金屬復(fù)合板有限公司 文件管理程序

1、文件編碼：BDFH/CX/01狀態(tài)發(fā)放號程序文件文件管理程序版/委:A/0起草：田保生 劉福義 劉純2014年03月27日發(fā)布2014年03月27日實施山東鮑德金屬復(fù)合板發(fā)布BDFH/CX/01文件管理程序版次/修改號：A/0頁數(shù)/總頁數(shù)：7/10文件與體系有效運行不適宜或體系發(fā)生變化時，由該文件管理部門組織評 審。6. 8. 2評審結(jié)果適用、可繼續(xù)延用的在原審批表中或以清單方式確認(rèn)。6. 8. 3評審結(jié)果需修改且條款較少的填寫文件更改表進(jìn)行修訂，修 改內(nèi)容或修改次數(shù)較多時填寫文件審批表進(jìn)行換版，修改/換版須按要 求審核、批準(zhǔn)后通知原文件持有人更換或更改（換頁或劃改），并在文件更 改履歷中記錄

2、，綜合辦公室保存文件更改履歷表。以電子媒體貯存的文件 應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)標(biāo)識、編目、備份，由專人負(fù)責(zé)，必要時予以備份，更改或換 版時及時修改。6. 8.4評審結(jié)果作廢的文件由綜合辦公室按發(fā)放記錄進(jìn)行回收并填寫 文件回收記錄，確?；厥帐掷m(xù)完備、交接清楚；作廢但需要作為資料保存 的文件需由綜合辦公室加蓋“作廢”印章并簽署日期。6.8. 5文件回收后，綜合辦公室即可對失效的文件進(jìn)行銷毀；文件銷毀 要經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，綜合辦公室建立銷毀記錄，有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督，保證 平安銷毀。6. 8. 6文件換版時，文件的原編號保存；文件作廢時，文件的原編號一 并廢止。6. 9文件的歸檔BDFH/CX/01BDFH/CX/01

3、文件管理程序版次/修改號：A/0頁數(shù)/總頁數(shù)：8/106.9. 1管理類和行政類文件的原稿由綜合辦公室歸檔。6. 9. 2技術(shù)類文件由生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)整理。在工程或課題完成后，裝訂 成冊交檔案室存檔。6. 9. 3各部門發(fā)放文件時應(yīng)向綜合辦公室提供一份存檔。6. 9. 4文件的保存期限由文件提供部門會同綜合辦公室做出規(guī)定。6. 10 外來文件的管理6. 10. 1外來文件由綜合辦公室進(jìn)行登記、處理，并識別其適應(yīng)性，如 需分發(fā)由總經(jīng)理批示發(fā)放范圍。6. 10. 2外來文件的發(fā)放、使用、更改和廢止方法與公司內(nèi)部文件相同。7、相關(guān)文件記錄管理程序8、記錄文件更改申請文件更改通知單受控文件清單外來文件登

4、記表文件發(fā)放登記表 記錄清單BDFH/CX/01文件管理程序版次/修改號：A/0頁數(shù)/總頁數(shù)：9/10附件1 ：文件的編寫/修改、審批、發(fā)放部門職責(zé)表文件類別編制/修改 控制部門審核批準(zhǔn)發(fā)放部門方針、目標(biāo)綜合辦公室管理者代表總經(jīng)理綜合 辦公室管理手冊綜合辦公室管理者代表總經(jīng)理綜合 辦公室程序文件職能歸屬部門管理者代表總經(jīng)理綜合 辦公室作業(yè)文件職能歸屬部門管理者代表總經(jīng)理綜合 辦公室它件 其文產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)/技 術(shù)條件/質(zhì)量 計劃生產(chǎn)技術(shù)部、質(zhì) 量管理部管理者代表總經(jīng)理綜合 辦公室工藝規(guī)程生產(chǎn)技術(shù)部管理者代表總經(jīng)理綜合 辦公室檢驗試驗計劃質(zhì)量管理部管理者代表總經(jīng)理綜合 辦公室設(shè)備規(guī)程設(shè)備部管理者代表總

