合同歸檔管理[工作范文]

1、合同歸檔管理篇一：合同檔案管理制度合同檔案管理制度為進(jìn)一步加強(qiáng)合同文檔管理工作，提高合同管理水平， 逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特 制定本制度。一、本合同檔案管理制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù) 經(jīng)營中形成的以工程、銷售項(xiàng)目為中心的資料總和，其構(gòu)成 包括招標(biāo)文件、應(yīng)標(biāo)文件、技術(shù)方案、合同文本、二次設(shè)計(jì) 方案、工程會議記要、竣工資料等。二、合同檔案管理原則1、合同檔案管理實(shí)行絡(luò)管理體系，由公司辦公室集中 統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。2、辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所 有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作。3、辦公室應(yīng)分別建立建全合同文檔

2、的形成、積累、整 理、歸檔工作體系，并確定一名絡(luò)人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。三、合同檔案管理的移交1、公司在正式簽署合同后須將合同正本原件移交辦公 室存檔。2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。3、合同文檔移交時(shí)，必須編制檔案移交清冊并當(dāng)面清 點(diǎn)。以雙方簽字認(rèn)可后方為完成交接手續(xù)。四、合同文檔管理辦法1、合同文檔以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號。2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、 損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。3、辦公室要加強(qiáng)對合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記 錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。4、辦公室應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檔案檢索

3、工具，以 有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。5、各部門員工可在主管領(lǐng)導(dǎo)同意的情況下，到辦公室 查閱合同文檔，確因工作需要須借由查閱，須經(jīng)部門主管領(lǐng) 導(dǎo)、總經(jīng)理簽字同意后，方可在辦公室辦理相關(guān)借閱手續(xù)， 以影印件借由。合同原件無特殊情況不得外借。6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物 等措施，以確保合同文檔的安全7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者 視情節(jié)予以處罰。8、合同文檔的密級為機(jī)密，任何人不得擅自將合同對 外公開，違者視情節(jié)予以處罰。篇二：合同如何歸檔檔案論壇同如何歸檔？交流天地咨詢服務(wù)-合篇三：合同存檔、查閱管理辦法XX有限公司 合同檔案管理辦法一、總則為進(jìn)一步

4、優(yōu)化 XX有限公司（以下簡稱“公司”）合同 檔案管理，規(guī)范日常合同歸檔、查閱管理，特制訂本辦法。二、適用本辦法適用于管理中心、各子公司、事業(yè)部合同歸檔、查閱相關(guān)事宜。三、定義本辦法所稱“合同”是指：在公司日常生產(chǎn)、經(jīng)營、管 理等活動中，對內(nèi)、對外訂立的不同性質(zhì)的協(xié)議、資料，包 括但不限于以下文件：人事類：勞動合同、競業(yè)禁止協(xié)議、保密協(xié)議、離職協(xié)議等。經(jīng)營類：招投標(biāo)合同、合作協(xié)議、市場開發(fā)協(xié)議、投資協(xié)議、融資協(xié)議、保險(xiǎn)合同、租賃協(xié)議等。購銷類：采購合同、供貨合同及其補(bǔ)充協(xié)議等。工程類：項(xiàng)目建設(shè)合同、工程承包合同、承攬合同、維護(hù)保養(yǎng)合同等。技術(shù)類：技術(shù)開發(fā)合同、技術(shù)服務(wù)合同、委托代理合同（資質(zhì)申報(bào)

5、）、代理報(bào)關(guān)協(xié)議等。訴訟類：判決書、調(diào)解書、仲裁裁決、起訴狀、上訴狀等。其他具備合同性質(zhì)的文件。四、職 責(zé)管理中心行政中心，各子公司、事業(yè)部印章審核員兼任 合同檔案管理員，負(fù)責(zé)日常合同檔案管理工作。具體如下：負(fù)責(zé)合同歸檔手續(xù)辦理、 更新合同檔案目錄。 負(fù) 責(zé)合同查閱手續(xù)辦理、 維護(hù)合同檔案查閱審批表。 負(fù) 責(zé)合同檔案存檔、整理、核對、登記、接交等日常性工作。工作變動時(shí)，應(yīng)辦妥移交手續(xù)，列由合同檔案移交清單。對管理中心各中心、子公司、事業(yè)部的合同檔案管理工 作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督其他合同檔案管理事宜。五、歸 檔合同經(jīng)我方加蓋印章后，合同檔案管理員應(yīng)跟蹤合同 去向，監(jiān)督業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提交存檔已經(jīng)各方蓋章之

