現(xiàn)代企業(yè)電子文件管理(2)

1、第二章第二章 電子文件與電子文件與檔案管理檔案管理電子文件管理是當(dāng)前信息化領(lǐng)域非常電子文件管理是當(dāng)前信息化領(lǐng)域非常受受關(guān)注的熱點課題。關(guān)注的熱點課題。 電子文件是一把電子文件是一把“雙刃劍雙刃劍”一、電子文件的無奈一、電子文件的無奈2、過程信息的丟失、過程信息的丟失1、信息信譽的危機、信息信譽的危機3、文化信息的損失、文化信息的損失4、信息安全的風(fēng)險、信息安全的風(fēng)險前言：電子文件前言：電子文件是雙韌劍是雙韌劍二、電子文件的精彩二、電子文件的精彩2、實現(xiàn)檔案管理的跨越、實現(xiàn)檔案管理的跨越1、帶來辦公方式的革命帶來辦公方式的革命3、保障社會信息的安全、保障社會信息的安全4、具有改變世界的力量具有改

2、變世界的力量前言：電子文件前言：電子文件是雙韌劍是雙韌劍第一節(jié)第一節(jié) 電子文件概述電子文件概述一、電子文件概念一、電子文件概念（一）電子文件的一般定義（一）電子文件的一般定義顧名思義，電子文件就是顧名思義，電子文件就是“電子電子”加加“文件文件”，或者說是，或者說是“數(shù)數(shù)字化字化”和和“文件文件”兩個概念的交集。兩個概念的交集?！拔募募笔请娮游募墓κ请娮游募墓δ軐傩裕軐傩?，“數(shù)字化數(shù)字化”是電子文件的技術(shù)屬性。是電子文件的技術(shù)屬性。我國檔案國家標(biāo)準(zhǔn)我國檔案國家標(biāo)準(zhǔn)電子文件歸檔與管理規(guī)范電子文件歸檔與管理規(guī)范（GBT188942002）將電子文件定義為：）將電子文件定義為：“在數(shù)字設(shè)備

3、及環(huán)境在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。的文件。”概念的理解：概念的理解：1、電子文件具有文件的一般屬性，即都是組織、電子文件具有文件的一般屬性，即都是組織或個人在各項活動中形成的歷史記錄。或個人在各項活動中形成的歷史記錄。2、電子文件與傳統(tǒng)文件的根本區(qū)別在于，其信、電子文件與傳統(tǒng)文件的根本區(qū)別在于，其信息以數(shù)碼構(gòu)成。息以數(shù)碼構(gòu)成。3、電子文件是存放在計算機存儲器中所有數(shù)據(jù)、電子文件是存放在計算機存儲器中所

4、有數(shù)據(jù)的的基本組織形式基本組織形式。4、電子文件由內(nèi)容、背景信息、結(jié)構(gòu)三要素構(gòu)、電子文件由內(nèi)容、背景信息、結(jié)構(gòu)三要素構(gòu)成。成。（二）（二）電子文件的構(gòu)成要素電子文件的構(gòu)成要素:1、內(nèi)容：用以表達(dá)作者意圖的信息、內(nèi)容：用以表達(dá)作者意圖的信息2、背景：用以記錄文件形成和管理過程中的有關(guān)信息。、背景：用以記錄文件形成和管理過程中的有關(guān)信息。如形成者信息（還可細(xì)分為撰稿者、審稿者、核稿者、簽發(fā)者、主送者、抄送者等）、日期信息（還可細(xì)分為成文日期、發(fā)文日期、收文日期、辦結(jié)日期、發(fā)布日期等）、保存處理信息（還可細(xì)分為鑒定、歸檔、移交、銷毀、遷移、轉(zhuǎn)儲、利用等）、管理信息（還可細(xì)分為密級、保管期限、權(quán)限控制

5、、知識產(chǎn)權(quán)等）、關(guān)聯(lián)信息（還可細(xì)分為主文件與相關(guān)輔助類、支持類、日志類文件之間的連接關(guān)系）。3、結(jié)構(gòu)：用以記錄文件內(nèi)部或相關(guān)文件之間的物理結(jié)構(gòu)和、結(jié)構(gòu)：用以記錄文件內(nèi)部或相關(guān)文件之間的物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)的信息邏輯結(jié)構(gòu)的信息。以確保文件的長期可讀。前者如模板、文種、版本、附件、著錄層次等；后者如載體類型、存儲類型、數(shù)據(jù)格式、存儲位置、支持軟件、密碼、數(shù)字簽名等。管理電子文件，維護其價值，要追求這三種信息的真實、完整，管理電子文件，維護其價值，要追求這三種信息的真實、完整，這是管這是管理理電子文件電子文件的的大難題。大難題。（三）電子文件的檔案價值（三）電子文件的檔案價值1、歸檔電子文件的定義、歸

