醫(yī)院財務檔案管理

1、醫(yī)院財務檔案管理    摘要：醫(yī)院管理與財務預算工作的主要參考依據來自醫(yī)院檔案，再進一步來講，醫(yī)院財務檔案又是整個醫(yī)院檔案管理工作中的重中之重，也就是說醫(yī)院的財務檔案對其自身的管理、運營來說至關重要。為提高醫(yī)院財務檔案管理的有效性，推動我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)向前發(fā)展，本文對如何做好醫(yī)院的財務檔案管理工作提出了部分探討性建議。 關鍵詞：醫(yī)院；財務檔案；管理 中圖分類號：G270 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）02-00-01 一、前言 當前，我國的醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)競爭日益激烈，加之醫(yī)療體系的改革與優(yōu)化，使得醫(yī)院需要進一步提高自身管理工作、財

2、務工作的有效性，增強自身參與市場競爭的核心競爭力，拓展自身生存與發(fā)展空間，這樣才能為我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的完善與進步起到推動作用。而醫(yī)院管理與財務工作的主要參考依據又來自醫(yī)院檔案，再進一步來講，醫(yī)院財務檔案管理又是整個醫(yī)院檔案管理工作中的重中之重，也就是說醫(yī)院的財務檔案對其自身的管理、運營來說至關重要，其財務檔案的完整性、準確性、真實性，對醫(yī)院的未來發(fā)展決策起著舉重輕重的作用。 二、加快電子檔案信息化建設 隨著先進的計算機網絡技術的飛速發(fā)展，醫(yī)院的財務檔案管理的電子化、信息化和現(xiàn)代化是大勢所趨。在這種形勢下，醫(yī)院在財務檔案的管理工作中必須充分運用現(xiàn)代化的高科技術成果以及先進的管理手段，最大限度地提

3、升財務檔案管理工作的效率。 電子財務檔案是一種具備較強的保存價值的、可以由計算機系統(tǒng)來進行處理并存儲的材料。在產生電子財務檔案之后，必須對其加以整理。傳統(tǒng)的檔案整理工作僅僅是整理紙質的卷宗，而電子財務檔案的整理對象是以各種類型介質存在的文件。因此，要高效率地整理電子財務檔案，就必須對于所接收到的電子文件進行科學合理地分類，并且合理有序地設計目錄，同時形成適當?shù)膫浞菸募瑥亩鵀閷淼碾娮迂攧諜n案檢索工作打下堅實的基礎。在進行電子財務檔案的整理的過程中，也必須遵守檔案管理工作的相關規(guī)定，同時根據電子財務檔案自身的特征以及醫(yī)院的具體狀況來建立一套合理的電子財務檔案管理體系，確保可以從制度方面來更加科

4、學有效地規(guī)范電子財務檔案的管理工作。與此同時，電子財務檔案管理制度一定要真正地反映到電子財務檔案的制作、歸檔、使用和鑒定等一系列的過程中。在制定相應制度的同時，也必須明確不同的工作環(huán)節(jié)的責任人，采取責任人制度。對于不同的工作環(huán)節(jié)的流程，必須結合醫(yī)院的具體財務流程來制定，確保有較強的針對性。 三、健全檔案庫房建設 醫(yī)院必須投入一定的資金，改善其財務檔案保管保護的硬性條件。根據醫(yī)院檔案管理的有關規(guī)定，可以建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，安裝鐵質的檔案柜，庫房面積每千卷為二十到二十五平方米，在庫房內必須安裝空調、去濕、滅火等一系列的設施，對于庫房設施，必須確保實現(xiàn)“十防”，也就是說，防潮、防蟲

