東莞中小企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制問(wèn)題探討

1、東莞中小企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制問(wèn)題探討摘 要采購(gòu)與付款活動(dòng)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的重要環(huán)節(jié)，建立完善的采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度，保證采購(gòu)業(yè)務(wù)可以循環(huán)有效運(yùn)行，才能使企業(yè)在激烈的市場(chǎng)環(huán)境中取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。中小企業(yè)作為推動(dòng)?xùn)|莞經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要?jiǎng)恿?，但企業(yè)在內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)和執(zhí)行上仍存在明顯的缺陷，采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)更是容易誘發(fā)以次充好，收取回扣，盲目采購(gòu)等行為，制約著企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益的提高。本文結(jié)合東莞實(shí)際情況，綜合分析東莞中小企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的現(xiàn)狀，找出其存在的突出問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：采購(gòu)人員的專業(yè)素質(zhì)不高，授權(quán)審批制度不嚴(yán)格，缺乏采購(gòu)預(yù)算等方面。針對(duì)以上存在的問(wèn)題，本文從東莞中小企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，提出東莞中小

2、企業(yè)應(yīng)注重人員培養(yǎng)，制定合理的采購(gòu)預(yù)算，加強(qiáng)ERP系統(tǒng)的運(yùn)用等措施，以達(dá)到提高采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的效果，防止欺詐和舞弊行為，推動(dòng)?xùn)|莞中小企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。關(guān)鍵詞 中小企業(yè) 采購(gòu)與付款 內(nèi)部控制 授權(quán)審批 AbstractProcurement and payment is an important link in the production and operation. Companies establish and perfect the internal control system, ensure the procurement operations can be recycled ef

3、fectively, and obtain the competitive advantage in the fierce market environment. The SMEs as an important driving force for the development of Dongguan, but there are obvious defects of recognition and execution in internal control system. Procurement and payment is easy to induce the shoddy, kickb

4、acks, blind purchase, increasing the cost of the companies, which hinder the operating efficiency. The paper combine with the actual situation to analysis procurement and payment internal control problem of the SMEs in Dongguan, and find the highlight problems, including the professional quality not

5、 high, Authorized approval system not strictly, and lack the procurement budget. For above exists of problem, the paper from reality departure of Dongguan SMEs to suggest focusing on personnel training, setting reasonable procurement budgets, and strengthen the application of ERP system. Its benefic

6、ial to improve effectiveness of internal control, and prevent the fraud is of profound to improve the economic benefits of the SMEs in Dongguan.Keywords： Small and medium-sized enterprises procurement and payment Internal control Authorized approval目 錄一、引言1（一）選題背景1（二）研究意義1（三）研究方法2（四）研究?jī)?nèi)容2二、東莞中小企業(yè)采購(gòu)與

7、付款內(nèi)部控制的現(xiàn)狀2（一）調(diào)查對(duì)象的簡(jiǎn)單介紹3（二）東莞中小企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的現(xiàn)狀3三、東莞中小企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制存在的問(wèn)題5（一）企業(yè)采購(gòu)人員缺乏一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能5（二）企業(yè)缺乏明確的采購(gòu)預(yù)算6（三）企業(yè)缺乏對(duì)供應(yīng)商的統(tǒng)一跟蹤管理6（四）企業(yè)沒(méi)有落實(shí)采購(gòu)授權(quán)審批制度7（五）企業(yè)采購(gòu)驗(yàn)收不規(guī)范，付款管理不嚴(yán)7四、東莞中小企業(yè)完善采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的對(duì)策8（一）重視企業(yè)員工專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)8（二）加強(qiáng)ERP管理系統(tǒng)的使用，優(yōu)化采購(gòu)管理9（三）加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)雙方共贏10（四) 落實(shí)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)審批制度10（五）規(guī)范企業(yè)驗(yàn)收與付款處理流程11五、結(jié)束語(yǔ)

8、12參考文獻(xiàn)：13附 錄14致謝18一、引言（一）選題背景經(jīng)過(guò)了30多年的改革開(kāi)放，在外向型經(jīng)濟(jì)的帶動(dòng)下，東莞經(jīng)濟(jì)正蓬勃發(fā)展，其中東莞中小企業(yè)成為一個(gè)最具活力的經(jīng)濟(jì)群體，為社會(huì)創(chuàng)造了巨大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，在完善產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，促進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新，緩解就業(yè)壓力，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定等方面扮演著重要的角色。隨著近年來(lái)，東莞提出調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)“雙轉(zhuǎn)型”的目標(biāo)，國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越劇烈，中小企業(yè)管理體制傳統(tǒng)落后，企業(yè)管理者的素質(zhì)不高，原材料的價(jià)格上升，經(jīng)營(yíng)成本不斷攀升等問(wèn)題與企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展不相適應(yīng)，東莞中小企業(yè)面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。企業(yè)要清晰認(rèn)識(shí)到企業(yè)自身管理體制存在的不足，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)，提高企業(yè)資本的利用

9、率，規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，才能提高東莞中小企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得優(yōu)勢(shì)。（二）研究意義在經(jīng)濟(jì)全球化的大環(huán)境下，東莞中小企業(yè)要保持長(zhǎng)期持續(xù)發(fā)展，有效的內(nèi)部控制，優(yōu)化的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)流程，成為增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的后盾。中小企業(yè)要順應(yīng)市場(chǎng)的變化發(fā)展，在組織結(jié)構(gòu)，崗位設(shè)置，權(quán)責(zé)分配，業(yè)務(wù)流程等方面改善企業(yè)內(nèi)部管理，降低企業(yè)的管理成本，整合內(nèi)外資源，增強(qiáng)企業(yè)的社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)力。采購(gòu)業(yè)務(wù)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的首要環(huán)節(jié)，采購(gòu)成本與采購(gòu)質(zhì)量直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)起至關(guān)重要的作用。東莞中小企業(yè)加強(qiáng)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制，嚴(yán)格做好不同職位的相互監(jiān)督和制約，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的預(yù)算，請(qǐng)購(gòu)，審批，采購(gòu)，驗(yàn)收，付款等環(huán)節(jié)

10、的管理，保護(hù)企業(yè)的財(cái)產(chǎn)安全，防止采購(gòu)成本過(guò)高，個(gè)人腐敗等問(wèn)題，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策服務(wù)提供真實(shí)可靠的會(huì)計(jì)信息。因此，如何加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制，提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益成為一個(gè)研究的焦點(diǎn)，中小企業(yè)必須建立完善的采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度，對(duì)采購(gòu)與付款流程加以規(guī)范和控制，將控制程序真正落實(shí)到企業(yè)管理當(dāng)中。（三）研究方法本文采用的研究方法主要有兩種：文獻(xiàn)分析法和訪談法，具體如下：1.文獻(xiàn)分析法。通過(guò)新聞期刊和網(wǎng)絡(luò)媒體了解東莞中小企業(yè)的現(xiàn)狀，對(duì)與采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的相關(guān)學(xué)術(shù)論文、期刊、書(shū)籍等資料進(jìn)行收集整理，了解企業(yè)內(nèi)部控制制度的發(fā)展背景，總結(jié)企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的基本原理，闡述企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的重要

