淺談會計電算化下的核算形式

1、 淺談會計電算化下的核算形式 淺談會計電算化下的核算形式目 錄寫作提綱（1）內(nèi)容摘要（2）關鍵詞（2）正文（2）一、緒論（2）二、本論：（2）（一）新型的帳簿體系豐富了會計概念的內(nèi)涵（3）（二）虛擬化的記帳過程改變了傳統(tǒng)的記帳習慣（4）（三）電算化簡化了會計工作的環(huán)節(jié)（5）（四）一體化的帳務處理程序在電算化的背景下產(chǎn)生（6）（五）電算化對核算形式的影響是多方面的（6）（六）會計電算化中小型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)下的會計核算形式（8）注釋 （9）參考文獻 （10）淺談會計電算化下的核算形式寫作提綱一、緒論實現(xiàn)會計電算化后，對傳統(tǒng)以賬簿體系為核心的會計核算形式產(chǎn)生了深刻影響，本文從帳簿體系，記帳過程，記帳

2、環(huán)節(jié)，賬務處理四個環(huán)節(jié)深層次變化來探討上述問題。二、本論（一）新型的帳簿體系豐富了會計概念的內(nèi)涵1、概念：賬簿的本質(zhì)2、虛擬化就是新內(nèi)涵的內(nèi)容（二）虛擬化的記帳過程改變了傳統(tǒng)的記帳習慣1、手工會計賬務處理的核心環(huán)節(jié)2、瞬間報表成為現(xiàn)實（三）電算化簡化了會計工作的環(huán)節(jié) （四）一體化的帳務處理程序在電算化的背景下產(chǎn)生（五）電算化對核算形式的影響是多方面的（六）會計電算化中小型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)下的會計核算形式三、結論淺談會計電算化下的核算形式摘要：實現(xiàn)會計電算化后，對傳統(tǒng)以賬簿體系為核心的會計核算形式產(chǎn)生了深刻影響，它的主要表現(xiàn)可以總結為四個相互聯(lián)系的過程，本文將以一個全新的角度來探討這種變化所產(chǎn)生的

3、深刻影響。關鍵詞：會計電算化；核算形式；進步；趨勢。 會計核算形式，又稱為賬務處理程序，是指會計憑證、會計賬簿、會計報表和賬務處理流程相互結合的方式，它規(guī)定了憑證、賬簿、報表之間的關系，采用適當?shù)臅嫼怂阈问剑翘岣邥嫼怂愎ぷ髻|(zhì)量和效率的重要前提。手工會計采用的會計核算形式主要有：記賬憑證核算形式、匯總記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、多欄式日記賬核算形式、日記總賬核算形式和通用日記賬核算形式等。企業(yè)可根據(jù)會計業(yè)務的繁簡和管理上的需要來選用其中一種。這些會計核算形式的不同點，集中體現(xiàn)在如何登記總賬這個問題上。其共同點主要表現(xiàn)在：第一，處理環(huán)節(jié)多，處理內(nèi)容分散；第二，處理流程重復，數(shù)據(jù)核對

4、工作復雜；第三，處理周期長，信息傳遞、反饋慢，財務報告的時效性差。將現(xiàn)代信息技術應用于會計工作，實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)處理的電算化后是否還有必要完全照搬手工會計下的會計核算形式呢？答案是否定的。因為在手工會計條件下，不同會計核算形式的劃分并不是會計數(shù)據(jù)處理本身所要求的，而是手工處理手段的局限性所致?，F(xiàn)代信息技術的引入，使得產(chǎn)生上述這些具體會計核算形式的客觀限制條件不復存在了。一、新型的帳簿體系豐富了會計概念的內(nèi)涵賬簿，作為存放經(jīng)分類匯總的會計數(shù)據(jù)的載體，是一個承前啟后、不可缺少的橋梁與紐帶，手工會計賬務處理的中心問題就是賬簿問題。手工會計離開賬簿，其會計報表的編制便成無本之木、無水之魚。簿籍只是賬簿的外

5、表形式，賬簿的內(nèi)容則是賬戶記錄。賬戶就是對會計數(shù)據(jù)進行分類、歸集而設置的單元。在電算化系統(tǒng)中，會計信息的生成仍然離不開賬戶這樣最基本的存儲單元，但賬戶的存儲并不一定要借助于賬簿來完成?，F(xiàn)代信息技術的運用，使賬戶記錄與紙介質(zhì)呈現(xiàn)出分離的趨勢，紙介質(zhì)不再作為賬戶分類和匯總數(shù)據(jù)的唯一載體。實踐已經(jīng)證明，在磁、電、光等介質(zhì)保存會計數(shù)據(jù)的可靠性得以保證的前提下，人們需要的各種核算資料盡可通過調(diào)用這些介質(zhì)上的數(shù)據(jù)庫文件并加以顯示，完全不必使用紙張作為賬戶記錄的載體。既然賬戶記錄可以完全與紙張分離，那么手工會計中關于賬簿的定義也就不存在了。電算化系統(tǒng)中的賬簿實際是“虛”的。所謂“虛”，是指磁盤上一般并不存在

