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文檔簡介

1、XXXXXXXX有限責任公司- 大型路演、品鑒會 -市場推廣指南XXXXXXXX營銷中心市場部目錄一、客戶申報/公司主導形式品鑒會活動分類3二、品鑒會方案申報流程3三、活動前期執(zhí)行流程4四、前期準備工作51、活動主題形式確52、物料準備63、與經(jīng)銷商對接74、流程、主持詞85、前期對接小組96、收尾工作檢查10五、中期活動現(xiàn)場10一、活動現(xiàn)場分組10二、各組具體分工101、總指揮102、現(xiàn)場布置組113、舞臺布置114、沖泡組115、銷售組116、廣宣組127、任務分工表12現(xiàn)場任務分工總體把控 表2.112六、活動人員要求12七、活動總結評估13八、跟進維護13九、注意事項14十、總結一二三

2、四15一、 客戶申報/公司主導形式品鑒會活動分類 渠道經(jīng)銷商 區(qū)域辦事處經(jīng)理 營銷中心 總經(jīng)理 區(qū)域經(jīng)理溝通、指導、審核市場推廣主管溝通、指導、審核(工作周期一天)市場部經(jīng)理審核、驗收銷售部經(jīng)理制定補助方案(工作周期兩天)申報:提前30天填寫申報表提交方案, (工作周期一天)附件6領導審批(工作周期一天) 批復反應、溝通 批復反應、溝通 批復情況反應、溝通1、第階段安實際情況填寫申請表,由區(qū)域經(jīng)理和推廣主管主動與經(jīng)銷商聯(lián)系結合市場從 活動目的、活動效果、投入預算、政策爭取、支持爭取、實際困難等方面深入說明、溝通。2、第階段按照實際的溝通內(nèi)容與市場部經(jīng)理溝通匯報,協(xié)商解決方案,制作上報文件3、領

3、導審批通過后市場部經(jīng)理傳達 審批意見,由區(qū)域經(jīng)理在做溝通協(xié)商。二、品鑒會方案申報流程經(jīng)銷商 市場部 領導報批確定品鑒會目的形式確定品鑒會主題 領導審核審批 確定品鑒會內(nèi)容確定時間、地點、人物 實施確定品鑒會流程確定品鑒會流程三、活動前期執(zhí)行流程活動籌備階段 審批、修改階段 執(zhí)行落實工作周期: 工作周期: 前期宣傳物料準備B 宣傳物料組前期沖泡物料準備 C 沖泡組公司領導審批執(zhí)行落實活動流程、主持詞準備A D 節(jié)目組活動總負責人 經(jīng)銷商對接E 經(jīng)銷商對接組前期對接、查缺補漏 F 前期對接組行程制訂安排、對接文工團 G 行程安排組A: 總體把控、解決各塊突發(fā)狀況、檢查和協(xié)調(diào)各組完成情況、對接主持人

4、、對接媒體、任務分工、現(xiàn)場優(yōu)惠政策擬定B:完成前期會場宣傳物料的布置與文字草案,并整理、匯報,審核通過后落實表1.0 公共部分內(nèi)容 , 參照附件1 整理匯報C:根據(jù)泡手能力,按照不同需求不同級別分桌制作表格 落實表1。0簽到區(qū)茶席區(qū)內(nèi)容、填充表1。1 沖泡組坐席標D:整理流程、撰寫主持人稿 閱讀附件5,參照表2.0整理流程。E:經(jīng)銷商對接專員,協(xié)調(diào)溝通,配合各組展開工作 落實表1.1內(nèi)容F:前期對接組 落實表1。3內(nèi)容G:制訂出發(fā)、抵達、返程流程,擬定整體行程流程表 修改制作表1.2 內(nèi)容12 前期籌備階段: 主要工作在于溝通對接,準備物料23 審批、修改階段:跟公司領導匯報準備工作和活動相關

5、指示,重點確定活動流程、活動基調(diào)、傳播口徑、助推方向.流程梳、主持人串詞 負責人制作PPT ,從活動推廣主體對象分析、活動推廣主題呼應、 34 執(zhí)行落實: 對相關修改意見修改落實后再次請示 上級領導.四、前期準備工作1、活動主題形式確 1、活動總指揮,成立活動項目工作組。( 活動前30天,工作周期1天 ) 2、有活動總負責、主要策組織召開會議討論確定活動形式主題等。查看附件_5 (提前27天,工作周期3天)3、分配個組任務,選定負責人 前期基本工作即時有效的同期展開。2、物料準備(提前18天,確認合作下家/相關設計定稿/物料投入制作并跟進,工作周期10天 )表1。0 簡圖 前期物料準備明細表

