食品加工企業(yè)-采購部體系建設(shè)(組織架構(gòu)、工作流程、細(xì)則、制度、考核)

1、采購部架構(gòu)圖經(jīng)理： AAA采購財務(wù) ： OO采購主管： BBB采購助理： CCC采購員：采購員：采購員：FFFDDDEEE雜物原材料輔料設(shè)備共計(jì)：7 人（含財務(wù)核算）采購部工作職責(zé)綱領(lǐng)1、制定原材料的采購計(jì)劃（ 1）每種原材料選擇 23 家供應(yīng)商。（ 2）與供應(yīng)商簽訂長年協(xié)議，不管市場怎樣變化，都定期從供應(yīng)商處購貨，讓其感到我們在其眼中重要性和穩(wěn)定性。（ 3）與供應(yīng)商之間要有信譽(yù)度，讓其非常希望和我們合作。（ 4）在與供應(yīng)商定價前，充分了解市場，能爭則爭，但不能太過苛刻，為以后的合作鋪路。（ 5）在與各供應(yīng)商合作期間，要抓大放小，互惠互利，合氣生財。2、建立供應(yīng)商管理機(jī)制（ 1）對每個供應(yīng)商所

2、有資料建立詳細(xì)檔案。（ 2）通過與供應(yīng)商之間的合作，定期對每個供應(yīng)商的貨物品質(zhì)、交貨期限、價 格、服務(wù)、信譽(yù)等方面進(jìn)行分析，確定與哪個供應(yīng)合作對我們比較有利，然后評出最佳合作伙伴。（ 3）多與供應(yīng)商聯(lián)系或定期與供應(yīng)商會面，一來多了解信息，二來增加雙方友誼。（ 4）建立供應(yīng)商往來明細(xì)帳，分清記帳，做到帳目準(zhǔn)確無誤。3、供應(yīng)商選擇及評估（ 1）新供應(yīng)商的選擇客戶指定之供應(yīng)商由客戶依據(jù)其本身規(guī)定進(jìn)行評估，須注明針對某客戶，且不能因此而直接被推存為成其他客戶的供應(yīng)商（2）供應(yīng)商的評估和考核根據(jù)采購部的預(yù)選供應(yīng)商名單及供應(yīng)商評估調(diào)查表，采購部負(fù)責(zé)組織采購人員組成評估小組到預(yù)選供應(yīng)商處進(jìn)行供應(yīng)商的評估和考

3、核，并將評估和考核的結(jié)果記錄與供應(yīng)商評估調(diào)查中，評估小組根據(jù)質(zhì)量體系和特定的質(zhì)量保證要求和供應(yīng)商調(diào)查表中的項(xiàng)目及內(nèi)容對供應(yīng)商提供的相關(guān)資料和樣品以及供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場和生產(chǎn)能力等進(jìn)行評估和考核（ 3）合格供應(yīng)商核準(zhǔn)采購部將供應(yīng)商評估和考核的結(jié)果及資料進(jìn)行整理后呈報采購經(jīng)理核準(zhǔn)，經(jīng)采購經(jīng)理批準(zhǔn)后的供應(yīng)商被列為合格供應(yīng)商，由采購部助理將其登記合格供應(yīng)商手冊，并將其資料整理建檔， 同時將合格供應(yīng)商名單報財務(wù)部。（ 4）采購過程中產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控依公司對采購產(chǎn)品之質(zhì)量要求，質(zhì)管部應(yīng)對供應(yīng)商所提供的采購產(chǎn)品之質(zhì)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)， 并將統(tǒng)計(jì)的結(jié)果和狀況記錄于供應(yīng)商績效監(jiān)控統(tǒng)計(jì)表中，對連續(xù) 3 批檢驗(yàn)不合格并拒收和退貨

4、的供應(yīng)商，由采購部通知供應(yīng)商整改， 并在供應(yīng)商限期改善的時間內(nèi)對其執(zhí)行糾正和預(yù)防措施做效果確認(rèn)。（5）供應(yīng)商定期評估、考核供應(yīng)商定期評分為月評估和年度考核，供應(yīng)商月評估：采購部每月應(yīng)對供應(yīng)商的質(zhì)量、交期、配合度或服務(wù)進(jìn)行評估（統(tǒng)計(jì)時段為上月結(jié)日本月月結(jié)日）于次月10 日前實(shí)施供應(yīng)商月評估經(jīng)采購經(jīng)理核準(zhǔn)后提交財務(wù)部，對于月交貨少的供應(yīng)商可以按季度進(jìn)行評估。4、實(shí)施采購計(jì)劃（ 1）加快采購資金周轉(zhuǎn)率（ 2）提高采購成本降低率（ 3）提高供貨及時性（ 4）減小原料供應(yīng)警戒線與差額比率（ 5）降低運(yùn)輸成本5、制定帳物管理辦法（ 1）依據(jù)公司現(xiàn)狀制訂符合公司要求的原材料帳物管理辦法（ 2）根據(jù)各部門所報

