會議管理實務的項目三中服務課件

1、會中服務細節(jié)定成敗目錄項目三學習任務一接站與報到學習任務二落實會場接待學習任務三保障會議安全與后勤學習任務四組織會議游覽活動學習任務五完成會議記錄與編寫會議簡報學習任務一接站與報到知識目標掌握會議接站工作原則。掌握會議報到工作原則與方法。能力目標能夠做好會議接站準備工作。能夠做好會議報到工作。項目三學習任務一接站與報到一、會議接站統(tǒng)一的指揮調(diào)度系統(tǒng)(一)項目三姓名性別單位職務民族聯(lián)系方式車次/航班出發(fā)時間到達時間隨行人數(shù)接站司機接站車號接站工作人員接站領(lǐng)導接站出發(fā)時間接站出發(fā)地點會議代表接站安排表學習任務一接站與報到一、會議接站安排足夠的車輛和接站人員(二)項目三根據(jù)參會人員數(shù)量、到站時間、往

2、返周期等因素合理安排迎接車輛和迎接人員。接站人員和車輛一般以小組為單位，每個小組配備接站人員1-2名，司機1名，車輛1部。根據(jù)會議代表接站安排表確定的到站人數(shù)和時間，合理安排接站小組數(shù)量，多個小組之間輪流接站，前后銜接，防止出現(xiàn)“空擋”。學習任務一接站與報到一、會議接站會前通知內(nèi)容詳細(三)項目三單 位接站人數(shù) 人聯(lián)系人姓名聯(lián)系人手機到達10月22日航班 時 分抵達10月22日車次 時 分抵達返程10月 日車次 張10月 日航班 張會議接站回執(zhí)學習任務一接站與報到一、會議接站接站物品準備充分(四)項目三1.接站牌和接站條幅的制作要醒目，在車站、碼頭、機場設(shè)置接待站，并制作醒目的接站牌和條幅。2

3、.接待人員還應準備好以下物品：手提式擴音器、工作證、胸卡、急救電話號碼表(應包含主要航空公司、出租車公司和會議有關(guān)方的電話號碼)。學習任務一接站與報到二、會議報到引導與會代表報到的注意事項(一)項目三1.如有必要，應當查驗參會人員的有效證件。2.報到辦理人員業(yè)務要熟練，節(jié)約報到辦理時間。3.報到人員的分配要合理，工作流程應當明確。4.備好會議報到須知，做到接待人員人手一份。5.食宿安排要留有余地，充分考慮到參會人員可能會超出預期的情況。學習任務一接站與報到二、會議報到引導與會代表報到的程序(二)項目三1.在報到處的周圍設(shè)立醒目的引導牌和標識牌，標明報到的具體位置。2.接待人員將預先準備好的文件

4、袋發(fā)給報到人員，必要時引導與會代表去所住宿的房間并簡要介紹周圍的情況和開會的要求。3.向每位代表發(fā)放會議指南。4.隨時統(tǒng)計需訂返程票的會議代表，會議期間，根據(jù)預定返程票回執(zhí)和參會人員的需要安排專人負責飛機票、車票、船票的訂票工作。5.隨時統(tǒng)計報到人數(shù)以備領(lǐng)導查詢，答復會議代表咨詢。6.報到結(jié)束后，匯總有關(guān)情況報告會議秘書長，要特別注意代表變更情況和因故不能及時報到代表的情況。學習任務一接站與報到知識拓展：一、會務接待服務員技術(shù)等級標準職業(yè)定義(一)項目三適用范圍(二)等級(三)具體標準(四)學習任務一接站與報到知識拓展：二、設(shè)計會議報到登記表項目三會議報到登記表（20年月日）序號姓名性別年齡工

5、作單位職務通訊地址聯(lián)系電話房間號碼單位網(wǎng)址電子郵件返程訂票學習任務一接站與報到知識拓展：三、接待禮儀常識項目三1確定迎送規(guī)格2迎送前的準備3安排好迎送中的各個環(huán)節(jié)學習任務一接站與報到實訓練習項目三會議接站和報到服務1實訓目標。通過實訓，要求學生掌握會議接站和報到工作的方法。2實訓背景。近年來，中國家電業(yè)迅猛發(fā)展。這不只表現(xiàn)在家電品種的增加，更主要是表現(xiàn)在中國家電業(yè)在全球市場份額的擴大。比如，中國制造的彩電已占全球市場份額的29%，洗衣機占24%，電冰箱占16%，空調(diào)占30%，而照相機和電話機則超過50%，微波爐的數(shù)字更是驚人，單是廣東格蘭仕一個廠生產(chǎn)的微波爐就占全球市場份額的35%。最近，手機

