崗位說明書及編制要求

1、崗位說明書及編制要求崗位說明書(也稱職務(wù)說明書，崗位說明書) 是通過職位描 述的工作把直接的實踐經(jīng)驗歸納總結(jié)上升為理論形式， 使之成為 指導(dǎo)性的管理文件。 一般崗位說明書是由一線經(jīng)理來制定的， 人 力資源經(jīng)理起到輔助的作用， 主要是提供制定崗位說明書的框架 格式， 并提供參考性建設(shè)建議。 崗位說明書是獵頭公司開展業(yè)務(wù) 過程中必不可少的工具之一。 通常崗位說明書為一式三份， 一份 為用人部門負責(zé)人保管， 一份為員工自己保管， 一份由人力資源 部備份保管。中文名：崗位說明書外文名 JOBDESCRIPTIONBOOKLET 別稱：職務(wù)說明書解釋：對企業(yè)崗位的定義性說明 組成：職位描述，任職資格要求

2、一、簡介崗位說明書( JOBDESCRIPTIONBOOKLET ) 崗位說明書是對企業(yè)崗位的任職條件、 崗位目的、 指揮關(guān)系、 溝通關(guān)系、 職責(zé)范圍、 負責(zé)程度和考核評價內(nèi)容給予的定義性說 明。二、分類崗位說明書主要包括兩個部分： 一是職位描述， 主要對職位 的工作內(nèi)容進行概括， 包括職位設(shè)置的目的、 基本職責(zé)、 組織圖、 業(yè)績標(biāo)準(zhǔn)、工作權(quán)限等內(nèi)容； 二是職位的任職資格要求，主要對 任職人員的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進行概括， 包括該職位的行為標(biāo)準(zhǔn)， 勝任 職位所需的知識、技能、能力、 個性特征以及對人員的培訓(xùn)需求 等內(nèi)容。 崗位說明書的這兩個部分并非簡單的羅列， 而是通過客 觀的內(nèi)在邏輯形成一個完整的系

3、統(tǒng)。三、構(gòu)成崗位說明書根據(jù)用途不同有各種不同的標(biāo)準(zhǔn)， 通常使用的是 內(nèi)部管理用途的崗位說明書， 根據(jù)招聘市場的特點， 提出了招聘 用崗位說明書的提法。 內(nèi)部管理用途的崗位說明書的一般是下面 的有機組成部分構(gòu)成的：（一）職位名稱。例如，拿人力資源部門的經(jīng)理來說，以下 簡稱 HRM 。職位名稱應(yīng)該寫為經(jīng)理。（二）部門名稱。 HRM 的部門名稱應(yīng)該寫為人力資源部。（三）任職人。要寫上任職人的名字。 并要有任職人簽字的 地方，以示有效性。（四）直接主管。 HRM 的直接主管應(yīng)該寫為分管副總經(jīng)理。要提供直接主管簽字的地方，以示有效性。（五）任職時間。任職時間也就是生效時間， 一般也就是與 勞動合同的時間

4、一致。（六）任職條件。包括學(xué)歷要求，工作經(jīng)驗要求，特殊技能 等等。如 HRM 的特殊技能是指掌握現(xiàn)代人力資源管理運作模式， 熟悉國內(nèi)人力資源管理政策法規(guī)及人才市場動態(tài)等等。（七）下屬人數(shù)。指的是部門內(nèi)所管轄的人數(shù)。（八）溝通關(guān)系。一般分為外部與內(nèi)部兩個層面。如 HRM 的內(nèi)部溝通有分管副總經(jīng)理， 部門經(jīng)理與員工。 外部溝通有上級 主管部門，所在城市人事勞動部門， 各主要媒體或招聘網(wǎng)站， 各 主要培訓(xùn)機構(gòu)，應(yīng)聘人員或同行，相關(guān)行業(yè)協(xié)會。（九）職位設(shè)置的目的。如 HRM 的職位目的為：根據(jù)公司 戰(zhàn)略發(fā)展需求， 設(shè)計運用人力資源管理模式和相關(guān)激勵政策， 激 發(fā)員工潛力， 開發(fā)人才， 實現(xiàn)人力資源開發(fā)

