文件分類和編號(hào)管理制度

1、Word - 6 -文件分類和編號(hào)管理制度 有限公司 標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)程 1 目的規(guī)范文件的分類和編號(hào)，便于文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化。 2 適用范圍本公司現(xiàn)有些文件。 3 責(zé)任者質(zhì)量管理部。 4 內(nèi)容 4.1 本公司GMP文件系統(tǒng)包括標(biāo)準(zhǔn)和記錄兩部分，分類如下： 崗位職責(zé) 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)工藝規(guī)程、批生產(chǎn)記錄、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)證計(jì)劃 標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)程生產(chǎn)、設(shè)備、物料、衛(wèi)生、銷售、質(zhì)量保證、質(zhì)量控 制、計(jì)量 標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程生產(chǎn)、設(shè)備、物料、衛(wèi)生、銷售、質(zhì)量保證、質(zhì)量控 制、計(jì)量 記錄生產(chǎn)、設(shè)備、物料、衛(wèi)生、銷售、質(zhì)量保證、質(zhì)量控制、計(jì)量、行政、財(cái)務(wù) 4.2 每一文件必需有一個(gè)確定的編號(hào)和版本號(hào)。文件的版本號(hào)用大寫英文字母表

2、示，新訂文件的版本號(hào)為A，第一次修訂則為B，照此類推。 4.3 標(biāo)準(zhǔn)類文件編號(hào) 4.3.1 組成 由文件代碼、類別代碼和類別項(xiàng)下的編號(hào)組成，如X-Y-ZZZ表示，X為文件代碼，Y為類別代碼，后三位是流水編號(hào)，為001999。例如：SOP-MF-101表示生產(chǎn)類標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程，編號(hào)為101。 詳細(xì)的文件代碼、類別代碼列表如下： 有限公司 標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)程 4.3.2 類別項(xiàng)下的編號(hào)分類 4.3.2.1 崗位職責(zé)類文件（文件代碼為RS），各部門流水編號(hào)均為001999。 4.3.2.2 管理制度類文件（文件代碼為SMP），各部門流水編號(hào)均為001999。 4.3.2.3 標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程類文件（文件代碼為S

3、OP），按以下分類： 類別代碼為QA、MM，流水編號(hào)均為001999。 有限公司 標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)程 注：如增強(qiáng)產(chǎn)品，流水編號(hào)依次增強(qiáng)。 有限公司 標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)程 4.4 記錄類文件的編號(hào) 4.4.1 與標(biāo)準(zhǔn)類文件編號(hào)相同，由文件代碼、類別代碼和類別項(xiàng)下的編號(hào)組成，如R-Y-ZZZ形式, R代表記錄文件，Y為類別代碼，后三位是流水編號(hào)，為001999。 4.4.2 同一類別的文件所屬的記錄編號(hào)應(yīng)延續(xù)。例如：R-MF-001表示生產(chǎn)類（類別代碼MF）的第一份記錄表格。 4.4.3 記錄文件的編號(hào)在表格的右下角標(biāo)注。 4.5 文件的格式 4.5.1 文件首頁(yè)題頭：詳細(xì)樣式見(jiàn)附表1、2；次頁(yè)提頭省略制訂人、

4、審核人、批準(zhǔn)人、生效日期、頒發(fā)部門、分發(fā)部門等，詳細(xì)樣式見(jiàn)附表3。 4.5.2 項(xiàng)目解釋：“目的”指制訂該文件的宗旨、根源 “適用范圍”指文件所要說(shuō)明的主體范圍 “責(zé)任者”指文件所涉及到的、對(duì)該文件的落實(shí)負(fù)責(zé)的各類人員 “內(nèi)容”指文件包含的內(nèi)容及程序。 有限公司 標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)程 4.5.3 題頭字體要求：公司名稱為四號(hào)宋體、文件類型標(biāo)題為創(chuàng)意簡(jiǎn)粗黑（18.5）、文件名稱為四號(hào)黑體、其他均為黑體，字號(hào)小四。 4.5.4 文件的正文：字體（表格除外）應(yīng)為宋體，字號(hào)為小四，行間距設(shè)定為最小值23，項(xiàng)目編號(hào)與文字內(nèi)容之間空兩格。 附表1 標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程的題頭 附表2 崗位職責(zé)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的題頭 附表3 文件次頁(yè)題頭 附表1 標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程的題頭 有限公司 標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)程 1 目的 2 適用范圍 3 責(zé)任者 4 內(nèi)容 有限公司 標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程 1 目的 2 適用范圍 3 責(zé)任者 4 內(nèi)容 附表2：崗位職責(zé)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的題頭 有限公司 崗位職責(zé) 1 目的 2 適用范圍 3 責(zé)任者 4 內(nèi)容 有限公司 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 1 目的