5、計(jì)劃制定備品備件帳管理辦法，滿足生產(chǎn)需求6、部門業(yè)務(wù)合作方法（1）與倉庫的合作方法 貨物入廠后，采購員與倉庫人員做好溝通工作，確認(rèn)物品到倉合格后，應(yīng)及時向倉庫人員尋要入庫單。備品、備件、輔料現(xiàn)金購買后，先到倉庫辦理入庫手續(xù)，再到財務(wù)核對報帳（2） 與財務(wù)室的合作辦法：給原材料供應(yīng)商的付款、 購貨用現(xiàn)金采購依采購申請單， 由總經(jīng)理簽字，再到財務(wù)室辦理請款。 緊急物資采購由供應(yīng)商開具的票據(jù)核查無誤后，由部門經(jīng)理總經(jīng)理簽字財務(wù)經(jīng)理簽字付款。（3）與生產(chǎn)合作方法： 各車間所需材料及物資，需填寫物資采購申請單，由車間經(jīng)理簽字并確認(rèn)倉庫有沒有， 庫存沒有后交到生產(chǎn)部，在填寫申請單時，要把名稱、規(guī)格、參數(shù)、

6、型號、數(shù)量，哪里用，急不急，車間那個部門都要寫清楚。（4）與營運(yùn)合作方法：營運(yùn)開業(yè)店鋪通知后提前準(zhǔn)備開業(yè)物資準(zhǔn)確發(fā)放開業(yè)店鋪。7、統(tǒng)計(jì)、分析（ 1）隨時對庫存進(jìn)行核查、盤存。（ 2）定期對市場進(jìn)行調(diào)查、分析。采購部崗位部署及職責(zé)采購部經(jīng)理 ：1 人1、執(zhí)行采購戰(zhàn)略，制定并完善采購部門的規(guī)章制度，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行2、根據(jù)企業(yè)經(jīng)營計(jì)劃，制訂物資采購計(jì)劃與采購預(yù)算，以滿足經(jīng)營活動的需要，降低庫存成本3、監(jiān)督并參與大批量訂貨業(yè)務(wù)的洽談工作，監(jiān)督采購合同的執(zhí)行和落實(shí)情況4、參與開發(fā)、選擇、處理與考核供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案管理制度，對不合格供應(yīng)商進(jìn)行處理5、負(fù)責(zé)采購進(jìn)度控制，指導(dǎo)監(jiān)督跟單、催貨工作，進(jìn)行

7、采購交期管理，確保采購及時6、審核年度、季度、月度需求計(jì)劃，統(tǒng)一采購，減少開支，提高資金運(yùn)營效率7、組織對采購物資的國內(nèi)外市場行情進(jìn)行跟蹤，負(fù)責(zé)采購價格的控制工作，并預(yù)測價格變化趨勢8、主持采購招標(biāo)、 合同評審工作， 簽訂采購合同， 監(jiān)督執(zhí)行情況，建立合同臺賬9、負(fù)責(zé)采購物資的廢料、質(zhì)量事故的預(yù)防與處理工作，定期編制采購報告并呈總經(jīng)理審閱10、 負(fù)責(zé)進(jìn)行緊急采購，參與采購物資的驗(yàn)收，出現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理辦法11、 負(fù)責(zé)采購人員的績效、培訓(xùn)等管理工作12、 負(fù)責(zé)本部門的日常管理以及和與其他部門間的協(xié)調(diào)工作13、 大型事故索賠案件處理采購部主管 ：1 人1、分派采購人員及助理的日常工

8、作。2、負(fù)責(zé)次要原料或物料的采購。3、協(xié)助采購人員與供應(yīng)商談判價格、付款方式、交貨日期等。4、采購進(jìn)度追蹤。5、審核一般物料采購案。6、市場調(diào)查。7、定期開展供應(yīng)商考核8、較大索賠案件處理采購助理 ：1 人1、請購單、驗(yàn)收單登記。2、訂購單與合約的繕記。3、交貨記錄及稽催。4、訪客的安排與接待。5、采購費(fèi)用的申請與報支。6、進(jìn)出口文件及手續(xù)的申請。7、電腦作業(yè)與檔案管理。8、行政對接工作。采購員：3 人（負(fù)責(zé)公司所有原輔材料、雜物、設(shè)備、配件等采購工作）采購員： A（原材料）采購員： B（輔料）采購員： C（雜物、設(shè)備）1、主經(jīng)辦一般性物料采購。2、查訪廠商。3、與供應(yīng)商談判價格、付款方式、交