11、性，最后提出加強(qiáng)采購(gòu)內(nèi)部控制的措施，參考文獻(xiàn)對(duì)本文起理論指導(dǎo)的作用，為深入理解企業(yè)內(nèi)部控制提供了知識(shí)基礎(chǔ)。 2.訪談法。本文的訪談研究對(duì)象為東莞部分中小企業(yè)，通過(guò)對(duì)企業(yè)管理人員，采購(gòu)人員，財(cái)務(wù)人員等相關(guān)工作人員進(jìn)行咨詢調(diào)查，了解他們對(duì)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的意識(shí)強(qiáng)弱，具體分析中小企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)其內(nèi)部控制環(huán)節(jié)存在的缺陷。（四）研究?jī)?nèi)容本文的研究?jī)?nèi)容是對(duì)東莞部分中小企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查分析，選取了幾家東莞中小企業(yè)為例，分析企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)控的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)無(wú)論是崗位的責(zé)任意識(shí)或授權(quán)審批制度，還是在供應(yīng)商的管理上都存在的一些缺陷。所以，本文對(duì)中小企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部

12、控制存在的問(wèn)題進(jìn)行深入探討，并提出相應(yīng)的可行性對(duì)策，希望為存在同樣問(wèn)題的東莞中小企業(yè)一個(gè)參考。本文的具體如下：1、東莞中小企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的現(xiàn)狀 2、東莞中小企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制存在的問(wèn)題 3、完善東莞中小企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的措施。二、東莞中小企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的現(xiàn)狀本文為深入探討東莞中小企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制，選擇了四家東莞中小企進(jìn)行調(diào)查研究，分別是東莞市森海家具實(shí)業(yè)有限公司，東莞市湘楠竹木制品有限公司，東莞卓瑞紙箱有限公司，東莞市明雅服裝廠，原因是：這四家企業(yè)都是以生產(chǎn)加工為主要的經(jīng)營(yíng)形式，而且經(jīng)營(yíng)時(shí)間都在10年以上，具備有一定的生產(chǎn)規(guī)模，所以，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和內(nèi)部管理應(yīng)該比

13、較穩(wěn)定，調(diào)查結(jié)果才具備現(xiàn)實(shí)價(jià)值。（一）調(diào)查對(duì)象的簡(jiǎn)單介紹（1）東莞市森海家具實(shí)業(yè)有限公司是一家臺(tái)資企業(yè)，1992年進(jìn)駐東莞厚街，專業(yè)生產(chǎn)民用及酒店家具，占地面積近15000平方米，企業(yè)員工約400人，生產(chǎn)的家具產(chǎn)品主要是外銷出口。（2）東莞市湘楠竹木制品有限公司是一家以生產(chǎn)加工竹家具，竹工藝品，竹編織品，竹簡(jiǎn)等為主的制造商，自1999年在東莞厚街成立，占地面積近6000平方米，現(xiàn)有員工約230人，其生產(chǎn)的產(chǎn)品或半成品主要是內(nèi)銷。（3）東莞卓瑞紙箱有限公司是專門(mén)從事設(shè)計(jì)，生產(chǎn)和銷售紙箱的中小企業(yè)，2001年在東莞道滘成立，占地地面積近4200平方米，現(xiàn)有員工約110人，主要生產(chǎn)紙箱、紙板，紙盒，

14、彩盒等包裝制品。（4）東莞市明雅服裝廠是一家小型的服裝生產(chǎn)企業(yè)，1997年在東莞茶山鎮(zhèn)成立，企業(yè)的占地面積約1600平方米，企業(yè)在職員工約80人，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)都比較穩(wěn)定。（二）東莞中小企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的現(xiàn)狀1企業(yè)采購(gòu)人員的專業(yè)技能水平普遍偏低 通過(guò)對(duì)企業(yè)管理者和采購(gòu)人員的訪談，發(fā)現(xiàn)只有東莞市湘楠竹木制品有限公司的采購(gòu)人員是屬于外聘，其余三家企業(yè)的采購(gòu)主管或采購(gòu)人員都存在任人唯親的現(xiàn)象。企業(yè)管理者表示：采購(gòu)部門(mén)每天與金錢(qián)、物資打交道，一般都聘用自己信得過(guò)的人從事采購(gòu)工作，自然就會(huì)優(yōu)先選擇自己的親信，感覺(jué)更加可靠。當(dāng)問(wèn)到：采購(gòu)人員是否具備采購(gòu)供應(yīng)鏈相關(guān)的知識(shí)背景，普遍表示，采購(gòu)人員沒(méi)有接受

15、過(guò)相關(guān)的教育，主要是加入企業(yè)之后才熟悉采購(gòu)工作，采購(gòu)工作的學(xué)問(wèn)不高，原材料處于供大于求的狀態(tài)，最重要的是選擇價(jià)格更低的物料來(lái)源。2企業(yè)采購(gòu)的審批授權(quán)的流程簡(jiǎn)單中小企業(yè)大多數(shù)為民營(yíng)或私營(yíng)企業(yè)，管理層級(jí)簡(jiǎn)單，東莞卓瑞紙箱有限公司的采購(gòu)人員表示：企業(yè)采購(gòu)的物料主要是各型號(hào)的紙漿和紙張，每月采購(gòu)原材料的金額約50萬(wàn)，企業(yè)的審批流程比較簡(jiǎn)單，也介于是家族式經(jīng)營(yíng)，一般生產(chǎn)部門(mén)提出請(qǐng)購(gòu)需求，采購(gòu)部門(mén)確定供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格就可以制成采購(gòu)表，交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施，一般請(qǐng)購(gòu)都能順利通過(guò)。企業(yè)曾經(jīng)出現(xiàn)采購(gòu)過(guò)量的情況，也沒(méi)有人會(huì)追究責(zé)任，同型號(hào)的紙漿只能留到下次使用，但要承擔(dān)紙漿變質(zhì)的風(fēng)險(xiǎn)。東莞市明雅服裝廠的采購(gòu)人員

16、提到，服裝制造業(yè)涉及到各種各樣的針線，拉鏈，紐扣等低值材料，由于材料價(jià)值低，種類零散，偶爾發(fā)生采購(gòu)不及時(shí)的情況，一旦在生產(chǎn)領(lǐng)用時(shí)發(fā)現(xiàn)材料短缺，生產(chǎn)部門(mén)甚至可以先口頭通知采購(gòu)部門(mén)緊急采辦，采購(gòu)好的物資也可以直接搬運(yùn)到生產(chǎn)車間，采購(gòu)單據(jù)由生產(chǎn)部門(mén)確認(rèn)簽名就可以送到財(cái)務(wù)報(bào)銷，可見(jiàn)，企業(yè)的采購(gòu)審批流程不規(guī)范。3企業(yè)基本上按照訂單批量組織采購(gòu)中小企業(yè)的經(jīng)營(yíng)規(guī)模較少，為了減少原材料積壓和占用流動(dòng)資金的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)一般是根據(jù)訂單批量組織采購(gòu)和生產(chǎn)，而缺乏準(zhǔn)確的采購(gòu)預(yù)算。如東莞市明雅服裝廠，企業(yè)只有短期預(yù)算，零散采購(gòu)使采購(gòu)的價(jià)格比規(guī)模采購(gòu)的價(jià)格要高，有時(shí)訂購(gòu)的物料沒(méi)有及時(shí)到貨，企業(yè)還要臨時(shí)以較高的價(jià)格購(gòu)買一批物

