U8 采購(gòu)業(yè)務(wù)流程

1、關(guān)于發(fā)票與到貨的順序及處理方法:單貨同行：當(dāng)貨物及其采購(gòu)發(fā)票同時(shí)到達(dá)企業(yè)時(shí)，首先檢驗(yàn)發(fā)票與貨物是否一致。如果單貨一致：可以先填制采購(gòu)發(fā)票，再填制采購(gòu)入庫(kù)單，及時(shí)進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。也可以先填制采購(gòu)入庫(kù)單，再參照入庫(kù)單生成發(fā)票，用戶可選擇自動(dòng)進(jìn)行采 購(gòu)結(jié)算。如果單貨不一致：可以暫不入庫(kù)或暫不報(bào)賬結(jié)算。也可以區(qū)分損耗原因，報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后做有損耗的采購(gòu)結(jié)算。貨到單未到暫估入庫(kù)：當(dāng)貨物先到，而采購(gòu)發(fā)票未到達(dá)企業(yè)時(shí)，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際入庫(kù) 數(shù)量填制采購(gòu)入庫(kù)單，做暫估入庫(kù)；待取得發(fā)票后，再輸入發(fā)票進(jìn)行報(bào)賬結(jié)算。單到貨未到。當(dāng)采購(gòu)發(fā)票先到，而貨物未到企業(yè)時(shí)：可以不輸入發(fā)票做壓?jiǎn)翁幚?，等貨到時(shí)再填制入庫(kù)單、發(fā)票。也可

2、以輸入發(fā)票做在途貨物處理。如果想要及時(shí)掌握在途貨物情況， 那么就應(yīng)及時(shí)輸入發(fā)票。關(guān)于紅字單據(jù)的運(yùn)用在采購(gòu)活動(dòng)中，如發(fā)生退貨，可分為以下情況進(jìn)行處理：1）如果該項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)票沒有錄入系統(tǒng)，不論貨物是否辦理入庫(kù)手續(xù)，即不論是否已輸入 了入庫(kù)單，都可以不進(jìn)行處理，不必要求供應(yīng)商開具紅字發(fā)票，只須將發(fā)票退給供貨 單位即可。2）如果該項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)票已錄入系統(tǒng)，那么若該發(fā)票還沒有采購(gòu)結(jié)算，則可以刪除該發(fā)票， 不必要求供應(yīng)商開具紅字發(fā)票。3）如果該發(fā)票已經(jīng)結(jié)算，則必須要求供應(yīng)商開具紅字發(fā)票，并錄入系統(tǒng)與相應(yīng)的紅字入 庫(kù)單進(jìn)行結(jié)算。4）如果原入庫(kù)單有錯(cuò)，用戶重輸一張紅字入庫(kù)單沖錯(cuò)，在進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算時(shí)，選擇原有錯(cuò) 的

3、藍(lán)字入庫(kù)單和沖錯(cuò)的紅字入庫(kù)單進(jìn)行結(jié)算。若用戶實(shí)際業(yè)務(wù)有到貨環(huán)節(jié)，則退貨業(yè)務(wù)可用如下方式處理：1）入庫(kù)后退貨：到貨環(huán)節(jié)未發(fā)生拒收，貨物入庫(kù)后因某種原因需要退貨，則由采購(gòu)業(yè)務(wù) 員填退貨通知單，倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)實(shí)物退庫(kù)。此種業(yè)務(wù)的處理是：先參照原到貨單或訂單生 成到貨退回單，再根據(jù)到貨退回單生成紅字入庫(kù)單。2）入庫(kù)前退貨：質(zhì)量管理采購(gòu)不良品處理單的退貨數(shù)量回寫到貨單，根據(jù)到貨單生 成到貨退回單。退貨結(jié)算的三種情況：1，結(jié)算前全額退貨：即已錄入采購(gòu)入庫(kù)單，但未進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算，并且全額退貨。1）填制一張全額數(shù)量的紅字采購(gòu)入庫(kù)單。2）把這張紅字采購(gòu)入庫(kù)單與原入庫(kù)單進(jìn)行結(jié)算，沖抵原入庫(kù)單數(shù)據(jù)。結(jié)算前部分退貨：即已錄入

