32電子表格處理軟件Excel

1、3.2 電子表格處理軟件Excel 3.2.1 Excel的工作環(huán)境3.2.2 工作簿及工作表的根本操作3.2.3 編輯工作表3.2.4 利用公式統(tǒng)計(jì)計(jì)算3.2.5 工作表的格式化3.2.6 數(shù)據(jù)的圖表化3.2.7 數(shù)據(jù)管理與數(shù)據(jù)分析1 Excel的啟動(dòng)執(zhí)行【開始】【所有程序】【Microsoft Office】【Microsoft Office Excel 2003】雙擊Excel的快捷方式圖標(biāo)翻開Excel文檔 3.2.1 Excel的工作環(huán)境2包含標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、編輯區(qū)、滾動(dòng)條、狀態(tài)欄等Excel的窗口 標(biāo)題欄菜單欄常用工具欄格式工具欄當(dāng)前文檔窗口控制按鈕應(yīng)用程序窗口控制按鈕狀態(tài)

2、欄編輯區(qū)水平滾動(dòng)條垂直滾動(dòng)條3Excel的窗口包含編輯欄和工作表編輯區(qū) 編輯欄編輯框“輸入函數(shù)”按鈕4 工作表編輯區(qū)行號(hào)列標(biāo)當(dāng)前工作表標(biāo)簽水平分割按鈕垂直分割按鈕顯示標(biāo)簽的按鈕當(dāng)前單元格5 工作簿、工作表和單元格工作簿：以“.xls為擴(kuò)展名、用于保存和處理數(shù)據(jù)的文件稱為工作簿。在工作簿內(nèi)包含有工作表和圖表?？捎卸鄠€(gè)工作表，默認(rèn)有3張工作表，最多可有256張工作表。工作表：工作表由若干行和若干列組成，一張Excel工作表最多可有256列，65536行。單元格：工作表的行與列交叉局部，是表格的最小單位。用列行進(jìn)行標(biāo)識(shí)：E6表示E列第六行。6 新建工作簿新建、翻開、保存、另存、關(guān)閉工作簿的操作與Wo

3、rd中Word文檔（“.doc文件）相應(yīng)操作的方法類似。3.2.2 工作簿及工作表的根本操作 7 選定工作表 選定單張工作表單擊相應(yīng)的工作表標(biāo)簽。單擊工作表標(biāo)簽左側(cè)的標(biāo)簽滾動(dòng)按鈕，可顯示所需的工作表標(biāo)簽。 選定多張工作表選定連續(xù)的多張工作表，先單擊要選定的第一張工作表標(biāo)簽，再按住【Shift】鍵單擊要選定的最后一張工作表標(biāo)簽。選定不連續(xù)的多張工作表，先單擊第一張要選定的工作表標(biāo)簽，再按住【Ctrl】鍵依次單擊要選定的其余各張工作表標(biāo)簽。 選定當(dāng)前工作簿中的所有工作表右擊工作表標(biāo)簽，執(zhí)行【選定全部工作表】命令。 83. 重命名工作表 右擊要重命名的工作表標(biāo)簽，執(zhí)行快捷菜單中的【重命名】命令或選定

4、要重命名的工作表，執(zhí)行【格式】【工作表】【重命名】命令或雙擊要重命名的工作表標(biāo)簽輸入新的工作表名，按【Enter】鍵。9 插入工作表右擊工作表標(biāo)簽，執(zhí)行快捷菜單中的【插入】命令，彈出“插入對(duì)話框，單擊“工作表圖標(biāo)，再單擊“確定按鈕執(zhí)行【插入】【工作表】命令4. 插入/刪除工作表10 刪除工作表選定要?jiǎng)h除的工作表，執(zhí)行【編輯】【刪除工作表】命令右擊工作表標(biāo)簽，執(zhí)行快捷菜單【刪除】命令注意：被刪除工作表中的數(shù)據(jù)將被永久刪除11 方法1：右擊要移動(dòng)或復(fù)制的工作表標(biāo)簽，執(zhí)行快捷菜單中的【移動(dòng)或復(fù)制工作表】命令5. 移動(dòng)或復(fù)制工作表12方法2：在同一工作簿中移開工作表，可拖開工作表標(biāo)簽到指定位置后釋放；

