EXCEL電子表格常用函數(shù)的用法講課講稿

1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。EXCEL電子表格常用函數(shù)的用法-EXCEL電子表格常用函數(shù)的用法-轉(zhuǎn)載HYPERLINK/userhome/9644539t_blank迷失的羊2收藏于2012-04-04閱讀數(shù)：1被轉(zhuǎn)藏：HYPERLINKjavascript:ShowSaverUser();580公眾公開HYPERLINK/userhome/4403381t_blank原文來(lái)源HYPERLINK/EditArt2.aspx?articleid=200744769修改HYPERLINKjavascript:void(0);如何標(biāo)記批

2、注?在Excel工作表的單元格中，可以使用兩種最基本的數(shù)據(jù)格式：常數(shù)和公式。常數(shù)是指文字、數(shù)字、日期和時(shí)間等數(shù)據(jù)，還可以包括邏輯值和錯(cuò)誤值，每種數(shù)據(jù)都有它特定的格式和輸入方法，為了使用戶對(duì)輸入數(shù)據(jù)有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)，有必要來(lái)介紹一下在Excel中輸入各種類型數(shù)據(jù)的方法和技巧。一、輸入文本Excel單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數(shù)字、空格和非數(shù)字字符的組合，每個(gè)單元格中最多可容納32000個(gè)字符數(shù)。雖然在Excel中輸入文本和在其它應(yīng)用程序中沒有什么本質(zhì)區(qū)別，但是還是有一些差異，比如我們?cè)赪ord、PowerPoint的表格中，當(dāng)在單元格中輸入文本后，按回車鍵表示一個(gè)段落的結(jié)束，光標(biāo)會(huì)

3、自動(dòng)移到本單元格中下一段落的開頭，在Excel的單元格中輸入文本時(shí)，按一下回車鍵卻表示結(jié)束當(dāng)前單元格的輸入，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到當(dāng)前單元格的下一個(gè)單元格，出現(xiàn)這種情況時(shí)，如果你是想在單元格中分行，則必須在單元格中輸入硬回車，即按住Alt鍵的同時(shí)按回車鍵。二、輸入分?jǐn)?shù)幾乎在所有的文檔中，分?jǐn)?shù)格式通常用一道斜杠來(lái)分界分子與分母，其格式為“分子/分母”，在Excel中日期的輸入方法也是用斜杠來(lái)區(qū)分年月日的，比如在單元格中輸入“1/2”，按回車鍵則顯示“1月2日”，為了避免將輸入的分?jǐn)?shù)與日期混淆，我們?cè)趩卧裰休斎敕謹(jǐn)?shù)時(shí)，要在分?jǐn)?shù)前輸入“0”(零)以示區(qū)別，并且在“0”和分子之間要有一個(gè)空格隔開，比如我們?cè)?/p>

4、輸入1/2時(shí)，則應(yīng)該輸入“01/2”。如果在單元格中輸入“81/2”，則在單元格中顯示“81/2”，而在編輯欄中顯示“8.5”。三、輸入負(fù)數(shù)在單元格中輸入負(fù)數(shù)時(shí)，可在負(fù)數(shù)前輸入“-”作標(biāo)識(shí)，也可將數(shù)字置在()括號(hào)內(nèi)來(lái)標(biāo)識(shí)，比如在單元格中輸入“(88)”，按一下回車鍵，則會(huì)自動(dòng)顯示為“-88”。四、輸入小數(shù)在輸入小數(shù)時(shí)，用戶可以向平常一樣使用小數(shù)點(diǎn)，還可以利用逗號(hào)分隔千位、百萬(wàn)位等，當(dāng)輸入帶有逗號(hào)的數(shù)字時(shí)，在編輯欄并不顯示出來(lái)，而只在單元格中顯示。當(dāng)你需要輸入大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結(jié)尾的數(shù)字時(shí)，可以采用下面的方法：選擇“工具”、“選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，單

5、擊“編輯”標(biāo)簽，選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，并在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入或選擇要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù)，提醒大家如果要在輸入比較大的數(shù)字后自動(dòng)添零，可指定一個(gè)負(fù)數(shù)值作為要添加的零的個(gè)數(shù)，比如要在單元格中輸入“88”后自動(dòng)添加3個(gè)零，變成“88000”，就在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“-3”，相反，如果要在輸入“88”后自動(dòng)添加3位小數(shù)，變成“0.088”，則要在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“3”。另外，在完成輸入帶有小數(shù)位或結(jié)尾零字符串的數(shù)字后，應(yīng)清除對(duì)“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”符選框的選定，以免影響后邊的輸入;如果只是要暫時(shí)取消在“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”中設(shè)置的選項(xiàng)，可以在輸入數(shù)據(jù)時(shí)自帶小數(shù)點(diǎn)。五、輸入貨幣值Excel幾

6、乎支持所有的貨幣值，如人民幣(￥)、英鎊()等。歐元出臺(tái)以后，Excel2000完全支持顯示、輸入和打印歐元貨幣符號(hào)。用戶可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值，Excel會(huì)自動(dòng)套用貨幣格式，在單元格中顯示出來(lái)，如果用要輸入人民幣符號(hào)，可以按住Alt鍵，然后再數(shù)字小鍵盤上按“0165”即可。EXCEL電子表格中四個(gè)常用函數(shù)的用法現(xiàn)在介紹四個(gè)常用函數(shù)的用法：COUNT(用于計(jì)算單元格區(qū)域中數(shù)字值的個(gè)數(shù))、COUNTA(用于計(jì)算單元格區(qū)域中非空白單元格的個(gè)數(shù))、COUNTBLANK(用于計(jì)算單元格區(qū)域中空白單元格的個(gè)數(shù))、COUNTIF(用于計(jì)算符合一定條件的COUNTBLANK單元格個(gè)數(shù))。結(jié)合例

7、子將具體介紹：如何利用函數(shù)COUNTA統(tǒng)計(jì)本班應(yīng)考人數(shù)(總?cè)藬?shù))、利用函數(shù)COUNT統(tǒng)計(jì)實(shí)際參加考試人數(shù)、利用函數(shù)COUNTBLANK統(tǒng)計(jì)各科缺考人數(shù)、利用函數(shù)COUNTIF統(tǒng)計(jì)各科各分?jǐn)?shù)段的人數(shù)。首先，在上期最后形成的表格的最后添加一些字段名和合并一些單元格，見圖1。一、利用函數(shù)COUNTA統(tǒng)計(jì)本班的應(yīng)考人數(shù)(總?cè)藬?shù))因?yàn)楹瘮?shù)COUNTA可以計(jì)算出非空單元格的個(gè)數(shù)，所以我們?cè)诶么撕瘮?shù)時(shí)，選取本班學(xué)生名字所在單元格區(qū)域(B3B12)作為統(tǒng)計(jì)對(duì)象，就可計(jì)算出本班的應(yīng)考人數(shù)(總?cè)藬?shù))。1選取存放本班總?cè)藬?shù)的單元格，此單元格是一個(gè)經(jīng)過(guò)合并后的大單元格(C18G18)；2選取函數(shù)；單擊菜單“插入/函

8、數(shù)”或工具欄中的函數(shù)按鈕f，打開“粘貼函數(shù)”對(duì)話框，在“函數(shù)分類”列表中選擇函數(shù)類別“統(tǒng)計(jì)”，然后在“函數(shù)名”列表中選擇需要的函數(shù)“COUNTA”，按“確定”按鈕退出“粘貼函數(shù)”對(duì)話框。3選取需要統(tǒng)計(jì)的單元格區(qū)域；在打開的“函數(shù)向?qū)А睂?duì)話框中，選取需要計(jì)算的單元格區(qū)域B3B13，按下回車鍵以確認(rèn)選??；“函數(shù)向?qū)А睂?duì)話框圖再次出現(xiàn)在屏幕上，按下“確定”按鈕，就可以看到計(jì)算出來(lái)本班的應(yīng)考人數(shù)(總?cè)藬?shù))了。二、利用COUNT、COUNTBLANK和COUNTIF函數(shù)分別統(tǒng)計(jì)各科參加考試的人數(shù)、統(tǒng)計(jì)各科缺考人數(shù)、統(tǒng)計(jì)各科各分?jǐn)?shù)段的人數(shù)我們?cè)谳斎氤煽?jī)時(shí)，一般情況下，缺考的人相應(yīng)的科目的單元格為空就可以了

