秘書寫作基礎(chǔ)概述

1、 秘書寫作概述【教學(xué)目的】了解應(yīng)用文寫作概念和特點(diǎn)；了解秘書寫作的范圍、要求；掌握秘書寫作的特點(diǎn)和作用；知曉秘書寫作的意義，掌握秘書寫作的方向；區(qū)分不同寫作目的，正確認(rèn)識(shí)所處的寫作環(huán)境；掌握提高行文能力的途徑和方法。第一節(jié) 秘書寫作的一般原理【教學(xué)重點(diǎn)】秘書寫作的特點(diǎn)、作用、范圍領(lǐng)會(huì)“寫作環(huán)境”和“寫作條件”的含義，理解并掌握寫作的方法?！窘虒W(xué)難點(diǎn)】秘書寫作的方向如何區(qū)分不同的寫作目的【教學(xué)步驟】導(dǎo)入-應(yīng)用文簡(jiǎn)說(shuō)-秘書寫作的特點(diǎn)-一般原理 秘書作為一種職業(yè)，有其自身的工作范圍，如參謀輔助、督促檢查、協(xié)調(diào)宣傳、調(diào)查研究。其中最重要，也是最常規(guī)的任務(wù)是起草各種與其自身的職能范圍相關(guān)的秘書寫作。俗語(yǔ)

2、說(shuō)：“秘書是筆桿子”，雖有其偏頗性，但卻不無(wú)道理。一、應(yīng)用寫作性質(zhì)（一）起源：“卜辭”-“甲骨文”-“尚書”（二）應(yīng)用文 1. 何謂應(yīng)用文：處理公私事務(wù)，進(jìn)行管理和傳遞信息而寫作的文章。 2. 應(yīng)用文的劃分 （1）公務(wù)應(yīng)用文:機(jī)關(guān)事業(yè)單位團(tuán)體進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)所使用的體式完整、內(nèi)容系統(tǒng)的各種正式文書。 （2）私務(wù)應(yīng)用文:個(gè)人日常生活中運(yùn)用的文書（如書信、便條、條據(jù)） 釋：公務(wù)活動(dòng):傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家方針、政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施；請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)。二、應(yīng)用寫作的特點(diǎn)（對(duì)比文學(xué)作品）1.明確的實(shí)用性 應(yīng)用文以工作、生活為出發(fā)點(diǎn)，以解決工作、事務(wù)、生活

3、交往中出現(xiàn)的問(wèn)題為目的。2.內(nèi)容的真實(shí)性 內(nèi)容上-列舉的材料、實(shí)例、情況、觀點(diǎn)和結(jié)論是真實(shí)可靠的；3.適用范圍的確定性4.格式的固定性（規(guī)范性、程式性） 是否需行文、文字如何表達(dá)、文種如何使用、格式如何安排等形成約定俗成的格式。5.嚴(yán)格的時(shí)效性 快寫、快發(fā)、快處理及應(yīng)用文本身效力的時(shí)間限定。6. 作者的特定性（1）群體作者：是兩個(gè)以上的作者基于某一實(shí)際的“需要”，共同研究寫作意圖進(jìn)行調(diào)查研究，經(jīng)過(guò)商討共同完成某項(xiàng)寫作任務(wù)的一種作者類型。（2）個(gè)人作者：指從寫作意圖的確定到寫成文章都是代表個(gè)人，由個(gè)人獨(dú)立完成的作者。（3）法定作者：法定作者指寫作主體是那些依法成立并具有法人資格的組織，主要指行政

4、文書、黨務(wù)文書和專用文書中的一些文體的作者。（4）代言作者：代言作者是以撰稿人的身份參與寫作活動(dòng)的人。7.語(yǔ)言的精確、簡(jiǎn)潔性 語(yǔ)言表述上平實(shí)、簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確8.思維的邏輯性 條理清楚，觀點(diǎn)明確三、應(yīng)用寫作與文學(xué)寫作的區(qū)別1.社會(huì)作用不同 應(yīng)用文：治理國(guó)家，管理社會(huì)，規(guī)范行為。 文學(xué)：服務(wù)社會(huì)，教育人民，感化行為。2.適用范圍不同 應(yīng)用文：相當(dāng)廣泛，而且有很具體的對(duì)象。 文學(xué)：顯得寬泛，但是無(wú)確定的具體對(duì)象。3.思維方法不同 應(yīng)用文：邏輯思維。 文學(xué)：形象思維。4.修辭方式不同 應(yīng)用文：科學(xué)修辭。 文學(xué)：藝術(shù)修辭。5.語(yǔ)體風(fēng)格不同 應(yīng)用文：準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、平實(shí)、得體。 文學(xué)：鮮明、生動(dòng)、精煉、含蓄。四、

5、應(yīng)用文的作用 1.規(guī)范和準(zhǔn)繩的作用 2.聯(lián)系和知照作用 3.宣傳和教育作用 4.交流信息的作用 5.依據(jù)和憑證作用五、秘書寫作的定義、特點(diǎn)（一）定義是指秘書工作人員在自身的工作崗位上所承擔(dān)的各類實(shí)用性文章的寫作，是秘書履行崗位職責(zé)的行為與方式之一。（二）特點(diǎn)1.職業(yè)寫作既是職責(zé)范圍之一，也是參謀輔助的有效形式；有自己的特定的工作單位，有具體管轄的業(yè)務(wù)范圍，涉及專業(yè)、行業(yè)知識(shí)。2.受命寫作（1）是領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)（2）寫作時(shí)是“意在筆先”（“意”是領(lǐng)導(dǎo)或組織的意圖,必須是組織的意志。）（3）寫作過(guò)程是由具體情勢(shì)而定(即領(lǐng)導(dǎo)意見及具體寫作內(nèi)容的要求。)3.應(yīng)用寫作是屬于實(shí)用性文體寫作，目的是為應(yīng)用。

6、4.時(shí)效寫作總之一句話：使領(lǐng)導(dǎo)者和組織的意志得到準(zhǔn)確、恰當(dāng)?shù)谋硎?。六、秘書寫作與其他相關(guān)學(xué)科的關(guān)系 1.與基礎(chǔ)寫作：以其為基礎(chǔ)，在寫作原理等方面有共同性 2.與應(yīng)用寫作：是公務(wù)寫作 3.與公文寫作：是其中的一種，只是注重從秘書視角看待寫作 4.與秘書學(xué)：是秘書實(shí)務(wù)的重要內(nèi)容。七、秘書寫作的作用和范圍（一）作用 1.展示形象的窗口 （1）體現(xiàn)秘書個(gè)人的基本素質(zhì)； （2）反映出該機(jī)關(guān)處理工作的質(zhì)量與水平； 2.是上級(jí)實(shí)施管理的工具； 3.溝通上下級(jí)以及內(nèi)外信息的橋梁； 4.記載公務(wù)活動(dòng)的憑證與依據(jù)。（二）寫作范圍 包括行政公文、事務(wù)文書、規(guī)約文書、經(jīng)濟(jì)文書、論文、商務(wù)函電。八、秘書的寫作環(huán)境（一）

7、寫作環(huán)境的含義：具體指那些會(huì)對(duì)秘書人員的寫作行為形成制約或產(chǎn)生影響的一切外部事物與情況。包括：組織類型、領(lǐng)導(dǎo)體制、管理狀態(tài)、外界評(píng)價(jià)等。（二）為誰(shuí)而寫： 1.為公與為私：公務(wù)、公心、公利 2.為情與為事：因事而寫 3.為興趣與為職業(yè)：為職業(yè) 4.“我要寫”與“要我寫”：（1）自己需要寫意圖明確，心中有數(shù)。（2）需要自己寫來(lái)自于外部旨意，處于被動(dòng)地位。 秘書寫作明確“誰(shuí)要我寫”。（三）“誰(shuí)要我寫” 1領(lǐng)導(dǎo)的旨意：以直接領(lǐng)導(dǎo)的意旨為主；兼聽其他領(lǐng)導(dǎo)的意見；區(qū)分領(lǐng)導(dǎo)不同旨意。 2崗位職責(zé)的要求： （1）“該寫的寫”指凡屬本部門以及自己工作職責(zé)范圍內(nèi)的事務(wù)，按照慣例應(yīng)由自己擬稿，全力快速完成。 （2）

