實施調研記錄-OA卷

1、.：.；PAGE25 / 25實施調研記錄OA卷鑫苑中國集團金蝶軟件中國 TIME EEEE年O月 二八年十月闡明 工程組王雄、劉仕平于2021-10-6至2021-10-10就如下問題：企業(yè)的辦公管理方式、業(yè)務特點、行政管理及輔助管理單元現(xiàn)狀； 企業(yè)公文管理、文檔管理、檔案管理、溝通、公共資源的管理規(guī)范及需求；現(xiàn)有OA系統(tǒng)運轉情況及數(shù)據(jù)遷移。對行政部馮波和胡云平、檔案室郭穎蕊、信息部劉仕平進展了調研，贊賞上述人員的大力支持。調研目的是了解企業(yè)任務情況，OA系統(tǒng)運轉現(xiàn)狀，期望值，為系統(tǒng)參數(shù)設置、流程配置、數(shù)據(jù)整理打下根底。調研期間未能確認的問題包括：2.2 期權管理固化表單財務處置方式4.2現(xiàn)

2、有OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷移方案4.3門戶界面、規(guī)劃的規(guī)劃方案調研差別記錄公文字號檔案集成合同歸檔會議室管理信息發(fā)布欄目公文、信息發(fā)布、知識文檔管理調研時間：2021-10-7 10:00-16:30調 研 人：王雄金蝶、劉仕平信息技術部調研對象：馮波行政部經(jīng)理調研地點：鑫苑北京調研內容：了解鑫苑公文管理、現(xiàn)行文檔管理規(guī)范、內部協(xié)作溝通的需求差別列表1.1 公文管理目前鑫苑收發(fā)文管理的類型分哪幾類？如：部門級、公司級、集團級或其他稱號回答：目前鑫苑的發(fā)文管理類型如下：集團級：查閱范圍整個集團公司的人員公司級：查閱范圍為子公司的全部人員部門級：查閱范圍為公司或集團的部門人員收文類型分成：外部來文：外來單位

3、的收文公司來文：包括集團與子公司之間、子公司之間的來來問一切收發(fā)文管理流程的運用規(guī)那么和表單款式？提供流程規(guī)那么描畫和圖例，表單格式文件回答：公司內部公文發(fā)布方式清單序號公文種類發(fā)布方式備 注1決議OA“電子公告各單位自行編制，總部消費運營中心一致發(fā)布2通知OA“電子公告各單位自行編制，總部消費運營中心一致發(fā)布3通報OA“電子公告各單位自行編制，總部消費運營中心一致發(fā)布4報告企業(yè)郵箱雙方經(jīng)過企業(yè)郵箱傳送5請示企業(yè)郵箱雙方經(jīng)過企業(yè)郵箱傳送6批復企業(yè)郵箱雙方經(jīng)過企業(yè)郵箱傳送7函企業(yè)郵箱雙方經(jīng)過企業(yè)郵箱傳送8會議紀要OA“會議紀要各單位自行發(fā)布9任務聯(lián)絡單企業(yè)郵箱一級機構任務聯(lián)絡單消費運營中心備案/

4、分子公司各二級部門之間任務聯(lián)絡單在企管部備案10簡報OA“新聞音訊總部行政人力資源中心/分子公司行政人事部發(fā)布11監(jiān)察通報OA“新聞音訊總部行政人力資源中心/分子公司行政人事部發(fā)布12新聞OA“新聞音訊各單位自行編制，行政人力資源中心一致發(fā)布行政類公文處置素材搜集列表清單流程稱號審批表單流程描畫運用范圍備注紅頭文件發(fā)文審批單擬稿人總經(jīng)理副總總裁辦聯(lián)簽CEO集團中心重要文件，涉及人事，財務，獎罰決議等分子公司紅頭文件發(fā)文審批單擬稿人部門經(jīng)理總經(jīng)辦聯(lián)簽分子公司總經(jīng)理分子公司重要人事任命，財務制度，獎罰決議等通知無可用簡化版發(fā)文審批單擬稿人各中心總經(jīng)理副總消費運營中心總經(jīng)理各中心選集團范圍內普通性通

