培訓(xùn)公司部門機構(gòu)建立制度文件 規(guī)章制度 借款、費用報銷流程

1、PAGE 借款、個人差旅費報銷和其他費用報銷流程借款、個人差旅費報銷和其他費用報銷流程適用范圍本流程適用于公司借款和費用報銷過程，包括三個子流程:3.1借款、3.2職工報銷個人差旅費和3.3非差旅費報銷三個子流程。2、各部門的職責(zé)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)填寫借款單、個人報銷報告和提交費用報銷的發(fā)票、相應(yīng)的合同或其他支持性文件，部門經(jīng)理或公司主管領(lǐng)導(dǎo)按照審批權(quán)限的簽字核準(zhǔn)后提交財務(wù)中心。財務(wù)中心相關(guān)崗位根據(jù)公司的政策規(guī)定審核經(jīng)辦人的借款要求、報銷情況等。提交資料（如報銷發(fā)票）的真實性和合理性由經(jīng)辦人及其主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，財務(wù)中心有權(quán)根據(jù)公司的相關(guān)政策做出調(diào)整，調(diào)整時應(yīng)向經(jīng)辦人說明原因。經(jīng)辦人應(yīng)在出差或辦事后及時報

2、帳，財務(wù)中心需及時審核和處理經(jīng)辦人的請求，發(fā)現(xiàn)任何問題及時反饋并與經(jīng)辦人協(xié)商處理。3、借款、個人差旅費和其他費用報銷流程的重要風(fēng)險和控制程序 本流程包括的重要風(fēng)險有：1）預(yù)付款項不合理，占用公司資金或可能形成壞帳；2）員工報銷時不符合公司規(guī)定，提供的單據(jù)不真實 3）費用報銷不及時，致使財務(wù)記錄不準(zhǔn)確、影響企業(yè)向外提供的財務(wù)報告；4）未經(jīng)授權(quán)即付出款項，導(dǎo)致公司財產(chǎn)損失 為了控制上述風(fēng)險，需要對預(yù)付款實行分類管理和總額控制，定期清查預(yù)付款記錄、供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。員工借款一般要求借款后60天內(nèi)歸還（通過報帳或還款方式）。超過期限的，財務(wù)中心有權(quán)從其工資中扣回未還款。有未還借款的，一般情況不允許再借款

3、。經(jīng)辦人及其主管領(lǐng)導(dǎo)對報銷款項的真實性和合規(guī)性負(fù)責(zé)，財務(wù)中心負(fù)責(zé)審核相關(guān)報銷是否符合國家法律和公司相關(guān)規(guī)定的要求。4、相關(guān)的制度索引和實施證據(jù)5、附錄差旅費報銷單(僅供參考)差旅費報銷單報銷日期：年月日部 門姓名出差人數(shù)出差事由附單據(jù)張出差地點起止日期天數(shù)交通費住宿費補貼其他飛機火車其他市內(nèi)核準(zhǔn)報銷金額合計人民幣（大寫）￥公司負(fù)責(zé)人： 財務(wù)中心負(fù)責(zé)人： 部門負(fù)責(zé)人： 經(jīng)辦人： 單位：聚成企業(yè)管理顧問有限公司流程名稱：借款編制人：流程編號：3.1業(yè)務(wù)主管部門：財務(wù)中心最后更新時間：2007-12業(yè)務(wù)參與部門：其他部門適用于：借款子流程說明公司業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員可以根據(jù)簽訂的合同約定申請預(yù)借款項，填寫相

4、應(yīng)的單據(jù)、根據(jù)借款金額的大小獲得不同層級領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。向財務(wù)中心提交已批準(zhǔn)的審批單時，應(yīng)附上簽訂的合同、借款單上填寫合同號，財務(wù)中心出納崗位根據(jù)資金情況予以付款，原則上列入資金計劃的款項優(yōu)先安排。員工出差時可根據(jù)出差地點、出差期間和所辦事由預(yù)借差旅費。填寫借款單時，應(yīng)簡要列明申請借款金額的計算過程：如多少天，每天花費的金額，包含的項目等。給供應(yīng)商的預(yù)付款，有具體要求的，從其規(guī)定：如工程合同的付款，在工程審計結(jié)果出來之前，不能超過工程預(yù)算的70%。沒有具體規(guī)定的，實際預(yù)付帳款前，應(yīng)查詢預(yù)付該公司的帳款是否已超過限額或有長期未報銷款項。與負(fù)責(zé)采購相關(guān)人員核實后，做出預(yù)付或拒絕預(yù)付的建議。員工個人借款