6、和電腦的生產(chǎn)量與銷售量也直線上升。中國家電業(yè)在逐步發(fā)展壯大、走向成熟，中國家電業(yè)在基本上占據(jù)了國內(nèi)市場的同時，迅速占領(lǐng)國際市場。朝陽家電公司是一家資產(chǎn)雄厚的大型企業(yè)。最近，公司又在電腦、手機、電視等多個項目上研制生產(chǎn)出新型、新款產(chǎn)品。為了引起客戶和消費者的關(guān)注，公司將舉辦一次大型客戶咨詢洽談會，準備邀請國內(nèi)二百多家客戶參加。會議定于2013年10月10日在北京國際會議中心召開，食宿也在北京國際會議中心。3實訓內(nèi)容。請根據(jù)實訓背景，模擬表演會議接站和報到的情景。學習任務二落實會場接待知識目標掌握會議簽到的方法。掌握會議引導的方法。能力目標能夠做好會議簽到工作。能夠做好會議引導工作。項目三學習任務

7、二落實會場接待項目三一、會議簽到會議簽到的作用(一)簡言之，會議簽到的作用主要有以下幾點：1.便于統(tǒng)計實到人數(shù)，以確定法定性會議的有效性；2.檢查缺席情況，以便及時通知有關(guān)人員到會，或通知缺席對象另行補會；3.慶典儀式、紀念性和追悼性會議活動的簽到簿可以珍藏，留作永久的紀念；4.與會者的親筆簽名是第一手簽到記錄，是其參加會議活動的書面證明，可為日后的查考提供歷史憑據(jù)。在一些法定性會議上，簽到還是一種法律行為。學習任務二落實會場接待項目三一、會議簽到會議簽到的方法(二)1簿式簽到2證卡簽到3電子簽到4座次表簽到5會議工作人員代為簽到學習任務二落實會場接待項目三一、會議簽到會議簽到的要求(三)1認

8、真準備2有序組織3及時統(tǒng)計4準確無誤學習任務二落實會場接待項目三二、會議引導引導是指會議活動期間會務工作人員為與會者指引會場、座位、展區(qū)、餐廳、住宿的房間以及指示與會者問詢的路線、方向和具體的位置。引導雖然看似小事，但卻能給與會者提供許多方便，使他們感到親切，也有利于會場內(nèi)外正常秩序的建立。引導工作貫穿于整個會議期間，每一位會務工作人員都應當履行為與會者引導的義務。日常的小型會議，與會人員一般都有自己的習慣座位。但多數(shù)會議需要與會者按照會前安排好的座位或區(qū)域就座。學習任務二落實會場接待項目三知識拓展：一、設(shè)計會議簽到表會議名稱主辦單位會議時間( 年 月 日 時 分)會議地點出席單位簽 名會議簽

9、到表學習任務二落實會場接待項目三知識拓展：二、引導就座的常識有些小型會議也需要與會者有固定的座次，應在出席證或簽到證上注明座號，并在每個會議桌上擺置名簽，并同時印制“座次表”發(fā)給與會人員，與會人第一次入場的時候，會議人員應做必要的引導，以便與會人員找到座次。所以，引導人員要做好引導工作，以保證會議的順利進行。召開大型會議，為了方便與會者盡快就座和保持會場程序，都需要會議工作人員采取某種方式引導座位。比如，在會議廳召開的大中型會議，一般都采用對號入座的方式或是將會場劃分為若干區(qū)域，以地區(qū)或部門行業(yè)為單位集中就座，根據(jù)不同情況，有的也可采取隨便入座的方式。無論采取對號入座，還是隨便入座，或是劃分區(qū)

10、域入座，都可以設(shè)立指示座位的標志或由會議秘書工作人員引座。學習任務二落實會場接待項目三知識拓展：三、會議接待禮儀對會議接待人員的要求(一)1禮儀小姐應有的風采2會議工作人員應有的風度學習任務二落實會場接待項目三知識拓展：三、會議接待禮儀會議的籌備工作(二)1根據(jù)會議營銷規(guī)模確定接待工作2及時準確地發(fā)放會議通知3選擇會場4會場布置5準備會議材料學習任務二落實會場接待項目三知識拓展：三、會議接待禮儀會議前的接待禮儀(三)1會前檢查2簽到3引座4接待學習任務二落實會場接待項目三知識拓展：三、會議接待禮儀會議進行中的服務禮儀(四)1倒茶2其他服務3做好會后服務的準備工作學習任務二落實會場接待項目三實訓