9、，是0分的都輸入0。(一)統(tǒng)計(jì)語(yǔ)文科的參加考試人數(shù)、缺考人數(shù)、各分?jǐn)?shù)段的人數(shù)。1用函數(shù)COUNT統(tǒng)計(jì)語(yǔ)文科的參加考試人數(shù)。單擊存放參加語(yǔ)文科考試人數(shù)的單元格C19，然后按照前面的操作步驟，首先在“函數(shù)分類”列表中選擇函數(shù)類別“統(tǒng)計(jì)”，在“函數(shù)名”列表中選擇需要的函數(shù)“COUNT”；其次按照上面“一、3”選取單元格區(qū)域的操作方法，選取需要統(tǒng)計(jì)的單元格區(qū)域(C3C12)，然后回車確認(rèn)，單擊“函數(shù)向?qū)А睂?duì)話框“確定”按鈕，就可以看到計(jì)算出來(lái)的結(jié)果。2用函數(shù)COUNTBLANK統(tǒng)計(jì)語(yǔ)文科的缺考人數(shù)。單擊存放語(yǔ)文科缺考人數(shù)的單元格C20，然后按照上面的操作方法，在“統(tǒng)計(jì)”類別中選取函數(shù)COUNTBLAN

10、K，并進(jìn)行需要統(tǒng)計(jì)單元格區(qū)域(C3C12)的選取，直到得出結(jié)果。3用函數(shù)COUNTIF分別統(tǒng)計(jì)出語(yǔ)文科各分?jǐn)?shù)段的人數(shù)。(1)統(tǒng)計(jì)90分(包括90分)以上的人數(shù)(表中為“90分以上”)：?jiǎn)螕舸娣糯私y(tǒng)計(jì)人數(shù)的單元格C21，然后選取函數(shù),即選取“統(tǒng)計(jì)”類別中的函數(shù)“COUNTIF”，然后單擊“函數(shù)向?qū)А睂?duì)話框中的“Ragane”右側(cè)的按鈕，以選取統(tǒng)計(jì)單元格的區(qū)域(C3C12)后，回到“函數(shù)向?qū)А睂?duì)話框中，再輸入統(tǒng)計(jì)的條件：“$#62;=90”,如圖2。單擊“確定”按鈕，就可以計(jì)算出結(jié)果了。(2)統(tǒng)計(jì)大于或等于80分而小于90分的人數(shù)(表中為“8089分”)：雙擊單元格C21進(jìn)入編輯狀態(tài)，可以看到統(tǒng)計(jì)

11、90分以上的分?jǐn)?shù)段的人數(shù)的公式如圖3所示是：=COUNTIF(C3:C12,$#62;=90)，要統(tǒng)計(jì)本分?jǐn)?shù)段人數(shù)，我們只要雙擊C22，在其中輸入計(jì)算公式：=COUNTIF(C3:C12,$#62;=80)COUNTIF(C3:C12,$#62;=90)回車后，即可計(jì)算出此分?jǐn)?shù)段的人數(shù)。(3)用同樣方法，只要在C23、C24、C25三個(gè)單元格中，分別輸入公式(可以通過(guò)復(fù)制粘貼后,修改數(shù)字快速完成)：=COUNTIF(C3:C12,$#62;=70)COUNTIF(C3:C12,$#62;=80)=COUNTIF(C3:C12,$#62;=60)COUNTIF(C3:C12,$#62;=70)=

12、COUNTIF(C3:C12,$#60;60)輸入完畢后，注意一定要以回車確定，即可分別統(tǒng)計(jì)出“大于或等于70分而小于80分”(表中為“7079分”)、“大于或等于60分而小于70分”(表中為“6069分”)、“小于60分”(表中為“不及格”)，這三個(gè)分?jǐn)?shù)段的各自的人數(shù)。.2.20巧妙輸入位數(shù)較多的數(shù)字大家知道，如果向Excel中輸入位數(shù)比較多的數(shù)值（如身份證號(hào)碼），則系統(tǒng)會(huì)將其轉(zhuǎn)為科學(xué)計(jì)數(shù)的格式，與我們的輸入原意不相符，解決的方法是將該單元格中的數(shù)值設(shè)置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去設(shè)置，也可以實(shí)現(xiàn)，但操作很慢。其實(shí)我們?cè)谳斎脒@些數(shù)值時(shí)，只要在數(shù)值的前面加上一個(gè)小“”就可以了（注意:

13、必須是在英文狀態(tài)下輸入）。2.2.21將WPS/Word表格轉(zhuǎn)換為Excel工作表有時(shí)需要將WPSWord編輯過(guò)的表格轉(zhuǎn)換成Excel工作表，可利用Excel的數(shù)據(jù)庫(kù)操作、宏操作等功能進(jìn)行分析、處理，轉(zhuǎn)換方法非常簡(jiǎn)單:1.啟動(dòng)WPSWord，打開WPSWord文檔，拖動(dòng)鼠標(biāo)，選擇整個(gè)表格，再在“編輯”菜單中選擇“復(fù)制”命令;2.啟動(dòng)Excel，打開Excel工作表，單擊目標(biāo)表格位置的左上角單元格，再在“編輯”菜單中選擇“粘貼”命令。注:若需將老版本的WPS表格轉(zhuǎn)換為Excel工作表，應(yīng)先將其用WPS97WPS2000WPSOffice或Word打開，再進(jìn)行轉(zhuǎn)換。2.2.22取消單元格鏈接將鏈接

14、單元格格式更改為數(shù)值格式就可以取消單元格鏈接，方法如下:選擇包含鏈接的單元格，然后單擊“復(fù)制”按鈕，保持該格處于選中狀態(tài)，單擊鼠標(biāo)右鍵選擇“選擇性粘貼”命令選擇“數(shù)值”后單擊“確定”，單元格內(nèi)容就被單元格實(shí)際數(shù)值替代，與其它源文件的鏈接就刪除了。2.2.23快速輸入拼音選中已輸入漢字的單元格，然后單擊“格式拼音信息顯示或隱藏”命令，選中的單元格會(huì)自動(dòng)變高，再單擊“格式拼音信息編輯”命令，即可在漢字上方輸入拼音。單擊“格式拼音信息設(shè)置”命令，可以修改漢字與拼音的對(duì)齊關(guān)系。2.2.24插入“”首先選擇要插入“”的單元格，在字體下拉列表中選擇“Marlett”字體，輸入a或b，即在單元格中插入了“”

15、。2.2.25按小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊有以下兩種方法使數(shù)字按小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊:1.選中位數(shù)少的單元格，根據(jù)需要單擊格式工具欄上的“增加小數(shù)位數(shù)”按鈕多次，將不足位數(shù)補(bǔ)以0。2.選中位數(shù)少的單元格，右鍵單擊選擇“設(shè)置單元格格式”命令，在彈出的窗口中單擊“數(shù)字”標(biāo)簽，選中“數(shù)值”，在右面的“小數(shù)位數(shù)”中輸入需要的），程序就會(huì)自動(dòng)以0補(bǔ)足位數(shù)。同樣，對(duì)于位數(shù)多的單元格，如果設(shè)置了較少的小數(shù)位數(shù)，程序會(huì)自動(dòng)去掉后面的數(shù)字。2.2.26對(duì)不同類型的單元格定義不同的輸入法在一個(gè)工作表中，通常既有數(shù)字，又有字母和漢字。于是，我們?cè)诰庉嫴煌愋偷膯卧駮r(shí)，需要不斷地切換中英文輸入法，這不但降低了編輯效率，而且讓人覺得麻煩。下面

16、的方法能讓Excel針對(duì)不同類型的單元格，實(shí)現(xiàn)輸入法的自動(dòng)切換:1.選擇需要輸入漢字的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)有效性”命令，在“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中選擇“輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”下拉列表中選擇“打開”，單擊“確定”按鈕（）;2.同樣，選擇需要輸入字母或數(shù)字的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)有效性”命令，選擇“輸入法模式”選項(xiàng)卡，在“模式”下拉列表中選擇“關(guān)閉(英文模式)”，單擊“確定”按鈕。此后，當(dāng)插入點(diǎn)處于不同的單元格時(shí)，Excel會(huì)根據(jù)上述設(shè)置，自動(dòng)在中英文輸入法間進(jìn)行切換，從而提高了輸入效率。2.2.27在Excel中快速插入Word表格1.打開Word表格所在的文件;2.打開要處理Word表