6、終版合 同。經(jīng)辦人員提交存檔合同，合同檔案管理員于合同檔 案目錄進(jìn)行更新錄入，經(jīng)辦人員于合同檔案目錄簽字 確認(rèn)。合同檔案管理員應(yīng)于接收前對合同進(jìn)行相應(yīng)的核實(shí)工 作，確認(rèn)對方是否已蓋章，是否漏頁、缺頁等。合同檔案管理員將合同檔案存放于專用文件柜內(nèi)，注 意防火防潮。存放時(shí)，遵循合同的形成規(guī)律和特點(diǎn)，分門別 類。合同以原件或正本歸檔。特殊情況不能留存原件或正 本的，應(yīng)將復(fù)印件或副本歸檔，并于合同檔案目錄注明原件或正本所在六、查閱需查閱合同檔案的人員，應(yīng)至合同檔案管理員處領(lǐng)取 合同檔案查閱審批表，經(jīng)所在部門主管簽批后，方可進(jìn) 行查閱。查閱地點(diǎn)限于公司辦公場所內(nèi)。合同檔案不予外借、掃描，且查閱過程需由合

7、同檔案 管理員陪同監(jiān)督。如有復(fù)印必要，可進(jìn)行合同文件的復(fù)印。查閱或復(fù)印合同檔案時(shí)，應(yīng)確保合同檔案的完整性， 不得擅自涂改、勾劃、裁剪、拼接、抽取、拆頁或損毀。查閱涉及公司經(jīng)營決策、發(fā)展規(guī)劃、訴訟文書、重要 合同等重要的或應(yīng)予保密的或尚未依法定程序披露的合同 須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。查閱合同交還時(shí)，合同檔案管理員查須當(dāng)面核對，如發(fā) 現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。七、期限常規(guī)性合同檔案保管期限為三年，但涉及公司重大經(jīng)營 管理活動和商業(yè)機(jī)密，對企業(yè)經(jīng)營管理和業(yè)務(wù)發(fā)展有長遠(yuǎn)利 用價(jià)值的合同，則為永久保存。八、處罰為了確保合同檔案的完整與安全，對于發(fā)生下列行為之 一的人員，公司有權(quán)視情給予通報(bào)批評、適當(dāng)經(jīng)濟(jì)

8、處罰或與 其解除勞動合同，構(gòu)成犯罪的則轉(zhuǎn)送司法機(jī)關(guān)嚴(yán)肅損毀、丟失或者擅自銷毀公司合同檔案的；擅自抄錄、復(fù)印、公布公司保密合同的；擅自涂改、篡改、偽造、變造公司合同檔案的；違法違規(guī)由賣、倒賣公司合同檔案的；合同檔案管理人員、經(jīng)手人員其他玩忽職守情形的。九、其他本辦法由行政中心負(fù)責(zé)制訂、解釋、及修改。本辦法自公布之日起生效。附件1.合同檔案目錄2.合同檔案查閱審批表行政中心二零一二年五月二日合同檔案目錄NO.合同檔案查閱審批表NO.篇四：制度制度1.目的為進(jìn)一步規(guī)范、加強(qiáng)集團(tuán)各類，避免遺失，便于查詢，統(tǒng)一歸檔，特制定本制度。2.適用范圍適用于集團(tuán)（含集團(tuán)下屬各分 /子公司）各類合同的管理。3.職責(zé)

