秘書文檔管理課件項(xiàng)目四

1、項(xiàng)目四 收文辦理程序項(xiàng)目目標(biāo)任務(wù)導(dǎo)向技能訓(xùn)練項(xiàng)目目標(biāo)1知識(shí)點(diǎn)收文處理程序各環(huán)節(jié)的內(nèi)容及其工作要求2技能要求能夠準(zhǔn)確無誤地按照收文處理程序辦理收文任務(wù)導(dǎo)向一、簽收二、拆封三、收文登記四、收文審核五、擬辦六、批辦或傳閱七、承辦八、催辦九、注辦一、簽收（一）簽收的含義簽收就是收件人在收到來文后，經(jīng)過清點(diǎn)，在送件人的投遞單或送文簿上簽字，履行交接手續(xù)的過程。（二）簽收的程序1清點(diǎn)。就是把投遞單登記的件數(shù)與接收到的實(shí)有件數(shù)進(jìn)行對(duì)照，看二者是否相符。2檢查。就是核對(duì)所收文件封套上注明的收文機(jī)關(guān)是不是本機(jī)關(guān)；核對(duì)封套編號(hào)與文件投遞單的登記是否相符；檢查封口是否有破損等情況。如錯(cuò)投，應(yīng)及時(shí)退回；如有破損、開封

2、現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)查明原因，并在“備注”欄內(nèi)簡要寫明情況。3簽字。經(jīng)清點(diǎn)、檢查無誤后，在對(duì)方的文件投遞單上簽署收件人姓名和收到日期。簽字務(wù)必清晰、易認(rèn)。有時(shí)也可蓋專門的簽收章或出具收條。二、拆封（一）拆封的含義（二）拆封的程序（三）注意事項(xiàng)（一）拆封的含義 拆封就是把接收到的文件的封套拆開，并取出封內(nèi)的文件及其他材料的過程。 （二）拆封的程序1.確定拆封范圍。在拆封之前，秘書人員應(yīng)確定來件是否可以由自己拆封。一般來說，收件人為本單位或者本單位辦公室的，都可以由辦公室負(fù)責(zé)文書工作的人員拆封；收件人為本單位其他部門或者標(biāo)明“親啟”等字樣的收件，必須經(jīng)過授權(quán)方可拆封，否則應(yīng)當(dāng)交給收件人親自處理。2.啟封。

3、手拿信封，封口向上豎起輕彈數(shù)下，用剪刀沿信封的封口一邊慢慢剪開，然后用手將文書小心取出。3.檢查核對(duì)。將取出的文書與封套信息核對(duì)，保證二者信息的一致性。有附件的，要按文件中的附件說明逐一清點(diǎn)，并用曲別針將正件與附件裝訂在一起。遇有多張紙型不規(guī)則的附件時(shí)，一般應(yīng)把較小的附件放在前面。（三）注意事項(xiàng)1.急件、密件應(yīng)當(dāng)先啟封，以保證其得到優(yōu)先處理。2.拆封的文書要分門別類地用文件夾分別存放起來，并按照重要程度或者緊急程度自上而下疊放整齊。3.拆封后的信封和包裝封袋一般可以不留存。如是初次發(fā)生工作聯(lián)系的單位，可以將其保留，以備日后查用。 三、收文登記（一）收文登記的含義（二）收文登記的形式（三）收文登

4、記的方法（四）收文登記的項(xiàng)目（五）收文登記的具體要求（一）收文登記的含義 收文登記就是對(duì)收到文件的基本要素項(xiàng)目和內(nèi)容作一定形式的記錄。（二）收文登記的形式1簿冊(cè)式登記。就是用預(yù)先裝訂成冊(cè)的登記簿進(jìn)行登記。這種登記形式適合按時(shí)間順序進(jìn)行流水登記，應(yīng)用比較廣泛。2卡片式登記。就是用單張卡片進(jìn)行登記，每張卡片登記一份文書或一組內(nèi)容聯(lián)系緊密的文書。這種登記形式便于多人同時(shí)登記，利于分類查找，但容易散亂丟失。3聯(lián)單式登記。就是采用一次復(fù)寫兩聯(lián)或兩聯(lián)以上的方式進(jìn)行文書登記。這種登記形式能夠減少重復(fù)登記的手續(xù)，提高辦文效率，但不便于保管和整理。（三）收文登記的方法1總登記。就是把所有收到的文件按年度、按收文

