淮南礦業(yè)集團煤炭運銷信息化與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

1、淮南礦業(yè)集團基于信息化的 煤炭運銷業(yè)務(wù)流程優(yōu)化趙濟東（淮南礦業(yè)集團市場營銷部，安徽省淮南市洞山中路1號，232001）摘要煤炭運銷信息化的成功應(yīng)用得益于正確有效的業(yè)務(wù)流程，而煤炭運銷業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化也需要借助于現(xiàn)代信息技術(shù)與手段。兩者結(jié)合，才能真正幫助煤炭運銷企業(yè)提升管理層次，實現(xiàn)企業(yè)目標。本文以淮南礦業(yè)集團煤炭運銷信息化為例，從兩者結(jié)合的必要性、煤炭運銷關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程用例分析、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、實施效果四個方面，闡述了兩者結(jié)合的方法和效果。 關(guān)鍵字 煤炭運銷信息化業(yè)務(wù)流程優(yōu)化實施效果1 兩者結(jié)合的必要性1.1 概念煤炭運銷信息化是煤炭運銷企業(yè)在煤炭運輸銷售過程中利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高業(yè)務(wù)效率和管理能力

2、，實現(xiàn)煤炭銷售數(shù)量和利潤最大化目標的持續(xù)性過程。從靜態(tài)的應(yīng)用看，煤炭運銷信息化等同于煤炭運銷信息系統(tǒng)。當今，煤炭運銷信息系統(tǒng)已經(jīng)不僅僅作為煤炭運銷業(yè)務(wù)的后勤支持系統(tǒng)，而是越來越成為煤炭運銷業(yè)務(wù)的核心組成部分。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是煤炭運銷企業(yè)發(fā)展過程中對管理進行改造的必然要求，其主要目標是對企業(yè)現(xiàn)有的主要業(yè)務(wù)流程進行重新設(shè)計和優(yōu)化，在高效快捷地完成煤炭運輸銷售業(yè)務(wù)流程的同時，為客戶以及企業(yè)自身增加價值。在管理方式上，業(yè)務(wù)流程優(yōu)化力求打破組織邊界，將直線職能式的縱向傳遞為主的模式轉(zhuǎn)化成一種較少層次的扁平組織結(jié)構(gòu)和管理模式。1.2 結(jié)合的必要性傳統(tǒng)的煤炭運銷業(yè)務(wù)流程以手工作業(yè)方式為主，以分階段和串行化業(yè)務(wù)

3、處理為特點，信息無法連續(xù)流動和充分共享，業(yè)務(wù)流程中存在大量重復(fù)錄入的數(shù)據(jù)和一些無效的業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)處理效率低下。而煤炭運銷信息系統(tǒng)的應(yīng)用，促進了企業(yè)“平面流程式”管理模式的形成。信息和業(yè)務(wù)在信息系統(tǒng)中能夠跨越組織和層次界限，連續(xù)快速流轉(zhuǎn)。不斷改進的煤炭運銷信息系統(tǒng)，能夠真正幫助企業(yè)實現(xiàn)業(yè)務(wù)并行處理，徹底消除業(yè)務(wù)流程中的無效環(huán)節(jié)和勞動，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的最佳目標。另一方面，煤炭運銷信息系統(tǒng)的成功應(yīng)用，進行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化具有決定性的作用。傳統(tǒng)手工業(yè)務(wù)流程在很多方面無法適應(yīng)信息化管理的特點，如果沒有進行必要的梳理、分析和優(yōu)化，將無法充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用，甚至會使業(yè)務(wù)流程更加復(fù)雜，降低處理效率和速

4、度，產(chǎn)生令人失望的效果。即使現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程運轉(zhuǎn)流暢，沒有明顯與信息化管理相悖的地方，進行業(yè)務(wù)流程優(yōu)化也是必要的。因為簡單復(fù)制手工業(yè)務(wù)流程的信息系統(tǒng)，其靈活性和可擴展性都比較差。而企業(yè)由于市場和政策的變化，無法避免對組織機構(gòu)、管理方式或運作模式進行改動，對信息系統(tǒng)也要進行相應(yīng)的改進。而缺乏靈活性和可擴展性的信息系統(tǒng)，進行改進的代價非常大，甚至會無法完成，從而導致信息系統(tǒng)的失效。因此，煤炭運銷信息化與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化是相輔相成、相得益彰的兩個過程。兩者的結(jié)合，才是提升企業(yè)管理層次、實現(xiàn)企業(yè)目標的根本途徑。2 關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程用例分析2.1 關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程煤炭運銷企業(yè)的核心業(yè)務(wù)流程是訂單處理，關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程有訂單

