宴會(huì)策劃、會(huì)展管理等相關(guān)課程

1、宴會(huì)策劃、會(huì)展管理等相關(guān)課程Request for proposal的撰寫與解讀一、課程描述：本次課程內(nèi)容為Request for proposal的撰寫與解讀，在本課程中，學(xué)生將學(xué)習(xí)到宴會(huì)或者會(huì)展需求方如何通過RPF詳盡描述自己的需求。作為方案策劃方如何解讀RFP中需求方給出的信息，做出滿足需求方具體需求甚至是超出期望的方案。二、教學(xué)目標(biāo)：在本次課程結(jié)束后，學(xué)生將要掌握以下知識(shí)或具備以下技能：撰寫一份能清晰明確表達(dá)需求的需求說明書。能從需求方的需求說明書中總結(jié)出需求方的核心需求以及分析出需求方的潛在需求。通過分析給出的需求說明書背景，對(duì)給出的設(shè)計(jì)方案進(jìn)行優(yōu)化，并給出優(yōu)化方案。根據(jù)給出的需求說

2、明書，設(shè)計(jì)完成一份內(nèi)容完整的策劃方案。三、任務(wù)及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)：本次課堂作業(yè)將會(huì)以以下任務(wù)形式展開：個(gè)人作業(yè)：分析需求說明書要求，優(yōu)化給出的設(shè)計(jì)方案。小組作業(yè)：根據(jù)不同的班級(jí)額度3-5人為一組，根據(jù)需求方提出的需求信息完成一份設(shè)計(jì)方案，設(shè)計(jì)方案將于課程結(jié)束前的1到2周以方案報(bào)告和課堂講解的方式提交與展示。具體作業(yè)內(nèi)容及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)請(qǐng)參考4.Assignment 2（作業(yè)及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)）：方案設(shè)計(jì)內(nèi)容。四、課程內(nèi)容：本次課程的內(nèi)容共分為兩部分，第一部分內(nèi)容是講解RFP的撰寫方法，第二部分內(nèi)容是RFP信息解讀。正確解讀RFP中的信息是完成設(shè)計(jì)方案的第一步，也是關(guān)鍵的一步。只有正確解讀需求方提供的需求說明書，才能

3、從中提取其中有效地信息，進(jìn)而為設(shè)計(jì)貼合需求方要求的方案作鋪墊。（一）RFP的撰寫方法 1.知識(shí)背景RFP的全稱是Request for Proposal，簡單來說，就是由需求方提出并發(fā)給供給方（大致符合自己預(yù)期，或者有提案意向）的需求說明書。也就是說RFP是活動(dòng)舉辦方向方案策劃團(tuán)隊(duì)訴說需求的重要手段。RFP中清晰明確需求表達(dá)也可以幫助策劃團(tuán)隊(duì)獲取有效信息，提交出讓符合舉辦方預(yù)期的方案。以下內(nèi)容是以2019年萬禮豪程教學(xué)研討會(huì)RFP為范本，總結(jié)提煉出的RFP撰寫要素及方法。2. RFP的撰寫2.1 Step 1：清楚描述活動(dòng)背景活動(dòng)背景中有五個(gè)核心要素，即活動(dòng)目的，活動(dòng)名稱或主題，活動(dòng)時(shí)間，活動(dòng)

4、地點(diǎn)，活動(dòng)舉辦方和參與人員。RFP中最簡潔的活動(dòng)背景也一定要寫清楚這5個(gè)W。What這是一個(gè)什么活動(dòng)？Who活動(dòng)的舉辦方是誰&活動(dòng)的參與者是誰？Why為什么要舉辦這樣一個(gè)活動(dòng)，想要實(shí)現(xiàn)的目的有哪兒些？When活動(dòng)計(jì)劃舉辦的起始日期/時(shí)間和結(jié)束日期/時(shí)間Where活動(dòng)計(jì)劃舉辦地（國家/城市/區(qū)域）清楚地任務(wù)背景可以幫助策劃方了解活動(dòng)的核心目標(biāo)。所有的活動(dòng)設(shè)計(jì)方案也一定是需要圍繞幫主辦方實(shí)現(xiàn)目標(biāo)展開的。活動(dòng)名稱和主題，決定了活動(dòng)的風(fēng)格，這會(huì)直接影響活動(dòng)會(huì)場(chǎng)的場(chǎng)景氛圍設(shè)計(jì)和空間布局?；顒?dòng)舉辦的時(shí)間和地點(diǎn)會(huì)影響場(chǎng)地提供方給出的報(bào)價(jià)。參會(huì)人數(shù)會(huì)影響對(duì)會(huì)場(chǎng)面積的需求差異。所以只有明確的向策劃團(tuán)隊(duì)提供出活動(dòng)