6、檔電子文件的定義在在電子文件歸檔與管理規(guī)范電子文件歸檔與管理規(guī)范GBT188942002。將電子檔案改為。將電子檔案改為歸檔電子文件（歸檔電子文件（archival electronic records），），定義為：定義為：“具有參考和利具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。用價值并作為檔案保存的電子文件?！?、電子文件檔案價值的理解、電子文件檔案價值的理解（1）電子文件具有檔案價值）電子文件具有檔案價值檔案有兩個價值：情報價值（參考）價值和憑證價值價值。情報價值檔案有兩個價值：情報價值（參考）價值和憑證價值價值。情報價值也是檔案價值，所以可以名正言順地管理電子文件。也是檔案價值，所以

7、可以名正言順地管理電子文件。（2）現(xiàn)階段電子文件不具有完全的檔案價值）現(xiàn)階段電子文件不具有完全的檔案價值目前電子文件不具有憑證價值，難以成為完整意義上的檔案。目前電子文件不具有憑證價值，難以成為完整意義上的檔案。新思路：開發(fā)新思路：開發(fā)電子文件的電子文件的參考參考、知識、文化等、知識、文化等價值，價值，逐步逐步研究研究解決其解決其憑證價值。憑證價值。（四）電子文件管理的規(guī)范性文件（四）電子文件管理的規(guī)范性文件1、國家檔案局頒發(fā)的主要有、國家檔案局頒發(fā)的主要有（1）2001年年6月月5日，國家檔案局、中央檔案館頒發(fā)日，國家檔案局、中央檔案館頒發(fā)檔案管理軟件功能檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定要求暫行

8、規(guī)定（檔發(fā)（檔發(fā)20016號）；號）；（2）2002年年11月月25日，國家檔案局中央檔案館印發(fā)日，國家檔案局中央檔案館印發(fā)全國檔案信息化建全國檔案信息化建設(shè)實施綱要設(shè)實施綱要；（3）國家檔案局）國家檔案局電子文件歸檔與管理規(guī)范電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）；）；（4）2003年，國家檔案局年，國家檔案局電子公文歸檔管理暫行辦法電子公文歸檔管理暫行辦法（第（第6號令）；號令）；（5）2005年年2月月21日，國家檔案局中央檔案館頒發(fā)日，國家檔案局中央檔案館頒發(fā)關(guān)于加強檔案信息資關(guān)于加強檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見源開發(fā)利用工作的意見；（6）國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）國家檔案行

9、業(yè)標(biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T 31-2005）；）；（7）國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）國家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則（DA/T 32-2005）。）。（8）1991年年7月月4日日 國家檔案局發(fā)布國家檔案局發(fā)布工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則（9）檔案著錄規(guī)則檔案著錄規(guī)則(檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T18-1999代替國家標(biāo)準(zhǔn)代替國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T379.5-85)2、上海市檔案局頒發(fā)的主要有：、上海市檔案局頒發(fā)的主要有：（1）上海檔案目錄中心建設(shè)方案上海檔案目錄中心建設(shè)方案（滬檔（滬檔200239號）；號）；（2）

10、上海市檔案信息化實施意見上海市檔案信息化實施意見（滬檔（滬檔200362號）；號）；（3）上海市電子公文歸檔管理實施辦法（暫行）上海市電子公文歸檔管理實施辦法（暫行）（滬檔發(fā)（滬檔發(fā)2005220號）；號）；（4）上海市檔案信息化發(fā)展上海市檔案信息化發(fā)展“十一五十一五”規(guī)劃規(guī)劃（滬檔發(fā)（滬檔發(fā)2006122號）；號）；（5）關(guān)于加強上海檔案信息資源開發(fā)利用工作的實施意關(guān)于加強上海檔案信息資源開發(fā)利用工作的實施意見見（滬檔發(fā)（滬檔發(fā)2005201號）；號）；（6）文書檔案目錄數(shù)據(jù)規(guī)范文書檔案目錄數(shù)據(jù)規(guī)范 第第1部分：數(shù)據(jù)元部分：數(shù)據(jù)元（DB31/T386.1-2006）。）。二、電子文件的特點二

11、、電子文件的特點（一）信息存儲的密集性（一）信息存儲的密集性（二）信息載體的不確定性（二）信息載體的不確定性（三）信息結(jié)構(gòu)的二重性（三）信息結(jié)構(gòu)的二重性（四）對信息技術(shù)的依賴性（四）對信息技術(shù)的依賴性（五）信息內(nèi)容的易改性（五）信息內(nèi)容的易改性（六）載體材料和信息的不穩(wěn)定性（六）載體材料和信息的不穩(wěn)定性（七）背景及相關(guān)信息的不完整性（七）背景及相關(guān)信息的不完整性（八）信息處理的快捷性（八）信息處理的快捷性（九）信息利用的共享性（九）信息利用的共享性（十）文件類型的復(fù)雜性（十）文件類型的復(fù)雜性三、電子文件的分類三、電子文件的分類（一）按文件存在形式分（一）按文件存在形式分1、文本文件（、文本文件

12、（Text）2、圖像文件（、圖像文件（Image）3、圖形文件（、圖形文件（Graphic）4、影像文件（、影像文件（Video）5、聲音文件（、聲音文件（Audio）6、數(shù)據(jù)庫文件、數(shù)據(jù)庫文件（Database)Database)7、命令文件、命令文件(Programme)(Programme)（二）按與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件的關(guān)系分（二）按與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件的關(guān)系分1、草稿類電子文件：、草稿類電子文件：以紙質(zhì)文件為主以紙質(zhì)文件為主；電子文件起草；電子文件起草；2、輔助類電子文件：、輔助類電子文件：以以電子電子文件為主文件為主，紙質(zhì)文件為輔；，紙質(zhì)文件為輔；3、正式電子文件：無紙類電子文件。、