5、在同一工作簿中復(fù)制工作表，按住Ctrl鍵拖開工作表標(biāo)簽。133.2.3 編輯工作表1. 選定單元格 要選定的對(duì)象操作方法單個(gè)單元格單擊此單元格，或用方向鍵、【Tab】鍵、【Enter】鍵移動(dòng)到此單元格。連續(xù)的單元格區(qū)域單擊要選定的第一個(gè)單元格，按住【Shift】鍵，再單擊要選定的最后一個(gè)單元格?；騿螕粢x定的第一個(gè)單元格，拖動(dòng)鼠標(biāo)到要選定的最后一個(gè)單元格釋放。不連續(xù)單元格區(qū)域選定第一個(gè)單元格或單元格區(qū)域后，按住【Ctrl】鍵，再選定其他的單元格或單元格區(qū)域。選定某行/列單擊某行行號(hào)選定此行；單擊某列列標(biāo)選定此列。選定連續(xù)的行/列沿行號(hào)/列標(biāo)拖動(dòng)鼠標(biāo)?；蛳冗x定第一行/列，按住【Shift】鍵，再

6、單擊要選定的最后一行/列。選定不連續(xù)的行/列先選定第一行/列，按住【Ctrl】鍵，再依次選定其他的行/列。選定整個(gè)工作表單擊工作表左上角行號(hào)、列標(biāo)交叉處的灰色按鈕。取消選定單擊工作表中任意單元格。142. 輸入數(shù)據(jù) 輸入文本：輸入純數(shù)字形式的文本，有三種方法：前導(dǎo)加單引號(hào)： 038011前導(dǎo)加等號(hào)，并用雙引號(hào)括起來： =“038011先將單元格格式設(shè)置為“文本型，再直接輸入輸入日期：用“或“分隔年、月、日。例如：2010/11/8或2010-11-8輸入時(shí)間：順序?yàn)闀r(shí)、分、秒，中間用冒號(hào)隔開。15輸入分?jǐn)?shù)：先輸入一個(gè)0及一個(gè)空格，再輸入分?jǐn)?shù)。文本型數(shù)據(jù)默認(rèn)左對(duì)齊，其他類型數(shù)據(jù)右對(duì)齊。數(shù)據(jù)的顯示

7、：列寬不夠時(shí)顯示 #，此時(shí)可調(diào)整列寬。16當(dāng)一組相鄰的數(shù)據(jù)滿足某種數(shù)學(xué)關(guān)系或具有某種對(duì)應(yīng)關(guān)系時(shí)，便可使用“填充方法輸入數(shù)據(jù)。自動(dòng)填充可以使用填充柄或填充序列兩種方法。3. 填充數(shù)據(jù)使用填充柄：在首單元格中輸入常數(shù)或公式，橫向或縱向拖動(dòng)填充柄。適用于以下幾種情況：數(shù)字格式時(shí)，直接拖動(dòng)，數(shù)值不變；按住Ctrl鍵拖動(dòng)，生成步長為1的等差序列。17字符格式時(shí)，直接拖動(dòng)，生成步長為1的等差序列；按住Ctrl鍵拖動(dòng)，數(shù)據(jù)不變。日期格式時(shí)，直接拖動(dòng)，生成“日步長為1的等差序列；按住Ctrl鍵拖動(dòng)，數(shù)據(jù)不變。直接拖動(dòng)公式，自動(dòng)填充與首單元格相應(yīng)的公式。對(duì)于步長不是1的序列，也可以使用填充柄自動(dòng)填充。方法是：先