5、出差或辦理公司事務(wù)的，應(yīng)在出差或辦完事后盡快填寫報銷單。原則上個人借款不能超過60天，超過期限的，財務(wù)中心有權(quán)從其工資中扣回。舊帳未清時，一般不再準(zhǔn)予新借款。借款單由經(jīng)辦人統(tǒng)一交給公司出納崗位，財務(wù)中心核實現(xiàn)有借款和其他信息后，再由公司領(lǐng)導(dǎo)審批。財務(wù)中心根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批情況，安排付款并進(jìn)行帳務(wù)處理。付款后，根據(jù)借款目的不同，由財務(wù)中心不同崗位員工進(jìn)行帳務(wù)處理并保留相關(guān)的合同。以上流程中以褐色顯示的是關(guān)鍵流程，其重要風(fēng)險和控制程序見以下關(guān)鍵文檔說明。關(guān)鍵控制文檔業(yè)務(wù)流程名稱：借款流程編號：3.1業(yè)務(wù)主管部門：財務(wù)中心最后更新時間：2007-12業(yè)務(wù)參與部門：關(guān)鍵控制編號重要風(fēng)險關(guān)鍵控制描述規(guī)范控制方

6、法實施證據(jù)05 借款超過公司規(guī)定的限額，帶來信用風(fēng)險影響資金使用效率對供應(yīng)商實行分類管理，不同的供應(yīng)商預(yù)付限額和比例不同。按已簽訂合同判斷是否預(yù)付款-公司可根據(jù)采購物資和服務(wù)的情況，對供應(yīng)商實行分類管理，嚴(yán)格控制預(yù)付帳款的金額和比例人工供應(yīng)商分類管理手冊06借款沒有合同或其他合理證據(jù)支持借款時須提供采購合同，沒有合同時說明原因，差旅費借款說明借款原因和金額計算過程-對供應(yīng)商的預(yù)付款按合同執(zhí)行，沒有簽訂合同時一般不預(yù)付款項。如果合同中寫明是貨到付款的，不予預(yù)付款個人借款，應(yīng)說明出差地點、出差期間，計算過程或所辦事項人工填寫的借款申請單11預(yù)付帳款的記錄不準(zhǔn)確款項預(yù)付后，相關(guān)崗位應(yīng)正確記錄對方科目

7、，便于日后對帳和進(jìn)行合同管理出納崗位預(yù)付款項后，列明付款銀行，根據(jù)借款目的不同，交由不同崗位記帳，記帳時應(yīng)盡可能在計算機中輸入更多的索引信息，以備日后查找人工審核后記帳憑證單位：深圳聚成企業(yè)管理顧問有限公司流程名稱：員工個人差旅費報銷編制人：流程編號：3.2業(yè)務(wù)主管部門：財務(wù)中心最后更新時間：2007-12業(yè)務(wù)參與部門：公司員工適用于：員工差旅費報銷流程為了保證公司財務(wù)核算的準(zhǔn)確性，員工應(yīng)在出差或辦事后盡快報帳，盡量確保費用在發(fā)生當(dāng)期確認(rèn)。報銷時應(yīng)按公司相關(guān)政策制度的規(guī)定填寫員工差旅費報銷單或提交其他說明，并對報銷項目的真實性、合法性和合規(guī)性負(fù)責(zé)。如果有借款的，應(yīng)在報告上注明借款金額。報銷報告

8、在提交財務(wù)審核前，應(yīng)根據(jù)公司審批權(quán)限的規(guī)定，取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批。報銷報告可在辦公時間隨時提交財務(wù)中心，財務(wù)中心相關(guān)崗位審核時，有權(quán)根據(jù)公司政策規(guī)定，刪減不符合規(guī)定和要求的項目和金額。報銷人對此有不同意見的，可以找自己的主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商解決。檢查審核員工的報告后，負(fù)責(zé)報銷的財務(wù)崗查詢該員工是否有借款，計算員工報銷額與借款額之間的差額，以通知財務(wù)中心現(xiàn)金出納崗位收款或付款。月末，財務(wù)中心管理個人借款崗位員工應(yīng)打印出員工借款情況統(tǒng)計表，通知催繳借款人前來報帳或還款。對于超過借款期限（如60天）的借款，通知工資崗位在支付工資時扣回借款，本流程中的關(guān)鍵控制見以上流程圖中以褐色顯示的流程，其重要風(fēng)險和控制程序

