高校圖書館檔案管理工作探析

1、 高校圖書館檔案管理工作探析【摘 要】 圖書館檔案管理是高校圖書館現(xiàn)代化建設(shè)的一個(gè)重要信息組成部分，文章闡述了當(dāng)前高校圖書館檔案管理工作中存在的問題，以及做好圖書館檔案管理工作的對(duì)策。 【關(guān)鍵詞】 高校圖書館 檔案 檔案管理 隨著學(xué)校評(píng)估工作的深入開展，高校圖書館檔案管理工作的重要性日益凸顯。檔案管理工作作為圖書館建設(shè)的重要環(huán)節(jié)和現(xiàn)代圖書館評(píng)估考核的一個(gè)重要方面被人們重新認(rèn)識(shí)，各高校圖書館都在加強(qiáng)圖書館檔案的建設(shè)和管理工作。然而，隨著檔案管理工作的深入展開在管理過程中出現(xiàn)了一些有礙于檔案管理和利用的問題，規(guī)范檔案管理解決檔案管理工作面臨著的一些問題是高校圖書館迫在眉睫的任務(wù)。 1、圖書館檔案管

2、理工作的中存在的問題 檔案管理意識(shí)不強(qiáng) 一直以來高校圖書館檔案工作是作為圖書館管理工作的附庸，人們對(duì)檔案管理工作的重要性普遍認(rèn)識(shí)不足，檔案管理工作沒有從根本上得到重視。沒有完善的檔案管理制度，檔案管理不規(guī)范，隨意性強(qiáng)；缺乏搜集檔案的主動(dòng)性，建檔不及時(shí)；有的工作檔案只是記在腦子里。由此導(dǎo)致難以做好圖書館檔案管理工作。 檔案管理的設(shè)備和技術(shù)手段落后 圖書館檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備條件和技術(shù)手段，普遍落后于本館各項(xiàng)業(yè)務(wù)，檔案從收集到利用得不到應(yīng)有的基本保障。有礙于提高圖書館檔案管理工作的水平，妨礙了圖書館檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，檔案管理落后的狀況難以為圖書館事業(yè)發(fā)展提供快捷、有效的參考咨詢服務(wù)。 檔

3、案管理不規(guī)范 圖書館檔案是圖書館及其工作人員在各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有查考利用價(jià)值并歸檔保存起來的資料，由于缺乏規(guī)范的管理制度，許多檔案的收集、歸放和利用只憑主觀意識(shí)，簡(jiǎn)單的收集、隨意的堆放、借閱的書籍不能及時(shí)歸還，影響檔案資料的檢索和利用。LoCalHOST 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)尚需提高 圖書館做兼職檔案管理員的現(xiàn)象很普遍，缺乏專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和專業(yè)技能的培訓(xùn)，檔案人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作。兼職的圖書館檔案管理人員所做的也只是一般的檔案登記、收藏和不夠規(guī)范的保管等工作，這與檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要是不相適應(yīng)的。 2.優(yōu)化高校圖書館檔案管理的措施促進(jìn)圖書館事業(yè)發(fā)展 轉(zhuǎn)變觀念重視加強(qiáng)

4、高校圖書館的檔案管理工作 轉(zhuǎn)變觀念必須落實(shí)到實(shí)處，領(lǐng)導(dǎo)要親自抓檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好圖書館檔案管理工作的關(guān)鍵。要深刻認(rèn)識(shí)圖書館檔案是圖書館管理工作中不可或缺的重要信息資源，圖書館檔案像一面鏡子，系統(tǒng)地、全方位地反映了圖書館各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，是對(duì)圖書館客觀、公正地回顧和總結(jié)，是高校圖書館領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)，要設(shè)有專職的檔案管理人員，做好檔案的管理和利用對(duì)圖書館管理工作有著非常深遠(yuǎn)的意義。我館有著深刻的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以往每年同樣是辛苦做出大量的管理服務(wù)工作，然而因?yàn)闆]有重視檔案管理工作，沒有及時(shí)的將圖書館管理工作過程中產(chǎn)生信息資料及時(shí)的收集歸檔，沒有及時(shí)的建立健全完整的檔案資料。到了年終部門考

5、評(píng)時(shí)我們雖然陳述了許多工作成績(jī)但都因?yàn)橹挥涗浽谀X子里沒有支撐材料不被考核組承認(rèn)，結(jié)果只能站在倒數(shù)的位置上，去年我們?cè)谧龊脠D書館工作的同時(shí)加強(qiáng)了圖書館檔案建設(shè)管理工作，總結(jié)時(shí)以完整的工作檔案為依據(jù)，用完整的檔案信息資料說話，以事實(shí)成果服人。結(jié)果打了翻身仗了。 建立健全檔案管理制度 規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度是做好圖書館檔案管理工作的保證。要搞好圖書館檔案管理工作，必須建立一系列科學(xué)、合理、適用的規(guī)章制度。要結(jié)合圖書館自身的工作特點(diǎn)和具體情況，制定出既符合檔案法的要求，又適應(yīng)于高校圖書館工作開展的各項(xiàng)檔案管理的規(guī)章制度，圖書館檔案管理包括檔案的基礎(chǔ)工作和檔案的利用工作。 有了完善的規(guī)章制度檔案管理就可