9、貨日期等。4、跟蹤供應(yīng)商執(zhí)行工作。5、確認(rèn)交貨日期。6、一般返貨、退貨、索賠案件處理。7、收集價格情報及替代品資料采購部人員崗位工作細(xì)則一、采購經(jīng)理工作細(xì)則每月：1、制定采購部每月工作方向和工作部署。2、召開月度總結(jié)會議對不符合的工作進(jìn)行體系修正。3、監(jiān)督并參與大批量訂貨業(yè)務(wù)的洽談工作，監(jiān)督采購合同的執(zhí)行和落實(shí)情況4、根據(jù)企業(yè)經(jīng)營計(jì)劃，制訂物資采購計(jì)劃與采購預(yù)算，以滿足經(jīng)營活動的需要，降低庫存成本5、參與開發(fā)、選擇、處理與考核供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案管理制度，對不合格供應(yīng)商進(jìn)行處理6、審核每月部門薪酬審批工作7、審核月度資金流動報表8、負(fù)責(zé)采購進(jìn)度控制，指導(dǎo)監(jiān)督跟單、催貨工作，進(jìn)行采購交期管理，

10、確保采購及時9、審核采購部人員的績效、培訓(xùn)等管理工作10、 負(fù)責(zé)本部門的日常管理以及和與其他部門間的協(xié)調(diào)工作每周：1、查看核實(shí)采購申請計(jì)劃單2、審核每周采購資金流動3、審核采購流程運(yùn)行情況、修正采購管理體系4、跟蹤大宗采購細(xì)節(jié)5、根據(jù)數(shù)據(jù)進(jìn)行每周市場調(diào)查和分析6、主持每周工作總結(jié)、工作計(jì)劃會議采購主管工作細(xì)則每月：1、安排部門人員的日常工作。2、全面監(jiān)管原輔材料的質(zhì)量、批次原料到貨的采購進(jìn)度。3、負(fù)責(zé)月末各家供應(yīng)商賬務(wù)的審核。4、負(fù)責(zé)部門全月的考核，工資表的制作。5、負(fù)責(zé)蔬菜、肉類及各種原材料的價格波動掌握，統(tǒng)計(jì)使用總量并做出下月預(yù)估量。6、負(fù)責(zé)原材料供應(yīng)商的資質(zhì)審核工作。7、負(fù)責(zé)下屬員工的業(yè)

11、務(wù)，學(xué)習(xí)的培訓(xùn)工作。8、負(fù)責(zé)本部門的日常管理以及和與其他部門間的協(xié)調(diào)工作每周：1、審核周采購計(jì)劃申請單。2、每周一次 -兩次的市場調(diào)研工作。3、負(fù)責(zé)每個批次原材料到貨的抽樣檢查。4、監(jiān)管原輔材料的合格證件，批次的質(zhì)檢報告。5、協(xié)助采購員與供應(yīng)商對物資價格的談判，付款方式及發(fā)貨日期的溝通。6、負(fù)責(zé)每周周采購進(jìn)度的跟蹤。7、召開周總結(jié)會議。8、負(fù)責(zé)同行政部門的對接工作。每日：1、負(fù)責(zé)監(jiān)督每天蔬菜及各種原材料的質(zhì)量檢驗(yàn)工作。2、督促財務(wù)跟進(jìn)庫房的出入庫進(jìn)度，現(xiàn)金賬務(wù)的及時清理工作。3、監(jiān)管同庫房的溝通，確保生產(chǎn)的順利進(jìn)行。4、監(jiān)管審核當(dāng)日生產(chǎn)報的原料采購單據(jù)。二、采購助理工作細(xì)則每月：1、 每月月末

12、與各家供應(yīng)商核對供應(yīng)商款項(xiàng)，準(zhǔn)確無誤后，制作轉(zhuǎn)款款項(xiàng)匯總，并發(fā)給采購部主管及財務(wù)，以備轉(zhuǎn)款。2、制作本部門考勤匯總表，發(fā)給部門主管，作為工資的核算依據(jù)。3、統(tǒng)計(jì)當(dāng)月的現(xiàn)金賬目4、統(tǒng)計(jì)當(dāng)月蔬菜、肉類、海鮮、面粉等各類原材料的總用量5、不斷開發(fā)新的供應(yīng)渠道和供應(yīng)商，加強(qiáng)對新老客戶的走訪和調(diào)查。每周：1、每周六要求各庫管員清點(diǎn)庫存，將需要日采、周采、月采、季采的各類原物料報送給采購助理，采購助理根據(jù)報貨情況，制作采購申請單，經(jīng)由采購部主管及經(jīng)理的審核同意后報送給公司總經(jīng)理， 由總經(jīng)理批復(fù)同意后方可進(jìn)行采買。2、每周填寫一次蔬菜價格波動表，并發(fā)給部門主管與財務(wù)各一份。3、每周與各家供應(yīng)商核對一次應(yīng)轉(zhuǎn)款