9、人力資源部是本制度制定的責(zé)任部門；總裁辦是本制度執(zhí)行的監(jiān)督部門；各部門是本制度執(zhí)行的責(zé)任部門。4 .分類管理（詳見下表）5 .歸檔管理各部門指定專人進(jìn)行，各類合同經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批簽訂并履行完后，合同簽訂部門進(jìn)行復(fù)印、 掃描，原件（包括：文件處理單及相關(guān)附件）送至原件保管部門進(jìn)行存檔保管， 復(fù)印件、掃描件由合同簽訂部門自行保管（如有多余原件， 合同簽訂部門自行保管一份）；原件保管部門收到合同原件后，對合同進(jìn)行掃描并將掃描件進(jìn)行電子檔歸檔管理；電子歸檔處理完后，對合同原件進(jìn)行紙檔分類保存，并建立查詢目錄；市場運(yùn)營中心（含分/子公司）的各類合同（非人事類），商務(wù)管理部必須統(tǒng)一保管一份復(fù)印件及掃描件。6

10、.借閱管理合同查詢先從部門內(nèi)部進(jìn)行查詢，如無法查詢，再到原 件保管部門進(jìn)行查詢（此條作為部門文件管理績效考核的參 考數(shù)據(jù)之一）；如需查詢或使用原件，需填寫合同借閱申請單（詳見附件：合同 借閱申請單）。7.交接管理各部門合同管理人因辭職或異動，需由部門負(fù)責(zé)人另指定專人進(jìn)行合同管理交接（包括：紙檔、電子檔），交接時(shí)需列合同交接清單；辭職或異動手續(xù)辦理時(shí)，人力資源部需審核是否有附有合同交接清單8.本制度由人力資源部制定，于20XX年04月21日生效。附件：合同借閱申請單2合同借閱申請單注：1.此申請單由合同借由部門存檔；2 .合同借閱歸還后此單交還借閱人；3 .如到期還未歸還的，由借部門需與借閱人再

11、次確認(rèn)歸還日期。合同借閱申請單注：1.此申請單由合同借由部門存檔；4 .合同借閱歸還后此單交還借閱人；5 .如到期還未歸還的，由借部門需與借閱人再次確認(rèn)歸 還日期。3篇五：公司合同歸檔辦法南京鋒尚房地產(chǎn)開發(fā)有限公司合同歸檔辦法一、公司合同按內(nèi)容共分為三類1、工程合同，合同編號：南鋒房 （工）合200X-XXX號包括：規(guī)劃、設(shè)計(jì)、勘察、監(jiān)理、造價(jià)咨詢、建筑、安裝、裝飾、市政、材料采購、甲方付款乙方收貨的三方合同、設(shè)備購買及安裝、室外環(huán)境的設(shè)計(jì)、施工合同2、宣傳合同，合同編號：南鋒房 （宣）合200X-XXX號 包括：戶外廣告牌制安、媒介廣告設(shè)計(jì)、制作、宣傳品 設(shè)計(jì)、印刷合同3、行政合同，合同編號

12、：南鋒房 （行）合200X-XXX號 包括：土地合同、辦公用房租憑合同、員工勞動合同、借款協(xié)議等二、合同接收程序合同經(jīng)辦人將完整的合同（包括合同會簽審批單及合同）存檔時(shí)，應(yīng)在檔案接收登記本上登記并簽字，注明：合同名稱、存檔日期、數(shù)量。一般情況下，存檔合同應(yīng)為正 副本各一份。三、合同存檔程序合同交接后，首先對合同進(jìn)行分類、蓋上合同編號章及正、副本章。然后將正本合同掃描做成PDF電子文件存儲在相應(yīng)的檔案室電腦的“合同”文件夾內(nèi)，同時(shí)將合同信息登 記在“合同”文件夾內(nèi)對應(yīng)的excel格式的“合同目錄”上, 并將合同編號與 PDF格式的文件進(jìn)行超級鏈接。第三，將正 本合同存放在獨(dú)立的牛皮紙檔案盒內(nèi)，按

13、編號先后順序收存 于檔案室鐵皮柜里。四、合同補(bǔ)充協(xié)議接收、存檔程序由于合同變更而產(chǎn)生補(bǔ)充協(xié)議時(shí)，接收程序同上。存檔時(shí)，要將合同補(bǔ)充協(xié)議編號為：南鋒房 （X）合200X-XXX號一 補(bǔ)充協(xié)議1 （當(dāng)合同多次變更時(shí)，補(bǔ)充協(xié)議的編號順應(yīng)為南 鋒房（X）合200X-XXX號一補(bǔ)充協(xié)議2,）o補(bǔ)充協(xié)議要 與原合同一起保存在同一個(gè)檔案盒內(nèi)。PDF格式的補(bǔ)充協(xié)議要與原合同的PDF文件進(jìn)行合并，同時(shí)更新Exce格式的“合 同目錄”中“合同總額”等相關(guān)信息，并在備注欄說明：有 補(bǔ)充協(xié)議，日期：XX年X月X日。五、付款審批表和入庫單存檔程序合同的付款付款審批表第一聯(lián)（白色）和入庫單 （白色）應(yīng)存在檔案室，接收程序