13、正式電子文件：無紙類電子文件。（三）（三）按文件的屬性分按文件的屬性分普通文件普通文件、只讀文件只讀文件、隱含文件隱含文件、加密文件加密文件、壓縮文件壓縮文件（四）（四）按文件的按文件的內(nèi)容內(nèi)容分分企業(yè)單位的歸檔電子文件一般按國家檔案局下發(fā)的工業(yè)企業(yè)單位的歸檔電子文件一般按國家檔案局下發(fā)的工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則進行分類。企業(yè)檔案分類試行規(guī)則進行分類。四、電子文件管理的要求及對策四、電子文件管理的要求及對策（一）電子文件管理的要求（一）電子文件管理的要求1 1、保障真實性保障真實性: :指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進行鑒定后，確認(rèn)其與形成時的原始狀況一

14、致。行鑒定后，確認(rèn)其與形成時的原始狀況一致。2 2、保障完整性保障完整性: :指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。數(shù)據(jù)等無缺損。3 3、保障有效性保障有效性: :指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。好性和兼容性等。4 4、保障安全性保障安全性: :電子文件的真實性、完整性、有效性不受電子文件的真實性、完整性、有效性不受破壞和不被非授權(quán)用戶使用。破壞和不被非授權(quán)用戶使用。（二）電子文件的管理的對策

15、（二）電子文件的管理的對策1、文件生命周期理論文件生命周期理論文件形成、運行、暫存、永久保管四個階段，各階段具有不同的工作文件形成、運行、暫存、永久保管四個階段，各階段具有不同的工作特點和規(guī)律。電子文件管理的重點是前端控制，即對文件形成、運行特點和規(guī)律。電子文件管理的重點是前端控制，即對文件形成、運行過程的控制和管理，這是現(xiàn)代文件、檔案管理重要理念，主要體現(xiàn)在過程的控制和管理，這是現(xiàn)代文件、檔案管理重要理念，主要體現(xiàn)在以下兩個方面：一是有利于確保歸檔電子文件真實、完整、安全和可以下兩個方面：一是有利于確保歸檔電子文件真實、完整、安全和可識別性識別性。二是有利于優(yōu)化管理功能，提高管理效率和效益。

16、二是有利于優(yōu)化管理功能，提高管理效率和效益。 2、全程管理全程管理對策對策（1）系統(tǒng)及各級機構(gòu)須建立、健全電子文件歸檔管理的有關(guān)制度、規(guī)系統(tǒng)及各級機構(gòu)須建立、健全電子文件歸檔管理的有關(guān)制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和方法，使電子檔案全過程管理有章可循；范、標(biāo)準(zhǔn)和方法，使電子檔案全過程管理有章可循；（2）將制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和方法納入到電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計中，將制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和方法納入到電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計中，使檔案計算機管理系統(tǒng)盡量能夠自動控制電子文件歸檔管理全過程的使檔案計算機管理系統(tǒng)盡量能夠自動控制電子文件歸檔管理全過程的規(guī)范運作，實現(xiàn)電子文件統(tǒng)一著錄、登記、分類、鑒定。同時監(jiān)控和規(guī)范運作，實現(xiàn)電子

17、文件統(tǒng)一著錄、登記、分類、鑒定。同時監(jiān)控和記錄針對文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)、查詢、利用記錄針對文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)、查詢、利用、復(fù)制、轉(zhuǎn)儲等操作過程，以確保電子文件的行政有效性和法律憑證、復(fù)制、轉(zhuǎn)儲等操作過程，以確保電子文件的行政有效性和法律憑證價值，并確保電子檔案的真實、完整、安全、有效。價值，并確保電子檔案的真實、完整、安全、有效。第二節(jié)第二節(jié) 電子公文處理電子公文處理一、電子公文概述一、電子公文概述（一）電子公文的概念（一）電子公文的概念電子公文電子公文，即公務(wù)類電子文件。它形成于政府，即公務(wù)類電子文件。它形成于政府和企事業(yè)單位行政機關(guān)和企事業(yè)單位行政

18、機關(guān)的公務(wù)活動的公務(wù)活動。 電子公文電子公文處理與處理與紙質(zhì)公文紙質(zhì)公文處理處理，政府機關(guān)政府機關(guān)都應(yīng)都應(yīng)當(dāng)遵照我國國務(wù)院當(dāng)遵照我國國務(wù)院2000年年8月月24日頒發(fā)的國發(fā)日頒發(fā)的國發(fā)（2000）23號國家行政機關(guān)公文處理辦法號國家行政機關(guān)公文處理辦法。企業(yè)單位可參照執(zhí)行該企業(yè)單位可參照執(zhí)行該辦法辦法。（二）（二）公文處理的特點公文處理的特點1、鮮明的政策性：、鮮明的政策性：2、嚴(yán)肅的權(quán)威性：、嚴(yán)肅的權(quán)威性：3、強烈的時效性：、強烈的時效性：4、嚴(yán)格的規(guī)范性：、嚴(yán)格的規(guī)范性：（三）（三）公文處理的重要意義公文處理的重要意義1、公文處理是機關(guān)工作的紐帶、公文處理是機關(guān)工作的紐帶2、公文處理是機關(guān)

