業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)一

1、業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)國際貿(mào)易部1提綱提綱二、二、國際貿(mào)易涉及文件及文件整理要求三三、國際貿(mào)易往來郵件指導(dǎo)參考一一、簡介、簡介1.文件夾命名規(guī)則2.二級文檔內(nèi)容詳解3.三級文檔內(nèi)容詳解1：收到新客戶試單3：收到客人定金水單4：索要FOB貨代信息5：貨物生產(chǎn)報告/圖片6：訂艙2：新訂PI發(fā)送7：發(fā)送訂艙單8：補料&VGM數(shù)據(jù)提交9：發(fā)貨通知10：二次催收貨款11：詢問寄件地址12：寄單通知13：試訂單質(zhì)量跟蹤14.內(nèi)部資料提交方式簡 介本業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)從報價開始，至客人收到貨訂單完結(jié)位置。本業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)包括兩大模塊國際貿(mào)易涉及文件及文件整理要求及國際貿(mào)易往來郵件指導(dǎo)參考。業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)旨在

2、使業(yè)務(wù)員清晰了解外貿(mào)的全過程，指導(dǎo)業(yè)務(wù)操作。業(yè)務(wù)員應(yīng)按文件整理要求，整理資料，以便查看歸檔，提高工作效率。往來郵件模板描述了外貿(mào)的整個流程與客人、工廠、貨代等的所有溝通事項，描述了在每個時間節(jié)點業(yè)務(wù)員應(yīng)該注意的事項。業(yè)務(wù)員在實際操作中，應(yīng)參照往來郵件模板，及時準(zhǔn)確地跟進(jìn)相關(guān)事項。3國際貿(mào)易涉及文件及文件整理要求4一級文檔二級文檔三級文檔1.文件夾命名規(guī)則52.二級文檔內(nèi)容詳解3.三級文檔內(nèi)容詳解1,PI（發(fā)客戶）2,客人付款水單（來自客戶）3,生產(chǎn)安排（發(fā)生產(chǎn)和采購部）64,完貨照片（發(fā)客戶）125g145g裝箱圖片75,船務(wù)（貨代溝通文件）6,報關(guān)資料（發(fā)報關(guān)行）6注：關(guān)于報關(guān)資料暫不需要提

3、供要素申報表和產(chǎn)品說明書我司不需要提供這兩份文件。因為是海關(guān)暫時不需要這兩個文件，而且就算有需要，與我司合作的報關(guān)行羅先生對我司產(chǎn)品已非常熟悉，他可以代我們提交。6,裝柜照片（發(fā)客戶）photos of container loadingTCNU4863427, 129000m2TCNU4863432, 110600m288,內(nèi)部資料（發(fā)同事）7,客人清關(guān)資料（發(fā)客戶）98注：內(nèi)部資料報關(guān)底單及發(fā)票、符合性聲明的提交方式，請參考內(nèi)容 內(nèi)容內(nèi)容1414：內(nèi)部資料提交方式：內(nèi)部資料提交方式國際貿(mào)易往來郵件指導(dǎo)參考郵件郵件1 1：收到新客戶試單，向客人所有信息，便于簽發(fā)：收到新客戶試單，向客人所有信

4、息，便于簽發(fā)PIPI（如果是老客戶，無需再次詢問以下內(nèi)容）Subject: Glad to get your 1st/new orderContent: Dear *, thanks a lot for your 1st order, we believe it will be our good start and we will enjoy a friendly working relationship. Pls let me know the CNEE details and the destination port information, so that I can make the

5、PI and will send you asap, thanks!郵件郵件2 2：新訂：新訂PIPI發(fā)送發(fā)送Subject: PI-LBX150417ALPB for your 1st/new orderContent: Dear *, attached pls find the stamped PI for your 1st/ new order, and pls confirm, thanks!Attachchment: PI-LBX150417ALPB(請求客戶必須郵件回復(fù)PI確認(rèn)，如客戶不愿郵件確認(rèn)PI，我發(fā)可再發(fā)一封郵件過去：As we talked on whatsapp tha

6、t the PI-BX150417ALPB is confirmed, 并追問客戶定金并發(fā)送水單: pls send us the bank receipt once you have arranged the deposit so that we could check the account with our Finance Dept and arrange the first delivery.)10郵件郵件3 3：收到客人定金水單：收到客人定金水單Subject: shipping mark/label/packing confirmationContent: Dear *, than

7、ks for your deposit, pls let me know . so that we can arrange the production asap once the money hit our account. Also I will let you know the cargo ready date/delivery time/production finish date after checking with the production dept. later. (備注：定金后包裝信息確認(rèn)，只是不影響成本的包裝信息，如內(nèi)包裝PVC/PE，標(biāo)簽位置，嘜文等。影響價格的包裝信

8、息必須在報價前確認(rèn)！)郵件郵件4 4：向客戶匯報工作并索要：向客戶匯報工作并索要FOBFOB貨代信息（訂單流程貨代信息（訂單流程3 3之后，之后，4 4之前）之前）(如CIF出運方式，無需所有貨代信息)Subject: Shipping AgentContent: Dear *, kindly be noted that we have started your production and the cargo ready date/delivery time/production finish date will be around *, pls let me know the contac

