做一個合格采購師總結(jié)采購流程相關(guān)知識

1、做一個合格選購師總結(jié)選購流程相關(guān)知識一，下單： 1.通常情況下，選購員接到缺料，獵取缺料以下基本信息：存貨編碼，產(chǎn)品型號，數(shù)量。 ­2.分析缺料信息是否合理，再將定單下給供應(yīng)商，定單必須含有以下信息：材料型號，數(shù)量，單價，金額，計劃到貨日期。 ­3.選購審核員依據(jù)簡略情況進(jìn)行定單審核 ­4.定單傳真給客戶以后，選購員需要與客戶確認(rèn)選購信息，并要求簽字回傳。 ­二，跟催： ­選購定單完畢以后，選購員依據(jù)選購定單上要求的供貨日期，接受時間段向供貨商反復(fù)確認(rèn)到貨日期直至材料到達(dá)我公司。 ­三，入庫： ­一）.實物入庫： ­

2、;收貨員收材料之前需確認(rèn)供應(yīng)商的送貨單是否具備以下信息：供應(yīng)商名稱，定單號，存貨編碼，數(shù)量；如定單上的信息與選購定單不符，征求選購員意見是否可以收下。 ­二）.單據(jù)入庫： ­選購員依據(jù)檢驗合格單，將檢驗單上的數(shù)據(jù)入到用友中，便于以后對帳。但也存在些問題，表現(xiàn)為：1.外加工的檢驗合格單沒有入庫；2.選購入庫定單號和數(shù)量比較混亂。 ­四，退貨： ­選購填寫退貨單，進(jìn)行定單退貨。 ­五，對帳： ­一），月結(jié)表： ­每個月月初，各供應(yīng)商將上月月結(jié)表送至我公司，選購員依據(jù)我公司收貨員簽字的送貨單，我公司的入庫單據(jù)和單價表核對月結(jié)表。

3、­目前月結(jié)表中消失以下不足之處：無定單號，存貨編碼，退貨數(shù)量，上月欠款余額，發(fā)生額至本期欠款余額等信息。 ­二），增值稅發(fā)票： ­ 校對發(fā)票上的以下信息：我公司的全稱，帳號，稅號，發(fā)票上的材料名稱，數(shù)量，金額。 ­在此發(fā)面我們也有欠缺表現(xiàn)為發(fā)票金額大于定單金額，特指一張定單只有一種材料的情況。 ­六，付款： ­依據(jù)付款周期編制付款計劃，支配付款。 ­詢價選購是指對幾個供貨商(通常至少三家)的報價進(jìn)行比較以確保價格具有競爭性的一種選購方式。 ­詢價選購工作流程 ­一、詢價籌備 ­ 1 、計劃整理。

4、選購代理機(jī)構(gòu)依據(jù)政府選購執(zhí)行計劃，結(jié)合選購員的急需程度和選購物品的規(guī)模，編制月度詢價選購計劃。 2 、組織詢價小組。詢價小組由選購人的代表和有關(guān)專家共三人以上單數(shù)組成，其中專家人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二，以隨機(jī)方式確定。詢價小組名單在成交結(jié)果確定前應(yīng)當(dāng)保密。 ­ 3 、編制詢價文件。詢價小組依據(jù)政府選購有關(guān)法規(guī)和項目特別要求，在選購執(zhí)行計劃要求的選購時限內(nèi)擬定簡略選購項目的選購方案、編制詢價文件。 ­ 4 、詢價文件確認(rèn)。詢價文件在定稿前需經(jīng)選購人確認(rèn)。 ­ 5 、收集信息。依據(jù)選購物品或服務(wù)等特點(diǎn)，通過查閱供應(yīng)商信息庫和市場調(diào)查等途徑進(jìn)一步了解價格信息和其他