8、“不該寫的則不忙寫”不屬職責(zé)范圍內(nèi)的事務(wù)，不必主動(dòng)申請(qǐng)承擔(dān)擬稿任務(wù)。（四）“寫給誰(shuí)看” 1直接給領(lǐng)導(dǎo)看 2給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)看 3給下級(jí)組織及群眾看 4給相關(guān)的組織及人員看九、秘書寫作的條件（一）定義：思想政治素質(zhì)、相關(guān)專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)、寫作理論和語(yǔ)言能力素養(yǎng)。（二）敏感性： 1.政治敏感 2.政策敏感：方向性、一貫性、變通性 3.后果預(yù)期：是有鮮明功利性的寫作，是塑造組織結(jié)構(gòu)形象和領(lǐng)導(dǎo)形象的直接手段。（1）明確擬文目的（2）保證行文目的的充分實(shí)現(xiàn)-影響因素：主次不明，題旨轉(zhuǎn)移；交代了題旨而未說(shuō)明題旨；引例或者政策、規(guī)章不當(dāng)；語(yǔ)言表達(dá)欠準(zhǔn)或存有歧義，或語(yǔ)意模糊。（3）預(yù)測(cè)負(fù)面影響：換位思考、語(yǔ)法修辭、后果

9、影響（三）業(yè)務(wù)水平1.縱向知識(shí)：對(duì)文稿所涉及的事項(xiàng)歷史、來(lái)龍去脈了解；2.橫向知識(shí)3.儲(chǔ)備知識(shí)：如不懂“標(biāo)的、傭金”等寫不好經(jīng)濟(jì)合同（1）準(zhǔn)確掌握應(yīng)用文體所涉及的有關(guān)政策、法規(guī)等必備條件（2）每一應(yīng)用文體中有關(guān)欄目、格式的確切含義；（3）每一應(yīng)用文體有關(guān)術(shù)語(yǔ)的確切含義；（4）經(jīng)常用的應(yīng)用文體，也要注意儲(chǔ)備必備的寫作知識(shí)；（5）寫作練習(xí)時(shí)應(yīng)注意的細(xì)節(jié)：文字、標(biāo)點(diǎn)、詞義。（四）行文能力1.綜合協(xié)調(diào)能力（1）區(qū)分兩類意見（2）協(xié)調(diào)兩頭（3）強(qiáng)化公關(guān)意識(shí)2.行文規(guī)則（1）文種類別（2）行文關(guān)系（3）結(jié)構(gòu)規(guī)則3.語(yǔ)言功力：語(yǔ)感、語(yǔ)句、語(yǔ)境4.成文速度：迅速 總之，秘書寫作有其獨(dú)特之處，它是遵命寫作，寫作

10、環(huán)境和條件至關(guān)重要，明白“誰(shuí)要我寫”、“寫給誰(shuí)看”、“為誰(shuí)而寫”，才能去尋找材料。第二節(jié) 應(yīng)用文的分類一、按其處理事務(wù)的性質(zhì)劃分1.公務(wù)應(yīng)用文：機(jī)關(guān)事業(yè)單位團(tuán)體進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)所使用的體式完整、內(nèi)容系統(tǒng)的各種正式文書。2.私務(wù)應(yīng)用文：個(gè)人日常生活中運(yùn)用的文書（如書信、便條、條據(jù)）。二、按表達(dá)方式劃分1.記敘文2.說(shuō)明文3.議論文三、按使用領(lǐng)域劃分（一）行政類應(yīng)用文1.國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文：它指的是國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法中規(guī)定的文種，包括命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、信函和會(huì)議紀(jì)要等； 2.日常事務(wù)文書：計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、規(guī)章制度、介紹信、證明信等。（二）專業(yè)工

11、作應(yīng)用文：指某種特定行業(yè)使用的專業(yè)性較強(qiáng)的文書?？萍碱惖娜鐚W(xué)術(shù)論文、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。財(cái)經(jīng)類的如市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同、審計(jì)報(bào)告等。司法類的如訴狀、辯護(hù)詞、公正書、判決書等。傳播類的如消息、通訊、廣告等。醫(yī)務(wù)類的如病歷、處方、診斷證明書等。外事類的如照會(huì)、國(guó)書等。（三）日常生活應(yīng)用文：個(gè)人用來(lái)處理日常生活事務(wù)的應(yīng)用文。第三節(jié) 應(yīng)用文的產(chǎn)生與發(fā)展一、從應(yīng)用物畫到應(yīng)用文 應(yīng)用文作為管理國(guó)家、處理事務(wù)、交流信息的一種文字載體，它的使用在我國(guó)是“古已有之”的。根據(jù)尚書序中記載：“古者伏羲氏之王天下也，始畫八卦，造書契（指文字），以代結(jié)繩之政，由是文籍生焉?！边@里的“文籍生焉”可認(rèn)為是指應(yīng)用文的產(chǎn)生。 關(guān)于“

12、結(jié)繩記事”，老子中有“使民結(jié)繩而用之”。莊子胠篋有“昔者祝融氏、伏羲氏、神農(nóng)氏，當(dāng)是時(shí)也，民結(jié)繩而用之”。說(shuō)文解字?jǐn)⒅杏小吧褶r(nóng)氏結(jié)繩而治，而統(tǒng)其事”。鄭玄的周易注中也有“結(jié)繩為約，事大，大結(jié)其繩；事小，小結(jié)其繩”。從這些古典文獻(xiàn)中可以發(fā)現(xiàn)，統(tǒng)治者借助結(jié)繩來(lái)進(jìn)行管理，而且結(jié)繩的大小能夠標(biāo)示記載不同的內(nèi)容，用這種簡(jiǎn)單的方法幫助記憶，達(dá)到應(yīng)用的目的。 古人在社會(huì)實(shí)踐中形成了實(shí)物記事和圖畫記事的習(xí)慣，這是最早的應(yīng)用物畫。雖有明顯的應(yīng)用性質(zhì)，但稱不上真正意義的應(yīng)用寫作。文字的產(chǎn)生和階級(jí)集團(tuán)的出現(xiàn)和國(guó)家的產(chǎn)生是應(yīng)用文產(chǎn)生的前提。甲骨文和卜辭是夏商時(shí)的應(yīng)用文，但沒(méi)有細(xì)分文種，也沒(méi)有格式化。二、從初具規(guī)模到體

13、系完備（一）西周、春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期 我國(guó)現(xiàn)存最早的一部歷史文獻(xiàn)匯編是尚書，又稱書經(jīng)。它收錄的夏、商、周各代的典、謨、訓(xùn)、誥、誓、命等，均為春秋以前歷代史官收藏的政府重要文件和政治論文，如盤庚、洪范、大誥、牧誓等。荀子勸學(xué)稱：“書者，政事之紀(jì)也?！笔酚浱饭孕蛞舱f(shuō)：“書記先王之事，故長(zhǎng)于政?！睆奈捏w的角度去考察，尚書應(yīng)是我國(guó)第一部以應(yīng)用文為主體的文章集。 （二）秦漢時(shí)期 秦漢時(shí)期是應(yīng)用文的發(fā)展時(shí)期。秦統(tǒng)一中國(guó)后，進(jìn)行了政治、經(jīng)濟(jì)、文化上的一系列改革，如“書同文、車同軌”等。應(yīng)用文受此影響，日趨規(guī)范化。如秦初并天下，首改政令，確定“命”為“制”，“令”為“詔”，天子自稱為“朕”，首開公務(wù)應(yīng)用文體裁規(guī)

