會員卡管理制度

1、XXXX食品有限公司會員卡管理制度（第二稿）第一章總則第一條.為了規(guī)范會員卡管理行為，保證公司長期穩(wěn)定有序發(fā)展，結合公司實際，制定本管理制度第二條.會員卡管理的目標是實現企業(yè)效益最大化，保障財產安全與持續(xù)經營，增強市場競爭力。有效利用企業(yè)資產，提高經濟效益。第二章會員卡管理第三條.會員卡卡類管理會員卡按用途分類管理：1普通會員卡：具備積分、充值、消費功能，享受公司為會員設計的各項優(yōu)惠服務。2禮品卡：不具備積分功能且無會員信息。不享受公司為普通會員卡設計的各項優(yōu)惠服務。應與普通會員卡嚴格區(qū)分，不得混合使用。應設置有效期，卡內余額為零時，應由門店回收上交資金部。由資金部集中將回收卡報送客服部統(tǒng)一銷

2、毀，并注銷禮品卡卡號及使用功能。總部及各分公司的禮品卡應使用同一類型的卡。3特定卡：原則上不使用，特殊情況需要啟用時，由需求部門提出報告，申請需求數量、優(yōu)惠方式及折扣比例。報營運中心、財務中心及總經理認可同意，信息部方可開通特定卡的使用功能。第四條.會員卡使用范圍以完備的設施和優(yōu)質的服務為依托，為會員提供一種全新的購物體驗，滿足會員在購物前充值需求、刷卡購物享受積分優(yōu)惠，享受公司為廣大會員客戶量身訂制的各種產品折扣優(yōu)惠，以及積分轉換電子券優(yōu)惠服務；并通過不定期舉辦一系列促銷活動，為會員節(jié)省每一分錢。會員卡面向顧客，用于顧客充值、消費、享受公司對顧客的各項優(yōu)惠活動。經銷商原則上禁止使用普通會員卡

3、。第五條會員卡制作管理1會員卡制作由客服部組織辦理。各分公司以文字報告的形式經分公司負責人及總辦簽批后轉交客服部統(tǒng)一辦理。2申請制作報告應包括以下內容：申請的理由；各分公司會員卡現存數量；會員卡需求類型、數量和時間等。3客服部將根據分公司負責人及總辦的批復，在1個工作日內與相關的人員進行溝通，并在下個工作日內確定所制會員卡外部卡號及內部編碼，并交由供應鏈中心確認制卡。4會員卡制作完畢直接由會員卡供應商發(fā)往會員卡需求地，同時客服部將對應的內部編碼導入會員管理系統(tǒng)，以保證會員卡的正常使用。第六條.會員卡領用管理1. 空白會員卡應視同資產管理辦法，由專人妥善負責保管。領用部門應建立登記賬薄，按領用順

4、序逐一登記卡號，定期（每月或每季）清點核對未用空白卡。2各分公司營運部按需將會員卡發(fā)往各門店，所發(fā)放的號段應提前至少3個工作日告知客服部，由客服部將該號段所對應的內部編碼導入會員管理系統(tǒng)，確?？ㄆ恼Ｊ褂煤?，門店方可為顧客進行會員卡的辦理。3.分公司各門店領用會員卡，應由營運部計劃主管負責登記造冊，統(tǒng)一到客服部辦理領用手續(xù)。第三章會員卡活動設置權限管理第七條.會員卡活動設置權限管理1信息部應充分利用ERP系統(tǒng)，最大限度發(fā)揮會員卡使用功能，應對會員卡設置使用情況，定期與會員卡使用及管理部門進行溝通，更好地發(fā)揮會員卡功能為企業(yè)生產經營服務。2信息部應配合經營管理部門需要，由客服部會同財務中心及營

