助理共識(shí)會(huì)檔案及合同管理培訓(xùn)

1、合同及檔案管理培訓(xùn)(pixn)課程1魏曉燕2012年8月30日共四十九頁(yè) 第一部分、合同法基本理論 第二部分、合同管理(gunl) 第二部分、印章管理 第三部分、檔案管理 2 目 錄 共四十九頁(yè)3了解(lioji)法務(wù)法務(wù)的職責(zé)范圍1.修訂格式合同（德克士特許合同、康師傅授權(quán)合同）；2.審核合同、協(xié)議；3.商標(biāo)注冊(cè)、商標(biāo)保護(hù)；4.審核外發(fā)公函、法律文件；5.提供法律咨詢、法律意見(jiàn)；6.代理或配合外聘律師辦理訴訟和仲裁、勞動(dòng)仲裁案件；7.稽核輔導(dǎo)子公司的檔案管理、印章管理工作；8.考核法律顧問(wèn)工作；9.舉辦(jbn)公司內(nèi)部法律培訓(xùn)；10.為公司合資、并購(gòu)或其他專案，提供法律方面的支持；11.就

2、專項(xiàng)事件/項(xiàng)目進(jìn)行盡職調(diào)查,出具法律意見(jiàn)書(shū)、調(diào)查報(bào)告；12.制定法律事務(wù)規(guī)章制度、管理辦法；13. 經(jīng)授權(quán)后處理其他事務(wù)。共四十九頁(yè)4積極協(xié)助(xizh)和配合法務(wù)履行部門(mén)職責(zé)。與法務(wù)配合，共同處理各子公司的法律事務(wù)。按照法務(wù)的專業(yè)意見(jiàn)，不斷完善各業(yè)務(wù)部門(mén)的工作。各公司若發(fā)生或即將發(fā)生訴訟、仲裁、勞動(dòng)仲裁糾紛，或發(fā)現(xiàn)被侵權(quán)時(shí)，應(yīng)第一時(shí)間報(bào)法務(wù)處理。按照法務(wù)部門(mén)頒布的合約會(huì)審管理辦法、租賃合同管理辦法對(duì)合同予以用印。按照法務(wù)部門(mén)頒布的檔案管理辦法，對(duì)直營(yíng)餐廳及加盟餐廳的檔案予以管理。合同的分類存檔和調(diào)閱。你應(yīng)該(ynggi)做什么互相配合共四十九頁(yè)第一部分、合同法基本(jbn)理論合同無(wú)處不在！

3、 衣食住行都離不開(kāi)合同2.企業(yè)經(jīng)營(yíng)從合同開(kāi)始從公司(n s)的成立到公司(n s)經(jīng)營(yíng)都離不開(kāi)合同5共四十九頁(yè)6合同即契約，平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立變更終止民事權(quán)利義務(wù)(yw)關(guān)系的協(xié)議。一般調(diào)整財(cái)產(chǎn)關(guān)系 例如買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、特許經(jīng)營(yíng)合同婚姻、收養(yǎng)、監(jiān)護(hù)等有關(guān)身份關(guān)系的協(xié)議，不適用,而是適用其他法律的規(guī)定。一、合同法概論(giln)1、合同的定義：共四十九頁(yè)7口頭形式:通過(guò)口頭交談的方式而訂立合同。適用于小標(biāo)的， 例如商場(chǎng)超市、菜場(chǎng)上的買(mǎi)賣(mài)。書(shū)面形式：通過(guò)書(shū)面形式訂立合同,書(shū)面形式包括電報(bào)、信件(xnjin)、傳真、電子郵件。適用于數(shù)額較大、內(nèi)容復(fù)雜、不能立即履行的合同。