13、金額.4、物流助理周休的時候，協(xié)助物流助理打印訂貨單、加貨單及將這些單子按區(qū)域分類并填寫各家店鋪的發(fā)盒數(shù)、反盒數(shù)及到貨的時間統(tǒng)計(jì)表。（如有落單情況， 則每次對采購助理進(jìn)行負(fù)激勵 50 元）5、周、月、季度例會后，整理會議記錄，并發(fā)給部門主管及經(jīng)理各一份。6、每周至少兩次走訪大河及沈陽相關(guān)供貨市場，進(jìn)行市場調(diào)研，了解市場行情，并提交調(diào)查報告。每天：1、每日保持與庫管員有效溝通，保證庫房的庫存充足，庫存不足時及時報貨給供應(yīng)商（若庫存斷貨，報貨不及時，延誤生產(chǎn)，則每次對采購助理進(jìn)行負(fù)激勵 50 元）2、將每日的采購入庫單進(jìn)行歸類整理存檔。3、保證采購員采買回來的原物料及各種調(diào)料、設(shè)備等及時準(zhǔn)確入庫，

14、并對采購員手中的原始入庫單據(jù)進(jìn)行初步審核，準(zhǔn)確無誤后交到庫房助理處打印采購入庫單（若辦理入庫不及時，丟單拉單，造成賬務(wù)差錯，則每次對采購助理進(jìn)行負(fù)激勵 50 元）4、每日去車間查看蔬菜及各類原材料的品質(zhì)，若有問題及時與供應(yīng)商溝通解決。5、每日 16:00 給各家供應(yīng)商報第二天的生產(chǎn)用量 （如有忘報、錯報情況，則每次對采購助理進(jìn)行負(fù)激勵 50 元）根據(jù)采購助理每月的實(shí)際工作情況， 若沒有任何工作失誤， 則對其進(jìn)行正激勵 300 元。三、采購員工作細(xì)則每月：1、保證各類原輔材料質(zhì)量。2、每月的日采、周采、及緊急采購工作的準(zhǔn)確無誤。3、調(diào)查生產(chǎn)所用的蔬菜、肉類、海鮮、豆油、面粉等原材料的價格波動情況

15、。4、每月不定期的同流通部經(jīng)理及采購助理到沈陽走訪市場、了解各類設(shè)備、配件、五金電料、日雜等市場行情，進(jìn)行詢價、比價、議價及訂購作業(yè)。每周：1、每周一到大河市場進(jìn)行周采工作。 如：腐竹、綿糖、砂糖、筍絲、海帶絲、海裙帶、大鹽、精鹽、花生米、白芝麻等（如有漏買落買情況， 且延誤生產(chǎn)，則對采購員進(jìn)行負(fù)激勵 50 元）。2、每周二周三進(jìn)行設(shè)備、零件、器材、辦公用品、微量藥品等物料的統(tǒng)計(jì)購買， 涉及到外地商家發(fā)貨的， 與其電話溝通好發(fā)貨時間及物流配送方式。3、每周至少兩次走訪大河及沈陽相關(guān)供貨市場， 進(jìn)行市場調(diào)研，了解市場行情，并提交調(diào)查報告。4、每周日同采購助理一起統(tǒng)計(jì)下周需要采購的原料及物料。每天

16、：1、根據(jù)前一天有需求部門 （如技術(shù)部、 設(shè)備部）報送的采購申請單，負(fù)責(zé)早采工作（如有漏買落買情況，且延誤生產(chǎn)，則對采購員進(jìn)行負(fù)激勵 50 元）。2、每天采購回廠的各類原物料， 協(xié)同庫管員及采購助理一起辦理入庫手續(xù)，保證原始入庫單據(jù)清晰且完整， 交到采購助理處進(jìn)行初審。3、建立現(xiàn)金賬目，確保賬目記錄清晰準(zhǔn)確，每日與財務(wù)對賬，做到當(dāng)日賬當(dāng)日清。4、配合需求部門進(jìn)行緊急采購的工作。根據(jù)采購員每月的實(shí)際工作情況， 若不出現(xiàn)任何工作失誤， 則對其進(jìn)行正激勵 300 元。采購部物資分類及監(jiān)管一類原材料：面粉、豬肉（倒3：7 肉、 1：9 肉）、牛肉、海鮮類、蔬菜類、豆油、干香菇、小料配屬（魔廚高湯、天添

17、鮮、A/B 料、辣也鮮）；責(zé)任人：采購主管（ BBB）、采購助理（ CCC）、采購員 DDD 監(jiān)管人：流通經(jīng)理（ AAA ）、總部財務(wù)：（XXX ）行政部：XXX二類原材料：附屬調(diào)料（干調(diào)類） ：小批量調(diào)料、餐巾紙、碗類、包材盒、袋類。責(zé)任人：采購主管（ BBB ）、采購員 EEE監(jiān)管人：流通經(jīng)理： (AAA) 、財務(wù)（ OO）三類原材料：日雜、設(shè)備配件。責(zé)任人：采購員FFF監(jiān)管人：采購部主管（BBB ）、采購助理（ CCC）、財務(wù)（ OO）采購部門的職能1、分析公司原材料市場品質(zhì)、價格等行情2、尋找物料供應(yīng)來源，對每項(xiàng)物料的供貨渠道加以調(diào)查和掌握。3、與供應(yīng)商洽談并安排工廠參觀，建立供應(yīng)商的

