崗位描述書填寫培訓(xùn)總結(jié)

1、崗位分析與評估 工作報(bào)告密級：無密級編 碼：正文頁碼：5附件數(shù)：0崗位描述書填寫培訓(xùn)總結(jié)摘要：本次培訓(xùn)的主題是：1.如何填寫崗位描述書 2.崗位描述書網(wǎng)上提交系統(tǒng)介紹主題詞/關(guān)鍵詞：基準(zhǔn)崗位/崗位描述書模板編寫校核審查批準(zhǔn)簽字林成生/卓蘊(yùn)常啟能康全文周毅文日期分發(fā)：紙質(zhì)分發(fā)：崗位分析與評估領(lǐng)導(dǎo)小組成員:林貴清、錦華、戴慶宇、達(dá)民、賀禹、郭文駿、卡林、王 青、東山、瑋、虹、善明、志雄、新栓、高立剛、蔡康元、周毅文、岳林康、陸高鵬飛、黃小平、夏林泉崗位分析與評估小組成員：革新、 健、康全文、林、高歌、葉志強(qiáng)、鈺興崗位分析與評估工作小組成員：蔡 浩、國慶、常啟能、馬榮寶、時(shí)光、王躍青、林成生、廷良、

2、武穎穎、顧問電子分發(fā)：CIS2002年11月20日至11月21日，華信惠悅顧問公司顧問就如何填寫崗位描述書對一 二核的108個(gè)基準(zhǔn)崗位任職代表及其相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、各部培訓(xùn)工程師進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)共分四次， 每次半天，容相同。第一次培訓(xùn)在 LBA樓521培訓(xùn)教室，其余三次在培訓(xùn)中心 206教室。 四次培訓(xùn)整體出勤情況良好，出勤人數(shù)共 186人，基準(zhǔn)崗位任職者代表缺席15人。培訓(xùn)大體上分為五個(gè)容：1. 項(xiàng)目概述；2. 崗位分析與評估基本理論知識介紹；3. 崗位描述書模板及填寫介紹和解釋；4. 現(xiàn)場練習(xí)并選出代表講解，大家參與分析；5. 電腦中心人員介紹崗位描述書網(wǎng)上提交系統(tǒng)。通過培訓(xùn)，基準(zhǔn)崗位任職代表及其相

3、關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對崗位分析與評估項(xiàng)目有了更好的了解， 并理解了如何填寫崗位描述書，培訓(xùn)達(dá)到了預(yù)期效果。為了建立公司崗位信息數(shù)據(jù)庫，電 腦中心根據(jù)崗位分析與評估工作小組的要求開發(fā)了崗位描述書網(wǎng)上提交系統(tǒng)，開發(fā)負(fù)責(zé)人對參加培訓(xùn)的人員介紹了系統(tǒng)并作了操作培訓(xùn)。崗位描述書網(wǎng)上提交系統(tǒng)通過公司部網(wǎng)絡(luò)收集各崗位描述書，并通過數(shù)據(jù)庫分級授 權(quán)，確定各崗位編寫人、審核人和批準(zhǔn)人。此系統(tǒng)將于2002年11月25日投入使用。此次培訓(xùn)的相關(guān)資料可通過以下網(wǎng)絡(luò)路徑查閱： 公司CIS主頁一一管理欄一一崗位評 估相關(guān)培訓(xùn)。在整個(gè)培訓(xùn)過程中，顧問公司對代表們提出的問題作了解答，并提出了一些建議，詳 細(xì)列舉如下。問題解答1描述書是否專

4、為崗位評估服務(wù)？不是。它是崗位評估的重要根據(jù)，但同時(shí)它為其他人力資源管理做鋪墊。就象我們在 培訓(xùn)時(shí)講到的，企業(yè)招聘，晉升，培訓(xùn)等等各個(gè)環(huán)節(jié)都建立在完整的崗位信息基礎(chǔ)之 上。人力資源部及電腦中心目前合作制作的“崗位描述書提交系統(tǒng)”就是建立完整崗 位信息平臺的開端。2. 為什么崗位描述書有任職者代表填寫，而不是由主管填寫？如何保證描述書填寫的容 真實(shí)？首先，在一個(gè)企業(yè)為建立崗位分析及評估系統(tǒng)而收集崗位信息時(shí)，市場的普遍作法都 是從任職者那里獲取最原始資料，之后由主管審核。在這樣的過程中，上下級之間可 以檢討是否在崗位職責(zé)方面有任何誤解，主管對員工的要否得到員工清晰的領(lǐng)會。同 時(shí)這樣的作法也避免了有

