戴德梁行物業(yè)管理檔案建立與管理講義課件

1、物業(yè)管理檔案的建立與管理物業(yè)管理檔案的建立與管理一、用戶檔案的建立一、用戶檔案的建立Page 21 1、產(chǎn)權(quán)備案、產(chǎn)權(quán)備案p什么是產(chǎn)權(quán)備案？p為什么要進(jìn)行產(chǎn)權(quán)備案？p產(chǎn)權(quán)備案與權(quán)屬登記的區(qū)別？Page 3什么是產(chǎn)權(quán)備案？什么是產(chǎn)權(quán)備案？答：答：由物業(yè)管理公司對每個(gè)產(chǎn)權(quán)人擁有的房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)范圍及比例進(jìn)行備案登記Page 4為什么要進(jìn)行產(chǎn)權(quán)備案？為什么要進(jìn)行產(chǎn)權(quán)備案？p為準(zhǔn)確界定每個(gè)產(chǎn)權(quán)人擁有產(chǎn)權(quán)的范圍和比例，維護(hù)其合法權(quán)益，應(yīng)建立產(chǎn)權(quán)備案制度p物業(yè)管理就是使產(chǎn)權(quán)人的權(quán)利得到保障，并承擔(dān)應(yīng)承擔(dān)的義務(wù)p物業(yè)中的公共設(shè)施和房屋公共部位，是多個(gè)產(chǎn)權(quán)人共有財(cái)產(chǎn)，其維修養(yǎng)護(hù)費(fèi)用應(yīng)由共有人按產(chǎn)權(quán)比例分擔(dān)Page

2、 5產(chǎn)權(quán)備案和權(quán)屬登記的區(qū)別？產(chǎn)權(quán)備案和權(quán)屬登記的區(qū)別？權(quán)屬登記：權(quán)屬登記：是政府行政部門（深圳市規(guī)劃與國土資源局）的行業(yè)管理，包括土地使用權(quán)的出讓、房地產(chǎn)開發(fā)、房地產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、房地產(chǎn)租賃，以及房地產(chǎn)抵押等等，目的是為了保護(hù)產(chǎn)權(quán)人的權(quán)益，促進(jìn)房地產(chǎn)市場公開化，規(guī)范房地產(chǎn)市場行為，加強(qiáng)房地產(chǎn)行業(yè)的管理產(chǎn)權(quán)備案：產(chǎn)權(quán)備案：是物業(yè)管理中十分重要的一個(gè)管理環(huán)節(jié)，是實(shí)施物業(yè)管理前必須做且要做好的一項(xiàng)工作Page 62 2、建立業(yè)主檔案、建立業(yè)主檔案p業(yè)主檔案包括哪些內(nèi)容？p業(yè)主檔案的分類Page 7業(yè)主檔案包括哪些內(nèi)容？業(yè)主檔案包括哪些內(nèi)容？p業(yè)主姓名、年齡等p家庭成員情況p工作單位p聯(lián)系電話、聯(lián)系地址p收

3、繳管理費(fèi)情況p物業(yè)的使用和維修養(yǎng)護(hù)情況Page 8業(yè)主檔案業(yè)主檔案基本資料部分示例基本資料部分示例房號(hào)房號(hào)戶型戶型建筑面積建筑面積管理費(fèi)管理費(fèi)/ /月月業(yè)主姓名業(yè)主姓名證件號(hào)碼證件號(hào)碼國籍國籍/ /戶戶籍籍民族民族家庭電話家庭電話移動(dòng)電話移動(dòng)電話辦公電話辦公電話圖文傳真圖文傳真工作單位工作單位職務(wù)職務(wù)電子信箱電子信箱聯(lián)系地址聯(lián)系地址郵政編碼郵政編碼入伙日期入伙日期家庭成員家庭成員姓名姓名稱謂稱謂性別性別戶籍戶籍工作單位工作單位職務(wù)職務(wù)聯(lián)系電話聯(lián)系電話車輛資料車輛資料車牌號(hào)碼車牌號(hào)碼廠牌型號(hào)廠牌型號(hào)車身顏色車身顏色授權(quán)駕駛授權(quán)駕駛出入證號(hào)出入證號(hào)車位號(hào)車位號(hào)其他其他特殊要求特殊要求服務(wù)時(shí)間服務(wù)時(shí)