18、資料。4、要求報價，進(jìn)行議價，有能力可進(jìn)行估價并作出比較。5、采購所需的物料。6、查證進(jìn)廠物料的數(shù)量與品質(zhì)。7、對供應(yīng)廠商的價格、品質(zhì)、交期、交量等作出評估。8、掌握公司主要物料的市場價格起伏狀況，了解市場走勢，加以分析并控制成本。9、依采購合約或協(xié)議控制、協(xié)調(diào)交貨期。10、 呆料與廢料的預(yù)防與處理。采購流程細(xì)則（申報、詢價、預(yù)采、審核、入庫、核實(shí)）一、收集信息采購部門采購人員通過多方走訪市場，了解采購物資的市場行情，掌握其價格變動趨勢，并做以分析整理。二、申請與訂購采購單申請流程1、采購單及其提報規(guī)定（ 1）請購單應(yīng)按照要求填寫完整、清晰 ，發(fā)送電子郵件形式由總經(jīng)理審核批準(zhǔn)后報采購部門；（

19、2）固定原材料物資申購按照“物資采購審批單”的格式進(jìn)行填寫發(fā)送電子郵件形式提報；（ 3）輔助材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購按照“物資采購審批單”的格式填寫發(fā)送電子郵件形式提報；（ 4）日常零星采購按照公司印制的按照“物資采購審批單”的格式填寫發(fā)送電子郵件形式提報；（ 5）請購部門在提報請購單時應(yīng)要求采購部主管以上人員簽字，請購部門備份；（ 6）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進(jìn)行發(fā)送電子郵件形式提交，為提高效率該清單的書面文檔也需一并提交；（ 7）請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由總經(jīng)理簽字后發(fā)送電子郵件形式報采購部。2公司物資請購單的提報部門（ 1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的原材料物資、勞保、雜貨由生產(chǎn)部門

20、提報；（ 2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由行政部提報；（ 3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。 （如工程、設(shè)備等由設(shè)備部申請?zhí)釄螅┎少彶拷邮照堎弳巫鳂I(yè)流程1、請購的接收要點(diǎn)（ 1）采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；（ 2）接收請購單時應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購， 庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；（ 3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；（ 4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。2、采購申請單的分發(fā)規(guī)定（1）對于請購單采購部應(yīng)按

21、照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；（ 2）對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；（ 3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門；（ 4）重要的項(xiàng)目和專業(yè)物資采購前應(yīng)征求其他相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采購周期的規(guī)定（ 1）單次采購金額預(yù)算在 5000 元以下的零星采購項(xiàng)目或預(yù)算在 1 萬元以下采購的物資及產(chǎn)品的采購由采購員負(fù)責(zé)采購助理監(jiān)督， 周期不應(yīng)超過 3-5 天；（ 遠(yuǎn)途和定制除外）（2）單次采購金額預(yù)算在1 萬元以下的項(xiàng)目比價采購由采購助理負(fù)責(zé)采購采購主管監(jiān)督，采購周期不應(yīng)超過5-7 天；（3）單次采購金額預(yù)算在2 萬元以下的項(xiàng)目比價采購由采購主管負(fù)責(zé)采購，采購經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督，采購周期不應(yīng)超過7-1

22、0 天；（4）單次采購金額預(yù)算在2 萬元以上的項(xiàng)目采購部由采購經(jīng)理親自負(fù)責(zé)采購，公司總部負(fù)責(zé)監(jiān)督，采購周期不應(yīng)超過15-30 天；（ 5）請購部門應(yīng)按照以上（ 1）-（4）條中規(guī)定的時間提前提寫請購單 采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向相關(guān)部門說明原因；（ 6）遇到緊急采購應(yīng)匯報總經(jīng)理采取快速優(yōu)先采購的策略；4、庫房固有物品的申請與訂購：庫房負(fù)責(zé)人應(yīng)為每種庫存物品設(shè)定合理的安全庫存，在庫存量接近或低于此安全庫存時， 即需要庫管員及時報貨， 以補(bǔ)充庫房里的存貨。庫管員報貨時，應(yīng)填寫一份采購申請單，并注明：(1) 貨品名稱、規(guī)格型號、具體品牌、廠家；(2) 平均每日 /每周 /每月消耗量；(3)

