《文書與檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)》第三章檔案與檔案工作課件

1、課程教學(xué)PPT單擊此處添加標(biāo)題文字第1頁，共39頁。第三章學(xué)習(xí)目標(biāo)了解檔案的內(nèi)涵、作用，掌握檔案的常見種類能夠區(qū)分檔案與文獻(xiàn)、文物、圖書等概念的區(qū)別掌握檔案工作的內(nèi)容，了解檔案工作的基本原則和管理機(jī)構(gòu)第2頁，共39頁。第三章 檔案與檔案工作第一節(jié) 檔案第3頁，共39頁。第一節(jié) 教學(xué)目標(biāo)1. 掌握檔案的定義和內(nèi)涵2. 明確檔案的價(jià)值與作用3. 熟悉檔案的分類4. 能夠區(qū)分檔案和其它相關(guān)的概念第4頁，共39頁。教學(xué)重點(diǎn)檔案的定義、內(nèi)涵、價(jià)值、作用、分類教學(xué)難點(diǎn)：檔案的內(nèi)涵，檔案的分類，檔案和其它相關(guān)概念的區(qū)別第5頁，共39頁。第一節(jié) 檔案提問：什么是檔案？同學(xué)們知道哪些檔案？展示檔案實(shí)物。引入新課

2、。第6頁，共39頁。第一節(jié) 檔案中華人民共和國檔案法對(duì)檔案有如下定義： 檔案“是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄?！钡?頁，共39頁。第一節(jié) 檔案內(nèi)涵：第一，檔案來源和內(nèi)容的廣泛性，這從檔案主體和涉及內(nèi)容的多樣性反映出來。第二，檔案是有價(jià)值的歷史記錄，說明了文件轉(zhuǎn)化為檔案的三個(gè)條件：一是歷史記錄，即處理完畢的文件資料；二是有保存價(jià)值，即具有歷史效用；三是按照一定規(guī)律保存起來。第三，檔案形式的多種多樣。隨著社會(huì)進(jìn)步和技術(shù)的發(fā)展，檔案形式日益豐富。第四，檔案的本質(zhì)屬性

3、是原始記錄性，是對(duì)實(shí)踐活動(dòng)的直接記錄，而不是事后編寫和隨意收集。第8頁，共39頁。第一節(jié) 檔案檔案稱謂的演變我國古代的檔案，在各個(gè)朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊”，周代叫做“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文書”“文案”“案牘”“案卷”“簿書”，清代以后多用“檔案”，今統(tǒng)一稱作“檔案”。第9頁，共39頁。第一節(jié) 檔案檔案的基本價(jià)值1.憑證價(jià)值。檔案的憑證作用源于檔案的原始性。中國人常說：“空口無憑，立字為據(jù)”、“口為空，字為宗”。檔案的內(nèi)容是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中“實(shí)時(shí)實(shí)地”形成的，客觀地記錄了當(dāng)時(shí)的歷史情況，是令人信服的歷史證據(jù)，是當(dāng)時(shí)各種歷史事件的見證。當(dāng)塵埃落定，要重現(xiàn)當(dāng)時(shí)的情況，還原

4、真實(shí)歷史面貌，只有依靠檔案。檔案作為歷史真跡，具有無可辯駁的證據(jù)價(jià)值。同時(shí)，在檔案本身的物質(zhì)形態(tài)上還保存著真切的歷史標(biāo)記檔案具有內(nèi)容上和形式上的原始性第10頁，共39頁。第一節(jié) 檔案檔案的基本價(jià)值2. 參考價(jià)值。檔案的參考價(jià)值源于檔案的記錄性。檔案記錄的內(nèi)容涉及社會(huì)生活的方方面面，包含的信息量極廣檔案所記錄的不僅是事情的經(jīng)過，也反映出在處理事情中人們的思想發(fā)展，其中的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，可以成為后世后人的借鑒。第11頁，共39頁。第一節(jié) 檔案平江圖為宋代蘇州城市平面圖，是中國現(xiàn)存歷史最久、最完整的城市平面圖。它是中國現(xiàn)存最大的碑刻地圖，也是世界上罕見的巨幅古代城市圖，是研究中國城市規(guī)劃設(shè)計(jì)和文化藝術(shù)的

5、珍貴歷史資料。第12頁，共39頁。第一節(jié) 檔案檔案的主要作用：1. 機(jī)關(guān)工作的查考憑據(jù)?？梢詾辄h、政、軍等機(jī)關(guān)、企事業(yè)等單位的領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)管理，提供證據(jù)和咨詢資料，借以熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、進(jìn)行決策、處理各種問題。周禮中不乏執(zhí)掌王命典法令則，“以考政事”，“以逆邦國都鄙官府之治”之類的記載。第13頁，共39頁。第一節(jié) 檔案2.政治工作和行政管理的工具。政府機(jī)關(guān)、團(tuán)體及企業(yè)事業(yè)單位在公務(wù)交往活動(dòng)中利用檔案可以提高效率。檔案信息資源的開發(fā)利用有利于促進(jìn)社會(huì)走向法制和誠信在形形色色的國際爭端中，檔案還具有捍衛(wèi)國家利益的作用。案例：釣魚島主權(quán)之爭 1562年(明朝)籌海圖編、1863年(清朝