11、練習金地公司在全國設(shè)有300多個代理商，為了讓代理商更多地了解公司的發(fā)展，同時展示其即將推向市場的新產(chǎn)品的優(yōu)勢及性能，研究如何擴大產(chǎn)品銷售等問題，金地公司總經(jīng)理辦公會決定11月8日-10日在上海市召開一次全國代理商會議，會議定在上海希爾頓酒店舉行。由公司總經(jīng)理介紹企業(yè)的基本概況及發(fā)展遠景；研發(fā)部經(jīng)理介紹、演示新產(chǎn)品的性能、核心技術(shù)及測試結(jié)果；生產(chǎn)部總監(jiān)介紹目前企業(yè)的生產(chǎn)能力及生產(chǎn)情況；銷售部總監(jiān)介紹公司產(chǎn)品的銷售情況；公司主管副總經(jīng)理就下一步銷售策略、銷售政策及開展銷售競賽評比等事項做專題發(fā)言。同時，選擇東北、華北、華南三位銷售代表介紹各自的經(jīng)驗，最后表彰50家優(yōu)秀代理商。請按照實際情景，分組

12、模擬演練簽到和引導的情景。學習任務三保障會議安全與后勤項目三知識目標掌握會議安全保衛(wèi)工作的內(nèi)容和方法。掌握會議后勤服務的內(nèi)容和方法。能力目標能夠做好會議安全保衛(wèi)工作。能夠做好會議后勤服務工作。學習任務三保障會議安全與后勤項目三一、會議的安全保障如果公司內(nèi)部的會議，會場安全保衛(wèi)基本不用作特別安排。如果是對外的會議，尤其是一些大中型會議需要確保參會人員的人身與財產(chǎn)安全，就應做好安全保衛(wèi)工作。在一些大中型會議，會場要專門配有服務人員，秘書應當督導和協(xié)助服務人員做好工作：(1)與會人員入場時的驗證與收票工作。(2)保持會場內(nèi)的秩序，維護場內(nèi)設(shè)備。(3)關(guān)注會場內(nèi)各種設(shè)備的使用情況。(4)做好會場內(nèi)安全

13、保衛(wèi)工作。學習任務三保障會議安全與后勤項目三二、會議的后勤服務安排會議值班(一)1會議值班工作的內(nèi)容2會議值班的意義學習任務三保障會議安全與后勤項目三二、會議的后勤服務會議交通服務(二)1籌齊會議用車2擬定會議用車制度和紀律3合理調(diào)度會議用車，確保會議進程按計劃實施4對駕駛?cè)藛T的管理學習任務三保障會議安全與后勤項目三二、會議的后勤服務生活服務工作(三)1及時訂購回程票2打印并分發(fā)會議代表通訊錄3組織拍攝會議集體照及活動照學習任務三保障會議安全與后勤項目三二、會議的后勤服務娛樂服務工作(四)1確定娛樂活動的內(nèi)容和形式2做好各項組織工作3安排娛樂活動的注意事項學習任務三保障會議安全與后勤項目三二、

14、會議的后勤服務餐飲服務(五)1會議餐飲服務的種類2會議的宴會服務學習任務三保障會議安全與后勤項目三知識拓展：一、宴席座次的安排學習任務三保障會議安全與后勤項目三知識拓展：一、宴席座次的安排學習任務三保障會議安全與后勤項目三知識拓展：二、會議嘉賓的安全和保衛(wèi)1會議嘉賓的安全保衛(wèi)工作的內(nèi)容2會議嘉賓安全保衛(wèi)劃分為4個關(guān)鍵階段3會議安全保衛(wèi)人員的職責4會議保衛(wèi)工作的檢查學習任務三保障會議安全與后勤項目三實訓練習金地公司在全國設(shè)有300多個代理商，為了讓代理商更多地了解公司的發(fā)展，同時展示其即將推向市場的新產(chǎn)品的優(yōu)勢及性能，研究如何擴大產(chǎn)品銷售等問題，金地公司總經(jīng)理辦公會決定11月8日-10日在上海市

15、召開一次全國代理商會議，會議定在上海希爾頓酒店舉行。由公司總經(jīng)理介紹企業(yè)的基本概況及發(fā)展遠景；研發(fā)部經(jīng)理介紹、演示新產(chǎn)品的性能、核心技術(shù)及測試結(jié)果；生產(chǎn)部總監(jiān)介紹目前企業(yè)的生產(chǎn)能力及生產(chǎn)情況；銷售部總監(jiān)介紹公司產(chǎn)品的銷售情況；公司主管副總經(jīng)理就下一步銷售策略、銷售政策及開展銷售競賽評比等事項做專題發(fā)言。同時，選擇東北、華北、華南三位銷售代表介紹各自的經(jīng)驗，最后表彰50家優(yōu)秀代理商。請按照實際情景，分組模擬演練會議安全保衛(wèi)和后勤服務工作的情景。學習任務四組織會議游覽活動項目三知識目標掌握會議參觀游覽活動的原則與方法。掌握會議參觀游覽活動的安排。能力目標能夠做好會議參觀游覽活動的安排。學習任務四組