5、市場動態(tài)。 ­ 6 、確定被詢價的供應(yīng)商名單。詢價小組通過隨機(jī)方式從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價通知書讓其報價。 ­二、詢價 ­ 1 、詢價時間告知市招標(biāo)辦、資金管理部門等有關(guān)部門。 ­ 2 、遞交報價函。被詢價供應(yīng)商在詢價文件限定的時限內(nèi)遞交報價函，工作人員應(yīng)對供應(yīng)商的報價函的密封情況進(jìn)行審查。 3 、詢價籌備會。在詢價之前召集詢價小組召開詢價預(yù)備會，確定詢價組長，宣布詢價步驟，強(qiáng)調(diào)詢價工作紀(jì)律，介紹總體目標(biāo)、工作支配、分工、詢價文件、確定成交供應(yīng)商的方法和標(biāo)準(zhǔn)。 ­ 4 、詢價。詢價小組全部成員集中開

6、啟供應(yīng)商的報價函，作報價記錄并簽名確認(rèn)，依據(jù)符合選購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則，依據(jù)詢價文件所列的確定成交供應(yīng)商的方法和標(biāo)準(zhǔn)，確定一至二名成交候選人并排列挨次。 ­ 5 、詢價報告。詢價小組必須寫出完整的詢價報告，經(jīng)全部詢價小組成員及監(jiān)督員簽字后，方為有效。 ­三、確定成交商 ­­ 1 、選購人依據(jù)詢價小組的書面談判報告和推舉的成交候選人的排列挨次確定成交人。當(dāng)確定的成交人放棄成交、因不行抗力提出不能履行合同，選購人可以依序確定其他候選人為成交人。選購人也可以授權(quán)詢價小組直接確定成交人。 ­ ­ 2 、成交通知。成交人確定后

7、，由選購人向成交人發(fā)出成交通知書，同時將成交結(jié)果通知全部未成交的供應(yīng)商。 ­ 3 、編寫選購報告。詢價小組應(yīng)于詢價活動結(jié)束后二十日內(nèi)，就詢價小組組成、選購過程、選購結(jié)果等有關(guān)情況，編寫選購報告。 ­選購知識1、盡量收集多一點(diǎn)產(chǎn)品信息：我不生疏這個產(chǎn)品，但是我會盡我最大的努力尋找懂得這個產(chǎn)品信息的人，從別人那去學(xué)到自己原來不知道的東西。那怕是一絲絲信息都算是學(xué)習(xí)和進(jìn)步。 ­選購知識2、做事情要有條理：我基本上會每天記錄下來，我所做過的工作，處理的事，對沒有處理好的事，要求次日，或緊接處理，盡量做到問題不推遲，盡最快解決。 ­選購知識3、工作有計劃：在每一天

8、結(jié)束前我會在頭腦里打旋我什么事沒完成，明天的主要事情是什么，做個計劃。很重要的，或事情較多，我會記錄下來，逐個處理。 ­選購知識4、學(xué)會主動與人溝通：常常與車間，倉庫，打樣車間、品質(zhì)的相關(guān)人員接觸，這樣便于自己了解產(chǎn)品，跟蹤需要，削減工作失誤，提高工作效率。 ­選購知識5、對工作的難點(diǎn)重點(diǎn)要有總結(jié)：對工作中的難點(diǎn)，事后盡量做個簡短的書面總結(jié)便于自己以后總結(jié)閱歷。要求廠家處服務(wù)處理事得交書面說明。 ­選購知識6、盡量做好工作總結(jié)：對所做的工作，每個月至少做個簡短的總結(jié)。從工作量、工作內(nèi)容、完成事項，要事處理，問題解決，工作失誤，工作計劃等方面做個簡短的總結(jié)。

9、73;選購知識7、做好供應(yīng)商的管理：盡量用條款有效的文件去約束牽制他們，讓他們能主動爭取協(xié)作我們工作，準(zhǔn)時解決問題，讓其感受有壓力又有動力。 ­選購知識8、要持續(xù)對訂單的跟蹤：工作要有責(zé)任心，要嚴(yán)謹(jǐn)，要主動出擊，不要寄盼望于供應(yīng)商肯定沒有問題，要準(zhǔn)時做好跟催工作，要分析供應(yīng)商的每一次看似合理的理由，是否隱藏著絲絲供貨風(fēng)險或其它東西。要做好記錄，便于查詢和統(tǒng)計，及協(xié)作相關(guān)部門做好工作。 ­選購知識9、問題處理：反應(yīng)要快，匯報要準(zhǔn)時、處理問題要敏捷堅決，要有自己較好的處理建議供應(yīng)，并能與供應(yīng)商做個合適的談判結(jié)論。 ­選購知識10、職業(yè)習(xí)慣：要讓自己有一個好的職業(yè)習(xí)慣，

