第三章電子文件的鑒定與歸檔課件

1、第三章 電子文件的鑒定與歸檔 第一節(jié) 電子文件鑒定工作的內(nèi)容 價(jià)值鑒定（appraisal），即根據(jù)一定的方法和原則，判斷電子文件的歷史和現(xiàn)實(shí)價(jià)值，確定其保管期限；對(duì)保存期限已滿的電子文件進(jìn)行復(fù)審，并按照復(fù)審結(jié)果對(duì)電子文件作相應(yīng)處理（銷毀或繼續(xù)保存）的過程。 一、電子文件鑒定工作的影響因素（一）電子文件數(shù)量的增長(zhǎng)（二）電子文件信息的易逝性（三）電子文件的軟硬件依賴性（四）電子文件信息的相關(guān)性（五）電子文件信息存儲(chǔ)的高密度性二、電子文件鑒定工作的內(nèi)容及特點(diǎn)（一）電子文件鑒定工作的內(nèi)容1、電子文件的鑒別工作2、電子文件的內(nèi)容鑒定和技術(shù)狀態(tài)鑒定3、電子文件的處置4、對(duì)電子文件鑒定過程的記錄（二）電子

2、文件鑒定工作的特點(diǎn)1、多維性2、連續(xù)性3、分散性4、風(fēng)險(xiǎn)性 在電子文件鑒定工作中，內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定相輔相成，缺一不可，其中內(nèi)容鑒定是決定鑒定工作質(zhì)量的關(guān)鍵。只有借助于科學(xué)有效的方法，才能準(zhǔn)確判斷數(shù)量龐大、聯(lián)系復(fù)雜的電子文件留存與否，并預(yù)測(cè)其保存年限。第二節(jié) 電子文件的內(nèi)容鑒定 一、電子文件內(nèi)容鑒定工作的要素（一）為誰鑒定（二）由誰鑒定（三）文件價(jià)值二、電子文件內(nèi)容鑒定的基本方法 經(jīng)過文件、檔案工作者積極的探索，內(nèi)容鑒定法和職能鑒定法漸漸成為電子文件鑒定采用的兩種基本方法 。三、電子文件內(nèi)容鑒定的步驟（一）制定電子文件保管期限表（二）將電子文件保管期限表納入管理系統(tǒng)并予以維護(hù)（三）鑒定歸檔前的

3、文件（四）鑒定期滿文件一、電子文件的技術(shù)鑒定 技術(shù)鑒定的任務(wù)是對(duì)電子文件的各方面技術(shù)狀況進(jìn)行全面檢查，包括對(duì)文件信息真實(shí)性、完整性、可讀性分析以及對(duì)文件載體性能的檢測(cè)。第三節(jié) 電子文件的技術(shù)鑒定、處置及鑒定過程監(jiān)控（一）真實(shí)性鑒定 鑒定電子文件的真實(shí)性，主要是認(rèn)定文件是否就是當(dāng)時(shí)當(dāng)人當(dāng)事形成的，可以將真實(shí)性理解為“原始性”。 （二）完整性鑒定 完整性鑒定可以分為檢查文件要素和檢查要素集中手段兩個(gè)方面。前者是指利用有效的技術(shù)手段，對(duì)照元數(shù)據(jù)模型，檢查一份文件各個(gè)要素是否完備。后者是指分析聯(lián)系一份文件各個(gè)要素的手段是否有效。（三）可讀性鑒定 可讀性鑒定是電子文件技術(shù)鑒定的重要內(nèi)容，目的在于確認(rèn)電子

4、文件中的內(nèi)容可以正常讀出，沒有丟失和差錯(cuò)。為此，不僅需要確認(rèn)文件在形成時(shí)的可讀狀態(tài)，同時(shí)需要分析其是否具備日后多次無差錯(cuò)讀出的技術(shù)性能。 （四）無病毒鑒定 可運(yùn)用病毒檢測(cè)軟件檢測(cè)歸檔文件和歸檔介質(zhì)是否攜帶病毒。（五）介質(zhì)狀況檢測(cè)1、介質(zhì)物理性能的檢測(cè)2、介質(zhì)規(guī)格的檢查二、電子文件的處置 電子文件鑒定的最終結(jié)果表現(xiàn)為對(duì)文件存與毀的選擇和對(duì)留存文件按照保管期限予以保存。電子文件處置工作主要分為兩大類：銷毀和保存。 （一）銷毀 電子文件的銷毀應(yīng)采用與文件密級(jí)相適應(yīng)的方法。 （二）保存1、保存在文件管理系統(tǒng)中2、脫機(jī)保存3、縮微4、遷移三、對(duì)鑒定過程的監(jiān)控 為了便于檢查、監(jiān)督、控制電子文件鑒定工作的開

5、展，應(yīng)對(duì)鑒定的過程進(jìn)行記錄。 歸檔是將具有檔案價(jià)值的電子文件由形成部門向檔案部門移交的過程，標(biāo)志著電子文件管理責(zé)任由文件生成部門向檔案部門的正式轉(zhuǎn)移。 第四節(jié) 電子文件的歸檔一、電子文件的歸檔范圍（一）電子文件歸檔范圍（二）雙套歸檔制下紙質(zhì)文件的歸檔范圍二、電子文件的歸檔方式（一）邏輯歸檔（二）物理歸檔三、電子文件的歸檔時(shí)間 電子文件的歸檔時(shí)間分實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔兩種。 四、電子文件的歸檔要求（一）電子文件歸檔工作的要求1、“前端控制”的思想在歸檔階段應(yīng)得到充分體現(xiàn)2、電子文件歸檔中質(zhì)量檢查與技術(shù)鑒定工作同步（二）歸檔電子文件的質(zhì)量要求1、齊全完整2、真實(shí)有效3、格式規(guī)范4、一式兩套5、經(jīng)過整理五、歸檔手續(xù) 對(duì)于采用邏輯歸檔方式的電子文件，首先由形成部門賦予文件以歸檔標(biāo)識(shí)，然后系統(tǒng)自動(dòng)將歸檔信息提示給檔案部門，檔案部門給歸檔文件加上相應(yīng)的檔案管理信息，如分類號(hào)、檔號(hào)等，歸檔文件及相關(guān)信息進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，文件便進(jìn)入檔案管理狀態(tài)。 六、檔案館的電子文件收集工作 電子文件在機(jī)構(gòu)內(nèi)部的歸檔已漸漸普遍