17、格的Excel文件，并調(diào)整好兩窗口的位置，以便看見表格和要插入表格的區(qū)域;3.選中Word中的表格;4.按住鼠標(biāo)左鍵，將表格拖到Excel窗口中，松開鼠標(biāo)左鍵將表格放在需要的位置即可。2.2.28設(shè)置單元格字體選定要格式化的全部單元格或單個(gè)單元格中的指定文本，單擊“格式單元格”命令，在“字體”框中，單擊所需字體，在“字號(hào)”框中，單擊所需的字體大小即可（）。另外，如果某一單元格中的少量數(shù)據(jù)不可見，那么可減小這些數(shù)據(jù)字體的大小，而不用調(diào)整列的寬度，以顯示單元格中所有數(shù)據(jù)。2.2.29在一個(gè)單元格中顯示多行文字選定要設(shè)置格式的單元格，單擊“格式單元格”命令，在打開的單元格格式對(duì)話框中選中“對(duì)齊”選項(xiàng)

18、卡下的“自動(dòng)換行”復(fù)選框（）即可。2.2.30將網(wǎng)頁(yè)上的數(shù)據(jù)引入到Excel表格網(wǎng)頁(yè)上表格形式的信息可以直接從瀏覽器上復(fù)制到Excel中，而且效果極佳。你可以選中信息并復(fù)制它，然后將信息粘貼到Excel中，或者可以選中信息并將其拖放到Excel中。使用這種“拖放”方法傳輸和處理任何基于網(wǎng)絡(luò)的表格數(shù)據(jù)會(huì)顯得非常簡(jiǎn)單并且異常快捷。在Excel2002中，你可以像使用Excel工作表那樣打開Html文件，并獲得同樣的功能、格式及編輯狀態(tài)。2.2.31取消超級(jí)鏈接下面介紹兩個(gè)方法，讓你方便地取消Excel中的超級(jí)鏈接。1.如果正在輸入U(xiǎn)RL或E-mail地址，在輸入完畢后敲回車鍵，剛才輸入的內(nèi)容會(huì)變成

19、藍(lán)色，此時(shí)單擊智能標(biāo)記選擇“撤消超鏈接”命令即可。2.如果在工作表中已存在超級(jí)鏈接，右鍵單擊單元格，在快捷菜單中選擇“取消超鏈接”命令即可。2.2.32編輯單元格內(nèi)容雙擊要鍵入數(shù)據(jù)的單元格，直接輸入數(shù)據(jù)或?qū)ζ渲袃?nèi)容進(jìn)行修改，完成后若要確認(rèn)所做的改動(dòng)，按Enter鍵即可;若取消所做的改動(dòng)，按Esc鍵。另外，你還可以單擊單元格，再單擊工作表上邊的編輯欄，你就可以在編輯欄中編輯單元格中的數(shù)據(jù)了。2.2.33設(shè)置單元格邊框選擇要添加邊框的所有單元格，單擊“格式單元格”命令，選擇“邊框”選項(xiàng)卡（），然后在“樣式”中選中所需的線型樣式，同時(shí)可以在“顏色”中指定不同的顏色，再單擊“外邊框”按鈕，最后單擊“確

20、定”按鈕即可。要設(shè)置含有旋轉(zhuǎn)文本的選定單元格的樣式，單擊“格式單元格”命令，選擇“邊框”選項(xiàng)卡，然后使用“預(yù)置”下的“外邊框”和“內(nèi)部”按鈕，邊框應(yīng)用于單元格的邊界，它會(huì)和文本旋轉(zhuǎn)同樣的角度。2.2.34設(shè)置單元格文本對(duì)齊方式選擇要設(shè)置文本對(duì)齊的單元格，單擊“格式單元格”命令，單擊“對(duì)齊”標(biāo)簽，然后根據(jù)需要設(shè)置文本對(duì)齊方式即可。2.2.35輸入公式單擊將要在其中輸入公式的單元格，然后鍵入(等號(hào))，若單擊了“編輯公式”按鈕或“粘貼函數(shù)”按鈕，Excel將插入一個(gè)等號(hào)，接著輸入公式內(nèi)容，按Enter鍵。2.2.36輸入人名時(shí)使用“分散對(duì)齊”（微軟Office技巧大賽獲獎(jiǎng)作品）在Excel表格中輸入

21、人名時(shí)為了美觀，我們一般要在兩個(gè)字的人名中間空出一個(gè)字的間距。按空格鍵是一個(gè)辦法，但是我們這里有更好的方法。我們以一列為例，將名單輸入后，選中該列，點(diǎn)擊“格式單元格對(duì)齊”，在“水平對(duì)齊”中選擇“分散對(duì)齊”，最后將列寬調(diào)整到最合適的寬度，整齊美觀的名單就做好了。2.2.37隱藏單元格中的所有值（微軟Office技巧大賽獲獎(jiǎng)作品）有時(shí)候，我們需要將單元格中所有值隱藏起來(lái)，這時(shí)你可以選擇包含要隱藏值的單元格。單擊“格式單元格”命令，選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡，在“分類”列表中選擇“自定義”，然后將“類型”框中已有的代碼刪除，鍵入“;”(3個(gè)分號(hào))即可（）。提示:你也許奇怪為什么會(huì)這樣，其實(shí)單元格數(shù)字的自定義

22、格式是由正數(shù)、負(fù)數(shù)、零和文本4個(gè)部分組成。這4個(gè)部分用3個(gè)分號(hào)分隔，哪個(gè)部分空，相應(yīng)的內(nèi)容就不會(huì)在單元格中顯示。現(xiàn)在都空了，當(dāng)然就都不顯示了。2.2.38恢復(fù)隱藏列通常，選擇隱藏列兩邊列上的單元格，然后選擇“格式列取消隱藏”菜單項(xiàng)可以恢復(fù)隱藏的列。其實(shí)恢復(fù)隱藏列還有一種快捷方法:將鼠標(biāo)指針放置在列標(biāo)的分割線上，例如，若隱藏B列，則將鼠標(biāo)指針放置在列A和列C的分割線上，輕輕地向右移動(dòng)鼠標(biāo)指針，直到鼠標(biāo)指針從兩邊有箭頭的單豎變?yōu)閮蛇呌屑^的雙豎杠，此時(shí)拖動(dòng)鼠標(biāo)就可以打開隱藏的列。2.2.39快速隱藏/顯示選中單元格所在行和列（微軟Office技巧大賽獲獎(jiǎng)作品）在Excel中隱藏行或列,通?？梢酝ㄟ^(guò)

23、格式菜單中的行或列選項(xiàng)中的隱藏來(lái)實(shí)現(xiàn),或者是選中行號(hào)或列標(biāo)后通過(guò)鼠標(biāo)右鍵的快捷菜單來(lái)完成,對(duì)于分散的單元格區(qū)域,可以這樣快速隱藏:快速隱藏選中單元格所在行:“Ctrl+9”快速隱藏選中單元格所在列:“Ctrl+0”取消行隱藏:“Ctrl+Shift+9”取消行隱藏:“Ctrl+Shift+0”2.2.40徹底隱藏單元格在很多時(shí)候我們會(huì)將一些行或列的內(nèi)容隱藏起來(lái)不讓別人查看，但是如果用戶復(fù)制包含隱藏行或列的區(qū)域，這樣隱藏的內(nèi)容就會(huì)在粘貼的新的工作表中出現(xiàn)，降低了隱藏效果。如果要想避免這種情況，我們可以先選中要復(fù)制的區(qū)域，然后單擊“編輯定位”命令，在打開的對(duì)話框中點(diǎn)擊“定位條件”按鈕，在定位條件對(duì)