10、有成本概念，有利潤思維，有風(fēng)險意識、有統(tǒng)籌能力、有溝通溝通好習(xí)慣。這些都有助于自己向一個更優(yōu)秀的選購靠近，做一名真正優(yōu)秀的選購員。 ­選購員，在進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系時，打業(yè)務(wù)電話的要點(diǎn)。 ­1、想好打電話的目的是什么？是詢價、是講價、是訂價、是分析市場變化等。 ­2、組織好自身談話內(nèi)容的概要，做到談話流暢，語言豐富，用語專業(yè)，親切自然大方，熱忱大度。 ­3、對供應(yīng)商所銷售的這個品種及其它供應(yīng)商（同種產(chǎn)品）的信息要了解，以此好回應(yīng)對方的談話。 ­4、要記住對方所銷售這個品種現(xiàn)在的大約價格，及你上次所訂購價格，或上次你報給對方你購的價格及你虛擬報給對方的價

11、格。 ­5、在關(guān)心業(yè)務(wù)的同時，不妨多給予客戶出了業(yè)務(wù)關(guān)心外，工作身體等也做個善意問侯。 ­6、對新客戶多介紹并展現(xiàn)一下自己公司的實力和優(yōu)勢等。 ­常用物料降價如何選購？ ­如果你是一名選購人員，接到一個客戶來電，對方的報價比上次報價更低了。此時的你接下來會做些什么工作？要確保做好這個品種的選購工作，為企業(yè)降低選購成本！首先應(yīng)意識到此物料行情下降，價格下滑。接下會做如下事： ­1、證實信息的精確性。簡略就是去詢問你所掌握的全部供此貨的供應(yīng)商，給他們以溝通方式的形式告知對方別人給你報價，如何如何的合適，價格降了?？此麄兊姆磻?yīng)。 ­2、 以

12、訂貨的形式，強(qiáng)壓價談價，查知真實情況。如果真降了，沒有不想有貨不做點(diǎn)降價表示出貨的商人。 ­3、 找尋此物料的前生原材料，從網(wǎng)上，從前生原材料的商家去查實是否有降。 ­4、 證實物料價格真是降了。就得做到要這些天勤詢價，講價 ­，了解行情走勢，做到需貨時能購到最低的價格。 ­5、 如果你臨時不需要這種物料，你也千萬別放松警惕，有很多時侯會消失在降價期間你沒購進(jìn)價格又因某些緣由而回升喲！你做選購的要是錯過這種時機(jī)購貨那就是你的失責(zé)。選購應(yīng)該有覺察物料降中見漲的征兆。 ­6、 勤看報表，了解庫存量，少購貨，緩購貨，保持最低庫存量。 ­7、

13、 越是降價時期選購員應(yīng)該更有信心購得更低的價格。越是降價，越要講價還價，壓價力度要加大，這時你完全可以這樣規(guī)勸你的供應(yīng)商： ­今日你這個價格不賣給我，別人先做了，說不定過兩三天你的物料還沒找到出路，價格比這個降得更低。沒有不心動的。 ­常用物料漲價如何購買？ ­選購最基本的職責(zé)就是保證所購產(chǎn)品的質(zhì)量，和供應(yīng)商的售后服務(wù)跟得上公司需要的前提下，能購得物美價廉的產(chǎn)品。最有能力體現(xiàn)的就是能把握好選購的度，能做好行情降價和漲價的物料供應(yīng)。在大起大落的環(huán)境中能為公司降低直接原材料成本，搏得自己的產(chǎn)品多占據(jù)市場份額的機(jī)會，就是優(yōu)秀的選購。漲價的征兆： ­1、 你打電

