時(shí)間管理培訓(xùn)課件(企業(yè)用).

1、 時(shí) 間 管 理 大 綱時(shí)間與事件 時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理的原則 如何制定計(jì)劃如何排除干擾 授權(quán)管理會(huì)議管理 結(jié)束語時(shí)間統(tǒng)計(jì)o有人統(tǒng)計(jì)過一個(gè)平均活到72歲的人群對時(shí)間的分配:o睡覺 21年o工作 14年o個(gè)人衛(wèi)生 7年o吃飯 6年o旅行 6年o排隊(duì) 6年 o學(xué)習(xí) 4年 o開會(huì) 3年 o打電話 2年 o找東西 1年 o其它 3年 什么是時(shí)間?o 定義定義從過去通過現(xiàn)在直到將來，連續(xù)發(fā)生的各種各樣事件的過程所形成的軌跡。 o 特征特征時(shí)間供給毫無彈性 時(shí)間無法蓄積 時(shí)間無法取代 時(shí)間無法失而復(fù)得o 結(jié)論結(jié)論時(shí)間獨(dú)特和絕無僅有的特性決定了它是世界上最稀缺最寶貴的一種資源。時(shí)間的意義o 使時(shí)間具有意義

2、的要素使時(shí)間具有意義的要素: :時(shí)間的管理是單位時(shí)間內(nèi)要選擇的事件時(shí)間因?yàn)槭录牟煌兊靡饬x不同因此，使時(shí)間具有意義的要素是事件。事件的控制o 時(shí)間的意義時(shí)間的意義在于人們所選擇和控制的事件選擇和控制的事件o 1. 1.能夠控制的事件能夠控制的事件o 2. 2.不能夠控制的事件不能夠控制的事件什么是時(shí)間管理o 時(shí)間管理的關(guān)鍵是:如何選擇,支配,調(diào)整,駕駛在單位時(shí)間里所做的事情.o 學(xué)習(xí)時(shí)間管理的目的o 怎樣充分地利用時(shí)間來創(chuàng)造最大的價(jià)值o 怎樣判斷哪些是最重要的事件o 怎樣在創(chuàng)造個(gè)人效益和社會(huì)(公司)效益的同時(shí),還能夠享受更加舒適的生活.誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃 o 盡管計(jì)劃的擬定能給我們帶來

3、諸多的好處，但我們大部分同事從來不做或是不重視做計(jì)劃，為什么呢?o 1.因過分強(qiáng)調(diào)“知難行易”而認(rèn)為沒有必要在行動(dòng)之前多做思考； o 2.不做計(jì)劃也能獲得實(shí)效； o 3.不了解做計(jì)劃的好處； o 4.計(jì)劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對計(jì)劃喪失信心； o 5.不知如何做計(jì)劃。 誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃 o我們要步上職業(yè)化的道路，成為一個(gè)強(qiáng)調(diào)實(shí)效性的職業(yè)人士，不應(yīng)該一些原因當(dāng)做工作中的借口，為什么呢？剖析如下： o1.固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)，則有可能養(yǎng)固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)，則有可能養(yǎng)成一種成一種“做了再說做了再說”或或“船到橋頭自然直！船到橋頭自然

4、直！”的僥幸心理的僥幸心理。o2.不做計(jì)劃的人只是消極地應(yīng)付工作，不做計(jì)劃的人只是消極地應(yīng)付工作，他將處于受擺布的地位.o3.由于目標(biāo)中擬定假設(shè)的客觀環(huán)境發(fā)生變動(dòng)，計(jì)劃與事實(shí)常常難以趨于一致，所以我們必須定期審察我們的目標(biāo)與計(jì)劃，做出必要的修正，尋所以我們必須定期審察我們的目標(biāo)與計(jì)劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。找最佳途徑。誤區(qū)之一：工作缺乏計(jì)劃 o 綜上所述，由于我們的工作缺乏計(jì)劃，將導(dǎo)致如下惡果： o 1、目標(biāo)不明確 o 2、沒有進(jìn)行工作歸類的習(xí)慣 o 3、缺乏做事輕重緩急的順序 o 4、沒有時(shí)間分配的原則 誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)o 組織工作不當(dāng)?shù)闹饕w現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： o 1.職責(zé)權(quán)