5、知分子公司通知無可用簡化版發(fā)文審批單擬稿人分子公司總經(jīng)理消費運營中心總經(jīng)理分子公司需求上傳OA通知新聞，集團簡報，監(jiān)察通報無可用簡化版發(fā)文審批單擬稿人行政部經(jīng)理行政人力資源中心總經(jīng)理集團及分子公司新聞，集團監(jiān)察通報分子公司新聞需求分子公司行政人事部經(jīng)理審核分子公司監(jiān)察通報無可用簡化版發(fā)文審批單擬稿人行政人事部經(jīng)理分子公司總經(jīng)理分子公司監(jiān)察通報請示無擬稿人請示單位總經(jīng)理審核集團相關指點分子公司向集團中心指點請示，或中心向總裁辦指點請示任務聯(lián)絡單有擬稿人分子公司總經(jīng)辦及企管部經(jīng)理抄送消費運營中心備案分子公司之間，或分子公司與集團中心之間發(fā)文人員為分子公司企管部經(jīng)理，各中心擔任人會議紀要無擬稿人參與

6、會議人員抄送消費運營中心備案分子公司，集團中心各部門發(fā)文管理流程：包括集團的發(fā)文審批、子公司的發(fā)文審批鑫苑中國置業(yè)發(fā)文審批單編號： 呈報日期：2021年月日特急緊急普通絕密普通簽發(fā)會簽COO：CFO：CAO：標題：按照授權要求，各級人員審批：附件：主送：抄送：能否允許OA傳送是 否擬稿單位：擬稿人：擬稿單位擔任人：核稿人：份數(shù)：行政人力資源中心總經(jīng)理：消費運營中心總經(jīng)理：河南鑫苑置業(yè)發(fā)文審批單編號： 呈報日期：2021年月日特急緊急普通絕密普通簽發(fā)會簽總經(jīng)理：工程副總經(jīng)理：營銷副總經(jīng)理：總工程師：標題：按照授權要求，各級人員審批：附件：主送：抄送：能否允許OA傳送是 否擬稿單位：擬稿人：擬稿單

7、位擔任人：核稿人：份數(shù)：行政人事部經(jīng)理： Page PAGE 1 收文管理流程：集團的收文登記、子公司的收文登記集團總部文件傳閱單傳閱單編號：XY-2021-1呈報日期：2021年月日文件標題：發(fā)文字號：附件：主 題 詞：來文單位：單位擔任人：該單位經(jīng)辦人：收文時間：呈報指點：由集團行政人力資源中心總經(jīng)理填寫請盡快傳閱文件，閱后在適當位置簽署意見并簽名，注明日期和時間。領導閱簽本卷須知1.報集團總裁辦一切成員閱知的文件如“報告運用此單。由行政人力資源中心填報、編號、保管。2.各管理中心報分管本中心的總裁辦成員閱知的文件可運用此單，由該中心填報、編號、保管。編號方法：XY-中心稱號漢語拼音各字第

8、一個字母-2021-流水號。流水號年初從1開場，順序編號。次年重新從1開場編流水號。3.發(fā)文用，不用此單。河南鑫苑置業(yè)文件傳閱單傳閱單編號：HNXY-2021-1呈報日期：2021年月日文件標題：發(fā)文字號：附件：主 題 詞：來文單位：單位擔任人：該單位經(jīng)辦人：收文時間：呈報指點：由行政人事部經(jīng)理填寫請盡快傳閱文件，閱后在適當位置簽署意見并簽名，注明日期和時間。領導閱簽本卷須知1.報公司總經(jīng)辦一切成員閱知的文件運用此單。由行政人事部填報、編號、保管。2.發(fā)文用，不用此單。收發(fā)文紅頭模板的種類及格式？回答：詳見：鑫苑中國置業(yè)公文管理方法中附件1至11請列各類收發(fā)文的字號編碼規(guī)那么清單？ 文號產(chǎn)生的