23、庫存數(shù)量；(4) 提供本次訂貨數(shù)量建議。填寫完成的采購申請單交到庫房負(fù)責(zé)人手中，經(jīng)其審核可行后，將此采購申請單統(tǒng)一交到采購助理手中，由其制作采購申請匯總表，經(jīng)由采購部主管或經(jīng)理簽字確認(rèn)，上交到總經(jīng)理處批復(fù)同意后，采購員方可進(jìn)行采買工作。2、新增物品的申請與訂購：如因生產(chǎn)需要，需要緊急采購，應(yīng)由申請人填寫緊急采購申請單，經(jīng)其直屬領(lǐng)導(dǎo)、 總經(jīng)理審批同意后， 將此緊急采購申請單送交采購部，采購助理與采購員應(yīng)按緊急采購申請單內(nèi)容要求，尋找至少三家供貨商，經(jīng)過多面權(quán)衡比較，成本分析，選定最合適供應(yīng)商，提出采購意見，經(jīng)采購部經(jīng)理批準(zhǔn)后，采購部立即組織實(shí)施采購。3、以舊換新設(shè)備和物品的申請與訂購：如有部門欲

24、更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份物品報損單給財務(wù)部及總經(jīng)理審批。 經(jīng)審批后，將此份物品報損單和采購申請單一并送交采購部，采購助理須在采購申請單內(nèi)注明以下資料：(1) 貨品名稱，規(guī)格；(2) 最近一次訂貨單價；(3) 最近一次訂貨數(shù)量；(4) 確認(rèn)本次訂貨數(shù)量。4、固定供應(yīng)商原材料的申請與訂購：蔬菜、肉類、海鮮、臘肉、皮蛋、面粉等原材料的采購申請，根據(jù)當(dāng)日店鋪的報貨情況， 預(yù)測第二日用量， 由生產(chǎn)部門填寫每日的生產(chǎn)原材料申購單 以郵件形式發(fā)給流通部經(jīng)理和主管，由采購助理當(dāng)日以電話落單。三、詢價、比價、議價與評估1、通過多途徑（直接生產(chǎn)廠商、代理商、經(jīng)銷商、網(wǎng)絡(luò)、傳媒）詢問采購物料價格，了

25、解整體行情；2、采購人員選定至少三家以上的合格供應(yīng)商（有資質(zhì)、有能力、有信譽(yù)、有經(jīng)驗(yàn)），并將所購物料的名稱、規(guī)格、品牌、材質(zhì)要求、數(shù)量等相關(guān)信息以口頭或書面的形式告知供應(yīng)商， 并要求其報價；并要求其提供準(zhǔn)確的供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式，簽名并加蓋公章；3、采購部門根據(jù)幾家合格供應(yīng)商提供的報價單，在保證產(chǎn)品質(zhì)量與服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，再對其進(jìn)行價格談判控制；4、經(jīng)過整體評估，確保采購物料的單價最合理，可有效的控制成本，提高產(chǎn)品的市場競爭力。細(xì)則如下：（一）、詢價及其規(guī)定1詢價需要認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，技術(shù)參數(shù)，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通；2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸

26、類集中統(tǒng)一采購；3對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；4所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價就最好的；5對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；6遇到重要的物資、 項(xiàng)目或預(yù)估單次采購金額大于2 萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向總經(jīng)理匯報在做處理。7詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價；8除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1000 以下項(xiàng)目可以自行采購； 單次采購金額預(yù)算金額在1000 元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價采購， 比價項(xiàng)目應(yīng)至少邀請三家以上單位參與；單次采購金額預(yù)算價格在1 萬元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采購部主管

27、組織詢價，采購經(jīng)理參與監(jiān)督；單次采購金額預(yù)算價格在2 萬元以上的項(xiàng)目由采購經(jīng)理負(fù)責(zé)備報總經(jīng)理核實(shí)后采購；9比價采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力；11在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請總經(jīng)理批示。（二）、比價、議價1對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；2對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；3收到供應(yīng)單位第一次報價后應(yīng)向采購經(jīng)理匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)或理想價格后報告總經(jīng)理；4重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；5

28、參考目標(biāo)或理想目標(biāo)價格與以合作單位進(jìn)行價格及條件的進(jìn)一步談判。（三）、比價、議價結(jié)果匯總1比價、議價匯總前應(yīng)匯報采購部經(jīng)理，征得同意后方可匯總；2比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照比價匯總表的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出以選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；3如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。四、索樣與決定采購部門不僅需要控制采購成本， 更要保證采購物料的質(zhì)量， 因此，與供應(yīng)商索取樣品， 衡量各家供應(yīng)商提供的樣品質(zhì)量就顯得尤為重要。1、采購部門要求供應(yīng)商將樣品發(fā)至其指定地點(diǎn)；2、由公司總經(jīng)理、采購經(jīng)理、相關(guān)技術(shù)人員及品控質(zhì)管負(fù)責(zé)人共同研究協(xié)議，哪種產(chǎn)品