14、同上，并保存在該份合同 的檔案盒內(nèi)。PDF格式文件要與原合同 PDF格式文件進(jìn)行合 并。同時(shí)更新Excel格式的“合同目錄”中“已付款”等相 關(guān)信息。六、副本合同向財(cái)務(wù)部移交程序副本合同在檔案室蓋章編號后，應(yīng)由檔案室交財(cái)務(wù)部保 管，雙方交接合同時(shí)要在檔案移交登記本上簽字確認(rèn)，包括：合同名稱、移交時(shí)間、移交數(shù)量、移交人和接收人簽 字。檔案移交登記 本保存在檔案室鐵皮柜內(nèi)。同樣， 財(cái)務(wù)部也應(yīng)要求副本合同移交人在財(cái)務(wù)部的檔案接收登記 本上簽字確認(rèn)。七、為確保電子版的合同安全，每月 5日、25日要將檔 案室的電子版合同文件夾備份到移動硬盤上，移動硬盤保存 在檔案室鐵皮柜內(nèi)。移動硬盤不能外借。八、本管理

15、辦法由行政部負(fù)責(zé)解釋。篇六：合同檔案歸檔制度合同檔案歸檔制度為規(guī)范股份公司合同文檔管理工作，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同 管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，保證合同檔案的完整 性及保密性，杜絕資料流失，特制定本制度。一、合同檔案歸檔范圍本制度所指的合同檔案是公司在項(xiàng)目建設(shè)和業(yè)務(wù)經(jīng)營 中形成的各類合同、合約、協(xié)議等文本。包括：合同文本及 招標(biāo)文件、應(yīng)標(biāo)文件（投標(biāo)文件）、會議紀(jì)要、合同評審表 等相關(guān)材料。二、合同檔案管理原則1、合同檔案實(shí)行由股份公司、各產(chǎn)業(yè)、公司辦公室集 中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、安全和有效利用。2、各辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管本單 位所有合同文檔。3、各辦公室應(yīng)確定一名兼

16、（專）職合同檔案員負(fù)責(zé)合同 文檔管理。三、合同檔案的移交1、在正式簽署合同后三個(gè)工作日內(nèi)須將合同正本原件（包括：合同文本及招標(biāo)文件、應(yīng)標(biāo)文件（投標(biāo)文件）、會議紀(jì)要、合同評審表等相關(guān)材料）移交辦公室1份。2、合同文檔移交時(shí)，必須在合同檔案交接表上登 記，以雙方簽字認(rèn)可后方為完成交接手續(xù)。四、合同檔案的歸檔1、合同檔案以專項(xiàng)檔案進(jìn)行單獨(dú)立卷歸檔。2、合同文檔以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號。3、必須建立合同檔案管理臺賬，記錄合同編號、合同 名稱、簽約日期、承辦部門及人員、對方當(dāng)事人名稱、合同 標(biāo)的（合同總額）、履行情況等事項(xiàng)，以有效地開展合同文 檔的查詢、利用工作。4、合同檔案必須在合同變更、或履行

17、完畢后，及時(shí)系 統(tǒng)整理、裝訂歸檔，并在每年一季度對上年度檔案按短期、 長期、永久（永久、30年、10年）期限歸檔保管。5、合同檔案的銷毀嚴(yán)格按照股份公司檔案管理制度相 關(guān)條款執(zhí)行。6、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、 損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。7、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物 等措施，以確保合同文檔的安全。五、合同文檔的查閱1查閱合同文檔，確因工作需要須借由查閱，須經(jīng)主管 領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任簽字同意后，合同管理員方可辦理借用、調(diào)閱手續(xù)。合同借用、調(diào)閱原則以影印件借由，合同原件無 特殊情況不得外借。2、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者