9、時間？如：起草人、審核后文號產(chǎn)生后能否允許修正？回答：各類的發(fā)文均有發(fā)文字號的編碼規(guī)那么，字號的在最終核稿后產(chǎn)生，并允許修正字號。集團總部各管理中心發(fā)文字號文種發(fā)文機關除會議紀要、任務聯(lián)絡單以外的公文會議紀要任務聯(lián)絡單總部行政人力資源中心鑫苑集團行字2021號鑫苑集團行紀字2021號XY-XZRLZY-20210324-1總部消費運營中心鑫苑集團生字2021號鑫苑集團生紀字2021號XY-SCYY-20210324-1總部財務管理中心鑫苑集團財字2021號鑫苑集團財紀字2021號XY-CWGL-20210324-1總部本錢設計中心鑫苑集團成字2021號鑫苑集團成紀字2021號XY-CBSJ-2

10、0210324-1總部地產(chǎn)開展中心鑫苑集團地字2021號鑫苑集團地紀字2021號XY-DCFZ-20210324-1總部戰(zhàn)略投融資部鑫苑集團戰(zhàn)字2021號鑫苑集團戰(zhàn)紀字2021號XY-ZLTRZ-20210324-1總部審計法務部鑫苑集團審字2021號鑫苑集團審紀字2021號XY-SJFW-20210324-1總部信息管理中心鑫苑集團信字2021號鑫苑集團信紀字2021號XY-XXGL-20210324-1闡明：任務聯(lián)絡單發(fā)文字號編制方法：“XY是鑫苑二字拼音各第一個字母的組合，表示鑫苑集團；“CWGL為“財務管理各第一個字母拼音第一個字母組合，表示財務管理中心；“20210324表示年、月、

11、日，以“yyyymmdd編擬；“1為任務聯(lián)絡單的起始流水號，順序編碼。此組字母、數(shù)字組合，以“-銜接。各分子公司發(fā)文字號文種發(fā)文機關除會議紀要、任務聯(lián)絡單外的公文會議紀要簡報、監(jiān)察通報任務聯(lián)絡單河南鑫苑置業(yè)豫鑫字2021號豫鑫紀簡、監(jiān)字2021號HNXY-20210101-1鄭州建投鑫苑置業(yè)建鑫字2021號建鑫紀簡、監(jiān)字2021號JTXY-20210101-1鄭州建投鑫苑結合地產(chǎn)開展建鑫聯(lián)字2021號建鑫聯(lián)簡、監(jiān)紀字2021號JTLXY-20210101-1山東鑫苑置業(yè)魯鑫字2021號魯鑫紀簡、監(jiān)字2021號SDXY-20210101-1蘇州鑫苑置業(yè)開展蘇鑫字2021號蘇鑫紀簡、監(jiān)字2021號

12、XZXY-20210101-1安徽鑫苑置業(yè)皖鑫字2021號皖鑫紀簡、監(jiān)字2021號AHXY-20210101-1鑫苑置業(yè)成都蓉鑫字2021號蓉鑫紀簡、監(jiān)字2021號CDXY-20210101-1昆山鑫苑置業(yè)昆鑫字2021號昆鑫紀簡、監(jiān)字2021號KSXY-20210101-1河南鑫苑物業(yè)管理豫鑫物字2021號豫鑫物簡、監(jiān)紀字2021號XYWY-20210101-1鄭州名苑園林工程豫園字2021號豫園紀簡、監(jiān)字2021號MYYL-20210101-1鄭州鑫苑計算機網(wǎng)絡工程豫計字2021號豫計紀簡、監(jiān)字2021號JSJWL-20210101-1除了以上收發(fā)文的流程管理外，集團、各分支機構、各部門事