5、時(shí)間先后編流水號(hào)登記，適用于收文數(shù)量較少的單位。2分類登記。就是對(duì)所有收到的文件先分類別，可以按文件的來源分，也可以按文件的內(nèi)容分，然后在各類別內(nèi)再編流水號(hào)登記，適用于文件量多的單位。（四）收文登記的項(xiàng)目 收文登記的項(xiàng)目主要包括順序號(hào)、收文時(shí)間、來文單位、來文字號(hào)、文件標(biāo)題、緊急程度、秘級(jí)、份數(shù)、處理情況等。在這些項(xiàng)目中，收文時(shí)間、來文單位、文件標(biāo)題、處理情況是必須登記的項(xiàng)目，其他的項(xiàng)目根據(jù)具體情況可以登記，也可以不登記。如果來文沒有標(biāo)題，登記時(shí)應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容擬出一個(gè)標(biāo)題。（五）收文登記的具體要求1凡收到的重要文件都應(yīng)登記，主要包括：上級(jí)機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性、參閱性和需要辦理的文件；下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示性

6、、報(bào)告性文件；帶有密級(jí)的重要資料；機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的文件、會(huì)議文件和音像文件等。2仔細(xì)確認(rèn)不必登記的文件，主要包括：公開的出版物、一般性的簡報(bào)、事務(wù)性的通知、便函、介紹信、請(qǐng)柬、領(lǐng)導(dǎo)人的親啟件等，但領(lǐng)導(dǎo)人閱后交辦的親啟件，則應(yīng)登記。3根據(jù)具體情況采用總登記或分類登記的方法。四、收文審核（一）收文審核的含義收文審核就是文秘部門對(duì)收到的下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文，從內(nèi)容、形式、行文制度等各方面進(jìn)行審查核對(duì)。（二）收文審核的重點(diǎn)1.是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理。審核文件內(nèi)容是否屬于本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)需閱知或辦理的事項(xiàng)，如是誤送，應(yīng)立即退回發(fā)文機(jī)關(guān)，不要擅自處理，不要代轉(zhuǎn)。2.是否符合行文規(guī)則。審核公文是否按照本章

7、第一節(jié)行文規(guī)則中所闡述的國家行政機(jī)關(guān)的行文規(guī)則辦理。3.內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。4.涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽。5.文種使用、公文格式是否規(guī)范。五、擬辦（一）擬辦的含義（二）擬辦的要求（三）擬辦的方法（四）擬辦意見的性質(zhì)（五）擬辦的注意事項(xiàng)（一）擬辦的含義擬辦就是對(duì)需要辦理和答復(fù)的收文提出的初步辦理意見，以供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考。擬辦的質(zhì)量直接關(guān)系到文件能否及時(shí)有效地得到處理和運(yùn)轉(zhuǎn)。擬辦一般由文秘部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任，因?yàn)槲拿夭块T負(fù)責(zé)人熟悉和掌握機(jī)關(guān)各部門的情況，并具備擬辦所必須有的素質(zhì)和職權(quán)。（二）擬辦的要求擬辦時(shí)，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)閱讀全文，根據(jù)收文的性質(zhì)、內(nèi)容、密級(jí)、時(shí)限和