17、料作為補(bǔ)充。所以，隨著原材料和人力成本的增加，服裝的外銷環(huán)境改變，服裝制造業(yè)的盈利能力大大降低，2013年的凈利潤(rùn)率只有6%左右，企業(yè)面臨著經(jīng)營(yíng)困難等問(wèn)題。東莞市湘楠竹木制品有限公司的人員介紹，企業(yè)采購(gòu)的物料主要竹料，木皮，人造板材，涂料等，由于作為主要原材料的竹料屬天然材料，企業(yè)為了降低采購(gòu)的運(yùn)輸成本，通常都是批量采購(gòu)，企業(yè)時(shí)常有大量待領(lǐng)用竹料儲(chǔ)存在倉(cāng)庫(kù)，所以企業(yè)基本上沒(méi)有采購(gòu)預(yù)算，只是根據(jù)庫(kù)存量和訂單批量決定采購(gòu)的時(shí)間和數(shù)量。4企業(yè)很少利用信息技術(shù)對(duì)采購(gòu)進(jìn)行管理在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，中小企業(yè)對(duì)采購(gòu)信息的管理還停留在半手工記錄狀態(tài)， 四家企業(yè)都沒(méi)有引進(jìn)ERP管理系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)管理。受訪企業(yè)表示，企業(yè)

18、一般都比較重視會(huì)計(jì)電算化，但是對(duì)于采購(gòu)，存貨這些環(huán)節(jié)還沒(méi)有引用管理系統(tǒng)，采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)訂單跟蹤等都需要人工記錄，對(duì)供應(yīng)商也沒(méi)有建立完善的管理檔案。東莞市森海家具實(shí)業(yè)有限公司和東莞市明雅服裝廠的采購(gòu)人員都表示：企業(yè)生產(chǎn)涉及的原材料比較多，單靠手工記錄很難系統(tǒng)地做出采購(gòu)預(yù)算，進(jìn)行訂單跟蹤和建立供應(yīng)商檔案，所以企業(yè)為了避免停工待料，對(duì)于一些固定使用的物料更偏向于提前采購(gòu)?？梢?jiàn)，落后的采購(gòu)信息管理方式使企業(yè)缺乏高效的采購(gòu)管理，在一定程度上影響了企業(yè)的營(yíng)運(yùn)效率。5企業(yè)安排倉(cāng)管人員驗(yàn)收，付款環(huán)節(jié)存在漏洞在走訪調(diào)查的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，只有東莞市森海家具實(shí)業(yè)有限公司對(duì)其購(gòu)進(jìn)的木皮，木方，夾板，涂料等重要原

19、材料安排了專業(yè)的驗(yàn)收人員，其他企業(yè)都由倉(cāng)管人員直接驗(yàn)收入庫(kù)。其中，東莞卓瑞紙箱有限公司的采購(gòu)人員提到：企業(yè)的經(jīng)營(yíng)規(guī)模不大，為了簡(jiǎn)化人員配置，由倉(cāng)庫(kù)人員兼任驗(yàn)收工作，并了解到企業(yè)的倉(cāng)管人員主要是核對(duì)采購(gòu)物資的規(guī)格和數(shù)量，準(zhǔn)確無(wú)誤后就辦理入庫(kù)手續(xù)。在付款環(huán)節(jié)，我們發(fā)現(xiàn)企業(yè)對(duì)于采購(gòu)物資產(chǎn)生的應(yīng)付賬款，基本上都是到最后期限才支付，但是企業(yè)日常的采購(gòu)業(yè)務(wù)較多，如果沒(méi)有對(duì)應(yīng)收應(yīng)付賬款進(jìn)行統(tǒng)一的管理，缺乏對(duì)應(yīng)付賬款賬齡的及時(shí)更新，一旦期末的應(yīng)付賬款金額較大，會(huì)使企業(yè)流動(dòng)資金出現(xiàn)緊缺。三、東莞中小企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制存在的問(wèn)題（一）企業(yè)采購(gòu)人員缺乏一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，東莞很多中小企業(yè)都存在

20、家族式經(jīng)營(yíng)的問(wèn)題，企業(yè)的財(cái)務(wù)，采購(gòu)等重要崗位都由企業(yè)老板或管理者的家屬擔(dān)任，存在任人唯親的現(xiàn)象，因此，采購(gòu)人員本身可能并不具備采購(gòu)的專業(yè)技能，上崗前沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)其負(fù)責(zé)采購(gòu)的材料規(guī)格和質(zhì)量判斷標(biāo)準(zhǔn)不熟悉，缺乏對(duì)生產(chǎn)工藝的認(rèn)知，導(dǎo)致采購(gòu)人員選擇供應(yīng)商的時(shí)候，根本無(wú)法合理分析產(chǎn)品成本的構(gòu)成，往往只是橫向比較采購(gòu)材料的價(jià)格，用采購(gòu)價(jià)格作為選擇供應(yīng)商的唯一標(biāo)準(zhǔn)，忽視了企業(yè)對(duì)采購(gòu)物資的真實(shí)要求。同時(shí)，采購(gòu)人員在物資采購(gòu)時(shí)可能因缺乏詢價(jià)技巧，而不能獲得供應(yīng)商的底價(jià)，使企業(yè)的生產(chǎn)成本增加。另一方面，企業(yè)采購(gòu)人員缺乏采購(gòu)跟蹤、供應(yīng)商管理系統(tǒng)的專業(yè)理念，企業(yè)采購(gòu)方式主要以電話詢價(jià)采購(gòu)，親赴廠家采購(gòu)為主

21、，運(yùn)用現(xiàn)代化電子商務(wù)、招標(biāo)采購(gòu)等采購(gòu)方式的較少。在東莞中小企業(yè)內(nèi)部控制制度不健全的情況下，中小企業(yè)采購(gòu)人員的素質(zhì)參差不齊，自身的采購(gòu)技能存在缺陷，內(nèi)部控制意識(shí)較弱，執(zhí)行部分采購(gòu)程序流于形式，這成為采購(gòu)物料的價(jià)格和質(zhì)量不穩(wěn)定，采購(gòu)成本高的主要因素之一，長(zhǎng)期影響東莞中小企業(yè)的發(fā)展。（二）企業(yè)缺乏明確的采購(gòu)預(yù)算采購(gòu)預(yù)算是指采購(gòu)部門(mén)按照一定的生產(chǎn)計(jì)劃，編制年度、季度或月度的材料采購(gòu)的用款計(jì)劃，提前做好采購(gòu)和生產(chǎn)的預(yù)算，合理協(xié)調(diào)企業(yè)各職能部門(mén)的有限資源，可以保障企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃順利進(jìn)行，提高資源的分配效率。通過(guò)企業(yè)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，如服裝廠，紙箱廠，家具廠等以制造加工為主的中小企業(yè)，采購(gòu)支出的比重大，投入的資金較

22、多，一般物料的采購(gòu)成本占銷售價(jià)格的50%以上，制定合理的采購(gòu)預(yù)算對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)有著重要的作用。但是，在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)東莞市湘楠竹木制品有限公司以前從未制定采購(gòu)預(yù)算，由于每次基本上都是定額批量訂貨，曾經(jīng)因?yàn)樯a(chǎn)訂單的增加，采購(gòu)部門(mén)與生產(chǎn)部門(mén)的負(fù)責(zé)人沒(méi)有做好及時(shí)的溝通，導(dǎo)致生產(chǎn)用的木皮缺貨，出現(xiàn)停工待料的情況，最后不能按時(shí)交貨，對(duì)企業(yè)的信譽(yù)及形象造成一定的消極影響。中小企業(yè)在采購(gòu)前缺乏對(duì)采購(gòu)需求量和價(jià)格的綜合分析，缺乏周密的采購(gòu)付款計(jì)劃，企業(yè)不能合理地預(yù)計(jì)每次材料采購(gòu)的數(shù)量，影響了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。若企業(yè)采購(gòu)不及時(shí)，物資供應(yīng)被迫中斷，影響企業(yè)的生產(chǎn)進(jìn)度，導(dǎo)致企業(yè)無(wú)法準(zhǔn)時(shí)交貨，加大了企業(yè)違約賠償?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，