13、務審批處置流程有那些？請列出流程明細清單，并進展流程描畫和提供表單？回答：包括行政部的合同審批流程、行政費用流程、出差管理等。對收發(fā)文管理過程中詳細的功能需求進展描畫？例如：電子簽章、筆跡留痕、催辦、提示、歸檔等?；卮穑汗奶幹弥忻總€環(huán)節(jié)要求痕跡保管，并保管為一個版本；能提供電子簽章，公文發(fā)放傳閱前在正文出進展蓋章；公文處置的催辦督辦人為發(fā)起人、部門經(jīng)理或者相關督辦部門的人員如：消費運營中心；公文處置的要求有郵件、手機提示功能；要求能提供圖片格式的個性簽名，用戶審批時可以調用個性簽名簽署。6辦結后收發(fā)文有那些查詢需求？如：查看權限、查詢字段、全文檢索等回答：辦結后的公文的查詢字段如：發(fā)起人、發(fā)

14、起部門、主題詞、時間、模糊查詢文件標題和主題詞7公文報表的相關格式？需求經(jīng)過那些字段進展查詢及統(tǒng)計？回答：收發(fā)的統(tǒng)計報表詳見：鑫苑中國置業(yè)公文管理方法中附件19、20通報關于表揚、批判的文件構成臺帳式的報表，行政部可進展評分。詳見附件：各類公文統(tǒng)計表.xls1.2 信息發(fā)布新聞有幾種分類？能否區(qū)分集團、子公司？請列出分類清單回答：新聞類別：集團新聞、子公司公司稱號新聞各類欄目新聞的查看權限和管理權限需求？回答：各種類別的新聞查看權限為集團一切人，可經(jīng)過門戶的新聞欄目隨時查閱；一切新聞的發(fā)布一致由集團行政部審核及發(fā)布新聞管理員對點評有那些管理和控制權限？包括刪除、屏蔽點評等回答：目前無新聞點評的

15、需求通知公告的有幾種分類？列出分類清單回答：通知公告的欄目中，默許是顯示一切通知公告的列表，但可選擇按分類顯示通知列表如：通知、簡報、通報等類型通知公告的能否需求審核？描畫詳細審核過程回答：通知公告的審核流程詳見公文管理中通知的審批流程通知公告的能否允許轉發(fā)、復制？請描畫詳細需求 回答：目前無此需求除了以上要求，補充描畫通知公告其他功能的需求？回答：希望通知公告的發(fā)布能與公文的公告審批銜接，如：公告的審批后，文件流轉到欄目管理員并發(fā)布提供通知公告的報表，管理員可以查詢那些公告曾經(jīng)發(fā)布如：查詢最新發(fā)布通知的文號新聞及通知公告管理的排序管理需求？如：時間、置頂、飄紅、手動排序等回答：要求可以對新聞

16、或公告進展排序管理，欄目管理員可以手工調整欄目中信息的排序。1.3 知識管理請簡要描畫目前知識管理現(xiàn)狀？ 回答：目前知識管理主要只運用信息共享功能，經(jīng)過原來OA系統(tǒng)發(fā)布、共享規(guī)章制度之類的信息目前沒有建立知識庫，各部門及個人分別維護各自的文檔，知識無法實現(xiàn)沉淀、共享、學習。鑫苑中心知識的來源表達在哪些方面？ 回答：目前知識主要來源于一些顯性知識，如：規(guī)章制度、教案課件等文件。隱形知識沒有一套的知識管理體系進展積累和提煉。鑫苑知識分類劃分體系？如：按部門、業(yè)務類別回答：OA信息共享平臺一級目錄二級目錄責任人主要內容重點新近加盟鑫苑開展歷程楊華大事記回想,視頻,開展脈絡鑫苑文化和調和社區(qū)組織建立任