4、間民族習(xí)慣民族習(xí)慣信仰信仰忌諱忌諱來訪登記來訪登記寵物登記寵物登記其他其他Page 9業(yè)主檔案的分類業(yè)主檔案的分類p 組團(tuán)按柜p 每棟按位p 每單元按盒p 每戶按冊Page 10用戶檔案的建立用戶檔案的建立是通過收集、分類存檔和建立管理、使用制度完成的是通過收集、分類存檔和建立管理、使用制度完成的Page 11人名索引人名索引p 人名索引是揭示檔案中所涉及的任務(wù)并指明其檔案出處的檢索工具p 人名索引一般由人名和檔案兩部分組成p 借助人名索引可以查到記載某一人物的材料p 人名索引一般按姓氏筆畫、漢語拼音字母順序等方法排列二、物業(yè)檔案的建立二、物業(yè)檔案的建立Page 131 1、什么是物業(yè)檔案資料

5、？、什么是物業(yè)檔案資料？答：答：指人們在物業(yè)的開發(fā)和管理活動(dòng)中形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖象、聲音以及其他各種方式和載體的文件Page 142 2、建立動(dòng)態(tài)的物業(yè)檔案資料管理機(jī)制、建立動(dòng)態(tài)的物業(yè)檔案資料管理機(jī)制由于物業(yè)檔案資料管理具有動(dòng)態(tài)性，因此必須建立動(dòng)態(tài)管理機(jī)制凡是管理程序的各個(gè)環(huán)節(jié)，有關(guān)人員都要進(jìn)行及時(shí)性、經(jīng)常性、完備性的動(dòng)態(tài)記錄Page 153 3、物業(yè)檔案資料的兩個(gè)作用、物業(yè)檔案資料的兩個(gè)作用憑證作用憑證作用參考作用參考作用Page 164 4、資料的收集、資料的收集p檔案室p資料收集的兩種方式Page 17檔案室專人負(fù)責(zé)檔案室專人負(fù)責(zé)p物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的檔案

6、室，由專人負(fù)責(zé)管理p在資料收集時(shí)應(yīng)保證內(nèi)容豐富內(nèi)容豐富及渠道廣泛渠道廣泛p收集來源按不同的標(biāo)準(zhǔn)有不同的分類p按時(shí)間順序來收集p按物業(yè)管理參與者的各方面來收集Page 18按時(shí)間順序來收集按時(shí)間順序來收集設(shè)計(jì)規(guī)劃階段信息施工及驗(yàn)收階段信息委托管理階段信息招商階段信息用戶入戶信息日常管理信息Page 19按物業(yè)管理參與者的各方面來收集按物業(yè)管理參與者的各方面來收集p在物業(yè)接管移交與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位積極合作，力爭全面、準(zhǔn)確地收集到工程建設(shè)產(chǎn)權(quán)及工程技術(shù)資料等原始資料p在業(yè)主入伙，進(jìn)行二次裝修階段收集業(yè)主、用戶資料p在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴與回訪記錄等以及其他相

7、關(guān)資料，并將檔案的收集形成制度化p通過政府主管部門獲取的相關(guān)信息Page 205 5、資料的整理和分類、資料的整理和分類p資料整理要求p根據(jù)工作的內(nèi)容整理和分類p根據(jù)文件、檔案連貫性整理和分類Page 21資料整理要求：資料整理要求：收集到原始資料后，統(tǒng)一由檔案管理人員集中整理。剔除作廢和無效的記錄，然后按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊，做到條理清晰、分類合理、便于檢索Page 22根據(jù)工作的內(nèi)容整理和分類根據(jù)工作的內(nèi)容整理和分類辦公室上級(jí)文件、內(nèi)部發(fā)文、計(jì)劃總結(jié)工程部工程圖紙、設(shè)備檔案、承包合同服務(wù)部租賃合同、顧客投訴、業(yè)主檔案財(cái)務(wù)部各類帳冊、發(fā)票存根、預(yù)算報(bào)告保安部巡查記錄、緊急事件、車輛檔案Pa

8、ge 23按文件、檔案連貫性分類按文件、檔案連貫性分類實(shí)際工作中，文件資料、檔案一般不作嚴(yán)格區(qū)分，另外歸檔時(shí)可照顧到從文件到檔案的連貫性，進(jìn)行分類（見表2-2-1）Page 24表表2-2-12-2-1產(chǎn)權(quán)與工程技術(shù)資料?。ㄓ茫魴n案裝修檔案維修資料治安交通管理資料設(shè)備設(shè)施管理資料（包括消防）綠化清潔資料社會(huì)文化資料員工管理資料業(yè)主反饋行政文件資料業(yè)主管理委員會(huì)資料Page 25圖圖指在實(shí)地查丈的基礎(chǔ)上，對照1:500房地產(chǎn)分幅平面圖，根據(jù)管理需要繪制的各類房屋平面圖檔檔指在管理活動(dòng)過程中形成的各種文字資料，由于其數(shù)量大、種類多，因此成為物業(yè)檔案的主要成分成為物業(yè)檔案的主要成分卡卡指根據(jù)管理工