4、法定原因：法律、行政法規(guī)規(guī)定采用書(shū)面形式的，應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式。 約定原因：當(dāng)事人約定采用書(shū)面形式的，應(yīng)當(dāng)采用書(shū)面形式。行為默示形式:行為推定。比如收費(fèi)停車(chē)場(chǎng)等。2、合同(h tong)的形式共四十九頁(yè)8 合同的內(nèi)容由雙方約定，一般包括以下條款： （一）當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所； 合同中的當(dāng)事人姓名或名稱，其用途是確定合同的權(quán)利義務(wù)主體到底是誰(shuí)， 也是一旦發(fā)生訴訟時(shí)確定被告的依據(jù)。（二）標(biāo)的； 通俗的說(shuō)就是雙方交易的內(nèi)容，標(biāo)的不明確，就會(huì)直接影響交易目的的實(shí)現(xiàn)。（三）數(shù)量與價(jià)款或者報(bào)酬(bo chou)；（四）質(zhì)量；（五）履行期限、地點(diǎn)和方式；（六）結(jié)算期限及方式； （七）檢驗(yàn)方法； 這一條款

5、與質(zhì)量條款相呼應(yīng)，沒(méi)有這一條款，質(zhì)量條款就會(huì)缺少威懾力。（八）違約責(zé)任；（九）解決爭(zhēng)議的方法。 可約定訴訟或仲裁，如果訴訟的，也可在民訴法規(guī)定的范圍內(nèi)約定管轄法院。3、合同條款：共四十九頁(yè)4、合同(h tong)效力合同生效要件：1、當(dāng)事人具有締約能力2、意思表示真實(shí)3、不違反強(qiáng)制性法律規(guī)范(gufn)及公序良俗4、標(biāo)的的確定和可能法定義務(wù)正確履行親自履行完全履行95、合同的履行共四十九頁(yè)101、考察簽約對(duì)象的簽約能力和資信履約(lyu)能力審查審查對(duì)方的技術(shù)力量和人員素質(zhì)審查對(duì)方的資金情況審查對(duì)方的貨源情況保障交易(jioy)安全二、訂立合同應(yīng)注意的問(wèn)題共四十九頁(yè)112、考察當(dāng)事人的簽約能力

6、 當(dāng)事人訂立合同應(yīng)具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力。民事權(quán)利能力：享有民事權(quán)利承擔(dān)民事義務(wù)的資格。自然人自出生之日、法人自成立之日起都具有民事權(quán)利能力。民事行為能力：是指以自己的行為行使民事權(quán)利和承擔(dān)民事義務(wù)的資格。分為：無(wú)民事行為能力人：不滿10周歲的未成年人及不能辨認(rèn)自己行為的精神病人。由他的法定代理人代理民事活動(dòng)。但可以訂立純獲利益的合同或與其智力年齡相適應(yīng)的合同，如接受贈(zèng)與、購(gòu)買(mǎi)文具等。限制民事行為能力人：10周歲以上的未成年人和不能完全辨認(rèn)自己行為的精神病人。僅能從事與其年齡(ninlng)、智力狀況相適應(yīng)的民事活動(dòng)。完全民事行為能力人:18周歲以上且精神正常的人，具有完全民事行

7、為能力，可以獨(dú)立進(jìn)行民事活動(dòng)。16周歲以上不滿18周歲的公民，以自己的勞動(dòng)收入為主要生活來(lái)源的，視為完全民事行為能力人。共四十九頁(yè)123、合同填寫(xiě)不留空格。不適用的空格部分要用斜線劃掉;文字(wnz)修改。在修改處雙方簽字或按手印或加蓋公章;除了格式合同填寫(xiě)外,盡量避免手寫(xiě)合同;涉及數(shù)字部分，宜用大寫(xiě)，大小寫(xiě)兼而有之更好;最后一頁(yè)如果只是簽字頁(yè)，注明“此頁(yè)無(wú)正文”;簽約時(shí)間，要寫(xiě)在實(shí)際履行日之前或合同有效期開(kāi)始之前。共四十九頁(yè)134、不得(bu de)簽署以下合同：盡管合同(h tong)是當(dāng)事人的合意，反映了當(dāng)事人的目的，但該合同(h tong)只有在不違反法律要求時(shí)才具有法律效力，受法律保