23、企業(yè)每次采購(gòu)的批量少，但次數(shù)多，將加大企業(yè)承擔(dān)的運(yùn)輸成本，而且零散的采購(gòu)難以獲得供應(yīng)商的優(yōu)惠價(jià)格，采購(gòu)成本增加，最終增加產(chǎn)品的成本，企業(yè)將失去產(chǎn)品在價(jià)格上的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。若企業(yè)一次性采購(gòu)的大量的物資，將增加企業(yè)的倉(cāng)儲(chǔ)成本，大量的存貨占用企業(yè)流動(dòng)資金，所以，中小企業(yè)事前制定明確的采購(gòu)預(yù)算是十分重要的。（三）企業(yè)缺乏對(duì)供應(yīng)商的統(tǒng)一跟蹤管理供應(yīng)商管理是企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)需求選擇適合的物料供應(yīng)方，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查，選擇，開(kāi)發(fā)，合作和控制的綜合過(guò)程。企業(yè)要對(duì)供應(yīng)商的基本信息進(jìn)行系統(tǒng)的組織與維護(hù)，包括對(duì)供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格和信譽(yù)等信息進(jìn)行整理，建立供應(yīng)商管理檔案，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和控制。但

24、是，在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，東莞中小企業(yè)普遍缺乏完善的供應(yīng)商管理制度，為企業(yè)生產(chǎn)提供原材料的供應(yīng)商都相當(dāng)固定，每次采購(gòu)只是與供應(yīng)商協(xié)定交易的數(shù)量和金額，在企業(yè)采購(gòu)的物料沒(méi)有出現(xiàn)重大問(wèn)題的情況下，企業(yè)很少會(huì)考慮其他的供應(yīng)商。東莞市森海家具實(shí)業(yè)有限公司的采購(gòu)人員就稱，在金融海嘯期間，曾經(jīng)與森海家具合作多年的木皮供應(yīng)商因經(jīng)營(yíng)不善，在毫無(wú)征兆的情況下終止?fàn)I業(yè)，倒閉使森海家具連預(yù)付的部分訂金也無(wú)法追回，使企業(yè)的利益受到直接的損失。 現(xiàn)在，不少的中小企業(yè)依然沒(méi)有對(duì)供應(yīng)商管理體系給予高度的重視，對(duì)供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的調(diào)查和關(guān)注，企業(yè)缺乏對(duì)供應(yīng)商的跟蹤管理。此外，采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商的合作關(guān)系問(wèn)題還是相當(dāng)敏感，企

25、業(yè)缺乏完善的采購(gòu)內(nèi)部控制制度，不能及時(shí)掌握各供應(yīng)商的信譽(yù)情況，供應(yīng)商與企業(yè)合作的時(shí)間越長(zhǎng)，與采購(gòu)人員越熟悉，就越容易誘發(fā)采購(gòu)人員與供應(yīng)商相互勾結(jié)，以次充好，謀取個(gè)人利益的舞弊行為，直接損害公司的利益。（四）企業(yè)沒(méi)有落實(shí)采購(gòu)授權(quán)審批制度采購(gòu)授權(quán)審批是建立在崗位分工的基礎(chǔ)上，由企業(yè)的上級(jí)管理者明確規(guī)定，各負(fù)責(zé)人及采購(gòu)員的業(yè)務(wù)處理權(quán)限和職責(zé)范圍，部門(mén)負(fù)責(zé)人要對(duì)請(qǐng)購(gòu)單，貨款審批表，付款通知單等單據(jù)進(jìn)行授權(quán)審批，并承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和法律責(zé)任。授權(quán)審批制度本應(yīng)是權(quán)力制衡的一個(gè)有效手段，但經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，如東莞市明雅服裝廠，東莞卓瑞紙箱有限公司這樣的中小企業(yè)，其授權(quán)審批制度多數(shù)只是流于形式，實(shí)際上形同虛設(shè)。不

26、少管理者認(rèn)為中小企業(yè)的規(guī)模有限，過(guò)于嚴(yán)密的授權(quán)審批程序反而會(huì)影響企業(yè)的運(yùn)作效率，對(duì)于家族式經(jīng)營(yíng)的企業(yè)，即使部分其他職位的人員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，也會(huì)礙于家族關(guān)系避免沖突而批準(zhǔn)采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行，這給采購(gòu)管理工作帶來(lái)了較大的障礙。部分中小企業(yè)沒(méi)有真正貫徹落實(shí)授權(quán)審批制度，主要原因是企業(yè)的管理人員缺乏規(guī)范和監(jiān)督意識(shí)，缺乏必要的內(nèi)部控制管理程序，甚至有的中小企業(yè)存在口頭形式授權(quán)審批，越權(quán)審批，自己請(qǐng)購(gòu)自己審批等現(xiàn)象，缺乏明確的簽字審批，隨意性較大，容易被惡性修改，增加了采購(gòu)人員的主動(dòng)性，采購(gòu)授權(quán)和審批制度變得流于形式。當(dāng)企業(yè)沒(méi)有相應(yīng)的采購(gòu)付款考核機(jī)制的情況下，企業(yè)采購(gòu)人員的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，采購(gòu)人員容易基于自身利益的考

27、慮，在采購(gòu)過(guò)程中購(gòu)買質(zhì)量低劣的材料，掙取差價(jià)，從中套取企業(yè)的資金財(cái)產(chǎn)和物資，從而損壞了企業(yè)的利益。（五）企業(yè)采購(gòu)驗(yàn)收不規(guī)范，付款管理不嚴(yán)原材料是直接影響產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵要素，把握好物資的購(gòu)進(jìn)、驗(yàn)收與保管是企業(yè)尤其值得關(guān)注的內(nèi)容。但是，中小企業(yè)普遍缺乏獨(dú)立專業(yè)的驗(yàn)收人員或質(zhì)檢人員，由于非驗(yàn)收人員不具備物資規(guī)格分類，質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)知識(shí)，使原材料的質(zhì)量得不到有效的保證，直接影響產(chǎn)品的質(zhì)量。中小企業(yè)由于規(guī)模較小，驗(yàn)收環(huán)節(jié)一般沒(méi)有配備專業(yè)驗(yàn)收質(zhì)檢人員。當(dāng)供應(yīng)商把采購(gòu)的材料送達(dá)企業(yè)時(shí)，由倉(cāng)管人員對(duì)材料進(jìn)行簡(jiǎn)單的點(diǎn)算，填寫(xiě)到貨收據(jù)并確認(rèn)簽收，原材料就可以入庫(kù)待領(lǐng)。原材料的質(zhì)量規(guī)格若存在細(xì)節(jié)性問(wèn)題則很