17、務張健普簡報,監(jiān)察通報,民主生活會,述職,季度測評,勤勉盡職,待崗培訓簡報/監(jiān)察通報精華版;誠信忠實,勤勉盡職的要求,待崗培訓的深化意義非1即0的考核馮 波績效考核,方案分解,考核的原那么性,方案會的方式績效考核的目的和方式,歷次方案會的PPT,紀要,總結.半年總結,全年總結.新員工輔導制度馮波新員工輔導制度，方法明確新員工的輔導員輔導內容和方法新員工手冊王艷群新員工手冊電子版涵蓋新員工入職后應知應會相關知識新員工培訓課件張建普各業(yè)務模塊的入門課程引見培訓課件,報銷手續(xù),福利規(guī)范,處分措施,信息化平臺董事長新員工座談張振剛歷次新員工座談，董事長講話匯總對于新員工的殷切期望，以及解答的疑問引薦書

18、籍王艷群鑫苑曾經(jīng)一致學習的書籍目錄和概要突出鑫苑的學習型企業(yè)的文化底蘊生活指南(各地)王艷群根據(jù)地域分為幾個板塊包括衣食住行手冊崗位職責總部崗位職責馮波各類別崗位職責明確部門各崗位任務職責，及部門業(yè)務流程置業(yè)公司崗位職責馮波物業(yè)公司崗位職責馮波園林公司崗位職責馮波中心思想董事長文集張振剛了解董事長中心思想中心思緒高層講話匯編張振剛高層重要講話摘要提綱挈領，指明方向，對重點任務的心得領會最新動態(tài)張振剛每月匯總公司的最新想法和動態(tài)觀念,行動的指南,重點任務要求制度匯編行政人事制度馮波各部門制度明確制度規(guī)范流程，更有效地開展任務企業(yè)管理制度馮波信息化制度馮波營銷制度馮波工程制度馮波財務制度馮波物業(yè)制

19、度馮波園林制度馮波其他類馮波一級目錄二級目錄主要內容重點業(yè)務課件行政人事課件張建普各類別業(yè)務課件學習先前業(yè)務閱歷，做到快速融入企業(yè)管理課件張建普信息化課件張建普營銷課件張建普工程課件張建普財務課件張建普物業(yè)課件張建普園林課件張建普其他課件張建普典型案例行政人事案例馮波各類案例，包括監(jiān)察通報批判了解公司的任務方法，適宜流程企業(yè)管理案例馮波營銷案例馮波工程案例馮波財務案例馮波創(chuàng)新案例馮波物業(yè)、園林案例馮波其他案例馮波要求：1、設置1級目錄，2級目錄如上表所示。原目錄修正，刪除。2、2級目錄中內容采取文檔上傳的方式。各模塊單獨設置權限。3、原文檔資料全面導出，然后重新設置新的信息平臺模塊。各部門的知

20、識體系的目錄沒有規(guī)劃，需調研各部門后重新規(guī)劃知識在沉淀、共享、學習運用方面有那些功能方面的需求和思索？ 回答：知識的搜集、沉淀可以經(jīng)過手工上傳、流程歸檔完成。知識共享、學習經(jīng)過多維度的知識地圖方便查詢及查閱。知識文檔在平安性權限方面有那些功能方面的需求和思索？如：每個欄目的查看、上傳、管理等權限回答：目前知識文檔體系的欄目管理員為信息中心的系統(tǒng)管理員，上傳權限為行政部，查看權限集團一切人。單體文檔的權限經(jīng)過office2007來控制域用戶查看、復制、下載、打印等功能，但設置權限操作過于繁瑣。希望OA系統(tǒng)提供對單體文檔的權限設置。目前知識文檔能否有版本管理、修正記錄等需求？回答：目前的文檔無版本