5、限不清，工作內(nèi)容重復(fù) o 2.事必躬親，親力而為 o 3.溝通不良 o 4.工作時(shí)斷時(shí)續(xù) 誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)o 首先首先，學(xué)會(huì)如何接受請托： o 對于我們每一個(gè)人來說，所面臨的請托可能來自部屬、上司、其他同級管理者、或是組織以外的人士。o 1. 職務(wù)所系而責(zé)無旁貸的；o 2. 雖然也是職務(wù)所系，但請托本身卻是不合時(shí)宜或是不合情理的；o 3. 屬無義務(wù)履行的請托，o 經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類請托。 誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)o “明智地接受請托”的重要性在于：o 第一：“拒絕”是一種“量力”的表現(xiàn)。o 第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。 誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)o 其次其次，學(xué)會(huì)利用

6、資源： o 對于基層人員而言，要善于利用資源，學(xué)會(huì)從相關(guān)的部門或人員手中獲取所需的資料，誤區(qū)之二：組織工作不當(dāng)o 對于管理者而言，他們經(jīng)常容易犯下面的錯(cuò)誤： o 1、擔(dān)心部屬做錯(cuò)事； o 2、擔(dān)心下屬表現(xiàn)太好； o 3、擔(dān)心喪失對下屬的控制； o 4、不愿意放棄得心應(yīng)手的工作； o 5、找不到合適的下屬授權(quán)。 誤區(qū)三：時(shí)間控制不夠 o 我們通常在時(shí)間控制容易陷入下面的陷井： o 1、習(xí)慣拖延時(shí)間o 2、不擅處理不速之客的打擾。o 3、不擅處理無端電話的打擾。 o 4、泛濫的“會(huì)議病”困擾。誤區(qū)四：整理整頓不足 o “雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”誤區(qū)四：整理整頓不足o快速地解答以下十二個(gè)問題。如

7、你無法即刻對某些題目提供確切的答案，則請?jiān)陬}目前打問號“？”。 o1、訂購下個(gè)月辦公用品后所取得的明細(xì)。 o2、流覽一些書籍，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀。 o3、來自上司,同事的會(huì)議通知（下周一舉行會(huì)議）。 o4、外部公司寄來的相關(guān)資料。 o5、部屬交來的（或是你個(gè)人的）一份用于準(zhǔn)備下一個(gè)月工作報(bào)告的有關(guān)資料。 o6、一封需要盡快回復(fù)的信，但你必須先打數(shù)次電話才能回復(fù)。 o7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話號碼的E-mail。 o8、組織內(nèi)其它平行部門的來函，要求取得你的部門的技術(shù)或市場信息。 o9、某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認(rèn)為其中一、兩本書也許值得訂購，

8、但你無法確定是否真正值得訂購。 o10、客戶寄來的一封投訴信。 o11、人事部門發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。 o12、提醒自己下個(gè)月及早準(zhǔn)備財(cái)務(wù)預(yù)算的備忘錄。 誤區(qū)五：進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng) o 我們經(jīng)常說到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時(shí)間白白流逝而毫無悔痛之意，最根本的原因就是他個(gè)人缺乏進(jìn)取缺乏進(jìn)取意識(shí)意識(shí).o 1.個(gè)人的消極態(tài)度 o 2.做事拖拉，找借口不干工作 o 3.唏噓不已，做白日夢 o 3.工作中閑聊 o 昨天是一張已被注銷的支票， o 明天是一張尚未到期的本票， o 今天則是隨時(shí)可運(yùn)用的現(xiàn)金。請善用它！時(shí)間管理的六項(xiàng)基本原則o 1、明確目標(biāo) o 2、有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行