6、負責人_項目物料規(guī)格大小個數(shù)時間節(jié)點工作效果要求完成進度/配送情況備注所需選項前打勾物料名稱公司準備經(jīng)銷商準備籌備完成周邊環(huán)節(jié)公共區(qū)域 1指引牌、指示牌填充表格前, 整理、匯報、審核相關物料布置方案及文字內(nèi)容,審核通過后跟進設計畫面. 參見(附件 1)2戶外拱門3戶外橫幅4空飄條幅5KT噴繪版6主題桁架噴繪7迎賓背景墻8簽到墻9文化長廊噴繪10活動相關海報11企業(yè)宣傳手冊工作要點:1、 更具活動形式、場地、內(nèi)容的不同 在原有的物料表格基礎上添加刪除。整理出適合當次活動需要的物料.2、 注意時間節(jié)點多溝通多確認,保證一次準確無誤后派送,避免不必要的損失.3、 與經(jīng)銷商對接(與經(jīng)銷商對接工作,提前

7、25天進行,工作周期15天 ) 經(jīng)銷商對接確認表 負責人_項目標題對接說明對接部門完成進度完成時間節(jié)點籌備完成1泡手名單1、泡手要求 對公司產(chǎn)品熟悉 2、助泡人員要求,勤快能干負責重點桌次的助泡工作沖泡組2活動場地場地尋找情況跟進、場地現(xiàn)場實景圖收集 備注:如有第三方介入的情況下總負責人表1.1 簡圖工作要點: ( 經(jīng)銷商對接工作要快速、有效執(zhí)行,以方便其他部門展開工作 )1、 確認經(jīng)銷商 提供的泡手名單1。1泡手要求 對公司產(chǎn)品熟悉1。2 助跑人員要求, 勤快能干、負責重點桌次的助泡工作 以配合主泡手 更好的介紹產(chǎn)品及公司狀況,同時體現(xiàn)尊貴感2、 落實場地尋找情況,務必收集場地現(xiàn)場實景圖交至

8、宣傳物料組處3、 邀客情況 備注: 邀客情況至關重要,協(xié)同跟進,把關邀客3。1 對邀請到的客人 分桌分類,填寫邀客確認表.大致分為 1、政商領導2、媒體嘉賓3、意向發(fā)展加盟客戶 4、VIP培養(yǎng)客戶 5、同行業(yè)嘉賓 6、促進銷售客戶。3。2 確認言論引導嘉賓的邀請(以自己的老茶友,能為自己說話的茶友為主)引導同桌嘉賓的言論方向,和對企業(yè)的好評。3.3 匯總邀客人員名單、電話 ,代表廠家發(fā)出地二輪邀請3.4 活動開始前一天,發(fā)短信通知活動時間、地點、及重要領導嘉賓 再次提醒確認。提高參與度. 重要嘉賓派送邀請函(這里就涉及到 邀請 函的設計問題,亦或是特制禮品盒內(nèi)加邀請函)3.5 確定禮品茶種類個

9、數(shù),意在加強客戶的體驗感和持續(xù)品飲推廣??捎芍鬓k方負責人提前根據(jù)品鑒會規(guī)模向物品部提出補助申請。3.6 公司可根據(jù)活動規(guī)模效果給與評估,給予客戶相應茶品補助申購及促宣物料支持.4、 舞臺公司尋找及對接情況確認. 4.1 配合經(jīng)銷商協(xié)商價格4。2 對接舞臺公司 出具實際效果圖。(對接 并提交至,活動總負責人處)5、 經(jīng)銷商主推產(chǎn)品 協(xié)商確認6、 確認團隊規(guī)模,安排協(xié)商溝通 吃住行 情況7、 物資配送 及 跟進配送物資 到貨情況8、 經(jīng)銷商聯(lián)系舞臺公司,聯(lián)系活動主持人。(提前收集主持人 視屏,音頻等相關資料。提交至活動總負責人處 )4、 流程、主持詞 (活動前15天 ,舞美設備確認/演藝公司與節(jié)目