5、很多下屬的主管花費(fèi)太多時(shí)間來填寫描述書。在系統(tǒng)建立起 來之后，修正描述書或撰寫新崗位的描述書的工作通常由主管及人力資源部共同負(fù)責(zé)。 其次，任職者代表參加培訓(xùn)，了解項(xiàng)目目的及描述書的填寫方法，這本身是一個(gè)非常 好的溝通和培訓(xùn)的過程，是現(xiàn)代企業(yè)管理所推崇的。事實(shí)也證明，越多員工響應(yīng)，企 業(yè)改革和進(jìn)取的過程就越順利。關(guān)于如何保證任職者起草的崗位描述書容的準(zhǔn)確性，我們可以回顧一下項(xiàng)目的流程。 任職者填寫之后，需與主管討論，共同修正。之后所有描述書由人力資源部核實(shí)，如 下級的崗位數(shù)及任職條件的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等。然后顧問組根據(jù)描述書草案與主管進(jìn)行面談， 詳細(xì)了解每個(gè)基準(zhǔn)崗位的容，從專業(yè)及客觀的角度就描述書容進(jìn)行

6、檢查，之后將描述 書以標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行整理。在這項(xiàng)工作之后，顧問組還要和評估小組一起展開討論，就 每一個(gè)基準(zhǔn)崗位的容再次進(jìn)行驗(yàn)證，含糊不清的會再與有關(guān)主管聯(lián)系。整理完成的描 述書最終由部長批準(zhǔn)。所以經(jīng)過這樣一個(gè)反復(fù)論證的過程， 顧問公司根據(jù)他們的經(jīng)驗(yàn)， 認(rèn)為描述書的準(zhǔn)確性是可以保證的。3. 描述書收集的是“正在做的”，還是“應(yīng)該做的”？描述書收集的是“應(yīng)該做的”。這也是我們在培訓(xùn)中強(qiáng)調(diào)的“寫崗位，不寫人”。任 職者在填寫時(shí)要謹(jǐn)記這個(gè)原則，主管也要用這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)去審核。在之后的各層級審核過 程中，這一項(xiàng)都會得到進(jìn)一步核實(shí)及修正。4. 目前組織結(jié)構(gòu)還沒最終確定，如何填寫組織關(guān)系？在此階段，請按照現(xiàn)有的組織

7、結(jié)構(gòu)來填寫上下級關(guān)系。公司會統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)并做必要的集 體修正。5. 如果副職沒有組織關(guān)系上的下級，但其實(shí)協(xié)助正職管理所有正職的下屬，這樣的情況 如何填寫上下級關(guān)系？只要組織關(guān)系中不是上下級關(guān)系，在描述書中就不應(yīng)該以上下級關(guān)系填寫。該副職的 此類工作職責(zé)應(yīng)該在“主要崗位職責(zé)”以及“上下級關(guān)系”中關(guān)于團(tuán)隊(duì)的督導(dǎo)中體現(xiàn)。6. 如果沒有下級，但經(jīng)常要組織一些組隊(duì)一起工作并做領(lǐng)頭人， 這種情況算不算有下級？ 不算。這里收集的是正式的組織關(guān)系上的上下級。對于以臨時(shí)團(tuán)隊(duì)形式工作的情況，應(yīng)該在描述書中“上下級關(guān)系”一項(xiàng)下面的空格中填寫。7. 督導(dǎo)員工數(shù)會不會作為崗位評估時(shí)考慮的因素？不會。8. 我們有很多現(xiàn)有的程