8、護(hù)。1、一方以欺詐、脅迫的手段訂立合同，損害國(guó)家利益；2、惡意串通，損害國(guó)家、集體或者第三人利益；3、以合法形式掩蓋非法目的；4、損害社會(huì)公共利益；5、違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定。共四十九頁(yè)三、合同(h tong)起草、管理上的誤區(qū)1、合同是平等的合同當(dāng)事人在法律上的地位是平等的，這也是民法精神實(shí)質(zhì)，但這并不代表締結(jié)的合同條款就一定是絕對(duì)平等的。合同的不平等，在現(xiàn)實(shí)中體現(xiàn)為合同締結(jié)方經(jīng)濟(jì)實(shí)力(shl)上的不平等。2、合同條款越多越規(guī)范寫(xiě)合同不是寫(xiě)小說(shuō)，不是條款越多越規(guī)范。相反，合同條款越多，可能存在的表述上的漏洞也就越多，各方對(duì)合同條款的理解上的分歧也就越多。3、公司法務(wù)能夠解決一切合同問(wèn)題任何一

9、個(gè)交易，均會(huì)使公司存在經(jīng)營(yíng)上的風(fēng)險(xiǎn)，合同在履行過(guò)程中也存在各種不確定因素?？蛻舨宦男泻贤?，有可能是合同條款設(shè)置的原因，而更多的可能是其經(jīng)營(yíng)上的原因比如經(jīng)營(yíng)出現(xiàn)資金周轉(zhuǎn)上的困難，或投資失敗，或項(xiàng)目取消等這些都有可能直接導(dǎo)致客戶違約，但這些情況，是公司法務(wù)事先不能掌握的。公司法務(wù)要做的是設(shè)計(jì)合理的交易結(jié)構(gòu)，起草完善的合同條款，以控制交易時(shí)的法律風(fēng)險(xiǎn)。至于其他就不是公司法務(wù)能夠決定和左右的了。共四十九頁(yè)第二部分(b fen)、合同管理15合同文本使用合同(h tong)的會(huì)審流程合約的簽署合同用印共四十九頁(yè)16一、合同文本使用(shyng)我方格式文本必須使用我方慣用文本優(yōu)先使用我方起草文本爭(zhēng)取使用

10、對(duì)方文本不建議使用共四十九頁(yè)17 公司有印刷制式合同文本的，必須使用制式文本。除非公司統(tǒng)一修訂，各子公司在使用時(shí)，不得擅自修改。各業(yè)務(wù)部門(mén)有慣用文本的，原則上應(yīng)使用慣用文本，并不得修改，如確實(shí)需要修改或者對(duì)方堅(jiān)持(jinch)要求修改的，須提交相關(guān)部門(mén)審核后修改。雙方都沒(méi)有合同文本的，應(yīng)由本公司起草合同文本。合同草擬原則上由合同需求部門(mén)主導(dǎo)，法務(wù)協(xié)助修改，合同需求部門(mén)必須先與對(duì)方就其中的商務(wù)條款（包括但不限于合同主體，標(biāo)的，數(shù)量，質(zhì)量，價(jià)格，付款方式條件，合同期限等）進(jìn)行談判，達(dá)成一致后草擬這部分條款，交法務(wù)進(jìn)行修改或補(bǔ)充。業(yè)務(wù)部門(mén)確因業(yè)務(wù)需要，必須使用對(duì)方文本的，必須先與對(duì)方就其中的商務(wù)條款

11、（包括合同主體，標(biāo)的，數(shù)量，質(zhì)量，價(jià)格，付款方式條件，合同期限等）進(jìn)行談判，達(dá)成一致后草擬這部分條款交相關(guān)部門(mén)審核。合同文本使用(shyng)共四十九頁(yè)1合同審核(shnh)部門(mén)及權(quán)限業(yè)務(wù)部門(mén)審核商務(wù)(shngw)條款；財(cái)務(wù)部門(mén)審核付款和結(jié)算條款；法務(wù)部門(mén)審核法律及其它條款；根據(jù)核決權(quán)限由相關(guān)部門(mén)簽署。應(yīng)注意的問(wèn)題2 合約會(huì)審單上所有的簽字必須是相關(guān)人員親筆簽名，任何人不得假冒、模仿、復(fù)制他人簽名。經(jīng)法務(wù)部門(mén)確認(rèn)后的合約，簽約部門(mén)不得擅自更改，申請(qǐng)用印的合約必須保持跟法務(wù)確認(rèn)的版本一致。簽約部門(mén)必須認(rèn)真填寫(xiě)合約會(huì)審單，填寫(xiě)的內(nèi)容必須跟合約內(nèi)容保持一致，不得隱瞞或者漏寫(xiě)或篡改。不得先蓋章后會(huì)審。