10、確定,工作周期10天) 1、 指定專人根據(jù)活動形式、活動主題、活動內(nèi)容、預期效果,整理撰寫流程。整理流程 領導審核 修改整理 領導審核 定稿2、 根據(jù)活動形式、活動主題、活動內(nèi)容、預期效果,撰寫主持詞。整理流程 領導審核 修改整理 領導審核 定稿查看附件7_活動流程設計 草案 5、前期對接小組表1。3 簡圖 前期對接組任務表 負責人_項目對接任務對接說明 (視情況多余劃除、缺少添加)個數(shù)/規(guī)格完成進度存在問題備注籌備完成1宣傳物資桁架、噴繪展板展架產(chǎn)品成列柱、套布易拉寶導引牌臺卡投影儀、幕布工作重點:1、 落實場地中各個噴繪具體擺放位置的 準確尺寸。2、 跟具現(xiàn)場情況靈活規(guī)劃布置活動場地,突出

11、活動主題、公司形象展示信息。3、 落實前期對接工作是否按標準按時按量完成。4、 詳細講解活動現(xiàn)場流程,討論商量 查缺補漏。5、 如果借助第三方平臺舉辦活動,現(xiàn)場觀察靈活爭取,更多支持.6、 更具現(xiàn)場的活動流程仔細梳理,查看物資是否有遺漏并補充.7、 提前一天與執(zhí)行公司落實布置細節(jié),重點在主持人、流程、主題活動內(nèi)容8、 提前一至兩天與經(jīng)銷商溝通,保證活動效果,重點在邀客確認、領導專家、銷售分工。9、 保障舞臺、泡桌用電,保證用電安全。6、收尾工作檢查1、活動前4天,確認物料準備制作完工,工作周期3天2、活動前3天,檢查確認各項籌備工作并掃尾,工作周期3天3、活動前1天,召開動員大會,工作周期1天

12、五、中期活動現(xiàn)場活動負責人、總指揮1人一、活動現(xiàn)場分組物料工程組3人財務組1人禮儀簽到組負責人+舞蹈隊廣宣組2人銷售組組長+組員4人沖泡組 待定 二、各組具體分工1、總指揮工作重點:1、 提前一天與媒體對接,重點在新聞通稿、關鍵傳播點、后期客情關系2、 提前一天與主持人對接 主在熟悉主持詞熟練控制流程、重點串講詞、活動流程把控、品牌背書、公司口號、活動目的主旨、產(chǎn)品知識、評鑒互動。3、 提前一天召開會前動員大會4、 各項工作收尾工作把控,控制重點負責人。物料準備、宣傳畫面、舞臺準備測試、會場布置、媒體聯(lián)絡、邀客確認、銷售組、沖泡組。5、 現(xiàn)場銷售組人員分工,一人多桌重點桌位安排銷售能力強者負責

13、。6、 組織沖泡組、銷售組開會,講解、吃透活動流程,各組組織相應的行動配合.2、現(xiàn)場布置組工作重點:1、將主推產(chǎn)品、當季推廣產(chǎn)品、戰(zhàn)略產(chǎn)品 擺放在突出位置.2、展架、產(chǎn)品展臺 擺放一定注意整齊,細微環(huán)節(jié)一定要注重細節(jié)。3、茶臺保持干凈整潔,統(tǒng)一擺放樣式3、舞臺布置工作重點:1、 音響控制臺不適宜距離舞臺太近,留出一定距離 ,給舞臺一定空間感。2、 更具現(xiàn)場流程,整理 音頻、視頻文件,活動前一天調(diào)試運行。3、組織彩排a) 注重執(zhí)行各個環(huán)節(jié)的銜接和同一控制b) 注重候場順序c) 突發(fā)情況節(jié)目調(diào)整,調(diào)整節(jié)目順序4、沖泡組工作重點:1、 提前一天由組長制訂組織展開培訓,包括公司和經(jīng)銷商兩方?jīng)_泡人員、

14、助泡,統(tǒng)一對外口徑、傳播方向等。2、 對公司茶品比較陌生的泡手,要通過培訓達到.熟識沖泡的幾款產(chǎn)品,懂得如何沖泡幾款不同特性的茶,微笑服務。3、 不排除培訓信息量大,泡手接受不了的情況。建議沖泡組組長最好提前準備文字資料,羅列重點內(nèi)容以便與會人員閱讀復習。5、銷售組工作重點:1、 提前一天由組長制訂組織展開培訓,包括公司和經(jīng)銷商兩方銷售人員,培訓銷售技巧,吃透現(xiàn)場優(yōu)惠政策.統(tǒng)一對外口徑、傳播方向等。2、 了解活動流程,在品鑒環(huán)節(jié)積極走動尋找合適的時機切入,靈活把控促成銷售。6、廣宣組1、擬編、捕捉活動亮點 制造新聞點,意在宣傳亮點吸引關注度。2、 合理安排時間撰寫軟文,爭取每次活動結束后3小時