9、t information of your shipping agent, so that we can arrange the booking before delivery.11郵件郵件5 5：貨物生產(chǎn)報告：貨物生產(chǎn)報告/ /圖片圖片Subejct: Photos of your order on the productionContent: Dear *, glad to inform you that your order is now on coating process, attached pls find the photos F.Y.I. Everything is ok, a

10、nd the delivery time will be around *, pls let me know the contact information of your shipping agent, so that we can fast the delivery. 備注：可按照訂單生產(chǎn)過程中不同的生產(chǎn)狀態(tài)（整經(jīng)-織布-涂覆-包裝）分多封郵件給客人匯報訂單做貨情況，當(dāng)然，一般只匯報涂覆和包裝兩個末端工序為多。如生產(chǎn)出現(xiàn)異常情況，如品質(zhì)問題，建議在發(fā)貨前讓客戶知道真實的品質(zhì)情況及具體數(shù)量，與客戶確認(rèn)能否接受后再發(fā)貨。為了保證公司利益，業(yè)務(wù)員應(yīng)通過各種溝通技巧說服客人接受問題貨物的處理方案。

11、新客戶務(wù)必匯報首單訂單生產(chǎn)狀況，老客戶可視情況選擇有無必要做工作匯報。訂單生產(chǎn)狀態(tài)，應(yīng)根據(jù)訂單實際情況，分產(chǎn)品，分規(guī)格詳細(xì)匯報清楚。提供貨物照片給客人時，一定要站在客戶的角度想客戶希望看見什么，拍照片的角度按照客戶需要的角度拍攝。如：打包照片，客戶關(guān)心嘜頭有無印刷錯誤，打包方式，標(biāo)簽內(nèi)容及貼的位置，等。12郵件郵件6 6：訂艙（寫給貨代）：訂艙（寫給貨代）Subject: 單號：Booking of 1*40HQ to 目的港 CNEE客戶公司名Dear *, we have a client called 客戶公司名 asked us to contact with you for book

12、ing of 1*40HQ to 目的港，the cargo ready date is around *, and our departure port is Shenzhen, pls let us know the below several questions before I will confirm the booking:1, what is your normal local charge? And what is the shipping company?2, Do you issue MBL（船東單） or HBL（貨代單）? Could you issue MBL?備注：

13、所有貨代往來郵件必須有單號，以便確認(rèn)某訂單走的貨代是哪家如貨代收費高，業(yè)務(wù)員需進(jìn)行還價后方可確認(rèn)費用因FOB情況下，MBL一般會在貨代手中用以保證CNEE海運費的順利支付，很少FOB貨代會愿意簽出MBL；CIF情況下，我方合作貨代一定是簽出MBL的，因為海運費是由我方支付。費用確認(rèn)無誤后，貨代會給到空白的該貨代公司格式文件-空白訂艙單。13郵件郵件7 7：發(fā)送訂艙單（寫給貨代）：發(fā)送訂艙單（寫給貨代）Subject: 單號：Booking of 1*40HQ to 目的港 CNEE客戶公司名Content: Dear *, attached pls find our booking, carg

14、o ready date is around *, pls let us know the earliest vessel, including the free detention & demurrage period & calculating method.備注：所有貨代往來郵件必須有單號，并建議不刪除原主題“Booking of 1*40HQ to 目的港 CNEE客戶公司名”貨代收到Shipper填寫好的訂艙單后（通常FOB填TO ORDER提單），會根據(jù)Shipper提供的貨好日期，給到建議的合適船期給Shipper最終確認(rèn)。V/V：Vessel/Voyage, 船

15、名/航次CY Open：Container Yard Open, 集裝箱堆場開倉時間（提空柜開始時間）CY CLS：Container Yard Closing, 集裝箱堆場關(guān)倉時間（還重柜截止時間）SI/AMS/ENS cut: 電子數(shù)據(jù)/補料提交截止時間（給貨代/船司）Custom Cut：報關(guān)截止時間（給海關(guān)）CV Cut：海關(guān)放行條截止提交時間（給船長）ETD：Estimated Time of Departure, 預(yù)計開船日ETA：Estimated Time of Arrival, 預(yù)計到港日我方根據(jù)貨代給到船期的以上標(biāo)紅信息，對比貨好日期，回復(fù)貨代確認(rèn)能否趕上此水船。確認(rèn)能否趕

16、上船期最簡單的方法是，確保貨好日期要早于以上標(biāo)黃信息中最早的一個時間。14貨代通常只會給到船期時間，為保證貨柜沒有柜租產(chǎn)生，我們在確?？梢在s上船期的同時，也要確保貨柜使用在船司規(guī)定的免柜期內(nèi)，避免給公司造成額外的柜租費用。船期確認(rèn)可以趕上，和貨代確認(rèn)訂艙并拿到SO后，需仔細(xì)閱讀SO上各截點時間，并考慮貨代郵件告知的VGM申報時間，結(jié)合工廠完貨時間，合理安排空柜到廠時間。（空柜太早，貨物未好，會產(chǎn)生壓夜費/柜租等；空柜太晚，可能面臨趕不上船的風(fēng)險及費用。）VGM（Verified Gross Measurement）= 貨物G.W. + 空柜重量(右柜門顯示如下) VGM一般按照實際過磅來獲取數(shù)