29、更適合本公司；3、最終決定使用哪家供應(yīng)商的產(chǎn)品由總經(jīng)理審批簽字后方可生效。五、催交與驗(yàn)收采購部門有權(quán)利協(xié)調(diào)并督促供貨廠商按采購合同約定的期限交付所訂貨物，采購人員催交工作的重點(diǎn)是及時發(fā)現(xiàn)問題， 采取有效的控制和保證措施， 確保進(jìn)度按計(jì)劃進(jìn)行。 采購物資驗(yàn)收時涉及到品質(zhì)控制和庫房職能，根據(jù)原物料質(zhì)量鑒別標(biāo)準(zhǔn)與方法，公司品控部門對到貨的原物料進(jìn)行驗(yàn)收：1、驗(yàn)收合格后，通知庫房部門辦理入庫手續(xù)；2、驗(yàn)收不合格的原物料，及時與供貨商溝通，要求其給予退換貨處理。由于質(zhì)量驗(yàn)收不合格而造成生產(chǎn)延誤或公司其他損失的供應(yīng)商，則要求其按照公司實(shí)際損失給予經(jīng)濟(jì)賠償，并處以罰款。驗(yàn)收與入庫細(xì)則1驗(yàn)收（ 1）固有采購物

30、資到達(dá)時， 采購部應(yīng)及時的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收；（ 2）對于不同類型的物資的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（ 3）變更品種或廠家的物資以及訂購物資應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收；（ 4）質(zhì)檢部門在接到采購部報驗(yàn)通知后應(yīng)及時報驗(yàn)，并出具報驗(yàn)結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；（ 5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2入庫（ 1）公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工物資入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗(yàn)或驗(yàn)收；（ 2）訂購物資在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運(yùn)；（ 3）質(zhì)檢部門未及時驗(yàn)收的訂購

31、物資，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受；（ 4）質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具入庫清單；（ 5）外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫；（ 6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財務(wù)規(guī)定不入庫。六、整理付款1、每月月末采購助理要與固定轉(zhuǎn)款的供應(yīng)商核對當(dāng)月的供貨數(shù)量及應(yīng)轉(zhuǎn)款金額；2、按照規(guī)定時間制作出轉(zhuǎn)款明細(xì)表，提交付款申請，經(jīng)采購部經(jīng)理及財務(wù)部負(fù)責(zé)人簽署同意后，方可付款。關(guān)于付款方式， 采購部門應(yīng)與供應(yīng)商溝通， 必須遵循“貨到付款”的原則，嚴(yán)格控制原物料的采購預(yù)付貨款。七、協(xié)調(diào)與溝通在采購過程中發(fā)生的各類事宜，以雙方簽署的采購合同為原則，秉承公平、自愿、友好的處事理念，進(jìn)行協(xié)

32、調(diào)與溝通。采購部管理制度一 總則為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程， 加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。 所有采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。二 目的作用1、可作為采購部開展工作的規(guī)范依據(jù)。2、可作為公司領(lǐng)導(dǎo)考核采購部工作業(yè)績的衡量依據(jù)。3、可作為部門人員工作中相互監(jiān)督與協(xié)作配合的依據(jù)。三 采購部人員職責(zé)管理制度1、熱愛本職工作，勤于學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，了解新產(chǎn)品，注意市場信息的積累。2、廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀(jì)，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。3、編制采購計(jì)劃。負(fù)責(zé)根據(jù)生產(chǎn)、行政、總部及等各部門物品需求計(jì)劃，編制

33、與之相配套的采購計(jì)劃，并組織具體的實(shí)施，保證生產(chǎn)過程中的物資供應(yīng)。4、負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)所需材料的采購工作。負(fù)責(zé)原輔材料、包裝材料、設(shè)備、配件、辦公用品等的采購供應(yīng)工作。5、負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、管理及維護(hù)工作。6、堅(jiān)決執(zhí)行各項(xiàng)采購工作制度及公司各項(xiàng)規(guī)章制度。7、大型材料必須做招標(biāo)工作，其他材料詢價必須三家供應(yīng)商以上參與。8、積極了解原輔材料的短缺、發(fā)貨、驗(yàn)收等實(shí)際情況，早知道，早處理。9、及時協(xié)助財務(wù)部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應(yīng)商進(jìn)行付款。10、加強(qiáng)原輔材料物資供應(yīng)檔案的管理，做好物資信息情報的工作，建立起牢固可靠的物資供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)，并不斷開辟和優(yōu)化物資供應(yīng)渠道。11、做到每周一小結(jié)，每月一總結(jié)，