15、之內(nèi)整理審核發(fā)布。3、核實內(nèi)容、核對信息3次以上,保證沒有文字上的錯誤,尤其是領導嘉賓名。7、任務分工表現(xiàn)場任務分工總體把控 表2。1XXXXX會任務分解表唐山站 7月8日 總指揮:戎玉廷 執(zhí)行總指揮:戎玉嬌 執(zhí)行總指揮助理:組別任務名稱 具體事宜責任人組員準備物資備注現(xiàn)場組后臺對接組與主持人對接、安排禮儀組配合流程任務 曹東 戎玉嬌活動議程執(zhí)行表 8號上午9:00 全體工作人員到會場。 11:00之前把茶桌和現(xiàn)象展示區(qū)布置完成。 LED換頻、音響對接組負責LED頻的內(nèi)容切換XX活動流程跑麥對接與現(xiàn)場來賓互動時提供秦廷發(fā)手持話筒六、活動人員要求全員: 1、 做事積極主動不得有畏難情緒2、 精誠

16、團結、互幫互愛、主動培養(yǎng)團隊意識3、 注重時間觀念 總指揮: 靈活應變、根據(jù)現(xiàn)場狀況做出相以調(diào)整達到活動既定目標,突發(fā)時間快速妥善處理舞臺對接:提前確認視頻、音頻等所需資料準備無誤,熟練的掌握流程按章既流程操作,舞臺設備出現(xiàn)故障提前與上級聯(lián)系制訂解決方案,出現(xiàn)突發(fā)狀況以不打斷活動進行、不出現(xiàn)冷場為原則靈活應變。沖泡組: 精神狀態(tài)積極飽滿、態(tài)度端正、細心講解、不得因個人喜歡有畏難情緒,主動詢問 - 了解需求 - 推薦茶品 試品茗 - 答疑解惑文工團: 舞臺候場快速,了解流程提前做好候場準備,上下臺隊形完整整齊銷售組: 熱情主動、精神飽滿、有耐心。七、活動總結評估總結評估,吸取經(jīng)驗教訓為推廣活動積

17、累經(jīng)驗。填寫 附件2 、附件3八、跟進維護 項目 內(nèi)容 負責人 回訪 電話回訪、短信回訪、郵件回訪 相關區(qū)域負責人 郵寄 新品信息郵寄、禮品郵寄、建議/意見 相關區(qū)域負責人 跟進訂單 會上意向客戶的訂單確認、款項及發(fā)貨 相關區(qū)域負責人 媒體推廣 跟進到場媒體的報道,如電視臺、報紙軟文 市場推廣人員 九、注意事項1、全程協(xié)助公司高層接待與會領導、貴賓。2、及時穩(wěn)妥地化解和處理嘉賓糾紛等突發(fā)事件。3、 根據(jù)品鑒會結束反饋情況,布署針對性的跟進策略。4、 需全程維護現(xiàn)場秩序,加強補位意識.5、 巧借時機跟與會嘉賓分桌交流。 6、用餐結束之后,視實際情況是否有必要安排和調(diào)度車輛。 7、注意活動流程轉(zhuǎn)換環(huán)節(jié)最容易出現(xiàn)問題,尤其是人員、道具等的安排是否到位8、根據(jù)現(xiàn)場情況,及時通過靈活方式采取相應舉措推動活動氛圍。9、 注意活動的參與性、計劃的縝密性和操作的安全性。10、 根據(jù)設備調(diào)試狀況決定是否需要提前準備后補設備。11、安排和落實會后撤展工作。 12、在活動舉辦前1天,由邀請人負責落實嘉賓是否到會,并在18:00前,以書面方式報告活動總指揮。13、確定活動講話人員的講話內(nèi)容,確保活動主題不會偏移。14、盡量在活動前實現(xiàn)一定數(shù)量的簽約客戶,或已和客戶達成合作意向.15、在活動現(xiàn)場安排公司的服務人員,在領導和嘉賓講話過程中,帶頭鼓掌,以配合活動的進

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