采購(gòu)流程優(yōu)化

1、創(chuàng) 新 永 無(wú) 止 境1采購(gòu)流程優(yōu)化采購(gòu)流程優(yōu)化講師：楊斌庫(kù)講師：楊斌庫(kù)日期：日期：2011-2-25創(chuàng) 新 永 無(wú) 止 境2目錄采購(gòu)的基本流程采購(gòu)的基本流程1價(jià)值分析價(jià)值分析2采購(gòu)成本采購(gòu)成本3創(chuàng) 新 永 無(wú) 止 境3采購(gòu)的基本流程 一個(gè)完整的采購(gòu)流程大致可以分為以下幾個(gè)過(guò)程： 一、需求確定與采購(gòu)計(jì)劃的制定 二、供應(yīng)商的搜尋與分析 三、定價(jià) 四、擬定并發(fā)出定單 五、定單的跟蹤和跟催 六、驗(yàn)貨和收貨 七、開(kāi)票和支付貨款 八、記錄維護(hù)創(chuàng) 新 永 無(wú) 止 境4一、需求確定與采購(gòu)計(jì)劃的制定 需求的確定是采購(gòu)流程的初始環(huán)節(jié)。 需求的確認(rèn)過(guò)程就是采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)，制 訂采購(gòu)計(jì)劃的過(guò)程。創(chuàng) 新 永 無(wú)

2、 止 境5二、供應(yīng)商的搜尋與分析 這些標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的實(shí)力、以往在產(chǎn)品設(shè)計(jì)上的表現(xiàn)、質(zhì)量承諾、管理水平、技術(shù)能力、成本控制、送貨服務(wù)、優(yōu)化流程和開(kāi)發(fā)產(chǎn)品的技術(shù)能力等。創(chuàng) 新 永 無(wú) 止 境6三、定價(jià)常見(jiàn)的有競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)及談判兩種 （一）競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià) 競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)適用下列特征： 1、采購(gòu)量足夠大，值得進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià) 2、供應(yīng)商很清楚細(xì)節(jié)和要求，有能力準(zhǔn)確估計(jì)生產(chǎn)所需的成本 3、競(jìng)爭(zhēng)性的市場(chǎng)環(huán)境，即有足夠多的合格競(jìng)爭(zhēng)者 4、買方只向技術(shù)合格的供應(yīng)商發(fā)出競(jìng)標(biāo)，而愿意合 作的供應(yīng)商則進(jìn)行報(bào)價(jià)。 5、買方?jīng)]有優(yōu)先考慮的供應(yīng)商創(chuàng) 新 永 無(wú) 止 境7三、定價(jià)（二）談判談判下列情況適合： 1、當(dāng)前述任何競(jìng)爭(zhēng)性報(bào)價(jià)

3、的標(biāo)準(zhǔn)都不存在時(shí) 2、當(dāng)采購(gòu)要求諸多績(jī)效因素（如價(jià)格、質(zhì)量、交貨、風(fēng)險(xiǎn)分?jǐn)傄约爱a(chǎn)品支持等方面）必須達(dá)成一致時(shí) 3、當(dāng)買方要求供應(yīng)商的早期參與時(shí) 4、當(dāng)供應(yīng)商需要很長(zhǎng)時(shí)間來(lái)開(kāi)發(fā)和生產(chǎn)采購(gòu)方采購(gòu)的物品時(shí)（這通常會(huì)使預(yù)測(cè)供應(yīng)商的采購(gòu)成本變得更難）創(chuàng) 新 永 無(wú) 止 境8只有供應(yīng)商做到以下幾點(diǎn)才能確保談判的公平性： 1、以高效率的方式運(yùn)作 2、保持價(jià)格與成本的相關(guān)性 3、不利用單一供應(yīng)商的優(yōu)勢(shì) 4、對(duì)于采購(gòu)商的要求能夠進(jìn)行適當(dāng)合理的調(diào)整 5、愿意考慮采購(gòu)商的特殊情況創(chuàng) 新 永 無(wú) 止 境9四、擬定并發(fā)出定單 采購(gòu)訂單操作規(guī)范 （一）訂單準(zhǔn)備（二）選擇供應(yīng)商 （三）簽訂訂單（四） 訂單跟蹤 創(chuàng) 新 永