28、難被發(fā)現(xiàn)，物資投入生產(chǎn)后將影響產(chǎn)品的質(zhì)量，所以，規(guī)范驗(yàn)收流程是加強(qiáng)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的重要組成部分。同時(shí)，我們發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的付款環(huán)節(jié)也存在問(wèn)題，在企業(yè)采購(gòu)付款環(huán)節(jié)會(huì)涉及到大量應(yīng)付賬款，企業(yè)為了提高資金的利用率，一般都存在賒購(gòu)的現(xiàn)象，但企業(yè)缺乏對(duì)應(yīng)付賬款的全面管理，應(yīng)付賬款賬齡分析不準(zhǔn)確，使企業(yè)難以合理分配資金，平衡應(yīng)收應(yīng)付款的分配，若企業(yè)期末積累的應(yīng)付賬款較多，企業(yè)會(huì)出現(xiàn)資金短缺的現(xiàn)象，無(wú)法及時(shí)全數(shù)償還貨款，將影響企業(yè)的信譽(yù)和與供應(yīng)商的長(zhǎng)期合作關(guān)系?；蛘?，企業(yè)會(huì)使用短期借款的方式應(yīng)對(duì)暫時(shí)性的資金短缺，但無(wú)疑是增加了企業(yè)的財(cái)務(wù)費(fèi)用，使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本增加。四、東莞中小企業(yè)完善采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的對(duì)策

29、（一）重視企業(yè)員工專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)東莞中小企業(yè)要完善采購(gòu)與付款內(nèi)部控制，首先就要提高勞動(dòng)者的素質(zhì)，端正工作態(tài)度，培養(yǎng)員工的控制意識(shí)，加強(qiáng)員工的業(yè)務(wù)技能，才能進(jìn)一步規(guī)范采購(gòu)與付款活動(dòng)內(nèi)部控制，為企業(yè)提供良好的內(nèi)部控制環(huán)境。1.加強(qiáng)企業(yè)管理者的素質(zhì)企業(yè)管理者的素質(zhì)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制管理工作起指導(dǎo)性作用，企業(yè)應(yīng)該對(duì)中層管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，有計(jì)劃地就企業(yè)的實(shí)際情況強(qiáng)化管理者的內(nèi)部控制意識(shí)，提高其管理知識(shí)和道德水平，使企業(yè)管理者具備全面的管理知識(shí)，才能制定出適合企業(yè)實(shí)際的內(nèi)部控制制度，做好基層管理工作。2.加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)人員的素質(zhì)對(duì)于企業(yè)采購(gòu)人員，企業(yè)應(yīng)該制定一套符合企業(yè)實(shí)際情況的員工管理機(jī)制，包

30、括員工聘用、崗前培訓(xùn)和在職培訓(xùn)、崗位輪換、績(jī)效考核、獎(jiǎng)勵(lì)、晉升、淘汰等內(nèi)容，規(guī)范采購(gòu)人員的擇選標(biāo)準(zhǔn)，充分發(fā)揮人力資源的管理作用。企業(yè)應(yīng)該針對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)存在的缺陷，進(jìn)行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)先進(jìn)管理方法的教育，提高采購(gòu)人員的采購(gòu)專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)。在采購(gòu)人員的安排上，實(shí)行崗位輪換制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)采時(shí)環(huán)節(jié)中存在的問(wèn)題，有利于抑制部分人員的不良動(dòng)機(jī)，防止采購(gòu)人員弄虛作假，欺騙企業(yè)，充分發(fā)揮人才流動(dòng)的有利作用，實(shí)現(xiàn)人力資源的最優(yōu)配置，增強(qiáng)企業(yè)的活力和競(jìng)爭(zhēng)力。中小企業(yè)應(yīng)該定期對(duì)員工進(jìn)行工作業(yè)績(jī)，專業(yè)技能，職業(yè)道德等綜合考核，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，培養(yǎng)員工實(shí)事求是，客觀公正的職業(yè)態(tài)度，深化企業(yè)文化教育，充分激發(fā)采購(gòu)人員的積極

31、性。（二）加強(qiáng)ERP管理系統(tǒng)的使用，優(yōu)化采購(gòu)管理中小企業(yè)應(yīng)該充分利用ERP管理系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行全面的管理，充分考慮成本效益原則，對(duì)企業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)置，有效提高采購(gòu)環(huán)節(jié)的工作效率。企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)的特點(diǎn)設(shè)定一系列的參考數(shù)據(jù)，建立一套符合企業(yè)實(shí)際的采購(gòu)模型，包括采購(gòu)計(jì)劃管理，采購(gòu)訂單管理，供應(yīng)商評(píng)估管理，采購(gòu)收貨管理，形成采購(gòu)進(jìn)度報(bào)表，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行優(yōu)化管理。 顯然，企業(yè)要制定準(zhǔn)確的采購(gòu)預(yù)算，也可以通過(guò)ERP管理系統(tǒng)建立物料需求計(jì)劃模型，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合實(shí)際的生產(chǎn)狀況，庫(kù)存容量和財(cái)務(wù)狀況，對(duì)生產(chǎn)周期，訂貨提前期，訂貨批量，供應(yīng)商，用款計(jì)劃等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，制定出合適的訂貨量和訂貨點(diǎn),系統(tǒng)地對(duì)訂單進(jìn)

32、行及時(shí)的采購(gòu)跟蹤，準(zhǔn)確協(xié)調(diào)好采購(gòu)時(shí)間，采購(gòu)數(shù)量和采購(gòu)資金的平衡，使每次的采購(gòu)活動(dòng)都能夠適應(yīng)企業(yè)的生產(chǎn)需求。所以，企業(yè)建立準(zhǔn)確的采購(gòu)預(yù)算，可以有效協(xié)調(diào)好采購(gòu)，庫(kù)存和財(cái)務(wù)三者的關(guān)系，可以有效避免原材料囤積，減少存儲(chǔ)成本和管理成本，或者因原材料的供應(yīng)不足而停工待料，最大限度地降低采購(gòu)成本，提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。企業(yè)采用ERP管理系統(tǒng)最大限度地適應(yīng)企業(yè)實(shí)際需要，對(duì)完善的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度起重要作用，確保采購(gòu)付款循環(huán)有效運(yùn)轉(zhuǎn)，為企業(yè)提供及時(shí)準(zhǔn)確的采購(gòu)會(huì)計(jì)信息。（三）加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)雙方共贏供應(yīng)商的選擇與確定是采購(gòu)管理控制的重要環(huán)節(jié)，中小企業(yè)應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有的或潛在供應(yīng)商的相關(guān)信息進(jìn)行整理，建立完整

33、的供應(yīng)商檔案，并及時(shí)根據(jù)往來(lái)交易對(duì)供應(yīng)商檔案進(jìn)行更新，可以有計(jì)劃地選擇信譽(yù)較好，服務(wù)水平較高的供應(yīng)商。1.明確供應(yīng)商的選擇機(jī)制中小企業(yè)要有穩(wěn)定的供應(yīng)商，但供應(yīng)商數(shù)量不能太少，若原材料長(zhǎng)期以來(lái)都依靠一家或兩家的供應(yīng)商，采購(gòu)價(jià)格將受到供應(yīng)商的牽制，使企業(yè)的供應(yīng)鏈處于被動(dòng)狀態(tài)，一旦供應(yīng)商的生產(chǎn)供應(yīng)出現(xiàn)問(wèn)題，極有可能影響企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。所以，當(dāng)企業(yè)的業(yè)務(wù)量達(dá)到一定程度，一般可以選擇兩到三家穩(wěn)定的供應(yīng)商同時(shí)供貨，平時(shí)應(yīng)該有意識(shí)地發(fā)展幾家后備供應(yīng)商，通過(guò)評(píng)估供應(yīng)商的綜合能力，挑選出生產(chǎn)工藝較好，供應(yīng)比較穩(wěn)定，價(jià)格公道的供應(yīng)商作為企業(yè)采購(gòu)的優(yōu)先合作對(duì)象，降低采購(gòu)物資的成本，節(jié)約采購(gòu)費(fèi)用，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效