6、賬，更不是一個手工賬對應一個磁盤文件。賬簿上反映的數(shù)據(jù)不外有兩類，一類是發(fā)生額，另一類是余額。作為記賬對象的發(fā)生額數(shù)據(jù)，來自于記賬憑證，而作為記賬結果的期末（或期初）余額數(shù)據(jù)，則是在賬簿被登記之后形成的。所以，賬簿記錄只不過是記賬憑證上賬戶記錄的分類、匯總罷了。由于計算機具有強大、快速的數(shù)據(jù)處理功能，它對記賬憑證庫文件的分類、匯總不過是舉手之勞。而對于賬戶余額，只要保證系統(tǒng)初始化時輸入的初始余額數(shù)據(jù)正確無誤，以后各個會計期的期末余額也就唾手可得了。因此，電算化系統(tǒng)中的“賬”是憑證庫文件及相關數(shù)據(jù)（主要是各會計賬戶的期初余額數(shù)據(jù)）自動地準確無誤地派生出來的。理論上說，保留了憑證庫文件及相關數(shù)據(jù)，

7、也就保證了賬簿的存在?？梢姡?在電算化系統(tǒng)中，“賬簿”僅僅是沿襲了傳統(tǒng)會計的概念而已，其本質(zhì)是虛擬化的。二、虛擬化的記帳過程改變了傳統(tǒng)的記帳習慣記賬，是手工會計賬務處理流程的核心環(huán)節(jié)。自會計產(chǎn)生以來，就一直與記賬、算賬、報賬時刻相伴、密不可分，從填制憑證、登記賬簿到編制報表等會計處理方法和程序，處處映射和打上了“記賬”的烙印。所以，在傳統(tǒng)觀念上，“記賬”似乎成了會計的代名詞。然而，在電算化系統(tǒng)中，記賬過程卻是一個虛過程，因為并沒有生成實際的賬。這里所謂的“記賬”就是將賬前憑證庫文件中審核通過的記賬憑證做上過賬標識或者另外形成一個賬后憑證庫文件，表明該記賬憑證已入賬，不允許再對其進行無痕跡修改或

8、作廢、刪除操作。如果有錯誤，只能采用類似于手工會計下的紅字沖銷法，通過輸入“更正憑證”予以糾正。所以，在電算化系統(tǒng)中，記賬環(huán)節(jié)完全可以取消，即平時不登記日記賬、明細賬及總賬，只將記賬憑證保存在一起，在需要時再采用瞬間成賬的做法：根據(jù)科目余額庫文件的期初余額數(shù)據(jù)和記賬憑證庫文件的科目發(fā)生額數(shù)據(jù)，當即形成所需的“賬簿”并予以輸出。同時，這種瞬間成賬的方式也使會計報表瞬間形成成為可能。至于很多財務軟件所提供的記賬模塊功能，主要是為了滿足會計人員的賬務處理習慣，即只有先記賬才能查詢和打印。三、電算化簡化了會計工作的環(huán)節(jié)在手工會計中，分類賬分為總分類賬（總賬）和明細分類賬（明細賬）。其登記的原則是“平行

9、登記”，即把來源于記賬憑證的信息一方面記入有關總賬賬戶，同時還要記入該總賬所屬的有關明細賬賬戶，并通過定期對賬來檢查和糾正總賬或明細賬中可能出現(xiàn)的記錄錯誤。這種通過低效率的多重反映和相互稽核來換取數(shù)據(jù)處理的正確性與可靠性是手工會計核算形式的一個重要特征。然而，對賬是設置賬簿的產(chǎn)物。如果沒有設置賬簿，也就無所謂賬證、賬賬、賬表之間的核對了。計算機本身是不會發(fā)生遺漏、重復及計算錯誤的。只要會計軟件的程序正確且運行正常，賬證、賬賬一定是相符的；只要報表公式定義正確，賬表也一定相符。這樣，就使手工會計下的對賬環(huán)節(jié)不復存在了。事實上，作為手工會計賬務處理重要特征的平行登記已沒有存在的理由，計算機對來源于