4、無(wú) 止 境10 定單包括的要素有：定單編號(hào)、產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、品質(zhì)簡(jiǎn)介、單價(jià)、需求數(shù)量、交易條件、運(yùn)輸方式、交貨期限、交貨地址、發(fā)票單位等。 五、定單的跟蹤和跟催 六、驗(yàn)貨和收貨 （一）貨物檢驗(yàn)的幾個(gè)步驟： 1、確定檢驗(yàn)時(shí)間和地點(diǎn) 2、確定檢驗(yàn)部門及人員 3、貨物檢驗(yàn) 4、不合格貨物處理定單包括的要素創(chuàng) 新 永 無(wú) 止 境11五、定單的跟蹤和跟催創(chuàng) 新 永 無(wú) 止 境12六、驗(yàn)貨和收貨 （一）貨物檢驗(yàn)的幾個(gè)步驟： 1、確定檢驗(yàn)時(shí)間和地點(diǎn) 2、確定檢驗(yàn)部門及人員 3、貨物檢驗(yàn) 4、不合格貨物處理 5、對(duì)采購(gòu)貨物檢驗(yàn)完畢后，檢驗(yàn)人員要填寫采購(gòu)物品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。創(chuàng) 新 永 無(wú) 止 境13 （二）接收的幾

5、個(gè)步驟： 1、協(xié)商送貨事宜 2、貨物接收入庫(kù) 3、貨物接收過(guò)程中的問(wèn)題創(chuàng) 新 永 無(wú) 止 境14七、開(kāi)票和支付貨款 付款操作的具體過(guò)程是： 1、查詢物料入庫(kù)信息 2、準(zhǔn)備付款申請(qǐng)單據(jù) 3、付款審批 4、向供應(yīng)商付款 5、供應(yīng)商收款創(chuàng) 新 永 無(wú) 止 境15八、記錄維護(hù) 1、采購(gòu)定單目錄 2、采購(gòu)定單卷宗 3、商品文件 4、供應(yīng)商歷史文件創(chuàng) 新 永 無(wú) 止 境16 采購(gòu)作業(yè)流程購(gòu)買決策階段購(gòu)買決策階段2購(gòu)買階段購(gòu)買階段購(gòu)后反思階段購(gòu)后反思階段22確定戰(zhàn)略方確定戰(zhàn)略方案選擇標(biāo)準(zhǔn)案選擇標(biāo)準(zhǔn)創(chuàng) 新 永 無(wú) 止 境17購(gòu)買決策階段購(gòu)買決策階段2確定戰(zhàn)略方確定戰(zhàn)略方案選擇標(biāo)準(zhǔn)案選擇標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)買階段購(gòu)買階段購(gòu)后

6、反思階段購(gòu)后反思階段221、確定需求、確定需求2、選擇采購(gòu)?fù)緩?、選擇采購(gòu)?fù)緩?內(nèi)外環(huán)境和可行性分析內(nèi)外環(huán)境和可行性分析3、編制采購(gòu)計(jì)劃、編制采購(gòu)計(jì)劃 確定采購(gòu)品種、規(guī)格、質(zhì)量、確定采購(gòu)品種、規(guī)格、質(zhì)量、 數(shù)量和購(gòu)買時(shí)間數(shù)量和購(gòu)買時(shí)間創(chuàng) 新 永 無(wú) 止 境18購(gòu)買階段購(gòu)買階段2確定戰(zhàn)略方確定戰(zhàn)略方案選擇標(biāo)準(zhǔn)案選擇標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)買決策階段購(gòu)買決策階段購(gòu)后反思階段購(gòu)后反思階段221、物色供應(yīng)商、物色供應(yīng)商2、精選供應(yīng)商、精選供應(yīng)商3、確定供應(yīng)商、確定供應(yīng)商4、簽訂合同、簽訂合同（詳細(xì)購(gòu)買計(jì)劃（詳細(xì)購(gòu)買計(jì)劃和需求信息）和需求信息）5、履行合同（運(yùn)輸、入庫(kù)驗(yàn)收、履行合同（運(yùn)輸、入庫(kù)驗(yàn)收、支付貨款）支付貨款）創(chuàng)