34、益。采購(gòu)人員還可以多參加相關(guān)的原材料展銷會(huì)，關(guān)注原材料的采購(gòu)行情，獲取市場(chǎng)的最新動(dòng)態(tài)，物識(shí)有合作潛力的供應(yīng)商，完善企業(yè)的采購(gòu)內(nèi)部控制，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通。所以，企業(yè)應(yīng)該優(yōu)化供應(yīng)商的準(zhǔn)入環(huán)節(jié)和采購(gòu)跟蹤控制機(jī)制，優(yōu)化原材料采購(gòu)信息和供應(yīng)商檔案信息，完善企業(yè)采購(gòu)渠道管理。2.規(guī)范供應(yīng)商與企業(yè)的交易行為為了防止采購(gòu)人員與供應(yīng)商相互勾結(jié)，企業(yè)除了要加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高勞動(dòng)者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)技能外，還可以與供應(yīng)商制定雙方協(xié)議，以書(shū)面形式規(guī)范供應(yīng)商與采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)往來(lái)行為，供應(yīng)商必須遵守商業(yè)道德，保證買賣雙方交易的公正透明。通過(guò)制定這樣的陽(yáng)光協(xié)議，若供應(yīng)商違反約定，私自與采購(gòu)人員串通損害公司的利益，則企業(yè)可以

35、取消供應(yīng)商的資格。這樣無(wú)論對(duì)內(nèi)部采購(gòu)人員，還是供應(yīng)商都有一定的約束作用，有利于企業(yè)與供應(yīng)商在平等互利的情況下，建立良好的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)雙方共贏。（四) 落實(shí)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)審批制度企業(yè)內(nèi)部控制是企業(yè)自我管理和自我調(diào)整的手段，企業(yè)要保證內(nèi)部控制的執(zhí)行效果，必須落實(shí)授權(quán)審批控制制度，做好企業(yè)內(nèi)部的相互監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理存在的漏洞，防范個(gè)人濫用職權(quán)謀取利益，維護(hù)企業(yè)的利益。采購(gòu)業(yè)務(wù)出現(xiàn)的疏漏很大程度上是由于授權(quán)權(quán)責(zé)混亂，越權(quán)執(zhí)行等行為，導(dǎo)致企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)脫節(jié)，或者采購(gòu)人員可以借機(jī)利用職權(quán)謀取個(gè)人的利益。因此，企業(yè)要落實(shí)采購(gòu)業(yè)務(wù)的審批程序，明確審批人員的權(quán)限和責(zé)任，嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程

36、序和控制措施，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批。采購(gòu)前制定的采購(gòu)預(yù)算要經(jīng)生產(chǎn)部門(mén)，倉(cāng)庫(kù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行逐一審批；生產(chǎn)部門(mén)的請(qǐng)購(gòu)單必須經(jīng)生產(chǎn)部門(mén)主管和企業(yè)負(fù)責(zé)人審批；采購(gòu)單必須經(jīng)生產(chǎn)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)確認(rèn)數(shù)量、金額和合同條款才能辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)；驗(yàn)收入庫(kù)必須由驗(yàn)收人員填寫(xiě)的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，倉(cāng)庫(kù)人員對(duì)入庫(kù)單簽名確認(rèn)，采購(gòu)部門(mén)對(duì)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告進(jìn)行審核；財(cái)務(wù)部門(mén)要認(rèn)真審查請(qǐng)購(gòu)單、入庫(kù)單和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等資料的真實(shí)性、完整性，出納編制請(qǐng)款書(shū)交采購(gòu)部門(mén)，生產(chǎn)部門(mén)，財(cái)務(wù)經(jīng)理逐一審批，金額較大的上交總經(jīng)理簽名；出納編制付款通知書(shū)，由財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字確認(rèn)，才能支付貨款。所以，企業(yè)建立完善的采購(gòu)與付款審批授權(quán)程序，明確生產(chǎn)部門(mén)

37、，采購(gòu)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)，企業(yè)負(fù)責(zé)人等對(duì)采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)預(yù)算，驗(yàn)收付款的審批責(zé)任，可以有效減少企業(yè)人員弄虛作假的個(gè)人舞弊行為，強(qiáng)化各崗位之間的相互牽制。（五）規(guī)范企業(yè)驗(yàn)收與付款處理流程中小企業(yè)必須建立嚴(yán)格的驗(yàn)收制度，企業(yè)應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的驗(yàn)收部門(mén)或指定專業(yè)的驗(yàn)收人員負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作，當(dāng)采購(gòu)的物資送達(dá)企業(yè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)由專業(yè)的驗(yàn)收人員根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單和采購(gòu)合同對(duì)采購(gòu)物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等內(nèi)容進(jìn)行逐一核對(duì)驗(yàn)收，并簽名確認(rèn)出具驗(yàn)收證明，注明采購(gòu)物資的具體情況，驗(yàn)收后的貨物才能入庫(kù)，移交倉(cāng)管人員保管，開(kāi)入庫(kù)單交財(cái)務(wù)部門(mén)，并建立倉(cāng)庫(kù)臺(tái)賬。若驗(yàn)收人員在驗(yàn)收的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)異常，應(yīng)及時(shí)反映給采購(gòu)的負(fù)責(zé)人做出處理措施，通知倉(cāng)庫(kù)人員物

38、料不能入庫(kù)，并書(shū)面匯報(bào)給采購(gòu)部門(mén)和財(cái)務(wù)經(jīng)理，采購(gòu)人員要及時(shí)查明原因，分清責(zé)任，如果物料不合格屬供應(yīng)商責(zé)任，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)商處理，辦理退貨手續(xù)；如果是屬于正常合理?yè)p失的按實(shí)際情況入庫(kù)；如果屬于工作人員的失誤造成損失應(yīng)追究其責(zé)任。采購(gòu)付款是整個(gè)采購(gòu)流程的最后環(huán)節(jié)，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)應(yīng)付賬款的管理，及時(shí)編制和更新應(yīng)付賬款賬齡分析表，定期與供應(yīng)商進(jìn)行應(yīng)付賬款對(duì)賬，雙方就對(duì)賬結(jié)果進(jìn)行書(shū)面的確認(rèn)，有利于財(cái)務(wù)人員明確各供應(yīng)商的應(yīng)付賬款，提前籌措近期需要償還的貨款，避免企業(yè)期末流動(dòng)資金緊缺而占用其它供應(yīng)商的資金，影響企業(yè)與供應(yīng)商的長(zhǎng)期合作。付款前，財(cái)務(wù)部門(mén)要對(duì)采購(gòu)部門(mén)傳來(lái)的付款審批表進(jìn)行認(rèn)真的審核，包括供應(yīng)商