4、采購(gòu)入庫(kù)單但未進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算，并且部分退貨。1）填制一張部分?jǐn)?shù)量的紅字采購(gòu)入庫(kù)單。2）填制一張相對(duì)應(yīng)的采購(gòu)發(fā)票，其中發(fā)票上的數(shù)量=原入庫(kù)單數(shù)量一紅字入庫(kù) 單數(shù)量。3）把這張紅字入庫(kù)單與原入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行結(jié)算，沖抵原入庫(kù)單數(shù)據(jù)。結(jié)算后退貨：即已錄入采購(gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票，并且已進(jìn)行了采購(gòu)結(jié)算。1）填制一張紅字采購(gòu)入庫(kù)單，再填制一張紅字發(fā)票。2）把這張退貨單與紅字發(fā)票進(jìn)行結(jié)算，沖抵原入庫(kù)單數(shù)據(jù)。當(dāng)收到供貨單位開具的紅字（負(fù)數(shù)）發(fā)票，可分以下情況進(jìn)行結(jié)算：貨物未入庫(kù)的紅字發(fā)票結(jié)算：沒有對(duì)應(yīng)的入庫(kù)單，采用【手工結(jié)算】， 不選入庫(kù)單，直接選擇原蘭字發(fā)票和紅字發(fā)票進(jìn)行結(jié)算。貨物已退貨的紅字發(fā)票結(jié)算：在取得

5、供貨單位的退貨發(fā)票后，進(jìn)行結(jié) 算。如果退貨單與退貨發(fā)票一致，可以自動(dòng)結(jié)算，否則采用手 工結(jié)算。關(guān)于暫估?1、采購(gòu)入庫(kù)單暫估記帳：如果存貨核算與采購(gòu)系統(tǒng)或委外系統(tǒng)集成使用時(shí)，可以進(jìn)行暫估 業(yè)務(wù)，所謂暫估是外購(gòu)入庫(kù)的貨物發(fā)票未到，在不知道具體單價(jià)時(shí)，財(cái)務(wù)人員期末暫時(shí)按估 計(jì)價(jià)格入賬，待發(fā)票到達(dá)，并與采購(gòu)入庫(kù)單結(jié)算后，按結(jié)算金額調(diào)整暫估入庫(kù)金額的處理。2、采購(gòu)模塊暫估與存貨核算暫估的區(qū)別：采購(gòu)模塊的暫估入庫(kù)是以采購(gòu)入庫(kù)單是否與采購(gòu)發(fā)票結(jié)算來(lái)判斷，如果采購(gòu)入庫(kù)單未與 采購(gòu)發(fā)票結(jié)算，則認(rèn)為是暫估入庫(kù)；采購(gòu)模塊的報(bào)銷，是以采購(gòu)入庫(kù)單與采購(gòu)發(fā)票是否結(jié)算為界定標(biāo)志，如果結(jié)算則認(rèn)為是 報(bào)銷。存貨核算的暫估記帳，