21、管理，各種文檔的版本比較混亂，希望知識管理能提供有效的文檔版本管理知識文檔可按照那些條件進展檢索？全文檢索的范圍？回答：經(jīng)過目錄、時間、創(chuàng)建人、文件名的模糊檢索全文檢索范圍為：文檔內容、附件名1.4 溝通平臺描畫現(xiàn)有郵件系統(tǒng)、RTX的運用情況？集成EAS平臺的詳細需求？回答：鑫苑目前運用exchange郵件系統(tǒng)，該系統(tǒng)運用曾經(jīng)非常普及，員工之間日常一些文件傳閱、交流均在郵件系統(tǒng)上傳送及溝通；與EAS平臺集成要務虛現(xiàn)單點登錄，在門戶的頁簽添加一欄“電子郵件，exchange可以嵌入EAS的界面，直接進展收發(fā)郵件。RTX目前的運用效果普通，希望系統(tǒng)能提供更加方便的即時通訊工具；RTX集成包括與EA

22、S的人員信息、登錄同步. 對其他溝通方面的需求有那些？如：短音訊、通訊錄等回答：目前集團與子公司之間的日常的溝通方式以為主，集團曾經(jīng)安裝了VOIP業(yè)務，費用較低短信息的運用主要在員工外出的時候，以及相關事務審批時的提示，要求EAS具備短信平臺，員工可以經(jīng)過平臺直接發(fā)送短信，流程處置時可以設置短信提示功能。通訊錄根據(jù)組織架構自動生成，并能四處excel文件格式1.5 論壇管理個子論壇如何分類？如按部門、業(yè)務分類。回答：分成學習天地、交流天地兩大板塊學習天地：主要提供相關任務業(yè)務的資料交流園地：員工在此版塊對平常任務的進展交流、討論各個子論壇的板塊規(guī)劃回答：子版塊可以按照業(yè)務運用來規(guī)劃，如：按業(yè)務

23、中心或部門。檔案管理、期權管理調研時間：2021-10-8 10:00-12:00調 研 人：王雄金蝶、劉仕平信息技術部調研對象：郭穎蕊機要員調研地點：鑫苑北京調研內容：了解企業(yè)對檔案管理的業(yè)務規(guī)范以及檔案著錄規(guī)那么；2.1 檔案管理及期權管理貴公司是擔任檔案任務的是那些人？回答：目前檔案任務由郭穎蕊一個人擔任貴公司檔案管理方式是什么樣的，分散式還是集中方式？檔案管理方式回答：集團的檔案管理方式為分散式管理，集團總部、子公司的檔案分別各自機構的相關人員管理。目前貴公司檔案實體包括紙質、光盤有多少的數(shù)據(jù)量? (檔案數(shù)據(jù)搜集)回答：沒有詳細統(tǒng)計 您們檔案業(yè)務中如今主要涉及到哪些檔案分類？包括集團、

24、子公司、部門的分類回答：集團總部的檔案的明細分類詳見附件：檔案分類、歸檔明細表.xls集團全宗分類如以下圖：請描畫貴公司檔案的借閱流程及歸還要求？回答：檔案借閱表單及流程如下：鑫苑中國置業(yè)檔案資料借閱登記表資料稱號闡明原件或復印件借閱緣由借用人簽字保管人簽字檔案存放地點借用日期歸還日期指點意見貴公司檔案檔號生成規(guī)那么？ 回答：詳見附件：分類闡明及檔號編碼規(guī)那么.pdf集團檔號編碼規(guī)那么：分公司檔號編碼規(guī)那么：檔案密級的分幾類？各類的權限如何控制？回答：檔案密級分成三類：絕密、。各級檔案的查閱都需求借閱。貴公司檔案的相關報表格式格式？ 回答：詳見附件：目錄匯編.xls合同檔案的的分類及相關報表格