5、在行業(yè)內(nèi)具有市場領(lǐng) 先者的目標(biāo)。（十） 行政權(quán)限。 指的是在公司所擁有的財務(wù)權(quán)限和行政審 批權(quán)限等。（十一）工作內(nèi)容和職責(zé)。 這是崗位說明書重之又重的地方， 所耗費的筆墨也最多。 包括了職責(zé)范圍與負責(zé)程度， 衡量標(biāo)準(zhǔn)等。 如 HRM 的職責(zé)包括這幾方面：組織體系與制度；培訓(xùn)；人事考 核與績效評估；招聘；薪酬激勵政策；職位管理，部門管理與建（十二）能力要求與個性傾向與特征等。 屬于個性化的東西， 應(yīng)該算是職位的修正要求吧。（十三）職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。 包括職位關(guān)系與理論支持。職 位關(guān)系又分為直接晉升的職位， 相關(guān)轉(zhuǎn)換的職位， 升遷至此的職 位。理論支持是指學(xué)習(xí)和培訓(xùn)所達到的相關(guān)要求。四、作用1為招

6、聘、錄用員工提供依據(jù) ;2對員工進行目標(biāo)管理 ;3是績效考核的基本依據(jù) ;4為企業(yè)制定薪酬政策提供依據(jù) ;5員工教育與培訓(xùn)的依據(jù) ; 6為員工晉升與開發(fā)提供依據(jù)。 同時，人力資源從業(yè)人員在編寫崗位說明書至少有以下五項 好處：第一，它有助于實現(xiàn)組織優(yōu)化。在編寫崗位說明書之前，有 一個職位分析的過程， 即對部門職責(zé)進行列舉和歸類， 對工作流 程、各職位間的職責(zé)分配進行分析和規(guī)劃， 從而最大限度地發(fā)揮 組織效力。在此過程中，重點思考的是：人員配置是否冗余？職 責(zé)是否相互重疊？部門職能是否細化到每個崗位上？是否忙閑 不均？職責(zé)接口是否得當(dāng)？工作流程是否順暢而且簡易？這就 像我們實施 ISO9000 質(zhì)

7、量認證一樣，拿到證書不是目的，目的 是通過認證過程促使企業(yè)建立起完善的質(zhì)量保證體系， 把內(nèi)部的 運作流程理順。第二，它使員工各司其責(zé)， 上下目標(biāo)一致。 一份好的崗位說 明書可以使員工了解組織的目標(biāo)、 自己在組織中的作用、 相應(yīng)的 責(zé)任和職權(quán)。 特別是對于新員工， 如果在他上崗之際就能拿到一 份詳盡的崗位說明書， 不僅能給他留下公司管理規(guī)范的印象， 而 且有助于他盡快了解工作的全貌， 順利進入角色， 同時便于主管 和下屬共同擬定試用期的考核目標(biāo)與考核方式。 有了員工和主管 共同簽字的崗位說明書， 意味著雙方對工作內(nèi)容達成了共同的理 解，意味著一種對工作目標(biāo)和規(guī)范的承諾。第三，崗位說明書是各部門制

8、訂績效管理標(biāo)準(zhǔn)的依據(jù)之一。 好的崗位說明書， 既要按照重要性的先后順序， 列明每項職責(zé)的 主要內(nèi)容，又要說明該職責(zé)是全責(zé)， 還是部分責(zé)任， 抑或是輔助 支持性的工作；同時，也要列明相應(yīng)的考核方法。 考核指標(biāo)可以 是反映質(zhì)量的，也可以是反映數(shù)量的。例如，在成本方面，可以 用預(yù)算與實際之比、人工成本與銷售額之比、單位成本等指標(biāo)； 在時限方面，可以用交貨時間、投放市場時間、客戶響應(yīng)時間等 指標(biāo)；在數(shù)量方面， 可以用利潤率、 產(chǎn)量、增長率、 市場占有率、顧客保有率、新顧客數(shù)、新產(chǎn)品比例、投資回報率、每股收益等 指標(biāo)；在質(zhì)量方面，可以用準(zhǔn)確率（錯誤率，次品率） 、預(yù)算差 異、可靠性、客戶滿意度、員工滿意