10、會計憑證的原始數(shù)據(jù)并不需要重復處理，而分類賬也沒有必要明確地區(qū)分為總賬和明細賬。當然，這并不排除會計軟件中設置類似于總賬和明細賬的數(shù)據(jù)存儲結構，但這樣的總賬和明細賬之間并不存在統(tǒng)馭與被統(tǒng)馭的關系，其目的只是為了加快信息檢索的速度。四、一體化的帳務處理程序在電算化的背景下產(chǎn)生 手工會計的賬務處理流程，簡單地說就是：憑證一賬簿一報表，會計人員的工作重點是在填制憑證以后的階段。要形成會計報表，必須經(jīng)過填制憑證、過賬、結賬、試算平衡、對賬等諸多程序。在電算化系統(tǒng)中，整個賬務處理流程分為輸入、處理、輸出三個環(huán)節(jié)，首先將分散于手工會計各個核算崗位的會計數(shù)據(jù)統(tǒng)一收集后集中輸入計算機，此后的各種數(shù)據(jù)處理工作都

11、由計算機按照會計軟件的要求自動完成，不受人工干預。從輸入會計憑證到輸出會計報表，一氣呵成，一切中間環(huán)節(jié)都在機內(nèi)自動處理，而需要的任何中間資料都可以通過系統(tǒng)提供的查詢功能得到，真正實現(xiàn)了數(shù)出一門（都從憑證上來），數(shù)據(jù)共享（同時產(chǎn)生所需賬表）。整個賬務處理流程具有高度的連續(xù)性、嚴密性，呈現(xiàn)出一體化趨勢，極大地提高了財務報告的時效性。這樣，在手工會計中非常費時、費力和繁瑣的工作，變成了電算化系統(tǒng)中一個簡單的指令或動作。過去需要眾多人員從事的填制憑證、記賬、編表等工作，現(xiàn)在只需要少量的錄入人員進行操作就可以了。因此，手工會計條件下不同會計核算形式的劃分已沒有必要，可以采用一種統(tǒng)一的會計核算形式，這就為

12、實現(xiàn)電算化系統(tǒng)中會計核算形式的通用化提供了前提。五、電算化對核算形式的影響是多方面的從理論上說，科目匯總表和明細表核算形式是一種在電算化下有效的會計核算形式，但由于小型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，例如FoxBASE、VisualFoxPro等是PC機上的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，它在保證數(shù)據(jù)庫的一致性和安全方面還存在問題，因此，事實上，科目匯總表和明細表兩種會計核算形式，在實現(xiàn)時基本都是采用集中處理（批處理）的方式，即記賬憑證的一次輸入，多次調(diào)用，多次記賬，得到的賬表數(shù)據(jù)只能是相對的動態(tài)數(shù)據(jù)，只有在大型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)下采用記賬憑證的實時處理會計核算形式，才能獲得真正的每一時刻的動態(tài)會計信息，實現(xiàn)在線管理，在線計算，實現(xiàn)

13、真正的網(wǎng)絡財務，極大地豐富會計信息內(nèi)容并提高會計信息的價值。記賬憑證實時處理的核算形式處理過程非常簡單。整個核算的起點仍然是從原始憑證或原始憑證匯總表開始，所不同的是，記賬是即時進行的，記帳憑證形成的同時各種帳簿也已產(chǎn)生，即記帳憑證文件既是記賬憑證又是賬簿。記賬憑證文件包含了本會計期間所有科目的期初、本期發(fā)生、期末、年累計金額，其內(nèi)部關系同明細表，科目是按業(yè)務發(fā)生日期的順序排列的，只要有新的科目記入，就會在記賬憑證文件中逐筆登記該科目的發(fā)生額，同時將金額累計到相應科目的發(fā)生額中，并計算出該筆業(yè)務發(fā)生后響應科目的余額，這樣，就可以據(jù)會計人員的要求在憑證文件中得到每一科目任一時刻的動態(tài)信息，形成所

14、謂的賬簿，各種反映企業(yè)經(jīng)營和資金狀況的動態(tài)財務報表、財務報告、年報、季報、月報和日報均能很便捷的即時產(chǎn)生，如果與網(wǎng)上銀行連接，可以隨時查詢企業(yè)最新的銀行資金信息，從而實現(xiàn)從桌面財務邁向網(wǎng)絡財務的目標。六、會計電算化中小型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)下的會計核算形式 目前手工一般采用會計核算形式有五種，即匯總記賬憑證核算形式、憑單日記賬核算形式、科目匯總表核算形式、記賬憑證核算形式、日記總賬核算形式。無論是適用于業(yè)務簡單，使用科目很少的小型企業(yè)的日記總賬核算形式，還是適用于中小企業(yè)的科目匯總表和記賬憑證核算形式，乃至只能在大規(guī)模、經(jīng)濟業(yè)務多、分工較細的工業(yè)企業(yè)使用的憑單日記賬和記賬憑證核算形式，設置賬簿的種類