8、在相鄰兩個(gè)單元格中輸入數(shù)據(jù)，然后選定并拖動(dòng)其填充柄。18使用填充序列對(duì)于關(guān)聯(lián)較復(fù)雜的等差、等比和日期序列，可使用“填充序列命令來實(shí)現(xiàn)。具體方法：在首單元格輸入數(shù)據(jù) 選定首單元格及填充區(qū)域 “編輯 “填充 “序列。194. 輸入數(shù)據(jù)修改數(shù)據(jù)雙擊單元格，修改數(shù)據(jù)。選定單元格單擊編輯欄，修改數(shù)據(jù)。輸入相同的數(shù)據(jù)選定要設(shè)置相同內(nèi)容的單元格，輸入內(nèi)容，按組合鍵【Ctrl+Enter】。使用復(fù)制、粘貼功能。 205. 利用其它工作表中的數(shù)據(jù)例 將素材庫中的“補(bǔ)充數(shù)據(jù).xls工作簿中“工資表補(bǔ)充工作表的數(shù)據(jù)復(fù)制到“職工工資表工作表尾部。216. 其它根本操作去除單元格數(shù)據(jù)去除是有選擇地對(duì)內(nèi)容、格式等進(jìn)行去除

9、，單元格保存。刪除是將內(nèi)容和單元格一起刪除。方法：選定單元格編輯去除選擇去除工程。選定單元格按Del鍵。此方法相當(dāng)于去除“內(nèi)容。22 插入行（列）：執(zhí)行【插入】【行】|【列】命令，則在選定行的上方插入空行，選定列的左側(cè)插入空列。 插入單元格：執(zhí)行【插入】【單元格】命令，在“插入對(duì)話框中設(shè)置。 刪除行、列、單元格：選定要?jiǎng)h除的行、列、單元格，執(zhí)行【編輯】【刪除】命令。 選擇性粘貼：選定單元格 復(fù)制 單擊目標(biāo)位置 【編輯】選擇性粘貼 233.2.4 利用公式統(tǒng)計(jì)計(jì)算1. 公式的輸入及應(yīng)用公式必須以“=開頭，可由常數(shù)、單元格引用、運(yùn)算符、函數(shù)、括號(hào)等組成。 公式中的運(yùn)算符： 算術(shù)運(yùn)算符：+、-、*

10、、/、%等。關(guān)系運(yùn)算符：=、。文本運(yùn)算符： 可以將一個(gè)或多個(gè)文本連接為一個(gè)組合文本值。例如：=“Micro“soft將產(chǎn)生“Microsoft。24引用運(yùn)算符：冒號(hào)(區(qū)域運(yùn)算符)即對(duì)兩個(gè)引用之間，包括兩個(gè)引用在內(nèi)的所有單元格進(jìn)行引用 ，如 A3:A7逗號(hào)(聯(lián)合引用運(yùn)算符)：將多個(gè)引用合并為一個(gè)引用，如 SUM(B5:B10,D5:D10)空格是交叉運(yùn)算符：產(chǎn)生對(duì)同時(shí)隸屬于兩個(gè)引用的單元格區(qū)域的引用。如SUM(B5:B15 A7:D7)，即對(duì)B7進(jìn)行引用。25概念：相對(duì)引用：公式中引用的單元格地址在公式復(fù)制、移動(dòng)時(shí)自行調(diào)整絕對(duì)引用：公式中引用的單元格地址在公式復(fù)制、移動(dòng)時(shí)不會(huì)改變表示：相對(duì)引用：

11、列坐標(biāo)行坐標(biāo)例 B6,A4,C5:F8絕對(duì)引用：$列坐標(biāo)$行坐標(biāo)例 $B$6,$A$4,$C$5:$F$8 混合引用：列坐標(biāo)$行坐標(biāo) 例 B$6,A$4,C$5:F$8 $列坐標(biāo)行坐標(biāo) 例 $B6,$A4,$C5:$F8單元格引用262. 在公式中使用函數(shù)Excel提供的函數(shù)包括財(cái)務(wù)、日期與時(shí)間、數(shù)學(xué)與三角、統(tǒng)計(jì)、查找與引用、數(shù)據(jù)庫、文本、邏輯、信息等。 調(diào)用函數(shù)的一般形式為： 函數(shù)名(參數(shù)1,參數(shù)2,)27Excel中常用的函數(shù)：SUM：計(jì)算單元格區(qū)域中所有數(shù)值的和AVARAGE：返回其參數(shù)的平均值MAX：返回一組數(shù)值中的最大值MIN：返回一組數(shù)值中的最小值TODAY：返回當(dāng)前日期28COU

