商會會務(wù)工作制度

1、XX市XX商會會務(wù)工作制度本會所召開會議的會務(wù)工作由秘書處承辦，其辦理程序如下：一、會議前期準(zhǔn)備工作1、秘書處辦公室做出會議總體方案，由秘書處領(lǐng)導(dǎo)召集有關(guān)人 員開會，研究、布置會議準(zhǔn)備工作， 視會議規(guī)模組織會務(wù)組、 材料組、 安全組等若干小組，每項(xiàng)具體工作分解到組，落實(shí)到人。2、草擬及發(fā)送會議通知 會議通知要寫清楚會議名稱、時間、地點(diǎn)、主要內(nèi)容、參加會議人員，需住宿人員報(bào)到時間、地點(diǎn)，與會人員報(bào)名時間、聯(lián)系人、聯(lián) 系電話、報(bào)名回執(zhí)、注意事項(xiàng)或要求等。3、會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算 經(jīng)費(fèi)預(yù)算包括：經(jīng)費(fèi)來源、餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、住宿標(biāo)準(zhǔn)、會場場租、資料印刷費(fèi)、車輛費(fèi)、雜費(fèi)等。4、聯(lián)系落實(shí)會議地點(diǎn) 要控制落實(shí)好大會場和分組

2、討論的會議室， 按需住宿人數(shù)落實(shí)好賓館房間，按參加會議人數(shù)訂餐，安排就餐地點(diǎn)等。5、匯總與會人員名單 與會人員名單要寫清楚單位、姓名、職務(wù)、性別、聯(lián)系電話等，根據(jù)需要編組及安排召集人、記錄人。6、印刷會議材料落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)講話稿及有關(guān)會議文件、 資料的印刷，文件印制格式為： 第一頁左上方印上“XX會議文件（材料）之一” “XX會議文件（材 料）之二”如此類推。7、印制各種證件 （如嘉賓證、 出席證、 工作人員證、 停車證） 和人員編組名冊8、印制會議須知：包括會議日程安排、作息時間、大會及討論 地點(diǎn)、住宿人員就餐辦法和地點(diǎn)、會務(wù)工作房間、聯(lián)系電話及其他注 意事項(xiàng)。9、落實(shí)出席會議及主持會議的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)

3、，制作席位卡，安排好 座次。10、聯(lián)系落實(shí)好交通安全保衛(wèi)工作：包括車輛停放指揮，會議現(xiàn) 場、討論地點(diǎn)、餐廳的通風(fēng)及防火安全設(shè)施等。11、住宿人員住房安排及到會場交通車輛的落實(shí)。12、按需要準(zhǔn)備會議文具（文具包括文件袋、筆、記錄本）及會 議資料裝袋，并提前將資料送到與會領(lǐng)導(dǎo)手上。13、會議背景墻、會議橫幅（會標(biāo)）的制作。14、如會議安排參觀，要在會前勘察參觀點(diǎn)，與有關(guān)單位商定參 觀路線及做好乘車計(jì)劃 （車輛統(tǒng)一編號）、安全保衛(wèi)及醫(yī)療保健工作。15、如會議安排合影留念，則要聯(lián)系落實(shí)攝影師， 排好人員站（座） 位，選好（或租借架子）照相地點(diǎn)，指定現(xiàn)場指揮。16、如會議有頒獎事項(xiàng)，則要落實(shí)頒獎領(lǐng)導(dǎo)，商定領(lǐng)、頒獎順序 和行走路線，并預(yù)先演習(xí)。17、布置會場 （掛橫額或會標(biāo)），擺放席位卡、 花卉，檢查、試放 音響、燈光，準(zhǔn)備錄音帶，檢查錄音設(shè)備。18、檢查領(lǐng)導(dǎo)休息室及領(lǐng)導(dǎo)行走路線 （安排專人引導(dǎo)并核實(shí)到會 領(lǐng)導(dǎo)）。二、會議期間有關(guān)工作1、會議簽到（與會人員領(lǐng)取材料、證件、住房卡等） 。2、每場次會議都要重新落實(shí)或確認(rèn)出席領(lǐng)導(dǎo)。3、收集整理討論情況并作匯報(bào)（必要時出會議簡報(bào)） 。4、會議期間會務(wù)組設(shè)專人值班。三、會議結(jié)束后有關(guān)工作1、清退有關(guān)文件。2、做好財(cái)務(wù)結(jié)算。3、給因