6、以按要求來規(guī)范檔案從材料收集、整理、編目到形成案卷的全過程。規(guī)章制度包括：制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)的分類、組卷和編目和建立完善的檢索體系等內(nèi)容。這一系列的規(guī)章制度和規(guī)范化管理是搞好圖書館檔案管理工作的保障。在制度的建立時(shí)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)針對(duì)性，要結(jié)合圖書館實(shí)際根據(jù)本館檔案管理具體工作任務(wù)及管理人員狀況來制定制度。檔案管理制度應(yīng)當(dāng)有全面性、 科學(xué)性、效果性、嚴(yán)肅性。 配備必要的設(shè)備、專職的檔案管理人員 在高校圖書館現(xiàn)代化和數(shù)字化建設(shè)快速發(fā)展的今天，檔案管理現(xiàn)代化水平嚴(yán)重滯后于圖書館發(fā)展水平，這勢(shì)必將影響圖書館事業(yè)的現(xiàn)代化進(jìn)程。要應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)于檔案管理，提高檔案管理工作效率。加大對(duì)圖書館檔案管理投入力度，配備

7、必要的設(shè)備。設(shè)置專職檔案員接受統(tǒng)一的培訓(xùn)，通過現(xiàn)代化手段管理圖書館檔案，進(jìn)一步提高圖書館檔案管理中收集、處理、存儲(chǔ)、開發(fā)、利用檔案信息的能力。 提高圖書館檔案管理人員素質(zhì) 圖書館檔案工作人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理的質(zhì)量和利用。面對(duì)信息時(shí)代的檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，作為一名檔案管理工作者，不但要有較強(qiáng)的政治素質(zhì)和較高的業(yè)務(wù)水平，還應(yīng)當(dāng)要有勇于開拓創(chuàng)新，因此，要加強(qiáng)對(duì)高校圖書館檔案工作管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)、基本技能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問題的基本能力等方面的培訓(xùn)。使圖書館檔案管理人員既有一定的政治素養(yǎng)、具備檔案專業(yè)和相關(guān)專業(yè)知識(shí)，又能夠適應(yīng)時(shí)代、勇于創(chuàng)新，能夠運(yùn)用現(xiàn)代化手段對(duì)檔案

8、資料進(jìn)行科學(xué)的管理。 規(guī)范管理確保檔案材料的完整性 圖書館檔案的收集是高校圖書館檔案信息化管理和有效開發(fā)利用的基礎(chǔ)。檔案工作包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)與利用。收集是檔案工作的基礎(chǔ)，一定要把好收集關(guān)，要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。無論圖書館日常管理檔案，還是圖書館的業(yè)務(wù)流程檔案，包括業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的照片、錄像等等均應(yīng)及時(shí)加以收集，不斷拓寬檔案信息收集范圍，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地做好各類檔案信息的收集、整理、存儲(chǔ)工作，確保檔案材料的真實(shí)性和完整性。 加強(qiáng)檔案資源的特色化建設(shè) 高校圖書館應(yīng)加強(qiáng)特色專題檔案建設(shè)，各管要根據(jù)本館的管理活動(dòng)特色進(jìn)行重點(diǎn)的收集、整理、儲(chǔ)存，形成資料數(shù)量大、利用頻繁、能夠突

9、出圖書館特色的檔案。將有特色的資料有選擇、有重點(diǎn)地形成專題，比如將讀書活動(dòng)設(shè)計(jì)、讀書活動(dòng)的展開、讀書活動(dòng)的成果、以及讀書活動(dòng)的反饋信息等全部資料集中歸類整理形成專門的特色活動(dòng)檔案，這樣一整套的特色活動(dòng)檔案不僅豐富了館藏檔案資源，也形成高校圖書館管理活動(dòng)中的特色化建設(shè)。 加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè) 計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對(duì)于圖書館檔案管理工作而言機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。用戶對(duì)信息的需求是快捷、方便、準(zhǔn)確，檔案管理的現(xiàn)代化是圖書館現(xiàn)代化的重要內(nèi)容之一，適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)信息數(shù)字化的要求，圖書館檔案資料要擺脫管理現(xiàn)化化程度落后的局面，加快圖書館檔案的信息化建設(shè)。檔案管理人員應(yīng)利用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理

10、和深層次的開發(fā)，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理并建立數(shù)據(jù)庫(kù)。 總之，檔案管理是高校圖書館管理工作中不可或缺的一項(xiàng)工作。圖書館的許多工作都離不開檔案工作的支持。首先應(yīng)當(dāng)樹立正確的理念，建立健全檔案管理規(guī)章制度，不斷加大和改善經(jīng)費(fèi)投入，培養(yǎng)一批高素質(zhì)的檔案管理人員，做好檔案收集管理和利用工作，加速檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，為圖書館事業(yè)的快速發(fā)展提供便捷的信息咨詢服務(wù)。 參考文獻(xiàn)： 1 賈春勤.做好高校圖書館的檔案管理j.蘭臺(tái)世界,2006,(7). 2王夢(mèng)菊.檔案與圖書一體化管理模式的思考j.檔案管理，2005，(5) 3 方敏.高校圖書館檔案建設(shè)與管理工作研究 j.大學(xué)圖書館學(xué)報(bào),2008,(1). 4趙美.淺議圖書館檔案工作.山東檔案，2008(6) 5閆玲.圖書館檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)j.圖書館工作與研究,2008 (4) 6楊揚(yáng).基于職業(yè)生涯規(guī)劃的館員培訓(xùn)j.情報(bào)探索,2006(9): 7張音.淺談檔案數(shù)字化管理的優(yōu)