8、閱讀范圍，以及機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的分工、部門的職能職權(quán)等情況，簡明扼要地?cái)M出切實(shí)可行的意見。（三）擬辦的方法擬辦意見可填寫在收文處理單的“擬辦意見”欄內(nèi)，并簽注擬辦人的姓名及擬辦日期。擬辦意見的具體寫法有以下幾種：1.直接寫出對(duì)收文的初步辦理意見，如“擬”，“建議”。2.請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)作出指示，如“請(qǐng)總經(jīng)理閱示”。3.需轉(zhuǎn)有關(guān)業(yè)務(wù)部門研究答復(fù)的，可根據(jù)情況寫明“擬轉(zhuǎn)請(qǐng)某某部門研究提出意見”。4.應(yīng)由主管業(yè)務(wù)部門處理的，寫明“擬轉(zhuǎn)請(qǐng)某某部門閱處”。5.需要批復(fù)的，可寫明“擬批復(fù)同意”或“擬以辦公室名義批復(fù)同意”。6.請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的，可寫明“擬同意批轉(zhuǎn)，待原則同意后再進(jìn)行文字審修”。7.需要傳閱的，可寫明“請(qǐng)、 閱

9、”。（四）擬辦意見的性質(zhì)1.參考性，即擬辦意見相當(dāng)于一份建議或者請(qǐng)示，但并不是最后的決定，只供領(lǐng)導(dǎo)批辦時(shí)參考；2.差異性，即擬辦意見如有兩個(gè)以上，應(yīng)彼此有所區(qū)別和差異，以利于領(lǐng)導(dǎo)選擇；3.概括性，即擬辦意見應(yīng)簡明扼要而又合乎工作規(guī)律和情理。（五）擬辦的注意事項(xiàng)在撰寫擬辦意見時(shí)，如果需要請(qǐng)多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人批示或閱讀文件，就要特別注意這些領(lǐng)導(dǎo)人之間的批示或閱讀順序: 擬請(qǐng)多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人傳閱的，要按照職務(wù)由高到低進(jìn)行；擬請(qǐng)多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人批示的，要按照職務(wù)由低到高進(jìn)行。六、批辦或傳閱（一）批辦1批辦的含義2批辦意見的寫法3批辦的注意事項(xiàng)（二）傳閱1傳閱的含義2傳閱的方法3傳閱情況記錄1批辦的含義批辦就是機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)

10、人將來文和附送來的擬辦意見審閱后，對(duì)文件如何辦理、辦理原則和辦理過程中應(yīng)注意的問題做出最后決定，并在文件辦理單上加以指示或批示的環(huán)節(jié)。批辦一般由機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)，尤其是對(duì)事關(guān)全局的重要文件的批辦。2批辦意見的寫法（1）同意擬辦意見。領(lǐng)導(dǎo)人在批辦中表示同意擬辦意見的用語大致分為三種類型：a同意。即全部肯定擬辦意見，別無補(bǔ)充，是結(jié)束批辦的最后結(jié)論。b原則同意。即對(duì)擬辦意見和文中所請(qǐng)示事項(xiàng)大體同意，其后要作出具體的指示性的補(bǔ)充意見。c擬同意。這是參與批辦的其他領(lǐng)導(dǎo)人的表態(tài)用語，其后，要寫出自己的提示性意見，如“擬同意，請(qǐng)同志審示”等。（2）變更擬辦意見中的部分內(nèi)容并作適當(dāng)補(bǔ)充。3批辦的注意事項(xiàng)（1

11、）領(lǐng)導(dǎo)人在批辦前應(yīng)認(rèn)真閱讀全文，仔細(xì)考慮擬辦意見后再作批示，而不能隨意瀏覽或只看標(biāo)題，不斟酌擬辦意見就信手簽注“同意”或打勾畫圈。（2）審批公文時(shí)，對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請(qǐng)示事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。（3）批辦意見寫在收文處理單的“批辦意見”一欄內(nèi)，并簽注批辦人的姓名和批辦日期。1傳閱的含義傳閱是指對(duì)需要送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和部門閱知的文件組織傳遞和閱讀，以利于文件的及時(shí)處理，提高辦文效率。2傳閱的方法（1）傳閱順序按照職務(wù)由高到低。（2）傳閱途徑以組織傳閱的文書人員為中心進(jìn)行放射狀傳閱，切忌橫傳文件。（3）根據(jù)具體情況適當(dāng)調(diào)整傳閱順序。