12、二、合約會(huì)審流程共四十九頁(yè)19共四十九頁(yè)20合約會(huì)審(hushn)及用印申請(qǐng)單簽約單位：（ ） 填單日期：簽約部門(mén)合約基本狀況合約名稱編號(hào)對(duì)方名稱合約價(jià)款合約標(biāo)的履行期限對(duì)方身份驗(yàn)證 已核對(duì)無(wú)誤 未核對(duì)合約草擬方我方 對(duì)方 共同用印類型總部印章 子公司印章合約主要條款描述：（如支付方式、違約責(zé)任等）合約經(jīng)辦人：會(huì)審部門(mén)相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)：承辦人：復(fù)審承辦人：財(cái)務(wù)意見(jiàn)： 承辦人： 復(fù)審 承辦人： 法務(wù)意見(jiàn)：承辦人：復(fù)審承辦人：簽約部門(mén)不采納會(huì)審部門(mén)意見(jiàn) 采納會(huì)審部門(mén)意見(jiàn)并修改不采納理由陳述：簽約部門(mén)主管：副總董事長(zhǎng)或特別授權(quán)人共四十九頁(yè)21共四十九頁(yè)22租賃合約會(huì)審及用印申請(qǐng)單簽約單位(dnwi)：（

13、 ） 填單日期：簽約部門(mén)合約基本狀況房屋產(chǎn)權(quán)人名稱出租人名稱租賃房屋地址租期 年 月 日到 年 月 日租金月租金 元，年租金 元，總租金 元支付方式月付 季付 半年付 年付押金 元 提前解約違約金提供附件 出租人身份證復(fù)印件 房產(chǎn)證復(fù)印件 消防驗(yàn)收證明 產(chǎn)權(quán)人同意轉(zhuǎn)租證明原件 環(huán)境評(píng)估報(bào)告 開(kāi)發(fā)經(jīng)辦人：開(kāi)發(fā)主管：合同版本我方 對(duì)方 子公司主管：會(huì)審部門(mén)子公司財(cái)務(wù)總部法務(wù)核準(zhǔn)部門(mén)共四十九頁(yè)1、合同草擬2、合同談判3、合同審核4、合同簽署5、合同履行三、合同(h tong)簽署注：順序不可倒，應(yīng)在合同簽署后再履行。禁止先履行后簽合同，否則合同簽署就沒(méi)有(mi yu)意義，談判也會(huì)有困難。審計(jì)時(shí)會(huì)被

14、認(rèn)為不規(guī)范存在風(fēng)險(xiǎn)。23（一）合同簽署流程商業(yè)談判共四十九頁(yè)24簽字、蓋章 ：當(dāng)事人是自然人的讓本人簽字并按手印 ； 當(dāng)事人是單位的讓法定代表人簽字并蓋公司公章或合同(h tong)章。委托代理人簽合約的，代理人必須提供有本人簽字的授權(quán)書(shū)并經(jīng)公證處公證。 非法定代表人簽字，必須提供有蓋公章的授權(quán)書(shū)。簽名注意：要署真名、全名、中文名。跟身份證一致。每頁(yè)簽署。企業(yè)蓋章注意：印章需與注明的企業(yè)名稱一致，與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致。避免與分支機(jī)構(gòu)簽合同。（二）合同(h tong)簽署注意點(diǎn)共四十九頁(yè)25四、合同(h tong)用印一看簽字檢查申請(qǐng)單簽字是否齊全二看內(nèi)容檢查申請(qǐng)單填寫(xiě)的內(nèi)容是否與合同匹配三蓋公章要求