9、度、員工流失率等指標(biāo)。如 果難以用上述標(biāo)準(zhǔn)，可以用概括性的詞語，比如“遵照公司 ISO9001 的要求”。第四，崗位說明書是進行職位評估從而確定職位級別的前提 條件。 職位評估的內(nèi)容通常包括職責(zé)范圍大小、 工作復(fù)雜難易程 度、勞動強度、 勞動條件等要素。 有了職位等級和薪酬調(diào)查結(jié)果， 才便于確定每個職位的薪酬水平。第五， 它是進行人員招聘、 制定培訓(xùn)計劃和個人發(fā)展計劃的 一種依據(jù)。一線經(jīng)理提出用人申請，人事部門在發(fā)布招聘啟事、 甄選面試、確定培訓(xùn)內(nèi)容、 設(shè)計員工的職位升遷路線時，都離不 開它。五、編制流程崗位分析根據(jù)組織架構(gòu)， 進行崗位梳理和工作分析。 組織架構(gòu)是崗位 設(shè)定的基礎(chǔ)，制定招聘崗位

10、說明書， 需要根據(jù)組織架構(gòu)，對崗位 進行梳理和分析 ;新增崗位需要確定其在組織架構(gòu)中的位置和崗 位設(shè)定的目的?？梢圆捎脝柧碚{(diào)查、崗位總結(jié)分析、員工記錄、 直接面談等方法，明確招聘崗位目標(biāo) ;崗位職責(zé) 崗位職責(zé)就是工作說明，即該崗位應(yīng)該做什么、怎樣做、需 要達到什么樣工作標(biāo)準(zhǔn)。 我們一般采取先由各部門負責(zé)人將崗位 職責(zé)進行梳理后， 填報在統(tǒng)一的模版中上報的方法， 再經(jīng)過組織 相關(guān)部門進行反復(fù)考慮和論證后，確定最終的崗位職責(zé)描述 ;工作權(quán)限根據(jù)組織架構(gòu)、 工作分析和崗位職責(zé)， 確定該崗位的所屬部 門、具體工作權(quán)限和管轄權(quán)限， 直接負責(zé)的上下級關(guān)系和管轄人 數(shù)等內(nèi)容 ; 確定崗位任職資格。根據(jù)該崗位

11、勝任能力確定崗位任 職資格，具體內(nèi)容含：年齡工齡、資格證書、工作經(jīng)驗、技術(shù)技 能、管理能力、學(xué)歷學(xué)位、工作業(yè)績等等必備的入職條件 ;審批實施 初步框架出來后，人力資源部、品質(zhì)部、用人部門就招聘JD 進行細則討論和補充，最后由人力資源部進行提煉總結(jié)后， 填寫進統(tǒng)一模版，報公司總經(jīng)理進行審批后實施。適時調(diào)整隨著公司的發(fā)展和情況變化，招聘 JD 使用過一段時間后， 可能需要對一些內(nèi)容進行調(diào)整。 調(diào)整可以由業(yè)務(wù)部門提出調(diào)整申 請、人力資源部進行調(diào)整或品質(zhì)部督察過程發(fā)現(xiàn)問題發(fā)出整改 單、人力資源部進行調(diào)整均可，調(diào)整按規(guī)定流程進行。六、編制要點崗位說明書編制要點：1、對職位的描述，不是任職者的現(xiàn)在工作2、