14、話給供應(yīng)商了解情況，供應(yīng)商表現(xiàn)出惜售的狀態(tài)。 ­2、 有常常給你打電話詢訂單的供應(yīng)商家（有長期業(yè)務(wù)的商家具有代表性）。近段時間變得在你的電話鈴聲中消失了。 ­3、 你要訂單，不是價格沒給到位，對方對你的需貨量打折的情況下。 ­4、 你供應(yīng)商對你大叫前生原材料漲得很多，或有什么意外情況，導(dǎo)致某一種市場走俏的原材料不能生產(chǎn)，或削減。等很多情況下，可能物料要漲價的局勢比較大，你作為一名選購員就是親密關(guān)心行情動態(tài)了。證明有漲，要做好如下籌備工作。 ­1、 分析現(xiàn)在行情漲，是你公司用量的淡季還是旺季，淡季有用就行，不給生產(chǎn)斷貨，旺季就得確保此時的低成本購進(jìn)。 &#

15、173;2、 分析出漲價的簡略緣由：這種漲勢會不會導(dǎo)致求大于供，有沒有人為炒作，就是前生原材料緊張，能緊張多久。還波及的范圍有多大，受不受國際因素的影響，與石油，人民幣的兌付等問題關(guān)聯(lián)有多大等到。 ­3、 只有從根本找準(zhǔn)的漲勢的緣由，才能對癥想策。 ­4、信息肯定是知道得越早越好，當(dāng)然你能下手得越早也越好，你完全可能在有所覺察的情況下，先與信息不好，或?qū)δ愎竞献骱芎玫目蛻羰种匈徤弦粨?dān)貨。這時你可以稱你公司的用量加大，什么的，以能購得多點(diǎn)好，最好是價格不漲，或稍有表示。抓住時機(jī)，漲價時有時是需要分秒必爭的。 ­5、 漲價要沉得住氣，不要一聽供應(yīng)要調(diào)價，立刻就不知所

16、措，或者說有的緊跟其上。要敏捷運(yùn)用，多家訂購，越俏的貨，越不能在一家做，萬一供應(yīng)商由于特別的緣由推辭送貨，或不送，到時急得人是你，賣了高價賺錢的是供應(yīng)商。 ­­6、漲價時訂購肯定有必要實行多項選擇，不要讓你對供應(yīng)商的信任導(dǎo)致你需要的產(chǎn)品遲遲不能到庫，越是漲價，供應(yīng)商的前生材料還是緊，說不定供應(yīng)不行能在你這拿了訂單，但是你可能對自己能不能購上原材料心中一點(diǎn)底都沒有。這也很正常。你不耗不起與他們賭或者說事后來處理的，為此越是行情不正常，選購人員越要警惕當(dāng)心。一顆紅心多手籌備，勝多失少。 ­成功選購員需具備七大要素 ­1. 操守廉潔： ­ 面對各種供

17、貨商，有些供貨商總會想方法以金錢或其它方式來誘惑選購人員，以達(dá)其銷售目的。選購人員若無法把持，可能不自覺掉入供貨商的陷井，而不能自撥，進(jìn)而任由供貨商擺布，到底人類對財寶之欲望是無止境的。有一句名言，很值得我們參考，那就是：“做事可以失敗，做人不行失敗?！蔽覀兩钚糯蟛糠值倪x購人員都能潔身自愛，否則紙包不住火的，不應(yīng)得之財寶終會被曝光，這種人必遭公司與社會唾棄，而惹致個人身敗名裂。 ­2掌握市場： ­ 流通業(yè)是將各種民生消費(fèi)品賣給最終消費(fèi)者的產(chǎn)業(yè)，故商品種類繁多，且日新月異，選購人員必須努力透過各種管道及方式（包含檢討賣場人員的建議與反應(yīng)，由于他們最接近客戶），了解市場之需要及

18、趨勢，而非坐井觀天，如井底之蛙，自以為秀才不出門，能知天下事，究竟市場的變量太多，我們應(yīng)盡量利用一切資源，掌握它們，做好知已知彼，則必能百戰(zhàn)百勝。 ­3精打細(xì)算： ­有一商場名人曾說：“會賣不如會買”，這句話在流通業(yè)已成為至理銘言，這句話的意思是：賣場人員若由于商品不對，或價格太貴，使再大的勁，也不如選購人員選對商品，又買到廉價的價錢，來得更輕松，由于顧客的眼睛是雪亮的，如果被倉庫賣場人員說服買下該件商品，事后發(fā)現(xiàn)被騙，他是不會再光顧的。選購人員必須能精打細(xì)算，供貨商雖然犧牲了一點(diǎn)利潤，但若銷售量增加，供貨商還是喜愛與這種選購人員或公司來往的。 ­4樂觀專心： &

