物業(yè)管理應用文書課件

1、 應用文書是一種與日常生活聯(lián)系緊密、有固定程序、文字通俗、帶有交際性質(zhì)的使用性文書。在物業(yè)管理活動中，作為直接影響物業(yè)管理活動成效的一個基本要素，應用文書得到了廣泛的使用，而且發(fā)揮著重要作用。物業(yè)管理從業(yè)人員來說，準確熟練運用物業(yè)管理應文書是一項必須具備的基本技能。物業(yè)管理應用文書（一）應用文書的分類（一）應用文書的分類 1. 1. 性質(zhì)分性質(zhì)分 通用的應用文可分為行政公文、事務公文、會議公文、制度公文、禮儀文書、經(jīng)濟公文、其他日常文書、司法公文等八大類幾十種。物業(yè)服務行業(yè)屬第三產(chǎn)業(yè)，是服務行業(yè)，因此，在制作和使用各種文書時，既要符合通用文書的一般特點，還要突出服務的特性。物業(yè)管理應用文書內(nèi)行

2、文：僅限在獨立的組織中傳達的文書外行文：可再組織外傳遞的文書前行文：在事情發(fā)生前制作的文書后行文：在事情發(fā)生后制作的文書上行文：屬內(nèi)行文，且是向上級報送的文書下行文：屬內(nèi)行文，且是向下級發(fā)送的文書平行文:在各獨立組織之間傳遞的文書2. 行文方向及時間分行文方向及時間分 物業(yè)管理應用文書1. 標題 2. 正文 3. 落款物業(yè)管理應用文書1. 公文式標題的制作組成要素單位+時間+事由+文種解釋： 文章是誰起草的（單位）文章反應什么時間（時間）什么區(qū)域（范圍）的什么事情（事由）這篇文章是做什么用的（文種）例如：物業(yè)公司2014年度培訓計劃物業(yè)管理應用文書 有單標題和雙標題（即主副標題）。主標題一旦概

3、括到某種程度，不能概括和反應需要傳達的含義，就必須用副標題來做具體的說明。 例如：某物業(yè)服務企業(yè)開展全員節(jié)約活動取得明顯效果后，集團公司要求該公司上報經(jīng)驗材料，以便在全集團推廣。這個標題就可以制作成：“挖潛增效大有可為”，副標題為“物業(yè)公司開展全員節(jié)約活動情況總結”。物業(yè)管理應用文書 （四）應用文書寫作的行款格式規(guī)則（四）應用文書寫作的行款格式規(guī)則 基本包括：標題、署名、分段、引文和序碼基本包括：標題、署名、分段、引文和序碼 1. 標題 文章標題的基本規(guī)則是居中排列，字號應大于正文，字體也應與正文相區(qū)別，并且上下各空一行。如果大標題字數(shù)較多，則應考慮分行排列，但分行排列應注意前后意思的完整，仍

4、然要居中。副標題應緊靠大標題下，中間不空行，題前要加破折號，所用字體也也應區(qū)別于主標題。物業(yè)管理應用文書2. 署名 署名一般應放在大標題之下，居中，上下各空一行，字號應小于大標題，字體也應區(qū)別于大標題與正文。3. 分段 開頭空兩字第二行定格書寫。書信、報告、行政公文主送機關要求頂格書寫，后面加冒號，第二行空兩字。物業(yè)管理應用文書4. 引文 較短的引文可夾在正文中，較長需換行自成一段，排列上比正文退兩格，字體與字號與正文區(qū)別。5. 序碼 一、 （一） 1. （1）物業(yè)管理應用文書（一）行政性公文 行政性公文就是通常所說的狹義公文或法定公文，屬于規(guī)范體式通用公文中的一大類別，也是應用最廣泛的類別。

5、1. 通告 適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。 物業(yè)管理應用文書（1）通告的分類制約性通告：用于一定范圍的對象普遍遵守的某些事項。知照性通告：用于比較公開的告知一定對象應知的事項。物業(yè)管理應用文書（2） 通告的格式與寫法 標題 通告的標題有兩種寫法： 一種是單位+事由+文種 例如：物業(yè)項目關于的通告另一種是只寫發(fā)文單位名稱和文種或只寫“通告”兩字。這種情況適用于對外張貼或在報紙上發(fā)表。物業(yè)管理應用文書 正文 通告的正文，一般由緣由、事項、執(zhí)行通告事項的要求等內(nèi)容。通告的緣由位于正文開端，主要介紹通告的根據(jù)、原因和宗旨；接下來寫通告事項，如事項較多，可采用條款式寫法，把具體的規(guī)定和