12、NT：計(jì)算包含數(shù)字的單元格及參數(shù)列表中的數(shù)字個(gè)數(shù)COUNTIF：計(jì)算某個(gè)區(qū)域中滿足給定條件的單元格數(shù)目DATE(year,month,day)：返回日期29IF：判斷一個(gè)條件是否滿足，滿足返回一個(gè)值，不滿足返回另一個(gè)值，其調(diào)用形式為：IF(Logical_test,Value_if_true,Value_if_false)RANK：返回某數(shù)字在一列數(shù)字中相對(duì)于其他數(shù)值的大小排位，其調(diào)用形式為：RANK(Number,Ref,Order)，其中Number為要求排位的數(shù)字；Ref為其所在的數(shù)列；Order若為0或忽略，按降序排序，若為非零值，按升序排序。303.2.5 工作表的格式化工作表的格式

13、化包括合并單元格，設(shè)置單元格數(shù)據(jù)的顯示格式、對(duì)齊方式、字體，表格的邊框和底紋，行高和列寬等。31 設(shè)置單元格格式：選定單元格，執(zhí)行【格式】【單元格】命令，也可使用格式工具欄的相應(yīng)按鈕進(jìn)行設(shè)置。32設(shè)置對(duì)齊方式在Excel中用“合并及居中操作，實(shí)現(xiàn)標(biāo)題居中。將標(biāo)題輸入到指定的某行開始列中。將標(biāo)題所在行按照表格的實(shí)際寬度選定。單擊格式工具欄的“合并及居中按鈕。注：跨列居中、垂直居中33設(shè)置邊框設(shè)置底紋合并單元格設(shè)置行高拖動(dòng)行號(hào)分隔線選定行格式行行高設(shè)置最適合行高：選定行格式行最適合的行高34設(shè)置列寬拖動(dòng)列號(hào)分隔線選定列格式列列寬設(shè)置最適合行高：選定列格式列最適合的列寬35 2. 條件格式條件格式是

14、指根據(jù)單元格的不同條件，自動(dòng)使用事先指定的顯示格式。當(dāng)單元格內(nèi)容發(fā)生變化時(shí)，單元格的顯示格式也隨之變化。選定單元格，執(zhí)行【格式】【條件格式】命令，在“條件格式對(duì)話框完成條件格式的設(shè)置。36Excel中一個(gè)條件格式最多可同時(shí)指定3個(gè)條件。除單元格數(shù)值外，還可用公式作為格式條件，該公式的值必須可以判斷出邏輯值是真還是假。 刪除條件格式：選定已設(shè)置條件格式的單元格，執(zhí)行【格式】【條件格式】命令，在 “條件格式對(duì)話框中單擊“刪除按鈕。37圖表是工作表數(shù)據(jù)的另一種表現(xiàn)形式。圖表的數(shù)據(jù)來源于工作表的全部或局部數(shù)據(jù)。當(dāng)工作表中數(shù)據(jù)源發(fā)生變化時(shí)，圖表中對(duì)應(yīng)項(xiàng)的數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)更新。根據(jù)圖表存放的位置不同，圖表分為：

15、嵌入式圖表：圖表和數(shù)據(jù)在同一工作表中。圖形圖表：圖表與生成圖表的數(shù)據(jù)分別放在不同的工作表中(圖表工作表)。3.2.6 數(shù)據(jù)的圖表化38分類軸標(biāo)題數(shù)值軸標(biāo)題數(shù)值軸分類軸圖例數(shù)據(jù)系列圖表標(biāo)題數(shù)據(jù)標(biāo)志圖表區(qū)數(shù)據(jù)表繪圖區(qū)圖表結(jié)構(gòu)刻度線391. 創(chuàng)立圖表 組成圖表的主要元素 圖表區(qū)：整個(gè)圖表及其包含的元素。 圖表標(biāo)題：如同文章標(biāo)題，是對(duì)圖表的說明。 坐標(biāo)軸：為圖表提供計(jì)量和比較的參考線，一般包括分類軸X軸、數(shù)值軸Y軸。 坐標(biāo)軸標(biāo)題：對(duì)坐標(biāo)軸數(shù)據(jù)的說明文字。 網(wǎng)格線：從坐標(biāo)軸刻度線延伸出的貫穿整個(gè)繪圖區(qū)的可選線條系列。 數(shù)據(jù)系列：工作表中的一行或一列數(shù)值數(shù)據(jù)。每個(gè)數(shù)據(jù)系列以一種圖例表示。 數(shù)據(jù)標(biāo)志：可以是