19、#173; 現(xiàn)代流通業(yè)講求的是速度及效率，否則就被淘汰出局，選購人員以樂觀專心的態(tài)度來工作，將可使本公司的商品能適時適地的推出，符合賣場的需要。與賣場的溝通更必要此種工作態(tài)度。 ­5創(chuàng)新求進(jìn)： ­ 商場如戰(zhàn)場，不進(jìn)則退，輸家可能成為羸家，贏家也可能變成輸家。流通業(yè)尤其需要選購人員能有創(chuàng)新（非標(biāo)新立異）的思考力，力求突破現(xiàn)狀，隨時以新點(diǎn)子或創(chuàng)意來改善個人的工作方法與效率，同時在商品組合方面也應(yīng)力求創(chuàng)新，如此成功才可確保。 ­6適應(yīng)性強(qiáng)： ­ 選購是個機(jī)動性很高的職位，對市場及供貨商均須隨時掌握，開發(fā)新的商品或供貨商也是選購的重要職責(zé)之一，故東奔西走，甚至遠(yuǎn)

20、赴國外選購有時也是必要的。選購人員因此必須有很強(qiáng)的適應(yīng)性，能夠適應(yīng)不同的環(huán)境、地區(qū)、或國家，否則始終坐在辦公室是不行能把工作做好的。身為選購對其所負(fù)責(zé)之利潤預(yù)算負(fù)全責(zé)，其壓力可想而知，選購更必須能適應(yīng)此壓力。這是一項勞心勞力的工作，勞心指竭盡腦筋把工作做好的付出，勞力指輾轉(zhuǎn)各地體力負(fù)荷 ，要做好選購的工作，須事先有此心理籌備。 ­7. 團(tuán)結(jié)合作： ­ 表面上選購工作似乎是單獨(dú)作業(yè)，但人不行能脫離群居而單獨(dú)生活，選購人員也不行能脫離公司的整體作業(yè)，選購必須與同事和諧共處，彼此合作，相互支持，選購的工作才可無往不利。身為選購應(yīng)去除本位主義或獨(dú)善其身的意識，凡事應(yīng)以公司大局為重，

21、待人處事，尤須注意團(tuán)隊的合作，并以公司的利益為前提。團(tuán)結(jié)生力氣，這是很容易懂的，我們揮公司的整體的力氣，與競爭對手在市場上一爭長短。覆巢之下無完卵，公司全體每一位同事都應(yīng)有此憂患意識. ­新手選購人員，剛進(jìn)公司最主要的是要了解三個流程： ­ 一、公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的流程 ­ 任何涉及到選購的公司，其部門相對來說都比較完善，如果貴公司有ISO質(zhì)量體系，那么公司生產(chǎn)經(jīng)營活動流程基本上可以在ISO的程序體系里進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)和了解，這就比較全面了。隨著物流成本及市場競爭的加劇，對選購等前置作業(yè)活動的質(zhì)量要求和時間要求越來越高。要求選購人員不僅僅要了解自己的選購業(yè)務(wù)知識，更要了

22、解生產(chǎn)工藝及經(jīng)營活動的相關(guān)知識。 ­ 我們按一般的生產(chǎn)經(jīng)營活動：即涉及到業(yè)務(wù)部、技術(shù)部、選購部、生產(chǎn)部、物料部、質(zhì)量部等幾個部門的簡潔流程，基本上是這樣運(yùn)作的。 ­ 首先業(yè)務(wù)部接單（或公司下單），生產(chǎn)部、技術(shù)部及選購部共同確定各自負(fù)責(zé)的相關(guān)資料，如生產(chǎn)部要確定上線期及交貨期，技術(shù)部要確定相關(guān)的樣品、工藝制單及材耗，選購部要確定物料到公司的時間。以上幾個部門確認(rèn)好了后，還要反饋至業(yè)務(wù)或公司，由相關(guān)人員進(jìn)行審核成本及相關(guān)的時間，并與客戶取得聯(lián)系（或公司相關(guān)負(fù)責(zé)人員），獲得確認(rèn)后，迅速將相關(guān)信息反饋至技術(shù)部、選購部及生產(chǎn)部。各部門按原定確認(rèn)資料進(jìn)行計劃支配并執(zhí)行。 ­

