文書檔案詳解課件

1、文書檔案整理規(guī)范類別設置welcome to use these PowerPoint templates, New Content design, 10 years experience工業(yè)企業(yè)檔案分類1、黨群工作類（代字：DQ）2、行政管理類（代字：XZ）3、經營管理類（代字：JY）4、生產技術管理類（代字：SC）5、產品類（代字：CP）6、科學技術研究類（代字：KY）7、基本建設類（代字：JJ）8、設備儀器類（代字：SB）類別設置welcome to use these PowerPoint templates, New Content design, 10 years experien

2、ce工業(yè)企業(yè)檔案分類9、 會計檔案類（代字：KJ）10、干部職工檔案類（代字：GB）11、特殊載體檔案（聲像檔案）（代字：TS）12、實物檔案（代字：SW）文書檔案的概念 文書檔案是機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產生的。概括地講，文書檔案是國家機關、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事物中形成的信息記錄集合體。是具有考查、保存價值的文件材料(包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等)。歸檔文件的整理 中華人民共和國檔案行業(yè)標準歸檔文件整理規(guī)則 （DA/T22-2000），由國家檔案局于2000年12月6日發(fā)布，自2001年1月1日起實

3、施。河南省檔案局實施細則，于2001年制定，自2002年1月1日起施行。這標志著文件整理辦法由傳統(tǒng)的文書立卷變?yōu)闅w檔文件整理,將歸檔文件以“件”為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。歸檔文件定義 歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。第一，歸檔文件的形成者很廣泛。第二，必須是辦理完畢的。第三，歸檔文件特指作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。 歸檔文件整理原則 歸檔文件整理原則就是遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。這是貫穿歸檔文件整理工作全過程的準則和要求，也是若干年來我國文件

4、管理、檔案管理工作經驗總結。 歸檔文件材料整理辦法 遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：（1）歸檔文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整；（2）按照規(guī)則確定“件”，每份文件按要求裝訂；（3）按照規(guī)則的要求對文件進行科學的分類、排列、編號、編目、裝盒；（4）已破損的文件應予裱糊、修整，字跡模糊或易褪變的文件予復制，規(guī)格大于A4的紙張要進行折疊，規(guī)格小于A4的要用A4紙托裱； 歸檔文件材料整理辦法 （5）整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護技術要求；（6）應編制歸檔文件目錄，歸檔文件目錄應裝訂成冊

5、并編制封面，項目填寫規(guī)范，一式兩份；（7）檔案盒應采用無酸卷盒；（8）編制備考表，說明盒內文件情況，標明整理人、檢查人和日期；（9）依據實施細則，歸檔文件實行兩套制，一套按規(guī)則進行文件級整理，一套按不同發(fā)文字號進行整理，加封面、歸檔文件目錄、備考表，裝訂成發(fā)文匯集，不標注保管期限；（10）歸檔手續(xù)齊全。 歸檔范圍和保管期限 機關文件材料歸檔范圍是：（1）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；（2）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；（3）本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報

6、送的重要文件材料；（4）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。 歸檔范圍和保管期限 機關文件材料不歸檔范圍是：（1）上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（2）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料， 歸檔范圍和保管期限本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料。（3）同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（

7、4）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。 歸檔范圍和保管期限 文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期分為30年、10年。（1）通過文件保管期限的合同劃分，為充分體現(xiàn)以本機關（單位）檔案為主體和重點的思想，提供了具體途徑和必要前提。（2）通過文件保管期限的合理劃分，為優(yōu)化各級綜合檔案館的館藏內容打下基礎（3）區(qū)分文件的保管期限，方便對永久保存檔案的重點保管。（4）區(qū)分文件的保管期限，有利于對永久保存檔案的開發(fā)和利用。 歸檔文件的裝訂 文件的修整：為保證檔案能夠長期保存和有效地提供利用，裝訂前必須對不符合要求的歸檔文件材料進行必要的修整。文件修整一般包括：對

