Excel的基本概念

1、Excel的基本概念1、工作簿在Excel中創(chuàng)建的文件就叫工作簿，工作簿是由一個(gè)或多個(gè)獨(dú)立的工 作表組成，工作表最多可有255個(gè)。新建的工作簿，系統(tǒng)自動(dòng)取名為 “BOOK1”，其擴(kuò)展名為.xls。當(dāng)啟動(dòng)EXCEL時(shí)，系統(tǒng)就自動(dòng)打開(kāi)了 工作簿，同時(shí)也打開(kāi)了工作表。2、工作表工作表就是常說(shuō)的電子表格，當(dāng)新建一個(gè)工作簿時(shí)系統(tǒng)默認(rèn)3個(gè)工作 表：sheetl、sheet2、sheet3。工作表是由許多橫向和縱向的網(wǎng)格組成， 橫向的稱為行，縱向的稱為列，網(wǎng)格稱為單元格，一個(gè)工作表最多有 65536行和256列。3、行號(hào)工作表由65536行組成，每行用一個(gè)數(shù)字標(biāo)示。單擊行號(hào)可選取整行 單元格。若用鼠標(biāo)右鍵單

2、擊行號(hào)，則出現(xiàn)相應(yīng)的快捷鍵，可對(duì)該行進(jìn) 行相應(yīng)的設(shè)置及編輯。（臺(tái)賬模板中存在的問(wèn)題）4、列標(biāo)工作表由256列組成，每列分別用字母A、B.AA、BB.來(lái)表示， 單擊列標(biāo)可選取整列單元格。若用鼠標(biāo)右鍵單擊列標(biāo)，則出現(xiàn)相應(yīng)的 快捷鍵，可對(duì)該行進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置及編輯。5、單元格單元格是工作表的最小單位，由它所在的行號(hào)和列標(biāo)所確定的坐標(biāo)來(lái) 標(biāo)示和引用，在標(biāo)示或引用單元格時(shí)，列標(biāo)在前，行號(hào)在后，如A1表示該單元格在第A列的第一行。6、公式公式是對(duì)工作表數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算的表達(dá)式，可以進(jìn)行數(shù)學(xué)運(yùn)算、比較工 作表數(shù)據(jù)或合并文本等。在公式中可以引用同一工作表中的其他單元 格、同一工作簿的不同工作表的單元格、或不同工作簿

3、的工作表的單 元格。輸入公式時(shí)，公式前面要有“=”號(hào)。技巧：1、插入、刪除工作表、輸入數(shù)據(jù)2、F4的妙用插入行列、單元格及轉(zhuǎn)置、行列調(diào)整選定表格需要互換的區(qū)域，選擇性粘貼，選擇“轉(zhuǎn)置”，即可完成橫 豎互換。3、三板斧：1）、快速輸入日期、數(shù)據(jù)（分?jǐn)?shù)）：2）、輸入身份證號(hào)碼3）、特殊字符的輸入（利用小鍵盤）alt+41420； alt+41409； alt+178； alt+1794、打印快速選定打印區(qū)域、設(shè)置打印A、范圍的選 定：光標(biāo)停留在需要打印范圍的左上角，先Ctrl+Shift+-，再 Ctrl+Shift+ I，需要調(diào)整則用 Shift+ I /-來(lái)增加沒(méi)有文字區(qū)域的行或列。B、將該范