23、二、選購作業(yè)流程 ­ 在物料選購活動中，選購部門要按部門內(nèi)選購操作流程，進(jìn)行合格供應(yīng)商刷選、選購資料內(nèi)容傳遞告知給相關(guān)合格供應(yīng)商并要求其反饋相關(guān)物料質(zhì)量及報價信息，然后選購人員進(jìn)行比價和議價，并最終確定物料供應(yīng)商，傳遞選購訂單合同。選購人員依據(jù)即定的合同要求對供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤，保證保質(zhì)保量按時將物料供應(yīng)到位。供應(yīng)商按指定倉位將物料運(yùn)送至物料部后，物料部要取部分物料樣送至質(zhì)檢部進(jìn)行進(jìn)料檢驗（小公司由選購人員進(jìn)行檢驗），或由物料部向質(zhì)檢部或相關(guān)選購人員發(fā)出進(jìn)料檢驗通知。質(zhì)檢部對進(jìn)料檢驗后要迅速將相關(guān)質(zhì)量信息反饋至選購人員，選購人員依據(jù)物料質(zhì)量情況對物料進(jìn)行進(jìn)倉、退貨或特采等處理決定。每選購

24、一批物料都要對相關(guān)的供應(yīng)商供貨的質(zhì)量、交期及相關(guān)合作事項進(jìn)行評價并在各供應(yīng)商檔案留檔，以備后查及對供應(yīng)商的定期評審篩選。 ­ 三、個人崗位作業(yè)流程 ­ 通常情況下，新人到了新崗位后，要對本部門或公司的運(yùn)作流程有全面和系統(tǒng)的了解是很困難的，基本上也只是了解個也許的流程，所進(jìn)行的工作任務(wù)主要是一些簡潔的事務(wù)。那么針對這些簡潔的事務(wù)處理，通常情況下一個公司或部門都有其內(nèi)部日常事務(wù)的處理流程，個人一旦清晰自己每天的工作內(nèi)容后，就可以依據(jù)工作內(nèi)容設(shè)計其流程。 ­ 那么個人作業(yè)流程如何設(shè)計呢？ ­ 既然是一個正常運(yùn)作的公司，其事務(wù)流程都有一套即定的或默認(rèn)的程序。這就

25、要求新人到新崗位工作后，必須多問、多看、多想。 ­ 多問：每接到一個新的工作任務(wù)后，你要問按什么樣的流程操作，可以參考哪些案例或即定程序，需要與哪些部門或單位聯(lián)系，需要使用到哪些表格或文件，需要向哪些人匯報溝通協(xié)調(diào)。 ­ 多看：工作間隙，可以看一下別的同事，有沒有和你工作內(nèi)容類似的，如果有那么他們是按什么樣的流程工作的；自己業(yè)務(wù)稍生疏后，也可以看別的同事每天都會有哪些其他工作內(nèi)容，他們的工作內(nèi)容是如何進(jìn)行的。這樣就可以通過同事，及一些閱歷豐富的工作人員身上學(xué)習(xí)到更多知識。 ­ 多想：做任何工作，都要想為什么這樣做，有沒有更簡便的方法，這樣才能不斷提出創(chuàng)新，現(xiàn)在市場

26、競爭環(huán)境下，具有創(chuàng)新能力的人才在競爭中才更具有競爭力。 ­ 還有最重要的一點(diǎn)就是：對物料肯定要深化地了解，性能、質(zhì)量、成本等很關(guān)鍵，我僅按一般流程給各位選購新手以指導(dǎo)參考，其他對物料要求、檢測事項還是盼望能有專業(yè)人士來補(bǔ)充一下，以充實選購作業(yè)指導(dǎo)。 ­選購員常常會遇到的英文縮寫 ­ 1. R&D (research&design) 研發(fā) ­ 2. APS (automated purchasing system) 自動選購系統(tǒng) ­ 3. CAD (computer automated design) 計算機(jī)幫助設(shè)計 ­ 4. EDI (electronic data interchange) 電子數(shù)據(jù)交換系