39、的名稱，銀行賬號(hào)，合同金額，付款期限等，對(duì)照發(fā)票，請(qǐng)購(gòu)單、入庫(kù)單和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等憑證，審核無(wú)誤后才能支付貨款。企業(yè)加強(qiáng)應(yīng)付賬款的管理，與供應(yīng)商建立良好的合作伙伴關(guān)系，有利于企業(yè)的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展。五、結(jié)束語(yǔ)在東莞經(jīng)濟(jì)的發(fā)展的過(guò)程中，中小企業(yè)已成為推動(dòng)?xùn)|莞經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展的重要力量，完善企業(yè)內(nèi)部控制是企業(yè)增強(qiáng)自身競(jìng)爭(zhēng)力的必然要求，企業(yè)內(nèi)部控制貫穿企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理與風(fēng)險(xiǎn)控制的全過(guò)程，其中采購(gòu)與付款內(nèi)部控制是一個(gè)重要的組成部分，為企業(yè)的正常經(jīng)營(yíng)及時(shí)提供所需要物資，也可以有效防范采購(gòu)業(yè)務(wù)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。本文結(jié)合內(nèi)部控制相關(guān)理論和東莞中小企業(yè)經(jīng)營(yíng)的特點(diǎn)，通過(guò)調(diào)查研究，對(duì)東莞中小企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)其

40、中存在的問(wèn)題，并為改善部分中小企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制提出相應(yīng)的對(duì)策，幫助企業(yè)提升采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制水平。加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制是一個(gè)不斷完善的過(guò)程，包括提高采購(gòu)人員的專業(yè)技能和素質(zhì)，做好準(zhǔn)確的采購(gòu)預(yù)算，落實(shí)授權(quán)審批制度，完善供應(yīng)商管理，規(guī)范企業(yè)驗(yàn)收與付款流程等，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，充分運(yùn)用采購(gòu)與付款內(nèi)部控制加強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，推動(dòng)中小企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。參考文獻(xiàn)：1 財(cái)政部.企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范M.中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2010，（06）：382 市政府新聞辦.2013年?yáng)|莞經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況OL.聚焦東莞，2013，14-153 任曉靜.采購(gòu)與付款內(nèi)部控制中的問(wèn)題J.合作經(jīng)濟(jì)與科技，.2012，（08）：214 胡

41、志麗.陳向陽(yáng).采購(gòu)付款業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制的研究J.商業(yè)會(huì)計(jì)，2012，（11）：25-265 戴小芳.采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制J.冶金財(cái)會(huì)，2011，（04）：306 安同寶.企業(yè)采購(gòu)與付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制J.現(xiàn)代商業(yè)，2010，（06）：127 黃慧丹.企業(yè)采購(gòu)與付款的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度設(shè)計(jì)J.財(cái)務(wù)分析，2013，（05：7-88 劉瑞啟.中小企業(yè)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制改進(jìn)建議J.財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)，2013，（02）：169 李超.企業(yè)采購(gòu)與付款的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度設(shè)計(jì)J.科技信息，2012，（11）：10-1210劉淑平.淺談企業(yè)內(nèi)部控制制度J.現(xiàn)代企業(yè)管理，2006，（06）：42-4311李春書(shū).企業(yè)內(nèi)部

42、控制流程設(shè)計(jì)與運(yùn)行J.會(huì)計(jì)之友，2010，（09）：2512呂金作.企業(yè)內(nèi)部控制流程設(shè)計(jì)J.現(xiàn)代商業(yè)，2012，（02）：34 13楊承亮.淺析中小企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀、問(wèn)題及對(duì)策J.科技創(chuàng)業(yè)，2010，（04）：13-1514江新庭.對(duì)中小企業(yè)采購(gòu)過(guò)程中內(nèi)部控制的探討J.商業(yè)會(huì)計(jì)，2010，（06）：9-1015張冬季.從完善采購(gòu)控制中看內(nèi)部審計(jì)的作用J.中國(guó)煤田地質(zhì)，2009，（04）：21-2316鄧慧儀.東莞小企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制改善之對(duì)策J.改革與開(kāi)放，2011，（07）：15-1717趙中華.淺談企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的思路J.河北企業(yè)，2012，（05）：2818張靜.中小企業(yè)采購(gòu)成本控

43、制問(wèn)題研究J.物流科技，2013，（04）：21-22附 錄訪談?dòng)涗洠?）：2014年2月27日訪談對(duì)象：東莞市森海家具實(shí)業(yè)有限公司受訪人員：采購(gòu)人員1、 請(qǐng)問(wèn)你在公司工作的時(shí)間有多長(zhǎng)？答：我在這里工作差不多有10年了，剛到東莞就在廠里面工作。2、 企業(yè)日常采購(gòu)的物資主要有哪些？答：主要是各種各樣的木材，板材，木皮，沙發(fā)用的夾棉，玻璃，鋼材，五金零件，金屬裝飾材料，噴漆和涂料等。3、 企業(yè)的采購(gòu)人員是怎樣聘用的，需要具備哪些條件？答：采購(gòu)屬于重要崗位，一般都會(huì)不直接聘用，像我們這些采購(gòu)談價(jià)格的，用外人的很少。4、 追問(wèn)：以前是學(xué)過(guò)采購(gòu)供應(yīng)這方面的知識(shí)嗎？或者參與一些培訓(xùn)？答：我們跟大學(xué)生不一樣

44、，我們那個(gè)年代一早就出來(lái)工作，邊做邊學(xué)。采購(gòu)最重要的是選擇價(jià)格低的供應(yīng)商，同種原材料選擇價(jià)格較低的，企業(yè)才有利潤(rùn)。5、 企業(yè)采購(gòu)的流程是怎樣的？一般要經(jīng)過(guò)哪些部門(mén)審批？答：公司是業(yè)務(wù)部拿到新的訂單，生產(chǎn)部門(mén)要預(yù)計(jì)材料，寫(xiě)一份請(qǐng)購(gòu)單給采購(gòu)部門(mén)，生產(chǎn)經(jīng)理簽字，采購(gòu)部門(mén)按照請(qǐng)購(gòu)單上的采購(gòu)聯(lián)系不同的供應(yīng)商，其實(shí)，基本上經(jīng)常都采購(gòu)的，有的供應(yīng)商都合作好多年了，一般電話詢價(jià)，把采購(gòu)的資料發(fā)給供應(yīng)商報(bào)價(jià)，制定好采購(gòu)表交財(cái)務(wù)經(jīng)理同意，采購(gòu)經(jīng)理跟供應(yīng)商簽定合同，確定好采購(gòu)的數(shù)量，價(jià)格，全部事項(xiàng)按照合同采辦。6、 在采購(gòu)過(guò)程中是怎樣對(duì)采購(gòu)的信息和進(jìn)度進(jìn)行管理？答：基本上，采購(gòu)合同是采購(gòu)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)都用電子存檔和

45、紙質(zhì)檔復(fù)印件，采購(gòu)進(jìn)度和客戶資料都是EXCEL表的電子檔。追問(wèn)：有沒(méi)有使用ERP管理系統(tǒng)記錄采購(gòu)信息答：沒(méi)有，所以，都靠人工記錄，當(dāng)然是用系統(tǒng)更準(zhǔn)確，更科學(xué)。7、 貨物運(yùn)到，由哪個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)驗(yàn)收？答：對(duì)于零散的物料，如鋼材，五金零件，金屬裝飾材料等都是由倉(cāng)管人員登記，直接入庫(kù)，企業(yè)有專業(yè)的驗(yàn)收人員對(duì)木皮，木方，夾板，涂料等重要原材料進(jìn)行驗(yàn)收，有驗(yàn)收單簽名確認(rèn)。訪談?dòng)涗洠?）：2014年3月5日訪談對(duì)象：東莞市湘楠竹木制品有限公司受訪人員：采購(gòu)人員，企業(yè)管理人員1、請(qǐng)問(wèn)你在公司工作的時(shí)間有多長(zhǎng)？答：4年。以前在其他公司也做過(guò)采購(gòu)2年多。2、企業(yè)是怎樣聘用采購(gòu)人員，需要具備哪些條件？答：一般是通過(guò)社