4、圍定義為打印區(qū)域：連續(xù)按ALT+F, T, S。（免用鼠標(biāo)）C、設(shè)置打印頁(yè)數(shù)和自動(dòng)調(diào)整比例：打印預(yù)覽，設(shè)置、頁(yè)面設(shè)置、 設(shè)置為1頁(yè)寬？頁(yè)高。頁(yè)邊距，水平居中。D、將表頭設(shè)置為每頁(yè)打?。篈lt+F，U，工作表，頂端標(biāo)題行選 表頭的行標(biāo)識(shí)。E、寬度超寬的Excel文檔的打印設(shè)置，可能遇到需將左邊兩列 設(shè)置為固定格式的情況，可以在頁(yè)面設(shè)置中將頂端行和左邊列同時(shí)設(shè) 定，將文檔定義為多頁(yè)寬，一頁(yè)高，就可以打印出漂亮的寬文檔了。F、打印不連續(xù)區(qū)域：利用照相機(jī)完成5、查找與替換1）模糊查找與精確查找2）高級(jí)查找與替換3）批量刪除換行符強(qiáng)制換行：光標(biāo)放到編輯欄，按ALT+ENTER;刪除強(qiáng)制換行符：ALT+1

5、0（小鍵盤），替換為空6、引用相對(duì)引用、絕對(duì)引用、混合引用7、常用函數(shù) sum，sumif、average，rank，if，vlookup1）sum函數(shù)是一個(gè)求和函數(shù)，可以對(duì)一個(gè)區(qū)域、一列，一行進(jìn)行求和，如SUM （A2:B8）,SUM（A2:A8），SUM（A2:G2）也可以與其它函數(shù)組合起來(lái)用，如 SUM （LARGE （A2:A8, 1,2,3,4）即對(duì) A2:A8 中最大 的4個(gè)數(shù)求和；注意事項(xiàng)：如果數(shù)據(jù)區(qū)域中有文本型字段，sum函數(shù)不能對(duì)文本進(jìn)行 求和，必須將文本轉(zhuǎn)換為數(shù)值才可以用函數(shù)，實(shí)踐中有人遇到用+號(hào) 連加得到的結(jié)果與用sum函數(shù)求和結(jié)果不一致的情況就是因?yàn)閿?shù)據(jù) 區(qū)域有文本型單

6、元格造成。使用技巧：如果要對(duì)A2:A8進(jìn)行求和，鼠標(biāo)停留在A9單元格，按 ALT+=可以快速錄入求和函數(shù)；將A2:A8區(qū)域選定或者將A2:A9區(qū) 域選定按ALT+三快捷鍵也可以實(shí)現(xiàn)；直接按工具欄的E當(dāng)然也是一 種快捷方式。2 ）average求平均值函數(shù)函數(shù)功能：返回參數(shù)的平均值（算術(shù)平均值）選定區(qū)域可以是用逗號(hào)隔開(kāi)的30個(gè)以內(nèi)的數(shù)值，也可以是一個(gè)數(shù)據(jù) 區(qū)域注意：如果數(shù)組或引用參數(shù)包含文本、邏輯值或空白單元格，則這些 值將被忽略；但包含零值的單元格將計(jì)算在內(nèi)3） rank排序函數(shù)函數(shù)功能：返回一個(gè)數(shù)字/單元格數(shù)值在多個(gè)數(shù)據(jù)中或者數(shù)字列表中 的排位。數(shù)字/單元格數(shù)值的排位是該數(shù)字在多個(gè)數(shù)據(jù)或者數(shù)

7、字列表 中排名（次序）。使用及技巧：RANK （number，ref，order），number也可以是活動(dòng)單 元格，如將b2: b40的數(shù)據(jù)進(jìn)行排名，則公式為“=rank （b2，$b$2:$b$40, 0)” 如果是升序排列則 “=rank (b2, $b$2:$b$40)”也是一樣的效果。如果order為0 （零）或省略，Microsoft Excel對(duì)數(shù) 字的排位是基于ref為按照降序排列的列表。如果order不為零， Microsoft Excel對(duì)數(shù)字的排位是基于ref為按照升序排列的列表。*技巧：快速將選定區(qū)域轉(zhuǎn)換為絕對(duì)引用，選定b2:b40區(qū)域，按F4 如可變?yōu)榻^對(duì)引用，每多按

