法可以單獨或者混合使用，都可以用于直接估算規(guī)模、工作量!1212關鍵路徑 (CP)v 從項目開始到結(jié)束的一系列任務或活動的最長工期路徑從項

7、目開始到結(jié)束的一系列任務或活動的最長工期路徑v CP上任何任務的工期變化的會改變項目結(jié)束時間上任何任務的工期變化的會改變項目結(jié)束時間v 非關鍵路徑也可能會變成關鍵路徑非關鍵路徑也可能會變成關鍵路徑v 關鍵路徑可能多于一條關鍵路徑可能多于一條v 關鍵路徑在項目實施過程中可能會發(fā)生變化關鍵路徑在項目實施過程中可能會發(fā)生變化1313關鍵路徑 (CP)14MS-Project的幾種基本視圖n MS-Project的主工作界面（甘特圖示例）15MS-Project的幾種基本視圖n 1、甘特圖視圖16MS-Project的幾種基本視圖n 2、任務分配狀況視圖17MS-Project的幾種基本視圖n 3、日

8、歷視圖18MS-Project的幾種基本視圖n 4、網(wǎng)絡圖視圖19MS-Project的幾種基本視圖n 5、組合視圖l MS-Project還提供其他很多的視圖類型，如資源工作表、資源使用視圖等；l 用戶可以通過菜單路徑：視圖其他視圖彈出對話框（如圖）進行設置和選擇所需要的視圖l 用戶也可以同時顯示多個視圖進行比對20創(chuàng)建一個項目新建l打開MS-Project，按路徑：文件新建 空白項目（以Project2003為示例）操作，顯示以下頁面：21創(chuàng)建一個項目導航l 用戶可以按照Project主界面的左側(cè)任務導航區(qū)對項目的基本信息、任務列表、日程排定等進行設定和輸入；l *（個人推薦）在使用Pro

9、ject新建一個項目時按以下順序進行：1、定義項目（定義開始時間）2、定義常規(guī)工作時間 （日歷的設定）3、列出項目的任務4、排定任務的前后置關系22創(chuàng)建一個項目定義項目n 在任務導航區(qū)域選擇“定義項目”n 提示您輸入項目的開始時間（估計）l 當前項目將根據(jù)您輸入的固定開始日期進行排定，Project對后增的任務，使用默認的限制“越早越好”，然后以此開始時間及其后的任務工期為基礎，計算整個項目的完成日期。n 按向?qū)瓿伞岸x項目” 的設置23創(chuàng)建一個項目定義常規(guī)工作時間（日歷）n Project提供幾個日歷的模板，用戶可以按需要以其為基礎創(chuàng)建自己的項目日歷；n 我們可以在導航中找到“更改工作時間

10、”的彈出對話框，并在此對話框中對我們項目的工作時間進行設置并保存。24創(chuàng)建一個項目列出項目的任務信息n 在任務列表中手工輸入任務信息n 導入任務信息l Project文件（*.mpp）l Project數(shù)據(jù)庫（*.mpd）l MS Access數(shù)據(jù)庫l MS Excel活頁簿l 文本文件l CSV文件逗號分隔值文件（文本文件）25創(chuàng)建一個項目列出項目的任務信息26創(chuàng)建一個項目設置周期性任務n 輸入周期性任務可按以下操作步驟：l 在“視圖”菜單上-單擊“甘特圖”-在“任務名稱”域中，選中周期性任務要出現(xiàn)的位置的下一行-在“插入”菜單上，單擊“周期性任務”27創(chuàng)建一個項目設置任務關系n 在任務信息

11、中設置：l 任務相關性 完成 - 開始（FS） 完成 - 完成（FF） 開始 - 開始（SS） 開始 - 完成（SF）l 延隔時間 可以輸入具體時間 也可以輸入百分比 可為正數(shù)，可為負數(shù)n 在甘特圖中使用鼠標箭頭關系進行設置n 其他方式等28創(chuàng)建一個項目設置里程碑n 沒有工期（零工作日）的任務在MS Project中被認為是里程碑。設置里程碑是為了找出日程中的重要事件；n 也可以將有工期的任務設置為里程碑；n 在甘特圖的條形圖部分，里程碑的默認樣式為29創(chuàng)建一個項目以大綱的方式組織任務n 利用“升級”、“降級”設置任務之間的層次關系n “父任務”被稱為“摘要任務”n 項目摘要任務n 可以在視圖

12、中顯示大綱編號30資源和成本管理資源概念n 所謂資源，就是項目中完成任務的人、設備和原材料。n 資源類型：l 工時（為完成任務而花費時間） 人員、示波器、測試手機、機架l 材料（為完成任務而花費的消耗性原料） 復印紙、工作筆記本n 材料資源與工時資源的不同之處：l 不能使用加班費率和工作組域l 無法指定最大單位l 無法調(diào)配材料資源l 材料資源不使用資源日歷l 每次使用成本的工作方式與工時資源的不同n 如果用戶沒有輸入資源信息，如果用戶沒有輸入資源信息，Project會根據(jù)任務工期和任務相關性會根據(jù)任務工期和任務相關性信息來計算任務的日程；信息來計算任務的日程；n 如果資源分配的多少只影響到完成