18、視情節(jié)予以處罰。3、合同文檔的密級為機(jī)密，任何人不得擅自將合同對 外公開，違者視情節(jié)予以處罰。六、合同檔案的監(jiān)督檢查股份公司綜合辦公室具有對各成員企業(yè)合同檔案監(jiān)督 檢查職能，利用每半年一次的檔案管理監(jiān)督檢查，對合同檔 案一并檢查考核。七、本制度由股份公司綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋，自下發(fā)之 日起執(zhí)行。篇七：勞動合同歸檔方案勞動合同歸檔方案一、目的規(guī)范公司勞動合同管理，保證勞動合同齊全完整，便于 今后查找。二、歸檔流程1、審核勞動合同的規(guī)范性：勞動合同簽訂完畢后檢查 勞動合同填寫是否規(guī)范，有無涂改或字跡不清的地方，有無 缺頁少頁，合同是否蓋章，確保合同表面整潔無污漬。2、勞動合同編碼：編碼規(guī)則按勞動合同

19、自然生成的順序生成3位流水碼，即從第一位簽訂合同的001號一直往下順序編碼直至999號。對于第二次或以后續(xù)簽的勞動合同編 碼執(zhí)行第一次勞動合同號。3、登記勞動合同臺賬：建立勞動合同單獨(dú)的臺賬，臺 賬內(nèi)容包括：員工姓名、員工編碼、入職日期、勞動編號、 勞動合同簽訂的起止日期等。將編好碼的勞動合同登記到勞 動合同臺賬中，并在勞動合同臺賬中注明是第幾次續(xù)簽勞動 合同。新上線的ERP系統(tǒng)可以定期根據(jù)建立的勞動合同臺賬 更新。4、勞動合同的歸檔：將編好碼的勞動合同按照順序號 整理歸檔，歸檔時(shí)要注意檔案的整齊整潔，保證按順序號排 列，無錯排和缺號的情況。5、勞動合同的借閱管理：建立勞動合同借閱臺賬。臺 賬

20、中注明借閱人姓名、借閱合同編號、借閱誰的勞動合同、 借閱勞動合同的起止日期、借閱日、計(jì)劃歸還日期、借閱人 簽字確認(rèn)等內(nèi)容。對于到期沒有歸還的要及時(shí)催交，仍需借閱的需要從新 辦理借閱手續(xù)。4、勞動合同歸檔注意事項(xiàng)：離職人員的勞動合同執(zhí)行原在職時(shí)的勞動合同編碼， 離職后不再從新整理編碼。對于3為流水碼的編碼方式不能滿足合同編碼需要時(shí)，從不能滿足需要的勞動合同起建立新的編碼方式，原勞 動合同不在從新編碼。例最后一份合同編碼 999后下一份合 同編碼執(zhí)行4為流水碼即為0001 ,前999份合同不再從新按 4位流水碼編號。劉輝 20XX-11-3篇八：企業(yè)合同檔案管理辦法合同檔案管理辦法為進(jìn)一步規(guī)范合同

21、文檔管理工作，提高合同管理水平， 逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特 制定本辦法。一、 本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營中形成 的各種協(xié)議、合同文本（不包含勞動合同）。二、合同檔案管理原則1、合同檔案實(shí)行公司財(cái)務(wù)部集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。2、財(cái)務(wù)部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作。3、需以公司名義訂立各種履約性質(zhì)的協(xié)議、文件的部 門，為合同承辦部門，承辦部門應(yīng)根據(jù)合同項(xiàng)目需要指定承辦人，試用期內(nèi)員工非經(jīng)總經(jīng)辦允許不得作承辦人。三、合同文檔的管理辦法1、合同文檔以部門名稱結(jié)合簽署日期年月份

