辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與學(xué)校檔案管理的對(duì)接

1、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與學(xué)校檔案管理的對(duì)接摘要：隨著我國(guó)信息化技術(shù)的飛速進(jìn)步，檔案管理工作已經(jīng)改變了傳統(tǒng)的管理方式，開始采用檔案與文件分開管理的方式，實(shí)現(xiàn)了檔案管理整體績(jī)效的提升。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用使檔案管理工作變得更加簡(jiǎn)單、便捷，幫助學(xué)校檔案管理工作人員實(shí)現(xiàn)電子文件管理的新時(shí)代辦公自動(dòng)化全過(guò)程應(yīng)用。本文針對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接的重要性、現(xiàn)狀、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接策略以及具體的應(yīng)用進(jìn)行的探討，希望能夠幫助學(xué)校更加高效地完成檔案管理工作。關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；檔案管理；系統(tǒng)對(duì)接現(xiàn)如今社會(huì)的主要發(fā)展趨勢(shì)就是數(shù)字化建設(shè)，同時(shí)在各行各業(yè)也都開始進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，就連各院校也不例外。目前

2、已有諸多院校實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化平臺(tái)的基礎(chǔ)建設(shè)，能完成檔案信息數(shù)據(jù)的共享。通過(guò)自身權(quán)限對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行直接訪問(wèn)。但諸多院校實(shí)現(xiàn)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接只是表面上的，系統(tǒng)之間的融合并不完善，為了加強(qiáng)院校的檔案信息化管理建設(shè)，必須要積極進(jìn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接研究。1辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接的重要性學(xué)校電子文件主要來(lái)源于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，但是電子文件所具有的特點(diǎn)導(dǎo)致檔案屬性并不規(guī)范，電子文件的的多樣性、系統(tǒng)依賴性與易更改性都導(dǎo)致電子檔案的管理難上加難。因此，大多數(shù)院校的檔案管理系統(tǒng)與院校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理歸屬于兩個(gè)部門。檔案管理要求中規(guī)定，檔案的管理必須

3、要具有完整性、真實(shí)性與原始性，但電子文件的管理并沒(méi)有滿足上述基礎(chǔ)要求，無(wú)法實(shí)現(xiàn)院校檔案數(shù)據(jù)的全面融合。檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)就是信息的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用，對(duì)各種信息數(shù)據(jù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的集中管理，使整個(gè)電子文件的產(chǎn)生過(guò)程得以科學(xué)且規(guī)范的保存，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)電子文件檔案的實(shí)時(shí)歸檔與線上查閱。電子文件到電子檔案是一個(gè)連續(xù)統(tǒng)一與銜接的過(guò)程，如何將兩個(gè)相互獨(dú)立的系統(tǒng)在工作程序與架構(gòu)上進(jìn)行高效的對(duì)接有重要的研究意義。2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接策略2.1利用數(shù)據(jù)接口方式。數(shù)據(jù)接口技術(shù)是伴隨著信息化、數(shù)據(jù)化技術(shù)產(chǎn)生的，利用數(shù)據(jù)接口技術(shù)，能夠在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間建立一個(gè)完善且可以兼容的數(shù)據(jù)接口，利用該數(shù)據(jù)接口

4、，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)信息化系統(tǒng)的融合互通，使兩者從真正意義上成為一個(gè)整體。利用數(shù)據(jù)接口的方式主要需做到以下兩個(gè)方面的內(nèi)容：首先是實(shí)現(xiàn)信息目錄的轉(zhuǎn)存功能；其次是實(shí)現(xiàn)電子文件信息準(zhǔn)確掛接的功能。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)與電子文件相互對(duì)應(yīng)，因此在將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫(kù)目錄轉(zhuǎn)存至檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中時(shí)，同時(shí)上傳電子文件至總服務(wù)器中，最后實(shí)現(xiàn)目錄與電子文件內(nèi)容的一一對(duì)應(yīng)。2.2完善自動(dòng)化檔案管理相關(guān)制度。自動(dòng)化辦公技術(shù)制度的不完善將會(huì)從根本上嚴(yán)重的阻礙院校利用信息化技術(shù)完成檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程，為了解決這一問(wèn)題，就必須要從以下三點(diǎn)進(jìn)行改革：第一是從國(guó)家職能部門層面而言，政府相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)制訂完善的法

5、律法規(guī)，從政府角度規(guī)范行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，使辦公自動(dòng)化技術(shù)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接過(guò)程變得有法可依；其次，院校內(nèi)部應(yīng)當(dāng)根據(jù)院校自身管理情況，并結(jié)合學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)實(shí)際過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，制訂符合要求的個(gè)性化規(guī)章制度，幫助院校進(jìn)行具有更強(qiáng)規(guī)范性的檔案管理信息化工作；第三，在利用辦公自動(dòng)化技術(shù)完成檔案信息管理的過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)了制度中存在不合理的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行研討、糾正，從而不斷提升院校檔案管理的信息化水平與綜合管理水平。2.3高效利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息資源共享。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式相比較，我們之所以采用檔案管理信息化與辦公自動(dòng)化融合的管理方式，主要目的之一就是更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，最終幫助院校實(shí)