5、生成、客戶繳款、組織發(fā)運和結(jié)算開票。關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程再向下分層的時候，還會有更加具體的分類，如運輸方式上的、運作模式上的區(qū)別，還有一些是為關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程服務(wù)的業(yè)務(wù)流程，如質(zhì)量化驗是為結(jié)算開票服務(wù)的，簽定合同和制定計劃是為洽談訂單服務(wù)的。具體業(yè)務(wù)流程不下幾百個，我們沒有必要一一細化說明。我們僅從核心業(yè)務(wù)流程及關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程入手，使用UML應(yīng)用模式的用例分析，以淮南礦業(yè)集團煤炭運銷信息系統(tǒng)為例，來給出優(yōu)化方案，并分析改進的原因，讓我們更好地理解對煤炭運銷業(yè)務(wù)和管理的提升。2.2 相關(guān)概念用例分析及業(yè)務(wù)流程優(yōu)化中提到了以下概念：鐵路運輸方式：簡稱車運；汽車運輸方式：簡稱汽運或地銷；水路運輸方式（汽車短途運輸

6、到內(nèi)河碼頭，直接裝船發(fā)運）：簡稱水運；港口裝船運輸（煤炭經(jīng)港口中轉(zhuǎn)發(fā)運）：簡稱船運；皮帶運輸方式（直接經(jīng)皮帶傳送給客戶）：簡稱皮帶（運輸）；2.3 “訂單處理”用例圖2.4 “訂單處理”用例主要參與者各類銷售人員，客戶 參與者的主要目標和興趣各類銷售人員：計劃員希望快速準確地錄入合同、計劃，希望系統(tǒng)能提示一些明顯的錄入錯誤；收款員希望通過統(tǒng)一的系統(tǒng)界面快速準確地錄入完成收款操作；結(jié)算員希望能夠快速準確地結(jié)算開票，同時希望系統(tǒng)能夠顯示相關(guān)聯(lián)的結(jié)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)（如化驗單、發(fā)運記錄等）；客戶希望整個購買過程（洽談訂單、繳款、發(fā)運（提貨）、結(jié)算開票）方便省時省力，能夠得到較好的服務(wù)，同時希望得到購買方面的

7、憑證和信息（訂單、繳款、提貨憑證以及相關(guān)信息）；公司希望完整準確地記錄整個銷售過程，滿足客戶的要求，同時滿足公司管理和業(yè)務(wù)監(jiān)管的需求。 基本流程(1)簽訂合同；(2)制定計劃；(3)洽談訂單；(4)客戶繳款；(5)組織發(fā)運；(6)結(jié)算開票擴展流程(1)與客戶洽談，打印合同文本，簽訂合同；(2)車運、水運、汽運、船運制定用戶銷售計劃；車運錄入鐵路到車計劃；汽運制定分礦銷售計劃；(3)車運根據(jù)實際到車生成訂單；汽運、水運根據(jù)與客戶的洽談結(jié)果生成訂單；船運根據(jù)實際裝船生成訂單；皮帶根據(jù)實際發(fā)運生成訂單；(4)客戶繳現(xiàn)款；客戶交承兌匯票；客戶交抵款憑證；客戶用其它方式繳款；(5)車運監(jiān)裝員根據(jù)訂單重復(fù)

8、裝車，直到訂單中的每節(jié)車廂裝齊；汽運、水運司磅員根據(jù)訂單重復(fù)裝車，起到訂單全部發(fā)運完成；(6)給內(nèi)部單位開內(nèi)部結(jié)算票給客戶開增值稅發(fā)票3 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化3.1 汽運訂單生成原業(yè)務(wù)流程汽運根據(jù)與客戶的洽談結(jié)果以及類型不同，有多種訂單生成方式，如正常類型、調(diào)撥單類型、實發(fā)量類型（先發(fā)運后開票）以及自用煤類型；還有一些特殊類型，如折噸類型（低價品種折算成高價品種）、寄存煤補差價等改進業(yè)務(wù)流程汽運根據(jù)客戶的洽談結(jié)果以及訂單類型，統(tǒng)一生成訂單，使用訂單類型來相應(yīng)地控制后續(xù)業(yè)務(wù)流程的進行；特殊業(yè)務(wù)類型折噸類型訂單中保留實際發(fā)運品種數(shù)據(jù)和結(jié)算（銷售）品種數(shù)據(jù)兩部分；寄存煤補差價訂單發(fā)運量和結(jié)算量均為零，但結(jié)算