19、管理水平的標(biāo)志、公文處理是機關(guān)管理水平的標(biāo)志3、公文處理是檔案工作的基礎(chǔ)、公文處理是檔案工作的基礎(chǔ)4、公文處理是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的依據(jù)、公文處理是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的依據(jù)（四）公文分類（四）公文分類科學(xué)的分類是公文處理的基礎(chǔ)?？茖W(xué)的分類是公文處理的基礎(chǔ)。1、按來源分：收文、按來源分：收文、發(fā)文發(fā)文、內(nèi)部文件。內(nèi)部文件。2、按價值時限分：現(xiàn)行文件、按價值時限分：現(xiàn)行文件、非現(xiàn)行文件，。非現(xiàn)行文件，。3、按行文關(guān)系分：上行文、按行文關(guān)系分：上行文、下行文下行文、平行文。平行文。4、按辦理程度分：辦件、按辦理程度分：辦件、閱件。閱件。5、按按涉密程度分：秘密涉密程度分：秘密、絕密文件絕密文件。6、按照

20、應(yīng)用性質(zhì)分：通用、按照應(yīng)用性質(zhì)分：通用、事務(wù)事務(wù)、專用文件專用文件。7、按照適用范圍劃分：命令、決定、通告、議案、按照適用范圍劃分：命令、決定、通告、議案、公告、公告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、意見、意見、會議紀(jì)要會議紀(jì)要等等13種種。 二、電子發(fā)文處理二、電子發(fā)文處理擬制發(fā)文要做到擬制發(fā)文要做到“五五個明確個明確”：明確公文種類、公文格式、明確公文種類、公文格式、行文規(guī)則行文規(guī)則、擬稿要求、擬稿要求和辦文程序。和辦文程序。（一）（一）明確公文種類明確公文種類規(guī)范文種：規(guī)范文種：命令、決定、通告、議案、公告、命令、決定、通告、議案、公告、通知、通報、通知

21、、通報、報告、請示、批復(fù)、函報告、請示、批復(fù)、函、意見、意見、會議紀(jì)要會議紀(jì)要。常見問題有：請示、報告不分；通知、通報不分等。常見問題有：請示、報告不分；通知、通報不分等。一是要想清楚行文目的一是要想清楚行文目的:二是要想清楚行文關(guān)系二是要想清楚行文關(guān)系:三是可根據(jù)不同文種設(shè)置不同的公文結(jié)構(gòu)。三是可根據(jù)不同文種設(shè)置不同的公文結(jié)構(gòu)。（二）明確公文格式（二）明確公文格式公文具有規(guī)范的格式，這是公文具有權(quán)威性和行公文具有規(guī)范的格式，這是公文具有權(quán)威性和行政約束力在形式上的體現(xiàn)。黨和國家對公文格式政約束力在形式上的體現(xiàn)。黨和國家對公文格式作了具體規(guī)定，國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布了作了具體規(guī)定，國家質(zhì)量技術(shù)

22、監(jiān)督局發(fā)布了2000年年1月月1日起實施的日起實施的國家行政機關(guān)公文格式國家行政機關(guān)公文格式（GB/T9704-1999）一般使用的一般使用的公文格式模板公文格式模板。（三）明確行文規(guī)則（三）明確行文規(guī)則1、上行文、上行文：對有隸屬關(guān)系的上級單位行文。：對有隸屬關(guān)系的上級單位行文。一般用一般用“請示請示”、“報告報告”、“意見意見”。（1）只主送單位，不主送個人；）只主送單位，不主送個人；（2）不得多頭主送，主送外一律用抄送；）不得多頭主送，主送外一律用抄送；（3）一般不越級主送）一般不越級主送（4）向上級機關(guān)請示或報告，一般不抄送下級機關(guān)。）向上級機關(guān)請示或報告，一般不抄送下級機關(guān)。2、平行

23、文、平行文：是對無隸屬關(guān)系的機關(guān)行文是對無隸屬關(guān)系的機關(guān)行文。一般用一般用“函函” 、“意見意見”，請求批準(zhǔn)同意的函也不能多頭主送，請求批準(zhǔn)同意的函也不能多頭主送，其他可多頭主送、抄送。，其他可多頭主送、抄送。3、下行文、下行文：對有隸屬關(guān)系的下級單位行文。：對有隸屬關(guān)系的下級單位行文。一般用一般用“批復(fù)批復(fù)”、“通知通知”、“通報通報”、“決定決定”、“令令” 、“意見意見”等。等。（四四）明確）明確擬稿要求擬稿要求 1、內(nèi)容和文字要、內(nèi)容和文字要簡明扼要。簡明扼要。2、準(zhǔn)確使用結(jié)構(gòu)層次準(zhǔn)確使用結(jié)構(gòu)層次和標(biāo)點符號。和標(biāo)點符號。3、準(zhǔn)確使用、準(zhǔn)確使用公文中的數(shù)字公文中的數(shù)字和計量單位和計量單位