6、現(xiàn)以檔案數(shù)據(jù)的信息化管理為基礎(chǔ)，有效地推動(dòng)院校各項(xiàng)管理工作有序、高效進(jìn)行目的。院校在進(jìn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接時(shí)，應(yīng)當(dāng)在院校原有的工作基礎(chǔ)上進(jìn)行歸納總結(jié)，在院校內(nèi)部建立一個(gè)完善的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化體系，根據(jù)一個(gè)完善、規(guī)范且統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案信息的管理工作；同時(shí)還要實(shí)現(xiàn)管理系統(tǒng)軟件與程序的一體化建設(shè)。在這個(gè)對(duì)接的過(guò)程中，院校的各個(gè)部門之間需時(shí)刻保持一個(gè)良好的信息資源共享關(guān)系，根據(jù)院校制訂的文書檔案統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部所有信息檔案資源的有效整合與共享，充分地發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。2.4創(chuàng)新檔案信息利用形式。任何一個(gè)院校在發(fā)展與經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)與信息，將這些數(shù)據(jù)與信

7、息形成檔案的主要目的就是服務(wù)于使用。但在很多情況下，院校進(jìn)行檔案信息的管理工作時(shí)都是被動(dòng)的完成工作，工作效率低且質(zhì)量無(wú)法得到保障。而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)基礎(chǔ)上的電子檔案管理工作更加方便與便捷；同時(shí)檔案信息的后續(xù)使用更加靈活、更加高效。也就是說(shuō)，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，檔案管理工作能夠從原本的被動(dòng)進(jìn)行轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)開展；同時(shí)在滿足權(quán)限設(shè)置與保密制度的前提下，還可以同步開展檔案管理工作與校務(wù)工作，創(chuàng)新檔案信息的利用形式，建立檔案資料的內(nèi)部電子文檔中心，具有權(quán)限的用戶可以隨時(shí)的登錄系統(tǒng)查閱所需要的相關(guān)材料，使檔案工作變得能夠高效地服務(wù)于師生日常工作與學(xué)習(xí)。2.5重視檔案管理的信息安全建設(shè)工作。在融合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

8、與檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程中，首先需要做的就是加強(qiáng)檔案管理的信息安全建設(shè)工作，只有保障信息安全，才能避免出現(xiàn)系統(tǒng)被非法入侵、篡改的情況。想要保證檔案管理的信息安全，就必須做到以下幾點(diǎn)：首先，在利用自動(dòng)化、信息化技術(shù)開展檔案信息管理工作時(shí)，必須考慮的問(wèn)題就是加強(qiáng)檔案信息保存系統(tǒng)的環(huán)境安全，尤其是要從根本上保證檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)安全，及時(shí)地進(jìn)行數(shù)據(jù)更新并安裝相應(yīng)的補(bǔ)??；其次就是要不斷地提升檔案信息系統(tǒng)管理工作的安全意識(shí)，在信息系統(tǒng)內(nèi)部安裝高等級(jí)的防火墻與殺毒軟件，并定期更換權(quán)限密碼與登錄密碼，從而達(dá)到防止不法分子入侵、危害檔案管理系統(tǒng)安全性的目的。3辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接應(yīng)用3.1數(shù)據(jù)信息的自動(dòng)

9、采集應(yīng)用。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能長(zhǎng)時(shí)間地準(zhǔn)確保存全部已經(jīng)辦理結(jié)束的內(nèi)部文件，同時(shí)也能有效地保存院校的信息資料與公文、郵件、傳閱記錄等等。如果院校管理的這些信息沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)程序的有效處理，只能單獨(dú)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中進(jìn)行存放，無(wú)法實(shí)時(shí)地轉(zhuǎn)入進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)中。在進(jìn)行檔案歸檔操作時(shí)，檔案管理工作人員需要對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行手工掃描并錄入，整個(gè)過(guò)程不僅會(huì)造成院校大量的人力物力資源浪費(fèi)，同時(shí)也增加了錯(cuò)誤的出現(xiàn)率。而利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接的方式，可以實(shí)現(xiàn)將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)隨時(shí)地向檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行轉(zhuǎn)換的功能，不僅節(jié)省了大量的時(shí)間，同時(shí)也減少了轉(zhuǎn)換工作的繁瑣性。從技術(shù)層面而言，如果將辦公自動(dòng)化系

10、統(tǒng)中的數(shù)據(jù)直接保存在關(guān)系數(shù)據(jù)中，是比較簡(jiǎn)單且容易實(shí)現(xiàn)的。因?yàn)橥盒５臋n案管理系統(tǒng)采用的也是關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)模式，能夠直接快速地對(duì)關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行讀取。但從本質(zhì)上，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段并不完全相同，因此必須先將兩個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中的字段進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)，最終完成兩個(gè)系統(tǒng)的對(duì)接工作。3.2采用集中式流程管理模式。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中具備的主要流程如下：收文、閱文、發(fā)文以及簽發(fā)；檔案管理系統(tǒng)中具備的主要流程如下：借閱、查詢、利用以及歸檔。因?yàn)閮蓚€(gè)系統(tǒng)的主要工作流程完全不同，我們可以采用集中式流程管理模式，將兩個(gè)系統(tǒng)中的全部流程在流程管理中心進(jìn)行統(tǒng)一的保存，將需要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批的頁(yè)面合二為一