5、經(jīng)理綜合 辦公室平安操作規(guī)程平安部管理者代表總經(jīng)理綜合 辦公室檢定規(guī)程質(zhì)量管理部管理者代表總經(jīng)理綜合 辦公室部門內(nèi)部 作業(yè)文件各部門管理者代表總經(jīng)理綜合 辦公室外來文件各部門識別管理者代表總經(jīng)理綜合 辦公室BDFH/CX/01文件管理程序版次/修改號：A/0頁數(shù)/總頁數(shù)：10/10附件2：文件管理基本流程銷毀或保存標(biāo)識修改履歷版次/修改號章節(jié)修改理由條款/修改內(nèi)容修改人 審核人批準(zhǔn)人修改/實施日期 TOC o 1-5 h z 目的1/10 HYPERLINK l bookmark14 o Current Document 適用范圍1/10術(shù)語1/10引用文件1/10職責(zé)1/10 HYPERLI

6、NK l bookmark16 o Current Document 管理內(nèi)容2/10 HYPERLINK l bookmark2 o Current Document 相關(guān)文件8/10記錄8/10 HYPERLINK l bookmark6 o Current Document 附件1文件的編寫/修改、審批、發(fā)放部門職責(zé)表 9/1010/1010/10附件2文件管理基本流程BDFH/CX/01BDFH/CX/01文件管理程序版次/修改號：A/0頁數(shù)/總頁數(shù)：1/101、目的本程序規(guī)定了文件的編碼、標(biāo)識、審批、發(fā)放、使用、更新及作廢的 要求，適用于公司質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康平安體系有關(guān)文件的控制

7、。到達(dá) 對質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康平安體系文件進(jìn)行有效控制，確保有關(guān)部門、人 員能得到并使用有效版本的目的。2、適用范圍適用于山東鮑德金屬復(fù)合板質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康平安管理 體系文件及外來文件的控制和管理。3、術(shù)語4、引用文件5、職責(zé)1總經(jīng)理負(fù)責(zé)組織制定管理方針，批準(zhǔn)管理手冊及其它作業(yè)文件。5.2管理者代表負(fù)責(zé)審核管理手冊，組織制定管理目標(biāo)（質(zhì)量、環(huán)境、 職業(yè)健康平安）。3管理者代表負(fù)責(zé)審核主管業(yè)務(wù)的程序文件。綜合辦公室負(fù)責(zé)管理類文件的控制、公司文件及收到的各類受控 （外來）文件的管理。平安部負(fù)責(zé)組織環(huán)境和職業(yè)健康平安的法律法規(guī)的識別和控制。BDFH/CX/01文件管理程序版次/修改號：A/0頁數(shù)

8、/總頁數(shù)：2/10生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)技術(shù)類文件的控制。質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)產(chǎn)品質(zhì)量類文件的控制。各部門負(fù)責(zé)本部門與三體系有關(guān)的文件編制、使用和保管整理、 歸檔等。6、管理內(nèi)容文件的分類1. 1管理體系文件按其性質(zhì)和用途分為四類：a）管理手冊。包括方針/目標(biāo)、指標(biāo)。b）程序文件。c）作業(yè)文件。包括：管理類文件、技術(shù)類文件、行政類文件。d）記錄。文件的編制a）公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)制訂我公司的質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康平安/方針及其 總目標(biāo)，并說明其含義，目標(biāo)應(yīng)是可測量的。b）各部門負(fù)責(zé)制訂本部門的質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康平安的分目標(biāo)，該目 標(biāo)應(yīng)滿足我公司總目標(biāo)的要求，以分?？偂）管理手冊由管理者代表負(fù)責(zé)組織編寫小組進(jìn)行編

9、制。d）程序文件、作業(yè)文件由各部門編寫。BDFH/CX/01文件管理程序版次/修改號：A/0頁數(shù)/總頁數(shù)：3/10外來文件的識別/發(fā)放外來文件一般包括：由公司外部進(jìn)入本公司的文件，包括法律法規(guī)文 件、上級下發(fā)的與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康平安管理體系有關(guān)的文件等。綜合辦公室負(fù)責(zé)組織對外來文件的適宜性、充分性進(jìn)行識別/確認(rèn)，并 負(fù)責(zé)收發(fā)登記，以控制其發(fā)放。同時執(zhí)行法律法規(guī)和其他要求管理程序。6. 4文件的審批文件在發(fā)布前要得到授權(quán)人的批準(zhǔn)，以確保文件的充分性與適宜性。a）方針、總目標(biāo)由總經(jīng)理審批。b）管理手冊由管理者代表組織各部門負(fù)責(zé)人會審，最終通過管理者 代表審核后，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。c）涉及多個部門的