46、會(huì)招聘，在網(wǎng)上招人再面試，最好是以前也有一些家具行業(yè)采購(gòu)工作經(jīng)驗(yàn)的，基本的流程有知道，具體的就進(jìn)廠之后再熟悉。3、企業(yè)日常采購(gòu)的物資主要有哪些？答：公司主要生產(chǎn)竹家具，竹編織品，竹工藝品，原材料主要是木皮，竹料，人造板材，涂料等。4、企業(yè)采購(gòu)的流程是怎樣的？一般要經(jīng)過(guò)哪些部門(mén)審批？答：由于采購(gòu)的物料主要竹料，竹料屬于天然材料，不同批次的竹料都會(huì)有差異，一般都批量采購(gòu)，可以保證同批物料的質(zhì)量相同，運(yùn)輸成本降低，所以采購(gòu)都是生產(chǎn)部門(mén)根據(jù)訂單情況，報(bào)告給采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)員了解庫(kù)存情況，生產(chǎn)部門(mén)填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，與老板協(xié)商，簽字同意采購(gòu)，采購(gòu)員將采購(gòu)信息報(bào)采購(gòu)經(jīng)理審批。采購(gòu)結(jié)束后將發(fā)票和全部單據(jù)交給會(huì)計(jì)部門(mén)。

47、5、在采購(gòu)過(guò)程中是怎樣對(duì)采購(gòu)的信息和進(jìn)度進(jìn)行管理的？答：基本上采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商信息和采購(gòu)進(jìn)是度電子存檔。追問(wèn)：有沒(méi)有使用ERP管理系統(tǒng)記錄采購(gòu)信息/答：沒(méi)有，都靠人工記錄，所以采購(gòu)的審批和記錄肯定沒(méi)有用管理系統(tǒng)那么嚴(yán)謹(jǐn)。6、 每次采購(gòu)是怎樣選擇供應(yīng)商的？答：每一種原材料都有兩到三家的供應(yīng)商可以選擇，但一般都選擇其中一家比較多，長(zhǎng)期合作，一般木皮，竹料的價(jià)格每年浮動(dòng)還是比較大，一般電話詢價(jià)，然后再去供應(yīng)商那里看貨版。7、一般采購(gòu)物料的驗(yàn)收是怎樣進(jìn)行的？答：要看具體情況，貨物運(yùn)到倉(cāng)庫(kù)，如果倉(cāng)庫(kù)人員打電話過(guò)來(lái)請(qǐng)示，采購(gòu)員會(huì)去倉(cāng)庫(kù)外面看看，倉(cāng)庫(kù)管理員清點(diǎn)好數(shù)量，核對(duì)資料無(wú)吳，填一個(gè)入庫(kù)單，要一式三聯(lián)，

48、采購(gòu)員只是監(jiān)督，一般不是自己盤(pán)點(diǎn)的。訪談?dòng)涗洠?）：2014年3月13日訪談對(duì)象：東莞卓瑞紙箱有限公司受訪人員：采購(gòu)人員1、請(qǐng)問(wèn)你在公司工作的時(shí)間有多長(zhǎng)？答：差不多7年。以前是生產(chǎn)部門(mén)的，后來(lái)才做采購(gòu)。2、企業(yè)日常采購(gòu)的物資主要有哪些？答：主要是紙張和紙漿，還有一些封邊裝訂的膠水，印刷染料等。3、企業(yè)的采購(gòu)人員是怎樣聘用的，需要具備哪些條件？答：采購(gòu)，會(huì)計(jì)，出納，客戶管理一般都聘用自己人，采購(gòu)請(qǐng)外面的人跟供應(yīng)商合謀起來(lái)，把價(jià)格提高一點(diǎn)，買價(jià)格低的采購(gòu)，自己拿回扣比工作還多是肯定不行。4、企業(yè)采購(gòu)的流程是怎樣的？一般要經(jīng)過(guò)哪些部門(mén)審批？答：審批的路程很簡(jiǎn)單，生產(chǎn)部門(mén)提出請(qǐng)購(gòu)需求，采購(gòu)部門(mén)確定供應(yīng)

49、商和采購(gòu)價(jià)格制成采購(gòu)表，出納同意支付部分的定金，交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批就可以采購(gòu)。5、在采購(gòu)過(guò)程中是怎樣對(duì)采購(gòu)的信息和進(jìn)度進(jìn)行管理的？答：都是文檔記錄，對(duì)正在進(jìn)行的采購(gòu)進(jìn)度都是EXCEL表的電子檔，對(duì)于已經(jīng)完成的都是打印出來(lái)用文件夾存檔。追問(wèn)：有沒(méi)有使用ERP管理系統(tǒng)記錄采購(gòu)信息/答：沒(méi)有。企業(yè)一般是會(huì)計(jì)才用管理軟件，采購(gòu)，存貨都是人手記錄。6、每次采購(gòu)是怎樣選擇供應(yīng)商的？答：每次采購(gòu)都有穩(wěn)定的供應(yīng)商，只有供應(yīng)商的價(jià)格和質(zhì)量沒(méi)有太多的變化，一個(gè)不會(huì)刻意更變供應(yīng)商。這樣對(duì)供應(yīng)商的情況會(huì)比較熟悉。7、 貨物運(yùn)到，由哪個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)驗(yàn)收？答：都是有倉(cāng)庫(kù)人員驗(yàn)收追問(wèn)：企業(yè)都沒(méi)有專門(mén)的驗(yàn)收人員嗎？答：小企業(yè)沒(méi)有必

50、要請(qǐng)一個(gè)驗(yàn)收人員，要盡量簡(jiǎn)化人手，多招一個(gè)人企業(yè)要出工資，本來(lái)利潤(rùn)就不大，主要是驗(yàn)收紙張和紙漿，還有些零散的材料，有倉(cāng)管和采購(gòu)足夠了，倉(cāng)管員對(duì)照采購(gòu)單核對(duì)好采購(gòu)物資的規(guī)格和數(shù)量，就可以辦理入庫(kù)手續(xù)。訪談?dòng)涗洠?）：2014年3月13日訪談對(duì)象：東莞卓瑞紙箱有限公司受訪人員：財(cái)務(wù)人員1、 企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況如何？ 答：紙箱制造一直都是微利生產(chǎn)，維持在5%左右，但紙張的采購(gòu)價(jià)格卻占銷售價(jià)格的68%。2、 采購(gòu)付款流程是怎樣的？答：采購(gòu)人員要連同請(qǐng)購(gòu)單，采購(gòu)表，入庫(kù)單和發(fā)票一同交到財(cái)務(wù)部，會(huì)計(jì)核對(duì)請(qǐng)購(gòu)單登記的采購(gòu)物料的數(shù)量，金額，規(guī)格與采購(gòu)的入庫(kù)單是否相符，發(fā)票的金額是否正確，確認(rèn)無(wú)誤，由出納填寫(xiě)請(qǐng)款書(shū)交采購(gòu)部門(mén)，倉(cāng)管部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)簽字確認(rèn)，再填寫(xiě)付款通知書(shū)，由財(cái)務(wù)經(jīng)理