6、)皇清中外一統(tǒng)輿圖均有清晰規(guī)定和標(biāo)示。歷史檔案充分說明釣魚島自三古以來就是我國的領(lǐng)土。第14頁，共39頁。第一節(jié) 檔案3. 科學(xué)研究的可靠資料。無論是自然科學(xué)，還是社會(huì)科學(xué)的研究，都必須詳細(xì)地占有材料，才能據(jù)以潛心鉆研，探索事物發(fā)展的規(guī)律。檔案可以從兩方面為科學(xué)研究提供豐富的歷史資料：（1）專門進(jìn)行科學(xué)研究的原始記錄，可供現(xiàn)實(shí)的研究工作直接借鑒（2）從記錄的廣泛事實(shí)和經(jīng)驗(yàn)中，為各項(xiàng)研究活動(dòng)提供大量的實(shí)驗(yàn)、觀察和理論概括的基礎(chǔ)材料。所以，檔案是科學(xué)研究的必要條件。案例：漢口，一個(gè)中國城市的商業(yè)社會(huì)第15頁，共39頁。第一節(jié) 檔案4. 宣傳教育的生動(dòng)素材。檔案所以成為宣傳教育的生動(dòng)素材，因?yàn)樗詺v

7、史性、直觀性和原始性等而見長。第16頁，共39頁。第一節(jié) 檔案檔案的分類第17頁，共39頁。第一節(jié) 檔案檔案和相關(guān)概念的區(qū)別檔案與文獻(xiàn)檔案與文物檔案與圖書檔案與資料第18頁，共39頁。第一節(jié) 檔案檔案與文獻(xiàn)最根本的區(qū)別是檔案的原始記錄性文獻(xiàn)不論是否第一手原始記錄，只要具有歷史文化價(jià)值就是文獻(xiàn)檔案除了歷史文化價(jià)值，還特別注重對(duì)現(xiàn)實(shí)社會(huì)有查考利用的價(jià)值。檔案有可能是零散的片段，而文獻(xiàn)通常是完整系統(tǒng)的。檔案是文獻(xiàn)的一種。第19頁，共39頁。第一節(jié) 檔案檔案和文物根本區(qū)別在于是否是有意識(shí)的利用保存下來的檔案和文物都產(chǎn)生于當(dāng)時(shí)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，是為了直接使用的。文物并不是當(dāng)時(shí)的人們有意保存下來為了后人考古

8、研究和鑒賞的檔案則是人們有意識(shí)地為了日后查考以及更多的利用保存下來的。為文物拍攝的照片及文字說明有查考利用價(jià)值，可以成為檔案。第20頁，共39頁。第一節(jié) 檔案檔案和圖書：都記錄了知識(shí)和信息。都有很強(qiáng)的記錄性，都是有意識(shí)的活動(dòng)圖書的形成來源不具有直接和原始記錄性檔案和資料：一般地講，對(duì)人們研究、解決某一問題有一定價(jià)值的所有相關(guān)信息都是資料。檔案可以被人們作為資料看待并使用，但資料卻不能被當(dāng)作檔案看待和使用。第21頁，共39頁。第三章 檔案與檔案工作第二節(jié) 檔案工作第22頁，共39頁。第二節(jié) 教學(xué)目標(biāo)1明確檔案工作的定義、性質(zhì)2. 熟悉檔案工作的內(nèi)容及管理機(jī)構(gòu)3. 明確檔案工作的基本原則第23頁，

9、共39頁。第三章第二節(jié) 檔案工作教學(xué)重點(diǎn)檔案工作的定義、性質(zhì)、管理機(jī)構(gòu)教學(xué)難點(diǎn)：檔案工作的內(nèi)容及基本原則第24頁，共39頁。第二節(jié) 檔案工作復(fù)習(xí)：什么是檔案？檔案在實(shí)際生活工作中有何價(jià)值？提問引入新課：關(guān)于檔案要做哪些具體工作？第25頁，共39頁。第二節(jié) 檔案工作定義：廣義：包括檔案工作、檔案館工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學(xué)研究工作、檔案出版工作等狹義：在檔案館（室）從事檔案業(yè)務(wù)工作，用科學(xué)的原則和方法管理檔案，充分體現(xiàn)檔案的價(jià)值，發(fā)揮檔案的作用，為國家的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。第26頁，共39頁。第二節(jié) 檔案工作檔案工作的內(nèi)容檔案工作包括檔案的收集、鑒定、整理、保管、檢索、