14、范化之先河。漢承秦制，并有了進(jìn)一步發(fā)展，具體表現(xiàn)在體裁上。東漢蔡邕在獨(dú)斷中說(shuō)：“其命令，一曰策書，二曰制書，三曰詔書，四曰戒書。”又云：“凡群臣上書天子者有四名：一曰章，二曰奏，三曰表，四曰駁議?！?正如劉師培在中國(guó)中古文學(xué)史中指出的那樣：“文章各體，至東漢而大備?！碧貏e值得指出的是，這個(gè)時(shí)期第一次確立了上行文和下行文的區(qū)別和各自的文體。同時(shí)，這一時(shí)期各種體裁出現(xiàn)了不少名篇，如東方朔的上書自薦、賈誼的陳政事疏、晁錯(cuò)的論貴粟疏、趙充國(guó)的上屯田便宜十二事奏等。 秦漢時(shí)期，應(yīng)用文的格式、用語(yǔ)發(fā)生變化。首先是區(qū)分了行文關(guān)系，明確了上行和下行文種；其次是確立了公文的避諱制度和抬頭制度。（三）魏晉南北朝時(shí)

15、期 魏晉南北朝時(shí)期稱之為應(yīng)用文的成熟時(shí)期。這一時(shí)期各種公、私應(yīng)用文的體裁特點(diǎn)明顯形成，而且文體也略有增加，如三國(guó)之后，增加了一種平行文“移”。公務(wù)應(yīng)用文的體裁在漢代趨于規(guī)范的基礎(chǔ)上，在實(shí)際使用中發(fā)展得更加切實(shí)可行，出現(xiàn)了不少膾炙人口的名篇，如曹操的述志令、陳后主的咨詢?cè)t，這些詔令典雅凝重、溫潤(rùn)深厚。又如孔融的薦禰衡表、諸葛亮的出師表，此二表被劉勰在文心雕龍中并稱為“表之英也”。最為著名的首推諸葛亮的出師表，如陸游詩(shī)書憤中稱：“出師一表真名世，千載誰(shuí)堪伯仲間”；杜甫詩(shī)蜀相中又云：“三顧頻煩天下計(jì)，兩朝開濟(jì)老臣心。出師未捷身先死，長(zhǎng)使英雄淚滿襟?！贝吮肀蛔馂椤皻v代表之精英”。 另外，私人應(yīng)用文在魏

16、晉南北朝時(shí)期也出現(xiàn)了較多的體裁與名篇，體裁有書信、頌贊、誄碑、哀祭等，其中有名的如嵇康的與山巨源絕交書、邱遲的與陳伯之書、劉伶的酒德頌、賈誼的吊屈原文等。特別值得一提的是，這一時(shí)期古代應(yīng)用文寫作理論基本形成，尤其是南朝齊、梁時(shí)期文學(xué)理論批評(píng)家劉勰的文心雕龍，對(duì)歷代各種應(yīng)用文體裁的功用、特點(diǎn)、寫作規(guī)律進(jìn)行了全面、深入、系統(tǒng)的分析研究，對(duì)今天的應(yīng)用文研究具有重要價(jià)值。（四）唐宋時(shí)期 隋、唐、宋時(shí)期是應(yīng)用文發(fā)展的高峰時(shí)期，出現(xiàn)了一些新的文體，如唐代皇帝下行的應(yīng)用文稱作冊(cè)、制、敕。冊(cè)、制、敕用法各有不同，敕又分為發(fā)敕、敕旨、論事敕、敕牒等。這一時(shí)期應(yīng)用文受唐宋詩(shī)詞文的影響，各種體裁的名篇云集，如韓愈的

17、答李翊書、祭十二郎文、柳子厚墓志銘，王安石的答司馬諫議書，柳宗元的段太尉逸事狀，駱賓王的討武曌檄文等，不勝枚舉。各種應(yīng)用文文體之完備，從唐六典、宋史中可見一斑。（五）元明清時(shí)期 元、明、清時(shí)代稱之為應(yīng)用文的穩(wěn)定時(shí)期。穩(wěn)定是相對(duì)于唐、宋應(yīng)用文高峰時(shí)期而言的。明、清時(shí)代應(yīng)用文的體裁也有所變化，但在明代沒(méi)有出現(xiàn)類似于唐宋八大家那樣杰出的作家，應(yīng)用文也無(wú)崛起之勢(shì)；在清代，文章雖有發(fā)展，但應(yīng)用文也不如唐宋時(shí)期那樣“豐盛”。這一時(shí)期突出的特點(diǎn)是，應(yīng)用文文體的分類更加詳細(xì)。如明代的上行文就有題、奏、啟、表、箋、講章、書狀、文冊(cè)、揭貼、制對(duì)、露布、譯等，而經(jīng)常使用的也只有題、奏、啟、揭帖等幾種。下行文種類也很

18、多?？偟目磥?lái)，文體的類別越分越細(xì)，至明、清時(shí)期，已經(jīng)十分繁瑣，直到清末，才有所改觀。 三、近現(xiàn)代的發(fā)展變化 五四運(yùn)動(dòng)前夕至當(dāng)代是應(yīng)用文重大變革時(shí)期。這種變革突出表現(xiàn)在：一方面，應(yīng)用文在表達(dá)上發(fā)生了重大變化，白話文逐步替代文言文成為應(yīng)用文的主要特征；另一方面，就是應(yīng)用文的體裁發(fā)生了重大變化。不僅許多封建時(shí)代所使用的應(yīng)用文名目被廢止，如公文中歷代使用的制、詔、誥、敕、戒、第、冊(cè)及表、章、奏、議、疏、上書、封事、彈事等均予廢止，體裁變得相當(dāng)簡(jiǎn)要，如1912年南京臨時(shí)政府頒布的第一個(gè)公文程式條例，其文體極為簡(jiǎn)要，計(jì)有令、咨、呈、示、狀等五種，而且由于新的社會(huì)需要產(chǎn)生了新的應(yīng)用文體裁，也使原有的某些體裁

19、有所變革。 新中國(guó)成立以后，我國(guó)公文制度不斷完善，歷經(jīng)1951年、1981年、1987年、1993年、2000年的五次修訂，各種公文體裁的用途或使用范圍日益規(guī)范化。另外，書信也出現(xiàn)了眾多的類別，如禮儀性的、批評(píng)建議性的、請(qǐng)求性的、證明性的書信等。隨著經(jīng)濟(jì)生活的不斷發(fā)展與變遷，出現(xiàn)了眾多的經(jīng)濟(jì)文書，如商品說(shuō)明書、廣告、經(jīng)濟(jì)合同、鑒定書、市場(chǎng)調(diào)查、公關(guān)策劃書、招標(biāo)書、投標(biāo)書等；還有法律文書，如起訴狀、上訴狀、答辯狀等，這些類別都是為了適應(yīng)人們的種種需要而產(chǎn)生的，并隨著社會(huì)發(fā)展而不斷演進(jìn)。四、應(yīng)用文發(fā)展的一般規(guī)律1.公、私應(yīng)用文體發(fā)展齊頭并進(jìn)、相輔相成。 先秦時(shí)期除了產(chǎn)生如前介紹過(guò)的各種公務(wù)應(yīng)用文外

20、，還出現(xiàn)了因私事往來(lái)的“書”和私人家書，而且公務(wù)應(yīng)用文中的有些文種，如頌、吊等是公、私均用的。秦以后，應(yīng)用文更是沿著公與私的兩條線索發(fā)展。到魏晉南北朝時(shí)期，有的公務(wù)應(yīng)用文體裁也廣泛應(yīng)用于私人之間的交往，如頌贊、誄等。此后，應(yīng)用文的發(fā)展一直保持著公、私兩方面齊頭并進(jìn)的趨勢(shì)。2.歷代應(yīng)用文文體及相關(guān)制度都是在基本沿承前代的基礎(chǔ)上，或消或長(zhǎng)，有所變更。 自秦漢時(shí)期確立下行文與上行文的區(qū)別和各自的文體之后，魏晉南北朝時(shí)期基本沿襲漢制，增“啟”、“移”，用“冊(cè)”代“策”，并恢復(fù)了“命”、“令”，隋、唐、宋基本沿承前朝，出現(xiàn)了一些新的文體，明承宋制，清承明制，只不過(guò)文體的分類更加詳細(xì)。歷代應(yīng)用文的發(fā)展總體