16、數(shù)據(jù)系列的值、名稱、百分比等。 繪圖區(qū)：坐標(biāo)軸包圍的圖形區(qū)域。 圖例：標(biāo)示圖表中數(shù)據(jù)系列的色塊及其說明。40 創(chuàng)立圖表的過程選定用于創(chuàng)立圖表的數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)，單擊常用工具欄中的“圖表向?qū)О粹o或執(zhí)行【插入】【圖表】命令，在 “圖表向?qū)?duì)話框中分4步完成對(duì)圖表的設(shè)置：41第1步：選擇“圖表類型第2步：選擇圖表源數(shù)據(jù)第3步：設(shè)置圖表選項(xiàng)。包括標(biāo)題、坐標(biāo)軸、網(wǎng)格線、圖例、數(shù)據(jù)標(biāo)志、數(shù)據(jù)表等。第4步：設(shè)置圖表位置生成新工作表(圖表工作表)與生成圖表的工作表數(shù)據(jù)放在同一工作表中（嵌入式圖表）。422.圖表的移動(dòng)、復(fù)制、縮放和刪除 移動(dòng)鼠標(biāo)拖動(dòng)：只適用于嵌入式圖表。選中圖表，采用“剪切粘貼實(shí)現(xiàn)。復(fù)制選中圖表，按

17、住Ctrl鍵并拖動(dòng)。只適用于嵌入式圖表。選中圖表，采用“復(fù)制粘貼實(shí)現(xiàn)。43刪除選中嵌入式圖表或圖表元素，按Del鍵。圖表工作表與工作表刪除方法一樣?？s放嵌入式圖表及其繪圖區(qū)和圖例可以使用拖動(dòng)的方法進(jìn)行縮放。即選中圖表或圖表元素后，拖動(dòng)控制點(diǎn)。3.更改圖表類型選定圖表右擊單擊“圖表類型。444.設(shè)置圖表選項(xiàng)添加標(biāo)題選定圖表，右擊圖表區(qū)空白處單擊快捷菜單中的“圖表選項(xiàng) 。修改標(biāo)題選定標(biāo)題單擊標(biāo)題文字進(jìn)行修改。刪除標(biāo)題：選定標(biāo)題 按Del鍵。設(shè)置圖例添加數(shù)據(jù)標(biāo)志添加網(wǎng)格線455.更新圖表刪除數(shù)據(jù)系列：選定圖表中需刪除的數(shù)據(jù)系列，按Del鍵。添加數(shù)據(jù)系列：選中圖表右擊 單擊“數(shù)據(jù)源。修改“圖例中的文字

18、：右擊圖表區(qū)數(shù)據(jù)源系列6.設(shè)置圖表對(duì)象格式右擊圖表對(duì)象在快捷菜單中單擊“格式463.2.7 數(shù)據(jù)管理與數(shù)據(jù)分析Excel通過數(shù)據(jù)清單存儲(chǔ)和管理數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)排序、篩選、分類匯總、數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖等功能。 47數(shù)據(jù)庫是按照一定的層次關(guān)系組織在一起的數(shù)據(jù)的集合。Excel 中的數(shù)據(jù)庫稱為關(guān)系型數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)清單是由工作表中單元格構(gòu)成的矩形區(qū)域。481.數(shù)據(jù)清單：指的就是一個(gè)數(shù)據(jù)庫。特點(diǎn)：與數(shù)據(jù)庫相對(duì)應(yīng)，表中的一列為一個(gè)字段，一行為一條記錄同列數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)類型和格式應(yīng)完全相同表中不允許有空行或空列當(dāng)遵守在一個(gè)工作表內(nèi)只放置一個(gè)數(shù)據(jù)庫的原則時(shí)，這個(gè)工作表又稱為“數(shù)據(jù)庫工作表。此時(shí)，數(shù)據(jù)清單、數(shù)據(jù)庫、