24、。4、準(zhǔn)確使用簡稱。準(zhǔn)確使用簡稱。 5、符合公文寫作的基本要求。、符合公文寫作的基本要求。6、如果有紙質(zhì)文件，須留下修改的痕跡。、如果有紙質(zhì)文件，須留下修改的痕跡。（五五）明確）明確辦文程序辦文程序1、擬稿：誰主管的事項誰擬稿。、擬稿：誰主管的事項誰擬稿。2、審稿審稿：一般為辦公室主任或文秘人員。：一般為辦公室主任或文秘人員。3、簽發(fā)：、簽發(fā)：簽發(fā)人一般為分管該文簽發(fā)人一般為分管該文所針對事項所針對事項的的單位單位領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)。4、編號：編寫發(fā)文字號，如、編號：編寫發(fā)文字號，如“檔發(fā)字檔發(fā)字19986號號”。 5、制作正式文件，用激光打印機打印紙質(zhì)文件、制作正式文件，用激光打印機打印紙質(zhì)文件、蓋章

25、、蓋章。6、發(fā)稿：通過郵寄或電子郵件發(fā)出。、發(fā)稿：通過郵寄或電子郵件發(fā)出。7、辦結(jié)歸檔：由文書部門兼職檔案人員負(fù)責(zé)?？墒赵谵k公、辦結(jié)歸檔：由文書部門兼職檔案人員負(fù)責(zé)?？墒赵谵k公室或各業(yè)務(wù)技術(shù)部門。重要文件雙套制歸檔。歸檔時須打室或各業(yè)務(wù)技術(shù)部門。重要文件雙套制歸檔。歸檔時須打印辦文單由辦公室蓋章后一并歸檔。印辦文單由辦公室蓋章后一并歸檔。（六六）發(fā)文的注意事項發(fā)文的注意事項1、注意精簡文件、注意精簡文件2、注意正確使用行文權(quán)、注意正確使用行文權(quán)3、注意公文保密、注意公文保密三、電子三、電子收文處理收文處理（一）（一）收文處理的流程收文處理的流程1 1、接收：接收：紙質(zhì)文件有專人簽收。電子文件由

26、紙質(zhì)文件有專人簽收。電子文件由單位單位設(shè)專門郵設(shè)專門郵箱，及時箱，及時接收接收和確認(rèn)和確認(rèn)。2 2、登記登記（審核）（審核）：收到電子文件隨時收到電子文件隨時登記登記、編內(nèi)部文件號、編內(nèi)部文件號。審核文件規(guī)范性。審核文件規(guī)范性。3 3、擬辦：對領(lǐng)導(dǎo)擬辦：對領(lǐng)導(dǎo)分：分：XXXX閱閱或或XXXX閱示；對部門閱示；對部門分：分：XXXX部門部門閱閱處、處、XXXX部門部門會會XXXX部門部門閱處，閱處，XXXX、XXXX、XXXX部門部門閱閱。規(guī)定公文傳遞模式，電子文件是否打印，紙質(zhì)文件是否掃描規(guī)定公文傳遞模式，電子文件是否打印，紙質(zhì)文件是否掃描。如領(lǐng)導(dǎo)不善于電腦，電子文件須打印后處理。如領(lǐng)導(dǎo)不善于

27、電腦，電子文件須打印后處理。4 4、批辦批辦：批辦是指領(lǐng)導(dǎo)人對文件辦理提出批示性意批辦是指領(lǐng)導(dǎo)人對文件辦理提出批示性意見。見?？梢栽谟嬎銠C系統(tǒng)或紙質(zhì)文件上批示?？梢栽谟嬎銠C系統(tǒng)或紙質(zhì)文件上批示。5 5、承辦承辦：是指主管部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)規(guī)定，對文是指主管部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)規(guī)定，對文件的內(nèi)容和要求進行落實。件的內(nèi)容和要求進行落實。6、催辦催辦：對部門文件的承辦過程中的督察工作對部門文件的承辦過程中的督察工作。 7、辦畢文件的處置、辦畢文件的處置（1）清退）清退；（2）銷毀）銷毀；（3）暫存）暫存；（4）整理歸）整理歸檔檔。重要文件雙套制歸檔。重要文件雙套制歸檔。（二）（二）收文擬辦的原則收文擬

28、辦的原則1、領(lǐng)導(dǎo)分工的原則：重要文件誰主管誰閱、領(lǐng)導(dǎo)分工的原則：重要文件誰主管誰閱批。批。2、主辦牽頭的原則：、主辦牽頭的原則：必須必須也只能有一也只能有一個個主辦部門主辦部門，其余均為協(xié)辦或傳閱，其余均為協(xié)辦或傳閱。（三）收文處理的原則（三）收文處理的原則1、按規(guī)范渠道運轉(zhuǎn)的原則、按規(guī)范渠道運轉(zhuǎn)的原則傳閱的方式傳閱的方式分：分：同時傳閱同時傳閱和順序和順序傳閱。傳閱。 順序順序傳閱傳閱分分直傳直傳和橫和橫傳傳：普發(fā)性文件：普發(fā)性文件或急件或急件可同可同時時發(fā)有關(guān)發(fā)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門領(lǐng)導(dǎo)和部門。2、快速及時的原則、快速及時的原則收文要快傳收文要快傳，領(lǐng)導(dǎo)出差可遠(yuǎn)程辦文。，領(lǐng)導(dǎo)出差可遠(yuǎn)程辦文。急件催