9、金額不為零，同時能夠聯(lián)系到原訂單改進原因分析統(tǒng)一訂單生成模塊，簡便操作，提高速度，減少軟件維護中的關(guān)聯(lián)錯誤。3.2 船運訂單生成3.2.1原業(yè)務(wù)流程船運訂單生成通過運費分配過程將源頭回溯到礦發(fā)到港的記錄，名稱定義為鐵水聯(lián)運；改進業(yè)務(wù)流程船運根據(jù)實際裝船生成訂單；改進原因分析礦發(fā)到港是鐵路運輸中的重復(fù)發(fā)運（發(fā)到內(nèi)部單位）部分；港口中轉(zhuǎn)銷售過程起始于港口裝船發(fā)運，訂單生成無需回溯到礦發(fā)到港記錄。其它需要的處理和統(tǒng)計都可以都過一定的方式來進行。這樣恢復(fù)了業(yè)務(wù)流程的本質(zhì)，減少了業(yè)務(wù)操作的復(fù)雜度，提高了效率和準確性。3.3客戶繳款原業(yè)務(wù)流程(1)收款員根據(jù)各自所屬的部門（駐礦銷售科、公司財務(wù)結(jié)算科、公司

10、煤炭交易中心等）分別進入不同的收款模塊進行收款，并且公司財務(wù)結(jié)算科的收款模塊根據(jù)運輸方式的不同分為車運、水運和汽運等模塊，駐礦銷售科根據(jù)地銷訂單的類型不同分為多個收款模塊；(2)查詢用戶余額不是一個動態(tài)和實時的結(jié)果，需要進行“重算余額”操作后才可能是正確的結(jié)果，并且要依賴于期初余額是正確的；(3)收款內(nèi)部調(diào)整分為兩個模塊，一個是同一用戶不同收款部門之間的調(diào)整，另一個是同一用戶不同運輸方式之間的調(diào)整改進業(yè)務(wù)流程(1)統(tǒng)一收款入口（模塊），系統(tǒng)根據(jù)登錄用戶所屬部門寫入收款部門，同時限制運輸方式的選擇和繳款類型的選擇。如駐礦銷售科、公司煤炭交易中心運輸方式僅限于地銷、收款類型僅限于現(xiàn)款，公司財務(wù)結(jié)算

11、科則可以選擇多種運輸方式及繳款類型；(2)查詢用戶余額分收款部門、運輸方式、用戶的不同，實時動態(tài)地統(tǒng)計出結(jié)果，不再依賴于其它條件；(3)統(tǒng)一收款內(nèi)部調(diào)整入口（模塊），可以是不同收款部門、不同運輸方式、不同用戶之間的調(diào)整。改進原因分析統(tǒng)一收款入口和收款內(nèi)部調(diào)整入口，簡化收款員操作；實時動態(tài)地查詢用戶收款余額，方便收款員及客戶查詢。3.4收貨人3.4.1原業(yè)務(wù)流程客戶表分為結(jié)算人、收貨人兩個獨立的概念，無法相互對應(yīng)；改進業(yè)務(wù)流程收貨人同時對應(yīng)到結(jié)算人和實際客戶，收貨人僅具有名稱上的屬性，其余屬性均通過對應(yīng)關(guān)系從結(jié)算人和實際客戶取得。（客戶和結(jié)算人是同一概念的兩種稱呼）改進原因分析統(tǒng)計銷售、結(jié)算和收