8、一次會(huì)有不同，別忘了 ctrl+向下起使用喲。4）if函數(shù)執(zhí)行真假值判斷，根據(jù)邏輯計(jì)算的真假值，返回不同結(jié)果?？梢允褂?函數(shù)IF對(duì)數(shù)值和公式進(jìn)行條件檢測(cè)。語(yǔ)法：IF（logical_test,value_if_true,value_if_false）5）VLOOKUP 函數(shù)VLOOKUP （查找值，數(shù)據(jù)表，列序號(hào)，匹配條件），在表格數(shù)組的首列查找指定列的值，并由此返回表格數(shù)組滿足行條件的指定列的 值。（非常不好描述，即使看不懂也沒(méi)關(guān)系）。假設(shè)有一張成績(jī)表，第一列為學(xué)號(hào)，第二列為姓名，第三列之后為各科成績(jī)，第二行開(kāi)始有學(xué)生的成績(jī)信息，信息區(qū)域?yàn)锳2:A9 我需 要找出指定學(xué)號(hào)（放置在一個(gè)新工作表

9、的A2:A10）的幾個(gè)人的數(shù)學(xué) 成績(jī)（假設(shè)在第3列）在新工作薄b2錄入=vlookup （A2,成績(jī)表$A$2:$A$9,3,0）”，假設(shè) A2學(xué)號(hào)為S008，函數(shù)會(huì)將成績(jī)表里的S008找到并將第3列的數(shù)學(xué) 成績(jī)返回6) count、countif、counta、subtotal 函數(shù)Count函數(shù)用來(lái)統(tǒng)計(jì)包含數(shù)字以及包含參數(shù)列表中的數(shù)字的單元格 的個(gè)數(shù)，COUNT(value1,value2,.)，Valuel, value2, .為包含或引用 各種類型數(shù)據(jù)的參數(shù)(1到30個(gè))，但只有數(shù)字類型的數(shù)據(jù)才被計(jì) 算。Countif函數(shù)用來(lái)統(tǒng)計(jì)計(jì)算區(qū)域中滿足給定條件的單元格的個(gè)數(shù)，COUNTIF(r

10、ange,criteria)Range為需要計(jì)算其中滿足條件的單元格數(shù)目的單元格區(qū)域。Counta函數(shù)返回參數(shù)列表中非空值的單元格個(gè)數(shù)。利用函數(shù) COUNTA可以計(jì)算單元格區(qū)域或數(shù)組中包含數(shù)據(jù)的單元格個(gè)數(shù)。COUNTA(value1,value2,.), Value1, value2, . 為所要計(jì)算的值，參 數(shù)個(gè)數(shù)為1到30個(gè)。在這種情況下，參數(shù)值可以是任何類型，它 們可以包括空字符()，但不包括空白單元格。如果參數(shù)是數(shù)組或單 元格引用，則數(shù)組或引用中的空白單元格將被忽略。如果不需要統(tǒng)計(jì) 邏輯值、文字或錯(cuò)誤值，請(qǐng)使用函數(shù)COUNTSubtotal 函 數(shù)，SUBTOTAL(function_

11、num, ref1, ref2, .)， Function_num 為1到11 (包含隱藏值)或101到111 (忽略隱 藏值)之間的數(shù)字，指定使用何種函數(shù)在列表中進(jìn)行分類匯總計(jì)算。Function_num Function_num 函數(shù) (包含隱藏值)(忽略隱藏值)101AVERAGE2102COUNT3103COUNTA4104MAX5105MIN6106PRODUCT7107STDEV8108STDEVP9109SUM10110VAR11111VARPRefl, ref2,為要進(jìn)行分類匯總計(jì)算的1到29個(gè)區(qū)域或引用。其他1、雙擊的妙用A、對(duì)某一選定的單元格，依次雙擊該單元格的四個(gè)邊（上下