5、、防鼠、防震、防有害氣體、防光、防盜、防塵、防火、防高溫。與此同時，必須實現(xiàn)“三室分開”，也就是說，將庫房、閱檔室、辦公室三室分開。另外，檔案室必須適當?shù)匕惭b計算機、復印機、照相機、掃描儀、刻錄機等一系列的硬件設施，以便保證檔案保管保護設備達到特定的要求，切實確保檔案管理工作的科學有序地進行。 四、提升醫(yī)院財務檔案管理人員的業(yè)務素質 醫(yī)院必須高度重視財務檔案管理人員的綜合素質的提升，從而為醫(yī)院財務檔案管理工作奠定堅實的人力資源基礎?？梢越柚诼殬I(yè)培訓，來實現(xiàn)醫(yī)院財務檔案管理工作的水平。另外，應該引進一批具備較強的專業(yè)技術水平的財務檔案管理專業(yè)人才，形成一個具備較強的綜合業(yè)務素質的財務檔案管理工

6、作者隊伍。與此同時，也必須采取聘任合同制，以便確保能夠選拔出優(yōu)質的財務檔案管理工作人員來參與到相關的工作中來，切實提升醫(yī)院財務檔案管理工作的效率。另外，醫(yī)院財務檔案管理層人員也必須加強對于財務檔案管理的宣傳教育工作，切實最大限度地提升職工對財務檔案管理工作的重視程度。 五、建立健全醫(yī)院財務檔案的管理制度體系 良好的財務檔案管理制度體系對于醫(yī)院財務檔案的開發(fā)和利用發(fā)揮著不可替代的作用。具體來說，制定出的規(guī)章制度必須真正具備較強的科學性與合理性，一定要符合醫(yī)院財務檔案管理工作的具體情況，以便符合醫(yī)院對檔案管理工作的要求。與此同時，醫(yī)院財務檔案管理制度一定要做到簡明、實用。對于具體的財務檔案的管理制

7、度，必須細化，保證其具有較強的可操作性，從而切實保證醫(yī)院財務檔案的管理制度的規(guī)范和指導作用能夠得到最大限度地體現(xiàn)。此外，醫(yī)院財務檔案管理制度也必須具備雙向約束的作用，既能夠約束管理層人員的各種各樣的行為，又能夠約束職工的各種各樣的工作行為，避免醫(yī)院財務檔案管理風險的出現(xiàn)。為了確保醫(yī)院財務檔案管理制度的真正落實，也必須做到獎懲分明，一旦發(fā)現(xiàn)違反制度的行為，必須予以嚴懲，從而切實維護好制度的權威。具體來說，必須嚴格將各項制度落實到實處，做到從收集、整理、立卷歸檔到保管統(tǒng)計，從檔案利用到鑒定銷毀、檔案獎懲處罰等等一系列的過程都必須做到有制度的約束，保證檔案資料的收集、整理、歸檔、檔案安全存放、科學利

8、用、嚴守機密等都具有制度的保障，從而確保檔案管理工作更加規(guī)范化、制度化和標準化。 六、提升醫(yī)院財務檔案管理使用的效率 進行醫(yī)院財務檔案的開發(fā)和利用的根本目的就是為了提升醫(yī)院財務檔案管理使用的效率，這就要求全面實現(xiàn)醫(yī)院財務檔案管理的信息化，從而確保能夠最大限度地利用所必須的檔案資源。對于醫(yī)院之前所產生的紙質檔案都實現(xiàn)數(shù)字化轉換，將其整體錄入到數(shù)據庫之后，就能夠最大限度地減輕醫(yī)院財務檔案管理工作人員的工作強度和工作壓力，并能夠在一定程度上增加財務檔案信息的完整性。另外，也能夠通過遠程公共目錄查詢、光盤遠程檢索服務來更加方便、快捷地做好醫(yī)院財務檔案管理工作，并且能夠通過電子郵件來實現(xiàn)對于財務檔案信息的咨詢服務。由此看來，借助于信息化的醫(yī)院財務檔案管理方式，能夠將醫(yī)院財務檔案管理從靜態(tài)管理轉變成為動態(tài)管理，能夠更加科學有效