15、對(duì)方先蓋章2頁(yè)以上蓋騎縫章四歸檔申請(qǐng)單原件、合同復(fù)印件存檔合同用印應(yīng)填寫(xiě)相應(yīng)的申請(qǐng)單據(jù)并提交印章保管人，經(jīng)審核符合用印條件的予以用?。汉贤糜∩暾?qǐng)單類別：一般合同填寫(xiě)合約會(huì)審(hushn)及用印單并經(jīng)相關(guān)部門(mén)會(huì)審特許合同填寫(xiě)特許合同會(huì)審及用印申請(qǐng)單并經(jīng)相關(guān)部門(mén)會(huì)審租賃合同填寫(xiě)租賃合同會(huì)審及用印申請(qǐng)單并經(jīng)相關(guān)部門(mén)會(huì)審共四十九頁(yè)26合同經(jīng)辦人確認(rèn)合同已經(jīng)經(jīng)所有相關(guān)人員審核簽字后，憑合同會(huì)審及用印申請(qǐng)單請(qǐng)印章保管人蓋章。印章保管人應(yīng)核查合同會(huì)審及用印申請(qǐng)單上內(nèi)容是否跟合同配套，簽約和會(huì)審部門(mén)、董事長(zhǎng)或特別授權(quán)人是否都已經(jīng)簽字。如核查無(wú)誤則在合同或協(xié)議上蓋章。印章保管人需留一份合同復(fù)印件并隨合同會(huì)審及

16、用印申請(qǐng)單原件存檔(cn dng)，每月制作用印明細(xì)表，供總經(jīng)辦備查。蓋章須知：需要蓋章的合同或文件的頁(yè)數(shù)在兩頁(yè)及以上的，應(yīng)在合同所有頁(yè)面上加蓋騎縫章。合同蓋章原件由合同經(jīng)辦部門(mén)保管并歸檔。合同的歸檔具體見(jiàn)檔案管理部分。合同(h tong)用印流程共四十九頁(yè)第三(d sn)部分、印章管理271、印信(ynxn)的種類公司公章:代表公司的意志,凡是以公司名義發(fā)出的信函、公文、合同、證明等公司材料均可使用公章。公司文件但凡加蓋公章即可認(rèn)定公司知悉并認(rèn)可文件內(nèi)容。合同專用章:公司如有刻制合同章的，合約的用印應(yīng)優(yōu)先使用合同專用章。合約包括但不限于所有的商務(wù)性質(zhì)的合同、協(xié)議、契約、意向書(shū)，以及補(bǔ)充協(xié)議或

17、變更協(xié)議等。法人專用章：用于內(nèi)部人事任免。財(cái)務(wù)、發(fā)票專用章：用于賬務(wù)開(kāi)票等財(cái)務(wù)工作的處理，由財(cái)務(wù)部門(mén)使用。共四十九頁(yè)282、印信(ynxn)的管理總部保管人子公司保管人保管要求公章合同專用章公司法定代表人名章總經(jīng)辦主管室建檔登記動(dòng)態(tài)管理妥善保管確保安全財(cái)務(wù)專用章發(fā)票專用章群財(cái)會(huì)部子公司財(cái)務(wù)處（1）用印采取申請(qǐng)制度：合同類的文件：填寫(xiě)合約會(huì)審計(jì)用印申請(qǐng)單并經(jīng)相關(guān)部門(mén)會(huì)審其他類：填寫(xiě)用印申請(qǐng)單并經(jīng)相關(guān)部門(mén)會(huì)審非經(jīng)職權(quán)(zhqun)部門(mén)審核批準(zhǔn)不給予用?。?）印章借出：一般情況下不準(zhǔn)攜帶印信外出。如特殊情況，需詳細(xì)注明使用原因，并提報(bào)再上一級(jí)主管核準(zhǔn)。借用人在借用期間，請(qǐng)妥善保管印信，如有遺失，務(wù)必

18、及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)辦手續(xù)，并依據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定，追究責(zé)任人的相關(guān)責(zé)任。用畢須立即歸還。共四十九頁(yè)3、印章管理(gunl)人職責(zé)妥善保管印章，印章不用時(shí)應(yīng)上鎖；印章及時(shí)加油確保正常使用(shyng)；印章?lián)p壞需及時(shí)申請(qǐng)換新章；刻制印章需書(shū)面提報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，不得擅自刻制；規(guī)范用?。簣?jiān)持原則恪盡職守,遵守用印流程、用印申請(qǐng)制度，不得私自蓋章；禁止在空白紙上加蓋印章；禁止自行在虛假的文件上蓋章，如虛假合同、借條等。29共四十九頁(yè)30第四部分(b fen) 檔案管理檔案(dng n)分類歸檔原則檔案管理組織架構(gòu)檔案管理表檔案借閱共四十九頁(yè)31防止公司重要檔案流失；方便調(diào)取查閱和檢查；發(fā)生糾紛(jifn)時(shí)作為證