22、進(jìn)行分類 編號。2、合同編號規(guī)則：承辦部門名稱首字母-合同簽署年、月份（六位）一順序號（三位）。示例：TG5 20XX02- 001 （推廣部20XX年2月份第1號合同）3、合同管理實(shí)行承辦部門與相關(guān)部門審查會簽相結(jié)合的制度，承辦部門對合同訂立、履行全過程負(fù)全部責(zé)任。承辦部門主管為 第一責(zé)任人，承辦人為直接責(zé)任人。總經(jīng)辦和審查會簽部門 對應(yīng)當(dāng)提由相關(guān)意見而未提由的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4、各相關(guān)部門和總經(jīng)辦依其職能對合同訂立、履行、變更、解除全過程進(jìn)行監(jiān)察、審計(jì)。5、公司內(nèi)各職能部門一律不得以個(gè)人名義對外發(fā)生要約，作由承諾，簽訂合同或具有履約性質(zhì)的書面文件。6、合同承辦部門和財(cái)務(wù)部應(yīng)分別建立合

23、同臺賬，實(shí)行履行跟蹤報(bào)告責(zé)任制，合同履行及原始資料必須由財(cái)務(wù)部保管，承辦部門只留存影印件。7、保存的合同文檔每年清理核對一次，如有遺失、損 毀，要查明原因。及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任；對超過兩年以上（包 含本數(shù)）的已履行完畢的合同協(xié)議，由財(cái)務(wù)部甄別并予以歸 案。8、財(cái)務(wù)部要加強(qiáng)對合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記 錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單，以有效開展合同文檔的查詢、利用工作。9、各部門員工可在財(cái)務(wù)部查閱合同文檔，確因工作需 要須借由查閱，須進(jìn)行登記，方可在財(cái)務(wù)部辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件 借由。合同原件無特殊情況不得外借。10、合同文檔的保存條件有防火、防潮、防有害生物 等措施，以確保合同文檔

24、的安全。11、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違 者視情節(jié)予以處罰。12、合同文檔的密級為機(jī)密，任何人不得擅自將合同 對外公開，違者視情節(jié)予以處罰。13、已簽署的合同應(yīng)明確支付方式及付款時(shí)間，并交予財(cái)務(wù)部及時(shí)催款。四、合同文檔的移交1、各部門在正式簽署合同后，須在一周內(nèi)將合同正本 原件移交財(cái)務(wù)部存檔。2、移交的合同文檔必須注明合同編號并保證齊全、完 整，必須層次分明。符合其形成規(guī)律。倘若合同發(fā)生變更，則合同編號不予 改變。3、合同文檔移交時(shí)，必須編制合同移交清單并當(dāng)面清 點(diǎn)。以雙方簽字認(rèn)可后方可完成交接手續(xù)。行政部合同檔案移交清單篇九：合同檔案管理流程圖檔案管理流程圖篇十：合同檔案管理

25、規(guī)定（定稿）合同檔案管理規(guī)定一、目的為了加強(qiáng)營銷合同檔案管理，使?fàn)I銷合同檔案管理工作 程序化、規(guī)范化、科學(xué)化、便捷化，特編制本規(guī)定。范圍本規(guī)定中的合同資料適用于公司對外經(jīng)營過程中所簽 訂的合同及相關(guān)書面資料檔案，包括銷售合同、工程合同、 與銷售工程合同相關(guān)的各種書面文件資料、以及為執(zhí)行上述 合同的相關(guān)信息資料等。三、責(zé)任部門及責(zé)任人合同管理科負(fù)責(zé)各科室提交的合同檔案的收集、整理、 保管及向公司各相關(guān)部門分發(fā)合同檔案資料；定期對部門內(nèi) 的合同檔案進(jìn)行清理核對；合同管理科合同管理人員負(fù)責(zé)上 述具體工作。 四、合同檔案流轉(zhuǎn)管理(一)合同資料提交管理：1、凡對外簽訂的營銷合同及相關(guān)資料都應(yīng)由責(zé)任部門

26、提交合同科統(tǒng)一歸檔保管，原則上各簽約科室和個(gè)人不得分 散存放保管。2、提交的合同資料符合以下要求：(1)文字清晰、禁止使用鉛筆、圓珠筆等抄錄及修改； 如有修改，必須加蓋相應(yīng)的合同修正章。(2)合同資料完整、準(zhǔn)確、齊全，合同和配套資料(原 合同復(fù)印件、主件和附件、報(bào)告和批復(fù)等)應(yīng)一并歸檔。(3) 合同資料需按照規(guī)定份數(shù)及是否原件提交；特殊情況下暫缺 失或需要補(bǔ)交的，必須由合同評審人員進(jìn)行評審登記方可先 行提交。(4)修改協(xié)議的提交：營業(yè)科室需提交修改協(xié)議書 份，修改協(xié)議申請表1份，若有技術(shù)規(guī)格表和土建資料隨之 提交。(5)歸檔的合同資料，由合同經(jīng)辦人在合同管理人員 處登記合同移交簽收表，并經(jīng)雙方