5、運中心，負責做好會員公示及短信通知工作，對會員卡積分有效期進行控制，應設置積分自動清除期限；配合做好一年以上未使用會員卡的積分清零工作。3對一年內未使用有余額的睡眠卡（包括普通會員卡、禮品卡、測試卡等），由客服部提供一年內未使用有余額的睡眠卡數據，向總辦提出申請報批后，并協(xié)同營運中心，負責做好會員公示及短信通知工作。由信息部在系統(tǒng)中采取凍結方式停用，（計算會員數據就不會包括在內）凍結停用資料，應交財務中心以方便后續(xù)處理工作。4停用的會員卡解決方案：顧客持有停用卡，由門店負責讓顧客填寫會員卡號，客服部核對信息無誤后，為顧客開通使用功能。開通單據應報客服部及財務中心復核確認進行賬務處理。5信息部應

6、該完善會員卡系統(tǒng)設置，系統(tǒng)充值自動生成贈送金額，應同時設置負數充值自動減少贈送金額。6營運部門或市場部安排促銷活動，促銷方案確定前，應征詢財務中心、信息部、客服部方案的可行性。在促銷方案實施前15天，將報批實施方案交財務中心、信息部、客服部備案。信息部方可開通報批活動內容及規(guī)則，設置系統(tǒng)權限。7接到手續(xù)齊全的報批實施方案后，信息部按報批活動內容及規(guī)則，設置系統(tǒng)權限后，應先進行系統(tǒng)測試，通過測試確認系統(tǒng)設置沒有問題，方可通知營運部門開展活動。8新店開業(yè)促銷活動權限設置，應提前三天（參照第7條）辦理權限開通審批手續(xù)。9各分公司的促銷活動必須向總公司申報審批，分公司信息員應根據報批實施方案，進行系統(tǒng)

7、設置，并將報批同意實施方案向信息部報備。10信息部對ERRS統(tǒng)管理權限的開通，須使用部門申請，經總辦審批同意后方可開通權限。第四章會員卡辦理管理第八條.會員卡辦理管理會員卡在受理登記時應當采用實名制原則。顧客憑有效證件（身份證、護照、軍人證）辦理,不能提供信息或信息不全的不得辦理。會員卡會員登記表應填寫規(guī)范，應嚴格按照會員登記表所列表格的內容為顧客辦理會員卡。凡滿足申請條件的顧客，辦理會員卡時，需出示本人的有效身份證件，一張身份證件只能辦理一張普通會員卡。會員卡會員登記表信息包括：1必填項：姓名、有效證件號、手機號等；2. 選填項：通訊地址、郵箱等；3重點信息填寫：會員卡卡卡號、注明辦理日期；

8、4.“會員卡會員登記表”，應經當事人親自簽字確認；5以上所有資料要求書寫規(guī)范、完整、清晰。對于會員登記表上的信息有誤、信息不全、卡號錯誤、卡號不清、卡號重復等，客服部有權將錯誤單據、錯誤原因將其發(fā)回各分公司營運部進行核實，校對準確后再將正確、有效的會員登記單轉交客服部進行錄入并歸檔。第五章會員卡充值及消費管理第九條.會員卡充值及消費管理：1會員消費按消費額產生積分，積分的轉換優(yōu)惠活動，按市場部制定的方案執(zhí)行。積分從辦卡生效日起一年內有效，若持卡人連續(xù)一年內無消費記錄，原卡內積分自動失效。2在會員卡的使用過程中，嚴禁本公司員工參加充值贈送電子券；充值額按一定比例贈送金額的會員活動，并從中獲取經濟

9、利益行為，將按所涉金額進行處罰。3. 門店員工用自己或親屬的會員卡，對顧客所購產品進行刷卡，從中套取贈送金額及電子券行為，一經發(fā)現將處以罰款100-500元，并視情節(jié)輕重進行教育或直致開除。4. 會員卡反充值權限由總公司財務中心資金部統(tǒng)一管理。顧客在門店多充值，原則上不予沖轉。確屬操作失誤造成的多充值，各分公司應及時向總部資金部反饋，認真核實情況后填寫會員卡故障單，并于當天傳至總部進行處理。5. 門店誤充值的現金當天必須和銷售款一同上交，反充值處理后再返還.如當天未能執(zhí)行反充值，充值款項由責任人自行墊付，次日總部反充值操作后，分公司應根據簽批后的會員卡故障單，填寫費用報銷單，返還反充值金額。6