9、工作 o 3、分清工作的輕重緩急 o 4、合理地分配時(shí)間 o 5、與別人的時(shí)間取得協(xié)作 o 6、制定規(guī)則、遵守紀(jì)律 原則之一：明確目標(biāo) o 1. 1.目標(biāo)刺激我們奮勇向上目標(biāo)刺激我們奮勇向上 原則之一：明確目標(biāo)o 我們認(rèn)為在選擇或制定目標(biāo)時(shí)應(yīng)考慮兩個(gè)方面：一是目標(biāo)要符合自己的價(jià)值觀，二是要了解自己目前的狀況。 o 原則之一：明確目標(biāo)o 2.如何制定目標(biāo)o 具體的（specific） o 可衡量的（measurable） o 可達(dá)到的（attainable） o 相關(guān)的（relevant） o 基于時(shí)間的（time-based） 原則之二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作 o 所謂有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工

10、作，就是把目標(biāo)正確就是把目標(biāo)正確地分解成工作計(jì)劃，通過采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，地分解成工作計(jì)劃，通過采取適當(dāng)?shù)牟襟E和方法，最終達(dá)成有效的結(jié)果。最終達(dá)成有效的結(jié)果。通常會(huì)體現(xiàn)在以下五個(gè)方面： o 1、將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類整理。 o 2、將整理好有各類事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。 o 3、按排列順序進(jìn)行處理。 o 4、為制定上述方案需要安排一個(gè)考慮的時(shí)間。 o 5、由于工作能夠有計(jì)劃地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些工作應(yīng)該按什么次序進(jìn)行，有哪些是可以同時(shí)進(jìn)行的工作。 原則之二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作o 究竟該怎樣做計(jì)劃呢？o 1、確立目標(biāo)； o 2、探尋完成目標(biāo)的各種途徑； o 3、選定最佳的完成

11、方式； o 4、將最佳途徑轉(zhuǎn)化成月/周/日的工作事項(xiàng)； o 5、編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行； o 6、定期檢查目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)性以及完成目標(biāo)的最佳途徑的可行性。 原則之二：有計(jì)劃、有組織地進(jìn)行工作o 有了計(jì)劃，就必須有行動(dòng)。行動(dòng)是一件了不起的事，我們請大家記?。?o 1、切實(shí)實(shí)行你的計(jì)劃和創(chuàng)意，以便發(fā)揮它的價(jià)值。 o 2、實(shí)行時(shí)心理要平靜，估計(jì)困難、做好準(zhǔn)備、及時(shí)調(diào)整。 原則之三：分清工作的輕重緩急 請看下面的行事次序，看看你自己平時(shí)喜好用哪種方式？ o1、先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。 o2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 o3、先做容易的做，然后再做難做的事。 o4、先做只需

12、花費(fèi)少量時(shí)間即可做好的事，然后再做需要花費(fèi)大量時(shí)間才能做好的事。 o5、先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。 o6、先做已排定時(shí)間的事，然后再做未經(jīng)排定時(shí)間的事。 o7、先做經(jīng)過籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。 o8、先做別人的事，然后再做自己的事。 o9、先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。 o10、先做有趣的事，再做枯燥的事。 o11、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。 o12、先做自己所尊敬的人或與自己關(guān)系密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。 o13、先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。 時(shí)間矩陣 第一象限文化o 這一

13、象限的事情是緊急而重要的事情，是一定要優(yōu)先去做的事情。第二象限文化第二象限文化o 在四個(gè)時(shí)間象限中，最有價(jià)值的象限就是第二象限，也就是那些不緊急但重要的事情，而這些事情往往被人們所忽視。o 未雨綢繆是對第二象限事件管理的形象描述o 制定計(jì)劃的目的是把那些重要而不緊急的事情，按部就班地高效完成。原則之四：合理地安排時(shí)間o 80/20原理對我們的一個(gè)重要啟示便是：避免將時(shí)間花在瑣碎的多數(shù)問題上，因?yàn)榫退隳慊?0%的時(shí)間，你也只能取得20%的成效。o 掌握重點(diǎn)可以讓你的工作計(jì)劃不致偏差。原則之五：與別人的時(shí)間取得協(xié)作 o 任何人類的組織，不論大小，都有其周而復(fù)始的節(jié)奏性、周期性；而我們作為社會(huì)或是