9、見以下關(guān)鍵文檔說明。關(guān)鍵控制文檔業(yè)務(wù)流程名稱：員工個人報銷差旅費流程編號：3.2業(yè)務(wù)主管部門：財務(wù)中心最后更新時間：2007-12業(yè)務(wù)參與部門：所有員工關(guān)鍵控制編號重要風(fēng)險關(guān)鍵控制描述規(guī)范控制方法實施證據(jù)03 報銷的項目或標(biāo)準(zhǔn)不符合公司的規(guī)定嚴(yán)格按照公司相關(guān)的規(guī)定審核員工提交的報銷報告，不符合公司規(guī)定的不予報銷-公司員工需根據(jù)要求填寫報銷單，并對自己填寫的報告負(fù)責(zé)，取得相應(yīng)的簽字審批，財務(wù)中心根據(jù)相關(guān)政策規(guī)定審核后付款記帳人工差旅費報銷單單位：聚成企業(yè)管理顧問有限公司流程名稱： 非差旅費報銷編制人：流程編號：3.3業(yè)務(wù)主管部門：財務(wù)中心最后更新時間：2007-12業(yè)務(wù)參與部門：公司員工適用于：

10、非差旅費報銷流程說明經(jīng)辦人在報銷相關(guān)費用時，應(yīng)提供合格的發(fā)票。若有合同，應(yīng)附相關(guān)合同；定期結(jié)算的款項，如電費或定點采購費用、運輸費等，應(yīng)附上對方單位提供的收款通知單或結(jié)算明細(xì)表等，本單位收到相應(yīng)服務(wù)的確認(rèn)等支持性文件。經(jīng)辦人及其主管應(yīng)對報銷事項和相關(guān)票據(jù)的真實性負(fù)責(zé)。相關(guān)票據(jù)提交財務(wù)中心審核前，應(yīng)按公司規(guī)定的審批權(quán)限，取得不同層級領(lǐng)導(dǎo)的審批簽字。財務(wù)中心相關(guān)崗位審核經(jīng)辦人提交的報銷單，檢查報銷的款項所附單據(jù)和文件支持是否充足、是否符合公司相關(guān)政策的規(guī)定、是否在公司預(yù)算的范圍內(nèi)、是否與簽訂的合同條款相符等。審核通過后，制作記帳憑證，經(jīng)審核后記帳。財務(wù)中心應(yīng)付款崗位定期根據(jù)應(yīng)付款的到期情況準(zhǔn)備付款

11、清單提交給財務(wù)經(jīng)理、主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后出納據(jù)此安排付款。付款后及時記帳。財務(wù)中心預(yù)付款崗位可定期準(zhǔn)備預(yù)付帳款明細(xì)表，明細(xì)表中包括帳齡分析、預(yù)付金額等信息，交給公司業(yè)務(wù)相關(guān)部門和主管領(lǐng)導(dǎo)，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。財務(wù)中心應(yīng)定期打印出應(yīng)付帳款明細(xì)表，根據(jù)公司資金情況，將付款安排編制進(jìn)入公司資金計劃。本流程中，相關(guān)業(yè)務(wù)部門和經(jīng)辦人的職責(zé)是在處理相應(yīng)的事項后，及時報帳，財務(wù)中心的職責(zé)是收到報帳要求后，當(dāng)期處理。業(yè)務(wù)部門和財務(wù)中心定期互相對帳、并與供應(yīng)商對帳。對于發(fā)現(xiàn)的差異，及時處理。本流程中的關(guān)鍵控制以褐色顯示，其重要風(fēng)險和控制程序見以下關(guān)鍵文檔說明。關(guān)鍵控制文檔業(yè)務(wù)流程名稱：非差旅費報銷流程編號：3.3業(yè)務(wù)主管部門：財務(wù)中心最后更新時間：業(yè)務(wù)參與部門：各事項經(jīng)辦人關(guān)鍵控制編號重要風(fēng)險關(guān)鍵控制描述規(guī)范控制方法實施證據(jù)01/05報銷的項目或標(biāo)準(zhǔn)不符合公司的規(guī)定經(jīng)辦人報銷時，提供發(fā)票、對報銷金額予以詳細(xì)說明，附上合同、對方出具的收款通知單、結(jié)算通知單等支持性文件-經(jīng)辦人報銷時，應(yīng)提供