6、要求，用簡明通俗的語言概括出來，表述上要求有綱有目，明確具體。結尾鞋上“特此通告”等字樣。物業(yè)管理應用文書 落款 以“通告”作標題時，應寫明發(fā)布通告的單位名稱及成文時間，并加蓋發(fā)文單位印章。如果發(fā)文單位名稱在標題中已出現(xiàn)，可省略單位名稱，只標注成文時間，并加蓋印章。物業(yè)管理應用文書2. 通知 適用于批轉(zhuǎn)下級機關的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和補相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。物業(yè)管理應用文書（1） 通知的分類 大體可分三類 指示性通知： 用于發(fā)布規(guī)章制度、闡述政策、布置工作、答復下級機關詢問等，帶有指令性，需遵照執(zhí)行。 周知性通知： 用于發(fā)布下級機關及有關

7、單位周知的情況。常見的如人員任免，設置或撤銷、合并機構，召開會議等。 轉(zhuǎn)發(fā)性： 用于轉(zhuǎn)發(fā)上級單位及不相隸屬單位的來文。物業(yè)管理應用文書（2）通知的格式和寫法 標題 （不宜過長） 單位+ 事由+文種 事由+文種 正文 一般包括三方面內(nèi)容：引據(jù)、主體、結語物業(yè)管理應用文書引據(jù) 先敘述通知的起因緣由，寫明通知的背景及依據(jù)， 為何要發(fā)改通知，然后通過承啟用于轉(zhuǎn)入下文。主體 也稱事項。簡單的只要寫清什么事，有何要求，復雜的要分層次段落寫。結語 因內(nèi)容而定。物業(yè)管理應用文書 落款 發(fā)文單位印章和成文日期 注意問明確行文目的 為何寫 ? 內(nèi)容是什么? 怎么寫? 范圍 、對象 針對什么問題? 解決什么問題?

8、提出的措施可行 不可空泛 結構嚴謹，層次清晰物業(yè)管理應用文書3. 報告 適用于向上級機關匯報工作、反應情況、答復上級機關詢問。（1） 報告的分類 工作報告 用于在某項工作進行到一定階段或已完成時，將工作情況向上級單位匯報。 情況報告 用于向上級單位匯報某種特定或緊急情況物業(yè)管理應用文書 建議報告 用于向上級單位匯報工作情況，提出工作建議。 回復報告 用于對上級單位查詢、查辦、催辦的事項作出專門答復 報送報告 用于向上級單位報送各種材料，包括下級單位主動呈送的。在報送時，需要對報送材料有關情況作簡單說明和介紹。物業(yè)管理應用文書 標題 單位+事由+文種 正文 引據(jù) 概括主旨 包括依據(jù)、目的、總行動

9、、整體評估、 評價過渡用語 “現(xiàn)將有關情況匯報如下”。 主體 報告事項 包括工作進展、主要做法 取得效果、基本經(jīng) 驗、存在問題、產(chǎn)生原因、解決辦法。結語 “特此報告”“請審核”“請指示”“以上報告如有不妥，請指正”。 落款 單位印章及成文日期物業(yè)管理應用文書4 .請示適用于向上級機關請求指示、批準（1） 請示的分類 請示一般是事項性請示，即單就某一事項請求上級單位給予指示或批準。物業(yè)管理應用文書（2）請示格式與寫法 標題 單位+事由+文種 正文 引據(jù) 寫明請示起因 主體 請示什么問題 結語 單獨設段 “請指示”“請予批 準”“妥否， 請 批示”。 落款 物業(yè)管理應用文書 5. 意見適用于對重要