21、表現(xiàn)出一種沿承關(guān)系。3.應(yīng)用文體裁的發(fā)展演變存在著名同實(shí)異或?qū)嵧惖默F(xiàn)象。 僅以“誥”這一文種為例，在秦以前，“誥”是上下可以通用的文種，如尚書中的大誥是下行文，“誥以敷政”；而召誥則是上行文，“誥，告也”。到秦代，廢“誥”而用“制”、“詔”。唐代不稱“誥”而稱“告身”。宋代不稱“誥”而稱“誥命”。“誥”這一文種的使用，一直延續(xù)到明清。其實(shí)，秦之后的“誥”、“制”、“詔”、“誥命”等文種，雖名稱不同，然其實(shí)質(zhì)是相同的。這種名同而實(shí)異或?qū)嵧惖默F(xiàn)象在應(yīng)用文的發(fā)展過(guò)程中是大量存在的。4.中國(guó)古代公務(wù)應(yīng)用文發(fā)展過(guò)程中還呈現(xiàn)出體裁由簡(jiǎn)到繁又由繁到簡(jiǎn)的發(fā)展規(guī)律。 這種趨勢(shì)從歷代對(duì)公文制度的改革中可

22、以看出來(lái)。秦漢初定時(shí)，公文比較簡(jiǎn)明。漢武帝喜功崇文，浮華漸興。魏晉南北朝駢文盛行，公文綺靡成風(fēng)。隋朝初，“自三國(guó)至齊梁，文筆日繁，其政日亂”李諤：革文華書。故文帝“發(fā)號(hào)施令，減去浮華”。唐太宗崇尚麗辭，又使“文章不能革五代之余習(xí)”歐陽(yáng)修：蘇氏文集序。宋代文人受理學(xué)影響好議論，公文制度繁細(xì)至極。到清末則把下行公文合為“詔、令”，上行公文統(tǒng)一為“奏、折”。 辛亥革命之后，國(guó)民政府幾次頒布“公文程式條例”，除廢止封建朝代使用的名目外，規(guī)定公文體裁不過(guò)十來(lái)種。新中國(guó)成立之后，中央人民政府政務(wù)院、國(guó)務(wù)院辦公廳五次發(fā)布公文處理辦法，在2000年規(guī)定的公文主要種類只有十三種。應(yīng)用文體裁的由簡(jiǎn)到繁是出于各種需

23、要；后來(lái)又由繁到簡(jiǎn)，從根本上說(shuō)是為了更好地達(dá)到應(yīng)用目的，這也是對(duì)應(yīng)用文章實(shí)用性質(zhì)的認(rèn)識(shí)不斷深化的表現(xiàn)。 縱觀歷代應(yīng)用文文體的變遷，時(shí)簡(jiǎn)時(shí)繁，過(guò)簡(jiǎn)則不足以治事，過(guò)繁又會(huì)誤事延時(shí)。如何繁簡(jiǎn)得當(dāng)，充分發(fā)揮其社會(huì)職能作用是值得治牘者認(rèn)真研究的。第四節(jié) 怎樣學(xué)好秘書寫作一、閱讀的十種方法大學(xué)者林語(yǔ)堂曾多次強(qiáng)調(diào)過(guò)：讀書是一種心靈的活動(dòng)，是增長(zhǎng)知識(shí)，提高技能，提升品格，陶冶性情，加強(qiáng)修養(yǎng)的最佳方法。常見常用的閱讀方法有以下十種。（一）通讀 通讀就是從頭至尾讀完，這是讀書中普遍運(yùn)用的一種方法。運(yùn)用通讀之法，能了解所讀之書的全部?jī)?nèi)容，掌握中心、要點(diǎn)，明確難點(diǎn)、疑點(diǎn)，以便決定是否值得精讀或研讀。一本書不通讀，就難

24、以全面掌握全書的內(nèi)容。對(duì)于在校的大學(xué)生，特別要重視通讀必修課程的教材、教參書。這對(duì)于系統(tǒng)地掌握專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，提高聽課效率，是大有益處的。 （二）精讀 精讀就是逐字逐句地讀，正確理解讀書的內(nèi)容，弄通弄懂最基本的知識(shí)，真正掌握其精髓及其內(nèi)在聯(lián)系。精讀的特點(diǎn)有三個(gè)方面： 其一是“精”。精，就是精細(xì)。讀時(shí)，真正弄懂每一字、一句、一段、一節(jié)、一章的含義，細(xì)心領(lǐng)會(huì)，深刻感悟，逐一消化。 其二是“通”。通，就是要融會(huì)貫通，由此及彼，聞一知十，舉一反三，觸類旁通。 其三是“少”。少，就是指所讀書的內(nèi)容由“厚”到“薄”。 （三）復(fù)讀 復(fù)讀，就是讀過(guò)了再讀。我們往往有這樣的感覺(jué)：讀過(guò)一本書之后，放下它，間隔一段時(shí)

25、間再去讀它，又讀出新的“味道”，發(fā)現(xiàn)新的內(nèi)容，有了新的感受和認(rèn)識(shí)。這就是孔子所言的“溫故而知新”，這就是復(fù)讀的好處。 （四）抄讀 抄讀，就是邊讀書邊抄錄你認(rèn)為有價(jià)值的內(nèi)容，或是難點(diǎn)、重點(diǎn)、疑點(diǎn)的內(nèi)容。古人云“不動(dòng)筆墨不讀書”，自有他的道理。梁?jiǎn)⒊f(shuō)過(guò)：“若問(wèn)讀書方法，我想向諸君上一條陳，這方法是極陳舊的極笨極麻煩的，然而實(shí)在是極必要的。什么方法呢？是抄書或筆記這種工作，笨是笨極了，苦是苦極了，但真正做學(xué)問(wèn)的人，總離不開這條路。”凡是懂得讀書重要性的人，想真正做學(xué)問(wèn)的人，都非常重視抄讀積累資料，增長(zhǎng)知識(shí)。 （五）熟讀 熟讀就是讀得純熟，能大致背下來(lái)。俗話說(shuō)：“熟讀唐詩(shī)三百首，不會(huì)吟詩(shī)也會(huì)吟?！北?/p>

26、的東西多了，就熟能生巧，發(fā)現(xiàn)新觀點(diǎn)，創(chuàng)造新理論，寫出高質(zhì)量的文章。一個(gè)人背的東西愈多，其思路就愈開闊，思維就愈敏銳，考慮問(wèn)題亦愈全面些。熟讀的知識(shí)愈多，綜合能力愈強(qiáng)。古今中外的“集大成者”無(wú)不是深諳此道者。 （六）疑讀 疑讀是對(duì)所讀書中內(nèi)容的真?zhèn)?、立論的正誤等產(chǎn)生疑問(wèn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，稱之為疑讀。一個(gè)人對(duì)本專業(yè)的知識(shí)知之不多，或知之不深，在讀本專業(yè)有關(guān)的書籍時(shí)，就難以產(chǎn)生疑問(wèn)，不易發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。只有精讀同類的書籍多了，不僅基礎(chǔ)知識(shí)學(xué)得扎實(shí)，而且還有一定的鑒別能力和研究能力，才能在讀書時(shí)發(fā)現(xiàn)疑難之點(diǎn)?？梢哉f(shuō)，學(xué)問(wèn)愈扎實(shí)、寬廣、深厚，發(fā)現(xiàn)的疑問(wèn)就愈多。這如同汽車司機(jī)開車一樣，發(fā)動(dòng)機(jī)一響，跑一段路程，開車多年