14、團(tuán)體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發(fā)生必然的聯(lián)系。在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時(shí)間安排，也就是說要與別人的時(shí)間取得協(xié)作。 原則之六：制定規(guī)則、遵守紀(jì)律 o 制定規(guī)則、遵守紀(jì)律的核心主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面： o 1、在進(jìn)行工作的時(shí)候，一定要念念不忘這個(gè)工作應(yīng)于何時(shí)截止。 o 2、即使外部沒有規(guī)定截止的日期，自己也要樹立一個(gè)何時(shí)完成的目標(biāo)。 o 3、由于不得已原因而不能按期完成時(shí)，一定要提前和相關(guān)部門取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內(nèi)。如何制定計(jì)劃事先的了解： o 1 、所在部門的業(yè)務(wù)定位 o 2 、所在崗位的業(yè)務(wù)定位 o 3 、上級主管的業(yè)務(wù)目標(biāo) o 4 、上級主管對你的期望和要

15、求 o 5 、與其它相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系 如何制定計(jì)劃遵循5W2H原則 o Why: 為什么要做這項(xiàng)任務(wù)，對工作目標(biāo)是否有支持 o What： 任務(wù)的內(nèi)容和達(dá)成的目標(biāo) o When： 在什么時(shí)間段進(jìn)行 o Where： 任務(wù)發(fā)生的地點(diǎn) o Who： 哪些人員參加此任務(wù)，由誰負(fù)責(zé) o How to： 用什么方法進(jìn)行 o How much：需要多少成本 如何制定計(jì)劃設(shè)置控制點(diǎn)（milestone）1、在目標(biāo)或任務(wù)中設(shè)置階段性的里程碑，通過檢查，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，對自己難以解決的，還可以獲得同事或領(lǐng)導(dǎo)的支持。 2、堅(jiān)持工作周記和工作日記，對計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，發(fā)現(xiàn)和糾正各種偏差，同時(shí)對計(jì)劃進(jìn)行

16、調(diào)整和滾動(dòng)。另外，還可以對前期的工作時(shí)間分配進(jìn)行分析，不斷改進(jìn)時(shí)間管理。 干擾的判斷o要排除干擾就需要對干擾與非干擾有所區(qū)分，判斷干擾要從以下幾個(gè)方面入手：o是否經(jīng)常會(huì)有人打擾你的工作o這是判斷干擾是否存在的前提條件，經(jīng)常有人打擾，就有干擾存在。o是否清楚別人打擾你的目的o明白了別人打擾的目的，就能很容易地分清這個(gè)人是來工作，還是來調(diào)侃。o目的、程序、制度是否明確o有了明確的目的、程序、制度就能有效地避免干擾的出現(xiàn)。o緊急突發(fā)狀況是否經(jīng)常出現(xiàn)o緊急突發(fā)狀況并不經(jīng)常出現(xiàn)，如果緊急突發(fā)狀況很多，就要警惕干擾的存在。如何排除干擾o1. 1.來自上司的干擾來自上司的干擾o來自上司的干擾往往是最難控制的

17、，上司的干擾既不能拒絕也不能回避，還必須和顏悅色地把寶貴的時(shí)間讓給他。o讓上司清楚知道你的工作目標(biāo)o通過溝通，通過年度經(jīng)營計(jì)劃，通過一些會(huì)議，一定要很清楚地讓你的上司知道，你的工作是什么。你這一周、這個(gè)月、這個(gè)季度、今年的工作是什么。o上司知道了你的工作才有可能不給你添加干擾你工作的事情。o主動(dòng)地約見你的上司以減少干擾o主動(dòng)約見你的上司，就會(huì)由被動(dòng)變主動(dòng)，避免上司給你添加計(jì)劃外的任務(wù)。減少上司對你的時(shí)間干擾需要做到，依據(jù)對公司的理解制定自己的工作計(jì)劃并讓上司知道這些；主動(dòng)約見上司，讓他理解你的工作。這就是管理上司的文化，我們把它叫做香蕉文化。如何排除干擾o 2. 2.來自同事的干擾來自同事的干