10、程序文件、作業(yè)文件應(yīng)由相關(guān)部門會審，會簽后， 由管理者代表批準(zhǔn)。d）外來文件適用性的識別由主管部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。6. 5文件的標(biāo)識6. 5. 1文件編號管理手冊的編號：BDFH / zhsc布年份管理手冊代號我公司代號BDFH/CX/01文件管理程序版次/修改號：A/0頁數(shù)/總頁數(shù)：4/10程序文件的編號：BDFH / CX / X X序號程序文件代號我公司代號作業(yè)文件的編號：BDFH / ZY / X X X / X X序號部門名稱縮寫作業(yè)文件代號我公司代號例如：綜合辦公室-BGS;生產(chǎn)技術(shù)部-JSB;質(zhì)量管理部-ZGB;平安部-AQB;設(shè)備部-SBB;制造部-ZZB;市場部-SCB;財務(wù)部-

11、CWB。記錄的編號：BDFH / JL / XXX / X X序號部門名稱縮寫記錄代號我公司代號例如：綜合辦公室-BGS;生產(chǎn)技術(shù)部-JSB;質(zhì)量管理部-ZGB;平安部-AQB;設(shè)備部-SBB;制造部-ZZB;市場部-SCB;財務(wù)部-CWB。外來文件采用原文件標(biāo)識。文件狀態(tài)的標(biāo)識管理體系文件分“受控”和“非受控”兩種:BDFH/CX/O1文件管理程序版次/修改號：A/0頁數(shù)/總頁數(shù)：5/10a）受控指文件持有人必須按照文件的批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、作廢 程序嚴(yán)格執(zhí)行，并按規(guī)定管理。其受控方式分編號受控和無編號受控兩種; 編號受控方式適用于質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康平安管理手冊和程序文件，受 控方法為

12、：由綜合辦公室對該文件進(jìn)行統(tǒng)一編號、登記發(fā)放。同一文件受 控編號要予以區(qū)分，不得重號；除質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康平安管理手冊和 程序文件外的其他受控文件可采用無編號受控方式，發(fā)文單位不編號、直 接登記發(fā)放。b）僅供學(xué)習(xí)、參考等目的使用、不作為過程控制使用的按“非受控” 發(fā)放，文件修訂時不予修改。c）作廢文件因正當(dāng)原因需要留存的，在首頁加蓋“作廢”印章。d）文件的修訂狀態(tài)標(biāo)識：修訂狀態(tài)/修改次數(shù)。如：A/0為A版。次修 改。6. 6文件的發(fā)放6. 6. 1經(jīng)批準(zhǔn)執(zhí)行的文件，由其主管部門確定發(fā)放范圍，綜合辦公室負(fù) 責(zé)發(fā)放，并在“文件發(fā)放登記表”上登記；下發(fā)文件為復(fù)制件，原稿要留 檔。各部門應(yīng)有兼職文件

13、管理員，對接受和使用的文件進(jìn)行分類登記，對受控文件建立受控文件清單。BDFH/CX/01文件管理程序版次/修改號：A/0頁數(shù)/總頁數(shù)：6/106. 6. 3綜合辦公室對更改或換版的文件及時從使用部門收回或進(jìn)行更 換，并在“文件發(fā)放回收登記表”上做好記錄，確保在文件使用處均為有 效適用版本。6. 6. 4外來文件由主管部門按需要發(fā)放，并跟蹤其有效性。及時更新， 確保使用處均為現(xiàn)行有效版本。6.7文件的使用文件一經(jīng)頒發(fā)，各部門都要認(rèn)真執(zhí)行，不能擅自修改。7. 2應(yīng)確保使用有效版本，在使用場所無作廢或失效文件。3應(yīng)確保文件標(biāo)識清楚，目錄清楚，易于識別和檢索。6. 7. 4受控文件只在我公司內(nèi)部使用，任何部門和個人不得擅自復(fù)制和 對外提供，如確需復(fù)制，應(yīng)由原發(fā)放部門復(fù)制，并辦理領(lǐng)用手續(xù)。6. 7.5文件應(yīng)妥善保