7、新 永 無(wú) 止 境19購(gòu)后反思階段購(gòu)后反思階段2確定戰(zhàn)略方確定戰(zhàn)略方案選擇標(biāo)準(zhǔn)案選擇標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)買階段購(gòu)買階段購(gòu)買決策階段購(gòu)買決策階段221、檢查合同履行情況、檢查合同履行情況 （不合格品退貨）（不合格品退貨）2、產(chǎn)、銷對(duì)供貨商的反饋、產(chǎn)、銷對(duì)供貨商的反饋3、采購(gòu)經(jīng)濟(jì)效益總評(píng)、采購(gòu)經(jīng)濟(jì)效益總評(píng)創(chuàng) 新 永 無(wú) 止 境20（1）確認(rèn)需求 （2）需求說(shuō)明（3）選擇供應(yīng)商（4）價(jià)格和采購(gòu)條件的確定（5）發(fā)出訂單（6）訂單追蹤與催貨（7）驗(yàn)收 （8）核對(duì)發(fā)票 （9）不符與退貨處理 （10）結(jié)案（11）記錄與檔案維護(hù) 采購(gòu)流程采購(gòu)流程創(chuàng) 新 永 無(wú) 止 境21計(jì)劃計(jì)劃組織實(shí)施組織實(shí)施監(jiān)控監(jiān)控創(chuàng) 新 永 無(wú) 止

8、境22采購(gòu)作業(yè)流程的七大注意點(diǎn) 采購(gòu)結(jié)構(gòu)應(yīng)與采購(gòu)數(shù)量、種類、區(qū)域想匹配 先后順序及時(shí)效控制 關(guān)鍵點(diǎn)設(shè)置 權(quán)利、責(zé)任或者任務(wù)的劃分避免作業(yè)流程中發(fā)生摩擦、重復(fù)、與混亂采購(gòu)流程應(yīng)反映集體決策的思想 配合作業(yè)方式的改善創(chuàng) 新 永 無(wú) 止 境23采購(gòu)業(yè)務(wù)流程改善采購(gòu)業(yè)務(wù)流程改善 1傳統(tǒng)采購(gòu)的弊端 2電子化采購(gòu)的含義及流程 3電子化采購(gòu)的主要優(yōu)勢(shì) 4電子化采購(gòu)的策略 5電子化采購(gòu)系統(tǒng) 創(chuàng) 新 永 無(wú) 止 境24傳統(tǒng)采購(gòu)的弊端傳統(tǒng)采購(gòu)的弊端11 采購(gòu)成本居高不下 12 采購(gòu)周期冗長(zhǎng) 13 采購(gòu)信息缺乏溝通與共享 14 采購(gòu)文檔處理費(fèi)時(shí)費(fèi)力 15 庫(kù)存積壓和物資短缺并存 16 采購(gòu)范圍受地理局限 17 采購(gòu)

9、環(huán)節(jié)監(jiān)控困難 18 采購(gòu)招標(biāo)往往流于形式創(chuàng) 新 永 無(wú) 止 境25電子化采購(gòu)的含義及流程電子化采購(gòu)的含義及流程 電子化采購(gòu)就是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，借助計(jì)算機(jī)管理企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)。 電子化采購(gòu)從采購(gòu)要求的提出、訂單的產(chǎn)生、商品運(yùn)輸以及存貨管理等方面都有了重大的改變。網(wǎng)絡(luò)的介入使采購(gòu)流程得到優(yōu)化，并在降低成本、提高效率、增加采購(gòu)?fù)该鞫鹊确矫娑伎墒共少?gòu)企業(yè)和供應(yīng)商雙方受益，實(shí)現(xiàn)“雙贏”。創(chuàng) 新 永 無(wú) 止 境26 企業(yè)的電子化采購(gòu)一般是通過(guò)應(yīng)用相關(guān)的軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)的，不同的軟件提供了不同的解決方案。這些解決方案各有其特點(diǎn)，但基本都包括如下流程：(1)填寫訂購(gòu)單 ；(2)審核訂購(gòu)單；(3)聯(lián)系供應(yīng)商；(4)選擇供應(yīng)商；(5)采購(gòu)結(jié)算。 從上可見(jiàn)，在電子化采購(gòu)的整個(gè)流程中，人工參與因素越來(lái)越少，信息的傳遞基本依賴網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，從而保證了采購(gòu)過(guò)程的公正、高效，對(duì)克服采購(gòu)過(guò)程中