27、的、有經(jīng)驗(yàn)的司機(jī)就知這車有沒(méi)有毛病，而且知道是什么毛病，毛病在什么部位。倘是新手開車，就不一定能發(fā)現(xiàn)毛病，更不知毛病出在哪里。讀書與此理相通。所以朱熹說(shuō)：“讀書，始讀，未知有疑；其次，則漸漸有疑；中則節(jié)節(jié)有疑。過(guò)了這番后，疑漸漸釋，以至融會(huì)貫通，都無(wú)可疑，方始是學(xué)。”（七）研讀 研讀就是為研究此書或研究與此書有關(guān)的問(wèn)題而讀，這是讀書中較高層次的讀法。研讀的常見方法有兩種：一是評(píng)讀法；二是比較法。評(píng)讀，就是對(duì)所讀之書的優(yōu)劣、好壞、真?zhèn)芜M(jìn)行評(píng)論。比較讀法，就是把同一學(xué)科不同版本的書籍，或不同歷史時(shí)期的同類內(nèi)容的書籍，或中外不同作者撰寫的同類內(nèi)容的書籍對(duì)照閱讀，比較它們的異同，從中找出規(guī)律性的問(wèn)題。

28、有比較才有鑒別，有鑒別才有發(fā)現(xiàn)。而這“發(fā)現(xiàn)”的問(wèn)題，正是進(jìn)行科研的好課題。（八）展讀 展讀就是追蹤所讀之書中提到的其他書籍和文獻(xiàn)資料。展讀，是在精讀的基礎(chǔ)上進(jìn)行閱讀的一種方法，又為研讀打下厚實(shí)的基礎(chǔ)。另外，向所讀之書的著作者或研究這方面內(nèi)容的專家請(qǐng)教，共同討論讀書時(shí)發(fā)現(xiàn)的疑難點(diǎn)，共同探討其學(xué)術(shù)價(jià)值、實(shí)用價(jià)值，亦屬于展讀的范疇。 （九）瀏覽 瀏覽是指大略地看，對(duì)書籍或期刊等文獻(xiàn)資料有個(gè)大致的了解和初步的認(rèn)識(shí)。具體說(shuō)來(lái)，瀏覽只是對(duì)書名、目錄、標(biāo)題等內(nèi)容有個(gè)大致輪廓的認(rèn)識(shí)。（十）跳讀 跳讀就是越過(guò)一段文字而讀下面的內(nèi)容。這種讀法的運(yùn)用有一個(gè)前提，就是讀者應(yīng)具備廣博的知識(shí)和深厚的專業(yè)理論功底。如讀有關(guān)

29、應(yīng)用文寫作的書籍，你已精讀了一種版本，再讀其他版本時(shí)，就可以用跳讀的方法。因?yàn)樵趹?yīng)用文寫作中，落實(shí)到具體文種的特征、格式、寫作要求等內(nèi)容，往往是大同小異，故在閱讀的過(guò)程中，對(duì)已掌握的知識(shí)和已理解的理論，完全可以跳過(guò)去。在不少學(xué)科或?qū)I(yè)中，同一內(nèi)容的不同版本的書籍較多，運(yùn)用跳讀法，不僅可以節(jié)省不少時(shí)間和精力，而且也能更多地了解其他版本中的新內(nèi)容。并發(fā)現(xiàn)他們之間的差異，抓住差異進(jìn)行研究又會(huì)取得新的成果。二、寫作訓(xùn)練的三種方法學(xué)習(xí)秘書寫作的目的，主要是為了提高寫作能力，能熟練地寫出工作中、生活中需要的合格的應(yīng)用文。這里在總結(jié)前人經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合我在寫作實(shí)踐中的感悟，重點(diǎn)講述應(yīng)用文寫作訓(xùn)練中的最基本

30、的三種方法。（一）摹仿摹仿就是照著某一應(yīng)用文體現(xiàn)成的格式、用語(yǔ)，學(xué)著寫。在應(yīng)用文寫作中，文種多達(dá)幾百種，每一文種有每一文種的式樣和各自特有的用語(yǔ)。初學(xué)應(yīng)用文寫作者，可以按照規(guī)范的應(yīng)用文文種式樣，逐一進(jìn)行摹仿。在訓(xùn)練中，不斷地揣摩，不斷地去感悟，邊揣摩，邊感悟，邊摹仿，就能熟能生巧，自然而然地就會(huì)寫了。摹仿的過(guò)程，就是寫作入門的過(guò)程，就是由不會(huì)到會(huì)的提高過(guò)程。（二）單項(xiàng)訓(xùn)練 單項(xiàng)訓(xùn)練就是對(duì)寫作中的表述方式方法和寫作格式中每一構(gòu)成部分，一項(xiàng)一項(xiàng)地訓(xùn)練。這如同打排球，先練發(fā)球，再依次練接球、扣球、救球一樣，一項(xiàng)一項(xiàng)地訓(xùn)練，一項(xiàng)一項(xiàng)地過(guò)關(guān)達(dá)標(biāo)。如果哪一項(xiàng)訓(xùn)練沒(méi)過(guò)關(guān)，在比賽中，就有可能出問(wèn)題。應(yīng)用寫作與

31、此同理。 應(yīng)用寫作單項(xiàng)訓(xùn)練，應(yīng)包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是表達(dá)能力的訓(xùn)練；二是文種格式規(guī)范性的訓(xùn)練。表達(dá)是最基本的寫作能力之一。它是運(yùn)用語(yǔ)言文字，抽象概括地闡明事理，簡(jiǎn)明科學(xué)地說(shuō)明事物，具體形象地描繪人物，生動(dòng)真摯地抒發(fā)感情。應(yīng)用文寫作的表達(dá)方式，主要是敘述、議論、說(shuō)明。在這三種表達(dá)方式中，敘述的使用頻率最高，也最難寫好。清人李紱在秋山論文中說(shuō)：“文章惟敘事最難。”難在什么地方呢？章學(xué)誠(chéng)在論課蒙學(xué)文法中指出：“敘事之文，其變無(wú)窮?！币?yàn)閿⑹霾粌H要交代事件的前因后果，而且要交代事物的發(fā)展與變化；不僅要寫明人物的事跡，還要通過(guò)事跡寫出人的思想、品質(zhì)；不僅要敘明矛盾產(chǎn)生的根源，還要寫出矛盾內(nèi)在變化與外部

32、環(huán)境的關(guān)系等等。而敘述的方法，除了常用的順敘、倒敘、插敘、分?jǐn)?、概敘、合敘外，還有古人所總結(jié)的“正敘、總敘、間敘、引敘、補(bǔ)敘、略敘、別敘、婉敘、意敘、平敘、直敘”11種方法。而立論的方法又有歸納法、演繹法、喻證法、類比法、對(duì)比法、例證法、引證法、分析法等。而說(shuō)明的方法有分類說(shuō)明、定義說(shuō)明、舉例說(shuō)明、解釋說(shuō)明、介紹說(shuō)明、數(shù)字說(shuō)明、圖表說(shuō)明、引用說(shuō)明、描述說(shuō)明、比擬說(shuō)明、比喻說(shuō)明、成因說(shuō)明等等。以上這些方法，應(yīng)一個(gè)一個(gè)進(jìn)行訓(xùn)練，逐步掌握、運(yùn)用這些方法。寫應(yīng)用文也必須講究寫法，它“猶弈師之有譜，曲工之有節(jié)，匠氏之有繩度，不可不講究之而自得也”（清）汪琬：堯峰文鈔答陳靄公論文書。初學(xué)應(yīng)用寫作的人，應(yīng)該