12、不局限于現(xiàn)狀，著眼于組織設(shè)定崗位需要3、針對對崗位而不是人4、歸納而非羅列崗位說明書一般用表單形式編制，通常分七大部分設(shè)計表 單：1、基本信息：職位名稱，部門，直接上級，所屬下級，職責(zé)分析日期，編寫日期等；2、職位目的：對職位概述；3、職責(zé)和權(quán)限：分主要職責(zé)權(quán)限、相關(guān)職責(zé)權(quán)限和臨時性 工作；4、工作關(guān)系：分內(nèi)部關(guān)系和外部關(guān)系，包括聯(lián)系部門、人 員；5、任職資格：包括教育水平、工作經(jīng)驗、技能和水平、個性和品質(zhì)等；6、考核指標(biāo)，權(quán)重，薪資等級，職位發(fā)展方向；7、工作環(huán)境。七、其它相關(guān)撰寫問題及對策編寫過程中容易出現(xiàn)的五個概念問題：一是僅重結(jié)果， 不重過程。 編寫崗位說明書的過程其實也是 一種溝通方

13、式。 在編寫崗位說明書的過程中， 主管和下屬應(yīng)充分 溝通，雙向交流，各自表達對部門職責(zé)的理解、對具體職位的看 法和期望，以求得上下一致。 這個過程本身， 就是對業(yè)務(wù)的深入 探討。 可惜的是， 許多一線經(jīng)理匆匆忙忙像應(yīng)付作業(yè)似地草草寫 就，而未能借此機會與屬下進行交流， 在以后崗位說明書的應(yīng)用 過程中，也就容易出現(xiàn)屬下不理解、不利用、不執(zhí)行的情況，使 崗位說明書變成了可有可無的擺設(shè)。二是“一個藥方吃到底” 。以 IT 行業(yè)為例。在 IT 行業(yè)，變 革是唯一的常數(shù)。組織結(jié)構(gòu)的頻繁調(diào)整，人事的變化， 部門職能 的變化，會相應(yīng)地導(dǎo)致職位的工作內(nèi)容發(fā)生變化。 這時候，崗位 說明書如果不能適應(yīng)這種變化及時

14、修正， 會很快過時。 另一種情 況是，在變化如此迅速的 IT 時代，有人疑惑： “我們還需要崗位 說明書嗎？” 在比較穩(wěn)定的傳統(tǒng)行業(yè)里， 提這個問題有可能被奚 落一番，但在 IT 行業(yè)卻是非常普遍。許多在新興的網(wǎng)絡(luò)公司從 事人力資源管理的同行們，常常發(fā)出這樣的抱怨： “我們的組織 結(jié)構(gòu)圖三周一變， 辦公室?guī)缀跞切旅婵祝?常常是崗位說明書剛寫完，職位就又調(diào)整了，整天忙著招人，根本沒有時間也沒有必要去寫什么崗位說明書”。這不禁使人對其中所蘊含的人力資源 風(fēng)險感到憂慮。在這個時候， 更需要對職位進行分析、 編寫崗位 說明書，以減少由于人員迅速膨脹、 組織經(jīng)常變動所帶來的風(fēng)險， 努力避免員工進出頻繁

15、、職責(zé)不清、角色沖突、無法考核、培訓(xùn) 不力等混亂狀況，降低人力成本。此時，崗位說明書的格式應(yīng)當(dāng)簡潔實用，突出重點，項目不應(yīng)貪多；在描述職責(zé)時，盡量多用 概括性、通用性的語言，以使崗位說明書能有相對較長的穩(wěn)定性。 同時應(yīng)加強上下溝通，避免出現(xiàn)上層人員熱血澎湃、調(diào)整方向過 快，而基層員工面對變化卻無所適從、仍舊原地踏步的情況。 即使在傳統(tǒng)行業(yè)里，崗位說明書一般地也需要每一到兩年修改一 次。三是人事部門大包大攬。 編寫崗位說明書不僅僅是人事部門 的事。人事部門的責(zé)任是提供一種格式和方法,培訓(xùn)一線經(jīng)理如何編寫并運用崗位說明書， 同時要對一線部門所撰寫的崗位說明 書進行審核。一線經(jīng)理是具體的編寫者，所以