25、式？回答：合同檔案類別：按土地類、投資類公司并購、協(xié)作開發(fā)、融資類、營銷類、工程類資料采購、工程、規(guī)劃設計、咨詢類、行政類等分類。合同案卷編碼規(guī)那么：XM-?-HT-01(?代表合同類別)合同檔案登記表模板序號案卷編碼簽署日期合同編碼合同類別合同稱號對方當事人合同標的萬元公司合同的編碼構造如下：第五位第四位第三位第五位第二位第一位注： 第一位 大寫XY代表鑫苑公司第二位 代表年度，如2007年編號為07第三位編號詳細如下： 序號集團總部及各分子公司代碼1集團總部002河南鑫苑置業(yè)013山東鑫苑置業(yè)024安徽鑫苑置業(yè)035蘇州鑫苑置業(yè)開展046鑫苑置業(yè)成都057鄭州建投鑫苑置業(yè)068河南鑫苑物業(yè)

26、管理079河南鑫苑房地產(chǎn)經(jīng)紀0810鄭州名苑園林工程河南鑫苑計算機網(wǎng)絡09第四位編號：合同類別編號，共十類。序號合 同 類 別編號1土地合同TD2公司并購、協(xié)作開發(fā)等投資類合同TZ3融資合同RZ4營銷推行合同YX5資料、設備采購合同PT6建筑工程合同GC7規(guī)劃設計合同SJ8審計、評價、法律、金融等咨詢合同ZX9行政合同XZ10其他類合同不屬于上述合同類別合同QT第五位編號：三位順序號，如001如河南公司采購合同編號：XY07-01-PT-0012.2 期權管理描畫期權管理的方式和詳細功能的需求？回答：期權管理的方式：期權管理固化表單的更新的管理由檔案機要員擔任，更新周期為普通為一個月，人力資源

27、提供入職簽署期權協(xié)議、離任員工信息，機要員根據(jù)這些員工信息對期權表單進展更新，更新后將表單分別提供應財務部及中介公司，財務部根據(jù)更新的資料進展核算等處置在模板上填寫，保管副本，中介公司與投資公司根據(jù)這些信息進展相關處置，并直接發(fā)聵給機要員。資源管理調研時間：2021-10-9 10:00-12:00調 研 人： 王雄金蝶、劉仕平信息技術部調研對象：胡云平行政部副經(jīng)理調研地點：鑫苑北京調研內容：了解企業(yè)公共資源管理的需求3.1 用品管理請描畫辦公用品管理與低值易耗品管理的區(qū)分？回答：鑫苑辦公用品包括易耗品如紙、筆、墨盒等物品領用后不需求歸還、清點的物品。低值易耗品包括鼠標、鍵盤、U盤計算器等有損

28、耗需求清點的物品。目前集團的用品購置、入庫、領用、統(tǒng)計等管理與低值易耗品一樣，在系統(tǒng)實現(xiàn)要求用品、低值易耗品、資產(chǎn)管理在同一模塊界面進展管理。用品的庫存管理是什么方式？比如：有庫存、按需求購置回答： 鑫苑用品是有庫存的管理方式，行政部估算集團下個月的用品運用量后購買。描畫用品的領用流程過程？如：審批權限、金額限制、部門預算回答：用品領用的流程：部門內勤行政部發(fā)放描畫用品采購和詢價過程？回答：每月月初集團行政人力資源中心或分子公司行政人事部組織集中購買辦公用品。采購人需編制比質比價單，并提出商家選擇建議，行政人力資源中心或分子公司行政人事部審批經(jīng)過后方可購買。3.2 車輛管理回答：集團目前有四部

29、公司車輛，一個司機。員工用車流程描畫：用車懇求行政經(jīng)理審批司機出車司機出車后填寫：車輛行駛日志車輛維修懇求流程：車輛維修懇求行政主管審批行政部經(jīng)理審批車輛請修單日 期：維修內容估計費用備注合計：車輛擔任人意見行政主管意見行政部經(jīng)理意見 年 月 日 年 月 日 年 月 日3.3 圖書管理回答：目前無詳細需求，按規(guī)范模塊實施。3.4 會議管理描畫會議級別以及各級會議懇求的流程過程？提供相應表單及流程回答：會議懇求無詳細流程，主要根據(jù)各部門實踐任務業(yè)務需求懇求召開會議級別無明細分級，能夠是根據(jù)會議議題的性質或參會的指點級別而定請描畫會議室預定懇求過程？ 通知與會人員回答：至行政人力資源中心行政部前臺