29、辦，急件催辦，系統(tǒng)可自動催，被催者須反饋，辦文效率可進行系統(tǒng)可自動催，被催者須反饋，辦文效率可進行考核。考核。（四四）處理收文的注意事項）處理收文的注意事項1、收文須有辦公室統(tǒng)一對外。收文須有辦公室統(tǒng)一對外。2、擬辦有錯退局辦公室、擬辦有錯退局辦公室。3、主辦、主辦部門須部門須及時送文達(dá)協(xié)辦及時送文達(dá)協(xié)辦部門。部門。4、主辦處室不能改動擬辦意見、主辦處室不能改動擬辦意見5、經(jīng)辦人員不能在貼頁上簽字寫意見、經(jīng)辦人員不能在貼頁上簽字寫意見6、流轉(zhuǎn)時內(nèi)勤要簽收、流轉(zhuǎn)時內(nèi)勤要簽收7、所有請示都是催辦件，要即使答復(fù)催辦通知所有請示都是催辦件，要即使答復(fù)催辦通知 第三節(jié)第三節(jié) 電子文件的電子文件的積累與歸

30、檔積累與歸檔一、電子文件的積累一、電子文件的積累（一）（一）明確電子文件積累的組織明確電子文件積累的組織由文書部門兼職檔案人員負(fù)責(zé)收集和積累。由文書部門兼職檔案人員負(fù)責(zé)收集和積累。 1、有利于文件的有利于文件的收集收集齊全和保密。齊全和保密。2、有利于有利于文件的預(yù)立卷文件的預(yù)立卷。3、有利于各部門平時對文件的查找和利用。有利于各部門平時對文件的查找和利用。4、有利于檔案室工作的開展。有利于檔案室工作的開展。（二）明確電子文件的歸檔范圍和保管期限（二）明確電子文件的歸檔范圍和保管期限原則上可以參照紙質(zhì)文件的原則上可以參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍和歸檔范圍和保管期限。保管期限。企業(yè)可參照企業(yè)可參照企業(yè)

31、檔案工作規(guī)范企業(yè)檔案工作規(guī)范中的附件中的附件A需要通過檔案人員、業(yè)務(wù)人員、計算機專業(yè)人員三協(xié)需要通過檔案人員、業(yè)務(wù)人員、計算機專業(yè)人員三協(xié)商制訂，并在歸檔工作的實踐中逐步加以修改完善。商制訂，并在歸檔工作的實踐中逐步加以修改完善。制訂制訂“雙套制雙套制”歸檔類目：歸檔類目： 類目號類目號條條 款款 名名 稱稱保管期限保管期限紙質(zhì)文件紙質(zhì)文件電子文件電子文件1-11-1月、季、半年度會計報表月、季、半年度會計報表151525251-21-2會計報表數(shù)據(jù)庫會計報表數(shù)據(jù)庫25251-31-3總分類帳、明細(xì)帳總分類帳、明細(xì)帳15151-41-4總分類帳數(shù)據(jù)庫總分類帳數(shù)據(jù)庫25251-51-5明細(xì)帳數(shù)據(jù)

32、庫明細(xì)帳數(shù)據(jù)庫永久永久永久永久（三）明確電子文件的積累要求（三）明確電子文件的積累要求1 1、確定電子文件是通過簽發(fā)或?qū)徟摹⒋_定電子文件是通過簽發(fā)或?qū)徟摹白罱K版本最終版本”，并對電，并對電子文件進行規(guī)范命名。子文件進行規(guī)范命名。2 2、對電子文件進行收集積累，將非通用格式的電子文件轉(zhuǎn)、對電子文件進行收集積累，將非通用格式的電子文件轉(zhuǎn)換為通用格式，即進行換為通用格式，即進行“遷移遷移”。3 3、編制電子文件的目錄，并將電子文件連接到相應(yīng)的目錄、編制電子文件的目錄，并將電子文件連接到相應(yīng)的目錄條目中去。條目中去。4 4、對應(yīng)歸檔的電子文件按其內(nèi)容上的自然聯(lián)系進行組合，、對應(yīng)歸檔的電子文件按其內(nèi)

33、容上的自然聯(lián)系進行組合，即進行即進行“預(yù)立卷預(yù)立卷”。5 5、按規(guī)范要求，做好電子文件的查找和提供利用工作。、按規(guī)范要求，做好電子文件的查找和提供利用工作。6 6、對電子文件采取定期備份、自動殺毒、權(quán)限控制等措施、對電子文件采取定期備份、自動殺毒、權(quán)限控制等措施進行安全保護進行安全保護（四）明確（四）明確電子文件電子文件積累方法積累方法1、確定電子文件是確定電子文件是“最終版本最終版本”。最終版本即經(jīng)過最終審批的文件版本?？梢匀藶樽罱K版本即經(jīng)過最終審批的文件版本。可以人為確認(rèn)，也可以寫入計算機程序中，待文件一旦簽確認(rèn)，也可以寫入計算機程序中，待文件一旦簽發(fā)，由計算機系統(tǒng)自動判斷歸檔。發(fā)，由計算