16、要經(jīng)常審視下屬的 工作內(nèi)容是否變了，工作要求 （衡量標(biāo)準(zhǔn)）、組織關(guān)系是否變了， 如果有變化，應(yīng)馬上更新崗位說明書。 這也是其承擔(dān)人事職能的 一種體現(xiàn)。有的公司是人事部門代行其事，擔(dān)任寫手，這在一定程度上失去了編寫崗位說明書的本意。四是過于詳細或過于簡略。 有的公司把職位等級、 工作的復(fù) 雜性、 管理責(zé)任的大小評價也納入其中， 使得崗位說明書過于復(fù) 雜。我認為像這些屬于職位評估的內(nèi)容， 是不應(yīng)該寫入崗位說明 書中的。職責(zé)內(nèi)容寫得很詳實，別人理解起來會很容易，但會加 大編寫者的工作量， 而且， 一旦職責(zé)內(nèi)容有了細微變化就要調(diào)整 崗位說明書，會加快崗位說明書的更新速度。 同樣， 如果寫得過 于簡略，

17、語焉不詳，或者生僻的專業(yè)術(shù)語過多，會使人閱讀理解 困難。 還有的公司所寫的崗位說明書， 內(nèi)容僅僅局限在工作職責(zé) 方面，這是不夠的。怎樣才算詳簡得當(dāng)？一句話，實用就行。五是對號入座， 過分遷就現(xiàn)任職者。 崗位說明書僅描述職位 本身所具有的特性，而與從事或即將從事此工作的具體人員無 關(guān)。編寫時不應(yīng)摻雜著現(xiàn)有任職者的身影， 盡管這很難做到。 過 分遷就目前的任職者，會影響其客觀公正性。 當(dāng)然， 也不要矯枉 過正，不顧現(xiàn)實條件， 按照絕對理想的任職標(biāo)準(zhǔn)和考核標(biāo)準(zhǔn)來寫， 那會缺乏實用性。而在具體操作過程中， 還會出現(xiàn)下面的問題， 我們要想出解 決辦法：（一）部門職責(zé)分解不充分、 不完全 （在下屬職位中沒

18、有得 到充分的分解，部分職責(zé)沒有相關(guān)職位具體承擔(dān)）1、對部門所有職位職責(zé)進行匯總合并，與部門職責(zé)對比，然后明確責(zé)任職位進行填充；2、對同一部門職責(zé)， 不同層級的職位可能擔(dān)負責(zé)任不一樣， 必須進行分級詳細的描述；3、如是部門經(jīng)理和業(yè)務(wù)口主管，請?zhí)砑友a充組織建設(shè)相關(guān) 內(nèi)容。（二）工作領(lǐng)域的劃分不合理、不全面 （某些職位從頭到尾 只有一個領(lǐng)域，某些職位一條職責(zé)對應(yīng)一個領(lǐng)域）1、準(zhǔn)確理解職位主要職責(zé)；2、可參考部門工作領(lǐng)域?qū)Ρ韭毼贿M行劃分；3、如本職位是負責(zé)部門工作領(lǐng)域中的單個領(lǐng)域，請根據(jù)具 體的職責(zé)用合并屬性同類項的方式進行領(lǐng)域劃分。（三）職責(zé)描述不符合要求（不規(guī)范、不準(zhǔn)確、不全面，有 重復(fù)、交叉現(xiàn)象）1、請統(tǒng)一按“動詞 +內(nèi)容 +目的”的方式進行規(guī)范、準(zhǔn)確、 全面地描述，做到無重復(fù)、 無交叉， 以利于體現(xiàn)職位價值和提