10、會員卡誤充值處理。誤充值的卡號應及時報備客服部及資金部凍結，將卡返回資金部處理，或告知顧客48小時或幾個工作日后（內）憑與卡內信息一致的有效證件前來辦理領取因故修正的會員卡。7營業(yè)員在顧客消費時，應主動詢問是否持有會員卡，提醒顧客使用會員卡消費，會員卡消費則能享受相應積分及促銷折扣等優(yōu)惠；會員卡在購物付款時積分自動生成，過后不再補加積分。（會員卡故障單格式另附會員卡故障處理單.xlsx）第六章會員卡掛失、補辦、故障卡處理管理第十條.會員卡掛失、補辦管理1 客服部應做好會員卡辦理、掛失、補辦、會員卡制作、領用情況的資料匯總及資料保管工作。對會員信息資料的單據的接收與存放，以及對會員資料安全負責。

11、2 .會員卡遺失后，持卡人可憑有效身份證件到公司門店辦理掛失；為保證和維護會員的利益，代辦會員卡掛失手續(xù)須憑雙方的有效證件辦理；辦理掛失后狀態(tài)立即生效。3 .如掛失后需重新補辦的，需重新填寫申請表。工作人員在申請表上注明遺失的卡號，并由客服部注銷遺失的卡號。補辦后原會員卡內余額及積分，可由資金部轉至重新補辦會員卡內。第十一條.會員故障卡處理管理1客服部應做好故障會員卡處理工作：負責對有卡、無卡等各類故障卡的處理工作。對不同類型的故障，做好處理的同時；客服部有權要求營運部，按故障會員卡處理流程操作，對信息不詳或不符的資料，重新補充完整后，再進行故障會員卡處理工作。2.為顧客正常使用會員卡提供保障

12、。對新卡故障（卡片彎折、消磁、卡信息不能讀?。┘皶r反饋供應鏈，及時與供貨商溝通，保證新卡制作質量，減少新卡故障率。第七章會員數據、資料管理第十二條.會員數據管理1為了確保會員數據的完整性和安全性，客服部負責對會員數據進行管理?？头繎獙RP系統(tǒng)有直接查詢會員用卡的歷史交易記錄、余額、積分等信息的權限。2.客服部應每月對會員數據進行統(tǒng)計及分析，反映會員卡當月充值消費促銷活動等信息。會員卡的使用率的活躍度；做好相關資料的統(tǒng)計工作，并向各有關部門反饋，為公司各部門提供準確的會員數據依據。3客服部應建立會員信息錄入管理制度，統(tǒng)一記錄單據所提供的所有會員信息，錄入時會員卡號按照會員卡類型進行分類（如新

13、會員卡、星運卡、師生卡、團購卡等）；聯(lián)系方式在錄入時如遇座機號碼，在號碼前加上當地區(qū)號；不完整信息單據，將單據提供的所有信息錄入。為保證會員信息及時錄入或更新，各分公司營運部應按客服部要求，新辦會員登記單及會員消費單，在最遲不晚于15日內將轉交客服部。4客服部應建立會員信息導入管理制度，區(qū)別不同地區(qū)/不同類型的會員卡、不同的卡號段內部編碼不同，導入前需嚴格檢查內部編碼的前綴、位數和卡類型代號，確保會員卡正常使用。5其他部門需查詢非權限內相關會員數據，應由需求人及相關部門負責人簽字后提交申請函至客服部，待客服部負責人簽字確認后，方可查詢會員數據。6財務人員應如實核算會員充值及消費數據，以及會員其他數據，不得虛報、瞞報；以確保財務數據與ERP系統(tǒng)數據一致。7信息部人員應定期檢查數據庫運行情況，同時做好數據庫相關設備的維護。做好有效數據的備份；定期檢查硬盤工作狀態(tài)，關注硬盤存儲空間的變化，做好硬盤存儲空間的合理利用與及時擴容。第十三條會員資料管理1客服部應建立會員資料管理制度。對所有紙檔會員單據，由客服部負責統(tǒng)一接收并登記，統(tǒng)一存放，確保會員單據的安全性及保密性。2營運部負責將各門店辦理會員卡資料進行歸集，安排專人向客服部進行交接，由客服部對會員信息資料進行專項管理。3.公司有權尊重會員的個人