10、問題提出見解和處理辦法 （1）分類建設性意見 上級對下級單位提出工作建議決定性意見 對轄屬機構、組織及人員提 出規(guī)范性的要求和措施 指導性意見 用于上級單位對下級單位進行工作指導。 如 公司關于開展業(yè)務宣傳工作的指導意 見 工作部署性意見 對某項工作或全面工作作出安排。如 公司關于進一步加強市場調(diào)研工作的意見 。物業(yè)管理應用文書（2）意見的格式與寫法 標題 上行文與平行文 單位+事由+文種 下行文 事由+文種 正文 引據(jù) 依據(jù) 、目的、情況、意義，回答“為何提意見” 主體 見解、建議、規(guī)范性解決辦法 結語 “以上意見，僅供參考” 或 不寫自然結尾。 落款 物業(yè)管理應用文書 6. 函 適用于不相

11、隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、 請求批準和答復審批事項。（1） 分類 從內(nèi)容上分 告知函 ： 類似通知，由于不是上下級關系和業(yè)務指 導關系，使用“通知”不妥，故應用“函”。 物業(yè)管理應用文書 商洽函：主要用于請求協(xié)助、商洽解決辦理有關事宜。 詢問函：主要用于提出問題或咨詢有關情況 答復函： 主要用于答復有關問題或事項。 請求批準函： 主要是向有關主管部門請求批準事項時使用。 如 公司關于申請辦理 同志赴崗工作簽注 的函。物業(yè)管理應用文書 （2） 函的格式與寫法 標題 正文 引據(jù) 原因、背景、依據(jù)、理由等 主體 直陳其事，明確地將問題、要求或答復意見告知對方。 結語 “特此函告”“特此函

12、達” “盼復”“為盼”等 落款 物業(yè)管理應用文書 7. 會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項 （1）會議紀要的分類 形式上： 例行會議紀要 、 工作會議紀要協(xié)調(diào)會議 紀要 性質(zhì)上： 決議型會議紀要、情況型會議紀要消息型 內(nèi)容上： 綜合性會議紀要、專題性會議紀要 物業(yè)管理應用文書（2） 會議紀要的格式與寫法 標題 會議名稱+文種 正文 引言 七要素： 時間、地點、主持人、參與人員、議題、 會議進展情況、主要成果。 主體 整理、提煉出：主要議題、討論意見、基本結論、 任務、要求等會議的主要情況精神、成果表述出來。 一般表述方法：概括法（小型會議） 歸納法（大型會議） 結語 號召 、決心、希

13、望 （也可不用） 物業(yè)管理應用文書 （二）事務公文 1. 總結 是對前一段工作、學習等進行全面系統(tǒng)的回顧、分析和評價，從中找到教訓和規(guī)律性的東西，用于指導今后工作。（1）分類 根據(jù)內(nèi)容分 ： 工作總結、生產(chǎn)、學習、教學、會議等。 根據(jù)范圍分： 全國性、地區(qū)性、部門性、 單位 根據(jù)時間分： 月總結、季總結、年度總結、階 段性總結等。 物業(yè)管理應用文書（2）總結的格式與寫法 總結由標題、正文、落款三部分組成。 單位+時間+內(nèi)容+名稱 公文式 內(nèi)容+名稱 （例：培訓工作總結 標題 單標題 文章式 雙標題物業(yè)管理應用文書 正文 由前言、主體、結尾組成 A. 前言 簡要介紹工作目的、根據(jù)、緣由背景、時

14、間、 內(nèi)容等 B. 主體 一般模式：基本情況+主要經(jīng)驗（做法、體會）+存在問題+今后打算 物業(yè)管理應用文書 基本情況 前言即使有介紹，也要具體展開，寫清做了哪些工作、 取得了哪些成績或經(jīng)驗。 主要經(jīng)驗 寫明工作的步驟，采取了哪些措施和辦法，取得了哪些 成績。 分析取得的原因并總結經(jīng)驗。 像做法、措施都是經(jīng)驗 。 存在問題 寫明問題及不足之處，分析原因，總結教訓。 今后打算 針對存在的問題，提出切實可行的改進措施，提出今后 的工作設想和奮斗目標。 物業(yè)管理應用文書C.結尾 自然型： 寫完后自然結束，不再添加 總括型： 將總結內(nèi)容進行概括 謙虛型： 雖然但是. 展望型： 表決心、信心滿懷 落款 名