16、織會議游覽活動項目三 一、會議游覽活動內(nèi)容的選擇觀光游覽(一)1自然景觀2人文景觀學習任務四組織會議游覽活動項目三 一、會議游覽活動內(nèi)容的選擇導購游覽(二)對于很多與會者來說，到了一個新的會議地點，總希望要購買一些當?shù)氐耐撂禺a(chǎn)品，會議組織者可以此提供導購服務，提前安排妤車輛分期、分批將與會者送到當?shù)刂纳虡I(yè)中心或購物街，會議承辦者應詳細向與會者介紹有關(guān)商店的特色及購物注意事項。選擇商品質(zhì)量上乘、價格公平合理的商店，讓客人滿意。一方面領(lǐng)略當?shù)仫L光，另一方面選購當?shù)靥禺a(chǎn)，所購物品也可以成為美好的紀念。學習任務四組織會議游覽活動項目三二、會議游覽活動的組織了解與會者需求與興趣(一)體現(xiàn)主辦方地域或

17、民族特色和傳統(tǒng)文化(二)安排游覽活動具體活動時間(三)學習任務四組織會議游覽活動項目三知識拓展1做好選點準備工作2做好編組與安全工作學習任務四組織會議游覽活動項目三實訓練習1.金地公司在全國設(shè)有300多個代理商，為了讓代理商更多地了解公司的發(fā)展，同時展示其即將推向市場的新產(chǎn)品的優(yōu)勢及性能，研究如何擴大產(chǎn)品銷售等問題，金地公司總經(jīng)理辦公會決定11月8日-10日在上海市召開一次全國代理商會議，會議定在上海希爾頓酒店舉行。由公司總經(jīng)理介紹企業(yè)的基本概況及發(fā)展遠景；研發(fā)部經(jīng)理介紹、演示新產(chǎn)品的性能、核心技術(shù)及測試結(jié)果；生產(chǎn)部總監(jiān)介紹目前企業(yè)的生產(chǎn)能力及生產(chǎn)情況；銷售部總監(jiān)介紹公司產(chǎn)品的銷售情況；公司主

18、管副總經(jīng)理就下一步銷售策略、銷售政策及開展銷售競賽評比等事項做專題發(fā)言。同時，選擇東北、華北、華南三位銷售代表介紹各自的經(jīng)驗，最后表彰50家優(yōu)秀代理商。會議期間，還要組織與會代表參觀企業(yè)，利用一個晚上的時間舉辦一場聯(lián)歡晚會，安排代表游覽上海市內(nèi)的幾個景點。學習任務四組織會議游覽活動項目三實訓練習請按照實際情景，分組模擬演練游覽的情景。2.將全班分成幾個組，每個組選擇一處當?shù)鼗蛑苓厧讉€風景名勝區(qū)，模擬進行會議游覽服務。要求：(1)準備所選游覽點的相關(guān)資料，設(shè)計游覽線路圖。(2)制作游覽沿途風景的PPT。(3)由一名組員扮演導游，根據(jù)PPT的內(nèi)容，模擬進行導游服務。(4)其他小組各派一名代表扮演會

19、議代表，沿途提出各種問題或設(shè)計一定的難題。學習任務五完成會議記錄與編寫會議簡報項目三知識目標掌握會議記錄的格式。掌握會議記錄的技巧。掌握會議簡報的格式。掌握會議簡報的編寫方法。能力目標能夠完成一場會議記錄的準備、整理等工作。能夠編寫會議簡報。學習任務五完成會議記錄與編寫會議簡報項目三 一、做好會議記錄會議記錄是一種實用文體，是由負責記錄的人員對會議進行情況及會上發(fā)言和決定事項所作的記載，是會議情況的真實反映。在會議過程中，由記錄人員把會議的組織情況和具體內(nèi)容記錄下來，就形成了會議記錄。“記”與“錄”略有區(qū)別。“記”有詳記與略記之別。略記是記會議大要，會議上的重要或主要言論。詳記則要求記錄的項目