6、則是指對(duì)未結(jié)算的采購(gòu)入庫(kù)單進(jìn)行記帳，即由于采購(gòu)發(fā)票未到， 無(wú)法按實(shí)際采購(gòu)成本記帳，所以暫時(shí)以估價(jià)來(lái)記帳；存貨核算的報(bào)銷，是以存貨核算是否進(jìn)行結(jié)算成本處理為判斷標(biāo)志，已暫估記帳的入庫(kù) 單與采購(gòu)發(fā)票結(jié)算后，存貨要進(jìn)行結(jié)算成本處理，結(jié)算成本處理后即認(rèn)為是報(bào)銷。結(jié)算成本處理：凡是暫估記帳的采購(gòu)入庫(kù)單，記帳后發(fā)票到并且全部結(jié)算，存貨都要進(jìn)行結(jié) 算成本處理，將采購(gòu)暫估入庫(kù)成本按發(fā)票的實(shí)際成本進(jìn)行調(diào)整，調(diào)整方式與 本月結(jié)算、跨月結(jié)算以及暫估回沖方式相關(guān)4、結(jié)算成本處理與暫估回沖方式：存貨進(jìn)行結(jié)算成本處理，要將采購(gòu)暫估入庫(kù)成本按發(fā)票的實(shí)際成本進(jìn)行調(diào)整，調(diào)整方式 與是否本月結(jié)算以及暫估回沖方式相關(guān)。暫估入庫(kù)存貨

7、成本的回沖方式包括月初回沖、單到回沖、單到補(bǔ)差三種；對(duì)于受托代銷 采購(gòu)業(yè)務(wù)，不論是本月暫估還是以前月份暫估的入庫(kù)單，均采用單到補(bǔ)差的方式；對(duì)于費(fèi)用 發(fā)票單獨(dú)結(jié)算，結(jié)算成本處理后生成入庫(kù)調(diào)整單。月初回沖：指當(dāng)月貨到票未到時(shí)，先將采購(gòu)入庫(kù)單暫估入賬，在下月初時(shí)立即回沖形成 紅字回沖單，沖回上月暫估的業(yè)務(wù)，下月結(jié)算時(shí)再按結(jié)算價(jià)形成最終的反映實(shí)際成本的采購(gòu) 入庫(kù)單（即報(bào)銷的藍(lán)字回沖單）。如果下月發(fā)票仍未到，則期末處理時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)按原來(lái)的暫 估價(jià)重新暫估入賬（即暫估的藍(lán)字回沖單），下月初再回沖，這樣如此循環(huán)直到結(jié)算生成報(bào) 銷的藍(lán)字回沖單為止。單到回沖：指當(dāng)月貨到票未到時(shí)，先將采購(gòu)入庫(kù)單暫估入賬，下月或以后

8、月份結(jié)算時(shí)先 將原來(lái)的暫估入庫(kù)單全部回沖，再按結(jié)算價(jià)形成最終的反映實(shí)際成本的采購(gòu)入庫(kù)單（即報(bào)銷 的藍(lán)字回沖單）。單到補(bǔ)差：指當(dāng)月貨到票未到時(shí)，先將采購(gòu)入庫(kù)單暫估入賬，下月或以后月份結(jié)算時(shí)將 暫估成本與實(shí)際成本之間的差異形成入庫(kù)調(diào)整單，將原來(lái)的暫估成本調(diào)整為實(shí)際的結(jié)算成 本。如果暫估記帳當(dāng)月進(jìn)行結(jié)算成本處理，調(diào)整暫估成本的方式相同，不涉及到回沖方 式；A,暫估記帳當(dāng)月全部結(jié)算情況下，結(jié)算成本處理流程：1，采購(gòu)到貨入庫(kù)，但發(fā)票還未收到，財(cái)務(wù)根據(jù)暫估價(jià)格做估記入存貨明細(xì)賬；2，月末收到采購(gòu)發(fā)票并于入庫(kù)單全部結(jié)算3，在存貨中對(duì)結(jié)算單進(jìn)行結(jié)算成本處理4，結(jié)算成本處理時(shí)，自動(dòng)按結(jié)算金額修改寫原暫估入庫(kù)成本