19、據(jù)和處理的依據(jù)；公司未來(lái)上市之前，會(huì)計(jì)師事務(wù)所、律師事務(wù)所將會(huì)對(duì)公司的重要合同、證照進(jìn)行盡職調(diào)查，故有必要盡早規(guī)范檔案管理以符合上市的要求。歸檔(gudng)的目的共四十九頁(yè)一、檔 案 分 類序號(hào)檔案類別負(fù)責(zé)部門(mén)歸檔范圍保管期限歸檔時(shí)間1行政管理類總經(jīng)辦證照（名稱預(yù)先核準(zhǔn)通知書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照 、批準(zhǔn)證書(shū) 、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、評(píng)估報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、衛(wèi)生許可證、工商登記變更材料 ） 3、印章 永久獲得之日4、公司發(fā)文（規(guī)章、制度、決定、條例、規(guī)定、辦法等）永久每年二月之前人資部1、辦公室房屋租賃合同、出租方營(yíng)業(yè)執(zhí)照或自然人身份證復(fù)印件、租賃登記證明文件。2、行政管理、人事方面的協(xié)議合同解除或終

20、止后3年每年二月之前2勞動(dòng)人事類人資部(自行歸檔和管理)勞動(dòng)合同員工檔案人事任免文件合同解除或終止后3年發(fā)生之日4、薪酬制度、福利制度、績(jī)效考核辦法、員工手冊(cè)等5、工會(huì)檔案6、辦公資產(chǎn)登記表、清單永久3技術(shù)類研發(fā)科研項(xiàng)目檔案產(chǎn)品研發(fā)檔案10年項(xiàng)目完成后32共四十九頁(yè)檔 案 分 類序號(hào)檔案類別負(fù)責(zé)部門(mén)存檔資料保管期限歸檔時(shí)間4經(jīng)營(yíng)決策類經(jīng)營(yíng)企劃公司章程、章程修正、變更 股東會(huì)決議、會(huì)議記錄董事會(huì)決議、會(huì)議記錄其他重要會(huì)議紀(jì)要企業(yè)重大經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略性決策合資公司的重要合同。永久每年二月之前7、各部門(mén)年度預(yù)算與工作計(jì)劃、月會(huì)資料等3年5開(kāi)發(fā)及物業(yè)類開(kāi)發(fā)部特許合同、本部門(mén)其他合同 合同解除或終止后5年每年二

21、月之前獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌等榮譽(yù)檔案永久受讓房產(chǎn)：1.房產(chǎn)證；2.土地使用權(quán)證；3.房屋買(mǎi)賣(mài)合同；4.價(jià)款支付憑證、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。6監(jiān)督和無(wú)形資產(chǎn)類法務(wù)訴訟或仲裁案件（起訴狀、上訴狀、申訴狀、立案通知、答辯狀、開(kāi)庭通知、判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)、證據(jù)材料等）行政處罰：行政處罰決定、行政處罰通知、行政復(fù)議申請(qǐng)、行政復(fù)議決定。案件結(jié)束后5年每年二月之前3、聘用律師、法律顧問(wèn)等合同合同解除或終止后5年4、商標(biāo)注冊(cè)證、商標(biāo)許可合同、商標(biāo)備案書(shū)5、特許備案檔案永久33共四十九頁(yè)檔 案 分 類序號(hào)檔案類別負(fù)責(zé)部門(mén)存檔資料保管期限歸檔時(shí)間4經(jīng)營(yíng)決策類經(jīng)營(yíng)企劃公司章程、章程修正、變更 股東會(huì)決議、會(huì)議記錄董事會(huì)決議