8、破損文件進行修裱，對字跡模糊或易褪變的文件進行復制，除去文件上一銹蝕的金屬物，對過大的文件進行折疊等。 歸檔文件的裝訂 文件的裝訂：歸檔文件修整完畢，采用符合檔案保護技術要求的裝訂材料重新加以裝訂，從實體上最終確定“件”的形態(tài)，固定文件頁次，防止文件張頁丟失，便于歸檔后保管和利用。a、正本與定稿（包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿）作為一件；b、正件與附件為一件； 歸檔文件的裝訂 文件的裝訂：c、收文處理單應與來文作為一件；d、原件與復印件或手抄件作為一件；e、轉發(fā)文件與被轉發(fā)文件作為一件（被轉發(fā)的來文原件與轉發(fā)后的文本應分開保存）；f、報表、名冊、圖表類文件材料應按其原裝訂方式，一冊（本）作

9、為一件；g、請示與批復、報告與批示、問函與復函等來往文書作為一件；h、歸檔文件的中文與外文為一件。 歸檔文件的裝訂 裝訂要求：a、歸檔文件應以“件”為單位裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；回復性文件在前，報請性文件在后；結論性材料在前，依據性材料在后；漢文本在前，少數民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；收文處理單放在來文前面。b、裝訂前應將“件”內的各頁按一定方式對齊。采用左 歸檔文件的裝訂 裝訂要求：上角裝訂的，應將左、上側對齊；采用左側裝訂的，應將左、下側對齊。裝訂要牢固，達到文件不損頁、不倒頁、不壓字。c、裝訂材料

10、應符合檔案保護要求，裝訂用品必須對歸檔文件無害，不影響檔案的保存壽命。d、選用裝訂用品應盡量降低成本，裝訂方式應能較好地維護文件的原始面貌且簡便易行。 歸檔文件的裝訂 裝訂方法：a、線裝法。對文件頁數較少的，可采用“兩孔一線”（細線）左上角裝訂，背后打活結的方法或用縫紉機在文件左上角或左側軋邊的方法。文件頁數較多時，可采用傳統(tǒng)的“三孔一線”法左側裝訂。用縫紉機裝訂存在著針腳過密、易造成紙頁從裝訂處折斷的問題，設備成本也相對較高。“兩孔一線”或“三孔一線”每件裝訂操作比較繁瑣，歸檔文件整理的實踐也要求裝訂器材能盡快得到改進。 歸檔文件的裝訂 裝訂方法：b、變形材料裝訂法。可使用鋼夾、燕尾夾等金屬

11、制品，但必須采用質地優(yōu)良的不銹鋼制品，而且必須同時考慮所在地區(qū)的氣候條件以及庫房保管條件。此方法簡便易行，但造價太高，而且檔案進行微波消毒時，不能有金屬物，否則易引起燃燒。另外也可使用回形針等塑料制品，但必須有足夠的強度，以免年久斷裂。 歸檔文件的分類 歸檔文件整理規(guī)則中的分類，是指全宗內歸檔文件的實體分類，即將歸檔文件按其來源、時間、內容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構成有體系的過程。分類包括選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等具體內容。一般情況下我們選擇的分類方法有三種：（一）年度分類法。（二）機構（問題）分類法。（三）保管期限分類法。年度分類法：就是根據文件形成年度對歸檔文件

12、進行分類。具體操作時，以下情況需要注意： 歸檔文件的分類文件有多個時間特征；跨年度形成的文件；幾份文件作為一件事“件”的日期；無落款日期的文件要標注日期。（二）機構（問題）分類法：機構分類法，就是根據機關內設機構對歸檔文件進行分類。問題分類法，就是按照文件內容對歸檔文件進行分類。（三）保管期限分類法：按保管期限分類，就是根據劃定的不同保管期限對歸檔文件進行分類。 歸檔文件的排列歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內，根據一定的方法確定歸檔文件先后次序的過程。具體的排序方法有：1、同一事由的歸檔文件排列。即一個作者，一個問題（即同一事由）的文件，按時間先后順序排列。例如財務管理工作文件、工