24、話框中選中“可見單元格”選項(xiàng)），這樣就可以避免上面所發(fā)生的情況了。2.2.41用下拉列表快速輸入數(shù)據(jù)如果某些單元格區(qū)域中要輸入的數(shù)據(jù)很有規(guī)律，如學(xué)歷(小學(xué)、初中、高中、中專、大專、本科、碩士、博士)、職稱(技術(shù)員、助理工程師、工程師、高級(jí)工程師)等，你希望減少手工錄入的工作量，這時(shí)我們就可以設(shè)置下拉列表實(shí)現(xiàn)選擇輸入。具體方法為:選取需要設(shè)置下拉列表的單元格區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)有效性”命令，從“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框中選擇“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”下拉列表中選擇“序列”，在“來(lái)源”框中輸入我們?cè)O(shè)置下拉列表所需的數(shù)據(jù)序列，如“技術(shù)員、助理工程師、工程師、高級(jí)工程師”，并確保復(fù)選框“提供下拉箭頭”被選中，單

25、擊“確定”按鈕即可（）。這樣在輸入數(shù)據(jù)的時(shí)候，就可以單擊單元格右側(cè)的下拉箭頭選擇輸入數(shù)據(jù)，從而加快了輸入速度。2.2.42快速輸入自定義短語(yǔ)使用該功能可以把經(jīng)常使用的文字定義為一條短語(yǔ)，當(dāng)輸入該條短語(yǔ)時(shí)，“自動(dòng)更正”便會(huì)將它更換成所定義的文字。定義“自動(dòng)更正”項(xiàng)目的方法如下:單擊“工具自動(dòng)更正選項(xiàng)”命令，在彈出的“自動(dòng)更正”對(duì)話框中的“替換”框中鍵入短語(yǔ)，如“電腦報(bào)”，在“替換為”框中鍵入要替換的內(nèi)容，如“電腦報(bào)編輯部”，單擊“添加”按鈕，將該項(xiàng)目添加到項(xiàng)目列表中，單擊“確定”退出。以后只要輸入“電腦報(bào)”，則“電腦報(bào)編輯部”這個(gè)短語(yǔ)就會(huì)輸?shù)奖砀裰小?.2.43設(shè)置單元格背景色選擇要設(shè)置背景色的

26、單元格，單擊“格式單元格”命令，然后單擊“圖案”選項(xiàng)卡，要設(shè)置帶有圖案的背景色，請(qǐng)?jiān)凇邦伾笨蛑袉螕暨x中一種顏色，然后單擊“圖案”下拉菜單，選擇所需的圖案樣式和顏色即可。2.2.44快速在多個(gè)單元格中輸入相同公式先選定一個(gè)區(qū)域，再鍵入公式，然后按“Ctrl+Enter”組合鍵，可以在區(qū)域內(nèi)的所有單元格中輸入同一公式。2.2.45同時(shí)在多個(gè)單元格中輸入相同內(nèi)容選定需要輸入數(shù)據(jù)的單元格，單元格可以是相鄰的，也可以是不相鄰的，然后鍵入相應(yīng)數(shù)據(jù)，按“Ctrl+Enter”鍵即可。2.2.46快速輸入日期和時(shí)間當(dāng)前日期選取一個(gè)單元格，并按“Ctrl+;”當(dāng)前時(shí)間選取一個(gè)單元格，并按“Ctrl+Shift

27、+;”當(dāng)前日期和時(shí)間選取一個(gè)單元格，并按“Ctrl+;”，然后按空格鍵，最后按“Ctrl+Shift+;”注意:當(dāng)你使用這個(gè)技巧插入日期和時(shí)間時(shí)，所插入的信息是靜態(tài)的。要想自動(dòng)更新信息，你必須使用TODAY和NOW函數(shù)。2.2.47將復(fù)制的單元格安全地插入到現(xiàn)有單元格之間如果你想要將一塊復(fù)制的單元格插入到其他行或列之間而不是覆蓋這些行或列可以通過(guò)下面這個(gè)簡(jiǎn)單的操作來(lái)完成:選擇你將要復(fù)制的單元格，單擊編輯菜單上的復(fù)制，在工作表上選擇將要放置被復(fù)制單元格的區(qū)域，然后按下“Ctrl+Shift+”，在插入對(duì)話框中單擊周圍單元格的轉(zhuǎn)換方向，然后單擊“確定”。現(xiàn)在，復(fù)制的單元格將插入到合適的位置，而你無(wú)

28、需擔(dān)心它們覆蓋原有的信息。2.2.48在Excel中不丟掉列標(biāo)題的顯示你是否希望不論將Excel電子表格滾動(dòng)到哪里都能夠看到列標(biāo)題？這里將介紹一種使列標(biāo)題總保持可見的方法:選擇緊鄰列標(biāo)題的下一行，單擊“窗口凍結(jié)窗格”命令，被凍結(jié)的列標(biāo)題不會(huì)滾動(dòng)，而且在你移動(dòng)工作簿的其他部分時(shí)，列標(biāo)題會(huì)保持可見。2.2.49查看與日期等效的序列數(shù)的值Excel將所有的日期都作為序列數(shù)對(duì)待，要查看與日期等效的序列數(shù)的值，通常需要將包含日期的單元格格式更改為“常規(guī)”格式?，F(xiàn)在有一種快捷方法:選擇包含日期的單元格，然后單擊“格式”工具欄上的“千位分隔樣式”按鈕(即逗號(hào)形狀的按鈕)，Excel將會(huì)對(duì)選擇的單元格應(yīng)用千位

29、分隔樣式顯示序列數(shù)。2.2.50快速?gòu)?fù)制單元格內(nèi)容選中下面的單元格，按“Ctrl+（為英文狀態(tài)下的單引號(hào)）”組合鍵，即可將上一單元格的內(nèi)容快速?gòu)?fù)制下來(lái)。2.2.51使用自定義序列排序（微軟Office技巧大賽獲獎(jiǎng)作品）在Excel排序?qū)υ捒蛑羞x擇主要關(guān)鍵字后單擊選項(xiàng)，可以選擇自定義序列作為排序次序，使排序方便快捷且更易于控制。順便說(shuō)一下，排序可以選擇按列或按行，如果以前排行的順序都是選擇性粘貼轉(zhuǎn)置，排完序后再轉(zhuǎn)置。自定義排序只應(yīng)用于“主要關(guān)鍵字”框中的特定列。在“次要關(guān)鍵字”框中無(wú)法使用自定義排序。若要用自定義排序?qū)Χ鄠€(gè)數(shù)據(jù)列排序，則可以逐列進(jìn)行。例如，要根據(jù)列A或列B進(jìn)行排序，可先根據(jù)列B排

30、序，然后通過(guò)“排序選項(xiàng)”對(duì)話框確定自定義排序次序，下一步就是根據(jù)列A排序。2.2.52快速格式化Excel單元格如果想要快速訪問(wèn)Excel中的單元格格式對(duì)話框，以更改諸如字樣、對(duì)齊方式或邊框等，請(qǐng)先選擇需要格式化的單元格然后按下“Ctrl+1”組合鍵，就可以打開“單元格格式對(duì)話框”。2.2.53固定顯示某列不少人在工作中用Excel做工資表時(shí)，由于工資表項(xiàng)目很多，往往一行信息不能同時(shí)顯示在屏幕上，給日常的查詢和變動(dòng)工資輸入帶來(lái)一定困難。用下面的方法就可以解決這個(gè)問(wèn)題:首先在表格中單擊要凍結(jié)列的右邊一列，然后單擊“窗口凍結(jié)窗格”命令即可。如果你想撤消此功能，點(diǎn)擊“窗口”菜單，原來(lái)“凍結(jié)窗口”命令

31、變成“撤消窗口凍結(jié)”，單擊它即可。2.2.54在Excel中快速編輯單元格如果你希望使用鍵盤做每一件事，在Excel電子表格中快速編輯數(shù)據(jù)將很困難，因?yàn)槟銜?huì)發(fā)現(xiàn)自己想對(duì)單元格做改動(dòng)時(shí)，經(jīng)常需要用到鼠標(biāo)。其實(shí)你可以使用一個(gè)快捷鍵F2，這樣你的手就不用離開鍵盤了。下面將教你怎么做:利用箭頭鍵選擇要編輯的單元格，按下F2，編輯單元格內(nèi)容，編輯完成后，按Enter鍵確認(rèn)所做改動(dòng)，或者按ESC鍵取消改動(dòng)。注意:這個(gè)技巧在Excel編輯超級(jí)鏈接時(shí)非常方便，因?yàn)槿绻?dāng)你使用鼠標(biāo)點(diǎn)擊單元格的超級(jí)鏈接時(shí)將自動(dòng)打開Internet瀏覽器窗口，使用鍵盤可以很容易地編輯超級(jí)鏈接。2.2.55使用自動(dòng)填充快速?gòu)?fù)制公式和