22、、會(huì)議記錄其他重要會(huì)議紀(jì)要企業(yè)重大經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略性決策合資公司的重要合同。永久每年二月之前7、各部門(mén)年度預(yù)算與工作計(jì)劃、月會(huì)資料等3年5開(kāi)發(fā)及物業(yè)類開(kāi)發(fā)部特許合同、本部門(mén)其他合同 合同解除或終止后5年每年二月之前獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌等榮譽(yù)檔案永久受讓房產(chǎn)：1.房產(chǎn)證；2.土地使用權(quán)證；3.房屋買(mǎi)賣(mài)合同；4.價(jià)款支付憑證、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。6監(jiān)督和無(wú)形資產(chǎn)類法務(wù)訴訟或仲裁案件（起訴狀、上訴狀、申訴狀、立案通知、答辯狀、開(kāi)庭通知、判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)、證據(jù)材料等）行政處罰：行政處罰決定、行政處罰通知、行政復(fù)議申請(qǐng)、行政復(fù)議決定。案件結(jié)束后5年每年二月之前3、聘用律師、法律顧問(wèn)等合同合同解除或終止后5年4、商標(biāo)

23、注冊(cè)證、商標(biāo)許可合同、商標(biāo)備案書(shū)5、特許備案檔案永久34共四十九頁(yè)檔 案 分 類序號(hào)檔案類別負(fù)責(zé)部門(mén)存檔資料保管期限歸檔時(shí)間4經(jīng)營(yíng)決策類經(jīng)營(yíng)企劃公司章程、章程修正、變更 股東會(huì)決議、會(huì)議記錄董事會(huì)決議、會(huì)議記錄其他重要會(huì)議紀(jì)要企業(yè)重大經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略性決策合資公司的重要合同。永久每年二月之前7、各部門(mén)年度預(yù)算與工作計(jì)劃、月會(huì)資料等3年5開(kāi)發(fā)及物業(yè)類開(kāi)發(fā)部特許合同、本部門(mén)其他合同 合同解除或終止后5年每年二月之前獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌等榮譽(yù)檔案永久受讓房產(chǎn)：1.房產(chǎn)證；2.土地使用權(quán)證；3.房屋買(mǎi)賣(mài)合同；4.價(jià)款支付憑證、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。6監(jiān)督和無(wú)形資產(chǎn)類法務(wù)訴訟或仲裁案件（起訴狀、上訴狀、申訴狀、立案通知、答

24、辯狀、開(kāi)庭通知、判決書(shū)、裁定書(shū)、調(diào)解書(shū)、證據(jù)材料等）行政處罰：行政處罰決定、行政處罰通知、行政復(fù)議申請(qǐng)、行政復(fù)議決定。案件結(jié)束后5年每年二月之前3、聘用律師、法律顧問(wèn)等合同合同解除或終止后5年4、商標(biāo)注冊(cè)證、商標(biāo)許可合同、商標(biāo)備案書(shū)5、特許備案檔案永久35共四十九頁(yè)序號(hào)檔案類別負(fù)責(zé)部門(mén)存檔資料保管期限歸檔時(shí)間7財(cái)會(huì)類財(cái)會(huì)部（自行歸檔和管理）1、 會(huì)計(jì)檔案（憑證、賬簿、報(bào)表）2、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告3、資金借貸、擔(dān)保協(xié)議 等檔案4、納稅資料15年發(fā)生之日5、本部門(mén)簽署的合同合同解除或終止后3年8貿(mào)易類供應(yīng)、行銷、工程、訓(xùn)練各部門(mén)簽署的協(xié)議、合同（如買(mǎi)賣(mài)、供銷、廣告、工程、培訓(xùn)等合同）合同解除或終止

25、后3年每年二月之前9信息管理類資訊部1、本公司開(kāi)發(fā)或委托開(kāi)發(fā)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的全套資料（用戶需求、系統(tǒng)說(shuō)明、用戶手冊(cè)等）2、各類信息數(shù)據(jù)永久每年二月之前3、本部門(mén)簽署的合同或協(xié)議合同解除或終止后3年10資產(chǎn)設(shè)備部1、購(gòu)買(mǎi)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)設(shè)備的買(mǎi)賣(mài)合同、2、貨款支付憑證3、海關(guān)進(jìn)口報(bào)關(guān)或證明文件。合同解除或終止后10年每年二月之前檔 案 分 類36共四十九頁(yè)37序號(hào)檔案類別負(fù)責(zé)部門(mén)存檔資料保管期限歸檔時(shí)間11固定資產(chǎn)類建廠中心自建房產(chǎn)：1、土地使用權(quán)、房產(chǎn)證2、建設(shè)項(xiàng)目批準(zhǔn)文件3、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)工程施工許可證竣工驗(yàn)收資料。永久項(xiàng)目完成后12對(duì)外投資類資產(chǎn)收購(gòu)兼并（合同及附件）永