8、序，有些詳細(xì)到崗，可不可以抄過來？這些“程序”如果仍適用，都可以作為崗位描述書的參考，而且是很好的參考。但是 由于崗位描述書收集信息的格式和目的與其他“程序”不同，所以仍要嚴(yán)格按照描述 書的要求來填寫。9. 如果有些崗目前在做幾個(gè)崗的工作，如何填寫？原則上來講，每一個(gè)崗位都獨(dú)立存在，臨時(shí)性的崗位職責(zé)不應(yīng)包括在描述書的容中。 如遇到一崗多職而難以分辨時(shí)，請與您的上級主管討論。10. 為什么“主要崗位職責(zé)”的每一條一定要寫“目的”？崗位價(jià)值中一個(gè)重要的體現(xiàn)就是崗位責(zé)任，即責(zé)任的性質(zhì)及圍。所以崗位所承擔(dān)的每 一項(xiàng)任務(wù)都有它的責(zé)任，清晰了解這些責(zé)任和工作目的是合理評估崗位的基礎(chǔ)。另外,崗位信息的收集要

9、為今后其他人力資源的系統(tǒng)和流程服務(wù)，崗位職責(zé)中的“目的”是 設(shè)定績效指標(biāo)的重要參考。最后，員工在填寫職責(zé)和目的時(shí)的思考過程可以有效幫助 本人整理自身工作過程及明確各項(xiàng)職責(zé)的重要性，也可將各職責(zé)的目的匯總后，檢討 “崗位設(shè)置目的”是否全面準(zhǔn)確。11. 如何填寫“主要崗位職責(zé)”中的“時(shí)間分配” ？它與各項(xiàng)崗位職責(zé)的次序有什么關(guān)系？ 開會時(shí)間如何在“時(shí)間分配”中體現(xiàn)？首先，非常關(guān)鍵的一點(diǎn)，這里收集的是“職責(zé)”，而不是“工作方式”，開會及處理電子等是“工作方式”。其次，職責(zé)各項(xiàng)的排列順序應(yīng)該是按照您認(rèn)為的職責(zé)重要性 來排，而“時(shí)間分配”應(yīng)在列出各項(xiàng)職責(zé)之后用100個(gè)百分點(diǎn)按時(shí)間的花費(fèi)給各項(xiàng)職責(zé)分配一個(gè)

10、比例?？倲?shù)應(yīng)該是 100%12. 填寫“崗位設(shè)置目的”及“主要崗位職責(zé)”時(shí)是否一定要使用“通過以實(shí)現(xiàn)”的格式？不一定。這個(gè)格式只是給大家舉個(gè)例子，只要填寫的容反映了“手段”和“目的”就 可以了。請注意，“手段”和“目的”要寫清楚，清楚到非本崗位的任職者看到描述容都可以 明白的程度。13. 如果2年以后崗位職責(zé)發(fā)生變化，描述書不適用了怎么辦？崗位描述書應(yīng)該是定期更新的。如果崗位職責(zé)發(fā)生重大變化時(shí)，有必要重新書寫。所 以描述書不是一成不變的。14. 為什么不在崗位職責(zé)中加入量化的衡量目標(biāo)值？主要崗位職責(zé)為今后的績效管理奠定基礎(chǔ)，但崗位描述書是靜態(tài)的，即如果崗位不變，描述書就不變；而考核的量化目標(biāo)值

11、是動(dòng)態(tài)的，即根據(jù)企業(yè)不同階段的業(yè)務(wù)目標(biāo)的變 化而變化，應(yīng)在績效管理體系中體現(xiàn)。15. 如果崗位負(fù)責(zé)一些一次性的系統(tǒng)的開發(fā)，如何寫在崗位職責(zé)中？如果崗位負(fù)責(zé)不斷開發(fā)新項(xiàng)目，而每個(gè)項(xiàng)目日后的運(yùn)行/維護(hù)/更新是其他崗位做的，那么該崗此項(xiàng)職責(zé)的重點(diǎn)就是要“不斷開發(fā)新項(xiàng)目”；如果該崗開發(fā)某項(xiàng)目之后要負(fù) 責(zé)運(yùn)行/維護(hù)/更新，那么該崗此項(xiàng)職責(zé)的重點(diǎn)是“開發(fā)及運(yùn)行 /維護(hù)/更新系統(tǒng)”16. 一些委員會的運(yùn)作算不算“臨時(shí)團(tuán)隊(duì)”？在此階段請先填寫，顧問組會在核實(shí)具體容后統(tǒng)一處理。17. 為什么描述書中不包括“工作環(huán)境”？標(biāo)準(zhǔn)的及市場上普遍的描述書中都不包含“工作環(huán)境”一項(xiàng)。如果某些崗位需要處在 惡劣的環(huán)境中工作，