32、格式想用一種無(wú)需輸入數(shù)字的簡(jiǎn)單方法在Excel中填充數(shù)字嗎？利用自動(dòng)填充命令，你可以快速向相鄰的單元格復(fù)制數(shù)據(jù)、公式或格式。以下將說(shuō)明具體的操作方法:選擇希望復(fù)制的單元格，將光標(biāo)移到選中單元格的右下角，光標(biāo)將變成一個(gè)黑色的+號(hào)，點(diǎn)擊并按住鼠標(biāo)右鍵不放，將光標(biāo)拖過(guò)將要填充的單元格，松開鼠標(biāo)右鍵，鼠標(biāo)右擊，在出現(xiàn)的快捷菜單中單擊“以序列方式填充”，這一技巧可以在創(chuàng)建電子表格時(shí)節(jié)省大量時(shí)間。2.2.56為單元格添加批注Excel為方便用戶及時(shí)記錄，提供了添加批注的功能，當(dāng)你給單元格進(jìn)行注釋后，只需將鼠標(biāo)停留在單元格上，就可看到相應(yīng)的批注。添加批注的方法是:單擊要添加批注的單元格，單擊“插入批注”命令

33、，在彈出的批注框中鍵入你要批注的文本，輸好后單擊批注框外部的工作表區(qū)域即可。在添加批注之后單元格的右上角會(huì)出現(xiàn)一個(gè)小紅點(diǎn)，提示該單元格已被添加了批注。將鼠標(biāo)移到該單元格上就可以顯示批注。2.2.57數(shù)據(jù)自動(dòng)輸入在Excel中，數(shù)字、日期和時(shí)間等形式的數(shù)據(jù)可以直接連續(xù)輸入。例如，當(dāng)需要輸入12/10/9112/10/99這些連續(xù)的日期，可以先在第一個(gè)單元格中輸入12/10/99，然后用鼠標(biāo)選中該單元格，接著再用鼠標(biāo)直接拖動(dòng)單元格右下角的填充柄，按照需要水平向右或者垂直向下移動(dòng)，即可自動(dòng)在相鄰的單元格中填充12/10/91、12/10/9212/10/99數(shù)據(jù)。當(dāng)然你也可以單擊填充柄，選擇需要的序

34、列方式（）。對(duì)于數(shù)字而言，還可以實(shí)現(xiàn)等差數(shù)列和等比數(shù)列的連續(xù)輸入。2.2.58在Excel中快速計(jì)算一個(gè)人的年齡Excel中的DATEDIF()函數(shù)可以計(jì)算兩單元格之間的年、月或日數(shù)。因此，這個(gè)函數(shù)使得計(jì)算一個(gè)人的年齡變得容易了。在一個(gè)空白工作表中的A1單元里輸入生日，用斜線分隔年、月和日，在A2單元中輸入type=DATEDIF(A1,TODAY(),y)，然后按Enter，這個(gè)人的年齡(以年表示)將被顯示在A2單元中。2.2.59快速修改單元格次序在實(shí)際操作的過(guò)程中，我們有時(shí)需要快速修改單元格內(nèi)容的次序，具體操作方法為:首先用鼠標(biāo)選定單元格，同時(shí)按下鍵盤上的Shift鍵，接著移動(dòng)鼠標(biāo)指針到

35、單元格邊緣，直至出現(xiàn)拖放指針箭頭，然后進(jìn)行拖放操作。上下拖拉時(shí)鼠標(biāo)在單元格間邊界處會(huì)變成一個(gè)水平“工”狀標(biāo)志，左右拖拉時(shí)會(huì)變成垂直“工”狀標(biāo)志，釋放鼠標(biāo)按鈕完成操作后，單元格間的次序即發(fā)生了變化。2.2.60將網(wǎng)頁(yè)上的數(shù)據(jù)引入到Excel表格中網(wǎng)頁(yè)上表格形式的信息可以直接從瀏覽器上復(fù)制到Excel中，而且效果極佳。在Excel中，你可以像使用Excel工作表那樣打開Html文件，并獲得同樣的功能、格式及編輯狀態(tài)。第3節(jié)圖形和圖表編輯技巧2.3.1在網(wǎng)上發(fā)布Excel生成的圖形Excel的重要功能之一就是能快速方便地將工作表數(shù)據(jù)生成柱狀、圓餅、折線等分析圖形。要想在Web發(fā)布這類以及用于報(bào)表裝飾

36、示意類圖形，首先單擊“工具選項(xiàng)”命令，在“常規(guī)”中選擇“Web選項(xiàng)”，選擇是否采用便攜網(wǎng)絡(luò)圖形格式(PNG)存儲(chǔ)文件，以加快下載速度和減少磁存儲(chǔ)空間，但要注意這一格式圖形文件將要求瀏覽器支持，并非對(duì)所有瀏覽器都合適。如果未選擇PNG圖形格式，Excel會(huì)自動(dòng)選擇并轉(zhuǎn)換為GIF、JPG格式文件，并創(chuàng)建名為“文件名files”的子文件夾來(lái)保存轉(zhuǎn)換過(guò)的圖形。例如，如果文件名為“dog.htm”，則Excel將創(chuàng)建名為“dog/files”的子文件夾。Excel也會(huì)支持文件指定文件名，例如“image01.jpg”和“image02.jpg等。若在Web發(fā)布時(shí)選中圖表的“選擇交互”選項(xiàng)框，則生成的We

37、b頁(yè)面將保留Excel的圖形與表格數(shù)據(jù)互動(dòng)的功能，即頁(yè)面中顯示數(shù)據(jù)表格和對(duì)應(yīng)分析圖形，用戶如果改變表格中的數(shù)據(jù)，則對(duì)應(yīng)圖形隨之發(fā)生改變。但要注意的是，這一交互并不能刷新存放在服務(wù)器端的數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)，如果你需要刷新或修改服務(wù)器端的數(shù)據(jù)，則須利用VB等編制腳本程序。2.3.2創(chuàng)建圖表連接符當(dāng)你繪制了一些基本圖表以后，經(jīng)常需要用直線、虛線和箭頭來(lái)連接它們，并說(shuō)明圖表中的關(guān)系。Excel2002提供了真正的圖表連接符，這些線條在基本形狀的預(yù)設(shè)位置保持連接，當(dāng)你移動(dòng)基本形狀時(shí)，連接符與它們一起移動(dòng)，而不需要你手工繪制它們。要?jiǎng)?chuàng)建連接符，可按以下步驟進(jìn)行:首先繪制需要連接的基本性狀。在“繪圖”工具欄上單擊“

38、自選圖形”按鈕，選擇“連接符”，并選中需要使用的連接符類型。鼠標(biāo)指針將變成帶有4條放射線的方形，當(dāng)鼠標(biāo)停留在某個(gè)形狀上，形狀上預(yù)先定義的連接點(diǎn)將變成邊界上彩色的點(diǎn)，單擊希望連接符連接的點(diǎn)。然后在另一形狀的連接點(diǎn)上重復(fù)這個(gè)過(guò)程。2.3.3將Excel單元格轉(zhuǎn)換成圖片形式插入到Word中假如要把Excel中某些單元格區(qū)域轉(zhuǎn)換成圖片形式，可先選中要進(jìn)行轉(zhuǎn)換的單元格區(qū)域，然后按住Shift鍵，單擊“編輯復(fù)制圖片”命令，在彈出的“復(fù)制圖片”對(duì)話框中，可選擇“如屏幕所示”和“如打印效果”兩種顯示方式（圖1），如果選擇“如屏幕所示”，還可以進(jìn)一步選擇“圖片”和“位圖”兩種格式。在這里選擇“如屏幕所示”和“圖

