企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定

1、第 頁共4頁第 1頁共4頁企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定總則為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。各部門證件、文件等資料由人事部統(tǒng)一保管，如果因工作需要必須保留的，須向總辦提出書面申請(qǐng)，批準(zhǔn)后交人事部登記備案。檔案管理部門必須保留公司能力范圍內(nèi)的第一手資料。檔案管理應(yīng)按要求登記，建立目錄。公司客戶檔案在轉(zhuǎn)檔交接時(shí)，交接雙方應(yīng)就檔案的份數(shù)、內(nèi)容核實(shí)無誤后，簽名確認(rèn)。接檔人整理檔案后，保證相關(guān)資料準(zhǔn)確輸入電腦并保存。客戶檔案輸入電腦后，接檔人負(fù)責(zé)按編號(hào)將檔案分批入檔保存。管理人員應(yīng)采取有效措施保證檔案完全、完整、作好防盜、防水、防火、防蟲。檔案管理員必須嚴(yán)格按照公司保密制度做好

2、保管工作，對(duì)出入庫的檔案進(jìn)行仔細(xì)的清點(diǎn)和登記， 嚴(yán)防檔案丟失， 非工作需要不得談?wù)摍n案內(nèi)容。對(duì)所調(diào)檔案應(yīng)歸還的應(yīng)及時(shí)催交如有遺失， 由調(diào)閱人員負(fù)責(zé)。歸檔范圍：公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、 經(jīng)營情況、 人事檔案、 會(huì)議記錄、 決定、 委托書、 協(xié)議、 合同、 項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。.檔案分類：A、證件類：各部門印鑒、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等。B、人事類：員工檔案及應(yīng)聘人員檔案。C、文件類：行政文件、會(huì)議記錄、其它信息資料。D、財(cái)會(huì)類：財(cái)務(wù)賬本、報(bào)表、憑證等。E、資產(chǎn)類：公司固定資產(chǎn)。F、客戶類：客戶資料及檔案、供應(yīng)商資料及檔案。G、合同類：對(duì)外簽

3、署的一切合同、協(xié)議等。H、其它類：不在上述范圍之列，但具有保存價(jià)值的。.編制方法每一類檔案建立一個(gè)臺(tái)帳。具體編號(hào)為： 類別 +年份 +日期 +三位數(shù)字，如 F20110708001，為2011年7月28日的第一號(hào)客戶檔案。人事部文件增加HR表示符。臺(tái)帳按順序編好目錄，細(xì)節(jié)必須注冊(cè)檔案的具體內(nèi)容存放地點(diǎn)等。.資料的收集與整理公司的歸檔資料實(shí)行 “季度歸檔” 及“年度歸檔” 制度， 即： 每年的三、六、九月和十二月為公司檔案資料歸檔期。在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各部門主管應(yīng)積極配合與支持。凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。各部門專用的收、

4、發(fā)文件資料， 按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。檔案管理員根據(jù)公司的實(shí)際情況實(shí)施檔案歸檔整理。.資料的分類與歸檔 ： 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。.調(diào)檔權(quán)力劃分： 總經(jīng)理： 全部； 人事部主管：A、 B、 C、 E、G、H類；財(cái)務(wù)部主：D、E、F、H類；采購部經(jīng)理：F、H類。營運(yùn)部主管：F、 H 類。主管副總：B、 C、 F、 G、 H 類；其他二級(jí)管理人員：本部門相關(guān)的權(quán)限范圍內(nèi)的各類。.調(diào)檔程序各部門員工因工作需要調(diào)閱檔案時(shí)，須填寫調(diào)檔單 。因工作需要，公司的其他人員需調(diào)閱非密級(jí)檔案時(shí)，需持本部門主管簽批后的調(diào)檔單至人事部

5、申請(qǐng)，經(jīng)人事部主管審批同意后，方可調(diào)閱。需要借出的各類檔案必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。根據(jù)公司檔案密級(jí)，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以調(diào)閱，但調(diào)閱時(shí)間不得超過4 小時(shí)。秘密級(jí)檔案的調(diào)閱必須由總經(jīng)理或人事部主管批準(zhǔn)。除總經(jīng)理授權(quán)的正常業(yè)務(wù)外，任何 A 類的蓋章，印鑒帶出須總經(jīng)理同意后方可執(zhí)行。檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無誤，并于調(diào)檔單填注歸還日期及簽字確認(rèn)后，既行歸檔。 調(diào)檔單作為檔案的一部分永久性保存?？偨?jīng)理、部門主管調(diào)閱非密級(jí)檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。檔案調(diào)閱者必須做到： 愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。.檔案的銷毀任何部門或個(gè)人非經(jīng)允許、均無權(quán)隨意銷毀企業(yè)檔案材料；若按公司規(guī)定需要銷毀時(shí)，凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可進(jìn)行，一般內(nèi)部檔案， 由檔案管理員填寫公司檔案資料銷毀審批表交人事部主管批準(zhǔn)后方可銷毀。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員要將銷毀的檔案資料認(rèn)真填寫、 編制