13、會工作文件等。2、不同事由的歸檔文件排列。不同事由形成時間的先后順序排列；事由的重要程度排列；事由具有的共同屬性分別集中排序。 歸檔文件的編號 編號是編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用實體提供了條件。一、歸檔章的項目全宗號年度室編件號機構或問題保管期限館編件號 歸檔文件的編號1、全宗號：是檔案館給立檔單位編制的代碼。2、年度：是指歸檔文件的形成年度，即形成和處理歸檔文件的年度。以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如1999年，不能簡化寫“99”。3、保管期限：是指機關文書、業(yè)務部門或檔案部門

14、在整理歸檔文件時，按照文書檔案保管期限表給歸檔文件劃定的保管期限。4、件號：即歸檔文件排列順序號。它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。件號分為室編件號和館編件號兩種。 歸檔文件的編號二、盒號盒號，即檔案盒的排列順序號。盒號包括室編盒號和館編盒號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編盒號應由機關檔案室統(tǒng)一負責編制。具體來說，就是按3種保管期限排列編號。即“永久”一個流水號、“長期”一個流水號，“短期”一個流水號。 歸檔文件的編號三、蓋歸檔章的具體要求（1）蓋歸檔章的位置。一律加蓋在歸檔文件首頁上端右上角的空白位置；如果領導批示或收文章等占用上述位置，可蓋

15、在上端空白位置。（2）填寫歸檔章項目應使用符合檔案保護要求的字跡材料，如碳素墨水等。復查：第一，文件收集是否齊全完整（注意發(fā)現(xiàn)漏收、重份等問題）第二，年度是否分清（注意跨年度文件的補收）； 歸檔文件的編號第三，盒內文件排列是否合理（注意密不可分的文件有無人為分開）；第四，歸檔文件保管期限劃分是否準確（注意幾種保管期限保存的文件有無交叉現(xiàn)象）；第五，一個事由（或問題）的文件是否集中（注意有無夾雜其它內容）。歸檔文件的編目件號責任者文號題 名日期頁數備注 編目是指編制歸檔文件目錄，它是歸檔文件整理工作的重要內容之一，也是其他各種編目工作的起點和基礎。編制歸檔文件目錄，實現(xiàn)了歸檔文件從一次文獻向二次

16、文獻的初步轉化，為檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研工作的開展提供基本條件。 歸檔文件目錄項目件號：填寫室編件號責任者：是指制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。聯(lián)合發(fā)文責任者只填寫標注發(fā)文號的機關。文號：即文件的發(fā)文字號，是由發(fā)文機關按發(fā)文交 歸檔文件的編目編目的幾點要求：（1）歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長寬為297MM210MM）。 （2）永久、長期和短期保存的文件，歸檔文件目錄要打印三套，一套隨文件人盒，兩套作為檢索工具。（3）歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期限等項目，其中全宗名稱填寫時應使用全稱或規(guī)范的簡稱；機構（問題）項可以不填。 歸檔文件的編目

17、歸檔文件目錄全宗名稱_ 年 度_ 保管期限_ 機 構_ （問 題）為了便于查找，可在歸檔文件目錄右上角填上“機構（問題）”，如“人事處”或“人事類”。 歸檔文件的裝盒 裝盒包括將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒、填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊項目等工作內容。作為基本編目的一部分，裝盒這一環(huán)節(jié)除其中一些技術操作外，同樣應該體現(xiàn)出歸文件系統(tǒng)化的結果。 一、裝盒的具體要求有三條：一是不用形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒。二是不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒。三是不同機構（問題）形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。即使某些機構（問題）形成的文件數量少，裝不滿一盒時，也不宜將其裝入其他檔案盒，而應通過使用不同厚度的檔案盒來解決。 歸檔文件的裝盒二、檔案盒格式與填寫。（1）檔案盒的規(guī)格檔案盒外形尺寸為長310mm,220mm