13、任務所需的工期，而不影響任務如果資源分配的多少只影響到完成任務所需的工期，而不影響任務的總工時，這種日程排定方式稱為投入比導向日程控制方法。的總工時，這種日程排定方式稱為投入比導向日程控制方法。31資源和成本管理成本的概念n 在Project中，成本就是指任務、資源、任務分配或整個項目的總計劃成本，有時也稱為當前成本或當前預算。n 成本類型：l 資源成本l 固定成本不因任務工期或者資源完成工時的變化而變化的成本例如：公司職員每月的固定工資、一次性付清的設備安裝費用等*以上兩者相加為總成本，其中資源成本的多少由Project累算得出。32資源和成本管理資源的設置n 通過視圖“資源工作表”，菜單選

14、項“資源信息”對資源進行設置l 常規(guī)l 工作時間l 成本（使用費率）33資源和成本管理向任務分配資源n 分配任務時可以考慮資源日歷l 任務日程將重新排定n 分配任務時也可以忽略資源日歷n將任務分配給指定的資源去完成34資源和成本管理資源分配狀態(tài)n 在分配了資源之后，我們可以使用“資源圖表”視圖查看每個資源按時間分配的情況；n 在資源圖標視圖中，MS-Project使用紅色來表示存在過度分配的資源，藍色表示正常分配；資源“shenbing”被過度分配了！35資源和成本管理設置工作分配信息n 工時分布 常規(guī)分布 前輕后重 鐘型分布 雙峰分布 先峰分布 前重后輕 后峰分布 中央加重鐘型n 手工編輯工

15、時分布36資源和成本管理任務類型n 工作量公式：Duration X Units = Work 即：工期X單位=工時 縮寫為：D X U = Wn 轉(zhuǎn)換公式：D = W / UU = W / Dn 在MS-Project中，任務類型包括以下三種：l 固定單位所分配的單位（或資源）為固定值的任務，并且對任何工時量或任務工期的更改均不影響該單位；l 固定工期工期固定，并且所分配的工時或所分配的單位（資源）不影響工期的任務；l 固定工時工時量為固定值的任務，并且對任何任務工期或所分配的單位的數(shù)量（或資源）的更改均不影響工時。37資源和成本管理一個任務分配多個資源n 投入比導向日程排定l 將新的資源分

16、配給任務或從任務中刪除資源時，MS-Project將延長或縮短任務工期（Duration），調(diào)整應用到該任務上的其他資源的份額以保持任務的總工時（Works）不變；n 非投入比導向日程排定n “固定工時”類型的任務無法選擇“投入比導向”或“非投入比導向”；n 何時不能使用投入比導向方式？l 例：辦理護照n 默認情況下，新增加的任務為“投入比導向”。38縱覽項目計劃視圖n 通過視圖查看項目計劃39縱覽項目計劃查看項目關鍵路徑40縱覽項目計劃報表n 系統(tǒng)提供了許多預定義的報表n 可以自定義報表41縱覽項目計劃報表n 總覽l 項目摘要l 最高級任務l 關鍵任務l 里程碑l 工作日n 當前操作l 未開

17、始任務l 即將開始任務l 進行中任務l 已完成任務l 應該已經(jīng)開始的任務l 進度落后的任務42縱覽項目計劃報表n 成本l 現(xiàn)金流量l 預算l 超過預算的任務l 超過預算的資源l 盈余分析n 工作分配l 誰在做什么l 誰在何時做什么l 待辦事項l 過度分配的資源43縱覽項目計劃以其它格式發(fā)布n 工作量l 任務分配狀況l 資源使用狀況44項目的跟蹤比較基準n 項目、任務的日程、分配情況等信息常常根據(jù)項目進展的實際情況作調(diào)整n 為了能夠讓項目、任務當前的情況和原計劃的情況作一個比較，必須保存原計劃的項目、任務信息（比較基準），有了這些信息（基準），才能夠跟蹤出實際執(zhí)行過程與計劃的差異。n 比較基準中

18、保存的信息l 任務信息 開始和完成日期，工時，工期，成本，任務分割，在執(zhí)行過程中的實際工時和成本l 資源信息 資源的工時，成本，在執(zhí)行過程中實際發(fā)生的工時和成本l 工作分配信息 開始完成日期，工時，成本，在實際執(zhí)行過程中發(fā)生的工時和成本45項目的跟蹤保存比較基準n 設置比較基準n 查看當前計劃與比較基準計劃的差異46項目的跟蹤查看比較47其他功能n 除了以上介紹的一些新建項目、排列任務、分配資源、查看項目視圖、跟蹤對比項目任務等，MS-Project還提供我們一些其他的任務：l 成本計算l 盈余分析l 多重項目管理l 數(shù)據(jù)庫共享信息功能l 與文本文件交換數(shù)據(jù)l 工作組功能：使用電子郵件進行工作溝通使用Project Central進行溝通在工