15、稱+日期 物業(yè)管理應用文書 2. 計劃 （1）計劃的分類 時間劃分：長期計劃、中期計劃、短期計劃 制定者的層次：戰(zhàn)略計劃、施政計劃、作業(yè)計劃 對象劃分：綜合計劃、局部計劃、項目計劃 約束力：指令性計劃、指導性計劃 物業(yè)管理應用文書 （2）計劃的格式與寫法 標題 公文式與文章式兩種 名稱+時間+內(nèi)容+文種（公司2013年招聘計劃） 名稱+內(nèi)容+文種公文式 時限+內(nèi)容+文種 （2013年培訓計劃） 事由+文種 （關于接待外地員工旅游團的工作安排） 物業(yè)管理應用文書 前言 正文 主體 結尾A. 前言 闡明制定計劃的指導思想、根據(jù)、意義、總任務、工作情況。點到為止。物業(yè)管理應用文書 目標（做什么） 靈

16、魂 B. 主體 步驟（分幾步完成）先做后做 達到什么程度 措施（怎么做） 具體而明確 物業(yè)管理應用文書 C. 結尾 內(nèi)部使用的計劃和日常事務性計劃寫完正文主體后即可結束。 需要下發(fā)的重要計劃，一般應有結尾。有突出重點、強調(diào)事項、提出號召等幾種方式。 落款 內(nèi)部使用 右下方 單位+日期 發(fā)表 標題下 單位+日期 上報、下達的 單位+日期+公章 物業(yè)管理應用文書1. 條據(jù)類（1）條據(jù)概述 記事簡單明了，使用方便，能作為憑證。（2）條據(jù)的格式和寫法 在條據(jù)的上方中間要寫反應條據(jù)性質(zhì)的字樣，如“收條” 寫對方的名稱。有的可以不寫。 正文內(nèi)容，即寫給誰，什么事。 正文寫完后，另起一行寫上“此據(jù)”“此致”

17、 最后寫開條者名稱和開條日期物業(yè)管理應用文書 （3）請假條 請假條是因病或因故不能按時上班工作、上學讀書或參加約會的活動，向有關人員或負責人說明情況和請求給予告假的條據(jù)。 請假條既要說明情況和原因，也要請求給予告假，所以寫請假條時要寫明簡要的情況和緣由，還要略用恭敬語請求對方諒解和允許。 物業(yè)管理應用文書 （4） 借條 借條也叫借據(jù)，是借到別人的錢款或財物時，由借方寫給出借方作為收到借物或借款和日后歸還的條據(jù)。 借條的內(nèi)容要具體寫明所借財物的名稱、種類、數(shù)量等。 借條的落款要寫明歸還的具體日期，如果出借方允許，也可以只寫大概的歸還日期或不寫歸還日期。物業(yè)管理應用文書 （5） 收條 收條也叫收據(jù)

18、，是收到別人的錢款或財物時，寫給歸還人、贈送人或代送人、代還人作為已收到憑據(jù)的條據(jù)。 收到的物品和錢財要在收條中具體寫明。收到歸還物時，可將借條退還給借方，也可以在收條中一并寫明。 （6） 欠條 欠條是因故拖欠他人錢款或物品，約定在一定期限內(nèi)歸還而寫給被拖欠人作為憑證的條據(jù)。在欠條中一般要寫明欠款或欠物原因、被拖欠人和歸還期限、延期歸還時間。被拖欠人可以在正文中寫明，也可在尾部拖欠人簽名落款前的致送人部位寫明。物業(yè)管理應用文書 （7） 領條 領條是向他人或單位領取物品或錢款時，所出具的作為已收到的憑據(jù)的條據(jù)。領條是具條人親自去取、去領而收到東西時所用的。如果是他人送來或歸還的東西，一般出具收條而不是領條。物業(yè)管理應用文書 2. 告啟類 （1）海報 海報是向公眾報道文化娛樂消息和體育消息等的招貼。其目的是鼓動人們參與有關事情或活動。 海報的寫法與格式 標題+正文+落款物業(yè)管理應用文書 直接寫“海報” 標題 事實或活動名稱 足球比賽 單位名稱+事由 公司服裝設計表演賽 正文 什么活動 什