34、每年一審核。物資采購管理制度細(xì)則1、物資采購應(yīng)遵循的原則（ 1）物資采購必須認(rèn)真貫徹計(jì)劃采購的原則，嚴(yán)禁無審批采購和無計(jì)劃采購。（ 2） 物資采購必須符合計(jì)劃規(guī)定的品種、規(guī)格、質(zhì)量和數(shù)量要求，按生產(chǎn)進(jìn)度及時組織進(jìn)貨。（ 3） 采購的物資質(zhì)量應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)， 行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方簽定的合同標(biāo)準(zhǔn)。（ 4） 采購物資的價格應(yīng)符合貨比三家，質(zhì)優(yōu)價廉的原則。（ 5） 采購物資的渠道， 應(yīng)貫徹先近后遠(yuǎn)， 先廠家，后供應(yīng)商的原則，杜絕假貨、劣貨的購進(jìn)。2、物資采購計(jì)劃的編制、審批（ 1） 各車間日常物資需要在每月 28 號前編制出下月采購計(jì)劃，經(jīng)審核批準(zhǔn)后，可進(jìn)行采購，物資進(jìn)倉時由倉庫保管、采購員，采購負(fù)責(zé)人、庫

35、房負(fù)責(zé)人在入庫單上簽字確認(rèn)后才能入庫。（ 2） 生產(chǎn)部每周五向庫房部報下周急需物資計(jì)劃，周、月計(jì)劃要填寫清楚：規(guī)格、型號、數(shù)量、需要日期，庫房部審核庫房存量后上交采購部進(jìn)行采購。（ 3） 倉庫依照出庫計(jì)劃核對后產(chǎn)生缺少物資， 由部門負(fù)責(zé)人報采購部（ 4） 屬于辦公用品通訊器材，由各部門報行政審批后，轉(zhuǎn)采購部。（ 5） 各部門所需的物品，由各主管申請，經(jīng)經(jīng)理審批后轉(zhuǎn)采購部。（ 6） 因無采購計(jì)劃而影響生產(chǎn)由生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)， 有計(jì)劃而未及時進(jìn)貨的由采購部負(fù)責(zé)。（ 7） 屬追加計(jì)劃， 使用部門應(yīng)在使用前根據(jù)物資采購周期提報追加計(jì)劃。（緊急情況方可使用）3、備品備件及原材料的采購（ 1）采購部接到采購經(jīng)

36、理簽字后的采購單，先分類歸總，報倉庫一份，再進(jìn)行報價、比價，按計(jì)劃的急緩進(jìn)行采購。（ 2）對長期使用的大宗原材料，可適當(dāng)采用定期招標(biāo)的辦法，通過供應(yīng)商之間的競爭確定供貨商，或者通過供應(yīng)商檔案選前三家報價，進(jìn)行比價采購，以達(dá)降低采購成本之目的。4、物資的入庫驗(yàn)收及票據(jù)管理：（ 1） 所有物資必須辦理入庫手續(xù)后方可領(lǐng)用，嚴(yán)禁不入庫，直接領(lǐng)用，或不入庫直接使用。（ 2） 采購的物品到公司后，由倉庫管理員開據(jù)送檢單，檢驗(yàn)合格則按手續(xù)入庫，不合格者由采購員負(fù)責(zé)退回原供應(yīng)商。 （兩天之內(nèi)）（ 3） 建立規(guī)范的入庫驗(yàn)收單票據(jù)，由倉庫保管員逐欄填寫清楚，品名、規(guī)格、型號、數(shù)量、進(jìn)貨日期、收貨人。倉庫和采購各一

37、份。（ 4） 采購的物品經(jīng)驗(yàn)收準(zhǔn)確無誤后方可入庫， 票與實(shí)物不符的要通知采購予以處理。（ 5） 所有物資的送貨單都必須附物資入庫驗(yàn)收單。（ 6） 設(shè)備物品需要通知設(shè)備部進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后方可入庫。5、采購物資的合同管理：（1）公司確定的供貨商，必須簽定正式的購貨合同。（ 2） 合同的內(nèi)容及格式， 必須符合經(jīng)濟(jì)合同法及公司的有關(guān)規(guī)定。 簽署人具備相應(yīng)的職責(zé)和法律資格，并經(jīng)總經(jīng)理審批后，到行政部蓋章方可生效。（ 3） 正式合同一式二份，雙方簽字生效后，供應(yīng)商、公司雙方各留一份，所 有合同采購員必須分檔管理，于月底付款時提供于財務(wù)。（ 4） 按規(guī)定應(yīng)簽而未簽的合同， 給公司造成損失的追欠當(dāng)事人的責(zé)

38、任。合同的簽訂及其規(guī)定細(xì)則如下：合同：合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及供應(yīng)商合同、設(shè)備產(chǎn)品買賣合同、工程施工合同等。（一）合同正文應(yīng)包含的要素1） 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點(diǎn)；2） 采購物品 /項(xiàng)目的名稱 /、規(guī)格、數(shù)量 /清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；3） 包裝要求；4） 合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注明；5） 付款方式；6） 質(zhì)量保證期；7） 質(zhì)量要求及規(guī)范；8） 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；9）雙方的公司信息；10） 其他約定。（二）合同簽訂及其規(guī)定1）如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；2）以定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低；3）為防止合同訂單增加或增加無依據(jù)，打包采購