11、，直接在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中體現(xiàn)審批功能，也就是說(shuō)，能夠?qū)崿F(xiàn)在同一個(gè)界面完成多項(xiàng)審批事項(xiàng)的功能，避免領(lǐng)導(dǎo)重復(fù)進(jìn)入多個(gè)界面審批同一個(gè)內(nèi)容的情況出現(xiàn)，減輕領(lǐng)導(dǎo)工作的繁瑣性。想要實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能，就需要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接與融合，首先需要建立兩個(gè)系統(tǒng)通用的流程控制頁(yè)面，使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)都是由一個(gè)界面進(jìn)行流程的統(tǒng)一管理，就是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)核統(tǒng)一化。一般情況下是將流程控制的界面放置在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，這樣就能夠幫助使用者實(shí)現(xiàn)在一個(gè)界面下對(duì)不同系統(tǒng)流程的控制功能。3.3界面部分?jǐn)?shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)界面部分的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換主要通過(guò)以下三個(gè)方面實(shí)現(xiàn)：第一個(gè)是實(shí)現(xiàn)文檔信息

12、目錄的轉(zhuǎn)換。通過(guò)建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，運(yùn)用統(tǒng)一的界面模塊將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的信息目錄數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)存到檔案信息系統(tǒng)中相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中；同時(shí)實(shí)時(shí)地在檔案管理系統(tǒng)中形成可以被直接利用的目錄數(shù)據(jù)信息；第二個(gè)是進(jìn)行檔案信息的轉(zhuǎn)換，所謂檔案信息的轉(zhuǎn)換主要包括通過(guò)嵌入方式進(jìn)行掛接的檔、用戶的編輯檔、掃描檔、文檔等等。例如，通過(guò)研究辦公自動(dòng)化系統(tǒng)起草的文檔格式，再進(jìn)行界面模塊的破解與處理操作之后，可以將其完全轉(zhuǎn)化成為一個(gè)單獨(dú)的檔，最后將形成的單獨(dú)檔案信息直接存放在檔案管理系統(tǒng)的電子檔案儲(chǔ)存端中；第三個(gè)是實(shí)現(xiàn)檔案處理與電子簽名之間的轉(zhuǎn)換。將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中對(duì)檔案進(jìn)行處理的記錄

13、、領(lǐng)導(dǎo)審核的記錄、領(lǐng)導(dǎo)的電子簽名等文書處理信息實(shí)時(shí)地轉(zhuǎn)變?yōu)闃?biāo)準(zhǔn)的格式后存入檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中。通俗來(lái)講，系統(tǒng)的界面主要是通過(guò)以下兩個(gè)步驟完成數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換的，第一個(gè)步驟是完成目錄轉(zhuǎn)換，就是完成每一個(gè)文檔信息的對(duì)應(yīng)轉(zhuǎn)換，這個(gè)步驟代替了傳統(tǒng)檔案管理的管理人員手工錄入信息的過(guò)程；第二個(gè)步驟是進(jìn)行電子檔案的轉(zhuǎn)換，也可以稱之為進(jìn)行電子檔案的掛接。這個(gè)步驟主要替代了檔案管理人員手動(dòng)掃描形成電子檔案的過(guò)程。在這兩個(gè)步驟全部完成之后，存放在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的信息就能夠全部變成存放在檔案管理系統(tǒng)中的檔案信息數(shù)據(jù)了；同時(shí)可以通過(guò)利用檔案信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)功能，對(duì)導(dǎo)入的數(shù)據(jù)與導(dǎo)出的數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)，確認(rèn)兩者是否一致。當(dāng)數(shù)據(jù)

14、庫(kù)完全導(dǎo)入后，檔案管理工作者可以利用數(shù)據(jù)接口對(duì)接受的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行相應(yīng)的分類與歸檔，最終形成為可直接被查閱并利用的電子檔案信息。4結(jié)束語(yǔ)綜上所述，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用在極大程度上實(shí)現(xiàn)了對(duì)辦公文檔的自動(dòng)化管理，根據(jù)當(dāng)前各個(gè)行業(yè)對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際需求，應(yīng)當(dāng)不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而完成辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與學(xué)校檔案管理系統(tǒng)相融合的一體化平臺(tái)建設(shè)。在目前數(shù)字化、信息化飛速發(fā)展的大背景下，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接速度必須予以加快，真正做到從根本上完成數(shù)字化校園檔案信息管理系統(tǒng)的建立，做到檔案管理服務(wù)于人的最終目的，將院校檔案管理系統(tǒng)和院校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，利用工作的規(guī)范化，更好地為師生提供服務(wù)，挖掘檔案信息的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)“電子檔案”和“紙質(zhì)檔案”統(tǒng)一管理。參考文獻(xiàn)