33、在學(xué)習(xí)政治、哲學(xué)、法學(xué)，提高思想覺(jué)悟、道德修養(yǎng)和文化水平，豐富生活閱歷和端正寫作態(tài)度的同時(shí)，十分注意學(xué)習(xí)、訓(xùn)練寫作技法。寫作技法掌握多了，運(yùn)用熟了，就能達(dá)到巴金所說(shuō)的“無(wú)技巧”階段?！盁o(wú)技巧”不是不要技巧，而是將技巧不露痕跡地化入在文章的內(nèi)容之中，正如古人所言：“先從法入，后從法出，能以無(wú)法為有法?！薄盁o(wú)法而法，乃為至法”石濤：苦瓜和尚話語(yǔ)錄。 好的文章是“講技法”與“無(wú)技法”的辯證統(tǒng)一。說(shuō)它“講技法”，是因?yàn)樽珜懻唏{馭材料、運(yùn)用語(yǔ)言、組合布局、起承轉(zhuǎn)合等，“不為無(wú)法”；說(shuō)它“無(wú)技法”，是由于作者能熟練地活用各個(gè)技法，將技法與所要寫的內(nèi)容融為一體，達(dá)到天衣無(wú)縫的地步，你說(shuō)不出什么地方運(yùn)用了什么

34、技法。正因?yàn)檫@樣，初學(xué)應(yīng)用文寫作的人，首先必須學(xué)習(xí)和掌握一定的技法，逐一進(jìn)行訓(xùn)練，使自己進(jìn)入到“有技法”的階段，再經(jīng)過(guò)反復(fù)訓(xùn)練，達(dá)到有法而不泥于法，能活用技法階段。只有這樣，才會(huì)在應(yīng)用文寫作上產(chǎn)生飛躍，進(jìn)入到更高的“無(wú)技法”的境界，寫出“清水出芙蓉，天然去雕飾”的好應(yīng)用文來(lái)。文種格式的訓(xùn)練，是將文種“標(biāo)題”、“主送機(jī)關(guān)”、“正文”、“結(jié)語(yǔ)”逐一訓(xùn)練。如寫“請(qǐng)示”的正文，應(yīng)按三層因果式的結(jié)構(gòu)寫作：一是寫清請(qǐng)示的原由。一般應(yīng)寫明請(qǐng)示的原因、根據(jù)、背景、目的等，以說(shuō)明請(qǐng)示的重要性、緊迫性、合理性、合法性；二是寫明請(qǐng)求上級(jí)批辦的有關(guān)事項(xiàng)。關(guān)于什么事項(xiàng)，請(qǐng)示上級(jí)具體辦什么，怎么辦，都要寫得清楚明白；三是

35、請(qǐng)示結(jié)語(yǔ)。這是請(qǐng)示上級(jí)答復(fù)的結(jié)束語(yǔ)，如“請(qǐng)批示”、“請(qǐng)批準(zhǔn)”、“請(qǐng)核示”、“請(qǐng)審批”等。只要在訓(xùn)練中真正掌握了最基本的格式，那么，無(wú)論寫什么內(nèi)容的請(qǐng)示，至少在寫作格式上是規(guī)范的，其他文種寫作訓(xùn)練與此相同或相似。（三）綜合訓(xùn)練綜合訓(xùn)練是根據(jù)寫作目的需要，整體運(yùn)用單項(xiàng)訓(xùn)練中掌握的方式方法而進(jìn)行的寫作訓(xùn)練。它不僅不是單一的寫法，也不是文種某一部分的寫作，而是依據(jù)工作、生活需要，完整地寫出某一文種。進(jìn)行綜合訓(xùn)練必須有系統(tǒng)性。應(yīng)用文寫作不同于文學(xué)寫作，它有明確的目的性，避免隨意性。在應(yīng)用文寫作綜合訓(xùn)練中，既可以按“行政公文類”、“工作事務(wù)類”、“財(cái)經(jīng)類”、“司法類”、“涉外類”、“日常生活類”等系統(tǒng)進(jìn)行

36、寫作訓(xùn)練，也可以按“記敘類”、“說(shuō)明類”、“議論類”等系統(tǒng)進(jìn)行寫作訓(xùn)練。無(wú)論按內(nèi)容、文體，還是按表述手法進(jìn)行訓(xùn)練，都應(yīng)采取循序漸進(jìn)的方式，由易到難，一種文體一種文體地進(jìn)行訓(xùn)練，直至一遇到需要就能提筆寫出符合文體要求的合格的應(yīng)用文。朱光潛在寫作練習(xí)一文中指出：“許多學(xué)子對(duì)寫作不肯經(jīng)過(guò)淺近的基本訓(xùn)練，以為將來(lái)一動(dòng)筆就會(huì)一鳴驚人，那只是妄想，雖天才也未必能做到?！贝搜詷O為精當(dāng)。應(yīng)用文寫作能力的提高，雖涉及到政治、法律、經(jīng)濟(jì)、行政管理、語(yǔ)言文字諸方面的知識(shí)，和撰寫者的人品、道德等方面，但就寫作而言，關(guān)鍵是兩個(gè)字，一是讀，二是練。多讀多練，堅(jiān)持不懈，必能成為寫作的高手！三、轉(zhuǎn)變學(xué)習(xí)應(yīng)用文的觀念 在應(yīng)用文

37、寫作教學(xué)中，要培養(yǎng)學(xué)生的社會(huì)適應(yīng)能力，提高他們謀職、稱職的智能，使他們具有求新思維和開拓創(chuàng)新的本領(lǐng)，其中一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題，就是要轉(zhuǎn)變學(xué)習(xí)的觀念。對(duì)于教師來(lái)說(shuō)，提高學(xué)生的素質(zhì)是深化教學(xué)改革的落腳點(diǎn)?？陀^考察我國(guó)高校應(yīng)用文寫作教學(xué)的實(shí)際情況，冷靜分析學(xué)生學(xué)習(xí)應(yīng)用文寫作的現(xiàn)狀，并不令人樂(lè)觀。在教與學(xué)環(huán)節(jié)中，仍然存在著傳播知識(shí)與培養(yǎng)能力相脫節(jié)，教學(xué)內(nèi)容與現(xiàn)實(shí)社會(huì)相脫離的現(xiàn)象?？梢哉f(shuō)是“三重三輕”：重理論知識(shí)，輕應(yīng)用實(shí)踐；重概念特征的識(shí)記，輕分析實(shí)際問(wèn)題的訓(xùn)練；重出題試卷的考試，輕有針對(duì)性解決現(xiàn)實(shí)問(wèn)題的考核。學(xué)生的應(yīng)用文寫作智力、能力在考試面前顯得無(wú)足輕重。因此，學(xué)習(xí)應(yīng)用文寫作，除了講究一定的學(xué)習(xí)方法外，還

38、必須轉(zhuǎn)變學(xué)習(xí)的觀念。（一）從知識(shí)型的學(xué)習(xí)觀向素質(zhì)型的學(xué)習(xí)觀轉(zhuǎn)變知識(shí)型的學(xué)習(xí)觀，對(duì)教師而言，重視知識(shí)的傳授，忽視能力的培養(yǎng)；重視理論灌輸，輕視實(shí)際操作。對(duì)學(xué)生而言，重視概念和文體特征、寫作要求的背誦，忽視實(shí)際寫作能力的訓(xùn)練。素質(zhì)型的學(xué)習(xí)觀認(rèn)為，知識(shí)是形成人的能力的前提，是提高人的素質(zhì)的基礎(chǔ)。知識(shí)轉(zhuǎn)化為能力取決于兩個(gè)方面：一是所掌握的知識(shí)是否系統(tǒng)、深厚，是否開啟了人的智慧和心靈；二是通過(guò)實(shí)際動(dòng)手訓(xùn)練，是否將知識(shí)運(yùn)用到相應(yīng)的寫作活動(dòng)中。素質(zhì)是在人的先天生理基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)后天教育和社會(huì)環(huán)境的影響，由知識(shí)內(nèi)化而形成相對(duì)穩(wěn)定的品質(zhì)。素質(zhì)型學(xué)習(xí)觀認(rèn)為，知識(shí)、能力、素質(zhì)三者的關(guān)系不能偏廢。（二）從依賴型的學(xué)習(xí)觀