5、背景信息，策劃團(tuán)隊(duì)才能在尋找適合的場(chǎng)地，設(shè)計(jì)場(chǎng)景效果，餐飲菜品等環(huán)節(jié)時(shí)有所依據(jù)。2.2 Step 2：補(bǔ)充描述活動(dòng)參與者特征雖然活動(dòng)背景已經(jīng)大致描述了活動(dòng)的核心信息。但一些細(xì)節(jié)信息在撰寫提案時(shí)，時(shí)常被忽略。其中的一些更是影響需求方?jīng)Q策的關(guān)鍵要素。這些活動(dòng)參與者細(xì)節(jié)信息的提供也會(huì)幫助活動(dòng)策劃團(tuán)隊(duì)更好的做到為活動(dòng)舉辦方著想。這些活動(dòng)參與者特征信息主要包括：年齡、性別、職業(yè)、地位、地區(qū)、民族、以及行為習(xí)慣、心里需求等多種因素。當(dāng)然如果活動(dòng)參與者人數(shù)眾多，我們很難做到信息收集上的面面俱。但也需要完成活動(dòng)主辦方核心成員和主要賓客以上信息的收集。因?yàn)檫@些信息會(huì)很直接的影響活動(dòng)設(shè)計(jì)中餐飲形式，菜點(diǎn)數(shù)量，口味

6、，制作食材等方面的設(shè)計(jì)選擇。除此之外參會(huì)人員的特征差異還會(huì)影響活動(dòng)設(shè)計(jì)中的服務(wù)方式設(shè)計(jì)，以及對(duì)于活動(dòng)舉辦地交通和設(shè)施設(shè)備要求的差異。如果這些信息不能傳達(dá)給活動(dòng)策劃團(tuán)隊(duì)，那么策劃團(tuán)隊(duì)給出的方案也很難符合舉辦方的心里預(yù)期。以每年舉行的萬禮豪程教學(xué)研討會(huì)為例，年會(huì)中出席者來自不同的城市或國家，那么就需要在確定活動(dòng)地點(diǎn)時(shí)，把交通便利性作為較為重要的考量因素。在餐飲方面，也會(huì)傾向于選擇更具多樣性，多元化的餐飲方案。2.3 Step 3：補(bǔ)充描述活動(dòng)空間需求功能空間需求說明建議用表格的形式展開表達(dá)更為清晰。其中內(nèi)容應(yīng)包含所需空間的日期、天數(shù)、開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、功能類型、具體需求、人數(shù)等。列表中的內(nèi)容越詳

7、細(xì)，最后報(bào)價(jià)金額才可能更為準(zhǔn)確。這些數(shù)據(jù)的背后則可能是主辦方與嘉賓、與會(huì)人員等經(jīng)過且極為繁雜的溝通、磋商、確認(rèn)、再確認(rèn)等工作之后才能完成的。而這一部分的內(nèi)容也是整個(gè)任務(wù)書中的核心內(nèi)容和關(guān)鍵所在。舉例如下表：使用日期使用開始時(shí)間使用結(jié)束時(shí)間空間功能類型布局臺(tái)型人數(shù)備注信息2019年9月25日8：3011：30主旨演講劇院式50LED，無線話筒，PPT翻頁器，講臺(tái)2019年9月25日12:0013:30午餐中式圓桌50背景音樂2.4 Step 4：羅列有關(guān)方案提交涉及的相關(guān)信息（1） 負(fù)責(zé)收取方案的主辦方聯(lián)系人信息（聯(lián)系人姓名；職位；聯(lián)系電話；郵箱；網(wǎng)址；地址等）。注：如有希望方案設(shè)計(jì)者在提交方案

8、時(shí)使用的聯(lián)系方式或者溝通方式，請(qǐng)?jiān)谶@里標(biāo)注。（2）遇到問題,為設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)答疑的負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式；（有助于方案提交者給出更符合預(yù)期的方案）。（3）決策制定過程、關(guān)鍵要素和決策人（有助于方案提交者了解影響決策者決策的關(guān)鍵因素）。（4）任務(wù)方案提交的時(shí)間截點(diǎn)；（5）歷屆活動(dòng)信息（如果所要舉辦的活動(dòng)是持續(xù)性的行為，或者之前有舉辦過同類型的活動(dòng)，這些信息的提供，可以幫助方案提交者在設(shè)計(jì)方案前更好的了解所要舉辦的活動(dòng)目的）以上是關(guān)于其他事宜的建議內(nèi)容，但不僅限于上述內(nèi)容。RFP的解讀思路 1.知識(shí)背景活動(dòng)設(shè)計(jì)步驟序號(hào)程序要求Step 1獲取信息信息內(nèi)容明確信息收集內(nèi)容：活動(dòng)主題、時(shí)間、預(yù)算、對(duì)象、出品、條件