10、編研、提供利用和登記統(tǒng)計(jì)等八項(xiàng)工作，通常稱為檔案工作的八個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。第27頁，共39頁。第二節(jié) 檔案工作1. 檔案的收集檔案收集是指檔案部門接收和征集檔案的工作，包括對(duì)本單位或本地區(qū)歸檔材料的接收，也包括對(duì)社會(huì)人士捐贈(zèng)檔案的接收和對(duì)流散檔案的收集。檔案收集的目的是將分散的需要?dú)w檔的材料收歸到專業(yè)部門中進(jìn)行有效的保管，解決的是檔案材料的來源問題。2. 檔案的整理檔案整理是將收集而來的零散文件根據(jù)分類方案組成檔案有機(jī)整體的工作，主要包括分類、排列、編號(hào)、編目等工作環(huán)節(jié)。檔案經(jīng)過整理之后就由零散、無序的狀態(tài)轉(zhuǎn)化為相互關(guān)系明確的檔案系統(tǒng)。第28頁，共39頁。第二節(jié) 檔案工作3. 檔案的鑒定檔案鑒定指對(duì)

11、檔案的真?zhèn)?、保存價(jià)值進(jìn)行判斷，區(qū)別不同檔案材料的價(jià)值大小、保管期限。檔案經(jīng)過鑒定后可以有效淘汰無用的材料，使具有價(jià)值的材料得到合理的保管。4. 檔案的保管檔案保管是指對(duì)檔案進(jìn)行日常保護(hù)和管理，確保檔案的安全，延長檔案的壽命。檔案經(jīng)過科學(xué)、合理的保管，能夠在較長時(shí)間內(nèi)存放，從而為社會(huì)的利用提供更持久的服務(wù)。第29頁，共39頁。第二節(jié) 檔案工作5. 檔案的統(tǒng)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)是以數(shù)字、數(shù)據(jù)等形式全面反映檔案、檔案工作和檔案事業(yè)狀況的手段，包括檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用等各方面的統(tǒng)計(jì)結(jié)果，同時(shí)也可以面對(duì)檔案機(jī)構(gòu)、人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。檔案統(tǒng)計(jì)能夠準(zhǔn)確、集中地反映檔案以及檔案工作

12、的客觀情況，便于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、科學(xué)決策和有效管理。第30頁，共39頁。第二節(jié) 檔案工作6. 檔案的檢索檔案檢索就是有選擇地查找已存儲(chǔ)的檔案或檔案信息的過程。檢索檔案主要需要借助檔案目錄來實(shí)現(xiàn)。檔案檢索一方面是對(duì)目錄工具的使用，另一方面從檔案管理角度而言，也是編制目錄（簡稱“編目”）的過程。檔案編目就是對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇、濃縮和記錄，并按照一定次序編排成為目錄。檔案目錄主要有檢索性目錄（如分類目錄、專題目錄等）和介紹性目錄（如全宗指南等）。檔案的編目與檢索工作為檔案提供利用創(chuàng)造了條件。第31頁，共39頁。第二節(jié) 檔案工作7. 檔案的利用檔案利用是指根據(jù)社會(huì)需求，對(duì)現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行分

13、析、組織并向外界提供信息成果的服務(wù)活動(dòng)。檔案利用工作主要包括提供閱覽、提供證明、檔案展覽、提供咨詢等方式。檔案利用是檔案價(jià)值得以實(shí)現(xiàn)的重要途徑，也是檔案工作的目的和本質(zhì)職能之一。第32頁，共39頁。第二節(jié) 檔案工作8. 檔案的編研檔案編研指對(duì)檔案材料進(jìn)行編輯與研究，是按照一定的選題，將重要的檔案材料編輯成為文獻(xiàn)出版物，或者將檔案信息系統(tǒng)整理和濃縮編寫成為資料匯編等成果。檔案的編研成果主要有文獻(xiàn)匯編、史料匯編、大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等。檔案編研是檔案利用的高級(jí)形式，是對(duì)檔案信息的深度開發(fā)，具有較強(qiáng)的專業(yè)性。第33頁，共39頁。第二節(jié) 檔案工作檔案工作的性質(zhì)1. 管理性工作2. 服務(wù)性工作

14、3. 政治性工作第34頁，共39頁。第二節(jié) 檔案工作檔案工作的基本原則中華人民共和國檔案法第五條中對(duì)檔案工作的基本原則進(jìn)行了明確的規(guī)定：“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面的利用。”檔案工作的基本原則是是國家用法律形式確定下來的。檔案法已確定了檔案工作的組織原則和管理體制，提出了檔案管理的基本要求，體現(xiàn)了檔案工作的根本目的和主要標(biāo)準(zhǔn)。第35頁，共39頁。第二節(jié) 檔案工作檔案工作的管理機(jī)構(gòu)1. 檔案行政管理機(jī)構(gòu)檔案行政管理機(jī)構(gòu)主要是指國家行政管理系統(tǒng)中專門履行檔案管理職能的各級(jí)檔案局、處等機(jī)構(gòu)，分級(jí)負(fù)責(zé)管理、監(jiān)督和指導(dǎo)相應(yīng)地區(qū)、部門或系統(tǒng)內(nèi)的檔案業(yè)務(wù)工作。2. 檔案館檔案