39、片”單選按鈕，單擊“確定”按鈕。然后進(jìn)入Word中，單擊“編輯粘貼”命令，即可將選中的Excel單元格區(qū)域以圖片形式粘貼過(guò)來(lái)。如果用戶沒用添加表格框線，那么選擇“如打印效果”后，在進(jìn)行“粘貼圖片”操作后圖片中沒有邊框;如果選擇“如屏幕所示”選項(xiàng)，“粘貼圖片”操作后，圖片會(huì)有和屏幕顯示一樣的邊框。2.3.4將Word內(nèi)容以圖片形式插入到Excel表格中如果要把Word中的某一段內(nèi)容以圖片形式插入到Excel表格中，可按照如下步驟進(jìn)行:首先在Word中選中要復(fù)制的內(nèi)容，然后單擊“編輯復(fù)制”命令，進(jìn)入Excel中，按住Shift鍵，單擊“編輯粘貼圖片”命令，即可將剛才復(fù)制的內(nèi)容以圖片格式插入到Exc

40、el表格中，而且在該圖片上雙擊，還可進(jìn)行文字修改。利用這種方法也可以把“記事本”等其他程序中的內(nèi)容以圖片格式粘貼到Excel中。2.3.5將Word中的內(nèi)容作為圖片鏈接插入Excel表格中首先在Word中選中要復(fù)制的內(nèi)容，然后單擊“編輯復(fù)制”命令，進(jìn)入Excel中，按住Shift鍵，單擊“編輯粘貼鏈接圖片”命令可將選中內(nèi)容作為一個(gè)圖片鏈接插入Excel中。2.3.6在獨(dú)立的窗口中處理內(nèi)嵌式圖表在某些情況下，你可能希望在獨(dú)立的窗口中處理內(nèi)嵌式圖表，例如，一個(gè)圖表比工作表窗口要大的話，那么在它自己的窗口中處理它將更容易、更靈活。要在一個(gè)窗口中處理圖表，可在圖表區(qū)單擊鼠標(biāo)右鍵，并從快捷菜單中選擇“圖

41、表窗口”。2.3.7在圖表中顯示隱藏?cái)?shù)據(jù)通常，Excel不對(duì)隱藏單元格的數(shù)據(jù)制圖。但是，你也許不希望隱藏的數(shù)據(jù)從圖表中消失，可以這樣操作:首先激活圖表，單擊“工具選項(xiàng)圖表”，在“圖表”標(biāo)簽中取消選擇“只繪制可見單元格數(shù)據(jù)”復(fù)選框（）。要注意的是，“只繪制可見單元格數(shù)據(jù)”只適用于激活的圖表，因此，你在進(jìn)行這個(gè)操作之前，必須激活圖表，否則“只繪制可見單元格數(shù)據(jù)”選項(xiàng)是不可選的。/lewutian2.3.8在圖表中增加文本框只要你愿意，你可以在圖表中的任何地方增加能夠移動(dòng)的文本內(nèi)容(不限于標(biāo)題)。方法為:選定圖表除標(biāo)題或數(shù)據(jù)系列外的任何部分，然后在編輯欄中鍵入文本內(nèi)容，接著按回車鍵，這樣，圖表中就自

42、動(dòng)生成包含鍵入內(nèi)容的文本框，你可以把它移到任何地方并根據(jù)自己的喜好進(jìn)行格式化。2.3.9建立文本與圖表文本框的鏈接在工作表的空白單元格內(nèi)輸入要鏈接的文本，單擊選中圖表，在編輯欄輸入等號(hào)，然后單擊包含要鏈接文本的單元格，接著按回車鍵，該文本就出現(xiàn)在圖表中的某個(gè)位置上了。這樣，不管什么時(shí)候工作表單元格內(nèi)的文本發(fā)生變化時(shí)，圖表內(nèi)的文本也隨著改變。但要注意的是，一旦你取消了選中文本框，就很難再用鼠標(biāo)選中該文本框進(jìn)一步地修改，此時(shí)你可以使用我們前面介紹過(guò)的圖表元素選取方法，即使用箭頭鍵移動(dòng)選擇圖表元素。2.3.10給圖表增加新數(shù)據(jù)系列有時(shí)我們需要對(duì)已創(chuàng)建好的圖表增加新的數(shù)據(jù)系列，雖然你可以重新創(chuàng)建包含新

43、數(shù)據(jù)系列的圖表，但對(duì)已經(jīng)存在的圖表增加新數(shù)據(jù)系列顯得更為簡(jiǎn)單、方便。方法一:使用“數(shù)據(jù)源”對(duì)話框激活圖表，單擊“圖表源數(shù)據(jù)系列”，單擊“添加”按鈕，在“名稱”欄中指定數(shù)據(jù)系列的名稱，在“值”欄中指定新的數(shù)據(jù)系列，單擊“確定”按鈕即可（）。方法二:使用“選擇性粘貼”對(duì)話框選擇要增加的數(shù)據(jù)系列并將其復(fù)制到剪貼板上，然后激活圖表，單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，出現(xiàn)“選擇性粘貼”對(duì)話框，選擇添加單元格為“新系列”，并選擇合適的數(shù)值軸，然后單擊“確定”按鈕即可。方法三:拖動(dòng)鼠標(biāo)法選擇要增加為新數(shù)據(jù)系列的單元格區(qū)域，鼠標(biāo)指針指向區(qū)域的邊框，把它拖到圖表中。當(dāng)你松開鼠標(biāo)按鈕的時(shí)候，圖表中就增加了新

44、的數(shù)據(jù)系列。注意:這一方法僅對(duì)內(nèi)嵌式圖表起作用。方法四:使用“添加數(shù)據(jù)”對(duì)話框激活圖表，單擊“圖表添加數(shù)據(jù)”命令，然后選擇要增加為新數(shù)據(jù)系列的單元格區(qū)域，單擊“確定”按鈕即可。2.3.11快速修改圖表元素的格式通常，我們通過(guò)使用“格式”菜單或者選定圖表元素后單擊鼠標(biāo)右鍵，從快捷菜單中選擇“格式”命令來(lái)對(duì)圖表元素進(jìn)行格式化。其實(shí)還有快速的方法:雙擊圖表元素，將會(huì)調(diào)出此圖表元素的格式對(duì)話框。根據(jù)選擇的圖表元素不同，此對(duì)話框會(huì)有所不同。2.3.12創(chuàng)建復(fù)合圖表復(fù)合圖表指的是由不同圖表類型的系列組成的圖表，比如，你可以讓一個(gè)圖表同時(shí)顯示折線圖和柱形圖。創(chuàng)建一個(gè)復(fù)合圖表只需簡(jiǎn)單地將一個(gè)或一個(gè)以上的數(shù)據(jù)系

45、列轉(zhuǎn)變成其他的圖表類型。方法是:選擇某個(gè)數(shù)據(jù)系列，單擊“圖表圖表類型”命令，然后選擇你所要應(yīng)用到數(shù)據(jù)系列上的圖表類型，單擊“確定”按鈕即可。2.3.13對(duì)度量不同的數(shù)據(jù)系列使用不同坐標(biāo)軸有時(shí)，你需要繪制度量完全不同的數(shù)據(jù)系列，如果你使用同樣的坐標(biāo)軸，那么很可能某個(gè)系列幾乎是不可見的。為了使得每個(gè)系列都清晰可見，你可以使用輔助坐標(biāo)軸。要為某個(gè)數(shù)據(jù)系列指定一個(gè)輔助坐標(biāo)軸，首先要選定圖表中的這個(gè)數(shù)據(jù)系列，按右鍵彈出快捷萊單，單擊“數(shù)據(jù)系列格式坐標(biāo)軸”命令，選擇“次坐標(biāo)軸”選項(xiàng)。2.3.14將自己滿意的圖表設(shè)置為自定義圖表類型Excel中提供了一些自定義圖表類型。其實(shí)，你可以將自己創(chuàng)建的圖表設(shè)置為自定