34、機系統(tǒng)自動判斷歸檔。重要文件可以保留多個版本，不同版本采用同一重要文件可以保留多個版本，不同版本采用同一文件號，并注明不同的版本號。文件號，并注明不同的版本號。2、規(guī)范電子文件的命名、規(guī)范電子文件的命名規(guī)范命名基本要求：唯一、直觀、簡潔、參照。規(guī)范命名基本要求：唯一、直觀、簡潔、參照。規(guī)范命名的方法規(guī)范命名的方法（1）歸檔前用）歸檔前用“文件著錄項文件著錄項+.擴展名擴展名”命名，如：命名，如： “企業(yè)檔案工作規(guī)范企業(yè)檔案工作規(guī)范.RTF”或或 “國家檔案局國家檔案局-企業(yè)檔案工作規(guī)范企業(yè)檔案工作規(guī)范.RTF”或或 “檔發(fā)檔發(fā)20094號號-國家檔案局國家檔案局-企業(yè)檔案工作規(guī)范企業(yè)檔案工作規(guī)

35、范.RTF”（2）歸檔后掃描形成的電子文件采用）歸檔后掃描形成的電子文件采用“紙質(zhì)檔案的檔案號紙質(zhì)檔案的檔案號+序號序號+.擴展名擴展名”命名，如：命名，如：“1.1.2009.3-001-5.RTF”（3）采用文件號命名，如）采用文件號命名，如“S2011001.RTF”。（4）采用）采用“計算機隨機號計算機隨機號+.擴展名擴展名”命名，如：命名，如：“0024748743521543.RTF”。 3、采用資源管理器，按照文件分類和歸檔范圍設(shè)置文件、采用資源管理器，按照文件分類和歸檔范圍設(shè)置文件夾（如下圖），將文件分門別類放入文件夾。夾（如下圖），將文件分門別類放入文件夾。如果不是推薦格式則

36、做好電子文件的格式轉(zhuǎn)換。如果不是推薦格式則做好電子文件的格式轉(zhuǎn)換。4、確保電子文件的安全、確保電子文件的安全（1）設(shè)置密碼：兩種方法。）設(shè)置密碼：兩種方法。（2）限制修改）限制修改（3）有選擇地保護內(nèi)容）有選擇地保護內(nèi)容5、保障電子文件的有效、保障電子文件的有效（1）實行）實行“遷移遷移”，即將非通用電子文件格式轉(zhuǎn)換，即將非通用電子文件格式轉(zhuǎn)換為推薦格式保存。為推薦格式保存。（2）使用電子文件通用瀏覽器。）使用電子文件通用瀏覽器。6、做好電子文件的登記、做好電子文件的登記遵照國家有關(guān)公文處理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，建立本單位遵照國家有關(guān)公文處理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，建立本單位電子文件的登記的目錄格式。電子文件的登記

37、的目錄格式。如果沒有專門的公文處理軟件系統(tǒng)，可以采用如果沒有專門的公文處理軟件系統(tǒng)，可以采用EXCEL 表處理軟件，設(shè)計電子文件的表處理軟件，設(shè)計電子文件的目錄目錄。電子文件形成后要隨時登記。登記采用雙套制。電子文件形成后要隨時登記。登記采用雙套制。并做好目錄條目與文件內(nèi)容的鏈接。并做好目錄條目與文件內(nèi)容的鏈接。二、電子文件歸檔二、電子文件歸檔（一）歸檔的一般要求（一）歸檔的一般要求1、電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙

38、質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定。多媒體等類型電子文件的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定。2、企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，及非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)一并歸檔。息，及非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)一并歸檔。3、加密的電子文件歸檔時一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的加密的電子文件歸檔時一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔。電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔。4、文件形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實性、文件形成部門

39、應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實性、可靠性、完整性和可用性?？煽啃浴⑼暾院涂捎眯?。（二）歸檔方式（二）歸檔方式 1、邏輯歸檔：指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方邏輯歸檔：指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。的過程。2、物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。上，向檔案部門移交的過程。3、脫機歸檔：指將電子文件拷貝到脫機保存的載體上，向脫機歸檔：指將電子文件拷貝到脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。檔案

40、部門移交的過程。4、聯(lián)機歸檔：指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中將電子文件傳輸至受檔案部聯(lián)機歸檔：指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中將電子文件傳輸至受檔案部門控制的主機或服務(wù)器上，向檔案部門移交的過程。門控制的主機或服務(wù)器上，向檔案部門移交的過程。 現(xiàn)階段應(yīng)強調(diào)物理歸檔：其理由是：邏輯歸檔的電子現(xiàn)階段應(yīng)強調(diào)物理歸檔：其理由是：邏輯歸檔的電子文件未存放檔案部門，在管理的技術(shù)條件和規(guī)范還不成熟文件未存放檔案部門，在管理的技術(shù)條件和規(guī)范還不成熟的情況下，檔案部門難以對它的安全保管和合法存取進行的情況下，檔案部門難以對它的安全保管和合法存取進行有效的監(jiān)控。有效的監(jiān)控。（三）歸檔時間（三）歸檔時間當(dāng)實行邏輯歸檔或聯(lián)機歸檔時可以實行隨時歸檔，一