12、款方面的數(shù)據(jù)時，使用對應(yīng)的結(jié)算人；統(tǒng)計發(fā)運量時，使用對應(yīng)的客戶。如收貨人淮南洛河發(fā)電廠（省電）、大唐淮南洛河發(fā)電廠、淮南洛河發(fā)電廠（省物能），在結(jié)算時，分別對應(yīng)到安徽省電力燃料公司、大唐發(fā)電有限公司、安徽省物資能源有限公司；在統(tǒng)計實際發(fā)運量時，都對應(yīng)到淮南洛河發(fā)電廠。3.5 汽運發(fā)運3.5.1原業(yè)務(wù)流程(1)客戶提交紙質(zhì)提貨憑證（提貨單），空車過磅；(2)裝煤后,客戶提交紙質(zhì)提貨憑證，重車過磅；(3)打印過磅記錄（出門證），蓋章；(4)司磅員在提貨憑證上手工登記提貨記錄，交客戶簽字；(5)過磅記錄（出門證）交客戶；(6)客戶出礦門時將過磅記錄（出門證）交門崗。改進業(yè)務(wù)流程（IC卡方式）(1)客

13、戶驗證IC卡，空車過磅；(2)裝煤后,客戶驗證IC卡，重車過磅；(3)打印過磅記錄（出門證），蓋章；(4)如果用戶需要提貨記錄，系統(tǒng)打印提貨記錄，交客戶簽字；(5)過磅記錄（出門證）交客戶；(6)客戶出礦門時將過磅記錄（出門證）交門崗。改進原因分析通過IC卡標識客戶身份，節(jié)省紙質(zhì)提貨記錄的登記時間，方便客戶，方便司磅員。IC卡的客戶身份標識功能也可以延伸到訂單生成和收款業(yè)務(wù)流程，真正方便操作。3.6重車過磅后，發(fā)現(xiàn)錯誤，需要重新過磅或修改3.6.1原業(yè)務(wù)流程(1)刪除錯誤的過磅記錄；(2)補錄空車過磅信息；(3)重新磅重車或補錄過磅信息改進業(yè)務(wù)流程(1)刪除錯誤的重車過磅記錄（空車過磅記錄仍然

14、保留）；(2)重新磅重車或補錄改進原因分析空車過磅是重車過磅的基礎(chǔ)，但應(yīng)該是兩個獨立的業(yè)務(wù)，因此刪除重車過磅記錄時，應(yīng)保留空車過磅記錄，這樣符合實際業(yè)務(wù)，同時也節(jié)省了操作時間；單獨保留空車過磅記錄，在業(yè)務(wù)查詢時可以清楚區(qū)分這兩個業(yè)務(wù)過程，符合業(yè)務(wù)管理的需要。3.7車運結(jié)算開票原業(yè)務(wù)流程車運結(jié)算具體到車廂，結(jié)算（銷售）數(shù)據(jù)均從車廂表中統(tǒng)計；改進業(yè)務(wù)流程車運結(jié)算以訂單（發(fā)運記錄）為基礎(chǔ)，結(jié)算（銷售）數(shù)據(jù)均從訂單（發(fā)運記錄）表中統(tǒng)計特殊情況車運部分結(jié)算（實際可能性很小），可以打開具體車廂列表進行勾選，具體車廂記錄中存儲結(jié)算標志；對訂單（發(fā)運記錄）已結(jié)算，而部分車廂未結(jié)算的情況，重新生成補充訂單（發(fā)運量為0，結(jié)算量為車廂運量總和）改進原因分析車運結(jié)算根據(jù)訂單（發(fā)運記錄）來進行，減少了程序復(fù)雜度（至少減少1個數(shù)量級以上），從根本上解決了程序運行速度慢的問題（至少提高速度1個數(shù)量級以上）4 實施效果4.1 提高了查詢速度通過業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，大幅度提高了關(guān)聯(lián)查詢和復(fù)雜查詢的速度。例如，原來與車運銷售和結(jié)算數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)的統(tǒng)計查詢報表，運行速度非常緩慢。通過對車運結(jié)算業(yè)務(wù)流程的改進，從原來的統(tǒng)計到具體車廂，改為以訂單為統(tǒng)計依據(jù)，運行速度取得了質(zhì)的提高。在10秒內(nèi)完成復(fù)雜的關(guān)聯(lián)統(tǒng)計和分析，如煤質(zhì)煤價分析等。4.2 理順了業(yè)務(wù)關(guān)系通過業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，理順了業(yè)務(wù)操作關(guān)系。例如原船運