9、作需要而制作的目錄卡、保養(yǎng)卡等，特點(diǎn)：內(nèi)容濃縮、內(nèi)容濃縮、檢索方便檢索方便冊冊指為了提高管理效率而建立的房屋建筑設(shè)備手冊、房屋使用手冊、業(yè)主手冊等表表指根據(jù)管理工作需要而設(shè)立的各類表格建立標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊、表建立標(biāo)準(zhǔn)化的圖、檔、卡、冊、表Page 26進(jìn)行科學(xué)的合理的分類存檔進(jìn)行科學(xué)的合理的分類存檔分類存檔按照檔案資料本身內(nèi)在的規(guī)律進(jìn)行科學(xué)的劃分一個(gè)有序的資料庫是一個(gè)完整的樹形圖樹形圖歸檔要及時(shí)，分類要合理檔案的分類方法有很多：年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法、作者年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法、作者分類法、地區(qū)分類法、文件名稱分類法分類法、地區(qū)分類法、文件名稱分類法等；一

10、般采用兩種以上的分類方法結(jié)合使用三、物業(yè)檔案的管理三、物業(yè)檔案的管理Page 281 1、什么是物業(yè)檔案的管理？、什么是物業(yè)檔案的管理？答：答：指物業(yè)公司在物業(yè)管理管理活動(dòng)中，對物業(yè)的原始記錄進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用，為物業(yè)管理提供客觀依據(jù)和參考資料Page 29檔案管理的注意事項(xiàng)檔案管理的注意事項(xiàng)p 強(qiáng)調(diào)原始記錄的重要性p 數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料詳實(shí)p 不錯(cuò)不漏、帳實(shí)相符p 妥善保管、查閱方便p 保證檔案資料的完整、準(zhǔn)確、新鮮、安全Page 302 2、檔案的建立的四個(gè)環(huán)節(jié)、檔案的建立的四個(gè)環(huán)節(jié)2 2、整理、整理1 1、收集、收集3 3、歸檔、歸檔4 4、使用、使用Page 31收集收

11、集收集是將分散在單位各內(nèi)部工作機(jī)構(gòu)的有保存價(jià)值的文件資料向單位檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的人員移交、集中的工作收集的關(guān)鍵是盡可能完整盡可能完整Page 32完整的檔案收集體現(xiàn)在三個(gè)方面完整的檔案收集體現(xiàn)在三個(gè)方面從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工從地下到樓頂從地下到樓頂從主體到配套的技術(shù)資料從主體到配套的技術(shù)資料Page 33整理整理整理的重點(diǎn)是去偽存真去偽存真留下物業(yè)管理有用的資料Page 34歸檔歸檔歸檔歸檔指按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律進(jìn)行科學(xué)地分類與保存，可按每一建筑每一建筑分類分類，也可按系統(tǒng)項(xiàng)目分類系統(tǒng)項(xiàng)目分類形式在物業(yè)管理中可采用原始資料原始資料與計(jì)算機(jī)檔案管理計(jì)算機(jī)檔案管理雙軌制，以

12、確保儲(chǔ)存方式的多元化盡可能將資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤儲(chǔ)存計(jì)算機(jī)磁盤儲(chǔ)存以便于查找錄象帶、錄音帶、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化Page 35歸檔管理歸檔管理對業(yè)主和企業(yè)利益影響較大的檔案應(yīng)加以保存檔案管理人員應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類說明書及檔案總目錄檔案分類說明書及檔案總目錄，并按部門內(nèi)容、部門、年度、保存期及保密程度的分類順序進(jìn)行組卷，逐一編號(hào)、登記造冊、編制目錄、分柜保存為保證檔案的安全與完善，檔案室檔案室應(yīng)隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔、注意防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮Page 36歸檔作用歸檔作用“十清十清”物業(yè)來源清物業(yè)數(shù)量清物業(yè)質(zhì)量清物業(yè)價(jià)值清結(jié)構(gòu)類型清設(shè)備設(shè)施清綠化苗木清租金費(fèi)用清使用情況清維修更新清Page 37使用使用檢索計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)審批按檔案的不同密級(jí)由相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱手續(xù)借閱手續(xù)的辦理（借、還登記；檢查完好程度；借閱時(shí)間規(guī)定等）Page 38銷毀銷毀根據(jù)檔案的保存期限和性質(zhì)，定期對過期或作廢的文檔過期或作廢的文檔進(jìn)行剔除和