20、必須完備，記錄的言論必須詳細完整。若需要留下包括上述內(nèi)容的會議記錄則要靠“錄”。“錄”有筆錄、音錄和影像錄幾種，對會議記錄而言，音錄、像錄通常只是手段，最終還要將錄下的內(nèi)容還原成文字。筆錄也常常要借助音錄、像錄，以之保證記錄內(nèi)容最大限度地再現(xiàn)會議情境。學習任務五完成會議記錄與編寫會議簡報項目三 一、做好會議記錄會場記錄的格式(一)會議記錄會議名稱： 會議時間：年月日時會議地點： 記錄人：出席與列席會議人（數(shù)）：、缺席人（數(shù)）：、會議主持人： 審閱： 簽字：主要議題:發(fā)言記錄：。學習任務五完成會議記錄與編寫會議簡報項目三 一、做好會議記錄會場記錄的格式(一)公司會議記錄會議時間：年月日時會議地點

21、：出席人（數(shù)）：（主持人） 、 、 、 、 、（記錄人）。缺席（數(shù)）人： 會議主持人：（職務）記錄人：（職務）會議內(nèi)容記錄：。：。散會（會議于時分結(jié)束）。 主持人：(簽名) 記錄人：(簽名) (本會議記錄共頁) 學習任務五完成會議記錄與編寫會議簡報項目三 一、做好會議記錄會議記錄的基本要求(二)記錄字體力求清晰易認，不要過于潦草，不要使用自造的簡稱或文字?；疽笕缦拢?.準確寫明會議名稱（要寫全稱），開會時間、地點，會議性質(zhì)。2.詳細記下會議主持人、出席會議應到和實到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務，記錄者姓名。3.忠實記錄會議上的發(fā)言和有關(guān)動態(tài)。會議發(fā)言的內(nèi)容是記錄的重點。其他會議

22、動態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時中斷以及別的重要的會場情況等，也應予以記錄。4.記錄會議的結(jié)果，如會議的決定、決議或表決等情況。會議記錄要求忠于事實，不能夾雜記錄者的任何個人情感，更不允許有意增刪發(fā)言內(nèi)容。學習任務五完成會議記錄與編寫會議簡報項目三 一、做好會議記錄會議記錄的重點(三)會議記錄應該突出的重點有以下幾點。1.會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動。2.會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解。3.權(quán)威人士或代表人物的言論。4.會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論。5.會議已議決的或議而未決的事項。6.對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。學習任務五完成會議記錄與編寫會議

23、簡報項目三 一、做好會議記錄會議記錄的整理(四)會議記錄的整理要真實、完整、全面、清晰。1.忠實于講話人、發(fā)言人的原意。2.保持講話人、發(fā)言人的風格。3.要整理得完整、全面，不僅會議內(nèi)容、講話人主要精神、關(guān)鍵句子不要遺漏，而且重要的插話、會場動態(tài)如表決等都要整理上去。4.整理時要做到層次分明，段落清楚，語句通順，標點符號、字跡清晰，避免錯別字。5.會議記錄整理出來后，如果是一個人的講話記錄，應送講話者本人、會議主持人或召集人審閱。6.錄音記錄稿的整理，要注意辨別講話人的聲音，不可張冠李戴。學習任務五完成會議記錄與編寫會議簡報項目三二、會議簡報會議簡報的特點(一)“簡”是最重要的特點，指內(nèi)容集中

24、、篇幅短小、提綱挈領(lǐng)、不枝不蔓，無關(guān)的東西不說，一般性的東西少說，專業(yè)性的東西多說。“快”是報道迅速及時。簡報寫作要快，盡量讓讀者在第一時間里了解到最新的現(xiàn)實情況?！靶隆笔侵竷?nèi)容的新鮮感。簡報如果只報道一些司空見慣的事情，就沒有多大價值和意義了，而是要報道新事物與新情況、反映新動向與新趨勢、宣傳新思想與新典型?！皩崱笔呛唸蟮谋举|(zhì)特性，指內(nèi)容真實準確，用事實說話。簡報所反映的內(nèi)容、涉及的情況，必須嚴格遵循真實性原則，時間、地點、人物、事件、原因、結(jié)果，所有要素都要真實，所有的數(shù)據(jù)都要確鑿。虛構(gòu)編造不行，移花接木、添枝加葉也不行。學習任務五完成會議記錄與編寫會議簡報項目三二、會議簡報會議簡報的寫法(二)1報頭2報核3報尾學習任務五完成會議記錄與編寫會議簡報項目三知識拓展1性質(zhì)不同2功能不同3內(nèi)容不同4表現(xiàn)形式不同5表達方式不同6利用方式不同學習任務五完成會議記錄與編寫會議簡報項目三實訓練習1撰寫會議記錄(1)實訓目標。通過實訓，要求學生掌握做會議記錄的一般方法和要求。