39、向主體型的學(xué)習(xí)觀轉(zhuǎn)變我國(guó)高校應(yīng)用文寫作教學(xué)，目前還處于五個(gè)依賴階段：一是依賴課堂；二是依賴教師；三是依賴教材；四是依賴識(shí)記；五是依賴考試。這樣，不僅妨礙了學(xué)生發(fā)揮學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和自主性，而且扼殺了學(xué)生學(xué)習(xí)的積極性和創(chuàng)造性主體型學(xué)習(xí)觀則是把學(xué)生作為教育的主體，注重學(xué)生主動(dòng)學(xué)習(xí)，主動(dòng)認(rèn)知，主動(dòng)吸收知識(shí)和掌握知識(shí)，并積極運(yùn)用這些知識(shí)開動(dòng)腦筋去思考問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題，從而有效地培養(yǎng)和確立學(xué)生的主體意識(shí)。（三）從統(tǒng)一型學(xué)習(xí)觀向個(gè)性化的學(xué)習(xí)觀轉(zhuǎn)變統(tǒng)一型學(xué)習(xí)觀只注重學(xué)習(xí)統(tǒng)一指定的教材，注重學(xué)習(xí)前人積累的知識(shí)，強(qiáng)調(diào)發(fā)揮人類傳遞知識(shí)的作用，這在客觀上不僅造成學(xué)習(xí)無(wú)生機(jī)與活力，而且思維模式亦趨向一致。個(gè)性化的

40、學(xué)習(xí)觀，則不僅把學(xué)生看成是教育的主體，而且把培養(yǎng)和發(fā)展學(xué)生的個(gè)性作為教育的主要功能，努力引導(dǎo)、促使他們?nèi)ヌ剿?，鼓?lì)他們用多種思維方式去探討所學(xué)的東西，以自己獨(dú)有的方式方法去積極地參與社會(huì)生活。第五節(jié) 應(yīng)用文的構(gòu)思與撰寫 具有“受命寫作”特點(diǎn)的應(yīng)用寫作比“自由創(chuàng)作”更要精心準(zhǔn)備、構(gòu)思。應(yīng)用文的構(gòu)思與撰寫圍繞內(nèi)容與形式而進(jìn)行，其過(guò)程包括立意、構(gòu)思、選材、謀篇等。 一、立意 （一）何為“立意” 立意就是確定應(yīng)用文的主旨，主旨也稱主題、題旨。應(yīng)用文的主題就是貫穿于全文的行文的主要意圖與目的。是作者對(duì)客觀事物的評(píng)價(jià)和態(tài)度。主旨在應(yīng)用文中是貫穿首尾，支配一切的中心。意在筆先，主旨先行。主旨確定了，取材、謀

41、篇布局、遣詞造句才能順理成章，形成一個(gè)整體。主旨的作用，主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面： 1.主旨是文章的靈魂和生命 主旨決定著應(yīng)用文質(zhì)量的高低、價(jià)值的大小、作用的強(qiáng)弱和影響的好壞。主旨的正確與否、深刻與否，決定著文章的質(zhì)量、作用、影響和價(jià)值。 2.主旨是文章的統(tǒng)帥，處于支配地位 每一篇應(yīng)用文書的材料取舍、布局謀篇、技巧運(yùn)用，乃至擬訂標(biāo)題、遣詞造句等，都受到主旨的制約，并服從于主旨的需要。（二）應(yīng)用文立意應(yīng)遵循的原則1.正確（1）要符合黨和國(guó)家的政策、法令 主旨是應(yīng)用文書的靈魂，必須和黨、國(guó)家的法律、法令、方針、政策相符合。否則，就不可能在治理社會(huì)、管理國(guó)家的實(shí)踐中發(fā)揮有效的積極的作用。（2）要符合機(jī)關(guān)領(lǐng)

42、導(dǎo)意圖 機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖，是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公的基本目的、基本要求和基本主張。不符合領(lǐng)導(dǎo)意圖的文稿，領(lǐng)導(dǎo)理所當(dāng)然不會(huì)簽發(fā)。 如何領(lǐng)會(huì)和把握機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意圖呢? 首先，在領(lǐng)導(dǎo)交代撰寫任務(wù)時(shí)，撰寫人一定要認(rèn)真地聽、記、想，對(duì)不明確或遺漏了的問(wèn)題要及時(shí)地問(wèn)清楚，務(wù)求弄清楚領(lǐng)導(dǎo)的意圖。 其次，在收集和分析材料的過(guò)程中，不斷地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。特別是若發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖存在偏頗、疏漏、矛盾甚至錯(cuò)誤的時(shí)候，撰稿者應(yīng)及時(shí)地和領(lǐng)導(dǎo)一起斟酌、推敲，乃至修正。2.新穎 在正確的基礎(chǔ)上有所發(fā)現(xiàn)、有所創(chuàng)造、有所前進(jìn)。3.深刻 能夠透過(guò)現(xiàn)象看到本質(zhì)，即使是過(guò)去寫過(guò)的事情，也能有精當(dāng)?shù)姆治?，講出新的道理，挖掘別人見不到或者雖然看到了但缺乏

43、認(rèn)識(shí)的深度。4.明確 明確，就是主旨肯定什么，否定什么；贊揚(yáng)什么，批評(píng)什么；提倡什么，制止什么，要明確，不能含糊。5.集中 就是一篇應(yīng)用文書只有一個(gè)主旨，不能有兩個(gè)或兩個(gè)以上的主旨。應(yīng)用文一般都是“一文一事”。 應(yīng)用文書的主旨，一般來(lái)自三個(gè)途徑：來(lái)自單位領(lǐng)導(dǎo)、來(lái)自工作實(shí)踐、來(lái)自黨政機(jī)關(guān)文件。（三）顯示主旨的主要方法1.標(biāo)題點(diǎn)旨用標(biāo)題概括點(diǎn)明主旨。2.開宗托旨在應(yīng)用文中明白、準(zhǔn)確地表達(dá)主旨的句子，叫主旨句。主旨句常以介詞結(jié)構(gòu)“為了 ” 作為特征。在正文開頭用主旨句來(lái)顯出寫作主旨，即開門見山、開宗明義。通知、通報(bào)、通告、報(bào)告、規(guī)章文書等常用此方法。3.篇末點(diǎn)旨在應(yīng)用文正文的結(jié)尾“卒章顯志”，點(diǎn)明寫

44、作主旨，即為篇末點(diǎn)題。4.呼應(yīng)顯旨在正文的開頭和結(jié)尾前后呼應(yīng)，以突出主旨。這種寫法多是開頭提出與主旨相關(guān)的問(wèn)題，篇末呼應(yīng)之。5.轉(zhuǎn)換揭旨在內(nèi)容重大轉(zhuǎn)換處揭示主旨，即片言居要。6.小標(biāo)題顯旨把主旨分解成幾個(gè)部分，每個(gè)部分用一小標(biāo)題來(lái)顯示。也有一些主旨不是以小標(biāo)題形式出現(xiàn)，而是以段旨句或條旨句的形式出現(xiàn)。二、選材（一）材料的概念應(yīng)用文書的材料，是指為了寫作應(yīng)用文而采取的、用于提煉、確立、表現(xiàn)寫作主旨的事實(shí)和觀念。它包括的范疇有兩類：一是作者在寫作前搜集、積累的各種事實(shí)、數(shù)據(jù)、意見、觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)、問(wèn)題，以及上級(jí)有關(guān)指示精神等，二是經(jīng)過(guò)選擇，寫進(jìn)文稿中的表現(xiàn)主旨的所有材料。（二）材料的作用1.材料是寫作