18、擾o （1）雙方應(yīng)事先達(dá)成共識(shí)。你應(yīng)該力求對他們的要求保持熱心、同情以及隨時(shí)愿意加以協(xié)助的態(tài)度，可是，你更應(yīng)該讓他們知道這么做往往會(huì)影響到你的工作效率。 o （2）不要隨意打擾對方。你可以從容地、預(yù)先地與同事聯(lián)系你的要求、時(shí)間等，只有如此，你才有可能獲得相同的回報(bào)。 o （3）想想為什么你的中斷情形無法受控 如何排除干擾o 3. 3.來自下屬的干擾來自下屬的干擾o 下屬的干擾往往會(huì)把你太多的時(shí)間占據(jù)掉，但是，人們往往會(huì)忽視下屬的干擾，原因在于人們認(rèn)為下屬的干擾是天經(jīng)地義的。o 你不妨想想以下有關(guān)解決下屬打擾上司的各項(xiàng)問題： o（1）你是否曾經(jīng)訓(xùn)練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來，然后每天或

19、每星期一次地向你匯報(bào)？ o（2）你是不是盡可能地把集體例會(huì)列為每日/周工作的一部分？ o（3）你是不是每天都會(huì)保留一段固定的時(shí)間，供下屬向你提出問題，同時(shí)在一旦發(fā)覺某些工作日程發(fā)生改變時(shí)，會(huì)告訴對方何時(shí)見面較合適？ o（4）你是不是曾經(jīng)鼓勵(lì)下屬以便條/郵件方式提出問題，而不必親自上門打擾你的工作？ o（5）你是不是立即向下屬回話，使他們不至于認(rèn)為他們必須經(jīng)常打擾你，才能立刻獲得回應(yīng)？ 授權(quán)管理o授權(quán)定義:一個(gè)管理者職責(zé)范圍內(nèi)的任務(wù)或者轉(zhuǎn)移到一個(gè)部屬的身上，與工作托付的同時(shí)，專業(yè)范圍內(nèi)，完成任務(wù)所需要的權(quán)限也應(yīng)當(dāng)一并授權(quán)。o管理者保留并承擔(dān)其管理行為責(zé)任，這是不能授權(quán)的。o授權(quán)是任何工作技術(shù)者以

20、及領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)鍵作為，其直接或間接的好處是很可觀的，授權(quán)幫助領(lǐng)導(dǎo)者自我減輕負(fù)擔(dān)或節(jié)省時(shí)間，去做更重要的任務(wù)。o授權(quán)的規(guī)則 5W1Howhat 什么？owho 誰？oWhy 為什么？oHow 如何？oWhich 用什么？oWhen 何時(shí)？會(huì)議管理項(xiàng) 次原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會(huì)。（2）地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。（3）開會(huì)對象的選擇必須出席會(huì)議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會(huì)議意圖。（5）參會(huì)者的技能參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意

21、，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。（6）會(huì)議的準(zhǔn)備工作開會(huì)前沒有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無成效。（7）開會(huì)的原因、目的和結(jié)果開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無意義、宣告失敗。會(huì)議管理會(huì)議管理o 會(huì)議規(guī)范包含3個(gè)部分：o 1.會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范o 2.固定的會(huì)議流程規(guī)范o 3.會(huì)議規(guī)范本身。會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范o上午8-9點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實(shí)的。o上午9-10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。o上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。o下午3-5點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。這個(gè)時(shí)段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。固定的會(huì)議流程規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范o固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。o（1）一個(gè)中心o一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程。一個(gè)中心包括：o 會(huì)議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)