27、當(dāng)面清點(diǎn)，核對無誤 后方可簽收，以備存查。(二)、合同資料移交管理：1、根據(jù)合同履行規(guī)定，需向公司相關(guān)部門移交合同資 料，基本情況如下：(1)合同資料的移交：2、移交流程：(1)正常情況下，營業(yè)科室提交完整的合同、修改協(xié) 議等合同資料后一個(gè)工作日內(nèi)采用人工傳遞、快遞等方式進(jìn) 行資料移交；(2)若有緊急合同，由營業(yè)科室發(fā)起經(jīng)其科室領(lǐng)導(dǎo)審 批，營業(yè)技術(shù)科確認(rèn)技術(shù)資料無誤，再經(jīng)合同科領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)， 走OA電子版合同傳遞流程，紙質(zhì)合同隨后移交相關(guān)部門以 備存查。3、移交合同簽收要求(1)合同科向各部門移交合同資料時(shí)，附合同移交 簽收表，各部門應(yīng)在收到后當(dāng)日內(nèi)簽收并傳真給合同科留 檔，備以存查。(2)若先使

28、用電子版合同傳遞的，簽收日期以收到電 子版合同日期為準(zhǔn)。五、合同資料歸檔管理1、合同檔案編號及排列歸定(1)合同號編制：歸檔合同以年份和合同形成時(shí)的編號為原則，例如 110001、110666合同(2)柜編號：合A、 B.AA、AB同庫的文件柜以英文字母進(jìn)行排序，例如: 柜等。(3)盒編號：按柜內(nèi)文件盒的排列以數(shù)字進(jìn)行編排， 例如1、2、19、20等，每個(gè)文件柜一般存放 40個(gè)文件盒。 (4)合同檔案排序：按盒內(nèi)存放的合同的合同序號排列， 每個(gè)文件盒內(nèi)存放 2030個(gè)合同。(5)合同的整理單位：歸檔的合同檔案以一份完整的 合同為單位，進(jìn)行整理、分類、編號、排列、編目、裝訂、 裝盒。(6) 一份

29、完整的合同的裝訂順序：電梯合同審查表、 商務(wù)分析表、買賣合同、技術(shù)規(guī)格表、土建資料、調(diào)試或安 裝合同、運(yùn)輸費(fèi)/調(diào)試費(fèi)/安裝費(fèi)申請單、承諾函/保證函、 身份證復(fù)印件/房產(chǎn)證/組織機(jī)構(gòu)代碼證/修改協(xié)議及其他與 合同相關(guān)的資料。2、合同檔案電子化檢索編制及執(zhí)行(1)編制目的：電子化的入庫合同目錄可便于對合同 在庫情況的管理，便于查找，提高工作效率。(2)期望效果：可達(dá)到快速地查找到已提交合同的具 體位置，不進(jìn)入合同庫也可以準(zhǔn)確的知道合同在庫情況以及 其傳遞、修改、借閱等情況。(3)更新時(shí)間：每周一更新一次，將相應(yīng)更新的統(tǒng)計(jì)表發(fā)給科室中相關(guān)人員，相互配合工作。（4）相關(guān)信息：入庫時(shí)間、在庫位置、是否在庫、修改記錄、借閱記錄等方 面。3、保管事項(xiàng)1、合同管理人員接收移交的文件材料后，應(yīng)按規(guī)定分 門別類進(jìn)行系統(tǒng)的加工整理、裝訂、鑒定、編號入庫保管并 開展利用。2、合同檔案管理員必須加強(qiáng)責(zé)任心，對每天處理的合 同要及時(shí)歸檔入庫，并對現(xiàn)存合同檔案經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)破損 及時(shí)修補(bǔ)。3、做好庫房清潔工作、八防工作（防火