19、數(shù)據(jù)庫工作表是同義語。49字段：數(shù)據(jù)庫的每一列。每個(gè)字段有一個(gè)“字段名，下面有若干個(gè)“字段值，有相同的數(shù)據(jù)類型。50記錄：字段值的一個(gè)組合為一個(gè)記錄。一個(gè)記錄存放在同一行中。51 數(shù)據(jù)排序 數(shù)據(jù)排序就是按照一個(gè)或幾個(gè)字段的值對(duì)全部或局部記錄排序。依據(jù)的字段稱為“關(guān)鍵字；字段值遞增，為升序排序；字段值遞減，為降序排序。字段名所在的一行稱為標(biāo)題行，標(biāo)題行不參與排序。52按單字段排序：方法：選定欲排序列中任一單元格，單擊“升序 或“降序 按鈕。注意：不要選定一列。53按多字段排序：先按第一個(gè)關(guān)鍵字排序，在第一個(gè)關(guān)鍵字相同的情況下，再按第二個(gè)關(guān)鍵字排序，以此類推。最多按三個(gè)關(guān)鍵字排序。選中數(shù)據(jù)區(qū)域任一

20、單元格，執(zhí)行【數(shù)據(jù)】【排序】命令，在“排序?qū)υ捒蛑性O(shè)置。54 數(shù)據(jù)篩選數(shù)據(jù)篩選就是只顯示滿足給定條件的記錄，將其它記錄隱藏起來不顯示（并未刪除），可快速從大量數(shù)據(jù)中查找到所需要的信息。Excel提供了自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選兩種篩選方式。55 自動(dòng)篩選 選中數(shù)據(jù)清單內(nèi)任一單元格，執(zhí)行【數(shù)據(jù)】【篩選】【自動(dòng)篩選】命令，單擊字段名右側(cè)的箭頭。 取消自動(dòng)篩選：數(shù)據(jù)篩選自動(dòng)篩選56注意： 自動(dòng)篩選后只顯示滿足條件的記錄。 可實(shí)現(xiàn)同一字段兩個(gè)條件的與、或操作。 對(duì)一個(gè)字段進(jìn)行篩選后，可對(duì)其他字段進(jìn)行雙重篩選，但可篩選的記錄只能是前一次篩選后，數(shù)據(jù)清單中顯示的記錄。57高級(jí)篩選可以在保存原數(shù)據(jù)庫顯示的情況下，將

21、篩選出來的記錄顯示到本張工作表的其他空余位置。高級(jí)篩選分兩步進(jìn)行操作：第1步： 設(shè)定高級(jí)篩選條件。在當(dāng)前工作表中約定一個(gè)空白區(qū)域作為篩選條件區(qū)域，在此區(qū)域中需要輸入高級(jí)篩選的條件。58輸入高級(jí)篩選條件59條件a表示篩選出所有姓陳職工的記錄。*為通配符，可代表一到多個(gè)字符；？代表一個(gè)字符。條件b表示篩選出工齡小于20年的副教授記錄。條件c表示篩選出工齡大于20年或職稱為副教授的記錄。條件d表示篩選出電子系教授或計(jì)算機(jī)系講師的記錄。條件e表示篩選出實(shí)發(fā)工資在20003000之間或1500以下的記錄。 60第2步：單擊數(shù)據(jù)清單任一單元格，執(zhí)行【數(shù)據(jù)】【篩選】【高級(jí)篩選】命令，在“高級(jí)篩選對(duì)話框中設(shè)置。 61篩選條件占用的單元格區(qū)域叫做條件區(qū)域，條件區(qū)域與數(shù)據(jù)清單之間至少要間隔一個(gè)空白行或一個(gè)空白列。在條件區(qū)域同一行中復(fù)制用到的字段名，不同的字段名各占一個(gè)單元格；在字段名下方的單元格區(qū)域中輸入該字段要滿足的條件。條件區(qū)域中同一列的多個(gè)條件之間邏輯關(guān)系為“或，滿足其中任意一個(gè)條件的記