41、般實當(dāng)實行邏輯歸檔或聯(lián)機歸檔時可以實行隨時歸檔，一般實行定期歸檔，或與紙質(zhì)文件同步歸檔。行定期歸檔，或與紙質(zhì)文件同步歸檔。（四）歸檔手續(xù)（四）歸檔手續(xù)1、按照檔案著錄要求建立歸檔文件目錄，并確保目錄和、按照檔案著錄要求建立歸檔文件目錄，并確保目錄和歸檔文件的一致。歸檔文件的一致。2、如果脫機歸檔，須如果脫機歸檔，須將歸檔文件拷貝到可靠的移動介質(zhì)將歸檔文件拷貝到可靠的移動介質(zhì)上做好標(biāo)簽，向檔案部門移交。上做好標(biāo)簽，向檔案部門移交。3、打印歸檔移交清單，一式二份，雙方簽字和保存打印歸檔移交清單，一式二份，雙方簽字和保存。第四節(jié)第四節(jié) 歸檔電子文件歸檔電子文件的整理與利用的整理與利用一、歸檔電子文件

42、的整理一、歸檔電子文件的整理1、采用資源管理器，按照文件分類設(shè)置文件夾（如下圖、采用資源管理器，按照文件分類設(shè)置文件夾（如下圖），將文件分門別類放入文件夾。），將文件分門別類放入文件夾。如果不是推薦格式則做好電子文件的格式轉(zhuǎn)換。如果不是推薦格式則做好電子文件的格式轉(zhuǎn)換。2、歸檔電子文件的編目、歸檔電子文件的編目數(shù)據(jù)庫文件基本概念數(shù)據(jù)庫文件基本概念編號 合同號 貸款項目001 990008 公積金貸款XXX XXXX XXXXXXXXXXX XXXX XXXXXXXX計 算 機 專業(yè) 稱 “ 數(shù)據(jù) 項 ” ，檔 案 專 業(yè)稱 “ 著 錄項 ” ， 檢索時稱“檢索項”計 算 機 專業(yè) 稱 “ 記錄

43、 ” ， 檔案 專 業(yè) 稱“條目”計 算 機 專 業(yè) 稱“表”，檔案專業(yè)稱“目錄”數(shù)據(jù)3、采用、采用EXCEL 制作制作檔案目錄表格檔案目錄表格該表格放在該表格放在“歸檔電子文件庫文件夾歸檔電子文件庫文件夾”中。中。與有關(guān)電子文件建立超級鏈接。與有關(guān)電子文件建立超級鏈接。4、歸檔電子文件的、歸檔電子文件的組盤組盤。5、脫機存儲載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號、脫機存儲載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內(nèi)容的電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。注意：光盤上不能貼標(biāo)簽，

44、應(yīng)用光盤標(biāo)簽打印機打注意：光盤上不能貼標(biāo)簽，應(yīng)用光盤標(biāo)簽打印機打印光盤標(biāo)簽。印光盤標(biāo)簽。二、二、 歸檔電子文件的檢索利用歸檔電子文件的檢索利用1 1、應(yīng)用、應(yīng)用WINDOWSWINDOWS的資源管理器檢索的資源管理器檢索2 2、應(yīng)用、應(yīng)用EXCELEXCEL檢索檢索電子文件目錄電子文件目錄電子文件檢索的電子文件檢索的操作程序操作程序（1）查檔者提出檢索要求。查檔者提出檢索要求。（2）操作者根據(jù)查檔要求編寫檢索邏輯提問式操作者根據(jù)查檔要求編寫檢索邏輯提問式，提問式提問式由檢索項、檢索詞、比較運算符、邏輯運算符組成。由檢索項、檢索詞、比較運算符、邏輯運算符組成。（3）檢索邏輯提問式的校驗將其轉(zhuǎn)換為機內(nèi)檢索表達(dá)式檢索邏輯提問式的校驗將其轉(zhuǎn)換為機內(nèi)檢索表達(dá)式，計算機自動進行檢索匹配。，計算機自動進行檢索匹配。（4）檢索結(jié)果輸出：選擇輸出形式、排序和層次切換。檢索結(jié)果輸出：選擇輸出形式、排序和層次切換。（5）根據(jù)檢索結(jié)果調(diào)整檢索邏輯提問根據(jù)檢索結(jié)果調(diào)整檢索邏輯提問，或進行再次檢索，或進行再次檢索.3、充分利用技術(shù)手段，確保目錄輸入的效率和質(zhì)量。、充分利用技術(shù)手段，確保目錄輸入的效率和質(zhì)量。第五節(jié)第五節(jié) 電子檔案的電子檔案的保管保管一、一、電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方