17、據(jù)，需考慮單拖和孖柜兩種不同過磅操作。15業(yè)業(yè)務(wù)流程補務(wù)流程補充充工人裝柜：流程5(船務(wù)訂艙)后，流程6(報關(guān)資料繕制)前單證制作順序：報關(guān)資料(PL-CI-SC-報關(guān)單) - 補料 - 客人清關(guān)資料 - 內(nèi)部報表報關(guān)資料重命名：QQ電子發(fā)送報關(guān)行前，務(wù)必按格式重命名！避免報關(guān)行QQ收取N多不同客戶的資料后，混淆資料。具體格式如下：柜號：柜1號&柜2號，截關(guān)：*號*點，還柜地：蛇口/鹽田/赤灣，羅邊/華源16郵件郵件8 8：補料：補料&VGM&VGM數(shù)據(jù)提交（寫給貨代）數(shù)據(jù)提交（寫給貨代）Subject: 單號：Booking of 1*40HQ to 目的港 CNEE

18、客戶公司名Content: Dear *, attached pls find the SI & VGM.備注：貨代收到我司發(fā)送的補料后，通常會回傳BL draft文件給我司確認(rèn)，一但我司回郵BL draft is confirmed（時間允許的情況下，建議轉(zhuǎn)發(fā)國外客人確認(rèn)，特別是新客戶，因某些客人的提單顯示可能會有特殊要求，如貨描/CNEE等），貨代將把補料終極提交給船公司，后續(xù)再發(fā)送提單內(nèi)容顯示項目的任何內(nèi)容更改，將產(chǎn)生改單費。VGM數(shù)據(jù)提交時間：通常和補料一起郵件提交，最遲提交時間一般為截關(guān)之前，具體提交時間貨代給到SO時會告知。VGM數(shù)據(jù)提交方式通常有4種（具體提交方式貨代給到

19、SO時會告知）： 和補料一起郵件提交； 在船公司官網(wǎng)提交； 在貨代公司官網(wǎng)提交； 司機帶紙質(zhì)數(shù)據(jù)送碼頭提交。17郵件郵件9 9：發(fā)貨通知（寫給國外客人）：發(fā)貨通知（寫給國外客人）Subject: 單號：container is loaded with ETD * ETA *Content: Dear *, kindly be noted that the container of order 單號 is loaded, attached pls find the CI*PL, photos of container loading F.Y.I.ETD： *ETA：*Total Amount:

20、USD *Deposit paid: USD *Open Balance: USD *Pls let me know the whole sets of documents required for your customs clearance, including CI/PL/BL? Lastly, pls remember to transfer the balance of USD * before I will send you the original BL. 備注：新客戶試單發(fā)貨后，務(wù)必確認(rèn)”客人清關(guān)資料準(zhǔn)備要求”，并以word形式存檔在客戶文件夾項下。老客戶發(fā)貨后，可不必要再次跟

21、客戶確認(rèn)。應(yīng)付尾款余額催收：通常發(fā)貨后催收1次，如客人在到港前7-10天左右仍然沒有支付尾款，需2次催收貨款。（2次催收貨款時，需向客戶強調(diào)船預(yù)計到港日期，避免延付尾款導(dǎo)致的提單遲寄，最后產(chǎn)生目的港柜倉租）18郵件郵件1010：二次催收貨款（寫給國外客人）：二次催收貨款（寫給國外客人）Subject: 單號：payment reminding with ETA *Content: Dear *, kindly be noted that the container of 單號 will arrive the destination port around *, pls transfer us

22、the balance of USD * ASAP so that we will send you the original BL without delay.備注：如客人在到港前3天，甚至到港了仍然沒有支付尾款，這通常是客戶國內(nèi)公司不正常的信息反饋，業(yè)務(wù)員需反復(fù)多次向客戶催收貨款，并及時在船公司網(wǎng)站跟進(jìn)貨柜到港/卸貨信息，保證公司貨款安全，并盡早向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報特殊情況。郵件郵件1111：感謝客人付款并詢問寄件地址（寫給國外客人）：感謝客人付款并詢問寄件地址（寫給國外客人）Subject: 單號：thanks for your paymentDear *, thanks for your p

23、ayment, pls inform us the shipping address of your office, so than we will send you the original BL ASAP once the money hit our account.備注：如客人付款通知郵件未附銀行匯款水單，需向客人詢要水單：Pls send us the bank swift copy so that we could check your payment with our Finance Dept.收到客人付款水單，一定要核實水單信息，包括羅邊/華源收款賬戶，銀行地址，匯款金額等?？腿烁嬷募膯蔚刂?，需保存在客戶文件夾下，作為客人信息記錄。19郵郵件件1212：寄單通知（寫給國外客人）：寄單通知（寫給國外客人）Subject: 單號：original BL is sent via EMS/DHL/TNT, tracking No.: *Dear *, kindly be noted that we have received your payment and