12、 左右），可以迅速轉(zhuǎn)到有連續(xù)數(shù)據(jù)的頂部、底部、最左和最右。等同 功能健為：Ctrl+ fl 。B、輸出的數(shù)據(jù)一般情況都會(huì)有單元格寬度不夠的情況。要快 速使所有的列數(shù)據(jù)都能完整地顯示，可以做以下操作：選定需要調(diào)整 的列，比如選定A列到G列，在已選定區(qū)域的任意一列的右邊沿雙 擊。C、公式縱向填充：如F2=D2*E2，需要將公式從F2填充到 F20,在F2單元格輸入公式后，選定該單元格，鼠標(biāo)指針停在該單元 格的右下角時(shí)指針顯示為一個(gè)小的十字，雙擊！等同功能的操作有： 選定F2： F20，在F2輸入公式后按Ctrl+Enter，則公式往下填充（在 F2： F20區(qū)間的任意一格輸入公式，都一樣可以實(shí)現(xiàn)填

13、充）。另一等 同功能健為：選定F2： F20，在F2輸入公式后如果不小心敲了 Enter， 光標(biāo)停留在F3,此時(shí)用Ctrl+Enter不能實(shí)現(xiàn)向下填充，此時(shí)按Ctrl+D 一樣可以實(shí)現(xiàn)公式快速填充。D、不用雙擊：如果需要改一個(gè)單元格的數(shù)據(jù)，一般情況都會(huì)雙 擊該單元格轉(zhuǎn)入編輯狀態(tài)，或者將鼠標(biāo)直接放在編輯欄的單元格內(nèi)容 處后修改?？旖萁镕2,停留在需要修改的單元格，按F2后直接可 以轉(zhuǎn)入編輯狀態(tài)。2、巧妙將數(shù)字轉(zhuǎn)換成為貨幣大寫假設(shè)F5單元格數(shù)值為18.21，按照以下步驟可以成功將它轉(zhuǎn)化為貨幣 金額大寫在單元格E6輸入公式=int（F5）設(shè)置單元格E6,在“數(shù)字”下選擇“特殊”一“中文大寫數(shù)字”

14、設(shè)置單元格E6,在“數(shù)字”下選擇“自定義”一DBNum2$-804G/ 通用格式，在后加“圓”，艮D(zhuǎn)BNum2$-804G/通用格式圓，上方 顯示“壹拾捌圓”在F6單元格錄入=（F5-E6） *100”，得到值21,設(shè)置單元格F6,第一步設(shè)置同E6,設(shè)置單元格F6，在“數(shù)字”下選擇“自定義”一修改為： DBNum2$-8040角0分，上方顯示貳角壹分。3、打開(kāi)文件提示的日期為當(dāng)天（時(shí)間）在單元格錄入“= today （）”則顯示為當(dāng)天的日期，在單元格錄入“= now （）”則顯示當(dāng)天的日期和時(shí)間4、ROUND四舍五入與以顯示值為準(zhǔn)的用法（排除計(jì)算出現(xiàn)的誤差）問(wèn)題：用EXCEL制作的工資表和其它一些表格往往會(huì)涉及到公式計(jì) 算的結(jié)果，由于計(jì)算的結(jié)果一般顯示為兩位小數(shù)，而將單個(gè)數(shù)據(jù)相加 與合計(jì)數(shù)相差1-2分。對(duì)策1：凡是涉及公式計(jì)算的數(shù)據(jù)，用round函數(shù)將其四舍五入，如 函數(shù)“= round （A2*B2,2）”就是將A2*B2的結(jié)果保留兩位小數(shù)。對(duì)策2：將工作表設(shè)定為以顯示值為準(zhǔn)（即數(shù)據(jù)后面的小數(shù)位沒(méi)有顯 示的系統(tǒng)默認(rèn)為零）。ALT+T （工具）一O （選項(xiàng)）一重新計(jì)算一工 作薄選項(xiàng)一以顯示值為準(zhǔn)/以顯示精度為準(zhǔn)（高級(jí)版本excel的術(shù)語(yǔ)）*建議使用round函數(shù)。5、CTRL相關(guān)的快捷鍵用法