12、3傳閱情況記錄在公文的傳閱過程中，每一位閱讀過文件的人都應(yīng)該在收文處理單的“辦理情況”一欄中簽署自己的名字和閱畢時(shí)間。也可以制作專門的公文傳閱單來代替收文處理單。請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)人批示或者傳閱文件的時(shí)候，秘書人員應(yīng)該為每位領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備一個(gè)專用的文件夾，并在文件夾的封面上做出比較醒目的標(biāo)識(shí)，把需要該領(lǐng)導(dǎo)人批示或者閱知的文件集中存放在這個(gè)文件夾中送給領(lǐng)導(dǎo)人。七、承辦（一）承辦的含義（二）承辦的要求（三）承辦的內(nèi)容（一）承辦的含義承辦，就是遵照領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文件的批辦意見，根據(jù)來文的內(nèi)容和要求，由有關(guān)職能部門或個(gè)人承接辦理來文并予以貫徹落實(shí)的工作程序。（二）承辦的要求承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉

13、。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明。對(duì)不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的文秘部門并說明理由。（三）承辦的內(nèi)容承辦包括兩個(gè)方面的內(nèi)容： 1.辦事 2.辦文1.辦事辦事就是落實(shí)文件中要求辦理執(zhí)行的相關(guān)事項(xiàng)。為了提高辦事的效率和質(zhì)量，承辦工作應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：（1）明確承辦人，由專人負(fù)責(zé)承辦事項(xiàng)。（2）領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批辦精神，按領(lǐng)導(dǎo)意圖落實(shí)文件。如在執(zhí)行過程中出現(xiàn)了新的問題，或與批辦意見發(fā)生抵觸時(shí)，承辦人應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示不得自行其是。（3）主辦部門與協(xié)辦部門要協(xié)調(diào)一致，特別是在意見有分歧時(shí)，尤其需要相互協(xié)商，切不可我行我素。2.辦文辦文是承辦工作的重點(diǎn)，主要是針

14、對(duì)收文的擬稿回復(fù)，即辦理復(fù)文。辦理復(fù)文時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：（1）認(rèn)真領(lǐng)會(huì)擬辦、批辦意見，根據(jù)擬辦、批辦意見復(fù)文。若對(duì)批辦有疑問，必須向批辦的領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)反映，切不可自行其是。（2）認(rèn)真研究文件的內(nèi)容，屬于自己承辦的要及時(shí)辦理，不屬于自己承辦的要說明原因并及時(shí)退回。（3）批辦意見要求本部門牽頭與其他部門聯(lián)合復(fù)文的，由本部門擬出文稿與有關(guān)部門會(huì)商，并由本部門和有關(guān)負(fù)責(zé)人會(huì)簽后，再報(bào)請(qǐng)機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。（4）內(nèi)容涉及以前的收文或其他有關(guān)材料時(shí)，要查找有關(guān)文件作為復(fù)文的參考。需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定的復(fù)文，要將有關(guān)材料一并附上，以保證領(lǐng)導(dǎo)全面掌握情況，做出正確的決策。八、催辦（一）催辦的含義催辦，是指按照文件辦理時(shí)限，

15、秘書部門對(duì)承辦工作進(jìn)行檢查與催促，防止文件處理的漏辦和延誤。具體地說，催辦環(huán)節(jié)就是文秘人員對(duì)尚未辦結(jié)的文件進(jìn)行控制，查明工作進(jìn)展、存在的問題、完成得如何等情況。（二）催辦的注意事項(xiàng)收文處理的催辦環(huán)節(jié)必須按文件的緊急程度和重要程度來確定工作的重點(diǎn)，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦，并將催辦過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便及時(shí)采取相應(yīng)的有效措施。此外，還必須建立切實(shí)有效的催辦工作制度，以保證催辦工作的質(zhì)量與效果。九、注辦（一）注辦的含義（二）注辦的內(nèi)容（三）注辦的標(biāo)注（一）注辦的含義注辦是指對(duì)公文承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡要說明。（二）注辦的內(nèi)容注辦一般