46、義圖表類型，以便以后使用。具體方法為:創(chuàng)建要設(shè)置為自定義圖表類型的圖表，直到你滿意為止。激活此圖表，單擊“圖表圖表類型自定義類型”，選擇“自定義”選項(xiàng)，將會(huì)顯示所有用戶自定義圖表類型的一個(gè)列表。單擊“添加”按鈕，將會(huì)出現(xiàn)“添加自定義圖表類型”對(duì)話框，為你的圖表類型輸入一個(gè)名稱和簡(jiǎn)短的說(shuō)明，然后單擊“確定”，這樣你定制的自定義圖表類型就被加入到列表中了。2.3.15復(fù)制自定義圖表類型如果你希望將你定制的自定義圖表類型復(fù)制到其他電腦中，只需要簡(jiǎn)單地把C:WindowsApplicationDataMicrosoftExcel文件夾中的xlusrgal.xls文件復(fù)制到其他機(jī)器的同樣文件夾中即可。2

47、.3.16旋轉(zhuǎn)三維圖表你可以非常靈活地旋轉(zhuǎn)調(diào)節(jié)三維圖表的視覺角度，以獲得不同的視覺效果。方法一:使用“設(shè)置三維視圖格式”對(duì)話框激活三維圖表，單擊“圖表設(shè)置三維視圖格式”命令，選擇合適的控制命令或數(shù)據(jù)來(lái)旋轉(zhuǎn)和進(jìn)行透視改變（）。方法二:使用鼠標(biāo)實(shí)時(shí)拖動(dòng)“角點(diǎn)”旋轉(zhuǎn)圖表點(diǎn)擊圖表，圖表邊角出現(xiàn)黑色的控制點(diǎn)(稱為“角點(diǎn)”)。你可以拖動(dòng)一個(gè)角點(diǎn)，旋轉(zhuǎn)圖表的三維框直到滿意為止。如果一旦你的圖表被完全搞亂了，不要緊，你可以單擊“圖表設(shè)置三維視圖格式”命令，單擊“默認(rèn)值”按鈕，恢復(fù)原來(lái)的標(biāo)準(zhǔn)三維視圖。當(dāng)你旋轉(zhuǎn)三維圖表時(shí)，如果在拖動(dòng)的同時(shí)按下Ctrl鍵，則可以看到全圖的外廓，這樣使你看得更清楚，不至于把圖表搞得奇

48、形怪狀的。2.3.17拖動(dòng)圖表數(shù)據(jù)點(diǎn)改變工作表中的數(shù)值選擇圖表數(shù)據(jù)系列中的一個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)，然后按照數(shù)值增大或減少的方向拖動(dòng)數(shù)據(jù)點(diǎn)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)工作表中的相應(yīng)數(shù)值隨著圖中數(shù)據(jù)點(diǎn)的新位置改變而改變。如果你知道一個(gè)圖的外形以及你要確定能生成該圖的數(shù)值，這種技巧就顯得非常有用。但要注意的是，這種方法在大多數(shù)情況下是危險(xiǎn)的，因?yàn)槟憧赡茉诓唤?jīng)意間更改了不應(yīng)該更改的數(shù)值。2.3.18把圖片合并進(jìn)你的圖表Excel能很容易地把一個(gè)圖案、圖形文件作為組成元素合并到圖表中。方法一:使用“圖案”對(duì)話框雙擊某個(gè)數(shù)據(jù)系列，選擇“圖案”標(biāo)簽，單擊“填充效果”按鈕，在“填充效果”對(duì)話框中選擇“圖片”標(biāo)簽，單擊“選擇圖片”按鈕，選擇

49、一個(gè)要使用的圖形文件即可。方法二:使用剪貼板將圖像復(fù)制到剪貼板上，激活圖表，選擇數(shù)據(jù)系列或數(shù)據(jù)系列中的一個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)，再單擊“編輯粘貼”命令。這種方法適用于需要調(diào)用的圖像不在文件中的時(shí)候，只要圖像可以復(fù)制到剪貼板上，則這種方法就可行。方法三:使用鏈接圖片我們知道，圖表中可以使用數(shù)據(jù)表。如果你覺得圖表中的數(shù)據(jù)表不是很靈活的話，你可以粘貼鏈接圖片到圖表代替數(shù)據(jù)表。下面是具體的操作方法:創(chuàng)建好圖表，并將數(shù)據(jù)表使用的單元格區(qū)域按你的需要進(jìn)行格式化。選定需要的單元格區(qū)域，按住Shift鍵，單擊“編輯復(fù)制圖片”命令，出現(xiàn)一個(gè)“復(fù)制圖片”對(duì)話框，單擊“確定”接受默認(rèn)選項(xiàng)。這樣，選定的單元格區(qū)域就作為一個(gè)圖片復(fù)制

50、到剪貼板中了。激活圖表，將剪貼板中的內(nèi)容粘貼到圖表。此時(shí)所粘貼的是一幅圖，還不是鏈接的表，還需要你選擇粘貼的圖片。在編輯欄輸入鏈接的單元格區(qū)域(或直接用鼠標(biāo)選擇)。這樣，粘貼的圖片就變成與工作表數(shù)據(jù)區(qū)域鏈接的圖片，對(duì)于工作表單元格區(qū)域中的任何改變，都會(huì)直接反映在圖表鏈接的圖片中。2.3.19用圖形美化工作表我們?cè)谥谱鱁xcel工作表時(shí)，呆板的橫豎顯示的工作表可能沒有多大的說(shuō)服力。如果需要使用讓人印象深刻的圖形來(lái)吸引人們的注意，首先在“繪圖”工具欄上按下“自選圖形”按鈕，然后選擇“其他自選圖形”，從中選擇一個(gè)你需要的圖案。插入此圖形后，在工作表中選中它，單擊“編輯欄”，輸入你想要突出顯示的鏈接單

51、元格，然后回車。這樣，鏈接單元格的內(nèi)容將會(huì)出現(xiàn)在所選定的圖案上。如果鏈接單元格的內(nèi)容變動(dòng)時(shí)，圖案上的數(shù)據(jù)也會(huì)跟著反映出變動(dòng)情形。另外，如果想要讓自選圖形更加醒目的話，你可以用鼠標(biāo)雙擊圖形，打開“設(shè)置自選圖形格式”對(duì)話框。在這個(gè)對(duì)話框中，你可以改變目前所使用的格式，例如調(diào)整文字水平或垂直的位置、改變字體和字形、增加文字色彩等。2.3.20讓文本框與工作表網(wǎng)格線合二為一在“繪圖”工具欄中單擊“文本框”按鈕，然后按住“Alt”鍵插入一文本框，就能保證文本框的邊界與工作表網(wǎng)格線重合。2.3.21快速創(chuàng)建默認(rèn)圖表我們知道，創(chuàng)建圖表一般使用“圖表向?qū)А狈?個(gè)步驟來(lái)完成，在每個(gè)步驟中你可以根據(jù)需要調(diào)整各個(gè)選

52、項(xiàng)的設(shè)置。其實(shí)，如果你想使用默認(rèn)的圖表類型、圖表選項(xiàng)和格式而不加修改直接生成圖表的話，有快速的方法:打開包含用來(lái)制作圖表數(shù)據(jù)的工作表，選取用來(lái)制作圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后按F11鍵即可快速創(chuàng)建圖表，圖表存放在新工作表圖表中，它是一個(gè)二維柱形圖。2.3.22快速創(chuàng)建內(nèi)嵌式圖表在工作表中選取用來(lái)制作圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后單擊“默認(rèn)圖表”按鈕即可，不過(guò)，一般缺省時(shí)，“默認(rèn)圖表”工具按鈕不會(huì)顯示在工具欄上，你可以通過(guò)下面的方法把“默認(rèn)圖表”按鈕顯示出來(lái):單擊“工具自定義命令”，在“類別”列表中選擇“制作圖表”，并在“命令”列表中找到“默認(rèn)圖表”，用鼠標(biāo)將它拖到屏幕上工具欄中適當(dāng)?shù)奈恢眉纯伞?.3.23改變默