45、的前提 材料是構(gòu)成文章內(nèi)容的物質(zhì)基礎(chǔ)，是寫作活動(dòng)的前提。2.材料是形成主旨的基礎(chǔ) 材料和主旨同屬于文章內(nèi)容，但主旨從材料中形成，材料是引發(fā)感受、提煉觀點(diǎn)、形成主題的基礎(chǔ)。主旨是對(duì)全部材料思想意蘊(yùn)的高度概括。3.材料是說(shuō)明主旨的支柱 材料不僅是形成主旨的基礎(chǔ)，還是說(shuō)明主旨的支柱。沒(méi)有材料的支撐，主旨根本無(wú)法確立；沒(méi)有恰當(dāng)?shù)摹⒛軌蛘f(shuō)明問(wèn)題的材料的支撐，主旨即使樹起來(lái)了也立不牢。（三）材料的收集1.文章材料的來(lái)源（1）直接材料（2）間接材料2.收集材料的原則（1）詳盡（2）確定范圍和方向（3）分類整理（四）材料的鑒別與選取 一看材料的真?zhèn)危床牧系氖欠穹险叻ㄒ?guī)。 1.圍繞主旨、適合文種：切題，

46、是指寫進(jìn)應(yīng)用文書里的材料，必須有針對(duì)性，能緊扣寫作主旨；有實(shí)用性，能具體顯示或說(shuō)明觀點(diǎn)。 2.典型事例，真是可靠：典型，是指寫進(jìn)應(yīng)用文書里的材料，應(yīng)該是深刻地揭示事物的本質(zhì)，又具有代表性與說(shuō) 服力的材料。確鑿，即真實(shí)、準(zhǔn)確，是指寫進(jìn)應(yīng)用文書里的材料，必須做到一真二準(zhǔn)，確鑿無(wú)誤。 3.新穎：新穎指寫進(jìn)應(yīng)用文書里的材料，必須有強(qiáng)烈的時(shí)代感，能夠表現(xiàn)客觀事物的發(fā)展變化趨勢(shì)，反映客觀事物的最新面貌，以及現(xiàn)實(shí)生活中人們最關(guān)心的那些新人、新事、新思想、新成果和新問(wèn)題。（五）材料處理的常用方法1.類化法這是按材料的共同屬性和特征將紛繁的材料進(jìn)行梳理和歸并，使之顯示出 “類”的特點(diǎn)。這個(gè)工作的關(guān)鍵在于確定一個(gè)

47、能反映事物本質(zhì)特征的、與分類目的相適應(yīng)的、始終一貫的標(biāo)準(zhǔn) ，沒(méi)有這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的分類是沒(méi)有多少意義的。應(yīng)用文書寫作中，用這種方法可以找出各“類” 間的內(nèi)部聯(lián)系，從而逐漸提煉出有價(jià)值的小觀點(diǎn)甚至全篇的主旨。這種類化后的材料因其具有重要的類別特征而極具使用價(jià)值。2.篩選法這種方法強(qiáng)調(diào)對(duì)材料的選用不能停留在一般的認(rèn)識(shí)上，必須像掘土找礦、沙里淘金那樣 ，反復(fù)地多次地鑒別、篩選，力求從紛繁的材料中找到那個(gè)最切合主旨的切合點(diǎn)。3.濃縮法把有價(jià)值但又非常詳盡紛繁的材料加以壓縮，使之更為凝煉、更突出精華的處理材 料的 方法。用這種方法處理材料要采用留主干、抓要點(diǎn)、除細(xì)節(jié)、科學(xué)抽象等方法，以凝聚出對(duì)表現(xiàn)事實(shí)或說(shuō)明觀點(diǎn)

48、最有價(jià)值的內(nèi)容。4.截取法選用一個(gè)完整事件的片斷或一個(gè)完整事物中的部分去表現(xiàn)觀點(diǎn)的一種刪繁就簡(jiǎn)的處理材料方法。用這種方法，不求事件的連貫、事物的完整，只求能言簡(jiǎn)意賅地說(shuō)明問(wèn)題和闡明觀點(diǎn)。運(yùn)用此法要注意：（1）要服從應(yīng)用文書寫作主旨的需要。從寫作目的和材料本身的實(shí)際(諸如在文稿中的地位與作用、本身的構(gòu)成與被讀者接受的程度等方面)綜合考慮。（2）不能斷章取義，扭曲原意。（3）要注意上下文銜接過(guò)渡的自然順暢及表述角度的前后一致。（六）合理安排材料合理安排材料，是指在應(yīng)用文書寫作中，要根據(jù)表現(xiàn)主旨的需要，按照一定的思路合乎 邏輯地、和諧地組織材料，使材料與觀點(diǎn)形成一個(gè)有機(jī)的整體。應(yīng)用文書寫作安排材料的

49、方法主要有：1.先亮觀點(diǎn)，后舉材料這是先用層、段、條首先概括出觀點(diǎn)，然后列舉理論材料或事實(shí)材料來(lái)陳述觀點(diǎn)的方法 。用這種方法安排材料的優(yōu)點(diǎn)是觀點(diǎn)鮮明，引人注目。2.先舉材料，后亮觀點(diǎn)這是先舉事實(shí)、列舉數(shù)字或說(shuō)明根據(jù)，然后推導(dǎo)出結(jié)論、歸納出觀點(diǎn)的方法。這種方法 的優(yōu)點(diǎn)是由事到理，說(shuō)服力強(qiáng)。敘事性應(yīng)用文書或文中敘事性較強(qiáng)的片斷寫作，常用此法。3.邊舉材料，邊亮觀點(diǎn)這是一邊舉材料，一邊亮觀點(diǎn)的夾敘夾議的方法。這種方法的優(yōu)點(diǎn)是既擺事實(shí)又講道理 ，行文層層深入，使人便于理解。應(yīng)用文書中敘事說(shuō)理較強(qiáng)的部分常用此法寫作。三、謀篇（一）何為謀篇（二）常見的結(jié)構(gòu)方式1.總分式2.遞進(jìn)式3.并列式（三）段落段落是

50、文章布局謀篇的基本單位，是作者為了表達(dá)文章思想內(nèi)容而做出的劃分，習(xí)慣上稱做 “自然段”，一般有換行空兩格的明顯外在標(biāo)志。應(yīng)用文書正文寫作中，劃分段落的原則是：1.單一，指 在一 個(gè)自然段里，只說(shuō)一個(gè)意思，不把其他無(wú)關(guān)的意思混雜在一起說(shuō)。2.完整，指一個(gè)自然段把一 個(gè)意思說(shuō)完全，不殘缺，不留尾巴，除為了特殊的表達(dá)效果，一般不把一個(gè)意思分散在幾段去說(shuō)。3.有序，指段內(nèi)的句子之間、段落之間的組合關(guān)系要合理，要有邏輯性與連貫性。4.合理 ，指段落的劃分，要注意長(zhǎng)短適度，勻稱得當(dāng)，既要服從應(yīng)用文書內(nèi)容表達(dá)的需要，又要注 意應(yīng)用文書閱讀者接受心理的需要。四、應(yīng)用文的撰寫（一）列提綱（二）擬稿1.標(biāo)題（1）

51、標(biāo)題要準(zhǔn)確、醒目、精煉、規(guī)范。（2）應(yīng)用文標(biāo)題的幾種形式 公文式標(biāo)題：公文式標(biāo)題程式性強(qiáng)，表達(dá)平直，主要用于正式公文。一般情況下，它由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三項(xiàng)組成，人們把此三項(xiàng)稱為公文標(biāo)題“三要素”。新聞式標(biāo)題：新聞式標(biāo)題即通常說(shuō)的文章題目式，它又可分單標(biāo)題和雙標(biāo)題。單標(biāo)題即單行標(biāo)題，通常有三種標(biāo)題方式：主旨式。標(biāo)題提出應(yīng)用文書的主旨.事實(shí)式。標(biāo)題陳述基本事實(shí)、情況。問(wèn)題式。標(biāo)題提出問(wèn)題，規(guī)范內(nèi)容走向。 雙標(biāo)題即只有正題和副題的雙行標(biāo)題，其中正題符合單標(biāo)題的要求，更多的突出應(yīng)用文的主旨，副題則對(duì)正題起補(bǔ)充說(shuō)明的作用，通常說(shuō)明應(yīng)用文寫作的內(nèi)容范圍和文種。這種標(biāo)題信息量豐富，表現(xiàn)靈活，簡(jiǎn)報(bào)、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等常用