9、、特殊要求等。獲取途徑1.由主辦方提供，2靠策劃方主動(dòng)收集Step 2分析研究認(rèn)真分析全面、認(rèn)真分析研究獲取的信息資料，了解舉辦方需求、活動(dòng)特點(diǎn)和作用。精心構(gòu)思構(gòu)思時(shí)需突出宴會(huì)主題，滿足舉辦方要求，并富有創(chuàng)新精神。Step 3起草方案專人起草綜合多方面的的意見和建議，由指定負(fù)責(zé)人或者團(tuán)隊(duì)起草設(shè)計(jì)草案，一般可制定出23套可行性方案供選擇討論。初步審定有策劃團(tuán)隊(duì)初步審定草案。Step 4修改定稿傾聽意見傾聽活動(dòng)主辦方的意見與建議，對(duì)草案進(jìn)行反復(fù)修改，盡量滿足其合理要求。審核定稿由活動(dòng)舉辦單位負(fù)責(zé)人最后定稿。Step 5方案執(zhí)行下達(dá)方案召集各部門負(fù)責(zé)人開會(huì)，以書面形式向有關(guān)部門和個(gè)人下發(fā)設(shè)計(jì)方案，交

10、代任務(wù)，明確職責(zé)，分工負(fù)責(zé)。監(jiān)督執(zhí)行根據(jù)設(shè)計(jì)方案，敦促方案的執(zhí)行進(jìn)度。及時(shí)調(diào)整執(zhí)行中如果特殊情況發(fā)生，及時(shí)予以溝通與調(diào)整。Step 6總結(jié)歸檔總結(jié)經(jīng)驗(yàn)活動(dòng)結(jié)束后，全面地總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，以利再戰(zhàn)。立卷歸檔把活動(dòng)設(shè)計(jì)方案、總結(jié)材料等文件立卷歸檔。參考文獻(xiàn)：宴會(huì)設(shè)計(jì)與管理（第五版）葉伯平主編 清華大學(xué)出版社活動(dòng)設(shè)計(jì)是根據(jù)主辦方的要求和活動(dòng)場(chǎng)地設(shè)施設(shè)備條件等因素，對(duì)活動(dòng)場(chǎng)景，物品，餐飲，布局，服務(wù)，流程等內(nèi)容的設(shè)計(jì)規(guī)劃，并指定出具體實(shí)施方案的管理活動(dòng)過程。其中主要包括活動(dòng)組織與人員設(shè)計(jì)，物品設(shè)計(jì)，場(chǎng)地氛圍布局設(shè)計(jì)，餐飲內(nèi)容設(shè)計(jì)，服務(wù)設(shè)計(jì)等內(nèi)容。但在這些設(shè)計(jì)開始之前，還有兩步關(guān)鍵步驟需要完成。第一是

11、對(duì)活動(dòng)核心信息的收集。第二是對(duì)已獲取信息的分析。2.RFP的解讀思路2.1 Step 1：明確核心信息 需求方的核心信息也稱之為活動(dòng)基本信息。其中主要包含以下七點(diǎn)：活動(dòng)主題、時(shí)間、預(yù)算、對(duì)象、出品、條件、特殊要求。這些信息的明確是活動(dòng)設(shè)計(jì)的前提。舉例來說，某公司要舉辦一場(chǎng)中式晚宴，我們需要通過人數(shù)信息和舉辦方預(yù)算信息作為依據(jù)，去尋找符合要求的宴會(huì)場(chǎng)地。在獲取方式上，首先要仔細(xì)研讀舉辦方給出的RFP，并標(biāo)出RFP中明確給出的核心信息。對(duì)于RFP中沒有明確給出的信息，在聯(lián)系需求方主動(dòng)獲取之前，我們可以先進(jìn)行下一步。2.2 Step 2：分析RFP中的隱藏信息隱藏信息其實(shí)是指那些需求方?jīng)]有指明的信息

12、，但是只要我們用心分析是可以從需求方給出的RFP中發(fā)現(xiàn)答案的?；顒?dòng)的預(yù)算是活動(dòng)設(shè)計(jì)前需要知道的核心信息之一，但有些時(shí)候，舉辦方不會(huì)首先明確的給出預(yù)算，而是想要看看活動(dòng)方案設(shè)計(jì)再做決策。但對(duì)于活動(dòng)設(shè)計(jì)方來說，此時(shí)就會(huì)比較為難。哪怕是有個(gè)大概參考也是好的。這時(shí)候，就一定不要忽略舉辦方RFP中提到的歷屆活動(dòng)舉辦的時(shí)間場(chǎng)地信息。通過與歷屆活動(dòng)舉辦場(chǎng)地提供者的交流中，不僅可以讓我們獲取活動(dòng)那個(gè)預(yù)算的參考值，還能深入了解到的活動(dòng)的舉辦目的，參與人員特征，規(guī)避掉已經(jīng)使用過的創(chuàng)意。隱藏信息的分析，不僅可以幫助我們明確核心信息，還可以幫助我們的方案細(xì)節(jié)化優(yōu)勢(shì)明顯。例如：需求方在活動(dòng)流程中提到有合照的環(huán)節(jié)，但是這個(gè)信息并沒有在空間需求說明上提到需要場(chǎng)地布置。第一眼看過去這個(gè)信息并不值得關(guān)注，但如果流程上說明合照后有其他行程并且合照人數(shù)