9、。B,對(duì)于當(dāng)月部分結(jié)算的采購(gòu)入庫(kù)單1，采購(gòu)到貨入庫(kù)，但發(fā)票還未收到，財(cái)務(wù)根據(jù)暫估價(jià)格做估計(jì)記入存貨明細(xì) 賬；2，月末收到采購(gòu)發(fā)票并于入庫(kù)單部分結(jié)算；3，由于如果先對(duì)采購(gòu)入庫(kù)單暫估記帳，發(fā)票后到并且與采購(gòu)入庫(kù)單部分結(jié) 算，系統(tǒng)不支持結(jié)算成本處理；存貨明細(xì)賬里依然是暫估價(jià)格；4，如果采購(gòu)入庫(kù)單先與發(fā)票部分結(jié)算，后在存貨系統(tǒng)記帳，則存貨明細(xì)帳中 會(huì)形成兩條記錄，一條為按已結(jié)算金額記帳的記錄，一條為按未結(jié)算金額 暫估記帳的記錄；暫估記帳、跨月結(jié)算情況下的結(jié)算成本處理方式：A，暫估記帳，跨月全部結(jié)算情況下，結(jié)算成本處理方式及流程如下：月初回沖：1，本月采購(gòu)入庫(kù)但發(fā)票未到，財(cái)務(wù)根據(jù)暫估價(jià)格做估計(jì)記入存貨明

10、細(xì)賬；2，本月月末結(jié)賬；3，月末結(jié)賬時(shí)刻按原暫估金額系統(tǒng)自動(dòng)生成原暫估入庫(kù)單的紅字回沖單；4，下月收到發(fā)票，并全部結(jié)算；5，在存貨中對(duì)結(jié)算單進(jìn)行結(jié)算成本處理6，結(jié)算成本處理時(shí)，生成藍(lán)字回沖單，并記入存貨明細(xì)賬；單到回沖1，本月采購(gòu)入庫(kù)但發(fā)票未到，財(cái)務(wù)根據(jù)暫估價(jià)格做估計(jì)記入存貨明細(xì)賬；2，本月月末結(jié)賬；3，下月收到發(fā)票，并全部結(jié)算；4，在存貨中對(duì)結(jié)算單進(jìn)行結(jié)算成本處理；結(jié)算成本處理時(shí)，同時(shí)按暫估金額生成紅字回沖單和按結(jié)算金額生成藍(lán)字回沖單； 單到補(bǔ)差1，本月采購(gòu)入庫(kù)但發(fā)票未到，財(cái)務(wù)根據(jù)暫估價(jià)格做估計(jì)記入存貨明細(xì)賬；2，本月月末結(jié)賬；下月收到發(fā)票，并全部結(jié)算；4，在存貨中對(duì)結(jié)算單進(jìn)行結(jié)算成本處理；

11、5,結(jié)算成本處理時(shí)，按暫估金額和結(jié)算金額的差額生成入庫(kù)調(diào)整單，并記入存貨明細(xì) 賬；A，暫估記帳，跨月部分結(jié)算：（暫估記帳、跨月部分結(jié)算的情況下，單到補(bǔ)差的 處理方式與跨月全部結(jié)算相同）月初回沖本月采購(gòu)入庫(kù)但發(fā)票未到，財(cái)務(wù)根據(jù)暫估價(jià)格做估計(jì)記入存貨明細(xì)賬；本月月末結(jié)賬；月末結(jié)賬時(shí)刻按原暫估金額系統(tǒng)自動(dòng)生成原暫估入庫(kù)單的紅字回沖單；下月收到發(fā)票，并部分結(jié)算；在存貨中對(duì)結(jié)算單進(jìn)行結(jié)算成本處理；結(jié)算成本處理時(shí)，按已結(jié)算的金額生成藍(lán)字回沖單（報(bào)銷），并記入存貨明細(xì)賬；7，期末處理；8,期末處理時(shí)，按未結(jié)算的金額生成藍(lán)字回沖單（暫估）；9，月末結(jié)賬；10，月末結(jié)賬時(shí)，按未結(jié)算的金額生成下月的紅字回沖單單到回沖1，本月采購(gòu)入庫(kù)但發(fā)票未到，財(cái)務(wù)根據(jù)暫估價(jià)記入存貨明細(xì)賬；本月月末結(jié)賬；下月收到發(fā)票，并進(jìn)行部分結(jié)