15、都是日記賬、明細賬、總賬，采用的格式以三欄式為主。在會計電算化中是否還有必要完全照搬手工會計下的會計核算形式呢？答案是否定的。因為手工會計下的會計核算形式并不是會計數(shù)據(jù)處理本身所要求的，而是手工處理的局限所致。計算機處理和手工處理相比，不僅僅在處理速度上有幾何數(shù)量級的提高，而且不存在因為工作時間過長或疲勞而引起的計算錯誤和抄寫錯誤。這樣完全可以從所要達到的目標出發(fā)，設計出適合計算機處理、效率更高、數(shù)據(jù)處理流程更加合理的會計核算形式。筆者通過多年的實踐認為，在小型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)下電算化會計的會計核算形式應采用科目匯總表和明細表兩種會計核算形式。 1.科目匯總表核算形式會計電算化下的科目匯總表核算

16、形式是基于手工科目匯總表核算形式，結合計算機數(shù)據(jù)處理的特點提出的。這種核算形式的處理程序一般描述為6個步驟：（1）根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表編制記賬憑證；（2）根據(jù)收、付款憑證登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬；（3）根據(jù)記賬憑證登記明細賬，同時累計生成明細表；（4）根據(jù)記賬憑證定期編制科目匯總表；（5）根據(jù)科目匯總表登記三欄式總帳；（6）根據(jù)明細表編制會計報表。 從會計電算化下的會計數(shù)據(jù)處理程序來看，和手工科目匯總表核算程序相比，增加了明細表，會計報表的數(shù)據(jù)直接來源于明細表，總賬采用三欄式賬頁，而賬簿的設置也不必嚴格分類。 2.明細表核算形式該程序是根據(jù)明細賬來登記總帳，提供會計報表的數(shù)據(jù)。具體的處

17、理步驟為：（1）、（2）步同科目匯總表；（3）根據(jù)記賬憑證登記明細賬，同時累計生成明細表；（4）期末由明細賬產(chǎn)生總賬；（5）期末根據(jù)明細表編制會計報表。明細表核算方式中明細表是整個處理程序的核心，它包含了每一個科目的期初、本期發(fā)生、期末和年累計金額，科目的內(nèi)容為企業(yè)所有發(fā)生的會計明細科目，其內(nèi)部關系為：一級科目的數(shù)額等于下屬二級科目數(shù)額之和，二級科目數(shù)額為下屬三級科目數(shù)額之和，依此類推。明細賬處理上包含兩個過程：登記明細賬和累計明細表。記賬時根據(jù)不同的科目登入相應的明細賬（現(xiàn)金和銀行存款不再登記明細賬，只需累計明細表），同時將金額累計到明細表中相應科目的發(fā)生額中，并計算出該筆業(yè)務發(fā)生后相應科目

18、的余額。計算明細表是根據(jù)明細表的內(nèi)部結構及關系，分別累計出各級的發(fā)生額，直接修改原明細表中相應科目的金額。一般先從一級開始，逐級累計到最后一級為止。例如：某條記錄kmbh=1610101，這是一個三級科目（假設科目編碼規(guī)則為3222），在處理時，先將金額累計到一級科目的發(fā)生額中，然后再累計二級科目，依此類推，直至最后一級。由于會計業(yè)務的每一筆數(shù)據(jù)都必須依據(jù)一定的會計科目，業(yè)務上的每一筆數(shù)據(jù)都可包含在明細表中，故報表的數(shù)據(jù)可直接來源于明細表；明細賬在此只起分類的作用，但無論是賬還是表其數(shù)據(jù)源只有一個，即記賬憑證，各種賬表的數(shù)據(jù)都是在記賬憑證分錄庫的基礎上派生形成。如按業(yè)務排列形成明細賬；按業(yè)務匯總形成科目匯總表；按一級科目匯總形成總賬。這樣總賬與明細賬、日記賬，科目與科目已失去了相互核對、相互制約的關系。因此，在電算化條件下，可以不考慮賬簿間的核對工作，而核對、制約工作主要靠正確輸入憑證和賬簿內(nèi)部控制來實現(xiàn)。 采用明細表會計核算形式，其優(yōu)越性在于： 第一，不管是現(xiàn)金科目還是銀行科目，總賬科目還是明細科目，都可以在明細表或明細賬中將涉及到該科目的所有業(yè)務全部篩選出來，