26、久項(xiàng)目完成后股權(quán)轉(zhuǎn)讓（合同及附件）合資協(xié)議、章程等檔 案 分 類共四十九頁(yè)38為配合會(huì)計(jì)師審計(jì)，各部門(mén)應(yīng)在每年二月之前將上一年度的合同檔案交檔案室保管；合同建檔以一家單位一個(gè)檔案為原則；檔案里應(yīng)包含對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照(或身份證)復(fù)印件,所有的附件、補(bǔ)充協(xié)議、和所有往來(lái)函件；過(guò)期檔案應(yīng)由主管簽字后銷毀，不得隨便丟棄(diq)或賣(mài)掉。合同存檔：合同簽署后業(yè)務(wù)部門(mén)將合同原件和附件的建立檔案后保管。為方便合同的管理和查詢，可制作合約明細(xì)表，并將合約簽署日期、合同期間、簽署合約應(yīng)完成事項(xiàng)及補(bǔ)充協(xié)議簽訂日期等重要信息匯總于明細(xì)表。 二、歸檔(gudng)原則共四十九頁(yè)39總經(jīng)辦/主管室（檔案室）部門(mén)檔案部門(mén)檔案

27、部門(mén)檔案財(cái)務(wù)檔案人事檔案各部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、建檔，定期(dngq)將整理好的檔案移交主管室檔案室。財(cái)務(wù)、人事檔案仍由財(cái)務(wù)、人事部門(mén)自行保管。2.2檔案建立(jinl)和移交共四十九頁(yè)2.3檔案保管及庫(kù)房(kfng)管理檔案室應(yīng)加強(qiáng)檔案資料的收集工作，并對(duì)接收到的檔案分門(mén)別類系統(tǒng)整理、登記和安全保管，不得隨意外借。對(duì)案卷保存情況應(yīng)定期檢查，發(fā)現(xiàn)霉變、破損等情況，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)并及時(shí)采取搶救措施。檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，嚴(yán)格做好移交手續(xù)。各子公司應(yīng)配備(pibi)相應(yīng)的檔案管理硬件設(shè)施。嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙及存放易燃易爆物品。采取防火防盜防光防蟲(chóng)等應(yīng)急安全措施。40共四十九頁(yè)加盟店檔案管理表（子

28、公司）直營(yíng)店檔案管理表（子公司）合資(h z)公司檔案管理表（合資(h z)公司）41三、子公司重要(zhngyo)檔案管理表共四十九頁(yè)序號(hào)特許主合同簽約人加盟餐廳業(yè)主、名稱、地址合同期間必須存檔資料（檔案里如有下列資料則在后面的括弧里打）補(bǔ)充檔案1被特許人：業(yè)主：從 年 月 日到 年 月 日續(xù)約至：年 月 日特許合同及附件 （ ）或續(xù)約合同及附件 （ ）信息披露書(shū)回執(zhí) （ ）餐廳營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件 （ ）加盟業(yè)主身份證復(fù)印件 （ ）補(bǔ)充協(xié)議 （ ） 名稱：特許人：地址：2被特許人：業(yè)主：從 年 月 日到 年 月 日續(xù)約至：年 月 日特許合同及附件 （ ）續(xù)約合同及附件 （ ）信息披露書(shū)回執(zhí) （ ）餐廳營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件 （ ）加盟業(yè)主身份證復(fù)印件 （ ）補(bǔ)充協(xié)議 （ ） 名稱：特許人：地址：421、加盟餐廳檔案明細(xì)注：1、檔案中如有其他材料，或以后有新的資料要存檔的請(qǐng)?jiān)凇按鏅n資料”一列(y li)空白處填寫(xiě)。2、存檔資料中列出的1-5條是必須存檔的資料，請(qǐng)補(bǔ)齊。如不能補(bǔ)齊請(qǐng)?jiān)趥渥⒄f(shuō)明處填寫(xiě)原因。3、除非注明是復(fù)印件，所有資料應(yīng)當(dāng)是原件。4、特許人一列請(qǐng)?zhí)顚?xiě)主合同中