53、認(rèn)圖表類型Excel的默認(rèn)圖表類型是二維柱形圖連同一個(gè)淺灰色區(qū)域、一個(gè)在右邊的圖例以及水平網(wǎng)格線。如果你不喜歡這種默認(rèn)圖表類型，可以通過(guò)以下方法來(lái)改變它:單擊“圖表圖表類型”命令，選擇一個(gè)你想作為默認(rèn)值的圖表類型(它可以是標(biāo)準(zhǔn)類型或自定義類型中的一種)，然后單擊“設(shè)置為默認(rèn)圖表”按鈕，確認(rèn)即可。如果你需要?jiǎng)?chuàng)建很多個(gè)同一類型的圖表，你就可以通過(guò)這種改變默認(rèn)圖表類型的方法來(lái)提高你的效率。2.3.24快速轉(zhuǎn)換內(nèi)嵌式圖表與新工作表圖表你可以輕易轉(zhuǎn)換內(nèi)嵌式圖表與新工作表圖表，方法是:選擇你已創(chuàng)建的圖表，可以看到Excel的“數(shù)據(jù)”菜單變?yōu)椤皥D表”菜單，單擊“圖表位置”命令，出現(xiàn)“圖表位置”對(duì)話框，你可以

54、在“作為新工作表插入”和“作為其中的對(duì)象插入”兩者之間作出選擇（圖5），同時(shí)選擇一個(gè)工作表。這樣，Excel將刪除原來(lái)的圖表，以你選擇的方式移動(dòng)圖表到指定的工作表中。2.3.25利用圖表工具欄快速設(shè)置圖表通常，我們使用“圖表”菜單中的命令來(lái)對(duì)圖表進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑O(shè)置。其實(shí)，我們可以用鼠標(biāo)右鍵單擊工具欄中的任意位置，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“圖表”。這樣就激活了圖表工具欄，我們看到其中包含了“圖表對(duì)象”、“圖表區(qū)格式”、“圖表類型”、“圖例”、“數(shù)據(jù)表”、“按行”、“按列”、“順時(shí)針斜排和“逆時(shí)針斜排”等按鈕（圖6），當(dāng)然你還可以通過(guò)自定義的方法將“默認(rèn)圖表”等其他一些制作圖表的工具按鈕拖到圖表工具欄中

55、。使用圖表工具欄比使用“圖表”菜單更方便，而且速度更快。2.3.26快速選取圖表元素圖表創(chuàng)建好以后，我們還需要對(duì)某些圖表元素進(jìn)行編輯和格式化。圖表區(qū)包括整個(gè)圖表和它的全部元素，當(dāng)你選取圖表區(qū)后，你就可以看到8個(gè)黑色小方塊。要想調(diào)整單個(gè)的圖表對(duì)象，首先必須選取該對(duì)象，然后更改其屬性。通過(guò)把鼠標(biāo)指向某一特定圖表對(duì)象來(lái)選取該對(duì)象，可能會(huì)很困難，特別是在一個(gè)帶有許多元素很擁擠的小圖表中。在這種情況下，我們一般可以使用位于“圖表”工具欄上左側(cè)的“圖表對(duì)象”下拉列表，從該下拉列表中選取的任何項(xiàng)目，也就等于在當(dāng)前圖表中選取了那個(gè)項(xiàng)目。其實(shí)，還有一種選取圖表元素方法，即在選取圖表的任何一部分以后，你可以通過(guò)使

56、用箭頭鍵快速、連續(xù)地移向同一圖表中的其它部分。使用向上或向下的箭頭鍵可以選取主要的圖表元素;使用向左或向右的箭頭鍵可以連續(xù)地選取圖表每一個(gè)可以選取的元素，包括每一個(gè)數(shù)據(jù)系列中的單個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn)，以及圖例中的彩色圖例符號(hào)和文本條目。2.3.27通過(guò)一次按鍵創(chuàng)建一個(gè)Excel圖表這是一個(gè)非常老套的Excel竅門。要想使用鍵盤快速創(chuàng)建一個(gè)圖表，選擇你需要繪制的數(shù)據(jù)并按下F11鍵。Excel將自動(dòng)為你創(chuàng)建圖表。另外，在選好單元格后按下“Alt+F1”，你將得到相同的結(jié)果。2.3.28繪制平直直線在Excel繪制直線時(shí)是不是很難？其實(shí)，在應(yīng)用直線繪制工具時(shí)，只要按下Shift鍵，則繪制出來(lái)的直線就是平直的。另

57、外，按下Shift鍵繪制矩形即變?yōu)檎叫?、繪制橢圓形即變?yōu)閳A形。第4節(jié)函數(shù)和公式編輯技巧2.4.1巧用IF函數(shù)清除Excel工作表中的0有時(shí)引用的單元格區(qū)域內(nèi)沒有數(shù)據(jù)，Excel仍然會(huì)計(jì)算出一個(gè)結(jié)果“0”，這樣使得報(bào)表非常不美觀，看起來(lái)也很別扭。怎樣才能去掉這些無(wú)意義的“0”呢？利用IF函數(shù)可以有效地解決這個(gè)問(wèn)題。IF函數(shù)是使用比較廣泛的一個(gè)函數(shù)，它可以對(duì)數(shù)值的公式進(jìn)行條件檢測(cè)，對(duì)真假值進(jìn)行判斷，根據(jù)邏輯測(cè)試的真假返回不同的結(jié)果。它的表達(dá)式為:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)，logical_test表示計(jì)算結(jié)果為TRUE或FALSE的

58、任意值或表達(dá)式。例如A1=100就是一個(gè)邏輯表達(dá)式，如果A1單元格中的值大于等于100時(shí)，表達(dá)式結(jié)果即為TRUE，否則結(jié)果為FALSE;value_if_true表示當(dāng)logical_test為真時(shí)返回的值，也可是公式;value_if_false表示當(dāng)logical_test為假時(shí)返回的值或其他公式。所以形如公式“IF(SUM(B1:C1)，SUM(B1:C1),“”)”所表示的含義為:如果單元格B1到C1內(nèi)有數(shù)值，且求和為真時(shí)，區(qū)域B1到C1中的數(shù)值將被進(jìn)行求和運(yùn)算。反之，單元格B1到C1內(nèi)沒有任何數(shù)值，求和為假，那么存放計(jì)算結(jié)果的單元格顯示為一個(gè)空白單元格。2.4.2批量求和對(duì)數(shù)字求和是

59、經(jīng)常遇到的操作，除傳統(tǒng)的輸入求和公式并復(fù)制外，對(duì)于連續(xù)區(qū)域求和可以采取如下方法:假定求和的連續(xù)區(qū)域?yàn)閙n的矩陣型，并且此區(qū)域的右邊一列和下面一行為空白，用鼠標(biāo)將此區(qū)域選中并包含其右邊一列或下面一行，也可以兩者同時(shí)選中，單擊“常用”工具條上的“”圖標(biāo)，則在選中區(qū)域的右邊一列或下面一行自動(dòng)生成求和公式，并且系統(tǒng)能自動(dòng)識(shí)別選中區(qū)域中的非數(shù)值型單元格，求和公式不會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤。2.4.3對(duì)相鄰單元格的數(shù)據(jù)求和如果要將單元格B2至B5的數(shù)據(jù)之和填入單元格B6中，操作如下:先選定單元格B6，輸入“=”，再雙擊常用工具欄中的求和符號(hào)“”;接著用鼠標(biāo)單擊單元格B2并一直拖曳至B5，選中整個(gè)B2B5區(qū)域，這時(shí)在編輯

60、欄和B6中可以看到公“=sum(B2:B5)”，單擊編輯欄中的“”（或按Enter鍵）確認(rèn)，公式即建立完畢。此時(shí)如果在B2到B5的單元格中任意輸入數(shù)據(jù)，它們的和立刻就會(huì)顯示在單元格B6中。同樣的，如果要將單元格B2至D2的數(shù)據(jù)之和填入單元格E2中，也是采用類似的操作，但橫向操作時(shí)要注意:對(duì)建立公式的單元格(該例中的E2)一定要在“單元格格式”對(duì)話框中的“水平對(duì)齊”中選擇“常規(guī)”方式,這樣在單元格內(nèi)顯示的公式不會(huì)影響到旁邊的單元格。如果還要將C2至C5、D2至D5、E2至E5的數(shù)據(jù)之和分別填入C6、D6和E6中，則可以采取簡(jiǎn)捷的方法將公式復(fù)制到C6、D6和E6中:先選取已建立了公式的單元格B6，