12、而這是該崗的難點(diǎn)之一，可以在“該崗位的工作難點(diǎn)”一項(xiàng)中說 明。在作練習(xí)過程中發(fā)現(xiàn)的需要再次提醒的地方：1. 在使用專有名詞時(shí)，請用全稱及中文填寫，可用括號將中 /英文簡寫括起。2. 在填寫主要職責(zé)時(shí)，切記要使用最恰當(dāng)?shù)膭?dòng)詞，“負(fù)責(zé)維修工作”這樣的表達(dá)不合格。一定要寫明是什么樣的“負(fù)責(zé)”，如“策劃”、“指揮”、“提供技術(shù)支持”、“實(shí) 施”或“定期檢查”等?！熬S修工作”也太籠統(tǒng)，可以明確什么圍的什么性質(zhì)的維修 工作等。另外，動(dòng)詞的選用也要考慮是否夸大或減小了該崗位的職責(zé)，如是“制定” 還是“協(xié)助上級制定”等。3. 在考慮職責(zé)時(shí)也可以參考崗位下一層的各個(gè)組隊(duì)或職能的工作，如生產(chǎn)部下面有5個(gè)處，負(fù)責(zé)生

13、產(chǎn)的5個(gè)方面，那么生產(chǎn)部長的主要職責(zé)可以是圍繞這 5個(gè)方面展開的。4. “權(quán)限圍”可參考公司一些現(xiàn)有的分級授權(quán)制度中的容，如校對、復(fù)核及批準(zhǔn)某些程 序或工作等。5. “任職條件”中的“其他專業(yè)知識”是指該崗由于工作需要必須要掌握的跨部門/組隊(duì)/科處工作的知識，它不是單純指其他部門/組隊(duì)/科處的專業(yè)知識，它更強(qiáng)調(diào)的是相互 運(yùn)作關(guān)系的知識，如分工是什么，為什么這樣分才是最優(yōu)的等。比如說負(fù)責(zé)企業(yè)管理 系統(tǒng)開發(fā)的崗位要了解企業(yè)中主要部門之間的運(yùn)作關(guān)系及流程才可以設(shè)計(jì)最有效最優(yōu) 的管理系統(tǒng)。但該崗位不需要了解財(cái)務(wù)、采購或生產(chǎn)的專業(yè)知識。又如，運(yùn)行處處長 需要深入了解生產(chǎn)部下其他各處與自身的運(yùn)作關(guān)系及流程。該崗位一定對其他處的專 業(yè)有部分了解，但這些了解不能取代它所需的對各處間的運(yùn)作及流程方面的知識?？?以說，此項(xiàng)是了解崗位在管理方面所需的知識的不同程度。至于這個(gè)名詞“其他專業(yè)知識”如果容易引起混淆，顧問組可考慮用更好的說法替換。崗位描述書的審核人員可參考以下主要審核點(diǎn)：1. 檢查整個(gè)描述書應(yīng)該填寫的容是否填寫完整2. 上下級關(guān)系是否按照組織關(guān)系填寫的3. “崗位設(shè)置目的”是否準(zhǔn)確全面，且篇幅合理4. “主要崗位職責(zé)”是否全面、清晰、準(zhǔn)確，并有對“目的”的描述5. “主要崗位職責(zé)”的書寫格式是否正確，時(shí)間分配是否合理6. “外聯(lián)系”是否寫明聯(lián)系對象的層次，以及聯(lián)系目的的層次7. “任