30、預訂會議室擬好會議通知發(fā)送消費運營中心消費運營中心在OA系統(tǒng)上發(fā)布會議通知發(fā)起部門填寫書面給行政人力資源中心行政部行政人力資源中心行政部前臺更新OA“信息共享會議公告欄目會議通知可經(jīng)過郵件、短信、冒泡等提示與會人員。請描畫會議接待過程？ 回答：接待人員根據(jù)會議級別安排接待任務會議考勤如何記錄、統(tǒng)計和處置？回答：會議發(fā)起人手工記錄，如需求可將考勤情況提交給相關部門如人力資源會議紀要是審批有什么要求？如何分發(fā)到與會人員？回答：各級會議的發(fā)起部門應安排專人做好會議紀要。并由會議擔任人必要時需主要與會人員簽字認可。集團級、分子公司級會議的會議紀要在簽字后要及時上傳OA系統(tǒng)，并經(jīng)過企業(yè)郵箱發(fā)送與會人員。

31、部門級會議的會議紀要由部門留存。會議相關資料的存儲有什么詳細的要求？如：歸檔、編號等回答：集團級、分子公司級會議的文件資料、紙質簽字版的會議紀要、照片、錄像、指點講話稿、會議新聞報道等均應及時整理，按時歸檔。錄像資料由行政人力資源中心或分子公司檔案管理員一致編號、作為歷史資料保管。部門級會議的相關文件資料由會議部門存檔。3.5 印章管理 描畫印章管理的方式及流程回答：目前的印章由檔案室管理，一切文件都拿到檔案室蓋章。需外出蓋章的文件，須偕同檔案員在現(xiàn)場蓋章。除了合同文件蓋章外，其他文件的蓋章都需走用印審批流程：懇求人部門經(jīng)理審核總經(jīng)理審批檔案員蓋章。行政費用、出差管理、界面、數(shù)據(jù)遷移調研時間：

32、2021-10-9 14:00-17:30調研人： 王雄金蝶、劉仕平信息技術部調研對象：馮波行政部經(jīng)理調研地點：鑫苑北京調研內容：了解行政其他辦公審批的詳細業(yè)務流程、辦事規(guī)范，原系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷移、門戶規(guī)劃；4.1 其他行政事務描畫部門行政費用、出差管理的方式？該功能在OA實現(xiàn)的詳細功能需求？提供相關任務流程、審批表單款式及相應報表？回答：行政費用報銷流程如下表，流程處置過程中，部門經(jīng)理審批環(huán)節(jié)希望可以查詢到財務相關數(shù)據(jù)如：本部門當月各類報銷曾經(jīng)發(fā)生的費用匯總，以便控制部門當月的預算能否超額？ 各項費用付款序號項目審批程序備注1行政費用付款經(jīng)辦人部門經(jīng)理費用會計主辦職能部門總經(jīng)理行政人力資源中心總經(jīng)理5萬元以下含經(jīng)辦人部門經(jīng)理費用會計主辦職能部門總經(jīng)理行政人力資源中心總經(jīng)理CAO5萬元以上2差旅費付款經(jīng)辦人部門經(jīng)理費用會計主辦職能部門總經(jīng)理行政人力資源中心總經(jīng)理3業(yè)務款待費付款經(jīng)辦人部門經(jīng)理費用會計主辦職能部門總經(jīng)理行政人力資源中心總經(jīng)理單筆5000元以下含經(jīng)辦人部門經(jīng)理費用會計主辦職能部門總經(jīng)理行政人力資源中心總經(jīng)理CAO單筆5000元以上4業(yè)務借支經(jīng)辦人部門經(jīng)理主辦職能部